Introducción
En la actualidad las empresas constructoras, tratan de esforzarse por ser más
competitivas en el mercado, aumentando la productividad, mejorando los costos y la
calidad del producto final, con la motivación e integración de los trabajadores.
También es conocido como Ciclo de mejora continua o Círculo de Deming, por ser
Edwards Deming su autor. Esta metodología describe los cuatro pasos esenciales que
se deben llevar a cabo de forma sistemática para lograr la mejora continua,
entendiendo como tal el mejoramiento continuado de la calidad
La mejora continua de procesos. El ciclo PDCA
El ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) es un proceso que, junto con el método clásico de
resolución de problemas, permite la consecución de la mejora de la calidad en
cualquier proceso de la organización. Supone una metodología para mejorar
continuamente y su aplicación resulta muy útil en la gestión de los procesos.
Deming presentó el ciclo PDCA en los años 50 en Japón, aunque señaló que el creador
de este concepto fue W. A. Shewhart, quien lo hizo público en 1939, por lo que también
se lo denomina «ciclo de Shewhart» o «ciclo de Deming» indistintamente (Ishikawa,
1986).
En Japón, el ciclo PDCA ha sido utilizado desde su inicio como una metodología de
mejora continua y se aplica a todo tipo de situaciones (Imai, 1991). En la Figura se
muestra el ciclo en su versión original. Está basado en la subdivisión del trabajo entre
dirección, inspectores y operarios y consta de cuatro fases o etapas. La dirección
empieza por estudiar la situación actual para formular un plan de mejora. Después, los
operarios se encargan de ejecutar el plan. Posteriormente, los inspectores revisan la
ejecución para ver si se han alcanzado los objetivos planificados y, por último, la
dirección analiza los resultados y estandariza el método para asegurar que la mejora es
permanente, o, en el caso de que los resultados no hayan sido satisfactorios, desarrolla
acciones correctoras. Sin embargo, con la puesta en práctica de este ciclo en Japón, se
detectaron insuficiencias relacionadas con las acciones preventivas, aspecto
importante a considerar si se desea la mejora continua (Imai, 1991). Por tanto, se
modificó y el nuevo ciclo PDCA quedó como muestra la Figura . Ahora, la dirección
formula planes de mejora utilizando herramientas estadísticas, como, por ejemplo,
diagramas de Pareto, diagramas de espina, histogramas, etc. Los operarios aplican el
plan a su área de trabajo concreta, implantando el ciclo PDCA completo. La dirección y
los inspectores comprueban si se ha producido la mejora deseada y, por último, la
dirección hace correcciones si es necesario y normaliza el método exitoso con fines
preventivos. Este proceso continúa, de manera que, siempre que aparezca una mejora,
el método se normaliza y es analizado con nuevos planes para conseguir más mejoras.
Ishikawa, uno de los máximos expertos japoneses en calidad, afirmó que la esencia de
la Calidad Total reside en la aplicación repetida del proceso PDCA hasta la
consecución del objetivo (Galgano, 1995). Para él, el ciclo PDCA, al que denominó
«ciclo de control», se compone de cuatro grandes etapas, y su implantación supone la
realización de seis pasos que se van repitiendo sucesivamente una vez finalizados.
Las etapas y los pasos del ciclo son (Ishikawa, 1986):
1. Planificar (Plan)
1) Definir los objetivos
2) Decidir los métodos a utilizar para alcanzar el objetivo
2. Hacer (Do)
3) Llevar a cabo la educación y la formación
4) Hacer el trabajo
3. Comprobar (Check)
5) Comprobar los resultados
4. Actuar (Act)
6) Aplicar una acción
Una vez aplicada la acción correctora (paso 6) el siguiente paso es volver a planificar
para verificar si la acción correctora ha funcionado.
ETAPAS DE LA VERGA ESTA
1. Etapa PLAN
A. Definir los objetivos
El primer paso es determinar los objetivos y metas a conseguir. Éstos deben ser claros
y concisos. Objetivos como «obtener buena calidad» o «reducir los costes» o
«aumentar la rapidez en el servicio», son demasiado abstractos y, por tanto, no
resultan muy útiles por sí mismos. Deberían concretarse y formularse atendiendo a
fechas concretas, por ejemplo, «de enero a marzo, reducir a la mitad el número de
piezas defectuosas del trimestre anterior», o «a partir de abril, conseguir una
disminución de costes de un 5 %», o «a partir de enero, atender dos llamadas
telefónicas por minuto en vez de una». Los objetivos así definidos van a facilitar la
observación de los resultados, es decir, el control.
