MANUAL DE

PRESERVACIÓN,
CONSERVACIÓN Y BUEN
USO DOCUMENTAL

ALCALDÍA MUNICIPAL DE
LA VEGA CUNDINAMARCA.

ENERO DE 2021.
 MANUAL DE PRESERVACIÓN, CONSERVACIÓN Y BUEN USO
DOCUMENTAL

FORMATO PRELIMINAR DEL DOCUMENTO

TITULO MANUAL DE PRESERVACIÓN, CONSERVACIÓN Y BUEN
USO DOCUMENTAL
Fecha de Enero de 2021
elaboración:
Fecha de Enero de 2021
aprobación:
Fecha de 30 de enero de 2021
publicación:
Fecha de 31 de diciembre de 2023
vigencia:
Sumario: Ley 594 del 2000 Artículo 21.- Programas de la gestión
documental.
Decreto 1080 de 2015” Por medio del cual se expide el Decreto
Único Reglamentario del Sector Cultura”, Articulo 2.8.2.5.8 las
entidades desarrollaran los Instrumentos Archivísticos.
Acuerdo 006 “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46,
47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley
594 de 2000
Palabras Conservación, preservación y buen uso documental - Procesos
claves: de la gestión documental
Formato: Word, PDF, en lenguaje castellano
Código:
Versión: 1.0
Estado: Activo
Autor: Contratista José Eduardo Nieto González
Alcaldía del municipio de La Vega Cundinamarca
Instancia de Comité Institucional de Gestión y Desempeño
aprobación:
Ubicación Programa de Gestión Documental
física:
Ubicación Sitio web de la Alcaldía de La Vega Cundinamarca
electrónica:
 CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 5
OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 7
Objetivo General ............................................................................................................................. 7
Objetivos Específicos ................................................................................................................... 7
ALCANCE ......................................................................................................................................... 7
1. ANTECEDENTES .................................................................................................................... 7
1.1 Contexto General ..................................................................................................................... 7
1.2 Marco Jurídico .......................................................................................................................... 8
2. METODOLOGÍA..................................................................................................................... 10
3. DIAGNÓSTICO....................................................................................................................... 10
3.1 Justificación ............................................................................................................................ 10
3.2 Aspectos .................................................................................................................................. 12
3.3 Estrategias y Programas ..................................................................................................... 13
3.4 Diagnóstico Integral .............................................................................................................. 14
3.5 Sensibilización y toma de conciencia .............................................................................. 14
3.6 Prevención y atención de desastres ................................................................................ 15
3.7 Inspección y Mantenimiento de Instalaciones............................................................... 15
3.8 Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales....................................................... 16
3.9 Limpieza de Espacios de Conservación y Documentos ............................................. 16
3.10 Control de Plagas ................................................................................................................ 17
3.11 Producción Documental y Administración de Comunicaciones ............................ 18
3.12 Almacenamiento y Re almacenamiento ........................................................................ 18
3.13 Reproducción Documental ............................................................................................... 19
3.14 Intervenciones de Primeros Auxilios Documentales................................................. 19
4. DESARROLLO E IMPLEMENTACION.............................................................................. 20
4.1 CONSERVACIÓN PREVENTIVA PARA DOCUMENTOS EN PAPEL.......................... 20
4.2 Sensibilización y toma de conciencia .............................................................................. 21
4.3 Inspección y mantenimiento de documentos y de instalaciones ............................ 22
4.4 Materiales................................................................................................................................. 24
4.5 Consideraciones y procedimiento .................................................................................... 25
4.6 Recomendaciones para la manipulación de los documentos de archivo .............. 26
4.7 Cronograma y periodicidad ................................................................................................ 27
4.8 Medidas de seguridad para la limpieza y desinfección de archivos ....................... 28
4.9 Dotación para funcionarios y rutinas para trabajo documental ............................... 28
4.10 Limpieza y desinfección de las áreas ............................................................................ 30
4.11 Recomendaciones para la fumigación de espacios de oficina ............................... 31
4.12 Manejo de plagas................................................................................................................. 32
4.12.1 Físicas ................................................................................................................................. 33
4.12.2 Químicas............................................................................................................................. 33
4.12.3 Biológicas .......................................................................................................................... 34
4.12.4 Mecánicas. ......................................................................................................................... 34
4.13 Control de condiciones ambientales ............................................................................. 34
4.14 Métodos y funcionalidad de unidades de almacenamiento ..................................... 35
4.15 Elementos auxiliares .......................................................................................................... 36
4.16 Contenedores de documentos ........................................................................................ 37
4.17 Prevención de desastres y salvamento de documentos .......................................... 39
4.18 Salud ocupacional............................................................................................................... 40
5. CONCLUSIONES................................................................................................................... 40
6. RECOMENDACIONES ......................................................................................................... 41
7. BIBLIOGRAFIA ......................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
 INDICE DE CUADROS

Cuadro 1 Actividades para la conservación ......................................................... 14

Cuadro 2 Diagnostico integral ............................................................................... 14
Cuadro 3 Sensibilización y toma de conciencia ... ¡Error! Marcador no definido.15
Cuadro 4 Prevención y atención de desastres ...................................................... 15
Cuadro 5 Inspección y mantenimiento de instalaciones ........................................ 16
Cuadro 6 Monitoreo y control de condiciones ambientales ................................... 16
Cuadro 7 Limpieza de espacios de conservación y documentos .......................... 17
Cuadro 8 Control de plagas................................................................................... 18
Cuadro 9 Producción documental y administración de comunicaciones ............... 18
Cuadro 10 Almacenamiento y re almacenamiento ................................................ 19
Cuadro 11 Reproducción documental ................................................................... 20
Cuadro 12 Intervenciones de primeros auxilios documentales ............................. 20

ÍNDICE DE IMAGENES

Imagen 1 Estrategias y Herramientas ………………………………………………...12

Imagen 2 La Suma de la Preservación………………………….....…….……………12
Imagen 3 Conjunto de Fases para la Preservación Documental .………………….14
Introducción

La planificación parte de un estudio inicial en el que una entidad evalúa de manera

sincera y global sus múltiples necesidades. En el presente instructivo la Alcaldía de
La Vega, establece pautas para la conservación preventiva y la conservación sobre
la documentación que genera periódicamente en soporte papel.

Un buen punto de partida para determinar los riesgos de deterioro es el

conocimiento de la tipología documental, su estado de conservación y la utilización
de estos, así mismo a este estudio se sumarán todos aquellos factores que inciden
en la custodia documental de un organismo.

La conservación preventiva analiza los documentos como elementos constitutivos

de los archivos, a su vez, son elementos de la entidad. La aplicación, por lo tanto,
de una conservación preventiva corresponde e incumbe a todas las personas y
todas las actividades que se desarrollan en la alcaldía.

El almacenamiento y la administración inadecuada del mobiliario afectan

directamente la vida de los materiales que componen los documentos de archivo.
El descuido, la desorganización y el amontonamiento pueden producir graves
daños, sumados al peligro por siniestros.

Una vez establecidas las necesidades para una buena conservación y custodia de
la documentación generada y recibida por la alcaldía de La Vega , se puede evaluar
otras razones con la administración de los documentos por parte de los custodios
en los archivos de gestión para desarrollar las directrices aquí consignadas.

Para que todo programa sea continuo y mejorado es necesario la existencia del
nombramiento de un responsable, significa el inicio de la toma de las primeras
decisiones respecto de la conservación preventiva, es el área de gestión
documental la encargada de la difusión de rutinas en forma de actualizaciones y
conocer el cumplimiento de la normativa o la legislación vigente (Acuerdo No 006
del 15 de Octubre de 2014: Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y
48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000”.
Objetivos

Objetivo General

• Definir y establecer un manual documental, que contribuya a la preservación

– conservación y buen uso de toda la documentación en la Alcaldía de La
Vega Cundinamarca

Objetivos Específicos

• Establecer directrices que orienten la conservación de los documentos en la

Alcaldía de La Vega, desde su producción hasta su disposición final,
garantizando su integridad física y funcional, sin alterar su contenido.

• Salvaguardar la documentación producida y recibida por la Alcaldía de La

Vega, en condiciones que garanticen la disposición de la información.

Alcance

El presente documento de conservación está destinado a orientar al personal de los

archivos de la Alcaldía de La Vega en la adopción de estrategias, políticas y normas
mínimas que permitan una adecuada conservación preventiva de los documentos
que se custodian en físico, los que posteriormente pueden ser transferidos a
unidades dependientes en un Archivo Centralizado, conforme a los plazos legales
vigentes.

1. Antecedentes

1.1 Contexto General

La diversidad de deterioros que pueden sufrir los documentos en papel de archivo,

no tiene comparación con la gran cantidad de medidas que es posible tomar para
limitarlos o, la solución más eficaz, para prevenirlos. Las medidas preventivas de
protección están enfocadas a resguardar los documentos de los deterioros que
podrían sufrir y hacerlos accesibles en el mayor tiempo posible.

