Manual de Usuario

Versión 2.75
(Capítulo 2- Menú Transacciones)
Tomo 4 - Parte 2
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Menú Transacciones - Versión 2.75

Tabla de Contenido.-
 Transacciones Clientes Cuentas por Cobrar.....………………………………………………….. Pág.4
o Opciones del Módulo de Cuentas por Cobrar………………………………………………… Pág.5
 Políticas de Cuentas por Cobrar……………………………………………………… Pág.5
 Ejemplos de Políticas………………………………………………………………….. Pág.6
 Pagos ó Abonos………………………………………………………………………... Pág.9
 Cuentas por Cobrar Integrado con Bancos…………………………………………. Pág.12
 Notas de Crédito……………………………………………………………………….. Pág.18
 Aplicar Nota de Crédito en Diferentes Monedas……………………… Pág.20
 Opción Monedas………………………………………………………………………. Pág.21
 Todo en Moneda Nacional………………………………………………….. Pág.22
 Solo en Moneda Nacional…………………………………………………… Pág.22
 Solo en Moneda Extranjera…………………………………………………. Pág.23
 Pasos para Aplicar una Nota de Crédito…………………………………… Pág.24
 Totalizar la Nota de Crédito…………………………………………………. Pág.25
 Aplicar Devoluciones Pendientes……………………………………………………. Pág.28
 Emisión de Facturas desde Cuentas por Cobrar…………………………………… Pág.35
 Notas de Débito……………………………………………………………………….. Pág.37
 Notas de Débito por Cheque Devuelto……………………………………. Pág.38
 Giros……………………………………………………………………………………. Pág.41
 Pagos Adelantados…………………………………………………………………… Pág.44
 Pagos Adelantados Pendientes……………………………………………. Pág.45
 Aplicación de Pagos Adelantados…………………………………………. Pág.46
 Pagos Pendientes por Aplicar……………………………………………… Pág.48
 Aplicación de Pagos Adelantados en Cuentas por Cobrar……………… Pág.49
 Ver Detalle de un Efecto por Cobrar…………….………………………………….. Pág.51
 Retenciones………………………………………………….………………………… Pág.53
 Intereses de Mora Clientes………………………………………….……………….. Pág.55
 Notas de Débitos Intereses de Mora………….…………………………… Pág.59
 Proveedores Cuentas por Pagar……………………………………………………………………. Pág.60
o Opciones del Módulo de Cuentas por Pagar…………….………………………………….. Pág.61
 Manejo de Monedas Cuentas por Pagar y Cobrar………..……………………….. Pág.62
 Cuentas por Pagar Todo en Moneda Nacional…………….………………Pág.63
 Cuentas por Pagar Solo en Moneda Nacional……………………..…….. Pág.65
 Cuentas por Pagar Solo en Moneda Extranjera………………………….. Pág.66
 Cuentas por Pagar Reexpresadas…………………………………..…….. Pág.67
 Pagos…………………………………………………………………………………… Pág.72
 Políticas Aplicadas a Cuentas por Pagar………………………………….. Pág.75
 Notas de Débito Cuentas por Pagar……………………………………….. Pág.76
o Notas de Débito Pendientes Cuentas por Pagar……………….. Pág.79
 Facturas en Cuentas por Pagar……………………………………………. Pág.82
 Notas de Crédito Cuentas por Pagar………………………………………. Pág.83
 Giros en Cuentas por Pagar………………………………………………… Pág.84
 Pagos Adelantados en Cuentas por Pagar……………………………….. Pág.85
 Retenciones en Cuentas por Pagar……………………………………….. Pág.87
 Retenciones de IVA y los Contribuyentes Especiales (Grandes Contribuyentes)………….. Pág.90
o Contribuyentes Especiales Configuración……………………………………………………. Pág.90
 Activando el IVA al 8% como Base Reducida………………………………………. Pág.91
 Activando la Retención del IVA para las Ventas…………………………………… Pág.93
 Retenciones Transacciones Generadas en las Cuentas por Pagar……………… Pág.95
o Relación de Retenciones……………………………………………………………………….. Pág.97

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 Opciones del Módulo de Retenciones del IVA…………………………………….. Pág.98

 Impresión Preliminar del Comprobante de Retención…………………………….. Pág.98
 Imprimir Comprobante de Retención………………………………………………… Pág.99
 Generar Archivo TXT Requerido por el Seniat……………………………………… Pág.100
 Exportar Archivo a Excel………………………………………………………………. Pág.102
o Manejo de Seriales……………………………………………………………………………... Pág.103
o Comprobantes Contables…………………………………………………………………….. Pág.105
 ¿Cómo Configurar un Comprobante Contable?.................................................... Pág.106
 Configurar Comprobantes Contables……………………………………………….. Pág.113
 Comprobante Modelo Transacciones de Ventas…………………………………... Pág.114
 Comprobante Modelo Devoluciones de Ventas……………………………………. Pág.115
 Comprobante Modelo Compras……………………………………………………… Pág.116
 Comprobante Modelo Devoluciones en Compras…………………………………. Pág.117
 Comprobante Modelo Operaciones de Cuentas por Cobrar……………………... Pág.118
 Comprobante Modelo Operaciones de Cuentas por Pagar………………………. Pág.119
 Comprobante Modelo Operaciones de Inventario…………………………………. Pág.120
 Comprobante Modelo Apartados del Período………………………………………. Pág.121

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Capítulo 2- Transacciones-Clientes-Cuentas por Cobrar:

Módulo de
Cuentas
por Cobrar

Las deudas contraídas con la empresa son de vital importancia y su mantenimiento y visualización oportuna hará posible
un proceso de cobranza transparente para el cliente.

El primer paso para observar las cuentas por cobrar (C x C) en pantalla es seleccionar el cliente, haciendo click en
ubicado al lado del cuadro de texto titulado "Cliente".

En la lista ubicada en la parte inferior media de la pantalla, se muestran todos los documentos del cliente como Facturas,
Pagos, Notas de Crédito, Notas de Débito, Retenciones, etc. Para visualizar cada transacción solo debe hacer doble click
sobre ella.

Todas las operaciones elaboradas en ventas que produzcan un saldo deudor, pasan automáticamente al estado de
cuenta del cliente, siempre y cuando estos posean crédito en la empresa. A partir de este momento el manejo de cliente
se realiza a través del módulo de C x C.

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Políticas de Cuentas por Cobrar: Se hace necesario conocer cada una de las políticas que afectan al módulo de
cuentas por cobrar ya que las deudas contraídas con la empresa son de vital importancia y la alta gerencia tiene la
posibilidad de poder parametrizarle al operador encargado de manejar la cuentas que puede hacer y que no.

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Veamos algunos ejemplos de las políticas que aplican para las cuentas por cobrar:

Política #27.- Permitir fechas fuera del período actual: Cuando esta política no está activa, solo son válidas fechas
dentro del período en curso. Igualmente las restricciones en días que son asignadas al usuario desde el módulo de
sistema son tomadas en cuenta para las operaciones, es decir, si negamos el acceso a los usuarios un día domingo,
entonces las cancelaciones tampoco podrán efectuarse los días domingos.

