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Actividad de Aprendizaje AA4
Parte 2
Técnicas de control y evaluación.
Gustavo Adolfo Mina Hernández
Lucero Castro Melo
Andrés Armando Rodriguez Macia
Sandra Milena Gonzales Muñoz
Fundación Universitaria Compensar
Administración de Empresas
Bogotá, Noviembre de 2022
Docente: Elber Nicolas Ramirez Castillo
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................... 3
OBJETIVO .............................................................................................................................................. 4
Objetivos específicos .............................................................................................................. 4
ACTIVIDAD ........................................................................................................................................... 5
CONCLUSIÓN ........................................................................................................................................ 9
REFERENCIAS ...................................................................................................................................... 10
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Introducción
El desarrollo de las unidades de aprendizaje anteriores nos permitió descubrir diversas
herramientas y técnicas para controlar las actividades que se deben desarrollar en una
organización con el propósito de verificar el cumplimiento de la normatividad, procedimientos,
estrategias, políticas y programas, pero además nos ayudan a identificar oportunidades de mejora
o desviaciones que nos den la oportunidad de desplegar acciones correctivas oportunas y eficaces
de manera que nos ayude a asegurar el cumplimiento de la misión, objetivos financieros y
disposiciones normativas por parte de la organización, el desarrollo de esta segunda parte de la
actividad número cuatro nos presenta herramientas de planificación estratégicas para gestionar
proyectos y automatizar de alguna manera los procesos ayudándonos a determinar el impacto de
la situación real sobre el desempeño operacional y productivo de una organización.
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Objetivo
Identificar la herramienta ideal de planificación para hacer seguimiento efectivo del
desarrollo de los proyectos implementados en la organización objeto de estudio, tener claro el
alcance de cada una de ellas y la conveniencia de aplicación en cada caso.
Objetivos específicos
1. Conocer las características de cada una de las herramientas de planificación y su metodología
de aplicación.
2. Identificar las maneras de presentar información relevante por medio de gráficos de control
a partir de la medición de indicadores.
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Actividad.
1. El estudiante deberá investigar sobre las siguientes técnicas de control e incluir 1
ejemplo de cada una de ellas:
a. Gráficas de Gantt
b. Gráficos de control
c. Flujograma
Desarrollo.
a. Diagrama de Gantt.
Es una herramienta de gráficos de tiempos, que cumple con eficacia para la planificación y
avance de los proyectos, sus características son las siguientes:
• Cada barra representa una tarea del proyecto o empresa
• Indica los indicios y finalización de tareas
• El eje horizontal representa el tiempo
La importancia del diagrama de Gantt es que se pueda utilizar como una herramienta para
generar seguimiento y planificar todo un proceso de tareas estipuladas en un proyecto o empresa
de acuerdo con un cronograma, teniendo en cuenta que permite la identificación de tareas y su
duración y determinar la lista de actividades.
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Ejemplo Diagrama de Gantt.
MARZO ABRIL MAYO
ACTIVIDADES
01 al 05 08 al 12 23 al 26 29 al 31 05 al 09 12 al 16 19 al 23 26 al 30 03 al 07 10 al 14 18 al 21 24 al 28
ANÁLISIS
Estado del Inventario Actual
Revisión del inventario
Clasificación de los productos
Diagnostico Situación Actual G
PLANIFICACIÓN
Definición de parametros a seguir
Implementación del cronograma a seguir
Presentación de la mejora
DESARROLLO
Implementación de acciones de mejora
Recopilación Base de datos
Aplicación sistema de inventarios
IMPLEMENTAR
Ejecución en la base de datos
Pruebas
Analisis de resultados
Validación
ENTREGA
Aprobación de la mejora
Elaboración propia.
b. Gráficos de control.
Esta fase tiene como objetivo diseñar el enfoque de la auditoría derivada del análisis de la
información inicial de la organización, es en este momento en donde se hace necesario especificar
criterios de auditoría, realizar una inspección física y preparar el plan, definir los términos de
referencia y confeccionar el programa de auditoría, implica obviamente determinar objetivos,
establecer recursos, determinar el equipo y asignar responsabilidades.
Estos son una representación gráfica por medio de tabla de valores, que su fin es
determinar la estabilidad o comportamiento de una actividad o tarea, para generar un análisis y
solución del problema que se hayan identificado mediante esta medición.
