MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

PARA EL USO, MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR

PROPIEDAD DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA

Oficina de Planificación y Presupuesto

_______________________________________________________________________________
Julio, 2015
 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PARA EL USO, MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DEL
PARQUE AUTOMOTOR PROPIEDAD DEL MPPEUCT

ÍNDICE

Página
I. INTRODUCCIÓN ....................................................................
II. BASE LEGAL ...........................................................................
III. NORMAS .................................................................................
DISPOSICIONES GENERALES .............................................
DEL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE, LUBRICANTES Y
SERVICIOS PARA VEHÍCULOS .............................................
DE LA SOLICITUD DE SERVICIOS DE TRANSPORTE ........
DEL MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS ...............................
DISPOSICIONES FINALES ...................................................
IV. PROCEDIMIENTOS
A. SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE, LUBRICANTES Y
SERVICIOS PARA VEHÍCULOS ............................................
B. SOLICITUD DE SERVICIOS DE TRANSPORTE ...............
C. MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS ..................................
V. CONFORMES ..........................................................................
VI. AUTORIZACIÓN ......................................................................
VII. ANEXOS ……………………………………………………………..

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PARQUE AUTOMOTOR PROPIEDAD DEL MPPEUCT
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PARA EL USO, MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DEL
PARQUE AUTOMOTOR PROPIEDAD DEL MPPEUCT

III. INTRODUCCIÓN

El presente “Manual de Normas y Procedimientos para el uso,

mantenimiento y conservación del parque automotor propiedad del
Ministerio del Poder Popular para Educación Universitaria, Ciencia y
Tecnología” tiene por objeto documentar, estandarizar y regular los
diferentes procedimientos ejecutados en el área de transporte, adscrita a la
Dirección de Mantenimiento y Suministros, además de servir de guía a los
funcionarios responsables del control y uso del parque automotor propiedad
del Ministerio.

El manual está constituido por:

 Normas que rigen el proceso de uso, mantenimiento y conservación del
parque automotor del Ministerio, soportadas en las leyes, decretos,
reglamentos y demás instrumentos legales que conforman el
ordenamiento jurídico inherente a la Administración Pública, en la materia
específica del presente manual.
 Procedimientos
• Suministro de combustible, lubricantes y servicios para vehículos.
• Solicitud de servicios de transporte.
• Mantenimiento de Vehículos.

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PARA EL USO, MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DEL
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III. BASE LEGAL

 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en la

Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 5.908 (E), de
fecha 19/02/2009.

Leyes Orgánicas
 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela Nº 6.013 (E), de fecha 23/12/2010.

Leyes
 Ley de Tránsito terrestre, publicada en la Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela N° 38.985, de fecha 01/08/2008.
 Ley Contra la Corrupción, publicada en la Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela N° 5.637 (E), de fecha 07/04/2003.

Decretos con Rango, Valor y Fuerza

 Decreto N° 1.407 con Rango, Valor y Fuerza de Reforma de la Ley
Orgánica de Bienes Públicos, publicado en la Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela N° 6.155, de fecha 19/11/2014.

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III. NORMAS

DISPOSICIONES GENERALES

1. A los efectos del presente manual se establecen los siguientes términos:

 ACUMULADOR: dispositivo que almacena energía por procedimientos
electroquímicos y de la que se puede disponer en forma de electricidad
para el funcionamiento del vehículo.
 ASIGNACIÓN: decisión por la cual se determina que una persona es
responsable del uso y cuidado de un vehículo.
 DAÑO: acción que provoca el deterioro o mal estado del vehículo.
 FALLA: condición no deseada que hace que un vehículo no
desempeñe la función para la cual existe.
 FLOTA: es el conjunto de vehículos que conforman el parque
automotor del MPPEUCT.
 INSPECCIÓN: exploración física que se realiza con la finalidad de
verificar la normalidad o determinar la anormalidad de las piezas del
vehículo.
 MANTENIMIENTO: serie de acciones necesarias para conservar en
buen estado los vehículos propiedad del Ministerio.
 PARQUE AUTOMOTOR: se refiere a la flota de vehículos del
Ministerio.
 TRASLADO: cambio de lugar de una persona o cosa a través de los
vehículos del Ministerio para misiones institucionales.
 VEHÍCULO: medio de transporte por el cual se pueden realizar
traslados de un lugar a otro, tanto de personas como de carga.

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MOTOS???

2. El área de transporte, adscrita a la Dirección de Mantenimiento y

Suministros, es la unidad responsable de la administración y control del
parque automotor propiedad del Ministerio.

3. Sólo serán asignados vehículos de manera permanente al (a la)

Ministro(a), Viceministros(as) y a aquellos Directores(as) Generales que
sean previamente autorizadas por escrito por la Máxima autoridad del
Ministerio.

4. Las asignaciones permanentes se realizarán a través de un “Acta de

Asignación de Vehículo”, expedida por el área de transporte.

5. Los vehículos pertenecientes a la flota de transporte del Ministerio

únicamente serán manejados por el personal autorizado para tal fin
(conductores).

6. Los conductores de vehículos pertenecientes a la flota de transporte del

Ministerio del Poder Popular para Educación Universitaria, Ciencia,
Tecnología, en el ejercicio de sus funciones, deberá cumplir con las
disposiciones establecidas en la ley de tránsito terrestre, vigente.

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DEL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE, LUBRICANTES Y SERVICIOS

PARA VEHÍCULOS

7. En el caso de que el Ministerio tenga contratos para la prestación de

servicios a la flota de vehículos, el área de transporte deberá recibir
mensualmente las “facturas”, “Notas de Contado” (o su similar) expedidas
por las estaciones de servicios contratadas.

8. Será responsabilidad del (de la) Coordinador(a) del área de transporte,

mantener custodiados las “Órdenes de Servicio para Vehículos”, a fin
de llevar un estricto control en su entrega a los conductores y evitar su
sustracción.

9. Toda “Orden de Servicio para Vehículos” deberá estar debidamente

firmada y sellada por el (la) Coordinador(a) del área de transporte, con el
fin de reconocerse el pago por parte del Ministerio.

10.En caso de que el conductor no posea una “Orden de Servicio para

Vehículos” para el suministro de gasolina y el vehículo lo requiera, podrá
realizarlo de manera inmediata, solicitando la factura con un sello que
indique su cancelación a nombre del Ministerio del Poder Popular para la
Educación Universitaria, Ciencia y Tecnología o, en su defecto, sus siglas,
es decir, MPPEUCT.

11. La factura por consumo de gasolina a la que se refiere el numeral anterior,

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deberá ser entregada al área de transporte dentro del plazo máximo de

tres (3) días, a fin de gestionar su reembolso ante la dependencia
correspondiente.

12.Si el conductor se encuentra realizando un traslado fuera del Área

Metropolitana de Caracas, el plazo antes estipulado comenzará a correr al
momento de hacer la entrega del vehículo en el área de transporte.

DE LA SOLICITUD DEL SERVICIO DE TRANSPORTE

13.Únicamente serán prestados los servicios de transporte a las

dependencias del Ministerio para actividades de carácter institucional.

14.Sólo se gestionarán aquellas solicitudes de servicio de traslado que se

realicen ante el área de transporte, a través del formato “Solicitud de
Vehículo”.

15.Es requisito indispensable para su procesamiento, que el formato de

“Solicitud de Vehículo” tenga (en el espacio correspondiente) el nombre
legible y la firma de la máxima autoridad de la dependencia de donde se
expide.

16.El formato “Solicitud de Vehículos” deberá ser recibido con, por lo

menos, veinticuatro (24) horas de anticipación si el traslado es dentro de

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la ciudad de Caracas, y setenta y dos (72) horas de anticipación si el

traslado es fuera de ella.