Obsérvese que la
fecha del periodo
para esta política es
vital ya que si se
esta trabajando en
un periodo anual es
decir doce meses,
toda fecha dentro de
ese año será valida,
pero si se esta
trabajando con
periodos mensuales
solo permitirá fechas
dentro de ese mes.

Módulo a2
Sistemas,
Configuración
de Usuarios,
Restricciones.

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Cuando se intenta efectuar una transacción que se encuentra fuera del periodo en curso que para este caso este esta
definido desde el 01/09/2004 al 30/09/2004. Por lo tanto es una transacción no valida y requiere de una autorización.

Transacción no Valida.
Requiere Autorización.

Al oprimir el botón aceptar que nos indica la advertencia la aplicación requerirá una clave valida para poder continuar.
Para poder definir esta clave se dispone de una Política #28.- Usuario con clave para autorizar transacciones no
válidas: De esta forma el sistema permite con la autorización de los usuarios incluir transacciones fuera de la Fecha del
periodo.

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Botón Derecho del Mouse en Cuentas por Cobrar (Pagina Principal:

Posibilidad de ver el
detalle de una transacción,
reimprimir, modificar ó
cambiar el color inverso
del fondo del Grid.

Cambiar color Inverso del Fondo del grid: Posibilidad de cambiar el color de fondo en el grid del módulo de cuentas
por cobrar y pagar.

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Pagos ó Abonos:
Por medio de esta opción recibimos las cancelaciones ó pagos de los documentos pendientes por cobrar. Pudiendo ó no
estar vencidos, obsérvese que los resaltados en color rojo nos indica que este esta vencido. La transacción de pago se
aplica a los documentos Factura, Giro y Notas de Débito, los cuales deben estar previamente procesados en la
aplicación.

Todos los pagos procesados son almacenados y se mantienen a la vista siempre y cuando el saldo de la factura no sea
cero.

Para aplicar un abono haga doble click sobre el monto del documento y escribe el monto a cancelar. Si desea pagar el
total haga doble click en el cuadro de verificación ubicado del lado izquierdo de la pantalla.

Haciendo clickk con el botón derecho del ratón sobre el listado de documentos, aparece un menú contextual con las
opciones: Botón Derecho del Mouse desde la opción Pagos:

Marcar: Solo facturas, giros o Notas de débito. Además permite hacer selecciones de solo documentos vencidos ó
simplemente todos los documentos.
Desmarcar todos los documentos.
Anular intereses de mora a todos los documentos.
Anular descuentos pronto pago a todos los documentos.

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Pagos ó Abonos:

Documentos
pendientes por Informe de su
cobrar. Cuenta.
Posibilidad de
Indicar monto
del pago.

Documento
Vencido

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Una de las ventajas que se tiene a la hora de registrar los pagos y que el cliente presente varias cuentas pendientes por
cobrar es que podemos colocar el monto a pagar y el sistema si este es mayor el automáticamente asigna los
documentos que este pago cubre y los selecciona como se aprecia en la figura:

Saldo
Pendiente

Monto a Pagar
30.000.000

Al colocar una cantidad

a pagar de
(30.000.000) y que
supera el saldo del
primer documento
pendiente por cobrar
(factura, #00000001,
250.000), el sistema
automáticamente toma
el segundo documento
pendiente (factura
#00000028,
23.676.351,90) el cual
no esta vencido y lo
selecciona, quedando
un saldo de 6.073.648
el cual es abonado al
tercer documento
pendientes (factura
#00000029,
14.374.3164.316.

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Cuentas por Cobrar integrado con el Módulo de Bancos: En esta ventana se desglosa el pago efectuado
en efectivo, cheque, tarjeta de crédito o débito. Si desea aplicar un pago adelantado presione el botón titulado
"Adelantos" en la parte inferior de la pantalla. Si existen, se mostrará el monto total de ellos de donde puede utilizar el
monto completo o parcial.

Para cerrar el desglose del pago deben coincidir los montos del cuadro de texto titulado "Monto del Pago" (ubicado en la
superior) y el Total Cancelado (ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla). Al cumplirse esta condición se activa
el botón de Totalizar, el cual al ser accionado finaliza el proceso.

Política # 21 “Permitir elaborar operaciones bancarias (Cheques o Depósitos desde el mismo Módulo”
La aplicación tiene la posibilidad de registrar los pagos directamente con el módulo de bancos ofreciéndole una facilidad
de uso, así como operación totalmente integrada. Cuando esta política esta activa esta integración es permitida y al
totalizar el pago se despliega la siguiente ventana:

Tenemos dos Opciones

de Integración con el
Módulo de Bancos 1) Al
colocar el # de Deposito
este pago será
depositado en el banco
seleccionado. 2) Si
dejamos este campo #
Deposito Banco en
blanco quedará
pendiente para ser
procesado.

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Veamos el Primer Caso (Colocando el # de Depósito y Banco donde se depositará):

Se coloca
el concepto
y se
totaliza.

Módulo de Bancos Transacciones:

El deposito quedo Registrado

Automáticamente en el Banco.

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Segundo Caso (Pendiente por Procesar en el Módulo de Bancos):

Paso a Paso:

1. Entrar en el Módulo de Bancos.

2. Seleccionar el Banco si tienen más de uno registrado.
3. Seleccionar Transacción Nueva – opción Depósitos.

Seleccionar
el Banco.

Oprimir y Seleccionar
Opción Depósitos

4. Seleccionar opción Depositar Cobranzas.

5. Indicar la fecha de cobro.

6. Oprimir el botón denominado Iniciar

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7. Se despliegan todas las cobranzas de esa fecha obsérvese que tienen una marca (X) cada transacción, al
desmarcarlas estas quedan seleccionadas para ser depositadas en otro banco distinto al que se esta trabajando.

Desmarcar y
quedará
seleccionada

8. Luego de seleccionar los pagos o cobranzas de ese día se debe oprimir el botón Procesar:

Procesar el
Depósito

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Procesar
depósitos
de
cobranzas

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9. Colocar Concepto al Crédito y Totalizar para finalizar.

Si está Integrado el
Módulo de Bancos con
a2 Contabilidad se
deberá indicar la cuenta
contable a asignar este
movimiento, si no lo está
solo indique el concepto
al crédito.

10. Deposito Cobranzas Procesado:

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Notas de Crédito: Las notas de crédito son documentos multifuncionales pero con una única misión de mermar o
disminuir el saldo deudor del cliente con la empresa, este tipo de comportamiento puede desprenderse de descuentos
pronto pago, descuentos especiales, entre otros.

Nota: No es permitido mezclar documentos base (Factura, Nota de débito y Giros) con notas de crédito con monedas
distintas.

