PROYECTO DE CAPACITACIÓN PREVENCIÓN INTEGRAL EN
EL MANEJO DE SUSTANCIAS CATALOGADAS SUJETAS A
FISCALIZACIÓN
GUÍA DIDÁCTICA
UNIDAD 5
PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL PREVENTIVO Y
SISTEMA INFORMÁTICO PARA SALDOS DE EMPRESAS -
SISALEM
TEMA 2
Análisis de mecanismos de control documental
Quito
Junio – 2021
PRESENTACIÓN DEL TEMA
En los procesos y/o actividades que se desarrollan en las empresas que manejan
sustancias catalogadas sujetas a fiscalización es de vital importancia contar con un
control preventivo que garantice el uso lícito de las mismas, siendo necesario disponer
de procedimientos de las actividades en las que intervienen las sustancias
catalogadas para conocer las transacciones realizadas y el personal responsable de
cada transacción.
Cada empresa debe establecer los documentos que permitan la trazabilidad de las
sustancias catalogadas, estos documentos deben brindar información clara sobrelos
movimientos de las sustancias, siendo necesario primero establecer los procesos de
la industria en los que intervienen las sustancias catalogadas. Estos procesos pueden
ser productivos y administrativos.
Los mecanismos de control preventivo en la industria ecuatoriana están siendo
fortalecidos y tienden a ser más eficientes por el compromiso asumido por las
empresas que utilizan sustancias catalogadas a través de un trabajo coordinado con
el organismo de control, sin embargo, dichos mecanismos pueden mejorarse con el
intercambio de experiencias derivadas de las lecciones aprendidas.
En el ámbito del control preventivo uno de los principales mecanismos aplicados es
el control documental que mantiene la industria con registros de las transacciones de
las sustancias catalogadas en cada una de las áreas en que se utilizan.
En este tema se establecerán los documentos que se considera se debe llevar en
cada sector de la industria.
Objetivo General
Establecer los documentos que la empresa debe llevar en cada área donde
intervienen las sustancias catalogadas sujetas a fiscalización y los requisitos que
permitan contar con una adecuada trazabilidad de las sustancias.
Objetivos Específicos
Establecer los documentos que deben implementarse en cada una de las
áreas en las que se utiliza sustancias catalogadas sujetas a fiscalización
Indicar requisitos puntuales que se requieren en los documentos de control
del uso de las sustancias catalogadas.
BIBLIOGRAFÍA
Ley Orgánica de Prevención Integral del Fenómeno Socio Económico de las
Drogas (25-oct-2018)
Reglamento para el Control de Sustancias Catalogadas Sujetas a Fiscalización
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NTE Norma INEN 476. PRODUCTOS EMPAQUETADOS O ENVASADOS. METODO
DE MUESTREO AL AZAR
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Desarrollo del Tema 2
Análisis de mecanismos de control documental
Las empresas calificadas para el uso de sustancias catalogadas sujetas a fiscalización
mantienen sistemas de gestión documental que permiten asegurar cada
transacción realizada con estas sustancias, con el objeto de brindar información real
cumpliendo con la normativa.
Para mantener adecuadamente la gestión documental del uso de sustancias
catalogadas se requiere establecer los procesos en los cuales intervienen las mismas
y definir los documentos de soporte que justifiquen su uso o manejo.
Para nuestro análisis tomaremos en cuenta el punto principal de uso de una sustancia
en cualquier industria y analizaremos la documentación requerida.
2.1. Ordenes de producción
La orden de producción es el control individualizado que lleva cada pedido o trabajo
realizado, debe ser individual y se utiliza para gestionar la conversión de los
materiales adquiridos en productos manufacturados.
Generalmente las empresas realizan una planificación de suministros para calcular
cuántos pedidos de producción y de compra deben realizar. En esta planificación debe
considerarse el consumo de las sustancias catalogadas.
Las órdenes de producción son los componentes esenciales de la funcionalidad del
sistema y deben contener la siguiente información:
Productos o servicios planificados para fabricación o elaboración
Materiales necesarios para las órdenes de producción planificadas Las órdenes
de producción son los puntos de partida de:
La planificación de la fabricación futura
El control de la fabricación actual
El seguimiento de la fabricación terminada
La información mínima que debe tener la orden de producción es:
Cantidades y/o volúmenes de sustancia catalogada sujeta a fiscalización a
utilizar y todos los demás componentes
Equipos y/o maquinaria que se utilizará para el trabajo
Firma y nombre del personal responsable que realizará la actividad
Condiciones bajo las cuales se desarrollará el trabajo:
presión, temperatura, etc.
Fecha de realización del trabajo
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Nro. de lote de la SCSF utilizada
Información sobre requerimientos especiales de proceso: vacío,
agitación, uso de EPP especial, etc.