El liderazgo institucional es el primer punto estratégico para la implementación de

la conservación preventiva como principio fundamental para la conservación del
patrimonio documental en la Alcaldía municipal de La Vega .

La conservación preventiva es tarea de todos, desde el despacho del alcalde y

Secretarías Administrativas hasta el conjunto de empleados, contratistas y demás
servidores públicos de la entidad, no sólo de los servidores que están a cargo en el
área de gestión documental.

1.2 Marco Jurídico

Según el Acuerdo 006 de 15 de octubre de 2014 en su Artículo 3º establece

“DEFINICIONES… “Conservación Preventiva: Se refiere al conjunto de políticas,
estrategias y medidas de orden técnico y administrativo con un enfoque global e
integral, dirigidas a reducir el nivel de riesgo, evitar o minimizar el deterioro de los
bienes y, en lo posible, las intervenciones de conservación - restauración.
Comprende actividades de gestión para fomentar una protección planificada del
patrimonio documental.”

El mismo Acuerdo en su Artículo 6º expresa el “PROGRAMA DE CONSERVACIÓN

PREVENTIVA: es el conjunto de procesos y procedimientos de conservación
aplicables al Plan de conservación documental y al Plan de preservación digital a
largo plazo. Los programas de conservación preventiva son los siguientes:

Capacitación y sensibilización.
• Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones
físicas.
• Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación.
• Monitoreo y control de condiciones ambientales.
• Almacenamiento y re-almacenamiento.
• Prevención de emergencias y atención de desastres”.
En su Artículo 15º dice el mencionado Acuerdo los “PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: El plan de
conservación documental debe incluir todos los procesos y procedimientos
utilizados para la conservación de los documentos de archivo, de acuerdo con la
política general de gestión documental, los instrumentos archivísticos para la
gestión documental y otros sistemas administrativos y de gestión, de conformidad
con las normas técnicas y estándares internacionales vigentes a lo largo del ciclo
vital de los documentos.

Los procesos y procedimientos para la conservación documental de manera general

deben tener en cuenta:

• Perfiles y competencias laborales del personal que realizará la intervención.

• Infraestructura física y tecnológica para adelantar los procesos de
conservación - restauración.
• Elementos de protección personal y bioseguridad de acuerdo con la
normatividad vigente en la materia.
• Factores y mecanismos de alteración mediante el diagnóstico puntual de los
bienes a intervenir.
• Propuesta de intervención, que incluye el análisis laboratorio, pruebas
preliminares, tratamientos, herramientas y materiales específicos de
conservación documental, cronograma y presupuesto.
• Documentación de la ejecución del tratamiento mediante informe escrito,
registro gráfico y fotográfico, incluyendo fechas de intervención, materiales y
responsables.
• Recomendaciones de control y seguimiento de los procesos de
conservación.
• Trazabilidad y seguridad de los procesos de conservación en armonía con
los sistemas de información de la entidad.
• Posibilidades de investigación.
• Normativa, buenas prácticas, manuales, guías e instructivos vigentes.”
 2. Metodología

El Plan de Conservación Documental se desarrolla en tres aspectos estrechamente

relacionados, como son: el diagnóstico integral de los documentos producidos en la Alcaldía
municipal de La Vega, la conservación preventiva de los documentos en soporte papel y la
autorización e inspección de los depósitos del archivo central.

La Alcaldía municipal, como elemento indisociable de su propia existencia como organismo,

el lugar físico donde desarrolla sus actividades y funciones, y en el que por extensión
conserva su propia documentación, se observa cierta adecuación en su diseño y
reconstrucción. A estos requisitos se añade la vigilancia por parte del encargado de la
gestión documental en la correcta ubicación de los lugares de depósito de la documentación
generada.

Además, las condiciones previas del edificio en cuestión deben validarse con posterioridad
por la autoridad competente, en cuanto al cumplimiento de disposiciones legales, que
deben continuarse en el tiempo mediante inspecciones.

3. Diagnóstico

3.1 Justificación

El Archivo General de la Nación –AGN–, expidió el 15 de octubre de 2014, el

Acuerdo 006 “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título
XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000, con el cual se establecen
los criterios generales para la formulación del plan de conservación documental, así
como la responsabilidad que tienen las entidades sujetas al ámbito de aplicación
para su implementación, seguimiento y control.

Mediante este acto administrativo, el AGN brinda una línea base para la
implementación del Sistema Integrado de Conservación –SIC–, con un enfoque
sistémico de planificación y documentación de los procesos de conservación y
preservación, aplicables a documentos físicos y electrónicos, con acciones a corto,
mediano y largo plazo.
Este instrumento jurídico se crea dentro del marco general de los objetivos del
proyecto Sistema Nacional de Archivos Electrónicos –SINAE– y aporta a la
estandarización y homogenización de las políticas y lineamientos del Estado para
la gestión, conservación y preservación del patrimonio documental y la
transparencia en el cumplimiento de la función archivística en Colombia.

“CAPÍTULO I. GENERALIDADES. ARTÍCULO 1º. OBJETO DEL SISTEMA

INTEGRADO DE CONSERVACIÓN –SIC–. La implementación del SIC tiene como
finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información,
independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado,
manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad,
originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad
desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su
disposición final, de acuerdo con la valoración documental.”

La Ley General de Archivos –Ley 594 de 2000– en su Título XI y Artículo 46

establece de manera taxativa la responsabilidad y obligación que tiene la
Administración Pública de “implementar un Sistema Integrado de Conservación –
SIC– en cada una de las fases del Ciclo Vital de los Documentos (Archivo de Gestión
- Archivo Central - Archivo Histórico)”.

El Sistema Integrado de Conservación es definido como el “Conjunto de estrategias

y procesos de preservación y conservación, acordes con el Sistema de Archivos
establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el
adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de
soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación,
desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito
final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital”.

Estrategias Herramientas
Imagen 1 Estrategias y Herramientas

El proceso de preservación de los documentos producidos y/o recepcionados por la

Alcaldía municipal y en sus dependencias en cumplimiento de la misión y las
funciones asignadas legalmente, tiene como propósito fundamental formular e
implementar un conjunto de acciones de conservación preventiva y conservación.

|
Imagen 2 La Suma de la Preservación

El proceso de conservación preventiva de los documentos producidos y/o

recepcionados por la alcaldía de La Vega , en cumplimiento de la misión y las
funciones asignadas legalmente, tiene como propósito garantizar el mantenimiento
documental, contemplando manejos administrativos y archivísticos, utilización de
materiales adecuados, implementación de medidas específicas en la construcción
o adecuación de los espacios locativos (edificios y locales), sistemas de
almacenamiento, depósito, unidades de conservación, manipulación y
mantenimiento periódico, entre otros factores.
3.2 Aspectos

Entre los aspectos que se tendrán en cuenta se encuentra:

• Las identificaciones de características, técnicas y funcionales.

• Conocimiento de factores de control o mitigación.
• Conocimiento de factores de deterioro y/o alteración, internos y/o externos.
• Conocimiento normativo.
3.3 Estrategias y Programas

Las estrategias y/o programas de conservación, son formulados con el propósito

fundamental de desarrollar soluciones integrales de conservación, teniendo en
cuenta los factores de deterioro y/o alteración que se encuentran presentes en los
documentos que son producidos y/o recepcionados por la alcaldía municipal de La
Vega y la intensidad de su manifestación.
Imagen 3 Conjunto de Fases para la Preservación Documental

Acciones

Procedimientos Estrategias

Procesos Proyectos

Fase Acción a desarrollar

1 Diagnóstico Integral
2 Sensibilización y toma de conciencia
3 Prevención y atención de desastres
4 Inspección y mantenimiento de instalaciones
5 Monitoreo y control de condiciones ambientales
6 Limpieza de espacios de conservación y documentos
7 Control de plagas
8 Producción documental y administración de
comunicaciones
9 Almacenamiento, re almacenamiento y encuadernación
10 Reproducción Documental
 11 Intervención de primeros auxilios documentales
Cuadro 2 Actividades para la conservación
La alcaldía municipal de La Vega está ubicada en el Centro Administrativo
Municipal, las áreas laborales de la entidad no son totalmente nuevas tanto a nivel
locativo como a nivel de mobiliario de oficina equipamiento e instalación razón por
la cual en el presente diagnóstico se han planteado problemas con sus respectivos
objetivos y correctivos en el caso lleguen a presentarse.

3.4 Diagnóstico Integral

Cuadro 2 Diagnostico integral.

Ítem Descripción
Problema Desconocimiento del estado y condiciones de conservación de los documentos que
son producidos y/o recepcionados por la alcaldía municipal de La Vega .
Objetivo Evaluar el estado y las condiciones de conservación de los documentos que son
producidos y/o recepcionados por la alcaldía municipal de La Vega con el propósito
de establecer las necesidades, recomendaciones y prioridades de acción.
Correctivo Elaborar, implementar, monitorear y evaluar formatos de diagnóstico de estado y
condiciones de conservación documental: a) Identificación; b) Infraestructura física;
c) Características de conservación y d) Estado de conservación.
Diseñar, implementar, monitorear y evaluar programas y proyectos prioritarios de
conservación documental.