Paso a Paso:

1. Haga click en Opciones, Nota de Crédito.

2. Seleccione el tipo de moneda a utilizar, si el cliente maneja multimoneda.
3. Hay dos vías para elaborar una nota de crédito, la primera es colocar un monto total en el cuadro de texto "Monto del
Pago", así la aplicación realiza la distribución del mismo entre los documentos. La segunda forma es haciendo doble
click en cada monto de pago de documento e introduciendo la cantidad.
4. En caso de aplicar algún tipo de retención, marque con un click el cuadro de verificación del documento y luego haga
click sobre la opción de menú de Retención.
5. Para procesar la Nota de Crédito haga click en el botón Totalizar. Aparecerá la siguiente pantalla.

En la pantalla de totalización se muestra un resumen de la operación con los datos avanzados de la transacción como
son:

Afecta libro de Venta: Cuando se procesa documentos viejos que no corresponden al período actual y además ya han
sido contabilizados, se desmarca este cuadro de verificación para así no tener una inconsistencia en los libros de ventas.
Afectas Ventas: Si se considera como parte del proceso de ventas o no, al considerarla se desvirtúa el proceso de
ventas natural de la organización, ya que no hay procesos de manejo de inventario.
Afecta Comisiones: Al estar activo se aplican las comisiones estipuladas en la parte de vendedor de esta pantalla.

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Se tienen dos opciones:

1. Aplicar Nota de Crédito
2. Nota de Crédito Pendiente

Cliente que Presenta

Deudas en Moneda
Extranjera y en
Moneda Nacional.

Cuentas por Cobrar en

Dólares.

Cuentas por Cobrar en

Moneda Nacional.

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Aplicar Nota de Crédito (En Moneda Nacional ó en Moneda Extranjera):

La aplicación entre una de sus bondades posee el manejo de Múltiples Monedas para sus procesos administrativos
(facturación, cuentas por cobrar y pagar), así como el poder llevar el control de dichas cuentas tanto en Moneda Nacional
como en Extranjera ó todo en moneda Nacional. Para el caso de aplicar una nota de crédito podemos de un cliente que
se tiene efectos por cobrar en dos tipos de monedas podemos manejarlas de forma separada como se muestran en las
figuras:

Cuentas por Cobrar en

Moneda Nacional.

Cuentas por Cobrar en

Moneda Extranjera
(Dólares).

Obsérvese que para el caso de

efectos por cobrar en moneda
extrajera podemos modificar el
factor de cambio y registrar la
transacción con un factor
diferente a la que tiene
registrada la aplicación como el
factor del día.

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Opción Monedas: Todo un concepto de manejo de diferentes monedas por transacción.

Tres Posibilidades:
Todo en (Bs.) Moneda Nacional.
Solo en (Bs.) Moneda Nacional.
Solo en ($) Moneda Extranjera.

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Todo en (Bs.) Bolívares, Moneda Nacional:

Todos los Efectos por Cobrar y

sus Movimientos expresados
en Moneda Nacional.

Solo en (Bs.) Bolívares, Moneda Nacional:

Solo los efectos por Cobrar

elaborados en Monedas Nacional.

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Solo en ($), Moneda Extranjera:

Solo los efectos por cobrar en

Moneda Extranjera.

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Pasos para aplicar una Nota de Crédito:

Dentro del menú de opciones del modulo de cuentas por cobrar seleccionar Notas de Crédito y en ella aplicar nota de
crédito.
Si se manejan efectos por cobrar en otras monedas diferentes a la nacional dentro de la opción aplicar nota de crédito
indicar con que moneda se trabajará.
Al indicar el monto de la nota de crédito la aplicación automáticamente selecciona la factura o facturas que dicho monto
abarque es decir si el monto es mayor selecciona el siguiente documento.

Obsérvese que el
monto del pago es
por 800.000 y
dentro de las
facturas pendientes
por cobrar estas
están conformadas
por dos: la primera
por 604.000 y la
segunda por
1.607.371,90. Se
aplica la nota
tomando el monto
de la primera y se
le abona el resto
196.000 como se
aprecia en la figura.

Obsérvese que el
monto del pago
es por 604.000 el
cual es el monto
completo, por lo
tanto se aplica la
nota a la primera
factura.

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Totalizar la Nota de Crédito:

Si afecta ó
No el Libro
de Ventas.

Posibilidad de definir si la nota

de crédito afecta las ventas y las
comisiones de ventas.

Nota de Crédito
Aplicada

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Reporte de Cierre de Ventas Diario:

Estado de Cuenta del Cliente:

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Libro de Ventas:

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Aplicar Devoluciones Pendientes:

Esta opción le permite aplicar las Notas de Crédito Pendientes por las Devoluciones generadas en el módulo de
devoluciones, sobre facturas efectuadas quedando en un estatus denominado pendiente por aplicar:

Notas de Crédito
Pendientes por Aplicar
por Concepto de
Devoluciones de
Facturas de Ventas.

Obsérvese que este cliente posee tres

devoluciones Pendientes por aplicar un
de ella es por una factura elaborada en
Moneda Nacional y las otras dos en
Moneda Extranjera.

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Botón Derecho del Mouse podemos Reimprimir o Modificar una nota de crédito pendiente por aplicar:

Modificar
una Nota
de Crédito.

Solo podremos Modificar

el Detalle de la Nota más
no el valor esto no es
permitido.

Política # 7, “Autorización para aplicar devoluciones pendientes”:

Política que nos

permite tener un
verdadero control
sobre las notas de
crédito generadas,
por devoluciones
de facturas.

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Revisemos algunas las Políticas que afectan este Módulo de Cuentas por Cobrar- Notas de
Crédito:

Política # “2 Autorización para

generar notas de crédito”.

Política # “22
Permitir al usuario
reimpresión de
documentos.

Política # “25 Autorizado para

modificar transacciones.

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Reimprimir
Nota de
Crédito.

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Obsérvese El Estado de Cuentas antes de la Aplicación de las Devoluciones Pendientes:

Obsérvese que no se han aplicados las

devoluciones pendientes pero aparecen ya
registradas en el estado de cuenta del cliente.

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Aplicación de Devoluciones Pendientes:

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Cuentas por Cobrar - Nota de Crédito Aplicada:

Nota de
Crédito
Aplicada.

Factura a la
cual se le
aplico
Devolución.

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Emisión de Facturas desde el Módulo de Cuentas por Cobrar - Facturas: Se utiliza para generar C x
C, con consecutivo de factura válido que no afecta el inventario. Una de las aplicaciones más comunes de este
documento es para llevar las deudas pendientes ya pasadas por contabilidad. La opción de elaborar facturas al cliente se
utiliza para recrear las cuentas por cobrar que han sido procesadas por el departamento de contabilidad y se requiere su
actualización en el área administrativa. Para hacer esto se deben llenar los datos requeridos y desmarcar el cuadro de
verificación de Afectar Libro de Venta.

Otra aplicación de este documento son para hacer facturas que no afecten los movimientos de inventario, lo cual genera
una cuenta por cobrar que no lo afecta, pero si su contabilización.