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Podemos identificar diferentes ventajas:
• Se puede realizar un seguimiento del control del proceso para la identificación si
dicha actividad o proceso es estable o si se debe intervenir para el mejoramiento.
• De acuerdo con el paso anterior, permite el mejoramiento de una tarea o proceso
identificando fallas y causas.
Existen algunos tipos de gráficos de control:
Gráfico de control por atributos: Este se determina con variables discretas, identificando
los diferentes parámetros con el objetivo que generar la calidad de cumplimiento.
Gráfico de control de variables: Este se mide por medio de una variable, como lo puede
ser: temperatura, peso, pulgadas en otros
En el siguiente ejemplo se puede evidenciar que el indicador de ventas se correlaciona
directamente con la alta capacidad de producción en esta línea y una alta demanda de pedidos
para este producto.
Histograma Ventas Anuales Vs Ventas
$ 900.000
Proyectadas 25%
$ 800.000
$ 700.000
$ 600.000
$ 500.000
$ 400.000
$ 300.000
$ 200.000
$ 100.000
$0
Hojaldres Proyección 25% Pastelería Proyección 25% Galletas Proyección 25%
Elaboración propia.
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c. Flujograma.
Este diagrama es utilizado para evaluar o medir la estructuración de proyectos,
identificando tareas, secuencias o procesos, con el fin de brindar mejoras en la gestión en el
proyecto.
Los flujogramas se utilizan habitualmente en procesos industriales, económicos y
principalmente en programación entre otros.
Se usa de diferentes formas:
Para identificar un proceso, para toma de decisiones, generar seguimiento al progreso,
estandarizar procesos, organizar tareas, grupos o equipos etc.
Las ventajas de este diagrama:
• Se puede determinar el proceso de una tarea de manera automática a simple vista.
• Es utilizado para identificar problemas y resolución de problemas.
• Genera la definición de tareas y designa funciones y responsabilidades
Tipos de Diagrama de Flujo
• Diagrama de flujo de trabajos
• Diagrama d flujo de Carriles
• Diagrama de flujo de procesos
• Diagrama de datos
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Ejemplo Diagrama de Gantt.
Inicio
Solicita el proceso IT a través del formato AD-PR06-F01 la descarga del
Video requerido.
Con el usuario y contraseña asignado realiza la consulta en el sistema
DVR del bus que corresponda.
¿Se encuentra en NO Se informa al
el archivo del DVR
solicitante mediante
del bus el video
mail que no se
solicitado?
encontró el video
solicitado.
SI
Descarga los videos a la USB asignada.
Nombra el video con las directrices establecidas en el numeral 4.8 del
Procedimiento AD-PR06 antes de subirlo al Storage.
Informa al solicitante mediante correo electrónico que ya puede ser
consultado enviando el link de acceso y habilita la consulta por 48 horas.
Fin
Elaboración propia.
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Conclusión
Con esta actividad se puede concluir que existe una manera efectiva de saber y conocer si
una organización está logrando las metas y sus objetivos estratégicos. Nos podemos dar cuenta
que desde hace unas décadas las organizaciones utilizan indicadores de gestión en muchas áreas
con el fin de evaluar si se cumple a cabalidad lo que sus directivos planearon previamente.
Por otra parte, resaltar y confirmar que las herramientas dadas para este caso de estudio
son fundamentales en el tema del seguimiento y control de cualquier organización. Vale la pena
resaltar que independientemente del tamaño de la entidad u empresa son procedimientos que
nos ayudan a tener una optima y mejor gestión administrativa.
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Referencias
Bataller, A. (2016). La gestión de proyectos.. Editorial UOC. https://elibro-
net.ucompensar.basesdedatosezproxy.com/es/ereader/ucompensar/57720?page=43
Diagrama de flujo o flujograma. (2021, 9 diciembre). Calidad y ADR.
https://aprendiendocalidadyadr.com/diagrama-de-flujo-o-flujograma/
González Quintana, M. J., & Cañadas Molina, E. (2008). Los indicadores de gestión y el cuadro de
mando en las entidades no lucrativas. CIRIEC-España, Revista de Economía Pública, Social y
Cooperativa, (63), 227-252.