Es importante, indicar que, por cada proceso, producción, servicio, etc. debeelaborar
una orden de producción, no se podrá utilizar una misma orden para otro servicio,
producción o trabajo.
2.2. Orden de trabajo
Una orden de trabajo es un documento en que se detalla por escrito las instrucciones
para realizar algún tipo de trabajo. Se trata de una herramienta básica en multitud de
negocios como talleres mecánicos, imprentas, carpinterías, laboratorios fotográficos,
servicios, despacho, recepción, entre otros.
2.3. Orden de servicio
Acuerdo puntual entre el prestador y el receptor de servicios, mediante el cual, el
receptor de los servicios solicita servicios puntuales y la facturación relativa a los
recursos se efectúa al terminar el servicio.
La orden de servicio es generalmente empleada para documentar el trabajo de
servicio al cliente. En particular, se puede utilizar para:
Planificar los servicios específicamente con respecto a la utilización del
material y el personal
Supervisar la ejecución de medidas
Ingresar y liquidar los costos originados de estos servicios
Los documentos detallados anteriormente, constituyen la parte medular del proceso
en el que se usará las sustancias catalogadas sujetas a fiscalización, dependiendo
de la actividad en la que intervendrá la sustancia.
2.4. Orden de despacho
Es el documento que acompaña la sustancia catalogada en el traslado entre su lugar
de venta y el punto de uso.
La guía de despacho no tiene indicación de impuesto por lo tanto no se registra en
el libro de ventas o compras y sirve para verificar la existencia de sustancias en una
empresa cuando se efectúa el inventario.
2.5. Registros de inventarios (tipos, frecuencia, seguridad, control)
El control de inventario se refiere a todos los procesos que coadyuvan al suministro,
accesibilidad y almacenamiento de productos en alguna compañía para minimizar
los tiempos y costos relacionados
con el manejo del mismo.
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Es un mecanismo a través del cual, la organización administra de manera eficiente
el movimiento y almacenamiento de sustancias catalogadas sujetas a fiscalización,
así como el flujo de información y recursos que resultan de ello.
Para su implementación se deben seguir las siguientes recomendaciones:
Tipo de inventarios:
1. Inventario perpetuo. Se hace un registro continuo (día a día) del uso de las
sustancias catalogadas, por lo que se puede conocer el stock de las sustancias,
su ubicación de forma inmediata y las existencias de las sustancias catalogadas
sin tener que determinar una fecha de corte del inventario
2. Inventario periódico. Se eligen fechas específicas para contabilizar las
sustancias catalogadas según las necesidades de la empresa, lo que suele
requerir más tiempo y esfuerzo. Debe considerarse el cese de actividades
momentáneo
Seguridad de inventarios
Al ser una herramienta fundamental en el control de las sustancias catalogadas, es
necesario mantener seguridades en los inventarios, para lo cual es necesario incluir
la responsabilidad del personal que se encarga de llevar el mismo, pero esta
responsabilidad debe ser verificable.
Además, debe existir un control de inventarios, para lo cual es necesario realizar
auditorías permanentes que generalmente lo hace el personal de otras áreas, con la
finalidad de ser objetivos y establecer recomendaciones que se deberán implementar
para mejorar el mencionado control.
Para analizar:
1. Stock máximo. Es necesario definir un stock máximo de SCSF, tomando en
cuenta la frecuencia de uso, el riesgo de cada sustancia y el flujo de movimiento
2. Stock mínimo (de seguridad). Existencias mínimas por cada SCSF que se
requiere en almacén considerando labores de reabastecimiento
3. Punto re-orden. Momento (medido por la cantidad de existencias) en el que
se deben realizar órdenes de reabastecimiento tomando en cuenta tiempos y
costos de proveedores
En este proceso es importante:
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Monitorear y actualizar de manera constante la información recopilada y el
sistema utilizado. Así se podrá solicitar la adquisición de SCSF antes de
que se termine su stock
Integrar herramientas especializadas, las cuales aceleran el cumplimiento
de las actividades relacionadas con el inventario permitiendo el acceso a
interfaces de gestión automatizadas
Beneficios de ejercer un buen control de inventario
Información relevante y vigente sobre las existencias, posibilitando
mejores tomas de decisiones
Acentúa la efectividad de la compañía y la eficiencia de sus
procedimientos
Incrementa la calidad de servicio a clientes
Ayuda a la identificación pertinente de estacionalidad o flujo de las SCSF
Optimiza la inversión de recursos (económicos, humanos y temporales)
Permite tener un mejor conocimiento y control de las entradas, salidas y
localización de las SCSF: se reducen pérdidas, se optimiza el espacio en
almacén y aumenta la atención sobre las existencias (reconociendo posibles
robos y mermas)
2.6. Control de pesaje y uso del Número de lote
Control de pesaje aleatorio
Las diferentes transacciones que se realizan con sustancias catalogadas, conllevan
movimientos de las mismas ya sea por la comercialización de las sustancias,
prestación de servicios o transferencias entre sitios autorizados, entre otros.