17.Se deberá llevar un estricto control de las solicitudes de servicio de

transporte recibidas, a fin de contar con información confiable y oportuna
sobre la disponibilidad, uso y destino de los vehículos.

18.El conductor, al recibir conforme el vehículo, es responsable de

mantenerlo en óptimas condiciones hasta el momento en que sea
devuelto al Ministerio, para lo cual deberá realizar las revisiones en los
lapsos indicados en este manual.

19.Será responsabilidad del conductor, medir los fluidos del vehículo (aceites,
liga de frenos, agua, refrigerante, entre otros), cada vez que reponga la
gasolina, a fin de mantenerlo en óptimas condiciones.

20.Es requisito indispensable revisar las condiciones generales en que se

encuentra el vehículo (agua, refrigerante, liga de frenos, aceite de motor,
luces, aire acondicionado, condiciones de la carrocería, entre otros) al
momento de la entrega y recepción por parte de los conductores.

21.La revisión mencionada en la norma anterior, deberá realizarse mediante

el formato “Reporte de Inspección de Vehículo” (tanto para carros como
para motos), el cual deberá contener (en el espacio para tal fin) el nombre
legible, el número de cédula y la firma del conductor que recibe y entrega

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el vehículo ante el área de transporte.

22.Al momento de realizar la revisión del vehículo, se deberá verificar que

tenga las herramientas asignadas, según el tipo de vehículo. En caso de
pérdida de éstas, el conductor deberá presentar al (a la) Coordinador(a)
del área de transporte, una exposición de los motivos que ocasionaron el
hecho.

23.Tanto los conductores como los responsables de los vehículos asignados

a las dependencias, deberán estar presentes junto con el (la)
Coordinador(a) del área de transporte, al momento de realizar el chequeo
de las condiciones en las que se está haciendo la entrega del vehículo, de
la póliza de seguro vigente del vehículo, el carné de circulación y el Acta
de Asignación.

24.Los vehículos propiedad del Ministerio deberán pernoctar en las

instalaciones de su sede central, sólo en caso debidamente justificado y
autorizado por el (la) Director(a) General de la Oficina de Gestión
Administrativa o por el (la) Coordinador(a) del área de transporte, éste
podrá pernoctar fuera de las mismas.

25.Semanalmente, el (la) Coordinador(a) del área de transporte deberá

realizar una inspección a todos los vehículos, con el objeto de verificar el
estado en que se encuentran y elaborar el informe correspondiente, a fin
de mantener informado(a) al (a la) Director(a) de Mantenimiento y

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Suministros.

26.Todo conductor deberá respetar estrictamente la ruta establecida para

cumplir con el traslado asignado. En los casos que, por razones de fuerza
mayor (manifestaciones violentas, marchas, accidentes viales o cierre de
vías), tenga que tomar otra ruta, deberá comunicarlo de manera inmediata
al (a la) Coordinador(a) del área de transporte.

DEL MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS

27.Sin perjuicio de lo establecido en el numeral 25, la Dirección de

Mantenimiento y Suministros deberá planificar y programar los
mantenimientos preventivos de los vehículos que conforman la flota del
Ministerio. Para ello, se deberán efectuar inspecciones tanto de vehículos
y motos, a través de los formularios de “Reporte de Inspección de
Vehículo” y “Reporte de Inspección de Vehículo (Moto)”, según
corresponda.

28.Será responsabilidad del conductor, llenar el formato “Solicitud de

Reparación de Vehículo”, al detectar cualquier falla o irregularidad en el
funcionamiento del vehículo asignado.

29.En caso de ocurrir cualquier falla en el vehículo (desperfecto, choque,

mecánica, entre otros), el conductor del vehículo deberá comunicarse

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inmediatamente a los números telefónicos que le fueron suministrados por

el área de transporte para el auxilio vial, así como notificar al (a la)
Coordinador(a) a fin de que se tomen las acciones pertinentes.

30.Será responsabilidad del conductor, al ocurrir un siniestro, el elaborar un

informe detallado de lo ocurrido con el vehículo asignado y las acciones
realizadas. Dicho informe deberá ser consignado en el área de transporte
dentro del plazo máximo de veinticuatro (24) horas, luego de la ocurrencia
del hecho.

31.Cuando el vehículo requiera revisión o reparación especializada, el

conductor que lo tenga asignado será el responsable de llevarlo,
entregarlo y retirarlo del taller, así como de explicar en detalle la falla
presentada por el vehículo.

32.En caso de que el conductor del vehículo se encuentre imposibilitado para

llevarlo al taller, el (la) Coordinador(a) del área de transporte podrá
autorizar su trasladado por otro conductor, previa recepción de una
exposición de motivos de las causas que impidan al conductor designado
cumplir con esta acción.

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DISPOSICIONES FINALES

33.El área de transporte, adscrita a la Dirección de Mantenimiento y

Suministros, de la Oficina de Gestión Administrativa, deberá vigilar por el
cumplimiento del presente “Manual de Normas y Procedimientos para
el Uso, Mantenimiento y Preservación del Parque Automotor del
Ministerio de Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencia
y Tecnología”.

34.Cualquier modificación del contenido de este manual, deberá ser

gestionado ante el Área de Organización y Optimización de Procesos,
adscrita a la Oficina de Planificación y Presupuesto.

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IV. PROCEDIMIENTOS

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“Suministro de Combustible, Lubricantes

PROCEDIMIENTO A:
y Servicios para Vehículos”

OBJETIVO
Establecer las acciones que deben ejecutarse en el área de transporte, al momento
en que un vehículo requiera de los servicios de suministro de combustible,
lubricante o mantenimiento por kilometraje, brindado por las estaciones contratadas
por el Ministerio.

NORMAS
Se rige por las normas contempladas en el aparte “DEL SUMINISTRO DE
COMBUSTIBLE, LUBRICANTES Y SERVICIOS PARA VEHÍCULOS”, contenidas
en el presente manual.

UNIDADES QUE INTERVIENEN

 Oficina de Gestión Administrativa
 Dirección de Mantenimiento y Suministros
 Área de Transporte

FORMULARIOS Y/O DOCUMENTOS A UTILIZAR

 Orden de Servicio para Vehículo.
 Relación de Facturas por Servicios a Vehículos.

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SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE, LUBRICANTES
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Y SERVICIOS PARA VEHÍCULOS
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO A:

Suministro de Combustible, Lubricantes y Servicios para Vehículos

Unidades que
Intervienen/ Descripción de la Actividad
Responsable
1. Llena el (los) formulario(s) de “Orden(es) de Servicio para Vehículo”
con datos del vehículo, conductor y de la estación de servicio donde
Área de transporte / se efectuará el suministro de combustible, lubricante o se le realizará
Funcionario(a) el servicio por kilometraje.
Responsable
2. Imprime y entrega el (los) formulario(s) al (a la) Coordinador(a) del
área de transporte.

Área de transporte / 3. Recibe y revisa “Orden(es) de Servicio para Vehículo”, la(s) firma y
Coordinador(a) devuelve al funcionario(a) responsable.

4. Recibe, revisa y coloca sello en la(s) “Orden(es) de Servicio para

Vehículo”.
5. Entrega la “Orden de Servicio para Vehículo” al conductor
correspondiente.
6. Recibe mensualmente de cada estación de servicios, la factura
anexa a la “Orden de Servicio para Vehículo” correspondientes, por
Área de transporte /
cada uno de los servicios y/o suministros de combustible efectuados
Funcionario(a)
durante dicho período.
Responsable
7. Coteja la(s) factura(s) con el (los) formulario(s) “Orden(es) de
Servicio para Vehículo”, reproduce una copia de cada una y archiva
para su control.
8. Llena la “Relación de Facturas por Servicios a Vehículos” y entrega
al (a la) Coordinador(a), para su revisión y firma, con los originales de
las facturas y la(s) “Orden(es) de Servicio para Vehículo”.

