¡Oficina virtual, una forma de hacer las cosas!
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Contenido
1 ¿Cómo ingresar a la Oficina Virtual? ........................................................................................................................... 4
2 Registro de Usuario..................................................................................................................................................... 5
2.1 Crear mi cuenta. ......................................................................................................................................... 5
2.1.1 Valida.................................................................................................................................................. 5
2.1.2 Registra .............................................................................................................................................. 7
2.1.3 Finaliza................................................................................................................................................ 8
2.2 Ingreso de usuario a la Oficina Virtual. ...................................................................................................... 9
2.3 Olvidé mi contraseña. ..............................................................................................................................11
3 Menú Inicial .............................................................................................................................................................. 12
3.1 Mi cuenta .................................................................................................................................................12
3.1.1 Submenú Usuarios ...........................................................................................................................13
3.1.2 Crear Usuarios. .................................................................................................................................14
3.1.3 Editar Usuarios .................................................................................................................................16
3.2 Cambiar contraseña .................................................................................................................................17
3.3 Sucursales.................................................................................................................................................18
3.3.1 Editar Sucursales ..............................................................................................................................19
4 Prestaciones económicas .......................................................................................................................................... 19
4.1 Tipos de consultas ....................................................................................................................................21
5 Novedades ................................................................................................................................................................ 24
5.1 Inicio relación laboral ...............................................................................................................................25
5.2 Consultas y Envío formularios ..................................................................................................................31
6 Certificado en Línea .................................................................................................................................................. 32
7 Pagos y facturas de venta ......................................................................................................................................... 33
7.1 Servicios PBS ............................................................................................................................................33
7.2 Servicios PAC ............................................................................................................................................34
7.2.1 Pagos PAC para Retención en la Fuente ..........................................................................................36
7.2.2 Consulta de Cartera PAC ..................................................................................................................36
7.2.3 Consulta Factura de Venta PAC........................................................................................................36
7.2.4 Paga tu Factura de Venta PAC..........................................................................................................36
8 Contáctenos .............................................................................................................................................................. 37
¡Oficina virtual, una forma de hacer las cosas! 2
Este manual pretende ser una guía para que los empleadores conozcan los servicios a los que
pueden acceder en la Oficina Virtual de la EPS SOS SA. El aplicativo cuenta con las medidas de
seguridad necesarias para el registro de los usuarios y el acceso a los demás servicios disponibles
en la Oficina Virtual Empleadores.
Para acceder a los servicios, los empleadores deben realizar un registro único. Una vez se valide
la solicitud por parte de la EPS SOS SA, el empleador puede acceder a servicios como: Crear
usuarios consultores, reportar novedades de sus colaboradores, descargar certificados de
afiliación PBS, descargar certificados de pagos PAC para retención en la fuente, actualizar datos
básicos, consultar cartera PBS y PAC, descargar factura de venta de Planes Complementarios,
conectarse con la plataforma de pagos PSE de los Planes de Atención Complementario PAC,
conectarse con los operadores de información Simple y Asopagos, consultar el estado de las
prestaciones económicas, entre otros.
A continuación, se describen cada uno de los pasos:
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1 ¿Cómo ingresar a la Oficina Virtual?
Ingresa a nuestra página virtual www.sos.com.co dando clic en la opción de Empresas o de lo
contrario dando clic en la parte inferior Oficina virtual y posteriormente en Oficina Virtual
Empleadores.
También puedes ingresar dando clic en la opción Empresas que te llevará a la página directa,
donde encontrarás el inicio, todos nuestros servicios, la opción de atención al ciudadano, planes
complementarios, transparencia e información de nuestra EPS SOS SA. En esta pantalla también
encontrarás la opción de Oficina Virtual Empleadores.
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2 Registro de Usuario
Una vez haya ingresado a la Oficina Virtual, el empleador debe hacer clic en Regístrate para
solicitar acceso por única vez. Es importante tener en cuenta que la persona a registrar debe ser
el Administrador y será el responsable de todas las gestiones realizadas a través de la Oficina
Virtual.
