Universidad Nacional de San Luis

Instituto Politécnico y Artístico Universitario (IPAU)

Departamento de Educación a Distancia y Abierta
(DEDA)

Técnicas de Administración Contable

Módulo II
Documentos Comerciales

Mariana Belén Rodriguez

Mariela Monthelier
Luciano Perotti Pinciroli
Universidad Nacional de San Luis
Universidad Nacional de San Luis

Rector
CPN. Víctor Aníbal Moriñigo

Vicerrector
Mg. Héctor Flores

Secretaria Académica de la UNSL

Mg. Ana María Corti

Sub Secretaria Académica de la UNSL

Dra. María Cecilia Montiel

Instituto Politécnico y Artístico Universitario

IPAU

Departamento de Educación a Distancia y Abierta

DEDA
 Tecnicatura Universitaria en Secretariado Ejecutivo

a distancia

Unidad de Diseño y Producción (UDP)

Técnicas de Administración Contable

Autores Mariana Belén Rodriguez

Luciano Perotti Pinciroli

Equipo docente

Responsables de contenidos Mariana Belén Rodriguez

Luciano Perotti Pinciroli

Diseño pedagógico Mariela Monthelier

Corrección de borradores Mariela Monthelier

Responsable de la evaluación Mariana Belén Rodriguez

Luciano Perotti Pinciroli

Profesores tutores académicos

y de orientación Mariana Belén Rodriguez

Luciano Perotti Pinciroli
Mariela Monthelier
 MÓDULO II

Objetivos

Al finalizar el estudio de este Módulo, se espera que las y los estudiantes logren:

- Reconocer los diferentes tipos de documentos comerciales y cuál es su utilidad.

- Conocer la normativa vigente en lo que respecta a la emisión, registración y

resguardo de los formularios y documentos comerciales.

Esquema de Contenidos

Módulo II

Documentos Comerciales
Introducción
Importancia
Documentos utilizados en la compra-venta comercial
Nota de Pedido
Remito
Factura
Tickets emitidos por máquinas registradoras
Notas de Débito y Notas de Crédito
Cheque
Clases de Cheques
Cheques especiales
Recibo
Pagaré
Actividades de Aprendizaje
 Módulo II
Documentos comerciales

Introducción
En las distintas operaciones comerciales que realizan todas las personas y
empresas, ya sea como compradores o como vendedores, se utilizan
documentos y formularios, donde se deja constancia de cada operación y se
detalla la información necesaria sobre las mismas.

Importancia

Se debe tener conocimiento cabal de los distintos tipos de documentos

comerciales, puesto que ellos:

 Permiten individualizar a las personas que forman parte de cada operación.

 Sirven como elemento de prueba, de gran valor, para dejar constancia que la
operación fue realizada y bajo qué condiciones.

Documentos utilizados en la compra – venta comercial

Todas las operaciones comerciales siguen un proceso circular que comienza con el
pedido y finaliza con el pago. En este ciclo intervienen los documentos y
formularios. En el presente módulo procederemos a su explicación y estudio.

Sintéticamente visualizamos dicho ciclo como:

Pedido de mercaderías Envío de mercaderías Pago

Nota de Pedido u Orden de Compra

Es el documento comercial emitido por el comprador, que respalda un pedido de
mercaderías realizado al vendedor, y en el que se detalla cantidad, calidad y
descripción de los bienes solicitados, precio unitario, forma y condiciones de pago
propuestas, forma y condiciones de entrega.
Situándonos en una empresa, cuando se necesitan artículos, insumos, papelería o
cualquier otro producto, se realiza el pedido de los mismos a los proveedores del
ente utilizando el documento denominado Nota de Pedido u Orden de Compra, el cual
puede ser entregado personalmente o bien enviado por correo electrónico. En
cualquier caso, tanto comprador como vendedor, deben asignar un responsable para
su envío y recepción, respectivamente.