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SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE, LUBRICANTES
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Y SERVICIOS PARA VEHÍCULOS
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Suministro de Combustible, Lubricantes y Servicios para Vehículos

Unidades que
Intervienen/ Descripción de la Actividad
Responsable
9. Recibe la “Relación de Facturas por Servicios a Vehículos ” con el
resto de los documentos y verifica:
9.1. De no estar conforme: formula observaciones y devuelve al
Área de transporte / (a la) funcionario(a) responsable para que efectúe las correcciones.
Coordinador(a)
9.2. De estar conforme: firma la “Relación de Facturas” y entrega
al (a la) funcionario(a) responsable para su remisión al (a la)
Director(a) de Mantenimiento y Suministro, a los fines de su
conforme.

10. Recibe los documentos, revisa y procede según el caso:

10.1. De existir observaciones: realiza correcciones y devuelve
al (a la) Coordinador(a) para su firma (vuelve al paso 9).
Área de transporte / 10.2. De no existir observaciones: sella la “Relación de
Funcionario(a) Facturas” y saca una copia, entrega con facturas en original y
Responsable “Orden de Servicio para Vehículo” a la Dirección de
Mantenimiento y Suministro para la firma de la máxima autoridad.
11. Solicita firma y sello como recibido en la copia de la “Relación de
Facturas” y archiva con las copias de los documentos para su control.

12. Recibe la “Relación de Facturas por Servicios a Vehículos” con el

resto de los documentos y verifica.
Dirección de
Mantenimiento y 13. En caso de estar conforme, firma la “Relación de Facturas por
Suministros / Servicios a Vehículos e instruye su envío a la Dirección de
Director(a) Administración y Finanzas, a los fines de la tramitación del pago
correspondiente. De lo contrario, formula observaciones y devuelve al
área de transporte.

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SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE, LUBRICANTES
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PROCEDIMIENTO B: “Solicitud de Servicio de Transporte”

OBJETIVO
Establecer las acciones que deben ejecutarse en el área de transporte, a fin de
brindar el servicio de traslado de personas y/o carga formalmente solicitado por
alguna dependencia del Ministerio, en cumplimiento de una misión oficial.

NORMAS
Se rige por las normas contempladas en el aparte “DE LA SOLICITUD DE
SERVICIO DE TRANSPORTE”, contenidas en el presente manual.

UNIDADES QUE INTERVIENEN

 Oficina de Gestión Administrativa
 Dirección de Mantenimiento y Suministros
 Área de Transporte
 Dependencia Solicitante

FORMULARIOS Y/O DOCUMENTOS A UTILIZAR

 Solicitud de Vehículo.
 Reporte de Inspección de Vehículo.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO B:

Solicitud de Servicio de Transporte
Unidades que
Intervienen/ Descripción de la Actividad
Responsable
1. Recibe formulario “Solicitud de Vehículo” requiriendo el
Área de transporte / servicio de traslado del personal o de carga, revisa datos de la
Funcionario(a) solicitud y que esté debidamente firmado por la máxima
Responsable autoridad de la dependencia solicitante.
2. Notifica al (a la) Coordinador(a) para que instruya según
disponibilidad.

3. Verifica la disponibilidad de vehículos y conductores:

3.1. De no haber disponibilidad: instruye al funcionario
responsable para que informe a la dependencia solicitante.
Área de transporte /
Coordinador(a) 3.2. Si hay disponibilidad de vehículo: designa al
conductor, colocando sus datos y los del vehículo en el
formulario “Solicitud de Vehículo”, lo firma devuelve al (a la)
funcionario(a) responsable para su proceso.

4. Recibe la “Solicitud de Vehículo” por parte del (de la)

Coordinador(a) y procede según sus instrucciones:
4.1. De no haber disponibilidad: notifica al solicitante la
fecha probable de disponibilidad, archiva el formulario para
su control y finaliza con el procedimiento.
Área de transporte /
Funcionario(a) 4.2. De haber disponibilidad: gestiona firma y sello del
Responsable (de la) Director(a) de Mantenimiento y Suministros en la
“Solicitud de Vehículo”. Llena los datos del conductor y del
vehículo e informa al conductor designado sobre el servicio
a prestar.
Envía la “Solicitud de Vehículo” al (a la) funcionario(a)
encargado(a) del control de vehículos.

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Solicitud de Servicio de Transporte

Unidades que
Intervienen/ Descripción de la Actividad
Responsable
5. Recibe documentos y llena el formulario “Reporte de
Inspección de Vehículo” en original.
6. Convoca al conductor y asiste al lugar donde se encuentra
aparcado el vehículo en su compañía.
7. Revisa junto con el conductor las condiciones generales del
vehículo y le indica el lugar donde se encuentra la póliza de
seguro, así como los números telefónicos para el auxilio vial.
8. Entrega al conductor la “Solicitud de Vehículo”, quién
registrará sus datos y los del vehículo asignado, en cumplimiento
de la misión oficial.
9. Archiva temporalmente el “Reporte de Inspección de Vehículo”
Área de transporte / hasta que el vehículo sea devuelto a las instalaciones del
Funcionario(a) Ministerio.
encargado(a) del 10. Al momento de recibir el vehículo, ubica en el archivo
control de vehículos temporal el “Reporte de Inspección de Vehículo” correspondiente
y verifica junto con el conductor las condiciones en que éste fue
devuelto:
10.1. De no encontrar irregularidades: firman el
formulario (conductor y funcionario(a) encargado(a) por el
área de transporte) en el espacio correspondiente. Archiva el
formato para su control y finaliza el procedimiento.
10.2. En caso de alguna irregularidad: registra las
condiciones en que recibe el vehículo, colocando las
observaciones en el campo correspondiente. Elabora
informe en dos ejemplares, firma y solicita firma del
conductor en el espacio correspondiente. Archiva el formato
para su control (va al paso 11).

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Solicitud de Servicio de Transporte

Unidades que
Intervienen/ Descripción de la Actividad
Responsable
11. Entrega un ejemplar del informe al (a la) Coordinador(a) del
Área de transporte / área de transporte y a su vez remite al (a la) Director(a) de
Funcionario(a) Mantenimiento y Suministros, a fin de que se tomen las medidas
encargado(a) del correctivas necesarias.
control de vehículos 12. Archiva un ejemplar del informe junto con el formulario
“Reporte de Inspección de Vehículo” para su control.

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PROCEDIMIENTO C: “Mantenimiento de Vehículos”

OBJETIVO
Establecer las acciones que deben ejecutarse en el área de transporte, adscrita a la
Dirección de Mantenimiento y Suministros, concernientes a subsanar las fallas y/o
daños que presenten los vehículos que conforman el parque automotor del
Ministerio del Poder Popular para Educación Universitaria, Ciencia y Tecnología.

NORMAS
Se rige por las normas contempladas en el aparte “DEL MANTENIMIENTO DE
VEHÍCULOS”, contenidas en el presente manual.

UNIDADES QUE INTERVIENEN

 Oficina de Gestión Administrativa
 Dirección de Mantenimiento y Suministros
 Área de Transporte

FORMULARIOS Y/O DOCUMENTOS A UTILIZAR

 Solicitud de Reparación de Vehículo
 Orden de Reparación/Reparación de Vehículo
 Acta de Revisión de Vehículo

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO C:

Mantenimiento de Vehículos
Unidades que
Intervienen/ Descripción de la Actividad
Responsable
Área de transporte / 1. Informa al funcionario encargado del control de vehículos
Conductor acerca de la falla o daño que presenta el vehículo.

2. Llena el formato “Solicitud de Reparación de Vehículo”

Área de transporte / indicando los datos del vehículo, datos del conductor, el tipo de
Funcionario(a) falla y las especificaciones correspondientes. Imprime un
encargado(a) de control de ejemplar.
vehículos 3. Solicita la firma del conductor en el formulario y entrega al
Coordinador para que instruya las acciones a seguir.

