Manual de Usuario

Objetivo General

Este manual de usuario busca solucionar las dudas mas frecuentes dentro del área de trabajo, asi
como promover la información y el buen uso de los formatos creados para la empresa, de esta
forma obteniendo mejores resultados

Jusitificacion

Con la creación de nuevos formatos para promover el desempeño y la seguridad de la empresa se

necesita alguna forma de conocerlos a fondo y asi también conocer como funciona por ende la
creación de un manual que pueda resolver todas esas dudas es una buena solución

Objetivos

 Promover el conocimiento de los nuevos formatos dentro del área de trabajo

 Dar a conocer los procesos necesarios para el llenado de los formatos
 Dar a entender en que casos aplican ciertos formatos
 Mejorar la calidad de la empresa
 Mejorar el servicio al cliente

Alcances

 Se tiene como objetivo solo a los empleados de la empresa

 Se enfocara en mejorar el desempeño de dos departamentos en especifico
 Se busca promover mejores relaciones dentro de la empresa al compartir información
nueva

Limitaciones

 Solo se puede usar dentro de la empresa

 El uso es prácticamente solo para el área de inventarios y ventas
 No se puede usar en otras partes de la empresa mas que en las especificadas
 Contienen la información exacta
 Son formatos estáticos, ediciones deben de ser echas aparte
  No se busca que el conocimiento sea a base de prueba y error

Resumen General

Dentro de este manual de usuario se planea dar a entender los formatos desde sus partes como su
rol dentro de la empresa

Los formatos dados son los siguientes (en orden de aparición dentro de este manual)

 Formato de entrada y salida de bodega

 Formato de requisición de materiales
 Formato de salida de productos (ventas)
 Formato para el conteo de inventarios
 Formato de registro para salida de productos dentro de la empresa
 Formato para actas de fallo

Estos 6 formatos buscan promover la calidad dentro de la empresa proporcionando mejoría

dentro de los estándares ya definidos, desde buscar mejorar la seguridad dentro de la empresa
hasta el manejo y conteo de inventarios ya existentes o de nuevo procedencia

Descripción

Formato de entrada y salida de bodega

Este formato fue creado con el fin de registrar a toda persona que necesite entrar a la bodega(área
de inventarios) registrando sus datos, motivos y enumerándose dentro de la misma lista, esta
cuenta con un apartado de fecha para registrar el dia en el cual se maneja esta información y
poder guardarla de manera mas ordenada

Su único fin es el de mejorar la seguridad dentro de la bodega permitiendo registrar a las personas
que entran y salen, de esta forma obteniendo un mejor orden respecto la información de los
empleados del área de inventarios y los que necesitan algún producto

Este formato se lleva de la mano con el resto ya que se necesita llenar este en caso de que se
requiera entrar por un material o si es que un empleado entrar a su turno dentro de la bodega
Partes

Diagrama No.1 Vista General

Esta es la vista general del formato de entrada y salida, se puede apreciar la cantidad de columnas
las cuales son respectivamente

 No.: Es el numero de empleado que entrara (en este caso si sobrepasan los 20 empleados
que entraron el dia de hoy se necesitaría usar otra hoja)
 Departamento: Es el departamento del cual proviene el empleado, ya sea ventas,
intendencias, etc.
 Hora de entrada: Esta es la hora que se debe registrar para validad la entrada del
empleado
 Hora de salida: Esta hora se debe de poner al momento de salir de la bodega para poder
terminar el registro
  Observaciones: Estas son dos en especifico el nombre del empleado y su motivo para
entrar ya sea para recolectar productos, o si en otro caso se necesita algún producto como
hojas o plumas dentro de la empresa (para este ultimo caso existe otro formato)

Descripción del proceso

Para poder hacer un buen uso de este formato se deben de seguir las siguientes indicaciones

1. Llega al área de bodega y solicita la hoja de ingreso

2. Coloca dentro del cuadro DEPARTAMENTO de qué departamento provienes
3. Dentro del cuadro HORA DE ENTRADA coloca la hora exacta en la que entraste al área de
bodega
4. Coloca en el cuadro de OBSERVACIONES tu nombre y el motivo por el cual entraste o necesitas
entrar al área de bodega, si es para pedir productos para dentro de la empresa consulta el
formato “Formato de registro para salida de productos dentro de la empresa“
5. Al momento de salir del área de bodega registra en el cuadro HORA DE SALIDA la hora exacta
en la cual saliste

Ese seria el proceso a seguir para poder rellenar la hoja de “Registro de ingreso y salida”

NOTA: Todos los datos deben de ser llenados con tinta azul o negra para mayor seguridad

Apartado de dudas mas frecuentes

 Como pido los datos?