3.5 Sensibilización y toma de conciencia

Cuadro 3 Sensibilización y toma de conciencia.

Ítem Descripción
Problema Ausencia de criterios de reconocimiento y valoración de fuentes documentales y
responsabilidad en el proceso de conservación y organización de los documentos
que son producidos y/o recepcionados por la alcaldía municipal de La Vega y sus
dependencias.
Objetivo Concertar e implementar mecanismos y acciones estratégicas de sensibilización y
concienciación.
Recuperar los valores documentales históricos, administrativos, culturales y
testimoniales.
Generar conciencia sobre la importancia y utilidad del diseño, implementación,
monitoreo y evaluación de programas de conservación documental preventiva.
Correctivo Cumplir disposiciones normativas vigentes: Ley General de Archivos, acuerdos,
decretos, resoluciones, circulares, etc.
 Conformar y definir condiciones de funcionamiento del Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo –CIDA–.
Realizar jornadas de formación y capacitación sobre criterios de reconocimiento y
valoración de fuentes documentales.
Estandarizar y normalizar procesos, procedimientos, manuales e instructivos de
conservación documental.

3.6 Prevención y atención de desastres

Cuadro 4 Prevención y atención de desastres

Ítem Descripción
Problema Existencia de factores internos y/o externos de deterioro y/o alteración de los
documentos que son producidos y/o recepcionados por la alcaldía municipal de La
Vega .
Objetivo Formular, implementar, monitorear y evaluar las estrategias y mecanismos de
seguridad para la prevención, preparación y respuesta.
Correctivo Conformar y definir condiciones de funcionamiento del comité o brigada de
prevención y atención de desastres de documentos (Identificación, preparación y
organización de recursos, operaciones y responsabilidades).
Cumplir disposiciones normativas vigentes: Acuerdo 050 de 2000 “Prevención de
deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. a) Levantamiento y
valoración del panorama de riesgos; b) medidas preventivas; c) Preparación de plan
de emergencias y d) Reacción en situaciones de siniestro.

3.7 Inspección y Mantenimiento de Instalaciones

Cuadro 5 Inspección y mantenimiento de instalaciones

Ítem Descripción
Problema Inexistencia de espacios adecuados de conservación de los documentos que son
producidos y/o recepcionados por la alcaldía municipal de La Vega y sus
dependencias.
Carencia de procesos de capacitación del personal de servicios generales sobre
aspectos de conservación preventiva.
Problemas administrativos: Presupuesto insuficiente y deficiencias en condiciones
de mantenimiento de edificaciones..
Objetivo Implementar mecanismos y sistemas de monitoreo, control y mantenimiento de las
instalaciones de las edificaciones.
Correctivo Evaluar periódicamente el estado de conservación de los materiales constructivos y
acabados de las edificaciones.
Identificar regularmente factores de deterioro o alteración de los documentos: redes
hidrosanitarias, redes eléctricas, materiales inflamables, focos de suciedad o
materiales (acumulación de polvo).
Conocer documentos de localización de la edificación (planos): Ubicación y registro
de factores de deterioro o alteración de los documentos.
 Definir necesidades y/o prioridades de mantenimiento, reparación o renovación de
espacios de conservación de documentos.
Identificar y contactar personal técnico y/o empresas especializadas en procesos de
inspección y mantenimiento de instalaciones.
Implementar programa de limpieza y desinfección de espacios de conservación de
documentos (Acuerdo 049 de 2000 y Acuerdo 037 de 2002).

3.8 Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales

Cuadro 6 Monitoreo y control de condiciones ambientales

Ítem Descripción
Problema Espacios reducidos de conservación de los documentos que son producidos y/o
recepcionados por la alcaldía municipal de La Vega y sus dependencias.
Carencia de procesos de capacitación del personal de servicios generales sobre
aspectos de conservación preventiva.
Problemas administrativos: presupuesto insuficiente y deficiencias en condiciones de
mantenimiento de edificaciones.
Objetivo Implementar mecanismos y sistemas de monitoreo, control y mantenimiento de las
condiciones ambientales de espacios de conservación documental (depósitos).

Correctivo Evaluar periódicamente el entorno climático y micro climático: iluminación,

temperatura, humedad relativa, ventilación y contaminantes atmosféricos.
Determinar los valores y fluctuaciones de las condiciones ambientales y factores de
influencia en la conservación de los documentos.
Usar equipos de medición y registro condiciones ambientales: luxómetro (luz),
monitores ultravioletas, termo higrómetro (temperatura y humedad relativa),
datalogger (registro de mediciones de magnitudes), etc.
Adoptar medidas preventivas o correctivas: filtros de control ultravioleta, persianas,
humidificadores (aumento de humedad ambiental), deshumidificadores (reducción
de humedad ambiental), ventiladores, sistemas naturales o artificiales de
climatización, anjeos, filtros para el polvo.

3.9 Limpieza de Espacios de Conservación y Documentos

Cuadro 7 Limpieza de espacios de conservación y documentos

Ítem Descripción
Problema Acumulación de polvo y suciedad en los espacios de conservación (Depósitos) y los
documentos que son producidos y/o recepcionados por la alcaldía municipal de La
Vega y sus dependencias: Existencia de espacios inadecuados e implementación
de prácticas incorrectas de limpieza y cuidado.
Carencia de procesos de capacitación del personal de servicios generales sobre
aspectos de conservación preventiva.
Problemas administrativos: presupuesto insuficiente y deficiencias en condiciones de
mantenimiento de edificaciones.
 Objetivo Implementar procesos de limpieza: control de polvo y suciedad en espacios de
conservación (depósitos) y documentos.
Correctivo Identificar fuentes de polvo y suciedad en espacios de conservación (Depósitos) y
documentos.
Adoptar medidas de seguridad industrial: funcionarios responsables de procesos de
administración de documentos.
Implementar el instructivo de limpieza y desinfección en espacios de conservación
(Depósitos) y documentos: a) Dotación de funcionarios; b) Realización de rutinas de
trabajo documental; c) Limpieza documental y re almacenamiento; d) Limpieza y
desinfección (deterioro y/o alteración: hongos) y almacenamiento; e) Desinfección de
áreas de limpieza documental; f) Limpieza y desinfección de áreas de trabajo; y g)
implementación de programa de saneamiento ambiental de instalaciones.

3.10 Control de Plagas

Cuadro 8 Control de plagas

Ítem Descripción
Problema Riesgo de deterioro y/o alteración biológica en espacios de conservación (Depósitos)
y documentos que son producidos y/o recepcionados por la alcaldía municipal de La
Vega y sus dependencias.
Problemas administrativos: presupuesto insuficiente y deficiencias en condiciones de
mantenimiento de edificaciones.
Objetivo Implementar procedimientos y mecanismos de inspección, control y erradicación de
plagas en espacios de conservación (Depósitos) y documentos.
Correctivo Identificar, monitorear, controlar y erradicar focos de contaminación biológica y
entrada de agentes biológicos.
Evaluar el estado de conservación de los documentos: grado de deterioro y/o
alteración y actividad de los agentes contaminantes.
Aislar los documentos deteriorados y/o alterados por la presencia de agentes
contaminantes.
Realizar el tratamiento individual de los documentos deteriorados y/o alterados con
procesos técnicos y productos especializados.
Adecuar las condiciones ambientales: iluminación, temperatura, humedad relativa y
ventilación.
Realizar el tratamiento individual de los documentos deteriorados y/o alterados con
procesos técnicos y productos especializados.
Aplicar el instructivo de limpieza y desinfección en espacios de conservación
(Depósitos) y documentos.
Implementar, monitorear y evaluar el programa de inspección y mantenimiento de
instalaciones.
Nota: Este diagnóstico está contemplado para un futuro en caso de llegarse a necesitar el
correctivo.
3.11 Producción Documental y Administración de Comunicaciones

Cuadro 9 Producción documental y administración de comunicaciones

Ítem Descripción
Problema Administración física inadecuada de los documentos que son producidos y/o
recepcionados por la Alcaldía municipal de La Vega .
Objetivo Normalizar y estandarizar la administración física de documentos en dependencias
productoras: centros de documentación e información /oficinas de archivo y
comunicaciones oficiales.
Correctivo Implementar procesos de conservación documental en las etapas del ciclo vital
(Archivo de Gestión – Archivo Central – Archivo Histórico).
Controlar y restringir prácticas inadecuadas: uso de materiales metálicos,
perforación, doblado, uso de cinta comercial, amarre con pitas, anotaciones sobre
originales, etc.
Usar embalajes resistentes y rígidos en la administración de las comunicaciones
oficiales externas.
Aplicar disposiciones técnicas y normativas: Norma Técnica NTC 4436 de 1988:
Papel para documentos de archivo – requisitos; Norma Técnica NTC 5397 de 2005:
Materiales para documentos de archivo con soporte papel; y Acuerdo 060 de 2001:
por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

