Capítulo 5.
5. Planeación y programación del
mantenimiento
En este capítulo se relaciona todo lo que debe hacerse para que los trabajos de
mantenimiento cumplan con su objetivo, que es poner nuevamente en funcionamiento el
equipo o máquina para el cual fue diseñado, y así operen en condiciones óptimas. Todo
lo anterior se ejecuta partiendo de que se hace una buena planificación y programación
del mantenimiento requerido.
5.1. Definición e importancia de la planeación y programación
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Concepto de planeación
En general, planificar es una serie de actividades, acciones o pasos que se deben realizar
con el objetivo principal de ejecutar el mantenimiento, de tal manera que minimice las
paradas imprevistas, las paradas programadas, aumentando y mejorando la productividad
de las plantas industriales. Steiner (1986) lo define de la siguiente manera: “Es el proceso
que determina los grandes objetivos de una organización y las políticas y estrategias que
gobernarán la adquisición, uso y disposición de recursos para conseguir tales objetivos”.
Con la planificación que es una herramienta muy importante en la dirección empresarial
de toda organización, hay que mencionar, además, que se debe aplicar en todos los niveles
de jerarquía dentro de la organización. El objetivo de planificar es lograr, alcanzar las
metas de la empresa, agilizando su consecución. También se considera como una función
propia de toda organización y es de suma relevancia dentro de esta.
La planificación es un instrumento de carácter formal en el que se permite fijar las
bases para cuantificar el producto global y también el de cada una de las secciones, áreas
o departamentos, y a su vez, ser un motivo para capacitar a todos los colaboradores de
la compañía, desde la alta dirección hasta el menor nivel. No es una regla general, pero
es bueno tener en cuenta una serie de elementos:
conceptos generales en la gestión del mantenimiento industrial
1. Definir muy bien el tiempo de la respectiva planificación.
2. Precisar muy bien qué departamento, área o sección de la organización se irá a
planificar.
3. Considerar algunas especificaciones como: la precisión y la exactitud, flexibilidad
para moldearse al medio, la lógica respecto a los datos analizados, la facultad
y simplicidad de ejecutar, y todos aquellos puntos de vista tanto cuantitativos
como cualitativos.
4. Que se involucren todos los niveles directivos.
5. Es importante que, en la alta dirección y en todos los niveles exista compromiso,
apoyo, vinculación efectiva y responsabilidad.
Concepto de programación
En general programar, es un proceso mediante el cual se acoplan aquellas actividades
o trabajos por realizar en un orden secuencial en tiempos definidos. También, se puede
decir que la programación en el mantenimiento industrial se sustenta en la secuencia
de efectuar los trabajos según las referencias sugeridas o planteadas y, obviamente, se
tiene en cuenta la periodicidad; apoyándose en el orden en que se deben ejecutar los
mantenimientos, de acuerdo con la urgencia, disponibilidad del equipo, disponibilidad del
personal, locaciones, herramientas, transporte y del material necesario, como repuestos.
La programación del mantenimiento se fundamenta de acuerdo con los equipos y
76 también según la inspección que se lleva a cabo en las empresas o compañías, estas
programaciones pueden ser diaria, semanal, quincenal, mensual, semestral o anualmente.
Características de la planeación del mantenimiento
▸ Las solicitudes de trabajos son inciertas por sus tendencias.
▸ Las clases de labores que se ejecutan o realizan en el mantenimiento son muy
heterogéneas, por lo que a veces se complica la promoción de que los trabajos
sean estándares.
▸ Tener en cuenta que una muy buena ejecución de estos planes depende de
la eficiente comunicación y coordinación de todos aquellos departamentos
o áreas que estén involucrados dentro de la organización en estos procesos.
▸ Haciendo una planificación, minimiza el tiempo ocioso del personal de
mantenimiento. Justificar los cargos de este departamento ante la dirección
de la compañía.
▸ Utilizar los recursos eficientemente cuando son asignados al departamento
de mantenimiento.