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Políticas que afectan la Emisión de Facturas desde el Módulo de Cuentas por Cobrar:

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Notas de Débito: El valor de este documento aumenta el saldo del cliente, lo cual puede ser usado para procesar
cheques devueltos, cargos por gestión administrativa, intereses de mora y cualquier tipo de cargo al cliente que genere
deuda con la empresa. La aplicación de este documento a los clientes puede tener variadas causas, desde el punto de
vista administrativo cualquier cargo al saldo deudor, puede considerarse como una nota de débito. Partiendo desde
simples intereses de mora hasta diferenciales cambiarios, ese tipo de transacción puede generar comisiones a
vendedores.

Su utilización es sencilla, se introduce la fecha del documento y la cantidad de días para su vencimiento, luego
seleccionamos la moneda (de ser extranjera se introduce el factor cambiario), posteriormente se especifica la cantidad en
moneda conjuntamente con los impuestos que aplican.

El concepto o detalle del documento debe ser muy explícito y no debe ser ambiguo, luego se clasifica y selecciona el
vendedor con su respectiva comisión. Las opciones siguientes son:

Afecta libro de Venta: Cuando se está procesando documentos viejos que no corresponden al periodo actual y además
ya han sido contabilizados, se desmarca este cuadro de verificación para así no tener una inconsistencia en los libros de
ventas.
Afectas Ventas del mes: Si se considera como parte del proceso de ventas o no, al considerarla se desvirtúa el proceso
de ventas natural de la organización, ya que no hay procesos de manejo de inventario.
Afecta Comisiones: Al estar activo se aplican las comisiones estipuladas en la parte de vendedor de esta pantalla.
Cheque Devuelto: Marca la nota de crédito como producto de un cheque devuelto, para poder informar al departamento
de facturación del comportamiento del cliente.

Nota de
Débito por
Cheque
Devuelto.

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Nota de Débito por Cheque Devuelto:

Recibo
Nota de
Débito

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Políticas Avanzadas
Ventas - Facturas

Política 22 “Mostrar el
saldo Pendiente y los
cheques devueltos al
momento de
seleccionar el cliente”
Política 23 “Permitir
transacciones con
clientes que presenten
saldo vencido ó
cheques devueltos”.

Módulo de Facturación
Políticas Avanzadas 22 y 23.

Cheque Devuelto y Saldo

Pendiente (Transacción no
Valida).

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Si la política # 23 está activa podrá efectuar la transacción el no estarlo es decir no esta activa requerirá de autorización
ya que la transacción no es valida:

Operación Restringida
requiere autorización

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Giros: Se utilizan para fraccionar la deuda del cliente en varias partes, para ser canceladas con una periodicidad que
puede ir de desde días hasta años según sea el caso. El concepto de giro de la aplicación se basa en adjudicar cuotas
fijas de pago al cliente, las cuales tendrán fechas de vencimiento distribuidas en el tiempo a razón de la frecuencia
establecida en la configuración.

El primer dato requerido es el monto de las cuotas y cuantos periodos o cuotas se crearan, posteriormente se puede
modificar la frecuencia que puede varias desde días hasta años entre giros. La fecha del primer vencimiento indica
cuando se empieza a procesar los giros más no cuando se elaboraron.

Nota: El vendedor asociado el procedimiento de giros es simplemente referencial, por lo tanto no genera comisiones
de ningún tipo.

El campo de clasificación de la operación se utiliza para darle un nombre descriptivo a la operación, si no desea imprimir
los giros simplemente desmarque del cuadro de verificación titulado "Imprimir Giros" (ubicado en la esquina inferior
izquierda).

Para finalizar haga click en el botón Totalizar.

Indicar
Posibilidad Frecuencia
de Elaborar
giros en
Moneda
Nacional ó
Extranjera. Indicar Monto
Indicar
Períodos

Posibilidad de Imprimir
los Giros

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Emisión de
Giros en
Moneda
Extranjera

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Cuentas por Cobrar Giros:

Giros

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Pagos Adelantados: En esta sección se genera el pago adelantado mas no se aplica como pago o abono a saldo
pendiente del cliente. Para aplicar un Pago Adelantado ver Pagos.

En la Opción Pagos
Adelantados, al ser
colocado el número
de la planilla del
Deposito Bancario
automáticamente se
registra la
transacción en el
Módulo de Bancos.

Módulo de Bancos,
Transacciones, Depósito
desde Cuentas por Cobrar

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Pagos Adelantados Pendientes:

Pagos Adelantados
Pendientes por
Aplicar.

Advertencia de Pago Adelantado: Se le incorporó al sistema una advertencia que se activa automáticamente al
momento de realizar un pago en los casos en que existan pagos adelantados. De esta manera el sistema evita la
posibilidad de que el usuario por error omita la aplicación de un pago adelantado.

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Módulo de Facturación Aplicación de Pago Adelantados:

Al estar registrado el Pago Adelantado en Cuentas por Cobrar puede desde el Módulo de Facturación (Ventas) al
momento de totalizar la factura y seleccionar la forma de pago se pueden aplicar dichos pagos adelantados.

Saldo Adelantos
Pendientes por
Aplicar
(2.000.000). Monto de la
Factura 541.344,
que se le Aplicará
el ó los Adelantos
Pendientes.

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Saldo Adelantos
Pendientes (1.458.656),
después de aplicar la
factura cuyo monto fue
de 541.344.

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Pagos Pendientes por aplicar:

Saldo Pendiente
de Adelantos.

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Aplicación de Pagos Adelantados en Cuentas por Cobrar:

Para aplicar los adelantos

debe oprimir el botón
denominado Adelantos.

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Ver Detalle de un Efecto por Cobrar: La posibilidad de poder hacerle un seguimiento a un documento por
cobrar que para este caso es una factura a crédito a la cual se le hicieron 4 pagos ó abonos, la opción ver detalle nos
permite visualizar cada uno de estos pagos.

Poder ver el detalle

completo de cada
documento hasta su
cancelación total,
para el departamento
de cuentas por
cobrar es una opción
de mucha utilidad ya
que pueden conocer
la historia completa
de la cuenta.

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Recuerde que debe indicarle a la aplicación en la opción Títulos y Correlativos que mantenga los estados de
cuentas abiertos al momento del cierre.

Títulos y
Correlativos
(Consecutivos).

Cerrar Estados
de Cuenta al
Momento del
efectuar el
cierre del
periodo.

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Retenciones: Son montos que por disposiciones legales las empresas Recolectoras de Impuesto, aplican sobre las
facturas, las cuales restan al total del monto de la misma. Todas las retenciones son relacionadas al final del año fiscal
para así poder usarlas como documentos gravables en la declaración fiscal del Impuesto sobre la Renta. Para aplicar una
retención haga click en Opciones, Pagos.

Retenciones
Ordinarias

Botón derecho del Mouse, Imprimir

una Retención (Reimprimir), Modificar
ó Anular una retención.

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Manejo de Retenciones:

Ficha de Se debe
Clientes Datos Indicar el % de
de Crédito. Retención.

Facturas, Ventas, Retenciones Ordinarias.

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Intereses de Mora Clientes:

El cálculo de intereses de mora a los clientes es muy útil para saber con exactitud la cantidad de dinero que se podría
percibir o no por este concepto. Esta pantalla es la forma más fácil de aplicar o simplemente informarse de esto.