Las empresas de mayor envergadura poseen sistemas informáticos de gestión que

permiten efectuar este tipo operaciones con clientes y proveedores, directamente en
una plataforma digital, en la que es posible cargar los correspondientes documentos
comerciales, asignar responsables, realizar controles, etc.

Información requerida
 Datos completos del comprador (nombre real o de fantasía, domicilio, localidad,
teléfono, números de inscripción en el impuesto a los Ingresos Brutos,
número de Clave Única de Identificación Tributaria (C.U.I.T.1), y cualquier otro
dato requerido por leyes nacionales o provinciales).
 Fecha en que se realiza el pedido.
 Número de orden de compra (número de comprobante).
 Identificación del vendedor.
 Dirección clara y completa donde deben entregarse los productos solicitados.
 Cantidad de productos solicitados, con la especificación de sus características
particulares.
 Precios unitarios y totales del pedido.
 Condiciones y formas en que se realizará el pago.
 Condiciones, según el producto solicitado, de embalajes, seguros, fletes, etc.
Para ejemplificar lo que se ha expuesto, veremos a continuación una orden de
pedido o de compra, con la intención de familiarizarnos con este documento.

1
La CUIT (Clave Única de Identificación Tributaria) es un código con el que la AFIP identifica a
trabajadores autónomos, comercios y empresas. Está compuesta por once números distribuidos en tres
campos. El primer campo especifica el tipo de persona de la que se trata: Personas Físicas (20, 27, 23) y
Personas Jurídicas (30, 33). El segundo campo incluye el número de identificación, que para las personas
físicas es el DNI. El tercer campo se reserva para el código de verificación: Número asignado por AFIP.
Remito

Es el documento comercial emitido por el vendedor y que acompaña a las

mercaderías remitidas al comprador, y en el que se detalla la cantidad, calidad y
descripción de los bienes enviados. Su importancia radica en que a través de él, el
vendedor puede probar que su obligación de enviar productos fue realizada en
tiempo y forma.

Al recibir las mercaderías, el comprador debe controlar la cantidad y estado de estas y

firmar la/s copia/s del Remito como prueba de conformidad de los bienes recibidos.
Con posterioridad, la copia del Remito le será de utilidad para efectuar su
confrontación con la Factura enviada por el vendedor.
Si los productos que recibe el comprador no son los que solicitó o no coinciden con
alguna especificación mencionada en la Nota de Pedido; puede devolverlos junto con
el Remito, o bien modificar este último.
Por su parte, para el vendedor el Remito firmado por el comprador constituye una
constancia firme de haber entregado las mercaderías y en consecuencia poder
confeccionar la Factura y exigir el pago conforme a las condiciones pactadas.

En general, el remito debe contener los siguientes datos:

 Nombre y dirección del vendedor.

 Nombre y dirección del comprador.
 Lugar de entrega.
 Número de Orden de Pedido o de Compra a la que responde.
 Fecha de envío.
 Fecha de entrega.
 Descripción de la mercadería.
 Número de C.U.I.T.
 Número de impuesto a los Ingresos Brutos.
Los remitos pueden contener los importes en pesos de los productos enviados,
aunque no es obligatoria su incorporación, quedando a voluntad de las partes su
inclusión o no en dicho documento.

Presentamos a continuación un ejemplo de remito.

 Fuente: https://c5imprenta.com.ar
Factura
Seguramente éste es el documento más conocido, ya que cualquier persona, en
alguna oportunidad, ha recibido una factura luego de haber realizado una compra.

Es el documento que emite el vendedor una vez entregada la mercadería vendida.

Tiene por objeto consignar el precio de la misma y las condiciones en que se pacta la
operación (si se realiza pagando al contado, o si se estipula un plazo de
vencimiento para efectuar el pago).