▸ Sostener un buen equipo de trabajo en la planta, que cumpla con las exigencias
de producción, ofreciendo resultados de buena calidad.
▸ Preparación de las órdenes de trabajo.
▸ Actualizar lista de materiales, repuestos, componentes, etc.
Planeación y programación del mantenimiento
▸ Elaboración de requisiciones de órdenes de compra, definiendo muy bien las
especificaciones del caso.
▸ Actualización y elaboración de planos, dibujos, hojas de vida de equipos y sus
respectivas fichas técnicas.
▸ Definir los estándares de tiempos de trabajo.
▸ Otros.
Pasos por tener en cuenta para ejecutar un plan eficaz
▸ Definir muy bien el alcance del trabajo.
▸ Determinar según cada trabajo las actividades por realizar. Plan de trabajo en
orden secuencial.
▸ Definir el personal según sus perfiles, dependiendo del trabajo para ejecutar.
▸ Tener en cuenta las locaciones donde se va a laborar.
▸ Coordinar el transporte, la alimentación, el alojamiento del personal, si se requiere.
▸ Coordinar con el Departamento de Compras la solicitud de repuestos, materiales,
componentes, equipos, etc.
▸ Es muy importante, todo lo relacionado con la seguridad industrial antes de
iniciar cualquier trabajo. Hacer las respectivas charlas de seguridad, elaborar
los permisos de trabajo.
▸ Establecer prioridades.
▸ Tener presente el medio ambiente, que NO se debe contaminar. Y los residuos
que se generan al hacer trabajos de mantenimiento, darle el destino acorde, 77
sin generar contaminación.
▸ Diligenciar los diferentes documentos que se generan, con información veraz y a
tiempo, como las “Órdenes de trabajo”, entregando la información al interesado.
▸ Revisar, validar y certificar los trabajos realizados.
▸ Desarrollar los planes de control.
Factores por tener en cuenta para la planeación y programación
▸ Pleno conocimiento de los procesos, de los métodos de producción, de la
maquinaria, de los equipos, etc.
▸ Contar con un buen equipo de trabajo, donde se tenga la experticia, los conocimientos
y las habilidades, para así poder estimar todos los ítems (cómo personal calificado,
tiempos, equipos, herramientas, materiales, etc.) que se debe tener en cuenta en
la planeación y programación del mantenimiento en las industrias.
▸ Tener excelentes habilidades de comunicación con todos los involucrados.
▸ Respeto por las personas.
▸ Que el personal esté comprometido con su seguridad (integridad física), con
el medio ambiente, con su desarrollo personal y laboral, y por supuesto, con
su empresa.
conceptos generales en la gestión del mantenimiento industrial
Tipos de planeación
▸ Para proyectarse a largo plazo: puede cubrir un tiempo de cinco años o más.
▸ Para proyectarse a mediano plazo: programas de un mes, incluso a un año.
▸ Proyección a corto plazo: programas diarios, semanales y hasta quincenales.
Factores por considerar para tener un programa confiable
▸ Tener una buena clasificación de las prioridades de trabajos por realizar, donde
se visualiza o se refleja la emergencia y el nivel de criticidad del trabajo.
▸ La colocación de materiales, repuestos, equipos.
▸ Tener buena comunicación con operaciones. Programación de producción.
▸ Hacer unas estimaciones realistas. Equipo de trabajo. Conocimiento - Experiencia.
▸ Flexibilidad en la programación.
Tipos de programación
▸ Programación a largo plazo: periodos comprendidos entre un año y tres años.
▸ Programación a mediano plazo: periodos mensuales, trimestrales o semestrales.
▸ Programación a corto plazo: periodos semanales o diarios.
Elementos de una programación óptima
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▸ Las órdenes de trabajo debidamente diligenciadas son consecuencia de un
procedimiento de planificación de manera óptima o eficiente. En las órdenes de
trabajo se debe declarar con exactitud las diferentes actividades o labores por realizar.
▸ Tener en cuenta los estándares de tiempo.