Primero se estipula el porcentaje a aplicar y la fecha tope para realizar los cálculos, es decir que se obtendrá los días de
mora a razón de la cantidad de días que han transcurrido desde la fecha de vencimiento del documento hasta esta fecha,
luego haga click en el botón Filtrar donde se despliega la siguiente pantalla:

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Realice los cambios necesarios según sus requerimientos, puede seleccionar facturas y/o giros y/o Notas de Débito,
posteriormente un rango de clientes que puede estar compuesto por uno (coloque el mismo código en desde y hasta) o
varios. También se puede usar la clasificación de las operaciones, utilice la lista de opciones (ALT + Flecha abajo) y
seleccione uno.

El rango de fecha de vencimiento del documento, y por último el vendedor que realiza la transacción.

Nota: Al colocar los campos en blanco se establecen como parámetros abiertos.

Si desea imprimir las notas de crédito generadas por los intereses de mora, active el cuadro de verificación ubicado a la
derecha de la fecha.

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Luego haga click en el botón de Iniciar, para ver los cambios en pantalla, en la lista mostrada se puede modificar los
intereses de mora ya sea por arriba o por debajo (dependiendo de las políticas del usuario). En caso de no aplicar los
intereses de mora a un documento mostrado haga click sobre los cuadro de verificación ubicados en lado izquierdo.

Días de Vencimiento Saldo Pendiente

Intereses
Generados
Posibilidad por Mora
de Excluir
algún
Documento

Total Intereses
Mora

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Para finalizar la operación haga click en Totalizar y confirmar la acción.

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Notas de Débitos Generadas desde el Módulo de Intereses de Mora:

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Proveedores - Cuentas por Pagar:

Las Cuentas por pagar son generadas por las diversas compras realizadas al pool de proveedores las cuales pasan a
situación de crédito, sea por convenios o simplemente la forma de pago habitual con el ente que suministra el bien.

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Opciones del Módulo:

En esta opción podemos visualizar los adelantos y notas de débito pendientes.

Nos permite obtener información del documento en cual se esta posicionado en el Grid del Módulo.

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Manejo de Monedas (Cuentas por Cobrar y Pagar):

Una de la particularidad de la aplicación es que podemos elaborar transacciones en diferentes monedas tanto en
Nacional como en Extranjera. Pudiendo visualizar en el Grid del Módulo las operaciones en:

1 Todos en Moneda Nacional que para este caso es el Bolívar.

2 Solo en (Bs. ó Moneda Nacional).
3 Solo en ($) ó Moneda Extranjera.
Es muy importante cuando un proveedor tiene transacciones
(Compras) en diferentes monedas ya que estas no tienen el mismo
tratamiento. La aplicación maneja los diferenciales cambiarios que
son de mucha utilidad en economías inflacionarias. El saber cuanto
se tiene por pagar a proveedores internacionales y poder
reexpresar las transacciones al factor de cambio actual nos indica
cuanto realmente se debe.

Para una mejor compresión de esta capacidad veamos un ejemplo con un Proveedor que tiene
efectos por pagar en las dos monedas (Bolívares y Dólares):

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Cuentas por Pagar Todo en (Bs.) ó Moneda Nacional:

Facturas
Pendientes
por Pagar
registradas
en Dólares.

Al analizar la cuenta seleccionando “todo en moneda nacional”, el grid presenta un saldo pendiente de 8.683.942,40 el
cual esta conformado por los siguientes documentos:

Nota: Al entrar en el módulo de cuentas por pagar y seleccionar un proveedor las transacciones que se
presentan en el Grid por defecto es presentada “Todo en Moneda Nacional”.

1- Factura # 1234567 de Fecha de emisión 19/08/04 por un monto de 3.248.000 con vencimiento el 03/09/04 siendo la
fecha del día de trabajo el 19/08/04.

2- Luego presenta un pago el cual viene dado que al ser un contribuyente especial ó gran contribuyente como también es
denominado, este deberá retener un 75% del IVA pagado por compras, para el caso Venezolano, que aunque este
documento no este cancelado esta se debe efectuar según lo estipula la ley sobre esta materia.

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Pudiendo visualizar todas las retenciones por este concepto en la opción IVA. (Contribuyentes Especiales):

Retenciones IVA
Contribuyentes
Especiales

3- Factura # 78454 de fecha 19/08/04 por un monto de 3.247.929,60 con fecha de vencimiento el 03/09/04:

Obsérvese que el documento tiene la condición de haber sido emitido en moneda extrajera (Dólares) y se reflejo a un
factor de cambio en referencia a la moneda nacional de 1.920 por Dólar.

4- Retención 75% IVA contribuyente especial correspondiente a la factura 78454.

5- Factura # 8888 de fecha 19/08/04 por un monto de 3.190.022,40 en Dólares.

6- Retención 75% IVA.

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Cuentas por Pagar - Solo en (Bs.) ó Moneda Nacional:

Cuenta por
Pagar solo
en Bs.

Al seleccionar esta opción el grid presenta dos transacciones una factura # 1234567 por un monto de 3.248.000 y la
retención del IVA por ser contribuyente especial. Saldo pendiente por pagar en moneda nacional 3.248.000.

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Cuentas por Pagar - Solo en ($) ó Moneda Extranjera:

Cuenta por
Pagar solo
en Dólares.

Solo en $ presenta cuatro transacciones dos facturas y sus respectivas retenciones el monto de la cuenta por pagar en
dólares es 3.006,22.

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Obsérvese la ventaja que se tiene para el manejo de cuentas por pagar en diferentes
monedas:

Tres Monedas Definidas:

Bolívares, Dólares y Pesos.

Filtros

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Cuentas por Pagar solo en Moneda Extranjera (Dólares):

Efectos por
Pagar en
Obsérvese que el Factor de Cambio Dólares
de estas dos facturas por pagar
1.920 Bs. x Dólar.

Cuentas por Pagar Solo en Moneda Nacional (Bolívares):

Efectos por
Pagar en
Bolívares

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Cuentas por Pagar Todo en Moneda Nacional (Bolívares):

Efectos por
Pagar Todo
en
Bolívares

El factor de cambio registrado en la aplicación es de:

Para Activar la Opción de Monedas (Factor de Cambio)

el primer usuario en entrar a la aplicación con
autorización para modificarlo, con la secuencias de
teclas CTRL + M se le despliega la siguiente ventana en
la cual podrá modificarlo.

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La aplicación le permitirá poder visualizar sus efectos por Pagar y Cobrar reexpresados con el nuevo factor de Cambio,
para poder visualizar este efecto variamos este de 1.920 Bs. por dólar a 2.500, recuerde que el monto de la deuda todo
en moneda nacional es 8.643.942,40.

Nuevo
Factor de
Cambio

Cuentas por
Pagar Nuevo
Factor de
Cambio 2.500
Bs. por Dólar.