Estos movimientos generan transferencia de responsabilidades de quienes entregan
las sustancias a quienes la reciben, razón por la cual, es necesario contar con un
mecanismo que asegure o brinde la certeza que las cantidades que salen de la bodega
de despacho sean las mismas que ingresan a la bodega de destino.
Los dos puntos, salida y llegada o despacho y recepción, cuentan con sistemas de
pesaje por lo que se puede implementar un control de pesaje de las sustancias
catalogadas sujetas a fiscalización. Este sistema de pesaje permite dar un
seguimiento en tiempo real a las sustancias, logrando mantener dentro del control
preventivo a tres puntos estratégicos como son: salida de la empresa
(comercializadoras o productoras), transporte (empresas calificadas para transporte)
y llegada (puntos de uso).
El objetivo del sistema de pesaje es verificar durante los tres puntos indicados si las
sustancias sufren alguna alteración.
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Para que el sistema de pesaje sea óptimo se debe aprovechar las herramientas
estadísticas que dan confiabilidad a los resultados, considerado la normativa vigente
para la toma de muestras de la NTE INEN 476. PRODUCTOS EMPAQUETADOS O
ENVASADOS. METODO DE MUESTREO AL AZAR, la cual nos da información del
tamaño de muestra a pesar en relación a la población total.
Procedimiento para el pesaje
1. Es necesario determinar la población total de la sustancia a pesar
aleatoriamente
2. Se debe numerar cada uno de los recipientes
3. Con el uso de la Norma INEN 476 determinamos el tamaño de la muestra que
debe ser tomada para el pesaje
4. Una vez conocida la muestra se debe aplicar la aleatoriedad para escoger
cada uno de los envases o recipientes a pesar
5. Se toma el número de envases que indica la muestra
6. Se procede a realizar el pesaje de cada uno de los envases o recipientes
7. Se establece un peso promedio y en base al resultado obtenido se compara con
el peso teórico para definir si se acepta o no el peso, en base a las diferencias
existentes, de ser el caso.
Este proceso se lo debe realizar a la entrada y salida de las sustancias catalogadas.
Para tener constancia del proceso se recomienda registrar las cantidades de pesaje,
el número de muestra y los pesos obtenidos. Si está dentro de un margen de error
establecido previamente se podrá realizar la movilización y, de igual manera, a la
llegada de las sustancias, se realizará el mismo proceso, en caso de estar dentro de
parámetros establecidos, se recibirá las sustancias.
Para que el proceso sea auditable es necesario que cuente con firmas de
responsabilidad a la salida (despachador y trasnportista) y a la llegada (transportista
y receptor).
Para este proceso es necesario contar con balanzas calibradas que garanticen el
proceso de pesaje. La calibración debe realizarse dentro de los plazosrecomendados
por quienes realizan la calibración.
Para la aplicación del proceso de pesaje se ha elaborado un aplicativo que se adjunta
como material de soporte que recoge todos los pasos establecidos en el
procedimiento, detallados en la parte superior derecha del aplicativo para su fácil
uso.
Número de Lote
El número de lote nos brinda información particular de una sustancia, como es
lugar y fecha de fabricación, fabricante e información complementaria, que nos
permite realizar un mejor control y
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trazabilidad de una sustancia catalogada sujetaa fiscalización.
El número de serie es un código alfanumérico que se asigna a una sustancia
individual, es como la huella digital de la sustancia.
El número de lote es muy importante para realizar un control preventivo desustancias
catalogadas, con lo cual se podrá llevar un control desde su fabricación hasta su
uso final y podrá ser localizado o ubicado en cada punto.
Es de vital importancia que se registre este número en la factura de venta, para las
comercializadoras, en las órdenes de trabajo/producción/servicio/despacho en el uso,
ya que con esta información se podrá rastrear una determinada sustancia enun
determinado momento.
Con estas dos herramientas analizadas (control de pesaje aleatorio y No. de lote),
podríamos mejorar el sistema de control preventivo de las sustancias catalogadas por
lo que sería necesario trabajar en el desarrollo de tecnología que facilite la aplicación
de estas herramientas, para ello se deberá:
Mejorar los sistemas de pesaje en las empresas, implementando balanzas
electrónicas que registren los pesos de manera automática
Elaborar un procedimiento de pesaje que deberá ser difundido en la empresa,
principalmente con el personal encargado de esta actividad, así como también,
con las áreas de contabilidad y facturación que intervienen de forma indirecta en este
proceso.
Incluir a las empresas de transporte en las capacitaciones y en la aplicación de
los pesajes aleatorios, ya que ellos se encuentran dentro de la cadena de
movilización de las sustancias catalogadas sujetas a fiscalización y tienen un
grado de corresponsabilidad en el transporte de las mismas.
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