3.12 Almacenamiento y Re almacenamiento

Cuadro 10 Almacenamiento y re almacenamiento

Ítem Descripción
Problema Manejo inadecuado del mobiliario de almacenamiento y conservación de los
documentos que son producidos y/o recepcionados por la alcaldía municipal de La
Vega y sus dependencias. (Estantería, planotecas, archivadores de oficina, etc.)
Inexistencia de unidades de conservación documental adecuadas (Cajas, carpetas,
rollos, legajos, libros, etc.).
Objetivo Implementar el uso de mobiliario y unidades de conservación acordes con el
formato, la cantidad, la técnica y el uso de los documentos (Ciclo vital: Archivo de
Gestión, Archivo Central, Archivo Histórico).
Correctivo Asociar los procedimientos y mecanismos de almacenamiento y re almacenamiento)
con los lineamientos archivísticos.
Organizar, inventariar y clasificar los documentos que son producidos por las
dependencias.
Determinar el número total o aproximado de los documentos y de las unidades de
conservación necesarias para garantizar la conservación documental.
Identificar las características físicas de los documentos, tipologías y formatos
específicos (determinación de metros lineales).
Evaluar la Tabla de Retención Documental – TRD-, con el propósito de proyectar
futuras transferencias documentales en el mediano y largo plazo.
 Determinar la capacidad y adaptabilidad del mobiliario de almacenamiento y
conservación de los documentos.
Adquirir mobiliario de almacenamiento (estantería) y unidades de conservación
documental adecuadas (carpetas, cajas, rollos de poliéster (planos), sobre (fotos).
Aplicar disposiciones técnicas: Norma Técnica NTC 5397 de 2005: materiales para
documentos de archivo con soporte en papel; y Norma Técnica NTC 5029 de 2001:
medición de archivos.

3.13 Reproducción Documental

Cuadro 11 Reproducción documental

Ítem Descripción
Problema Riesgo de deterioro y/o alteración de los documentos que son producidos y/o
recepcionados por la alcaldía municipal de La Vega .
Objetivo Normalizar y estandarizar procesos específicos de conservación preventiva, tanto
para documentos originales como para las respectivas reproducciones, con el
propósito de minimizar el riesgo de deterioro y/o alteración.
Correctivo Evaluar el estado físico e integridad de los documentos teniendo en cuenta sus
valores administrativos e históricos con el propósito de definir las prioridades y
establecer las acciones de conservación preventiva durante y después del proceso
reprográfico (digitalización o fotocopiado).
Capacitar sobre procesos específicos de conservación preventiva (manipulación y
re almacenamiento).
Diseñar, implementar y evaluar sistemas de almacenamiento y administración de
reproducciones (fotocopiado o digital).

3.14 Intervenciones de Primeros Auxilios Documentales

Cuadro 12 Intervenciones de primeros auxilios documentales

Ítem Descripción
Problema Riesgo de deterioro y/o alteración de los documentos que son producidos y/o
recepcionados por la alcaldía municipal de La Vega y sus dependencias.
Carencia de procesos de capacitación en procedimientos mínimos de intervención
sobre documentos los que son producidos y/o recepcionados por la alcaldía
municipal.
Objetivo Implementar, monitorear y evaluar procesos y procedimientos básicos de
intervención con el propósito de detener el deterioro y/o alteración física y/o mecánica
de los documentos que son producidos y/o recepcionados por la alcaldía municipal
y cada una de sus dependencias.
Correctivo Evaluar el estado de conservación de los documentos que son producidos y/o
recepcionados por la alcaldía municipal.
Implementar procedimientos de primeros auxilios de acuerdo con el tipo y nivel de
deterioro y/o alteración de los documentos producidos y/o recepcionados por las
 dependencias: a) Limpieza mecánica superficial; b) Eliminación de cintas, etiquetas
y adhesivos; c) Eliminación de pliegues y dobleces; d) Unión de roturas y rasgaduras;
y e) Recuperación de planos y/o fotografías.

4. Desarrollo e implementación

4.1 Conservación preventiva para documentos en papel

Por su carácter constitutivo y al estar frecuentemente expuestos a factores y

mecanismos de alteración, los documentos en soporte de papel sufren constantes
cambios en su composición física y funcional, lo cual pone en peligro la información
consignada en ellos. En el municipio de La Vega - Cundinamarca, por la tendencia
de su clima, este riesgo es mucho mayor, ya que las condiciones ambientales
propician la aparición más frecuente de agentes adversos a la estructura molecular
del papel mismo.

Un documento puede catalogarse que está en buen estado de conservación cuando

mantiene tanto su aspecto corpóreo (físico), así como su capacidad para transmitir
la información que contiene (intelectual), o sea su funcionalidad. Si un documento
conserva su integridad física, pero ha perdido o se ve amenazada su capacidad
para transmitir información, no podrá considerarse que esté en buen estado. Lo
mismo si se da lo contrario; es decir, que su composición física sea frágil pese a
que su contenido original puede ser fácilmente transmitido.

Lo anterior significa, que la lucha la debemos dirigir en dos frentes: la permanencia,

que tiene que ver con la naturaleza física del documento (su estructura natural) y la
durabilidad, que se refiere a la capacidad que tiene para transmitir la información
que consigna.
Cualquier esfuerzo que se emprenda en la alcaldía municipal para darle a los
documentos una vida perdurable, debe tener en cuenta dos factores: prevención y
restauración, a eso hace referencia la conservación. Todas las políticas
institucionales encaminadas a anticipar daños en los documentos, y corregir
mediante la intervención manual o mecánica, cualquier daño que se presente en
ellos.
Es así, como, la conservación preventiva consiste en una serie de medidas
tendientes a evitar el deterioro de los materiales, o bien a detener los procesos de
daño ya existentes. Los aspectos preventivos de la conservación se refieren
básicamente al entorno físico, es decir, al medio en el que se encuentran los
documentos almacenados en estos momentos dentro de la alcaldía municipal y sus
dependencias.

En resumen, la conservación preventiva es una forma de anticiparse al daño,

anulando y controlando las causas de deterioro de la documentación producida en
la alcaldía municipal y sus dependencias.
El objetivo de la conservación preventiva, que tiene que implementar la alcaldía, es
asegurar a los documentos producidos en el marco de sus funciones las mejores
condiciones de almacenamiento, teniendo en cuenta que el medio ambiente afecta
su longevidad.

Algunos criterios de preservación que se deben tener en cuenta son los siguientes:

Propiciar un medio ambiente idóneo a las necesidades de permanencia y

durabilidad de los documentos. Para ello, es necesario conocer:

• La composición física y química de los documentos almacenados en las

áreas de depósito, así como sus reacciones ante factores y mecanismos de
alteración.
• Las causas potenciales de su deterioro.

Establecer políticas racionales de facilitación del acervo documental, con el objeto

de proteger los documentos de la excesiva manipulación. Para ello, se recomienda:

• Seleccionar los documentos más valiosos y representativos de todo el acervo

documental y hacer una réplica o copia de ellos para salvaguardar los
originales.

4.2 Sensibilización y toma de conciencia

Para una eficaz conservación preventiva, es necesario que las personas a cargo de
los archivos de gestión conozcan las características de los materiales de archivo, el
medio en el que se encuentran, las causas que producen sus deterioros y sus
efectos, y el empleo de materiales y medios técnicos que eviten su degradación.

Impartir regularmente actividades de capacitación a usuarios internos y externos,

con el objetivo de fortalecer la cultura institucional de protección de los documentos
y para fidelizarlos y asociarlos a la visión institucional de conservación de sus
documentos.

Las acciones que se desarrollen deben ser dirigidas a todos los funcionarios que se
encargan de los archivos de gestión y central y a sus usuarios. Se debe hacer
especial énfasis en las diferentes instancias en las que se establecen y aplican el
Programa de Gestión Documental, Plan Institucional de Archivos y el Plan de
Preservación Conservación y buen uso Documental a largo plazo, y también en las
que involucran préstamo, consulta y reprografía, ya que en todas ellas está
involucrada la manipulación de la documentación.

4.3 Inspección y mantenimiento de documentos y de instalaciones

La limpieza es uno de los programas más importantes para la conservación

preventiva del material documental. Una limpieza inadecuada o la falta de ella es en
muchos casos la causa de daños costosos y algunas veces irreparables. La
acumulación del polvo y suciedad, unida a condiciones elevadas de humedad
relativa, genera el desarrollo de microorganismos y la formación de manchas sobre
el material documental.

El Archivo General de la Nación –AGN– desarrolló un instructivo con las pautas

mínimas a tener en cuenta, que podrá ajustarse de acuerdo a necesidades
particulares siempre siguiendo los lineamientos del ente rector. En el presente plan
se encontrarán algunas recomendaciones.