2.1 Crear mi cuenta.
2.1.1 Valida
Al momento de realizar la validación, se debe seleccionar el tipo de documento de la empresa,
ingresar el número de documento sin digito de verificación y hacer clic en no soy un robot.
De igual manera para comprobar que la operación la está generando un humano, el sistema
podrá solicitar que se asocie imágenes similares; si las imágenes y los datos de tipo y número de
identificación están correctos y registrados en la base de datos de las empresas aportantes a la
EPS SOS SA, una vez se haga clic en Validar, se podrá continuar con el proceso de registro.
¡Oficina virtual, una forma de hacer las cosas! 5
Si el tipo y número de documento ingresado no existe en la base de datos de la EPS SOS SA, el
sistema muestra un mensaje informando que el documento no está registrado como empresa en
nuestra organización y debe crearse como aportante.
Si la empresa ya cuenta con un ADMINISTRADOR registrado en la Oficina Virtual Empleadores de
la EPS SOS SA, el sistema emitirá un mensaje informando que la empresa ya está registrada, y
que, para la asignación de usuarios consultores, se debe contactar al administrador del aplicativo
en la empresa.
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Si por el contrario la empresa ya hizo una solicitud de registro al aplicativo, el sistema muestra
un mensaje informando que la solicitud está siendo procesada y aún está pendiente la
verificación de datos por parte de la EPS SOS SA.
2.1.2 Registra
Al momento del registro, se debe diligenciar un formulario web por única vez, el cual debe
contener los datos del administrador del aplicativo. Una vez se haya aceptado el contrato de
términos y condiciones, puede realizar la respectiva solicitud. Es importante tener en cuenta que
el correo electrónico corporativo registrado en el formulario es el usuario de acceso a la Oficina
Virtual Empleador.
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2.1.3 Finaliza
El sistema informa que el registro fue exitoso y que la información será verificada por el personal
de la EPS SOS SA. Esta verificación se realiza a través de llamada telefónica a la empresa
solicitante.
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Una vez se verifican los datos del solicitante, el administrador del aplicativo recibirá un mensaje
en el correo electrónico registrado con el asunto “Respuesta solicitud de registro”.
La información enviada corresponde a: datos registrados por el usuario (En este caso el correo
electrónico registrado) y la contraseña autogenerada, se sugiere copiar y pegar los datos para un
óptimo funcionamiento. (La empresa puede cambiar la contraseña una vez ingrese al aplicativo).
Nota: si el empleador al hacer el proceso no quedó registrado en la Oficina Virtual o ingresó un
correo electrónico errado, debe enviar una solicitud en el formulario contáctenos que 11 se
encuentra en nuestra página virtual, informando lo sucedido, o si quiere cambiar el usuario
administrador, debe enviar una carta escaneando el motivo de la solicitud, la carta deberá
contener firma y sello de la empresa.
2.2 Ingreso de usuario a la Oficina Virtual.
Para ingresar a la Oficina Virtual, el usuario debe digitar el correo electrónico registrado y la clave
enviada al correo electrónico y dar clic en el botón Ingresa.
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Nota: Al momento del ingreso, se recomienda copiar y pegar la contraseña enviada por primera
vez al correo electrónico registrado. En el caso de digitarlo, se debe tener en cuenta que la clave
autogenerada es alfanumérica y contiene letras mayúsculas y minúsculas, por lo tanto, deberá
escribirlas exactamente igual para no tener dificultades en el ingreso al aplicativo.
Nota: En caso de que el empleador no pueda ingresar a la Oficina Virtual, puede comunicarse a
la línea 018000938777, o por medio del formulario contáctenos en nuestra página, explicando
detalladamente el incidente, Recuerde dejar pantallazos.
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2.3 Olvidé mi contraseña.