Los datos no se pueden pedir, la hoja se debe de proporcionar al empleado y este debe de
llenarla con tinta negra o azul dependiendo sus necesidades
 Que pasa si la hoja se termina?
Se puede usar otra siempre y cuando se respete el folio enumarado y la fecha del mismo si
se cambia puede haber problemas al recabar los datos al fin del dia
 Que pasa si el empleado no necesita entrar a la bodega?
Si en este caso solo solicita algún producto se le debe de entregar otro formato y evitar
que llene este
  Que sucede en caso de perder la hoja?
Se debe de solicitar una reposicion de inmediato y cerrar el área de bodega hasta recibir
una nueva (aproximadamente 5 o 10 minutos..)
 Que hago al terminar el dia?

Al terminar el dia la hoja debe de ser retirada del resto para guardarla dentro de algún almacen,
este asi se queda registrado como un dia mas y en caso de perdida o extravio se pueda consultar
sin problema alguno
Formato de requisición de materiales

Partes

Diagrama No.2 Vista General

Esta es la vista general del formato de requisicion de materiales de la empresa, en este formato se
encuentran varias columnas las cuales son las siguientes:

 Articulo: En este apartado se coloca el producto que llego a la empresa

 Cantidad: Esta columna se llena con la cantidad de unidades que llegan a la empresa
 Numero: Esta columna registra el numero procedente del producto (se puede llamar
orden de llegada para mayor comprensión)
 Descripcion: Una frase corta para poder describir el producto que llego
 Cantidad Emitida: Este dato es la cantidad que llega por parte de la empresa de esta forma
se compara si llego la requerida o no
  Costo Unitario: Este es el precio que se da por cada unidad emitida o requerida
 Costo Total: Esta es la cantidad total a pagar respecto las unidades pedidas

Descripcion del proceso

La forma correcta de llevar a cabo el llenado de este formato es el siguiente

 Al momento de recibir le mercancía se debe de comprar visualmente que se incluya todo,
al verificar se puede proceder al llenado y verificar de manera física
 En el apartado ARTICULO se debe de colocar el producto que llega en este caso si son
varios se enlistan todos
 En CANTIDAD se ponen las cajas que se solicitan, si es solo una pieza se coloca de todas
formas
 En NUMERO se coloca el orden con el que se registra, esto no afecta en nada al proceso
pero promueve mayor orden
 DESCRIPCION se debe de llenar con un pequeño anotamiento de que es el producto
 Despues la CANTIDAD EMITIDA es la cantidad que la empresa solicita y se debe de tener a
comparación con la CANTIDAD
 El COSTO UNITARIO se llena con el precio por unidad solicitada, de esta se forma se
obtienen después los costos totales
 COSTO TOTAL es el resultado de multiplicar costo unitario por cantidad registrada de esta
forma se obtiene el ultimo dato
 Al rellenar todo el formato se entrega una copia en hoja calcada al vendedor y se conserva
la original para almacenarla junto a los productos
NOTA: Todos los datos deben de ser llenados con tinta azul o negra para mayor seguridad

Apartado de dudas
 Que se hace en caso de que no coincidad la cantidad emitida y la cantidad entregada?

En estos casos se debe de notificar de inmediato al encargado de bodega y este a su vez notificara
a la empresa que entrega los productos para llegar a una solucion

 Quien tiene acceso a este tipo de formatos?

Solo el encargado de bodegas los entrega al momento de una requisicion

 Que hacer en caso de extravio del formato?

Se debe de informar y explicar el motivo para poder solicitar un nuevo formato

 Hice la cuenta mal y ahora entregue un precio erróneo, que debo de hacer?
En este caso se desecha la antigua nota y se comienza de nuevo con el conteo
Formato de salida para venta de productos

Partes
Diagrama No.3 Vista General

Este es el formato usado cuando se va a vender algún producto por fuera de la empresa, de esta
forma se tienen los datos, precio y cantidad a vender, sus partes son las siguientes:

 Cantidad: Esta es la cantidad de cierto producto que se va a vender en este caso sea por
cajas o paquetes o de manera individual
 UM. : Este valor es “Unidad Medida”, este apartado se considera para colocar el ID
registrado dentro de la empresa, de esta forma se guardan los datos de manera correcta
 Descripcion: Este espacio sirve para colocar una breve descripción del producto vendido
 C.Unit: Esta es la cantidad unitaria, se utiliza a la par de la cantidad registrada, solo para
colocar cuantas piezas vienen dentro del paquete registrado en cantidad
 Subtotal: Esta es la cifra de precio unitario
 Total: Esta es la cifra de precio total, contando unitario por cantidad registrada
  : Este apartado nos permite registrar que numero de hoja
se usa