▸ Buena información de la disponibilidad del personal (especialistas, ingenieros,
técnicos, operadores, etc.) que van a realizar dicho trabajo. Turnos de rotación.
▸ Existencia de reparaciones y de información por tener en cuenta, para el
restablecimiento de una máquina, equipo, etc. Trabajos anteriores.
▸ También tener información de la disponibilidad de la máquina o equipo, por
parte de operaciones o producción, para así no afectar la producción de la
compañía. Lo mismo, si se necesitan herramientas especiales, para hacer el
trabajo respectivo.
▸ Coordinar con los departamentos involucrados.
▸ Haber definido las prioridades para realizar las tareas de mantenimiento.
▸ Notificar las labores pendientes ya proyectadas, pero que, de una manera u
otra no se ha podido realizar según programación previa.
Pasos del procedimiento de programación
▸ Hacer una clasificación de las órdenes de trabajo en desarrollo por área, por
particularidad y por locación.
Planeación y programación del mantenimiento
▸ Clasificar estas órdenes de trabajo, según prioridades.
▸ Agrupar en una lista las labores pendientes y los ya realizados.
▸ Analizar muy bien la duración de los trabajos (me da información, más adelante
para próximas programaciones de trabajos de mantenimiento).
▸ Tener en cuenta ubicaciones de los trabajos por realizar, distancias, tiempos
de desplazamientos, alojamientos, alimentación y a su vez, la posibilidad de
combinar trabajos en una misma locación.
▸ Programar trabajos de limpieza y orden. Recuerde que las instalaciones se
deben dejar después de un mantenimiento limpias y ordenadas.
▸ Emitir programas de trabajo diario, semanal y si es posible quincenal.
▸ Se debe tener siempre una persona a cargo, que sea responsable para que esta
programación se ejecute. Si no es así, se debe justificar por qué no se realizó.
Sistemas de prioridades para los trabajos de mantenimiento
Dependiendo de cada organización o empresa, los departamentos de Mantenimiento
tienen su propio sistema de prioridades según sus conocimientos, experticia, entre otros,
de tal manera que les da buen resultado. En la tabla 5 se pueden observar las prioridades
que se deben tener en cuenta para realizar trabajos de mantenimiento.
Tabla 5. Sistemas de prioridades para los trabajos de mantenimiento
prioridad tiempo de inicio del
código - tipo trabajo
tipo de trabajo 79
Cuando se genera un: Accidente de trabajo
(seguridad personal) – Contaminación
1 Emergencia Inmediato
ambiental – Catástrofe natural – Incendio –
Daño de la maquinaria – Parada de producción.
Para prevenir un: Accidente de trabajo
Dentro de las próximas 24 (seguridad personal) – Contaminación
2 Urgente
horas. ambiental – Catástrofe natural – Incendio –
Daño de la maquinaria – Parada de producción.
Dentro de las próximas 48 Cuando probablemente se va a tener una
3 Normal
horas. afectación en la producción, en una semana.
Según respectiva Para realizar mantenimiento correctivo
4 Programado
programación. programado, preventivo o predictivo.
Cuando se a signen los
Este tipo de trabajo por realizar no tiene
recursos, cuando producción
impacto inmediato en la seguridad del
5 Aplazable permita realizar los trabajos
personal, en contaminar el ambiente, en daño
si las condiciones climáticas
de maquinaria y en paradas de la producción.
lo permiten.
Fuente: Elaboración propia.
conceptos generales en la gestión del mantenimiento industrial
5.2. La orden de trabajo
Definición
Es el documento de soporte de las diferentes actividades realizadas en el departamento,
es el mecanismo básico de registro del sistema de mantenimiento que se emplea para
rastrear problemas de mantenimiento, trabajos, proyectos y cronogramas de mantenimiento
de equipos.
La orden de trabajo (OT) de mantenimiento es un documento escrito tipo formato,
donde se registra información muy valiosa:
▸ Tipo de mantenimiento realizado (mantenimiento correctivo programado,
preventivo, predictivo, etc.).