Esta opción le permite al empleador solicitar otra clave de acceso al aplicativo cuándo la ha
olvidado, para lo cual debe hacer clic en Olvidé mi contraseña ubicada en la pantalla de entrada
a la Oficina Virtual Empleador.
Posteriormente el usuario debe ingresar el correo electrónico registrado en el aplicativo y hacer
clic en Enviar.
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Si el correo electrónico ingresado ya está registrado en el aplicativo, el sistema arrojará un mensaje
indicando que se ha enviado una nueva contraseña, de lo contrario, aparece un mensaje indicando
que el correo no se encuentra registrado.
3 Menú Inicial
3.1 Mi cuenta
En la pantalla inicial o “menú inicial” se despliega la información correspondiente a los servicios
disponibles en la Oficina Virtual Empleadores.
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3.1.1 Submenú Usuarios
En esta opción el usuario Administrador puede realizar la creación de nuevos usuarios, visualizar
los usuarios ya creados, editar los permisos asignados haciendo clic en el icono , activar
usuario haciendo clic en el icono o inactivar haciendo clic en el icono .
Al momento del ingreso, los usuarios Consultores sólo tendrán acceso a la opción Cambiar
contraseña ya que la pestaña usuarios y sucursales no serán visibles.
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3.1.2 Crear Usuarios.
En esta opción el usuario ADMINISTRADOR realizará la creación de los usuarios nuevos y asignar
permisos para las diferentes funcionalidades de acuerdo con el rol de cada colaborador
(prestaciones económicas, novedades, certificados, pagos y facturas) para lo cual, el
Administrador debe diligenciar un formulario con los datos básicos del nuevo usuario consultor
al que otorgará los permisos de acceso a los diferentes menús.
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3.1.3 Editar Usuarios
En esta opción el usuario Administrador debe hacer clic en el icono editar para modificar
algunos datos de los usuarios consultores tales como: Nombres y apellidos, cargo, área,
departamento, ciudad, teléfonos y extensión. Los campos: Tipo de documento, número de
documento y correo electrónico corporativo NO son editables.
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3.2 Cambiar contraseña
Esta opción permite al usuario Administrador y Consultor realizar el cambio de la contraseña
las veces que lo consideren necesario. Para mayor seguridad se recomienda cambiar la
contraseña frecuentemente.
Nota: La contraseña nueva debe contener como mínimo 8 caracteres. El usuario debe ingresar
la contraseña actual y posteriormente escribir dos veces la nueva, se recomienda utilizar
combinaciones alfanuméricas.
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3.3 Sucursales
En esta opción el usuario Administrador puede visualizar los siguientes datos: Departamento,
ciudad, dirección, sede principal y las sucursales de la empresa. De igual manera, el usuario
puede actualizar los datos de: Dirección, teléfono, correo electrónico.
Una vez los datos hayan sido actualizados, el sistema enviará un correo electrónico confirmando
la actualización.
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3.3.1 Editar Sucursales
Esta opción le permite al usuario Administrador actualizar los siguientes datos de la empresa:
Dirección, correo electrónico y teléfono tanto de la sede principal como de las sucursales.
4 Prestaciones económicas
Esta funcionalidad permite el usuario Administrador y los usuarios consultores consultar el
estado de las prestaciones económicas radicadas en la EPS SOS SA. Esta opción cuenta con
filtros de búsqueda y descarga de comprobantes de incapacidades individuales, comprobantes
de prestaciones económicas en estado “sin subsidió y rechazadas”, descarga de informe
detallado en formato Excel e informe histórico de incapacidades en formato PDF para entrega
a los fondos de pensiones.