Área de transporte / 4. Recibe el formato “Solicitud de Reparación de Vehículo” con la

Coordinador(a) del área de indicación del problema que presenta el vehículo. Verifica el tipo
transporte de problema, firma e instruye según el caso:
4.1. Si es mecánica ligera: remite el vehículo al taller
mecánico del Ministerio ubicado en Los Cortijos de Lourdes
(va al paso 5).
4.2. Si es mecánica mayor: llena el formato “Orden de
Revisión/Reparación de Vehículo” y gestiona ante el (la)
Director(a) de Mantenimiento y Suministros su envío al Área
de Compras para que contactar al taller que hará la revisión
del vehículo (va al paso 7).

5. Recibe vehículo junto con el formulario “Solicitud de

Taller de Los Cortijos de Reparación de Vehículo” y llena los campos que corresponden al
Lourdes / Mecánico kilometraje y fecha de ingreso al taller.
6. Verifica la falla del vehículo y procede según el caso:

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PARA EL USO, MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DEL
PARQUE AUTOMOTOR PROPIEDAD DEL MPPEUCT

Mantenimiento de Vehículos
Unidades que
Intervienen/ Descripción de la Actividad
Responsable
6.1. Si la falla es reparable en el taller: procede a subsanar
la falla, llena los campos del formulario que correspondan y
firma. Remite formulario al (a la) Coordinador(a) de
Transporte para que ordene el traslado del vehículo al
Ministerio y finaliza el procedimiento.
Taller de Los Cortijos / 6.2. Si la falla del vehículo no es reparable en el taller:
Mecánico Coloca las observaciones en el formulario, llena los campos
restantes (kilometraje y fecha de salida del taller) y firma.
Remite el formulario al (a la) Coordinador(a) para que
gestione el proceso ante el Área de Compras y el traslado del
vehículo al taller contratado en el momento pertinente (va al
paso 4.2.).

7. (Viene del paso 4.2.) Posteriormente, recibe del (de la)

Director(a) de Mantenimiento y Suministros la información
enviada por el Área de Compras correspondiente al taller o
Área de transporte / concesionario que recibirá al vehículo para su revisión.
Coordinador(a) 8. Llena los campos del formato “Solicitud de Reparación de
Vehículos” que corresponden al taller o concesionario señalado
por el Área de Compras. Entrega formato al conductor y da las
instrucciones correspondientes.

9. Recibe el formato y lleva el vehículo al taller o concesionario

indicado. Solicita a la persona contacto, informe de la revisión,
Área de transporte / presupuesto original y factura.
Conductor 10. Entrega al Coordinador de Transporte el informe de la
revisión, la factura, el presupuesto y el formato “Solicitud de
Reparación de Vehículo”.

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PARA EL USO, MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DEL
PARQUE AUTOMOTOR PROPIEDAD DEL MPPEUCT

Mantenimiento de Vehículos
Unidades que
Intervienen/ Descripción de la Actividad
Responsable
11. Recibe documentos y llena el formato “Orden de
Revisión/Reparación de Vehículo” según lo indicado en el
informe recibido del taller. Saca copia de los documentos
recibidos para control del área de transporte.
12. Gestiona ante el (la) Director(a) de Mantenimiento y
Suministros, su envío al Área de Compras, junto a la factura y
Área de transporte / presupuesto, para su proceso.
Coordinador(a) 13. Entrega copias de los documentos al (a la) funcionario(a)
encargado(a) del control de vehículos, para su incorporación al
expediente respectivo.
14. Posteriormente, recibe de parte del (de la) Director(a) de
Mantenimiento y Suministros, la notificación del Área de
Compras donde indica que la reparación fue realizada. Indica al
conductor del vehículo que puede retirarlo del taller.

15. Solicita al (a la) funcionario(a) encargado(a) del control de

vehículos el expediente correspondiente.
Área de transporte /
Conductor 16. Retira el vehículo y lo traslada al taller del Ministerio ubicado
en Los Cortijos para su verificación. Entrega expediente al
mecánico para que proceda a la revisión

17. Revisa el expediente y verifica que el vehículo se encuentre

en perfectas condiciones. Elabora el “Acta de Revisión de
Vehículo” indicando los datos de quienes realizaron la revisión,
Taller de Los Cortijos / sus resultados y las condiciones de garantía dadas por el taller.
Mecánico
18. Entrega expediente y Acta al conductor para proceda según
los resultados de la revisión y al traslado del vehículo al
Ministerio, a fin de que sea incorporado a la flota activa.

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PARA EL USO, MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DEL
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Mantenimiento de Vehículos
Unidades que
Intervienen/ Descripción de la Actividad
Responsable
19. Recibe los documentos de parte del mecánico y verifica los
resultados:
19.1. En caso de estar en perfecta condiciones: traslada el
vehículo al Ministerio para su incorporación a la flota activa.
Entrega expediente y “Acta de Revisión de Vehículo” al (a la)
Área de transporte / Coordinador(a) del área de transporte, para su archivo y
Conductor control, finalizando el Procedimiento.
19.2. En caso de no estar en perfectas condiciones:
entrega al Coordinador de Transporte el expediente y el “Acta
de Revisión de Vehículo” informando acerca de las
inconformidades del servicio prestado por el taller y traslada el
vehículo al Ministerio (va al paso 20).

20. Recibe documentos y verifica los resultados de la revisión:

20.1. De estar en perfecta condiciones: incorpora el Acta de
Conformidad al expediente y entrega al encargado del control
de vehículos para su archivo y control. Fin del procedimiento.
20.2. De no estar en perfectas condiciones: gestiona ante
el (la) Director(a) de Mantenimiento y Suministros la
Área de transporte /
notificación al Área de Compras para que se ejecute la
Coordinador(a)
garantía sobre la reparación.
21. Posteriormente, recibe del (de la) Director(a) de
Mantenimiento y Suministros la orden de trasladar el vehículo al
taller.
22. Indica al conductor que traslade el vehículo al taller a fin de
ejecutar la garantía de la reparación.

Área de transporte / 23. Traslada el vehículo al taller para su reparación (vuelve al

Conductor paso 16).

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ANEXOS
(Formularios e Instructivos)

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ORDEN DE 1. NRO. DE ORDEN 2. FECHA

SERVICIO
3. NRO. REPORTE DE INSPECCIÓN
PARA VEHÍCULOS

DATOS DEL VEHÍCULO

4. MARCA 5. MODELO 6. COLOR

7. AÑO 8. NRO. DE PLACA

9. DEPENDENCIA

DATOS DEL CONDUCTOR

10. APELLIDOS Y NOMBRES 11. NRO. CÉDULA DE IDENTIDAD

DATOS DEL PROVEEDOR DEL SERVICIO

12. PROVEEDOR 13. RIF.

14. DIRECCIÓN

15. PERSONA CONTACTO

16. TELÉFONOS 17. CORREO ELECTRÓNICO

18. TIPO DE SERVICIO

☐ Lavado de motor ☐ Suministro de gasolina
☐ Lavado de carrocería ☐ Limpieza del purificador
☐ Lavado de carter ☐ Filtro de aceite
☐ Ducha de grafito ☐ Fluido sistema de frenos
☐ Lavado de chasis ☐ Fluido del diferencial
☐ Lavado de radiador ☐ Cambio de aceite
☐ Fluido transmisión hidromática ☐ Filtro de aire
☐ Fluido transmisión sincrónica ☐ Otros
19. OBSERVACIONES

ÁREA DE TRANSPORTE
20. NOMBRE Y APELLIDO

(SELLO)
21. FIRMA

MPPEUCT-DMS

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Instructivo del Formulario

“Orden de Servicio para Vehículo”
Forma:

Objetivo
Servir de instrumento para tramitar ante las estaciones de servicio, contratadas por el Ministerio, la
prestación de servicios varios a los vehículos pertenecientes a su parque automotor, quedando a su
vez como soporte de los servicios facturados.
Generalidades

• Ubicación: Los funcionarios del área de transporte, adscrita a la Dirección de

Mantenimiento y Suministros, podrá acceder a este formulario de forma
electrónica a través del vínculo “Formularios e Instructivos” ubicado en
la dirección formularioseinstructivos.mppeuct.gob.ve

• Llenado: Manuscrito / Computador

• Tamaño: Media carta

• Distribución:
- Original Dirección de Administración y Finanzas adjunto a la factura para su
pago.
- Copia Área de Transporte para control interno.