Los datos que se consignan en la factura, se obtienen de la nota de pedido y del

remito.
La emisión y características de este documento son reglamentadas por las
Resoluciones de la AFIP mencionadas en el Módulo I, y en ellas se consignan los datos
que debe contener y las distintas clases de facturas existentes según cual sea la
condición frente al Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.) de vendedor y comprador.
En general la factura debe contener los datos relativos a:

 La identificación del comprador y vendedor.

 Datos fiscales de las partes.
 Datos cualitativos y cuantitativos de la operación realizada.
 Clave de autorización Electrónica (CAE).

Estos temas se verán con mayor detalle en el Módulo III.

Tickets emitidos por controlador fiscal
En muchas ocasiones, la operación de venta se formaliza con la emisión de un ticket
(en lugar de una factura) expedido por máquinas registradoras que cumplen con una
serie de requisitos establecidos por la A.F.I.P. Por consiguiente, en dicho
documento se respetan los datos exigidos para la factura. A estas máquinas se las
denomina “Controladores Fiscales”, porque el fisco determina ciertas condiciones
técnicas que deben reunir para ser adquiridas y utilizadas.
Notas de débito y notas de crédito
En las operaciones de compra-venta se pueden presentar situaciones que
motiven la necesidad de realizar ajustes a las facturas emitidas que, según sea el caso,
incrementen la suma a pagar o la disminuyan.
Dichas situaciones pueden ser, por ejemplo:
 Que se entregue una cantidad superior o inferior de productos, en relación con
lo solicitado por el comprador.
 Que se haya producido una variación en la c alidad de los productos.
 Que la mercadería llegue deteriorada.
 Que se realice un descuento al comprador, en una fecha posterior a la compra.
 Que el comprador devuelva la mercadería.
 Que el flete, embalaje y otros gastos surjan con posterioridad a la facturación.
Cuando se producen estos ajustes, ellos se instrumentan con un documento
comercial que puede ser la Nota de Débito o la Nota de Crédito, según sea el caso.
Tienen como objetivo corregir lo consignado en la factura, adecuándola a los hechos
tal como se han presentado.

Nota de débito Nota de crédito

Documento a través del cual el vendedor realiza Documento a través del cual el vendedor
al comprador cargos adicionales a lo facturado, reduce o disminuye los importes a pagar
que puede deberse a algunos de los siguientes consignados en la factura, motivado por las
conceptos, entre otros: siguientes situaciones, entre otras:

Importes facturados de menos en la factura (por Importes facturados de más en la factura

error, omisión o cambio de condiciones). (por error o cambio de condiciones).

Cuando conceptos originados en flete, seguros, Cuando el vendedor le otorga al comprador

comisiones, etc., se encuentran a cargo del ciertas ventajas, no incluidas en la factura,
comprador y los mismos no fueron incluidos en como bonificaciones por la cantidad adquirida
la factura o descuentos efectuados por la forma de pago

Cuando se adicionan intereses por demora en el Cuando se anula una factura por devoluciones
pago de la factura. del comprador u otros motivos.

Los datos que estos documentos deben contener, son los siguientes:

 Todos los datos exigidos para las facturas A, B o C.

 Referencia a la factura que modifica.
 Descripción de la situación que origina el ajuste.
 Importe del ajuste que se realiza.
Veremos a continuación ejemplos de Nota de Débito y Nota de Crédito.

“ESPERANZA S.A.” NOTA DE DÉBITO N°0001-00045678

A
Montevideo N°1239 Fecha:.........../........../201.....
CUIT N°33-54879666-8
Río Cuarto (Córdoba)
Ingresos Brutos: 904-003987-8
Inicio de Actividad: 08/96
IVA RESPONSABLE INSCRIPTO
CUIT N°:..............................................
Cliente:.................................................. Condición IVA: R.I...... Exento.......
Dirección:.............................................. R.Monotrib........... N.Resp........... C.Final...........
Localidad:..............................................
Condiciones de Venta: Contado:...... Cta. Corriente a:...............días
REMITO Nº:...................................
Cantidad Descripción Precio Unitario Precio TOTAL

Subtotal
Descuentos:
Neto Gravado
IVA...............%
Productos exentos
TOTAL

DATOS requeridos por las normativas de Facturación de la AFIP

Coincide con los datos de las Facturas y se emiten en los casos de: intereses, fletes,
diferencias de precios, entre otros.
 “ESPERANZA S.A.” NOTA DE CRÉDITO N°0001-00045678
Montevideo N°1239 A Fecha:.........../........../201.....