B. Decidir los métodos a utilizar para alcanzar el objetivo
Con la definición de objetivos y metas no es suficiente; también se deben establecer
los medios a través de los cuales se van a alcanzar. Éste es el segundo paso a
realizar. Los medios son normas técnicas y operativas de funcionamiento que deben
referirse a las principales causas o factores que afectan a los procesos. Las normas
han de ser coherentes entre sí y permiten la delegación de autoridad y responsabilidad.
Para identificar los posibles temas o problemas, seleccionar uno en función de criterios
de prioridad, definir los objetivos, analizar la situación actual, identificar las posibles
causas, distinguiendo entre causas comunes y especiales (como vimos en el Capítulo
5), y diseñar un plan de mejora o acción correctora se pueden aplicar las siete
herramientas clásicas de la calidad, así como las siete nuevas herramientas (Figura
13.29).
2. Etapa DO
A. Llevar a cabo la educación y la formación
Para poner en marcha el plan diseñado en la fase anterior, es necesario que las
normas establecidas se comprendan y se sepan aplicar. En este paso se proporciona
la educación y formación necesaria a todas las personas implicadas, siendo la
formación de tres tipos: (1) en grupo; (2) de los superiores a los subordinados en el
lugar de trabajo, y (3) individual mediante delegación de autoridad sobre su trabajo.
B. Hacer el trabajo Este paso consiste en poner en marcha las normas establecidas en
la fase de planificación.
3. Etapa CHECK
A. Comprobar los resultados
En este paso se comprueba si el trabajo se está llevando a cabo conforme a lo
planificado en la primera etapa. En definitiva, se trata de comprobar los resultados y ver
si las cosas han ido bien. La comprobación del trabajo y de los procesos se debe
realizar de dos formas:
(a) observar en el lugar de trabajo que efectivamente todo funciona conforme a las
instrucciones y normas, y los procesos funcionan con los factores clave bajo control, y
(b) verificar a través de resultados, es decir, examinar los resultados del trabajo.
Ishikawa (1994) señala la importancia del control en esta etapa, pero es importante
distinguir entre «controlar a través de algo» y «controlar ese algo». En este sentido, el
control no se tiene que efectuar con la inspección. Se trata de controlar los procesos y
actividades empresariales observando los resultados, introduciendo la información así
obtenida en el proceso, descubriendo las anomalías en el trabajo, los procesos y las
operaciones, y eliminando las causas de esas anomalías.
Los elementos que se pueden verificar en esta etapa no están restringidos a la calidad.
También se pueden incluir los costes unitarios, el volumen de producción, el volumen
de ventas y otros elementos. Para controlar un proceso a través de los resultados, las
herramientas que resultan útiles son las que muestra la Figura 13.29, especialmente
los gráficos de control, para la detección de anomalías y la estratificación de los datos
recogidos para identificar las causas que las producen.
4. Etapa ACT
A. Aplicar una acción Por último, en esta etapa se pueden dar dos situaciones
distintas:
(a) Se ha alcanzado el objetivo. Sucede cuando en la etapa Check, etapa anterior, se
confirma lo establecido en la etapa Plan. En este caso, se debe considerar el éxito con
prudencia y las actuaciones irán en la línea de normalizar los procedimientos y
establecer las condiciones que permitan mantenerlo. Por tanto, hay que normalizar las
acciones correctoras aplicadas sobre procesos, operaciones y procedimientos; ampliar
formación y ampliar las medidas correctoras si fuera necesario; verificar si estas
medidas se aplican correctamente y son eficaces y continuar operando de la manera
establecida.
(b) No se ha alcanzado el objetivo. En este caso, una vez detectadas las posibles
anomalías de los procesos y las causas que las producen, se debe proceder a su
eliminación. Hay que comenzar un nuevo ciclo PDCA, empezando por la etapa Plan