El proceso de la limpieza documental constituye una de las estrategias de

conservación más simples y eficaces, con ella se disminuye en grandes
proporciones la posibilidad de ataques biológicos y la incidencia de la contaminación
atmosférica sobre los documentos.
La limpieza debe ser permanente y periódica. Específicamente para las áreas de
depósito, se debe procurar realizar una limpieza en seco y en húmedo por lo menos
una vez al mes y debe registrarse en formatos diseñados con el fin de hacer
seguimiento y control del programa de limpieza.

Se debe minimizar el uso de los productos químicos y se debe reemplazar por

higiene, porque la limpieza es el menos tóxico de los pesticidas y el más eficaz,
siempre y cuando se realice en forma periódica y por lo menos una vez al año se
limpien las diferentes unidades de conservación como volúmenes, cajas, legajos,
etc. La limpieza debe ser asumida como una tarea más del Archivo.

Se hace necesario que estos temas y las actividades derivadas de ellos, sean
abordados por profesionales y personal debidamente capacitado en el campo de la
conservación del patrimonio, dado que la aplicación de técnicas y productos
inadecuados pueden generar un daño mayor sobre los soportes. Por esta razón los
custodios del archivo siempre deben conocer el efecto que cualquier sustancia y
procedimiento pueden generar sobre los soportes, materiales de almacenamiento y
la salud de los funcionarios.

La alcaldía municipal y sus dependencias deben tener en cuenta los siguientes

aspectos de forma rigurosa para emprender acciones, tanto directas como
indirectas para el control de contaminantes (biológicas y carga de polvo) por parte
de los responsables de los archivos. Los aspectos son los siguientes:
• Todos los métodos y materiales usados durante los tratamientos deberán ser
cuidadosamente documentados (fichas técnicas, registro de procesos,
registro fotográfico y referencias de experiencias anteriores sobre papel,
entre otros).

• Cualquier intervención deberá ser la mínima necesaria y su acción incluso

deberá adelantarse al mismo deterioro, combatiéndolo desde sus posibles
causas.

• Toda intervención deberá estar regida por una firme actitud de respeto a la
integridad estética, histórica y física del documento y basarse en los
 siguientes principios: Reversibilidad, compatibilidad, durabilidad y
estabilidad.

• Dejar en lo posible la viabilidad para posteriores intervenciones si llegan a

ser necesarias.

• Dejar siempre abierta la posibilidad de incorporar al documento, elementos

desaparecidos temporalmente.

• No tratar de realizar intervenciones de conservación o restauración si no se

posee la experiencia suficiente, o no se cuenta con la asesoría necesaria.

• Toda intervención, método y material utilizado deberá tener como base las
condiciones ambientales a las cuales estarán sometidos los documentos.

• Conocer los materiales constitutivos de los soportes y materiales

sustentados.

4.4 Materiales

• Aspiradora con cepillo redondo de cerda suave o boquilla recubierta en

bayetilla o liencillo blanco.
• Brocha ancha comercial de cerda suave.
• Alcohol antiséptico al 70%.
• Clips plásticos.
• Carpetas de cartulina de material neutro (cartulina desacidificada o cartulina
blanca).
• Cinta de faya de poliéster-algodón.
• Caja de archivo (comercialmente cajas para archivo central o histórico
según el caso).
• Cabina de limpieza (si se tiene).
4.5 Consideraciones y procedimiento

Un buen programa de limpieza puede ser la fórmula más eficaz para prevenir
problemas de deterioro en la documentación, reduciendo así las probabilidades de
tener que recurrir a grandes gastos de dinero y tiempo en procesos de restauración.

La limpieza se deberá ejecutar en un sitio diferente al lugar de trabajo de oficina o

del depósito de archivo de la alcaldía municipal, en una área aislada y ventilada,
que, dependiendo de la cantidad de trabajo y del grado de deterioro del material a
tratar, deberá a su vez limpiarse y desinfectarse periódicamente.

El proceso de limpieza documental siempre se debe hacer en seco. Nunca aplicar

ningún tipo de producto sobre los documentos.

Dentro del desarrollo del proceso, la documentación se debe ubicar en un sitio

alejado de la caída de polvo. Sería preferible dejarla fuera del área de limpieza e ir
regresándola y retirándola a medida que se hace el trabajo, así no sólo se evita que
se acumule más polvo sobre ésta, sino, que además se mezcle la documentación
limpia con la sucia.

Hacer la limpieza exterior de cada unidad con la aspiradora y luego manualmente

con bayetilla. Si se trata de un expediente que viene amarrado conservarlo así
mientras procede con la limpieza externa.

Limpiar puntualmente cada folio o grupo de folios dependiendo del grado de

suciedad, deslizando la brocha del centro hacia los extremos arrastrando el polvo
hacia el exterior de la unidad.

Eliminar material metálico como clips y grapas presentes en la unidad. De ser

necesario, sustituir el material eliminado por clips con recubrimiento plástico. Se
debe tener especial precaución con los papeles frágiles, quebradizos o con bordes
irregulares. En el caso de utilizar aspiradora, se debe colocar una rejilla (gasa, por
ejemplo), entre la abertura del tubo y la extensión con el cepillo para impedir que los
fragmentos sueltos de papel o encuadernación sean succionados.
Una vez terminado el proceso de limpieza, proceder al almacenamiento de la
documentación. Colocar los folios limpios entre una carpeta de cartulina y si es
necesario hacer amarre se debe sustituir la pita o la piola por cinta de faya.

Ubicar las carpetas dentro de las cajas de archivo conservando el orden

estrictamente.

Una vez finalizada cada jornada de limpieza, se debe limpiar la mesa de trabajo
con una mezcla de alcohol y agua en proporción 70:30 %.

4.6 Recomendaciones para la manipulación de los documentos de archivo

• No se debe comer, fumar ni beber en los depósitos ni cerca de los

documentos.
• Encender el sistema de iluminación sólo durante los períodos de consulta del
archivo.
• La disposición de los documentos en estantería y muebles, debiera ser lo
suficientemente holgada como para mantenerlos en forma vertical y facilitar
una correcta manipulación.
• Los expedientes de grandes dimensiones deben instalarse en las estanterías
horizontalmente y apilados en grupos de tres o cuatro para evitar
deformaciones y proteger las unidades de conservación.
• Para instalar o retirar expedientes de las bandejas superiores, se debe utilizar
una escalera, nunca apoyar los pies en las bandejas inferiores, ya que éstas
se deforman. Si el expediente es muy voluminoso, no lo deje caer, pida
ayuda.
• Para retirar los expedientes de la estantería, no se deben tomar por la parte
superior de la unidad de conservación lomo (cofia), sino que, por el centro de
las tapas, sin tocar el lomo.
• Los documentos deben manipularse con las manos limpias, en el caso de
tratarse de documentos frágiles, especiales o contaminados, se emplearán
guantes quirúrgicos o de algodón.
• Para la consulta ocasional de documentos en el depósito, se debe disponer
de una mesa para tomar apuntes y un atril para apoyar los documentos. Bajo
ninguna circunstancia tomar anotaciones o apoyarse con los codos sobre los
documentos.
 • Un expediente se debe abrir respetando el ángulo de apertura que permita
su unidad documental, para evitar que se desarme su estructura.
• No humedecerse los dedos al hojear los volúmenes ni tomar los documentos
por su extremo inferior derecho. Para revisarlos, se deben tomar las hojas
por su extremo superior derecho y se puede utilizar un dedo de goma.
• Nunca se deben rayar los documentos ni señalizarlos con elementos
metálicos o voluminosos (como lápices, reglas o gomas), papeles
autoadhesivos o doblar las esquinas de las hojas.
• No usar cinta adhesiva corriente para unir rasgados. En estos casos, se
recomienda el uso de una cinta reparadora de documentos con
características de conservación.

Las normas consideradas indispensables para emprender un programa de

conservación documental son acciones que la alcaldía municipal debe ver desde
una perspectiva integral que incluye no solamente la limpieza documental sino
también de los depósitos donde éstos se almacenan, las estanterías y muebles, las
oficinas donde se hace el trabajo archivístico y los espacios donde se hace la
limpieza de los documentos.

4.7 Cronograma y periodicidad

El programa de limpieza para documentos, áreas de trabajo y de depósito debe ser

permanente y periódico en la alcaldía municipal y en cada una de sus dependencias.
En las áreas de depósito, se debe procurar la realización de una limpieza en seco y
en húmedo y un control de eficiencia por lo menos una vez al mes. Las áreas de
trabajo y de limpieza documental deberán ser programadas diariamente. Tanto la
programación como los controles deben quedar consignados en formatos
(cronogramas) diseñados con este propósito.

El encargado del área de archivo de la alcaldía y en cabeza de la secretaria general

y de gobierno, planteará las actividades de limpieza según un cronograma que
tenga en cuenta los siguientes aspectos:

• El personal capacitado del que se dispone y la planeación de la capacitación

necesaria.
• Reserva de recursos e insumos para cada vigencia.
 • La cantidad de metros lineales de documentación.
• Inspección visual para determinar el estado de conservación y las
prioridades. A partir de este resultado, iniciar la limpieza por los documentos
más afectados.
• La carga de polvo o suciedad presente en el espacio, que dependerá de
varios factores como por ejemplo la ubicación del inmueble y su entorno.
• El área de los espacios en metros cuadrado y los materiales constructivos.