CUIT N°33-54879666-8
Río Cuarto (Córdoba)
Ingresos Brutos: 904-003987-8
Inicio de Actividad: 08/96
IVA RESPONSABLE INSCRIPTO
CUIT N°:..............................................
Cliente:.................................................. Condición IVA: R.I...... Exento.......
Dirección:.............................................. R.Monotrib........... N. Resp..... C.Final...........
Localidad:.............................................
Condiciones de Venta: Contado:...... Cta. Corriente a:...............días
REMITO Nº:...................................
Cantidad Descripción Precio Unitario Precio TOTAL

Subtotal
Neto Gravado
IVA...............%
Productos exentos
TOTAL
DATOS requeridos por las normativas de Facturación de la AFIP

Este documento lo emite quién recibe la devolución de mercaderías previamente

facturadas, debe reunir los requisitos de los comprobantes que establecen las
Resoluciones Generales de la AFIP citadas.

Cheque

Es una orden de pago pura y simple librada contra un Banco en el cual la

persona que lo emite (librador) tiene fondos depositados a su orden en cuenta
corriente bancaria o autorización para girar en descubierto2.

2
El giro en descubierto supone una autorización emitida por el banco, limitada en cuanto a tiempo y
monto, para librar cheques sin contar con la suficiente provisión de fondos acreditados en la cuenta
corriente bancaria.
En la operatoria del cheque intervienen las siguientes personas:
- Librador, firmante o girador: es la persona que firma el cheque.
- Banco girador o Banco librador: es el Banco contra el cual se libra
el cheque y es el que tiene que pagarlo.

- Beneficiario: es la persona que recibe el cheque para cobrarlo o a

favor de quien ha sido emitido.

- Endosante: Es la persona que endosa el Cheque, transfiriendo en

consecuencia su propiedad y el derecho a cobrarlo al
vencimiento.

- Endosatario: Es la persona que recibe el Cheque de manos del

endosante, pasando a ser tenedor del mismo y adquiriendo de
esta manera el derecho a cobrarlo

¿Qué significa endosar?

Los Cheques librados a favor de una persona determinada, que no posean la
cláusula “no a la orden”, podrán transmitirse por endoso. El endoso es el acto por
el cual el beneficiario de un Cheque transfiere los derechos sobre el mismo a un
tercero. El endoso deberá ser puro y simple y contendrá la firma del endosante, sus
nombres y apellidos completos, tipo y número de documento de identidad y, en su
caso, denominación de la persona jurídica que represente y el carácter invocado.
Los Cheques comunes admiten hasta un endoso en favor de un tercero, el cual
deberá presentarse a cobrarlo o depositarlo en su cuenta corriente, previo endoso
a favor de la institución bancaria.

Modelo de cheque

Fuente: edufinanzas.com.gt
Clases de cheques
Los cheques se pueden emitir:
Al portador: puede ser cobrado directamente por la persona que lo presenta en la
ventanilla del Banco librador.
A favor de una persona determinada o con la cláusula no a la orden: puede
ser cobrado en forma directa por la persona a cuyo favor haya sido librado. No es
transmisible por endoso. Se denomina endoso al acto por el cual la persona
beneficiaria del cheque (endosante), transfiere el derecho al cobro del mismo a otra
persona (endosatario).

A favor de una persona determinada o con la cláusula a la orden: puede ser

cobrado por una persona determinada, o al portador del cheque, siempre y cuando se
haya seguido la cadena de endoso.