Instrucciones de llenado
Este formulario deberá estar enumerado a partir del 00001 correspondiente al primer ejemplar
impreso.
1. Nro. de Orden: Coloque el número correlativo que corresponde a la Orden de Servicio.
2. Fecha: Indique el día, mes y año de llenado de la Orden de Servicio.
3. Nro. Reporte de Inspección: Señale el número del “Reporte de Inspección de Vehículo” que
sustenta la Orden (de ser el caso).

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DATOS DEL PROVEEDOR DEL SERVICIO

4. Proveedor: Coloque la denominación de la estación de servicio que presta el servicio.

5. R.I.F.: Señale el número de registro de información fiscal de la estación de servicio.
6. Dirección: Indique la dirección exacta de la estación de servicio.
7. Persona Contacto: Indique el nombre y apellido de la persona que sirve de enlace entre el
Ministerio y la estación de servicio.
8. Teléfonos: Indique el número telefónico de la persona contacto.
9. Correo Electrónico: Indique la dirección de correo electrónico de la persona contacto.

DATOS DEL VEHÍCULO

10. Marca: Señale la marca del vehículo.

11. Modelo: Indique el modelo del vehículo.
12. Color: Indique el color o los colores del vehículo.
13. Año: Señale el año del vehículo.
14. Nro. de Placa: Coloque el número completo de la placa de circulación que identifica al vehículo.
15. Dependencia: Coloque el nombre de la dependencia al cual está asignado el vehículo (de ser el
caso).

DATOS DEL CONDUCTOR

16. Apellidos y Nombres: Indique el nombre y apellido del conductor asignado al vehículo.
17. Nro. de Cédula de Identidad: Coloque el número de la cédula de identidad del conductor
asignado al vehículo.

Tipo de Servicio: Coloque una tilde en el tipo de servicio que recibirá el vehículo. En caso de
“otros”, describir el tipo de servicio en la casilla de observaciones.
19. Observaciones: Señale cualquier observación que sea necesaria con respecto a la prestación
del servicio.

DATOS DEL (DE LA) Coordinador(a) del área de transporte

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19. Nombre, apellido: Indique el nombre y apellido del (de la) Coordinador(a) del área de transporte.
20. Firma y sello: Espacio para que el (la) Coordinador(a) del área de transporte coloque su firma y
el sello húmedo correspondiente.

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Instructivo del Formulario

“Relación de Facturas”
Forma:

Objetivo
Servir de instrumento para registrar la información concerniente a las facturas expedidas por las
estaciones de servicios, contratadas por el Ministerio, a fin de facilitar el proceso de pago.
Generalidades

• Ubicación Los funcionarios del área de transporte, adscrita a la Dirección de

Mantenimiento y Suministros, podrán acceder a este formulario de
forma electrónica a través del vínculo “Formularios e Instructivos”
ubicado en la dirección formularioseinstructivos.mppeuct.gob.ve

• Llenado Computador

• Tamaño Carta

• Distribución
- Original Dirección de Administración y Finanzas adjunto a la factura para su
pago.
- Copia Área de Transporte para control interno.

Instrucciones de llenado
Este formulario deberá estar enumerado a partir del 00001 correspondiente al primer ejemplar
impreso.
1. Nro.: Coloque el número correlativo que le corresponda al documento.

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2. Fecha: Indique el día, mes y año de llenado de la relación.

DATOS DEL PROVEEDOR DE SERVICIO

3. Proveedor: Coloque la denominación de la estación de servicio que presta el servicio.

4. R.I.F.: Coloque el número correspondiente al Registro Único de Información Fiscal de la estación
de servicio.
5. Teléfonos: Indique el (los) número(s) telefónico(s) de la estación de servicio.
6. Dirección: Indique la dirección exacta de la estación de servicio.
7. Nombre y apellido del contacto: Indique el nombre y apellido de la persona que sirve de enlace
entre el Ministerio y la estación de servicio.
8. Teléfono del Contacto: Indique el número telefónico de la persona contacto.
9. Correo electrónico: Indique la dirección de correo electrónico de la persona contacto.

DESCRIPCIÓN DE GASTOS

10. Nro. de Factura : Coloque el número que identifica a la factura.

11. Fecha: Indique el día, mes y año de expedición de la factura.
12. Descripción: Coloque el concepto por el cual se expidió la factura.
13. Monto: Indique el monto de la factura.
14. Total: señale el monto total resultante de la sumatoria de los montos individuales de cada
factura.

ÁREA DE TRANSPORTE

15. Nombre y Apellido Responsable: Coloque el nombre, apellido y firma de la persona que llenó el
formato.
16. Nombre y Apellido del (de la) Coordinador(a): Coloque el nombre y apellido del (de la)
Coordinador(a) del área de transporte, así como su firma y sello del Área.

DIRECTOR(A) DE MANTENIMIENTO Y SUMINISTRO

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17. Nombre y Apellido: Coloque el nombre y apellido del (de la) Director(a) de Mantenimiento y
Suministros, así como su firma y sello de la Dirección.

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Instructivo del Formulario

“Solicitud de Vehículo”
Forma:

Objetivo
Servir de instrumento para formalizar, por parte de la dependencia solicitante, la solicitud de
vehículo para cumplir con misión oficial, así como el registro de los datos del conductor y del
vehículo al momento del inicio y culminación del traslado del personal o materiales.
Generalidades

•Ubicación: Los funcionarios del área de transporte, adscrita a la Dirección de

Mantenimiento y Suministros, podrá acceder a este formulario de forma
electrónica a través del vínculo “Formularios e Instructivos” ubicado en
la dirección formularioseinstructivos.mppeuct.gob.ve

•Llenado: Computador

•Tamaño: Carta

•Distribución:
- Original Área de Transporte para control interno.
- Copia Dependencia solicitante.

Instrucciones de llenado

1. Fecha: Indique el día, mes y año de llenado de la solicitud (dependencia solicitante).

DATOS GENERALES

2. Dependencia Solicitante: Coloque el nombre completo de la dependencia que solicita el servicio

de traslado.
3. Destino del Servicio: Indique el lugar exacto a donde se realizará el traslado.

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4. Fecha de salida: Señale el día, mes y año pautado para partir al destino señalado.
5. Hora de salida: Señale la hora de salida y marque con una tilde si es AM o PM.
6. Fecha de retorno: Indique el día, mes y año pautado para el retorno.
7. Hora de retorno:Coloque la hora de retorno y marque con una tilde si es AM o PM.
8. Motivo del traslado: Señale la razón del viaje.
9. Nombres y apellidos de las personas que viajaran en la unidad: Liste, por nombre y apellido, cada
una de las personas que serán trasladados en la unidad.
10. Nombre y apellido del contacto: Coloque el nombre y apellido de la persona designada, por la
dependencia solicitante, como contacto con el área de transporte (conductor).
11. Número telefónico: Indique el número telefónico de la persona contacto.
12. Datos del solicitante (Ministro(a)/Viceministros(as)/Directores(as) Generales: Espacio destinado
para colocar el nombre, apellido y firma de la autoridad solicitante, así como para estampar el sello
húmedo de la dependencia a su cargo.