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Cuentas por Pagar Reexpresadas a un Factor de Cambio de 2.500 por Dólar:

Cuentas por Pagar a 1.920 por Dólar,

8.683.942,40, ahora cambia el factor a 2.500 y
las cuantas por Pagar se incrementan a
10.427.550.

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Pagos - Cuentas por Pagar: La transacción de Pago se aplica a los documentos Facturas, Giros y Notas de
Crédito los cuales deben estar previamente procesados en la aplicación. Todos los pagos procesados son almacenados,
y se mantienen a la vista siempre y cuando el saldo de la factura no sea cero.

Pagos - Cuentas por

Pagar - Documento
emitidos en Moneda
Nacional.

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Pagos Cuentas por Pagar

Documento emitidos en Moneda
Extranjera.

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Paso a Paso:

1. Para aplicar un abono haga doble click sobre el monto del documento y escribe el monto a cancelar. Si desea
pagar el total haga doble click en el cuadro de verificación ubicado del lado izquierdo de la pantalla.

Nota: Haciendo click con el botón derecho del ratón sobre el listado de documentos, aparece un menú contextual con
las opciones:
Marcar: Solo facturas o giros o Notas de Crédito. Además permite hacer selecciones de solo documentos vencidos
o simplemente todos los documentos.
Desmarcar todos los documentos.
Anular intereses de mora a todos los documentos.
Anular descuentos pronto pago a todos los documentos.

2. Al finalizar el proceso de Selección de documentos haga click en el botón Totalizar.

3. En esta ventana se desglosa el Pago efectuado en Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito o Débito. Si desea aplicar
un pago adelantado presione el botón titulado "Adelantos" en la parte inferior de la pantalla, si existen se mostrará
el monto total de ellos, de donde puede utilizar el monto completo o parcial.

Cuentas Por Pagar

Conectada con el
Módulo de Bancos.
Política # 21 “Permitir
elaborar operaciones
bancarias (Cheques ó
Depósitos) desde el
mismo módulo.
Al incluir el número del cheque e
activar la opción elaborar
cheque este será procesado e
impreso.

Posibilidad de aplicar
pagos adelantados.

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4. Para cerrar el desglose del Pago deben coincidir los montos del cuadro de texto titulado "Monto del Pago" (ubicado
en la superior) y el Total Cancelado (ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla), además se debe
introducir el número del documento a pagar o abonar.

5. Haga click en el botón Totalizar para finalizar el proceso.

Políticas aplicadas a Cuentas por Pagar:

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Notas de Débito - Cuentas por Pagar: Se utilizan para registrar algún descuento realizado por el proveedor al
saldo de deudor. Cabe destacar que las notas de débito no son igual a Pagos realizados a la deuda, ya que este último
esta soportado por un flujo de dinero sea en efectivo o por depósitos bancarios a manos del proveedor. En las notas de
débito no reflejan dinero, sino una disminución de la deuda por otros conceptos.

Las Notas de Débito son documentos multifuncionales pero con una única misión de mermar o disminuir el saldo deudor
con el proveedor, este tipo de comportamiento puede desprenderse de descuentos pronto pago, descuentos especiales,
etc.

Nota: No es permitido mezclar documentos base (Factura, Nota de débito y Giros) con notas de crédito con monedas
distintas.

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Paso a Paso:

1. Haga click en Opciones, Nota de Débito.

2. Seleccione el tipo de moneda a utilizar, si el proveedor maneja multimoneda.
3. Hay dos vías para elaborar una nota de débito, la primera es colocar un monto total en el cuadro de texto "Monto del
Pago", así la aplicación realiza la distribución del mismo entre los documentos. La segunda forma es haciendo doble
click en cada monto de pago de documento e introduciendo la cantidad.
4. En caso de aplicar algún tipo de retención, marque con un click el cuadro de verificación del documento y luego haga
click sobre la opción de menú de Retención.
5. Para procesar la Nota de Débito haga click en el botón Totalizar. Aparecerá la siguiente pantalla.

En la pantalla de totalización se muestra un resumen de la operación con los datos avanzados de la transacción como
son:

Afecta libro de Compras: Cuando estamos procesando documentos viejos que no corresponden al periodo actual y
además ya han sido contabilizados, se desmarca este cuadro de verificación para así no tener una inconsistencia en los
libros de compras de la empresa.

Afectas Compras del Período: Al considerar este documento como una Compra de un bien o servicio, estamos
desvirtuando el proceso de compras ya que no hay ingresos o cargos al inventario. Normalmente este cuadro de
verificación esta desactivado, al activarlo ocurre lo antes mencionado.

Aplicación
de la Nota
de Débito.

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Nota de
Débito
Aplicada

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Notas de Débito Pendientes - Cuentas por Pagar:

Cuando se requiere aplicar una nota de Débito a la cuenta por pagar que no venga de una devolución efectuada en
Devoluciones de Compras se debe aplicar en esta opción y luego poder aplicarla a un documento o factura pendiente por
pagar.

Ejemplo:
Se han aplicado dos Notas de Débitos pendientes, 1) 290.000 y 2) 406.000, estas se pueden visualizar en Pendientes:

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Notas de
Débitos
Pendientes.

Las dos notas de Débito Suman

696.000 (290.000+406.000)

Obsérvese que la aplicación

automáticamente toma las facturas ó
Documentos por orden de vencimiento
para poder aplicar las notas de débitos
pendientes, que para este caso son
dos (290.000 y 406.000) siendo su
total 696.000, la factura vencida por
pagar identificada con el número
787456 es la que presenta para ser
aplicadas dichas notas.

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Factura
Cancelada.

Factura
Cancelada

Factura Pendiente
por Pagar Vencida.

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Facturas: Su funcionamiento es exactamente igual a las Notas de Crédito, con la diferencia que son utilizadas cuando
al costo de la mercancía se anexan costos adicionales no relacionados por el proveedor, pero facturados por terceros, los
cuales queremos conjugar como Gastos del proceso de compra y no como otro proveedor. Por ejemplo: Fletes, Casas
Gestoras, etc.

La opción de elaborar Facturas al proveedor se utiliza para recrear las cuentas por pagar que han sido procesadas por el
departamento de contabilidad y se requiere su actualización en el área administrativa. Para hacer esto debes llenar los
datos requeridos y desmarcar el cuadro de verificación de Afectar Libro de Compras.

Otra aplicación de este documento son para hacer facturas sin movimiento de inventario, lo cual genera una cuenta por
cobrar que no afecta el inventario, pero si su contabilización.

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Notas de Crédito - Cuentas por Pagar: Se utilizan con la única finalidad de realizar cargos al saldo deudor, por
conceptos no estipulados como bienes o servicios que presta la empresa, un buen ejemplo podría ser Gastos Operativos,
Aranceles, etc. Normalmente es el proveedor quien realiza dichos cambios en el estado de cuenta, los cuales al ser
notificados al cliente este procederá a realizar los asientos correspondientes en la aplicación.

La aplicación de este documento a proveedores puede tener variadas causas, desde el punto de vista administrativo
cualquier cargo al saldo deudor, puede considerarse como una nota de crédito. Partiendo desde simples intereses de
mora hasta diferenciales cambiarios, ese tipo de transacción pueden generar comisiones a vendedores.