Cheques especiales
Son aquellos cheques que por sus características, merecen un tratamiento
especial, entre ellos citaremos:

Cheque cruzado general

Es el cheque que posee dos barras en su extremo superior izquierdo, y que
significan que el tenedor no puede cobrarlo por ventanilla, sino que debe depositarlo
en su cuenta corriente.

Cheque imputado
La persona que libra el cheque puede imputarlo al pago de una deuda determinada,
insertando al dorso y bajo su firma la indicación precisa de la deuda que desea
cancelar.

Cheque certificado
Se emite cuando el banco, a requerimiento del librador o de cualquier portador, previo
verificar si existen fondos suficientes en la cuenta del firmante del cheque, lo certifica
o conforma. De esta manera reserva los fondos para ser entregados a quien
corresponda.

Cheque de viajero
Son los propios bancos los que emiten este tipo de cheques, para ser pagados en el
 establecimiento principal o en las sucursales del país o del extranjero.

Cheque diferido
En este tipo de cheque el librador difiere en el tiempo el pago del mismo,
dejando claramente expresada la fecha de emisión y la de su pago.
El Cheque de Pago Diferido representa, para el acreedor, un título de crédito a plazo,
reglado por la ley, que puede transmitir por endoso y que le otorga la posibilidad de la
vía ejecutiva en caso de incumplimiento del deudor.
El endoso deberá ser puro y simple y contendrá la firma del endosante, sus nombres y
apellidos completos, documento de identidad. Los Cheques de Pago Diferido admiten
hasta dos endosos en favor de un tercero, el último de los cuales deberá presentarse a
cobrarlo o depositarlo en su cuenta corriente, previo endoso a favor de la institución
bancaria.
Cheque electrónico (echeq)
En este tipo de cheque es una innovación promovida por el Banco Central de la
República Argentina (BCRA) para simplificar las operaciones y reducir sus costos.
El Echeq es un cheque que se genera por medios electrónicos, es decir, mediante las
plataformas digitales de las entidades bancarias, que posee las mismas funcionalidades
descriptas para los cheques físicos.

La Ley de cheques de la República Argentina - Ley Nº 24452 – es la

normativa vigente que reglamenta y regula el correcto uso y emisión de
este documento. Encontrará la Ley de Cheques ingresando a:
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/10000-14999/14733/texact.htm

Recibo

Es el documento que emite la persona que cobra una cantidad de dinero y que entrega
a quién realiza el pago como comprobante del mismo. Debe contener los requisitos
exigidos para la factura en cuanto a identificación de las partes y sus condiciones
fiscales.

El Recibo es el documento comercial que respalda un pago y es emitido por el

beneficiario de este.
 Fuente: igestion20.com
Pagaré

El Pagaré es una promesa escrita, pura y simple, por la cual una persona se
compromete a pagar a otra, o a su orden, una suma determinada de dinero en un plazo
establecido en el mismo documento y en un lugar determinado.

El Pagaré es un documento transferible por endoso, lo cual significa que, consignando

su firma al dorso del documento, el beneficiario transfiere la propiedad de este y en
consecuencia el derecho a cobrarlo al vencimiento

Requisitos:
 La cláusula a la orden o la denominación pagaré.
 La promesa de pagar una suma determinada de dinero.
 El plazo de pago.
 Lugar del pago.
 Nombre de la persona a quien debe efectuarse el pago.
 Lugar y fecha en que el pagaré se emitió.
 Cantidad y especie de moneda que se ha de pagar, consignándola en letras y
números.
 La firma de la persona que se compromete a pagar.

Personas que intervienen en el pagaré son:

Librador o firmante: es quien lo emite, o sea quien se compromete a
efectuar el pago.

Beneficiario: es la persona a cuya orden se emitió el pagaré y que va a cobrar

al vencimiento del mismo.
 Tenedor: es a quien se le transfieren los derechos para el cobro a través del
endoso.