4.8 Medidas de seguridad para la limpieza y desinfección de archivos

Entre los aspectos que cabe recalcar, la alcaldía municipal debe estar atenta a las
medidas de protección personal que deben seguir los funcionarios que trabajan en
los archivos y más aún si emprenden acciones de limpieza.

Las personas deben llevar a cabo rutinas de trabajo que incluye el uso de una
dotación concreta de elementos de seguridad laboral como batas, guantes, gorros
y máscaras desechables, entre otros y el implementar acciones y prácticas
cotidianas de aseo, como la utilización de jabón desinfectante líquido en cara y
manos o el quitarse las batas de trabajo cuando se va a cambiar de actividad o
consumir algún alimento en las horas de descanso.

Estas actividades se pueden adelantar en conjunto con las acciones que el Comité
Paritario de Salud Ocupacional y la Secretaría General, están actualmente en la
obligación de desarrollar en las entidades. De acuerdo con el levantamiento de los
panoramas de riesgo que se hacen en las oficinas teniendo en cuenta la situación
y las necesidades de los archivos, se pueden establecer requerimientos de dotación
(Decreto 3075 del Ministerio de Salud, 1997) y se pueden reglamentar prácticas de
trabajo que redundarán en el beneficio, no sólo de la conservación de los
documentos, sino de la salud de los funcionarios que trabajan en los archivos.

4.9 Dotación para funcionarios y rutinas para trabajo documental

La alcaldía municipal de La Vega deberá asegurar la dotación de los siguientes

implementos para los funcionarios que custodian, manejan y administran los
archivos de la entidad:
Overoles o batas (preferiblemente con cierre de cremallera y puño ajustado),
tapabocas o respiradores desechables, gorros desechables, guantes desechables
(de látex o de nitrilo), gafas protectoras plásticas transparentes, jabón antibacterial
líquido, suero fisiológico y gel antibacterial.

Cabe aclarar que esta dotación se debe suministrar a los funcionarios que van a
emprender cualquier tipo de trabajo con el material documental. Además, cada
funcionario deberá tener en cuenta y practicar las siguientes medidas de
autocuidado:

• Extremar las medidas si se trata de material con alta concentración de polvo

o material contaminado con microorganismo (hongos y bacterias).
• Use siempre overol o bata de trabajo en buen estado y vestirlos sólo mientras
se ejecutan las labores.
• Lavar la bata o el overol por separado, desinfectando por 30 minutos con
hipoclorito disuelto en agua antes de aplicar el jabón, cada tres u ocho días,
dependiendo de la suciedad que presente.
• Utilizar guantes y tapabocas desechables. Luego de cada jornada de trabajo
deberán renovarse ya que no es material reutilizable cuando se trata de
guantes de látex. En el caso de guantes de nitrilo, se pueden reutilizar,
siempre y cuando se laven, se sequen y estén en buen estado.
• Si la documentación está muy contaminada o sucia, usar gorro desechable y
gafas transparentes protectoras. Se recomienda llevar recogido el cabello
largo.
• Si la documentación presenta gran concentración de polvo o contaminantes
biológicos se debe limpiar y desinfectar antes de emprender trabajos de
organización archivística.
• Tener en cuenta que mientras trabaja deberá evitar el contacto directo de los
dedos o de las manos con el resto del cuerpo.
• Al interior de los depósitos o de las zonas de limpieza no se recomienda
maquillarse, además no se debe consumir alimentos, ni fumar.
• Luego de cada jornada, lavar las mucosas nasales con suero fisiológico.
• Las actividades deberán hacerse intercalando períodos de trabajo de
máximo hora y media seguidos de diez o quince minutos de descanso.
• En los períodos de descanso, sobre todo si se va a consumir algún alimento
o cuando se vayan a realizar otras actividades, los funcionarios se deberán
 lavar las manos y la cara también con jabón antibacterial. Se puede emplear
un gel antibacterial que se encuentre en el mercado.
• Limpieza y desinfección de las áreas de limpieza documental.

4.10 Limpieza y desinfección de las áreas

Para realizar una buena rutina de limpieza y desinfección de las áreas, mobiliarios
y materiales destinados a la limpieza de documentos, es indispensable contar con
los siguientes materiales:

Aspiradora, elementos como bayetillas blancas y traperos, baldes plásticos,

detergente, productos desinfectantes, alcohol antiséptico al 70% dispuesto en
aspersores, implementos de seguridad, nebulizador o aspersor.
Esta limpieza y desinfección debe efectuarse diariamente o cada vez que se
realicen labores de limpieza de documentos. Además, se deberá practicar una
desinfección general una vez por mes, que incluya cada espacio del área de
limpieza y el procedimiento es el siguiente:

• En primer lugar, se debe aspirar o retirar polvo y partículas de suciedad de

toda el área de trabajo.
• Para la desinfección diaria hay que limpiar los mesones y muebles en seco y
luego aplicar alcohol antiséptico con aspersor dejar actuar por mínimo cinco
minutos y luego secar.
• Para la desinfección general es necesario limpiar la infraestructura del
espacio: paredes, pisos, zócalos, ventanas, filtros o rejillas de ventilación y si
se puede techos y lámparas con un producto líquido desinfectante de baja
toxicidad (categoría 2), que se emplee en industria de alimentos o en
hospitales, en su defecto se puede emplear una solución de agua con
hipoclorito de sodio. Se debe realizar una primera aplicación y dejar secar
para luego aplicarlo nuevamente y secar con bayetilla. Además, es ideal
poder hacer una aspersión o nebulización para bajar la carga microbiana del
aire. Hay que tener en cuenta el uso de tapabocas o mascarillas, overol,
gorro, gafas y guantes. Se recomienda que este procedimiento sea aplicado
un viernes por la tarde para lograr una ventilación de dos días. Cabe anotar
que es necesario estar rotando el desinfectante cada tres meses para evitar
que los microorganismos se hagan resistentes.
 • Al finalizar cada jornada de limpieza, siempre se deben limpiar los
implementos de trabajo.
• El desinfectante no se debe aplicar nunca sobre los documentos, su uso es
sólo para la infraestructura y mobiliarios de estas áreas.
• Se recomienda que se utilice una aspiradora multiusos, que tiene posibilidad
como aspiradora, ambientador y como purificador de las esporas y de los
contaminantes sólidos del aire, lo cual puede permitir una mejor renovación
del mismo. Sería ideal poder instalar un purificador de aire en esta área.
• Limpieza y desinfección de áreas de trabajo se debe efectuar antes y
después de cada jornada laboral, teniendo en cuenta las siguientes
recomendaciones:
• Para que cualquier tratamiento desinfección tenga mejor resultado es
necesario que primero se aspire o limpie minuciosamente el polvo y la
suciedad de todos los espacios, rincones y mobiliarios.
• Los escritores, mesones, sillas de trabajo y demás mobiliario, deben
ser desinfectados con alcohol antiséptico al 70%, usando una bayetilla
blanca.
• El piso se debe desinfectar con un desinfectante de baja toxicidad o
en su defecto se puede emplear una solución de agua con hipoclorito
de sodio dependiendo del tipo de piso.
• Al finalizar la labor es recomendable dejar ventilar el área controlando
la entrada de polvo.
• Todos los elementos, traperos, bayetillas o trapos, empleados en esta
rutina deben ser cuidadosamente lavados y desinfectados al finalizar
la jornada de trabajo.

4.11 Recomendaciones para la fumigación de espacios de oficina

Para llevar a cabo este proceso es necesaria la protección de los equipos y demás
elementos, para lo cual se debe suministrar en cada oficina el papel para empaque.
Se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• No dejar a la mano objetos de valor.

• Guardar en las gavetas aquellos objetos que sean susceptibles de que se les
impregne el producto, tales como: artículos personales, maquillaje, etc.
 • Retirar de los espacios vasos, tasas o pocillos.
• Proteger con papel periódico blanco los equipos electrónicos, especialmente
los equipos de cómputo.
• Proteger con papel periódico los libros, fólderes y carpetas.
• Tratar de desalojar un poco el espacio de trabajo para permitir que el
producto penetre en los diferentes espacios.
• No dejar conectado a la toma eléctrica o en funcionamiento ningún equipo.
• Dejar las ventanas cerradas.
• No dejar expuestos memory flash disk, cd-rom, material fotográfico, o
documentos en cualquier soporte.

Para el período posterior a la jornada de fumigación es recomendable:

• Dejar ventilar los espacios de oficina.

• No consumir alimento en las oficinas.
• Limpiar los escritorios y sillas.
• Limpiar los equipos.