Su utilización es sencilla, introducimos la fecha del documento más la cantidad de días para su vencimiento, luego
seleccionamos la moneda (de ser extranjera se introduce el factor cambiario), posteriormente se especifica la cantidad de
dinero conjuntamente con los impuestos que aplican.

El concepto o detalle del documento deben ser coherentes y explicito, además se puede seleccionar o agregar la
clasificación al movimiento realizado.

Las opciones son:

Afecta libro de Compras: Cuando estamos procesando documentos viejos que no corresponden al periodo actual y
además ya han sido contabilizados, se desmarca este cuadro de verificación para así no tener una inconsistencia en los
libros de compras de la empresa.
Afectas Compras del Período: Al considerar este documento como una Compra de un bien o servicio, estamos
desvirtuando el proceso de compras ya que no hay ingresos o cargos al inventario. Normalmente este cuadro de
verificación esta desactivado, al activarlo ocurre lo antes mencionado.

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Giros:
El concepto de Giros de la aplicación se basa en adjudicar cuotas fijas de pago al proveedor, las cuales tendrán fechas
de vencimiento distribuidas en el tiempo a razón de la frecuencia establecida en la configuración.

El primer dato requerido es el monto de las cuotas y cuantos periodos o cuotas se crearan, posteriormente se puede
modificar la frecuencia que puede varias desde días hasta años entre giros. La fecha del primer vencimiento indica
cuando se empieza a procesar los giros más no cuando se elaboraron.

El campo de clasificación de la operación se utiliza para darle un nombre descriptivo a la operación, si no desea imprimir
los giros simplemente desmarque del cuadro de verificación titulado "Imprimir Giros" (ubicado en la esquina inferior
izquierda).

Para finalizar haga click en el botón de Totalizar.

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Pagos Adelantados: Se utilizan cuando es necesario realizar pagos a proveedores por concepto de apartado,
anticipo o cualquier otra razón donde no este involucrada la figura de una Factura del proveedor hacia la empresa por
bienes o servicios prestados.

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Retenciones y las Cuentas por Pagar: Son utilizadas cuando la empresa cliente es Agente Recaudador de
Impuestos (Municipales o Nacionales). Su aplicación causa una disminución al saldo deudor equivalente al porcentaje
Retenido según las Tablas de Retenciones usadas. Todas las retenciones a proveedores son relacionadas al final del
año fiscal de la empresa y pasadas por escrito a las empresas involucradas para ser usadas como gravables en la
declaración de impuestos sobre la renta.

Retenciones IVA
(Contribuyentes
Especiales).

Retenciones
Ordinarias

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En la parte superior del formulario se muestra la factura a aplicarle la retención, inmediatamente se pide la información
del monto a retener que puede ser introducido en monedas o en porcentajes (escriba el número acompañado por el signo
de %). Luego escriba el concepto de la retención y su clasificación.

Pagos ó
Abonos

Retención
Ordinaria

Archivo ó Ficha
de Proveedores
Porcentaje de
Retención.

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Para finalizar el proceso haga click en el botón Totalizar.

Nota: Recuerde que toda retención a un proveedor genera una disminución del saldo de la factura.

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Retenciones IVA y los Contribuyentes Especiales (Grandes Contribuyentes):

La aplicación incorpora la nueva providencia Administrativa del Seniat con respecto a los contribuyentes especiales y su
función como agentes de Retención para el impuesto al valor agregado (I.V.A.). Es importante también resaltar que
aquellos contribuyentes ordinarios que les vendan a contribuyentes especiales deben llevar el control sobre el I.V.A.
retenido ya que el mismo debe reflejarse en el libro de ventas para el momento de la liquidación del impuesto.

A continuación se detallan los pasos que deben seguir los contribuyentes especiales para la configuración del
sistema:

TITULOS Y CORRELATIVOS: Como muestra la Figura debe activarse la empresa como contribuyente especial. Al
mismo tiempo para aquellas empresas que venden productos gravados con el I.V.A. en alícuota reducidas al 8%, o el
10% de impuesto al lujo como alícuota adicional, es necesario activar el impuesto dos de la aplicación. De esta manera
los libros de compras y ventas reflejaran las transacciones en función de la base reducida o adicional como lo estipula
la ley.

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Como se muestra la Figura en la sección de Proveedores y Compras están disponibles los correlativos para las
retenciones de I.V.A., comprobantes generales de Retención para los casos en que se desea entregar una sola
relación de retenciones por período. La asignación de una clasificación para las retenciones de I.V.A. permite al
momento de la consolidación agrupar las retenciones en cuentas contables diferentes dependiendo de su naturaleza.

Posibilidad de imprimir una retención de IVA. Por cada compra. Hasta la versión 2.71 el sistema de forma automática
genera una sola retención por todas las compras hechas en el periodo. A partir de esta versión a través de la opción
de títulos y correlativos se puede configurar el sistema para imprimir una retención por cada compra.

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Activando el I.V.A al 8% como Base Reducida: Para aquellos contribuyentes que vendan o Compren
productos gravado al 8%( alícuota reducida) o 10% (alícuota adicional) deben configurar las ventanas de totalización
de compras y ventas para que refleje este nuevo impuesto.

Comprando Mercancía: Una vez realizados los pasos anteriores al momento de realizar compras de mercancía
el sistema refleja al momento de la cancelación del documento la retención que corresponde al 75% de I.V.A. como lo
muestra la Figura.

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Activando la Retención del I.V.A para las Ventas : Para aquellos contribuyentes que les venden a
contribuyentes especiales están en la necesidad de llevar el control de las retenciones, así como reflejar en el libro de
ventas el monto antes mencionado. Los pasos a seguir para activar las retenciones en las ventas son:

Módulo de Clientes: Para aquellos clientes que son Contribuyentes especiales es necesario activarlo en su registro
como se muestra en la Figura.

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Títulos y Correlativos:: Es necesario indicarle al sistema cual es la clasificación que debe ser asignada a las
retenciones de I.V.A. Este paso es muy importante ya que al momento de contabilizar las retenciones lo ideal es la
clasificación para poder acumular las retenciones según su naturaleza en diferentes cuentas contables.

Módulo de Ventas: Una vez que los clientes han sido configurados como contribuyentes especiales, al momento
de facturar un producto de manera automática aparece la retención al momento de totalizar el documento.

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Transacciones Generadas desde Cuentas por Cobrar: Al igual que en el módulo de cuentas x pagar,
todas las transacciones que se generan: facturas, notas de débito, crédito son registradas con su respectiva retención.

El sistema ahora tiene disponible una variedad de reportes que permite de manera resumida o detallada llevar un
control de las retenciones que se han aplicado así como aquellas de las que han sido objeto. Igualmente los libros de
compras y ventas han sido modificados para tal efecto. Los reportes disponibles son los siguientes:
 Reporte de retenciones por proveedor
 Reporte de retenciones del periodo.
 Formato de Retenciones (corresponde al formato configurado desde el módulo de configuración de formatos).