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4.1 Tipos de consultas
Este servicio permite seleccionar entre dos tipos de consultas (periodo de pago o incapacidades
y licencias) e identificar a quien corresponden los pagos realizados por la EPS SOS SA.
a) Incapacidades y Licencias: Esté tipo de consulta permite conocer el estado en el que se
encuentra una solicitud de incapacidad radicada en la EPS SOS SA. Para visualizar esta
información, se debe seleccionar obligatoriamente el periodo de tiempo en el calendario que
muestra el aplicativo, este periodo debe ser igual o mayor a 2012/08, también permite
seleccionar el tipo de contingencia (Accidente de trabajo, enfermedad general, enfermedad
Laboral, licencia de maternidad o paternidad), el estado de la prestación (En trámite, liquidada,
pagada, rechazada, sin subsidio), los días de incapacidad (hasta 2 días, más de 2 días o todos) y
la consulta individual de un colaborador, ingresando el tipo y número de identificación.
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Nota: El usuario tiene la opción de borrar del calendario virtual la fecha seleccionada haciendo
clic en la palabra Clean.
El usuario puede visualizar el total pagado en la franja azul ubicada al final del listado, de igual
manera, puede descargar los comprobantes individuales de las prestaciones económicas. Solo
las prestaciones en estado Liquidada no cuentan con esta opción.
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b) Periodo de pago: En esta opción el usuario visualiza los resultados de las prestaciones
económicas radicadas que ya se encuentran en estado Pagado, para lo cual, debe ingresar
obligatoriamente un periodo de tiempo determinado y éste debe ser mayor o igual a 2012/08.
c) Consulta de pagos: Para consultar los pagos realizados por la EPS SOS SA por concepto
de incapacidades y licencias, se debe identificar el número de pago o número de factura que se
encuentra en el correo enviado por la EPS SOS S.A con la información del valor consignado, una
vez identificado este número, se debe buscarlo en el informe detallado descargado en formato
Excel de la Oficina Virtual Empleadores, de esta manera, se logra identificar a quien corresponde
el pago realizado.
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5 Novedades
Esta opción le permite al usuario Administrador y a los usuarios Consultores, con acceso a este
menú, registrar dos tipos de novedades: Novedad 6 - Reinscripción en la EPS y Novedad 9 -
Inicio de relación laboral o adquisición de condiciones para cotizar.
El aplicativo permite realizar una carga masiva de novedades a través de un archivo CSV
predefinido por la EPS SOS SA. El archivo adjunto no debe ser modificado en su estructura para
que no genere errores en el cargue del documento.
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5.1 Inicio relación laboral
En esta opción le permite el usuario Administrador y Consultor que cuente con el permiso,
descargar el archivo CSV definido por la EPS SOS SA para realizar cargues masivos de novedades,
de lo contrario puede utilizar la opción para cargue individual de información Añadir Registro.
Al momento de adjuntar el archivo CSV con la información de novedades, se debe tener en
cuenta lo siguiente:
• Ingresar el tipo de identificación sin puntos, comas o caracteres especiales.
• Ingresar el salario base sin puntos, comas o símbolos.
• Para ingresar la fecha de ingreso el formato establecido es (DD/MM/AAAA)
• Para ingresar la fecha de retiro anterior, el formato establecido es (DD/MM/AAAA).
Tener en cuenta que esta fecha sólo es necesario cuando el colaborador ingresa a la misma
empresa registrada en el aplicativo y aún se encuentra en estado Activo. (Esto no exime a la
empresa de hacer el retiro a través de la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA).
• Ingresar información del nombre de Administrador de Riesgos Laborales (ARL) y
Administrador de Fondo de Pensiones (AFP).
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El usuario debe guardar el archivo CSV en su equipo con los datos de los usuarios a aplicar la
novedad, posteriormente debe cargarlo haciendo clic en Adjuntar.
El aplicativo realiza el cargue de la información ingresada en el archivo CSV. Se visualizará como
datos precargados, los cuales deben ser validados para asegurar si cumplen con las
características necesarias para aplicar la novedad web, la imagen de un reloj en el campo de
Estado significa que los datos están pendientes por validar.
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Una vez el usuario haga clic en Validar, se visualizarán los siguientes símbolos en el campo
Estado:
Aprobado, lo que permite guardar la solicitud para continuar con el proceso de novedades
con el cargue del formulario único de afiliación debidamente diligenciado, firmado por el
colaborador y la empresa.