Fuente: https://www.portalprogramas.com/pagares/

Protesto: Es la constancia que se deja ante la falta de pago al vencimiento del pagaré.

En este procedimiento -que se realiza dentro de los dos días hábiles siguientes al día
del vencimiento del pagaré- interviene un escribano público, para que se pueda
iniciar un juicio ejecutivo (embargo de bienes del firmante) o bien para pedir la
quiebra del deudor.
Los pagarés emitidos con la cláusula “sin protesto” no necesitan ser protestados
para iniciar juicio ejecutivo.
Fuente: http://concursales.blogspot.com.ar/2010/03/modelo-de-protesto.html
 Actividades de aprendizaje

Actividad Nº 1

Reconozca, a partir de las operaciones que se mencionan a continuación, los

distintos documentos comerciales a emplear.

OPERACIONES DOCUMENTOS A UTILIZAR

1. Una empresa vende mercaderías a otra, por

lo tanto al entregarlas, emite a la compradora:

2. Se necesita adquirir mercaderías, por lo

tanto se detallan las mismas, enviándose el
documento al proveedor, emitiendo la
solicitante:

3. Al abonar la deuda que manteníamos con

un proveedor, éste al recibir el pago extiende:

4. El pago anterior se efectúa utilizando dinero

que tenemos depositado en una cuenta
corriente bancaria, confeccionamos:

5. El proveedor envió las mercaderías por una

empresa de transporte, quien al entregarlas
junto con la factura, hizo firmar un documento
denominado:

6. Al vender mercaderías a un cliente, no nos

abona las mismas, pero asume un compromiso
de abonarlas a los 60 días firmando un
documento que se denomina:

7. El cliente disconforme con la calidad de dos

productos facturados y enviados, procede a
devolver los mismos, por lo tanto emitimos:
8. Nos hemos atrasado con el pago de una
deuda que manteníamos con un proveedor y
nos envía un documento en el cual nos
adiciona los intereses:

9. Una empresa efectúa compras de artículos

varios en un supermercado que posee
controlador fiscal, recibiendo como
comprobante de la operación:

Actividad Nº 2
La empresa “El SOL S.A” solicita mercaderías al proveedor “CANASTO S.R.L.”
procediendo a llenar una Orden de Compra según los precios de lista del mes, con:
- 1000 cajas de ABROCHADORAS $30.- (precios sin IVA)
- 2000 Cajas de Broches “50” $10.- (precios sin IVA)
- El plazo para el pago será a los 5 días.
Complete la Orden de Compra correspondiente.
“EL SOL S.A.” ORDEN DE COMPRA N° 00000198
Fecha:.........../........../201..... CUIT
Montevideo N°1239
N°33-54879666-8
Río Cuarto (Córdoba)
Ingresos Brutos: 904-003987-8
Inicio de Actividad: 08/96
IVA RESPONSABLE INSCRIPTO

Condiciones de entrega:
Proveedor: En ……..días de recibida la Orden
Domicilio: Ciudad:

Condiciones de Venta: Contado:X Cta. Corriente a:...............días

Cantidad Descripción Precio Unitario Precio TOTAL

A despachar:.CARGO-FLET TOTAL:............................................................
ENTREGA:......................................................
Actividad Nº 3
Realice la lectura del artículo Entra en vigencia el cheque electrónico y responda:
https://www.bcra.gob.ar/Noticias/Cheque-electronico.asp

¿Cuáles son las principales ventajas del ECHEQ?

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¿Cuál es la importancia que tiene el ECHEQ para las empresas del sector PYME?

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Explique brevemente el procedimiento para emitir un ECHEQ

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BIBLIOGRAFÍA – WEBGRAFÍA

Ley de cheques de la República Argentina - Ley Nº 24452 En:

http://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/anexos/10000-14999/14733/texact.htm

Artículo Entra en vigencia el cheque electrónico En:

https://www.bcra.gob.ar/Noticias/Cheque-electronico.asp