▸ Trabajos realizados.
▸ Costos reales y estimados.
▸ Tiempos de duración.
▸ Tareas específicas ejecutadas.
▸ Fechas de trabajos realizados.
▸ Historial.
▸ Trabajos pendientes.
▸ Fallas o defectos.
80 ▸ Recursos humanos.
▸ Materiales utilizados.
La creación de una orden de trabajo (OT) implica el uso adecuado de diversos campos,
cada uno de los cuales tiene como finalidad principal determinar los recursos necesarios
para ejecutar las OT de una manera eficiente y efectiva, adicionalmente el brindar
la información histórica que permita hacer gestión de mantenimiento identificando
desviaciones para controlar. Las ordenes de trabajo (OT) son muy particulares para cada
compañía, dependiendo de su función económica, estructura organizacional, personal,
tamaño, máquinas, equipos, sistemas, etc.
No obstante, se encuentra información universal presente en este formato, cómo:
▸ Número consecutivo.
▸ Categoría de la labor por realizar.
▸ Prioridad.
▸ Historial de la máquina o equipo.
▸ Los instrumentos funcionaron bien o mal.
▸ Tiempo de parada de la máquina o equipo.
▸ Tiempo real del trabajo realizado hasta la puesta en marcha.
Planeación y programación del mantenimiento
Tener en cuenta los siguientes principios para concebir una OT:
El primer criterio para la creación de una OT es la individualidad de la información
asociada a la actividad
Una labor de Mantenimiento que proviene de la manifestación de una forma o modo
de avería o falla debe ser administrada mediante la creación de una orden de trabajo de
manera manual, porque es necesario individualizar esta información como los modos y
causas de falla.
Una actividad repetitiva que involucre un reemplazo de un componente de un costo
significativo en un equipo (desmontar uno averiado e instalar otro en buenas condiciones),
amerita la creación de una orden de trabajo manualmente debido a que es necesario llevar
la trazabilidad a la historia del componente instalado y desmontado.
Las actividades de mantenimiento menor (cambio de componentes pequeños, ajustes,
apriete, asistir a operaciones en labores sencillas que no representan relevancia en la
intervención, información y tiempo de ejecución de eventos de mantenimiento) no ameritan
la creación de una orden de trabajo debido a que no provienen de la manifestación de
un modo de falla.
El segundo criterio para la creación de la OT debe ser los efectos de la ocurrencia de este
81
Las actividades de mantenimiento repetitivas periódicas cuyos efectos operacionales
y contables son predecibles no requieren la generación de OT de manera manual, porque
son generadas automáticamente por el software de mantenimiento (cuando la empresa
ve la necesidad de tener estos programas computarizados de mantenimiento) accionada,
desde el módulo de planes, mantenimiento preventivo, mantenimiento predictivo, etc.
Es el caso de las inspecciones, mediciones y rutinas de mantenimiento sobre los equipos
donde está claramente establecida la duración del trabajo, las actividades por realizar
y recursos requeridos.
Estas actividades usualmente no presentan cambios en su alcance, y cuando se
detecta algo excepcional que implique que el equipo debe estar parado más tiempo para
resolverlo, o que debe hacerse un trabajo adicional planeable, debe generarse una OT
particular para la actividad detectada y no para la actividad donde se detectó.
Tipos de ordenes de trabajo
En las figuras 37, 38 y 39 se pueden observar diferentes tipos de órdenes de trabajo.
conceptos generales en la gestión del mantenimiento industrial
Figura 37. Orden de trabajo, formato manual.