X Inconsistencias, el documento cargado previamente no cumple con las condiciones para
continuar con el proceso, se puede consultar la causal haciendo clic en la imagen del lápiz
ubicada en el campo Editar o haciendo clic en la imagen de la X.
Una vez identificadas las causas de rechazo, existirán algunas que el usuario podrá editar,
ejemplo: Si el Ingreso Base de Cotización (IBC) está por debajo del Salario Mínimo Mensual
Vigente (SMMLV) o si es mayor de 25 Salarios Mínimos Mensuales Vigentes (SMMLV), de igual
manera, se puede ajustar la fecha de ingreso hasta con una fecha posterior a 10 días de la fecha
actual.
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El sistema permite descargar un informe CSV con los usuarios que no fueron cargados y la(s)
causal(es) de cada uno de ellos, el cual será enviado al correo electrónico registrado.
El usuario debe adjuntar la cara B del formulario único de afiliación para cada uno de los
colaboradores registrados en el aplicativo. Es de carácter Obligatorio, que, en el formulario
único de afiliación, además de la firma, se digite el número de cédula del usuario a afiliar.
Al momento de adjuntar el formulario, el usuario debe seleccionar desde el listado Resultados
de la consulta, el usuario al cual se le va a realizar el cargue del documento. Una vez realizado
lo anterior, el sistema abrirá una ventana con algunos datos del usuario y los botones Adjuntar
y Guardar.
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Al hacer clic en el botón Adjuntar, el aplicativo solicita seleccionar el archivo a cargar. Este
archivo debe estar en formato PNG, JPG y no tener un tamaño mayor a 2MB.
El aplicativo permite hacer una previsualización del archivo cargado, lo que disminuye las
probabilidades de adjuntar un formulario incorrecto. Si hay algún inconveniente con el archivo,
se debe hacer clic nuevamente en Adjuntar y seleccionar un archivo de mejor calidad.
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Una vez se haya guardado el archivo, el sistema cambiará el mensaje en el campo causal a
Pendiente a probación por la EPS SOS SA. Una vez se verifiquen los datos (24hrs), el estado
cambiará a Aprobado.
5.2 Consultas y Envío formularios
Esta funcionalidad permite consultar las novedades realizadas por la Oficina Virtual
empleadores de EPS SOS SA. El usuario puede seleccionar los tipos de consulta por: Aprobado,
formulario incorrecto, no aprobado, pendiente aprobación, pendiente envío cara B del
formulario. De igual forma, se puede realizar una consulta específica por tipo y número de
documento, cabe mencionar que es obligatorio seleccionar el rango de fechas a consultar.
En el listado de los resultados de la consulta, el usuario puede descargar el certificado de
radicación de novedad web, haciendo clic en la imagen del campo Acciones, el cual sirve como
única constancia del inicio del proceso de afiliación.
Sin embargo, es necesario consultar el resultado de la solicitud web ingresando el rango de
fechas para conocer si las solicitudes fueron aprobadas o rechazadas.
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6 Certificado en Línea
Esta opción les permite a los empleadores descargar, imprimir y/o guardar el certificado de
afiliación al PBS (Plan de Beneficios en Salud) de sus colaboradores con contrato vigente, para
esto, el empleador puede realizar la búsqueda del estado de la afiliación de sus colaboradores
en estado: Vigente y Suspendido o hacer una búsqueda específica por tipo y número de
documento.
En el resultado de la consulta se debe seleccionar a la persona que necesite el documento y dar
clic en Generar. El certificado se generará en formato PDF.
Para los colaboradores en estado Suspendido, el empleador puede consultar el estado de
cartera PBS o revisar los pagos realizados por la empresa a la EPS SOS SA por el colaborador a
consultar.
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7 Pagos y facturas de venta
Esta opción le permite al empleador descargar el estado de cartera PBS y consultar el Paz y salvo
PBS en un periodo determinado. De igual manera, permite que el empleador acceda a las
páginas de inicio de los operadores de información Asopagos y Simple.
