¿CÓMO CREAR UN PROYECTO EN MS PROJECT?
Microsoft Project es una herramienta de administración de proyectos avanzada y
sencilla para planear, administrar y entregar cualquier proyecto a tiempo. Puedes
trabajar desde proyectos individuales hasta grandes iniciativas que involucran a un
gran equipo de trabajo.
1. Abra Project. O bien, si ya trabaja en un plan de proyecto, seleccione Archivo >
Nuevo.
2. Seleccione una plantilla o escriba en el cuadro Buscar plantillas en línea y,
después, presione Entrar. ...
3. Al seleccionar una plantilla, seleccione las opciones que quiera y, después,
seleccione Crear
¿CÓMO SE ADMINISTRA UN PROYECTO CON MICROSOFT PROJECT?
MS Project: Este es un software de gran trascendencia diseñado por la mega empresa
de Microsoft y que es utilizado por millones de jefes y administradores de proyectos.
Cuenta con un pragmatismo de funcionalidades y en cada una de ellas se podrán dar
los seguimientos apropiados a los procesos, gestiones de presupuestos, evaluaciones
de ritmos, asignaciones de planes y asignar recursos entre otras tantas.
Este programa cuenta con un abanico de funciones en donde también se destacan los
gráficos del estilo de Diagrama de Gantt. Con ellos podrás analizar reportes desde
diferentes ángulos:
Sobrecarga de los recursos: Su intención es desarrollar la administración y
gestión de las tareas de los colaboradores, de este modo, se evitan los excesos.
La ruta crítica: Durante este proceso se evalúan las tareas y los procesos en
los que se deben establecer; el objetivo se desarrolla en la estimación de los
tiempos del proyecto. Gracias a los indicadores que aporta, se podrá concretar
el impulso de una planificación óptima.
Control de proyecto: Durante la etapa de control se podrán generar
radiografías concretas con toda la información dando paso a sus posteriores
modificaciones.
¿CÓMO PONER HITOS EN MS PROJECT?
En Microsoft Project los hitos son pequeños signos en forma de diamantes que
marcan eventos importantes. Podemos definirlos como la aprobación, la finalización
de los entregables claves, un evento importante o el comienzo o el final de una fase
del proyecto en MS Project.
Para agregar un hito en Microsoft Project, haga clic en Vista y seleccione Diagrama de
Gantt en grupo de Vistas de tareas.
Escriba el nombre del hito que desea crear en la columna Nombre de tarea, o puede
seleccionar la tarea que desea convertir en un hito.
En el ejemplo, el hito se llama «Hito 1».
Para agregar un hito en Microsoft Project, indique que la duración de la tarea es 0.
Ingrese 0 para crear rápidamente un hito en la columna Duración y presione Enter:
ahora el hito se agregará al diagrama de Gantt.
¿CÓMO SE HACE UNA CARTA GANTT EN PROJECT?
La carta Gantt es un diagrama gráfico por el cual podemos organizar una serie de
tareas a lo largo del tiempo. Su objetivo principal es el de permitir de un simple vistazo
un completo seguimiento sobre el progreso de un proyecto, de modo que sea
fácilmente reconocible dónde estamos, qué tareas hemos realizado, qué tareas
quedan por realizar, así como la relación de dependencia entre unas tareas y otras.
Antes de empezar, deberá agregar el Asistente para diagramas de Gantt a la cinta de
opciones de Project.
1. Haga clic en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones.
2. En la columna derecha, haga clic en la pestaña a la que desea agregar el
Asistente para diagramas de Gantt (por ejemplo, Ver) y, a continuación, haga
clic en Nuevo grupo.
3. Para dar un nombre al nuevo grupo (por ejemplo, Asistentes), haga clic en
Nuevo grupo (personalizado), haga clic en Cambiar nombre, escriba el nuevo
nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.
4. En la columna izquierda, haga clic en la flecha situada en Elegir comandos dey,
a continuación, haga clic en Comandos no en la cinta de opciones.
5. Página abajo en la columna izquierda y, a continuación, haga clic en Asistente
para diagramas de Gantt. Resalte el nuevo grupo que creó en el paso 2 (está
en la columna derecha), haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
6. Haga clic en la pestaña donde coloque el asistente (en este ejemplo, hemos
usado la pestaña Vista) y, a continuación, haga clic en Asistente
para diagramas de Gantt. Siga los pasos para crear el nuevo gráfico.
¿CÓMO CREAR UN CALENDARIO LABORAL EN PROJECT?
El calendario del proyecto define los días laborables y no laborables y las horas de las
tareas. Este calendario suele representar el horario de trabajo habitual de su
organización. Project usa este calendario para programar tareas que no tienen
recursos asignados o que tienen un tipo de tarea de duración fija.
Hay cuatro tipos de calendario en Project: calendarios base, calendarios de proyecto,
calendarios de tareas y calendarios de recursos.
Calendario Los calendarios base casi siempre se usan como plantilla para los
calendarios de proyectos, tareas y recursos. Definen el horario estándar laborable y no
laborable de todos los proyectos de la organización. Especifican el horario laboral de
cada día, los días laborables de la semana y las excepciones, como los días festivos de
la compañía. En Project se han configurado de forma predeterminada tres calendarios
base: Estándar, 24 horas y Turno de noche.
Importante: ¿Project con Project Web App? Si es así, consulte con el
administrador para solicitar cambios en los calendarios base.
Tarea y recurso Los calendarios de proyectos, recursos y tareas usan un calendario
base como plantilla y, después, se modifican para reflejar los días y horas laborables
específicos de proyectos, recursos o tareas individuales. Estos calendarios específicos
son especialmente útiles para realizar un seguimiento de excedencias, turnos de
trabajo o tareas que se completan con equipamiento que se usa por las noches y
durante los fines de semana.
Estos calendarios se superponen para mostrar cómo se programa el trabajo de un
proyecto.
En el calendario base se muestra la semana laboral de lunes a viernes y el 4 de julio
se identifica como un día festivo no laborable.
En el calendario del proyecto se usa el calendario base como punto de inicio, pero se
agrega que los sábados son ahora días laborables y los lunes son ahora días no
laborables.
Una tarea del proyecto se realiza en otro país, por lo que no se aplicará el día festivo
del 4 de julio. El calendario de tareas agrega que el 4 de julio es un día laborable.
Por último, el recurso que trabajará en la tarea tiene una programación laboral distinta
del resto de la organización. En el calendario de recursos se agrega que el martes es
un día no laborable y que los días de miércoles a sábado son de 10 horas.
Cuando Project programa la tarea, tiene en cuenta el calendario del recurso asignado,
el calendario de tareas, el calendario del proyecto y el calendario base.
La disponibilidad resultante contribuye a cómo Project calcula las fechas de inicio y
finalización de la tarea y el proyecto.
¿CUÁLES SON LAS FUNCIONES DE PROJECT?
El Project Manager gestiona proyectos de todo tipo y en cualquier industria. Para poder
alcanzar las metas que se planteen en cada caso, necesitará contar con un buen conocimiento
del sector y, aún más importante, de las metodologías, técnicas y herramientas de Project
management que facilitarán su día a día.
Planificar, evaluar y controlar los recursos
Estimar pasos
Estudiar la viabilidad de los requerimientos del cliente.
Definir el perfil de los miembros de equipo
Colaborar con la unidad del negocio