4.12 Manejo de plagas

Dado que el papel es el principal soporte utilizado para consignar la escritura desde
tiempos remotos, concentraremos nuestra atención principal en dar a conocer sus
características y medidas para prevenir su degradación.

Las causas intrínsecas de degradación del papel son las que se encuentran en la
propia naturaleza de las materias primas del papel, o de los componentes que se
agregan en su proceso de fabricación. Estas causas se dividen en dos
componentes:

• La oxidación que tiene que ver con la influencia de elementos metálicos en

las tintas ferrogálicas y su combinación con el ácido sulfúrico que hay en el
medio, la tinta es un elemento sustentado al soporte, por lo que cualquier
reacción química que se dé en ella lo afectará irremediablemente.
 • Acidez (pH), se refiere a la pérdida gradual de la reserva de agua (alcalinidad)
que tiene el papel, ocasionado principalmente por la presencia de lignina,
aditivos y aprestos en el proceso de fabricación. El impacto de la luz natural
o artificial acelera la acidez. Cuando el fenómeno se produce, es fácil
detectarlo por el amarillamiento del papel, al punto extremo de volverse
quebradizo.

Las causas extrínsecas son todos aquellos factores externos que alteran el medio
ocasionando reacciones mediatas o inmediatas en los documentos:

• 4.12.1 Físicas: Son las relacionadas con el microclima imperante en las

áreas donde se conservan los documentos. Son tres las variables que inciden
en el microclima:

• La luz debe ser controlada, ya que su emanación directa provoca

reacciones químicas que alteran la composición del documento. La luz
más perjudicial es la que emana rayos ultravioletas, ya que su onda
es la más corta.

• La humedad y la temperatura son factores que deben controlarse.

La humedad se refiere a la cantidad de agua que posee la atmósfera.
Cuando le agregamos la palabra “relativa”, nos referimos a la relación
entre el agua que hay en la superficie y la que debería contener esa
misma superficie para estar saturada de ella.

• La temperatura se refiere al índice de calor que impera en el medio.

El papel precisa de una determinada cantidad de humedad para que
las fibras de celulosa se mantengan flexibles. El exceso provoca su
descomposición y favorece la aparición de microorganismos (hongos
y bacterias), insectos y roedores. Una atmósfera seca suprime
humedad al papel, tornándolo frágil.

• 4.12.2 Químicas: Son las que tienen que ver con elementos químicos (Oxígeno,
nitrógeno, ozono, carbono, etc.) que permiten la combustión, fermentación,
hidrólisis y oxidación de los documentos. A esto se añade la polución y
contaminación ambiental propios de zonas industriales.
 De todos estos componentes, el más dañino es el ácido sulfúrico, que, siendo
transportado por el aire, ingresa a la superficie para alojarse en donde haya
fisuras, tanto en paredes como en las unidades de conservación, atacando los
documentos. También encontramos aerosoles, polvo, materiales inestables
como grapas, clips, alfileres, prensas, adhesivos, sudor, saliva, grasa, etc.

• 4.12.3 Biológicas: Se refiere a la presencia de agentes que producen

alteraciones en los documentos, comenzando por el hombre mismo, hasta los
roedores, insectos, hongos y bacterias. Los hay de dos tipos biblófagos (los
que gustan consumir papel y madera), entre ellos las cucarachas, escarabajos,
gusanos, termitas, piojos, comején, hormigas, que se reproducen en ambientes
húmedos y oscuros; y los microorganismos, formados por dos grandes grupos:
los hongos y bacterias. Su presencia trae consigo la infección de los
documentos. Estos agentes provocan reblandecimiento del papel en las zonas
afectadas, adquiriendo un aspecto algodonoso, al extremo de llegar a
desintegrarse. La señal de advertencia es la presencia de pigmentaciones que
van desde el negro intenso hasta el blanco, pasando por variaciones de tono
rojizo, violeta y marrón. Esto depende del tipo de microorganismo que esté
afectando el papel.

• 4.12.4 Mecánicas: Son las relacionadas con las condiciones de

almacenamiento, protección y manipulación de los documentos.

Resultado de ello podría ser la rotura de las hojas, aparición de manchas de

grasa, sudor, saliva, desprendimiento de sus bordes, rasgados y perforaciones
del papel. Todo esto resulta en una disminución de la capacidad de resistencia
mecánica del documento, exponiéndolo con más facilidad a otros factores y
mecanismos de alteración.

4.13 Control de condiciones ambientales

Por su naturaleza orgánica, el papel está sujeto, inevitablemente, a una serie de

factores que lo conducen a su destrucción. Estos factores pueden ser generados
por causas internas y/o externas, pueden ser de tipo físico, químico y biológico, que
actúan de manera individual o conjunta en el proceso de deterioro de los materiales
de archivo.

Entre los principales factores que intervienen en la degradación del papel se pueden
mencionar la naturaleza misma del material y causas de tipo medioambiental,
biológicas, desastres y humanos. Los factores medio ambientales, involucran a
aquellos elementos como temperatura, humedad relativa, luz, contaminantes
atmosféricos y polvo, que, por fluctuaciones o acción permanente, degradan directa
o indirectamente los diferentes soportes y técnicas de registro.

En la entidad la conservación preventiva debe ser una actividad constante,

orientada a mantener condiciones ambientales óptimas para toda la documentación
manejada en cada una de las direcciones y sus oficinas.

4.14 Métodos y funcionalidad de unidades de almacenamiento

Esta estrategia implica tener en cuenta los materiales y métodos de

almacenamiento en la entidad, teniendo presentes los diferentes soportes que
componen el archivo. Para lograr una mejor conservación, es necesario dar
prioridad a la calidad de los materiales a utilizar, sin descuidar la funcionalidad de
los diseños, que deben adaptarse a los documentos y no viceversa.

Además, las condiciones previas del edificio en cuestión deben validarse con
posterioridad por la autoridad competente, en cuanto al cumplimiento de
disposiciones legales, que deben continuarse en el tiempo mediante inspecciones.

El responsable de la gestión de la conservación del archivo de la alcaldía municipal,

como inicio de su plan de trabajo, debe conocer el estado de los fondos que custodia
en su organización. El paso siguiente es inspeccionar el edificio, los servicios, las
instalaciones, el mobiliario y las circunstancias exteriores que puedan incidir en la
conservación de todos los materiales.

Sobre la seguridad en las instalaciones del archivo en la alcaldía, hay que

comprobar la robustez de los cerramientos de puertas que dan acceso a las zonas
de depósito y sopesar el posible riesgo de una intrusión por cualquier rotura de
tabiques.
Las condiciones de instalación de los documentos en las oficinas, tanto en lo
referente a materiales y accesorios para archivado, como en el mobiliario que se
utilice para instalar los documentos, son elementos importantes para una buena
organización del archivo administrativo.

Existe una amplia gama de elementos auxiliares y contenedores para documentos

en papelerías y centros de suministro que pueden ser más o menos útiles de
acuerdo con las características de la documentación y el uso que se vaya a hacer
de la misma.

4.15 Elementos auxiliares

Etiquetas adhesivas móviles (post-it): Pueden servir como índices o marcadores.

Pueden utilizarse sólo para la ordenación provisional de los documentos, ya que el
pegamento daña el papel.

Clips: Se debe evitar el uso de materiales metálicos, porque ante factores

ambientales de humedad y temperatura, tienden a oxidarse y producir en los
documentos manchas irreversibles o causar pérdida de soporte. Se pueden utilizar
clips fabricados o recubiertos en material plástico. Para proteger los documentos
cuando se utilicen clips, se debe colocar una sección doblada de papel o cartulina
acorde con el tamaño del clip.

Etiquetas adhesivas fijas de diferentes tamaños y colores: Están indicadas para su

colocación en las cajas y carpetas de archivo como carteles o indicadores de
contenido. La utilización de diferentes colores permite diferenciar las series u
oficinas. Estos materiales no deben alterar las propiedades de los materiales
adheridos, es decir, no deben reducir la reserva alcalina, aumentar el porcentaje de
sulfuros, disminuir el pH ni alterar su rigidez y color.

Índices y separadores de carpeta y ficheros: Preferiblemente de cartulina calidad

de archivo. Se aconsejan los separadores de carpetas de hoja completa. El valor
del pH debe ser neutro o alcalino (pH ≥ 7).
Bandejas clasificadoras aplicables: Para los documentos en trámite, aprovechando
cada bandeja para una serie documental.

Las cintas adhesivas: Deben ser reversibles (fácilmente removibles), tener un pH

neutro (pH=7), ser resistentes a la oxidación y no deben producir manchas sobre
los documentos.

Cinta de faya: Esta cinta textil puede ser utilizada para la agrupación de
documentos, para ajustar y amarrar las sobrecubiertas laterales y para facilitar la
manipulación de legajos voluminosos que presenten desgarro. La cinta de faya debe
ser de mínimo 2 centímetros de ancho, sus fibras deben ser de naturaleza
semisintética (mezcla poliéster-algodón) y el color no debe solubilizarse al entrar en
contacto con agua.