 : Este seria el dato “Con Copia” para registrar si se

necesita una copia de la factura o no

 : En este apartado se coloca la fecha de la venta

 : En este recuadro se coloca el nombre y la firma de quien autorizo la

venta

 : En este cuadro se colocan los datos de quien entrego la mercancía

 : En este cuadro se coloca el nombre y firma de quien recibe el pago

NOTA: Todos los datos deben de ser llenados con tinta azul o negra para mayor seguridad

Descripción del proceso

La forma correcta para el llenado de este formato es la siguiente

 Primero se debe de llenar el apartado de folio con el numero correspondiente al formato

usado ya se con cuenta de números o un código especial
 Despues se debe consultar si se necesitara una copia o no para llenar el espacio de C.C.
 Por ultimo se coloca la fecha de la venta
 Primero en cantidad se debe de solicitar los datos de los productos que se venderan, y se
colocaran la cantidad de unidades por paquete a vender
 En UM se debe de colocar el ID de dichos productos para poder llevar un progreso de que
productos son los que se están vendiendo
 Despues en descripción se va a colocar el nombre y los detalles del producto (por ejemplo
caja de plumas Scribd de tinta azul con 20 pz)
 En C.UNIT, se colocara la cantidad de piezas que viene en el paquete (Por ejemplo, 20
paquetes de 40 plumas c/u)
 Para después en subtotal sacar el precio unitario de cada producto que se registro
  Ya con estos datos se coloca el TOTAL de los productos y se firma con los datos solicitados
de quien autorizo la venta, quien entrego los productos y quien recibió los mismos

Apartado de dudas

 Que hacer en caso de que la venta no se concrete

En este caso los productos se devuelven a su locación original y la factura se talla de par en par
para denominarla como venta cancelada

 Que pasa si no firmo las hojas?

Las hojas deben de estar firmadas siempre una falta de las misma podría llevar a una falla
administrativa y provocar problemas en el registro de los datos de venta

 De donde puedo sacar los precios unitarios?

Estos se deben de consultar junto al empleado que hace el envio de productos o en el área de
bodega

 Complete la venta y ahora que debo hacer?

El formato debe de ser llevado al área de ventas para que pueda ser registrado y se pueda
actualizar el inventario lo mas pronto posible
Formato para conteo de inventarios

Partes
Diagrama No.4 Vista General
Este es el formato utilizado para contabilizar los inventarios que ya se tienen o que llegan que de
requisiciones previas

En este caso el formato consta de las siguientes partes:

  Costo de unidad: En este apartado se introduce el dato del costo por unidad conseguida
 Descripcion: Este recuadro permite poner una breve descripción del producto a
contabilizar
 Unidad: Este apartado permite poner la cantidad de unidades que se tiene del producto
registrado
 Costo unitario: En este apartado se ponen los precios por piezas en vez de por unidad (se
contabiliza por ejemplo las piezas dentro de un paquete)
 Total: En estos dos cuadros se ponen respectivamente el total de los productos registrados
y el total de los precios unitarios de cada pieza obtenida

 : En este cuadro se colocan el nombre y la firma del responsable de

haber realizado el conteo

 :En este espacio se colocan los datos del encargado para verificar
que el conteo quedo echo de forma correcta

 : Este cuadro es firmado por el jefe de departamento para verificar

que todo el proceso se llevo adecuadamente

NOTA: Todos los datos deben de ser llenados con tinta azul o negra para mayor seguridad

Descripción del proceso

 Para comenzar el conteo se debe de tener el formato preparado, por lo menos dos
empleados que serian el gerente y un empleado de inventarios, asi como las notas de
venta anteriores
 Lo primero es verificar visualmente los inventarios que están y anotarlos en la lista, de esta
forma se sabra que inventarios se revisaran
 Ya habiendo localizado el stack de inventario que se revisara debe de anotar todos los
productos con su numero de unidad, para después de esto colocar una breve descripción
 Habiendo realizado esto, se abre la unidad para contabilizar la cantidad de piezas y anotar
su precio unitario basándose en las hojas de ventas que se pidieron con anterioridad
  Al realizar el proceso y terminar con todas las unidas del stack solicitado se debe regresar
todo a su estado original
 Despues se debe de sacar la cuenta entra la multiplicación del numero de unidades por el
costo unitario de las piezas, para después sumar todos esos resultados y sacar un total
estimado de productos y de costos
 La operación a realizar para los dos totales serian respectivamente una suma de todas las
unidades obtenidas para sacar un total y una suma de todos los precios unitarios por la
cantidad de unidades que se tienen
 Despues de realizar todo este proceso solo se necesitaría recabar las firmas por parte de
administración y entregar el formato completado

Dudas mas frecuentes

 Que ocurre si no contabilizo un producto?