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Fuente https://ingenieriamecanicacol.blogspot.com/2016/11/gestion-logistica-procedimiento-de.html
Planeación y programación del mantenimiento
Figura 38. Orden de trabajo.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FORMATO DE OPERACIÓN
CÓDIGO: VERSIÓN: ORDEN DE TRABAJO DE
FO-MANT-XXX 00 MANTENIMIENTO VIGILADA MINEDUCACIÓN - SNIES 1705
Nro OT Descripción OT
INFORMACIÓN DEL EQUIPO INFORMACIÓN ORDEN DE TRABAJO
Activo: Tipo OT
Descripción del activo: Prioridad OT
Estado OT:
Ubicación del activo: Fecha programada de inicio:
Unidad funcional: Fecha programada de fin:
Clase de activo: MP:
Código USTA: Sección:
Criticidad del Equipo: Disciplina:
Cuenta contable:
DESCRIPCIÓN DE TAREAS
1.
2.
3.
4.
5.
INFORMACIÓN GENERAL DE LA INTERVENCIÓN (DILIGENCIAR)
Horómetro de parada del equipo
PARADAS DE LA UNIDAD FUNCIONAL
(Hrs):
Modo de falla: Activo Fecha Hora inicio Fecha Hora fin
Causa de falla:
Ítem que falla:
Especialidad - Nivel Horas planificadas Ejecutado por-Código Horas reales
1.
2.
83
3.
4.
5.
Código Material Nombre Material Cant. Planificada Cantidad real
TIEMPOS
1. Permisos y aislamiento 2. Transporte 3. Causas externas 4. Documentación
No. Per. HH:mm HH:mm HH:mm HH:mm
INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD (DILIGENCIAR)
¿Cómo encontró el equipo?
¿Qué trabajo realizó?
¿Estado del equipo después del trabajo? (Parámetros)
OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
Ejecutante Supervisor Jefe de sección
Fecha: Fecha: Fecha:
Firma: Firma: Fecha:
Fuente: Elaboración propia.
conceptos generales en la gestión del mantenimiento industrial
Figura 39. Orden de trabajo creada en un software de mantenimiento.
Fuente: Elaboración propia.
84
5.3. Manual de mantenimiento
En el Manual de mantenimiento se encuentran los procedimientos e instructivos que se
documentan y que son muy necesario en toda industria, no importa el tipo o tamaño de
esta. En este documento se debe reflejar la misión, visión, política, filosofía, organización,
procedimientos de trabajo, instructivos de operación, de medición y de control que se
realizan a los diferentes equipos o máquinas del proceso productivo; garantizando su
buen funcionamiento en cuanto a disponibilidad, confiabilidad y así cumplir con las
exigencias de calidad establecidas por la empresa. Disponer de este tipo de documento
en la compañía es muy importante, por lo siguiente:
▸ Es el medio para facilitar una óptima planificación y por ende un eficiente
mantenimiento.
▸ Es tener un documento formal que se le puede presentar a clientes, proveedores,
entes gubernamentales y a todo el personal de la compañía.
▸ Permite la capacitación, entrenamiento y formación continua y permanente del
personal antiguo y del nuevo.
▸ A su vez contribuir con el propósito de mejoramiento y optimización de las
máquinas o equipos que participan en el desarrollo de la producción.
Planeación y programación del mantenimiento
▸ Promueve el desarrollo de un buen entorno laboral, induciendo al personal a su
participación de manera comprometida (responsable), eficiente y con sentido
de pertinencia.
▸ Generando el cuidado en la integridad física de las personas que trabajan en
la empresa responsable con la seguridad industrial y el medio ambiente, y por
supuesto, con la conservación de los activos de la compañía.
El Manual de mantenimiento, además de su formato y contenido, está supeditado a:
▸ Envergadura de la empresa.
▸ Tipos de productos o servicios que ofrece.
▸ Equipos, maquinaria e instalaciones y tecnología que dispone.
▸ Nivel cultural, social y educativo de su personal.
Antes de iniciar el Manual de mantenimiento y aplicar algún modelo específico, es
recomendable estudiar y conocer bien los activos de la compañía y hacer un listado de
estos. Se pueden clasificar inicialmente, según su importancia, relevancia, ubicación,
etapa del proceso, interdependencia entre ellos, etc.