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La Figura muestra la ventana del reporte de retenciones con las opciones que tiene disponibles tanto para clientes
como proveedores.

Tipos de Retención:
 Todas las Retenciones.
 Retenciones Ordinarias.
 Retenciones de I.V.A.(15%).

Tipos de Impresión:
 Retenciones x Proveedor.
 Retenciones del Periodo.
 Formato de Retención.

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Relación de Retenciones de I.V.A. Módulo de Transacciones: El sistema dispone de un nuevo

módulo que permite la visualización de todas las retenciones que se hicieron durante el período. Al mismo tiempo
para aquellas compañías que tienen un alto volumen de transacciones es posible imprimir un solo comprobante que
refleje todas las retenciones del período. Las Figuras permiten visualizar lo antes dicho.

Retenciones
por Proveedor

Retenciones
Proveedor 1

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Opciones del Módulo de Retenciones de I.V.A.:

Impresión Preliminar:

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Imprimir Comprobante de Retención del Impuesto al Valor Agregado:

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Generar Archivo .TXT: Desde el módulo de retenciones de I.V.A. es posible también elaborar el archivo texto, el
cual puede ser enviado al SENIAT a través de su página Web. El archivo que se genera es grabado en el directorio
Empre001\Data\Seniat con el nombre de Retenciones.Txt.

El archivo creado en Formato

TXT se guarda en el directorio
EMPRE001\DATA\SENIAT.

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Archivo TXT:

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Exportar Archivo en Formato EXCEL:

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Manejo de Seriales: Según la configuración de las políticas de ventas del usuario se pueden realizar transacciones
que involucren movimientos de inventario de artículos que utilicen seriales sin ingresar estos, con la finalidad de agilizar
los procesos y centralizar el manejo de seriales en un departamento o persona para ejecutar esta opción que permite
introducirlos posteriormente.

Tipo de Documentos:
Los documentos que involucran movimientos de inventario son: Cargos, Descargos, Compra de Mercancía, Devoluciones
en Compras, Notas de Entrega Proveedores, Presupuestos, Pedidos, Notas de Entrega, Apartados, Facturas y
Devoluciones. Si se requiere no hacer este proceso post-transacción debe modificar las políticas del usuario en el módulo
de usuarios de a2.

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El procedimiento es muy sencillo, primero se selecciona el tipo de documento y luego se busca el mismo, hecho esto se
muestra en pantalla todos los rubros contemplados en la operación, en donde se ubica al artículo a asignarle los seriales.

Paso a Paso:

1. Seleccione el tipo de documento a procesar.

2. Haga click en el botón Buscar para listar los documentos y seleccionar el que se va a trabajar.
3. En la lista de artículos del documento haga doble click sobre el producto a asignar seriales.
4. Para asignar un serial existente, arrastre el mismo de la lista del panel izquierdo al derecho. Repita este paso como
tantos productos necesite seriar. Luego haga click en Salir.
5. Para terminar el proceso haga click en Totalizar.

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Comprobantes Contables: La consolidación Administrativa Contable es un concepto moldeable al estilo de trabajo

del departamento contable o al contador, de manera que no es un patrón fijo por el contrario el usuario establece como
va a estar constituido el comprobante contable para ello es necesario que se configure en el módulo de sistema, opción:

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¿Como Configurar un Comprobante Contable?

Comprobantes
Modelos que
posee por defecto
la aplicación.

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Para la explicación tomaremos como ejemplo la configuración de un comprobante de ventas incluyendo los fletes y
descuentos aplicados en la misma:

Comprobante
Ventas

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1. Incluir un Nuevo Comprobante Contable:

Tipo de Comprobante Este define el tipo de transacción que se va a pasar a contabilidad entre ellas tenemos Inventario,
Compras, Ventas, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar.
Prefijo Si desea que la numeración de los comprobantes contables posea un prefijo podrá establecerlo en esta campo.
Descripción Este contiene el nombre que se le asignará al nuevo comprobante
Detalle Descripción detallada del comprobante.

2. Incluir los movimientos que darán forma al comprobante:

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Tipo de Operación Define la operación que se desea contabilizar dentro de la transacción seleccionada anteriormente
en el caso de las ventas las operaciones disponibles son Facturas, Apartados, Apartados Anulados, Devoluciones.
Acumulado por Establece la forma de cómo se agruparán los movimientos contables si es de forma general como se
muestra en la Figura Anterior se establece una Cuenta General pero si fuese acumulado por departamento debemos
establecer la cuenta de cada uno de ellos en el campo Cuenta Particular como se muestra en la siguiente Figura.

Origen Monto En el precisamos el monto origen entre los diferente campos disponibles para el cálculo.
Cuenta General Se define la cuenta general de la transacción.
Cuenta Particular Se define en función de la selección en el campo “Acumulado por” , las cuentas particulares de cada
uno de los renglones involucrados.

3. Luego de la inclusión de los movimientos el comprobante contable lucirá más o menos de esta manera

Entre los botones más relacionados al proceso podremos encontrar

En el cual el botón Calcular le mostrará un preliminar del comprobante con montos para asegurarse que los cálculos
estén correctos y existan diferencias al momento de trasladarlo a la contabilidad

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El botón imprimir le mostrará como se ha construido el comprobante contable simplemente para verificar que no falte una
cuenta por incluir.

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Por último en el módulo Administrativo en el menú Transacciones opción Comprobante Contables se realizarán los
pases de todos los comprobantes configurados a contabilidad.

Dentro de esta opción debemos definir algunos parámetros como lo muestra la siguiente figura:

Fecha Inicio Desde que fecha se desea calcular los movimientos administrativos.
Fecha Final Hasta que fecha se desea calcular los movimientos administrativos.
Fecha Comprobante La Fecha que contendrá el comprobante en contabilidad.
Activar Histórico Con esta opción es posible contabilizar periodos anteriores.
Preliminar Calcula y Visualiza el comprobante tentativo contable.
Contabilizar Realiza el traspaso hacia contabilidad.

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Consideraciones de la Consolidación:
Cuando los adelantos o pagos se contabilizan a través de un depósito bancario, el sistema no las contabiliza desde el
módulo administrativo.
Las Notas de Crédito y Notas de Débito tienen una marca a partir del servipack 2.5 que identifica el tipo de documento
(Cheque Devuelto, Intereses de Mora, Descuento Pronto Pago, Diferencia Cambiaria)
El Costo de Venta en la consolidación por corte z, solo estará disponible en la próxima versión del punto de venta

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Comprobantes Contables:

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Comprobante Modelo Transacciones de Ventas:

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Comprobante Modelo Devoluciones de Ventas:

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Comprobante Modelo Compras:

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Comprobante Modelo Devoluciones en Compras:

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Comprobante Modelo Operaciones de Cuentas por Cobrar:

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Comprobante Modelo Operaciones de Cuentas por Pagar:

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Comprobante Modelo Operaciones de Inventario:

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Comprobante Modelo Apartados del Periodo:

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