SÓLO PARA EL USO DEL ÁREA DE TRANSPORTE

DATOS DEL CONDUCTOR

13. Nombre y apellido: Coloque el nombre y apellido del conductor del vehículo.
14. Cédula de Identidad: Coloque el número de cédula y firma del conductor de la unidad de
transporte.
15. La información fue suministrada al conductor: Espacio para indicar el día, mes y año, así como
la hora en la que el conductor fue notificado. Asimismo, contiene un campo para la firma del
conductor.

DATOS DEL VEHÍCULO ASIGNADO

16. Marca: Señale la marca del vehículo.

17. Modelo: Indique el modelo del vehículo.
18. Nro. de Placa: Coloque el número de la placa de circulación del vehículo.
19. Nivel de gasolina (recepción): Marque en la figura el nivel de gasolina que tiene el vehículo al

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momento de la recepción.
20. Kilometraje: Coloque el kilometraje del vehículo al momento de la recepción.
21. Nivel de gasolina (entrega): Marque en la figura el nivel de gasolina que tiene el vehículo al
momento de la entrega.
22. Kilometraje: Coloque el kilometraje del vehículo al momento de la entrega.
23. Observaciones del conductor: Espacio para que el conductor coloque las observaciones que
considere pertinentes.

ÁREA DE TRANSPORTE

24. Nombre y Apellido de Funcionario(a) Receptor: Coloque el nombre y apellido de la persona que
recibe la solicitud, así como el día, mes, año y hora de la recepción.
25. Nombre y Apellido del (de la) Coordinador(a) del área de transporte: Coloque el nombre, apellido
y firma del (de la) Coordinador(a) del área de transporte, así como el sello del Área.

DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SUMINISTRO

26. Director(a) de Mantenimiento y Suministro: Coloque el nombre, apellido y firma del (de la)
Director(a) de Mantenimiento y Suministros, así como el sello de la Dirección.

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Instructivo del Formulario

“Solicitud de Reparación de Vehículo”
Forma:

Objetivo
Servir de instrumento para formalizar, ante el área de transporte, la solicitud de reparación de fallas
y/o daños detectados en los vehículos, así como registrar información cronológica referente a dicha
reparación.
Generalidades

•Ubicación: Los funcionarios del área de transporte, adscrita a la Dirección de

Mantenimiento y Suministros, podrá acceder a este formulario de forma
electrónica a través del vínculo “Formularios e Instructivos” ubicado en
la dirección formularioseinstructivos.mppeuct.gob.ve

•Llenado: Computador y manuscrito

•Tamaño: Carta

•Distribución:
-Original Área de Transporte para control interno

Instrucciones de llenado
Este formulario deberá estar enumerado a partir del 00001 correspondiente al primer ejemplar
impreso.

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1. Fecha: Indique el día, mes y año de llenado del formato.

2. Nro. Control: Coloque el número correlativo de control del formato.

DATOS DEL VEHÍCULO

3. Marca: Indique la marca del vehículo.

4. Modelo: Señale el modelo del vehículo.
5. Año: Indique el año de fabricación del vehículo.
6. Color: Indique el (los) color(es) del vehículo.
7. Nro. de Placa: Señale el número de la placa de circulación del vehículo.

REPORTE DE FALLAS

8. Eléctrica: Coloque una tilde en la casilla si la falla es eléctrica (batería, corto circuito, entre otros).
9. Mecánica: Coloque una tilde en la casilla si la falla es mecánica (motor, transmisión, suspensión,
frenos, entre otros).
10. Cauchos: Coloque una tilde en la casilla si la falla corresponde a los cauchos.
11. Otros: Coloque una tilde en la casilla si la falla no se ubica en las opciones anteriores y
descríbala brevemente en el campo 16 para observaciones.
12. Kilometraje al momento del reporte: Coloque el kilometraje indicado en el “Reporte de
Inspección de Vehículo”.

DATOS DEL CONDUCTOR

13. Nombre y apellido: Coloque el nombre y apellido del conductor asignado al vehículo.
14. Nro. de Cédula: coloque el número de la cédula de identidad del conductor.
15. Firma: Espacio para que el conductor del vehículo estampe su firma.
16. Observaciones: Espacio para que el conductor del vehículo coloque cualquier observación
pertinente a la solicitud de reparación.

17. Instrucciones del (de la) Coordinador(a) del área de transporte: Espacio para que el (la)
Coordinador(a) del área de transporte coloque las instrucciones correspondientes a la solicitud de

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reparación.
18. Firma del (de la) Coordinador(a): Espacio para que el (la) Coordinador(a) del área de transporte
del vehículo estampe su firma.

OBSERVACIONES DEL TALLER MECÁNICO DE LOS CORTIJOS DE LOURDES

19. Kilometraje de entrada: Indique el kilometraje que muestra el vehículo al momento de ingresar al
taller de Los Cortijos.
20. Fecha de ingreso: Coloque el día, mes y año de ingreso al taller de Los Cortijos.
21. Kilometraje de salida: Indique el kilometraje que muestra el vehículo al momento de salir del
taller de Los Cortijos.
22. Fecha de salida: Coloque el día, mes y año de salida del taller de Los Cortijos.
23. Próximo servicio: Indique el mes y año en que se deberá realizar nuevamente el servicio.
24: Observaciones: Espacio para que el mecánico del taller de Los Cortijos coloque cualquier
observación pertinente a la solicitud de reparación.
25. Firma del mecánico: Espacio para que el mecánico del taller de Los Cortijos estampe su firma

DATOS DEL TALLER

26. Denominación: Indique el nombre del taller mecánico, dado por Compras, al que se enviará el
vehículo en caso de no poder ser reparado en el taller de Los Cortijos.
27. R.I.F.: Coloque el número del Registro Único de Información Fiscal del taller mecánico.
28. Dirección: Indique la dirección exacta del taller mecánico que recibirá el vehículo.
29. Teléfono: Coloque los números telefónicos del taller mecánico.
30. Nombre de la persona contacto: Indique el nombre y apellido de la persona enlace con el taller.
31. Fecha de la cita: Coloque el día, mes y año que el taller dio para recibir el vehículo para su
revisión.
32. Fecha retiro del vehículo: Coloque el día, mes y año en el que se retiró el vehículo del taller.

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PARQUE AUTOMOTOR PROPIEDAD DEL MPPEUCT
 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PARA EL USO, MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DEL
PARQUE AUTOMOTOR PROPIEDAD DEL MPPEUCT

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Instructivo del Formulario

“Reporte de Inspección de Vehículo”
Forma:

Objetivo
Servir de instrumento para registrar la información referente al estado que presentan los carros y
camionetas al momento de su inspección.
Generalidades

• Ubicación: Los funcionarios del área de transporte, adscrita a la Dirección de

Mantenimiento y Suministros, podrá acceder a este formulario de forma
electrónica a través del vínculo “Formularios e Instructivos” ubicado en
la dirección formularioseinstructivos.mppeuct.gob.ve

• Llenado: Manuscrito

• Tamaño: Carta

• Distribución:
- Original Área de Transporte para control interno

Instrucciones de llenado

DATOS GENERALES DEL VEHÍCULO

1. Marca: Indique la marca del vehículo.

2. Modelo: Señale el modelo del vehículo.
3. Color: Indique el (los) color(es) del vehículo.
4. Año: Indique el año de fabricación del vehículo
5. Nro. de Placa: Señale el número de la placa de circulación del vehículo.