En este caso se tendría que repetir todo el proceso para asi poder obtener todos los resultados
de manera correcta ya que un resultado puede afectar todo el proceso

 Como puedo obtener los resultados de manera directa?

Estos se obtienen por la suma de varios valores dentro de los inventarios obtenidos, no existe una
forma “directa”

 Si no consigo las firmas que sucede?

El formato se tiene que resguardar hasta el regreso de las personas que puedan otorgar las firmas
necesarias, en caso de de no poder hacerlo el formato debe de ser guardado en un folder aparte
teniendo en cuenta que falta de firmarse

 Cuantos empleados pueden realizar este proceso?

El formato solo es necesario para ser llenado por dos personas como máximo

 Que es un stack?

Un apartado en los inventarios que guarda varias cosas

Formato de salida de productos de manera interna

Partes

Diagrama No.5 Vista General

Este es el formato a utilizar cuando se tenga que retirar mercancía por parte interna de la
empresa, de esta forma se lleva el registro de los productos recolectados, sus partes son las
siguientes

 Unidad: Es el apartado del nombre de la empresa

 Entregado a: es el apartado para la persona a la cual se le entregara la mercancía
 Con cargo: este apartado es para poner el cargo de la persona que pide los artículos
 Fecha de entrega: es la fecha con la que se entregan los productos
 Código ID: es el código con el que se conocen los productos dentro de la empresa
 Descripcion: se detalla el contenido de los productos que se entregaran
 Unidad: es el tipo de unidad a entregar se pone que producto es
 Cantidad: es la cantidad de productos que se entregan a el que lo solicita
 Observaciones: es el apartado donde se anotan defectos o casos que pasan al entregar
mercancía

 : Este apartado lo firma la persona que solicita los productos

  : este apartado lo firma la persona encargada de entregar los
productos

 :Este apartado es firmado por el responsable del área de almacen

 : Este apartado lo firma el jefe de recursos (gerente) para poder validar

la salida de productos

NOTA: Todos los datos deben de ser llenados con tinta azul o negra para mayor seguridad

Descripción del proceso

 Dentro del proceso para pedir un producto se deben de llenar los datos iniciales para
poder proceder después a pedir productos, en este caso la unidad de donde se proviene
en este caso la empresa, se pone el nombre de la persona que entrega los productos y por
ultimo su cargo (ya sea empleado o gerente) y la fecha de cuando se pidieron
 Despues se debe de comenzar colocando los datos de los productos en este caso el ID para
poder solicitar el producto necesario
 Despues se coloca la descripción del producto para dar a conocer cual tipo de producto se
entregara al solicitante
 De aquí se coloca la unidad en este caso que tipo de producto es (papelería, equipos de
computo, limpieza, etc.)
 Para después colocar la cantidad de productos solicitados
 Terminando esto si algún producto al entregarse tiene algún defecto visual se anota en
observaciones o si al momento de la entrega el producto no funciona correctamente se
anota de igual forma en observaciones
 Ahora para terminar el proceso lo que se tiene que hacer es recolectar las firmas para
poder entregar los productos y asi mismo terminar con el proceso de llenado de este
formato para después poder guardarlo dentro de algún registro especial
Dudas mas frecuentes

 Que sucede si no se encuentra el producto solicitado?

Si el producto dentro de la empresa no se encuentra disponible se le debe de notificar al

solicitante de esta forma el podrá decidir si usar un producto similar o cancelar el pedido

 Como puedo llenar las columnas?

Se debe de llenar respecto el orden dado, algún salto en el proceso puede generar errores

 Si piden algún producto que no puedo dar que tengo que hacer?

Los productos legibles para su pedido serian papelería, limpieza y equipos de computo en este
ultimo caso solo si es necesario para reemplazar algún componente físico como teclado o mouse
dentro de los equipos de computo, asi como baterías u objetos comunes

 Que productos puedo entregar?

Se puede entregar desde limpieza como escoba, mopa o papel, hasta baterías AA o AAA, asi como
mouse o teclados solo con verificación previa para no usar equipos nuevos sin necesidad de los
mismos

De esta forma el manual de usuario te otorga los conocimientos básicos para poder conocer como
llenar los formatos nuevos para la empresa R3J3