7.1 Servicios PBS
Esta opción permite consultar el estado de cartera PBS de la empresa hasta el último periodo,
para lo cual se debe hacer clic en el botón Generar, el formato correspondiente se descargará
en PDF. Si no existe estado de cartera a la fecha, el aplicativo abrirá una ventana emergente
con la información correspondiente.
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Para la consulta de Paz y Salvo PBS, es obligatorio ingresar el periodo a consultar, éste debe
ser menor al periodo actual.
Adicionalmente el sistema facilita la conexión con los operadores de información Asopagos y
Simple.
7.2 Servicios PAC
Esta opción está diseñada para brindar servicios exclusivos para las empresas cuyos
trabajadores se encuentren afiliados a los Planes de Atención Complementaria de EPS SOS SA
por medio de la empresa. Con este servicio el empleador puede: Descargar certificados PAC
para retención en la fuente, consultar la factura de venta PAC, realizar la conexión con la
plataforma de pagos PSE y recibir información sobre los puntos de pago habilitados.
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7.2.1 Pagos PAC para Retención en la Fuente
Esta opción le permite al Administrador o consultor autorizado, generar el certificado de pagos
PAC de sus colaboradores.
El empleador debe seleccionar el tipo de identificación, año a consultar, digitar el número de
documento y dar clic en Generar para descargar el archivo en formato PDF. Este servicio sólo
está disponible para las empresas con Planes de Atención complementario y para el
colaborador contratante del Plan.
7.2.2 Consulta de Cartera PAC
Por medio de esta opción el Administrador o consultor autorizado, puede consultar si la
empresa tiene pagos pendientes por los Planes de Atención Complementario.
El usuario debe dar clic en Generar para descargar el archivo en formato PDF.
Es importante tener en cuenta que la información generada corresponde a la cartera vencida.
7.2.3 Consulta Factura de Venta PAC
Esta opción permite al Administrador o consultor autorizado, conocer el documento para el
pago de los Planes de Atención Complementaria de sus colaboradores. El usuario debe dar clic
en Generar para descargar el archivo en formato PDF. Este documento estará disponible a partir
del séptimo (7) día de cada mes.
7.2.4 Paga tu Factura de Venta PAC
Si el usuario desea realizar el pago en línea del Plan de Atención Complementario, debe hacer
clic en Pagar. Es necesario que el empleador conozca el número de Factura de Venta para
ingresarlo en la pasarela de pagos.
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8 Contáctenos
Esta función les permite a las empresas realizar contacto con nuestra EPS SOS SA para radicar
felicitaciones, quejas, reclamos o sugerencias.
Para registrar una solicitud:
• Hacer clic en el botón nueva solicitud, el sistema desplegará una ventana para seleccionar el
motivo del contacto, felicitación, queja, reclamo, sugerencia.
• Una vez se seleccione el tipo de solicitud y se registre la necesidad del afiliado, el sistema
arrojará un mensaje informativo con el número del radicado con el cual se podrá hacer
seguimiento en el sistema.
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Para la EPS SOS SA es muy importante brindar a sus afiliados herramientas de autogestión para
agilizar sus solicitudes desde la comodidad de su casa u oficina, ante cualquier inquietud favor
comunicarse a través de la línea 018000938777 o nuestro formulario contáctenos.
Para consultar una solicitud:
Se debe copiar el número de solicitud y hacer clic en el botón buscar, el sistema arroja la
información del contacto. Cuando la solicitud está en gestión aparecerá lo siguiente.
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Una vez la solicitud esta lista en el espacio de Respuesta de la consulta EPS SOS SA, aparecerá
la información de:
4240
Cuando la solicitud este en estado Finalizada, el sistema habilita la opción de calificar la
respuesta a través de 5 estrellas, siendo 5 la calificación más alta y 1 la calificación más baja,
esta calificación nos permite evaluar la calidad de nuestro trabajo.
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