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DATOS DE SALIDA Y ENTRADA DEL VEHÍCULO

6. Fecha Salida: Indique el día, mes y año de la salida e inspección del vehículo.
7. Kilometraje de Salida: Colque el kilometraje que marca el medidor del vehículo al momento de la
salida.
8. Nivel de Lubricante al Salir: Marque la casilla que corresponda al nivel que indique el medidor del
lubricante al salir.
9. Nivel de Combustible al Salir: Marque la casilla que corresponda al nivel que indique el medidor
del combustible al salir.
10. Fecha de Entrada: Indique el día, mes y año de la entrada e inspección del vehículo.
11. Kilometraje de Entrada: Colque el kilometraje que marca el medidor del vehículo al momento de
la entrada.
12. Nivel de Lubricante al Entrar: Marque la casilla que corresponda al nivel que indique el medidor
del lubricante al entrar.
13. Nivel de Combustible al Entrar: Marque la casilla que corresponda al nivel que indique el
medidor del combustible al entrar.
14. Documentos del Vehículo: Marque la casilla de aquellos documentos que si están en orden al
momento de la inspección de salida.

CONDICIONES DEL VEHÍCULO

15. Pieza Inspeccionada: Coloque en la casilla de la pieza inspeccionada, tanto en la salida como en
la entrada, el código que corresponda, de acuerdo a la leyenda (“” buenas condiciones, “R”
requiere revisión, “D” dañado, “X” faltante), según el resultado de la inspección.
16. Código del Daño: Indique en el dibujo, el tipo de daño en la pieza inspeccionada según el código
que corresponda (“01” sucio, “02” agrietado, “03” roto, “04” doblado, “05” rayado, “06” golpeado,
“07” perforado, “08” cortado).
17. Tamaño del Daño: Indique en el dibujo, el tamaño del daño en la pieza inspeccionada según el
código que corresponda (“01” menos de 5 cm., “02” de 5 a 10 cm., “03” de 11 a 20 cm., “04” de 21 a

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30 cm., “05” + de 30 cm.).

18. Acumulador: Coloque los datos (marca, grupo y serial) del acumulador.
19. Condiciones Neumáticos: Al momento de salir, coloque en la casilla el código que corresponda
según la inspección (“” buenas condiciones, “R” requiere revisión, “D” dañado, “X” faltante),
adicionalmente, indique la medida de presión de los neumáticos.

DATOS CONDUCTORES
SALIDA / ENTRADA

20. Entrega: Coloque el nombre, apellido, cédula identidad y firma del funcionario que entrega el vehículo,
tanto en su salida como en su entrada.
Observaciones: Espacio para cualquier observación pertinente a la entrega del vehículo.
21. Recibe: Coloque el nombre, apellido, cédula identidad y firma del funcionario que recibe el vehículo,
tanto en su salida como en su entrada.
Observaciones: Espacio para cualquier observación pertinente a la recepción del vehículo.

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Instructivo del Formulario

“Reporte de Inspección de Vehículo (Motos)”
Forma:

Objetivo
Servir de instrumento para registrar la información referente al estado que presentan las motos al
momento de su inspección.
Generalidades

•Ubicación Los funcionarios del área de transporte, adscrita a la Dirección de

Mantenimiento y Suministros, podrá acceder a este formulario de forma
electrónica a través del vínculo “Formularios e Instructivos” ubicado en
la dirección formularioseinstructivos.mppeuct.gob.ve

•Llenado: Manuscrito

•Tamaño: Carta

•Distribución:
- Original Área de Transporte para control interno

Instrucciones de llenado

DATOS GENERALES DEL VEHÍCULO

1. Marca: Indique la marca del vehículo.

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2. Modelo: Señale el modelo del vehículo.

3. Color: Indique el (los) color(es) del vehículo.
4. Año: Indique el año de fabricación del vehículo.
5. Nro. de Placa: Señale el número de la placa de circulación del vehículo.

DATOS DE SALIDA Y ENTRADA DEL VEHÍCULO

6. Fecha Salida: Indique el día, mes y año de la salida e inspección del vehículo.
7. Kilometraje de Salida: Coloque el kilometraje que marca el medidor del vehículo al momento de la
salida.
8. Nivel de Lubricante al Salir: Marque la casilla que corresponda al nivel que indique el medidor del
lubricante al salir.
9. Nivel de Combustible al Salir: Marque la casilla que corresponda al nivel que indique el medidor
del combustible al salir.
10. Fecha de Entrada: Indique el día, mes y año de la entrada e inspección del vehículo.
11. Kilometraje de Entrada: Coloque el kilometraje que marca el medidor del vehículo al momento de
la entrada.
12. Nivel de Lubricante al Entrar: Marque la casilla que corresponda al nivel que indique el medidor
del lubricante al entrar.
13. Nivel de Combustible al Entrar: Marque la casilla que corresponda al nivel que indique el
medidor del combustible al entrar.
14. Documentos del Vehículo: Marque la casilla de aquellos documentos que si están en orden al
momento de la inspección de salida.

CONDICIONES DEL VEHÍCULO

15. Pieza Inspeccionada: Coloque en la casilla de la pieza inspeccionada, tanto en la salida como en
la entrada, el código que corresponda, de acuerdo a la leyenda (“” buenas condiciones, “R”
requiere revisión, “D” dañado, “X” faltante), según el resultado de la inspección.
16. Código del Daño: Indique en el dibujo, el tipo de daño en la pieza inspeccionada según el código

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que corresponda (“01” sucio, “02” agrietado, “03” roto, “04” doblado, “05” rayado, “06” golpeado,
“07” perforado, “08” cortado).
17. Tamaño del Daño: Indique en el dibujo, el tamaño del daño en la pieza inspeccionada según el
código que corresponda (“01” menos de 5 cm., “02” de 5 a 10 cm., “03” de 11 a 20 cm., “04” de 21 a
30 cm., “05” + de 30 cm.).
18. Acumulador: Coloque los datos (marca, grupo y serial) del acumulador.
19. Condiciones Neumáticos: Al momento de salir, coloque en la casilla el código que corresponda
según la inspección (“” buenas condiciones, “R” requiere revisión, “D” dañado, “X” faltante),
adicionalmente, indique la medida de presión de los neumáticos.

DATOS CONDUCTORES
SALIDA / ENTRADA

20. Entrega: Coloque el nombre, apellido, cédula identidad y firma del funcionario que entrega el vehículo,
tanto en su salida como en su entrada.
Observaciones: Espacio para cualquier observación pertinente a la entrega del vehículo.
21. Recibe: Coloque el nombre, apellido, cédula identidad y firma del funcionario que recibe el vehículo,
tanto en su salida como en su entrada.
Observaciones: Espacio para cualquier observación pertinente a la recepción del vehículo.

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ACTA DE ASIGNACIÓN

Yo, (1) ______________________________ titular de la cédula de identidad N° (2)

____________ en uso de mis atribuciones como (3)

______________________________________________ de este Ministerio, hago entrega a (4)

____________________________, titular de la cédula de identidad Nº (5) __________, quien
ejerce funciones como (6) _________________ de este Ministerio, de un (1) vehículo que se
identifica a continuación y cuyo uso se destinará a actividades propias de su cargo.
13 14
7 8 9 10 11 12
SERIAL DE SERIAL DE
MARCA TIPO MODELO AÑO COLOR PLACA N°
CARROCERIA MOTOR

Condiciones de uso:
El vehículo debe ser preservado en condiciones apropiadas de uso y conservación, para tal fin, el
usuario deberá reportar, oportunamente y por escrito (en un lapso no mayor a cuarenta y ocho
horas) ante el área de transporte, los desperfectos, fallas o siniestros ocurridos al bien asignado,
así como los servicios y/o reparaciones que demande la unidad a objeto de tramitar y efectuar el

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respectivo mantenimiento (Art. XX de la Ley Orgánica de Bienes Públicos). Así mismo, tendrá la
responsabilidad de uso sobre cualquier daño, pérdida o deterioro que pueda sufrir, en cuanto le
sea imputable (Art. XX de la Ley Orgánica de Bienes Públicos).