Este tipo de trabajo toma tiempo, ya que es muy importante para empezar a elaborar
dicho manual. A grandes rasgos, un Manual de mantenimiento puede contener los
siguientes temas:
85
▸ Introducción.
▸ Organización de la empresa.
▸ Organización del Departamento de Mantenimiento.
▸ Políticas.
▸ Objetivos.
▸ Metas.
▸ Responsabilidades – Perfiles de los cargos.
▸ Entrenamiento, formación y capacitaciones.
▸ Descripción de los procesos y de los equipos o maquinarias.
▸ Administración y control.
▸ Fuentes de información: Mantenimientos correctivos, preventivos, predictivos,
inspecciones de rutinas, catálogos de equipos/maquinaria, proveedores, normas,
software de mantenimiento, reportes de producción, seguridad industrial, medio
ambiente, entre otros.
▸ Flujo de información; diagramas esquemáticos.
▸ Documentos: Fichas técnicas de máquinas o equipos – Historial de máquinas
o equipos – órdenes de trabajo (prioridades) – software de mantenimiento.
▸ Indicadores de desempeño o de gestión.
Resumiendo, el Manual de mantenimiento tiene por meta fomentar las diferentes labores
o actividades propias del departamento, de manera garantizada y eficiente, contemplando
conceptos generales en la gestión del mantenimiento industrial
dentro de su organización los conceptos de funcionamiento de los equipos o máquinas
para los cuales fueron diseñados. La ubicación de los equipos o máquinas dentro de la
compañía, y también el proceso productivo, definiendo su criticidad.
En los manuales se deben incluir todas aquellas actividades relevantes propias de cada
mantenimiento realizado, sus procedimientos asociados a los diferentes mantenimientos
como el correctivo, el preventivo, el predictivo, etc., donde también se debe incluir el
análisis de riesgos laborales e impacto ambiental. Otros ítems para tener en cuenta es la
investigación y el análisis de averías, lista de partes o componentes y stock de repuestos.
Tanto las fichas técnicas como las hojas de vida de los equipos o máquinas se pueden
diseñar según necesidades y conocimientos de cada compañía, lo mismo que las ordenes
de trabajo. El software de mantenimiento industrial, su capacidad, su alcance, los módulos
que tengan es propio de cada empresa, dependiendo de sus recursos.
Para terminar, los manuales de mantenimiento deben proveer información veraz
y actualizada, suficientemente técnica y lo más didáctica posible (fácil de entender),
siempre en el momento oportuno; de tal manera que me permita manipular la planta
de producción según los procedimientos previamente definidos por las políticas de la
compañía, las normas, la seguridad industrial y los requerimientos del medio ambiente.
A continuación, se observa en la figura 40 la ficha técnica de un elevador de cangilones,
86 muy utilizado en las empresas agroindustriales.
Figura 40. Ficha Técnica. Elevador de Cangilones.
Fuente: Elaboración propia.
Planeación y programación del mantenimiento
En el sector de alimentos (embutidos) se utilizan equipos, cómo molinos, para el corte
de carne. En la figura 41 se puede ver una ficha técnica de un molino para corte.
Figura 41. Ficha técnica. Molino.
Fuente: Elaboración propia.
Otro tipo de ficha técnica se observa en la figura 42, planta generadora de electricidad.
Figura 42. Ficha técnica. Planta generadora de electricidad. 87
Fuente: Elaboración propia.
conceptos generales en la gestión del mantenimiento industrial
Algunos formatos que se pueden elaborar para tener el respectivo historial de la
maquinaria dentro de la compañía. Hojas de vida - equipos. Se pueden apreciar en las
figuras 43, 44 y 45.
Figura 43. Hoja de vida equipo – Horno.
Fuente: Elaboración propia.
Figura 44. Hoja de vida equipo – Rosca transportadora.
88
Fuente: Elaboración propia.
Planeación y programación del mantenimiento
Figura 45. Hoja de vida equipo – Elevador de cangilones.
Fuente: Elaboración propia.
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