4.16 Contenedores de documentos

Unidades de almacenamiento (de cartulina) y camisas (de papel): Su utilización es

fundamental en el archivo de oficina y se debe utilizar siempre que sea necesario
relacionar varios documentos. Habitualmente se utilizarán las unidades de
almacenamiento de cartulina para guardar los expedientes y las camisas de papel
para agrupar documentos dentro de un expediente.

El tamaño de la carpeta ha de ser adecuado al grosor del expediente, siendo

necesario fuelles de 1, 2 o 3 cm., a partir de 50 hojas. Las carpetas deberán llevar
solapas, preferentemente laterales, para que los documentos no se salgan y no sea
necesario utilizar otros mecanismos de sujeción (grapas, clips, cosido,
perforaciones, etc.).

Las camisas de plástico, de uso muy habitual en las oficinas, se desaconsejan

completamente para la documentación de archivo y sólo se utilizarán para guardar
documentación informativa que posteriormente se vaya a destruir. En caso de
querer utilizar materiales plásticos deben ser químicamente estableces, es decir,
deben ser de naturaleza neutra (pH=7) y estar libres de sulfuros, peróxidos, aditivos
o sustancias que puedan migrar y adherirse a la documentación.
Archivadores A/Z: Presentan ventajas e inconvenientes. Como ventajas están la
posibilidad de ordenar los documentos por separadores y la fijación en la sujeción
de los documentos; sus inconvenientes son la necesidad de perforar las hojas y
contacto con el material metálico de los ganchos, el deterioro de cantos y orificios
cuando no están debidamente reforzados, esto debido a la alta capacidad de
almacenamiento que caracteriza este tipo de unidades.

Es importante que permita etiquetas extraíbles, ya que a menudo se podrán utilizar

por no ser adecuadas para archivo definitivo. Se aconseja estas unidades de
almacenamiento para archivo de documentos fotocopiados, susceptibles de
eliminación u otros documentos sueltos (Ejemplos: copias de informes, fotocopias
de actas, fotocopias de boletines, albaranes, circulares, relaciones de envío de
documentos, etc.).

Unidades de conservación para archivo histórico: El sistema más difundido en las

oficinas son las unidades de conservación de cartón que vienen desmontadas y que
se montan en el momento de su utilización.

Existen de varios tamaños y calidades, dimensiones internas: ancho 11,5 x alto 25,5
x largo 39 cm; dimensiones externas: ancho 12,5 x alto 26,5 x largo 42,5 cm estas
medidas se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación. Por
medio del plegado y el ensamble se obtiene una estructura resistente al
aplastamiento y al rasgado.

La unidad de conservación está compuesta por una apertura superior y dos aletas
fuelle para evitar el deslizamiento de las unidades interiores como unidades de
almacenamiento, legajos o libros. Estas aletas fuelle, cuando son plegadas, quedan
en forma de “Z” y permiten que las unidades interiores conserven la verticalidad. Su
diseño facilita la producción en línea y su posterior ensamble, al no involucrar
adhesivos ni ganchos metálicos.

Unidades de conservación para archivo central: Dimensiones internas: ancho 20 x

alto 25 x largo 39 cm; dimensiones externas: ancho 21 x alto 26,5 x largo 40 cm.
Esta unidad de conservación es de apertura lateral con pliegue en el costado
izquierdo y pestaña para su manipulación. Este diseño también puede ser utilizado
para almacenar documentos en etapa de gestión.
Este sistema es el más adecuado para conservar los documentos una vez que se
haya finalizado su trámite y su vigencia, ya que pueden deteriorarse si su consulta
es muy habitual y los documentos se doblan cuando la unidad de conservación no
está suficientemente llena.

En cuanto al mobiliario, hay que tener en cuenta que sus características influyen en
diversos factores:

• En el medio ambiente de conservación, la calidad del aire y el balance de

humedad.
• En el ambiente del local, la introducción de contaminantes gaseosos por
ciertos materiales, como la madera aglomerada y algunos plásticos que
contienen disolventes residuales.
• En la estabilidad de la humedad relativa, elementos del mobiliario con
capacidad absorbente.
• En condensaciones de agua en condiciones de alta humedad o bajadas
pronunciadas de temperatura, el mobiliario metálico. Y en cuanto al peligro
por siniestros, es necesario conocer los peligros reales a los que se exponen
los fondos documentales. En el caso del fuego, hay que conocer aquellas
instalaciones que los protegen, con el sistema de protección, el sistema de
detección y el sistema de extinción ante incendios. En el caso del agua, hay
que saber si existen alarmas contra inundaciones y sistemas de evacuación
de agua.

4.17 Prevención de desastres y salvamento de documentos

Son muchos y variados los factores de riesgo a los que se expone un archivo:
catástrofes, plagas de hongos e insectos, actos vandálicos, contaminación
atmosférica, etc., ante los cuales el responsable de los archivos en la alcaldía
municipal tiene el deber de adoptar medidas de protección y conservación
adecuadas.

Por lo tanto, se hace necesario estudiar y evaluar las amenazas a las que está
expuesto el archivo central de la entidad, y definir de manera integral las medidas
de seguridad específicas para cada caso asociados a los documentos esenciales y
vitales de la Tabla de Retención Documental de la alcaldía municipal y establecerlas
en un Plan de Prevención y Atención de Desastres para Material Documental de la
entidad.

4.18 Salud ocupacional

La Organización Mundial de la Salud –OMS– y la Organización Internación del

Trabajo –OIT– consideran la salud ocupacional como: “La rama de la salud pública
que busca mantener el máximo estado de bienestar físico, mental y social de los
trabajadores en todas las ocupaciones, protegerlos de los accidentes de trabajo y
las enfermedades profesionales. En suma, adaptar el trabajo al hombre”.

Wikipedia define “La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y

prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una
organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el
tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación ...”

En el proceso de gestión documental, la salud ocupacional interfiere al momento de

no tomar las debidas precauciones que se citan en este documento en el aparte
5.1.2 Inspección y mantenimiento de documentos y de instalaciones.

5. Conclusiones

El Acuerdo 006 de 15 de octubre de 2014 “Por medio del cual se desarrollan los
artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de
2000”, establece en su Artículo 1º “Objeto del Sistema Integrado de Conservación
– SIC. La implementación del SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación
y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o
tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad,
integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de
toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante
su período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración
documental”.
Es decir, que la implementación del mismo es obligatoria en aquellas entidades
públicas o privadas que cumplen funciones públicas, e integra las técnicas
archivísticas con herramientas y estrategias para la prevención, control y mitigación
que aseguren el adecuado mantenimiento de los documentos producidos o
recibidos por una entidad en su ciclo vital, desde su producción hasta su disposición
final.
El Plan de Prevención, Conservación y buen uso Documental de la alcaldía
municipal de La Vega , se planteó de acuerdo con las necesidades propias, por
eso, es necesario que hacia un futuro se identifiquen aquellos factores de deterioro
que puedan afectar a la documentación y se tomen las medidas preventivas y
correctivas necesarias que están en este instructivo planteadas.

Éste debe ser permanente y contar con un presupuesto anual basado en el

cubrimiento de prioridades y con proyectos anuales de trabajo. La Secretaría de
Gobierno, a través, del área de Gestión Documental debe prever los costos dentro
de los proyectos de inversión institucional.

6. Recomendaciones

El siguiente cuadro identifica los compromisos y unas recomendaciones que deben

cumplir los servidores públicos, empleados y contratistas de la alcaldía municipal de
La Vega , de cara a las actividades consignadas en el Plan de Prevención,
Conservación y buen uso Documental.

Compromisos Cómo cumplir con los compromisos

Determinar las responsabilidades en la Eliminar las series documentales según las
custodia documental. indicaciones de las tablas de valoración
documental.

Transferir las series documentales según

los períodos de retención establecidos en
las tablas de retención documental.
Adecuar el archivo central a las Prevenir las necesidades presentes y
necesidades futuras de los documentos y futuras del organismo, mediante
de la entidad. actualizaciones.
 Documentar, justificar y difundir las Difundir el Plan de Preservación,
decisiones. Conservación y buen uso Documental,
para involucrar activamente a todos los
miembros de la alcaldía municipal con sus
dependencias.

7. Bibliografía

Instructivo de Limpieza y Desinfección de Áreas y de Documentos de Archivo –AGN.

Sistema de Conservación Preventiva de Documentos y Archivos – Registraduría

Nacional del Estado Civil.

Procedimiento de Limpieza de Documentos y Espacios Físicos de los Archivos –

Universidad de Venezuela.

Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos de la Red de

Transparencia y Acceso a la información (RTA). España.

https://es.wikipedia.org/

AUTORIZACIONES
FECHA NOMBRE CARGO
Elaboró Enero de 2021 José Eduardo Nieto González Contratista
Revisó Enero de 2021 La Secretaria de Gobierno y
Servicios Administrativos
Aprobó Enero de 2021 Eduar Ricardo Matiz Padilla Alcalde