(15)
Entrega (16)
Recibe Conforme

Director de la Oficina de Gestión Administrativa (Cargo del funcionario a quien se asigna)

C.I. N° V- 13.846.098 C.I. N° V- 12.455.402

(17)
(Nombre y apellido del (de la) funcionario(a))
Por Bienes Públicos
C.I. N° V- 6.333.300
Testigo

(18)
Hecho por cuadriplicado en Caracas a los __ días del mes de __________ del año 20__
(19)
Anexo:

Instructivo del Formulario

“Acta de Asignación”
Forma:

Objetivo
Servir de instrumento para dejar constancia de la asignación de un vehículo, por parte de la Oficina
de Gestión Administrativa a través del área de transporte, a un funcionario o funcionaria de este
Ministerio para el cumplimiento de sus funciones.
Generalidades

• Ubicación: Los funcionarios del área de transporte, adscrita a la Dirección de

Mantenimiento y Suministros, podrá acceder a este formulario de forma
electrónica a través del vínculo “Formularios e Instructivos” ubicado en

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la dirección formularioseinstructivos.mppeuct.gob.ve

• Llenado: Computador

• Tamaño: Carta

• Distribución:
- Original Área de Transporte para control interno
- Copia 1
- Copia 2
- Copia 3

Instrucciones de llenado

1. Coloque los nombres y apellidos del (de la) funcionario(a) responsable administrativo del bien.
2. Coloque el número de la cédula de identidad del (de la) funcionario(a) responsable administrativo
del bien.
3. Indique el cargo que ocupa el (la) funcionario(a) responsable administrativo del bien.
4. Coloque el nombre y apellido del (de la) funcionario(a) a quien se le asigna el vehículo.
5. Señale el número de la cédula de identidad del (de la) funcionario(a) a quien se le asigna el
vehículo.
6. Indique el cargo del (de la) funcionario(a) a quien se le asigna el vehículo.
7. Marca: Indique la marca del vehículo.
8. Tipo: Indique el tipo de vehículo (moto, pick-up, otros).
9. Modelo: Señale el modelo del vehículo.
10. Año: Indique el año de fabricación del vehículo.
11. Color: Indique el (los) color(es) del vehículo.
12. Nro. de Placa: Señale el número de la placa de circulación del vehículo.
13. Serial de Carrocería: Indique el número de la carrocería del vehículo.
14. Serial del Motor: Indique el número del motor del vehículo.

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15. Entrada: Coloque firma, nombres, apellidos y número de la cédula de identidad del responsable
administrativo del bien, así como el sello húmedo de la Oficina de Gestión Administrativa.
16. Recibe Conforme: Coloque firma, nombres, apellidos y número de la cédula de identidad del (de
la) funcionario(a) que recibe el vehículo.
17. Coloque firma, nombres, apellidos y número de la cédula de identidad del (de la) funcionario(a)
presente por la Dirección de Bienes Públicos al momento de la asignación.
18. Coloque el día, mes y año de elaboración del Acta.
19. Anexo: Indique los documentos anexos al Acta (de ser el caso).

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ACTA DE REVISIÓN DE VEHÍCULO

(TALLER DE LOS CORTIJOS DE LOURDES)

Yo, (1) ______________________________ titular de la cédula de identidad N° (2)

____________ en uso de mis atribuciones como (3)

______________________________________________ de este Ministerio, hago constar que

se efectúo la revisión del siguiente vehículo:
10 11
4 5 6 7 8 9 SERIAL DE SERIAL DE
MARCA TIPO MODELO AÑO COLOR PLACA N°
CARROCERIA MOTOR

Constatando que el vehículo presenta las siguientes condiciones:

(12)

____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

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____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
______________________________

El vehículo debe ser preservado en condiciones apropiadas de uso y conservación, para tal fin, el
usuario deberá reportar, oportunamente y por escrito (en un lapso no mayor a cuarenta y ocho
horas) ante el área de transporte, los desperfectos, fallas o siniestros ocurridos al bien asignado,
así como los servicios y/o reparaciones que demande la unidad a objeto de tramitar y efectuar el
respectivo mantenimiento (Art. XX de la Ley Orgánica de Bienes Públicos). Así mismo, tendrá la
responsabilidad de uso sobre cualquier daño, pérdida o deterioro que pueda sufrir, en cuanto le
sea imputable (Art. XX de la Ley Orgánica de Bienes Públicos).

(13)
Entrega (14)
Recibe Conforme

(Cargo del funcionario encargado de la revisión) Conductor

C.I. N° V- 13.846.098 C.I. N° V- 12.455.402

(15)
Hecho por duplicado en Caracas a los __ días del mes de __________ del año 20__
(16)
Anexo:

Instructivo del Formulario

“Acta de Revisión de Vehículo”
Forma:

Objetivo
Servir de instrumento para dejar constancia de la revisión de un vehículo efectuada por el personal,
designado para tal fin, del taller mecánico del Ministerio ubicado en Los Cortijos de Lourdes.

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electrónica a través del vínculo “Formularios e Instructivos” ubicado en
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• Llenado: Computador

• Tamaño: Carta

• Distribución:
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- Copia 2
- Copia 3

Instrucciones de llenado

1. Coloque los nombres y apellidos del (de la) funcionario(a) que realizó la revisión del vehículo.
2. Coloque el número de la cédula de identidad del (de la) funcionario(a) que realizó la revisión del
vehículo.
3. Indique el cargo que ocupa el (la) funcionario(a) que realizó la revisión del vehículo.
4. Marca: Indique la marca del vehículo.
5. Tipo: Indique el tipo de vehículo (moto, pick-up, otros).
6. Modelo: Señale el modelo del vehículo.
7. Año: Indique el año de fabricación del vehículo.
8. Color: Indique el (los) color(es) del vehículo.
9. Nro. de Placa: Señale el número de la placa de circulación del vehículo.
10. Serial de Carrocería: Indique el número de la carrocería del vehículo.
11. Serial del Motor: Indique el número del motor del vehículo.

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12. Describa las condiciones que presentó el vehículo al momento de la revisión.

13. Entrada: Coloque firma, nombres, apellidos y número de la cédula de identidad del funcionario
que realizó la revisión del vehículo.
14. Recibe Conforme: Coloque firma, nombres, apellidos y número de la cédula de identidad del
conductor responsable del vehículo.
15. Coloque el día, mes y año de elaboración del Acta.
16. Anexo: Indique los documentos anexos al Acta (de ser el caso).

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V. CONFORMES

Nombre y apellido de la Máxima Licda. Georlexandra Díaz

Director General de la Oficina de Directora General de la Oficina de
Gestión Administrativa Planificación y Presupuesto

Nombre y apellido de la Máxima

Director de Mantenimiento y
Suministros

VI. AUTORIZACIÓN
El “Manual de Normas y Procedimientos para el Uso, Mantenimiento y
Conservación del Parque Automotor Propiedad del Ministerio del Poder
Popular para Educación Universitaria, Ciencia y Tecnología” ha sido
autorizado mediante Punto de Cuenta Nº ___________, de fecha dd / mm /
2015, presentado al Ciudadano Ministro por la Directora General (E) de la
Oficina de Planificación y Presupuesto.

Manuel Fernández

Primera Publicación

Julio, 2015

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INTERVINIERON
Oficina de Planificación y Presupuesto

Revisado por

Lic. Juan Carlos Colmenares Licda. Jinett Ortíz

Área de Planificación Operativa y Coordinadora (E) de Organización y
Optimización de Procesos Optimización de Procesos

Elaborado por

Yeztrenky Briceño
Área de Organización y Optimización de Procesos

Área de Transporte

Orlando Useche Fernando

Área de Transporte Área de Transporte

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