¿Qué es y para qué sirve un diagrama de Gantt?
Un diagrama de Gantt es una herramienta útil para planificar proyectos. Al proporcionarte
una vista general de las tareas programadas, todas las partes implicadas sabrán qué
tareas tienen que completarse y en qué fecha.
Un diagrama de Gantt te muestra:
Normalmente, un diagrama de Gantt contiene los siguientes elementos:
1. Fechas: las fechas de inicio y finalización permiten que los gestores de proyecto
tengan una visión de cuándo empezará y terminará la totalidad del proyecto.
2. Tareas: los proyectos consisten en una serie de subtareas. Con un diagrama de
Gantt, podrás hacer un seguimiento de estas subtareas para que ninguna sufra
retrasos o se quede olvidada.
3. Plazos de tiempo previstos: el diagrama muestra cuándo debe llevarse a cabo
cada tarea. Te ayudará a garantizar que cada subtarea se completará según el
programa y que todo el proyecto se terminará a tiempo.
4. Tareas interdependientes: algunas tareas se pueden llevar a cabo en cualquier
momento, mientras que otras se deben completar antes o después de que empiece
o termine otra tarea. Estas tareas que dependen de otras se pueden indicar en un
diagrama de Gantt.
5. Progreso: el diagrama te muestra exactamente cómo se está desarrollando tu
proyecto ya que te ofrece una representación de las tareas que ya se han
completado. Al indicar la fecha actual, obtendrás una vista general de cuánto
queda por hacer y verás si todo procede como estaba planeado para completar el
proyecto a tiempo.
Ventajas de un diagrama de Gantt
Claridad
sabes dónde se encuentra tu equipo en cada fase del proyecto. Usa el diagrama para mostrarles a
las partes interesadas cómo están organizadas las tareas y qué recursos se destinan a cada una de
ellas.
Comunicación
De esta manera, los miembros del equipo tendrán una vista general clara del progreso de
cada tarea.
Motivación
Al crear una vista general clara, los miembros del equipo son más conscientes de su rendimiento
general y podrán adaptar su rutina de trabajo según las necesidades del programa del proyecto
Gestión del tiempo
Ayudan a establecer unos plazos de tiempo realistas. Las barras del diagrama indican en
qué periodo tiene que completarse una tarea determinada. De esta manera, te asegurarás de
no perjudicar a otros proyectos que necesitan más recursos y tiempo.
Flexibilidad
Los proyectos suelen sufrir modificaciones. Al tener una vista general de los cambios
inesperados dentro de los objetivos o los plazos de tiempo de un proyecto, puedes
ajustar las tareas y recursos como corresponde.
Las desventajas de los diagramas de Gantt
Complejidad
Los proyectos que consisten en un gran número de tareas y recursos pueden resultar en diagramas
de Gantt muy complejos, especialmente si estás trabajando en un proyecto grande o tienes un
equipo muy grande. Representar docenas o, incluso, cientos de tareas en un diagrama de Gantt
puede causar confusión o ser difícil de leer.
Linealidad cronológica
Para que un diagrama de Gantt sea eficaz debes planear tu proyecto de forma lineal desde el
principio hasta el final. Por lo que debes conocer de antemano el resultado y los pasos que llevan
a dicho resultado antes de comenzar.
Trabajo arduo
los proyectos cambian. Si vas a usar un diagrama de Gantt, tienes que adaptarlo conforme a
dichos cambios. El gestor de proyectos responsable tiene que actualizar el diagrama
con frecuencia, aunque esta tarea se puede simplificar con la ayuda de un programa de
gestión de proyectos.
¿Cómo crear un diagrama de Gantt?
Haz una lista de todas las tareas
Apunta todas las tareas que tienen que completarse para terminar el proyecto con éxito. También
debes incluir los plazos de entrega y los miembros del equipo responsables.
Por ejemplo, si estás rediseñando un sitio web, una «actividad» de grandes dimensiones abarcaría
crear una serie de mockups en Photoshop.
A su vez, esta actividad puede desglosarse en varias tareas:
Crear wireframes
Revisar el rendimiento de usabilidad de los wireframes
Crear mockups con los wireframes de mejor rendimiento
Crear un prototipo a partir del mockup
Hacer tests de usabilidad
Revisar y autorizar los prototipos de mejor rendimiento para pasar a desarrollo
Este mismo proceso se puede aplicar a otro tipo de proyectos, como la construcción de una
casa. En este caso, las tareas se pueden subdividir de la siguiente manera:
Pedir los materiales
Enviar una factura parcial
Instalar el suelo
Pintar las paredes
Facturar las horas trabajadas
Haz una lista de todas las tareas interdependientes
A menudo, tienes que terminar una tarea para poder iniciar la siguiente en la lista.
Comparémoslo con una cena entre amigos: primero, tienes que cocinar la cena (Tarea A) y,
después, puedes servirles la comida a tus invitados (Tarea B). Hay otras tareas que se
pueden realizar al mismo tiempo. Puedes cortar las verduras (Tarea A) sin tener que esperar
a que se acaben de cocer las patatas (Tarea B). Planifica cómo se relacionan las distintas
tareas en tu proyecto.
Crea una línea temporal del proyecto
¿Cuántos días o, incluso, cuántas horas necesita este proyecto? Ten en cuenta que todos los
proyectos suelen sufrir retrasos: echa un vistazo a los registros históricos de anteriores
proyectos y haz un seguimiento del tiempo de manera consistente para hacerte una idea
sobre lo flexible que tendrás que ser a la hora de crear tu línea temporal.
Asigna tareas a los miembros del equipo
En este caso, también será de gran utilidad contar con los registros históricos de los
resultados individuales. Por ejemplo, si tus datos te muestran que un miembro en particular
suele entregar las tareas tarde, podrás evitar asignarle las tareas de mayor prioridad o
prestarle más atención para que las entregue a tiempo.
También tendrás que tener en cuenta:
1. En qué otros proyectos están trabajando tus compañeros simultáneamente
2. Los descansos programados o vacaciones de los miembros del equipo
Cómo crear diagramas de Gantt en Excel
1º paso: Haz una lista de todas las tareas con sus fechas de inicio y finalización
Si has completado todos los pasos anteriores, ahora tendrás una vista general de:
Los nombres de las tareas
Las fechas de inicio de las tareas
La duración para completar las tareas
Empieza a crear una nueva hoja de cálculo con Excel y escribe todas las tareas junto a sus
fechas de inicio y finalización.
2º paso: Calcula el día de inicio de cada tarea
Añade una columna que se titule «Día de inicio». Convierte la fecha de inicio en un número entero
con la función int (). Calcula el día de inicio restando la fecha de inicio de la tarea a la fecha de
inicio del proyecto.
En este caso, la fórmula para la primera tarea sería la siguiente:
=int(B2)-int($B$2)
Nota: Tienes que añadir $B$2, en lugar de B2, para determinar la posición absoluta de la celda B2
en la fórmula.
3º paso: Calcula el día de finalización de cada tarea
Resta el día de inicio de la primera tarea a la fecha de finalización de la tarea actual usando
la siguiente fórmula:
=int(C2)-int($B$2).
4º paso: Calcula cuánto llevará cada tarea
Resta el día de finalización al día de inicio con esta sencilla fórmula:
=E2-D2
5º paso: Añadir un diagrama
Selecciona las siguientes columnas de datos en tu hoja de cálculo:
Nombre de la tarea
Día de inicio
Duración de la tarea
Una vez seleccionadas, haz clic en Insertar > Diagrama y selecciona «Gráfico de barra apilada».
