MANUAL
CREACIÓN
DE NOTAS
CRÉDITO Y DÉBITO
Plataforma SaphetyDOC
REALIZA DE MANERA
MANUAL TUS NOTAS CRÉDITO
Y DÉBITO
Aclaración
Conoce la ruta
Sigue el paso a paso
TE DAMOS LA BIENVENIDA
En este manual encontrarás paso
a paso la forma de interactuar
con nuestra plataforma,
accediendo a todos sus recursos
de manera sencilla.
¡COMENCEMOS!
2
PARA ACLARAR
El proceso para realizar
tanto las Notas Débito
como las Notas Crédito
es exactamente el
mismo, solo debes
ingresar específicamente
a la opción que necesites.
3
Ingresa al formulario
Ubica el módulo Documentos, haz clic sobre la
opción Nueva nota Débito o Nueva nota Crédito.
Encontrarás un formulario con campos a
diligenciar, algunos de éstos están identificados
con un punto azul, lo que indica que son
obligatorios, no olvides ingresar información allí.
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Paso a paso…
Iremos completando la información solicitada.
Ingresa la información del cliente a quien le
enviarás la Nota Crédito o Débito.
Si tienes varias empresas asociadas a tu
usuario en la plataforma deberás digitar el
nombre de la que requieres en el recuadro
señalado.
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Siguiendo con los clientes…
Contamos con la posibilidad de emitir
Selecciona la casilla documentos a un “Consumidor
final”, o sea, a un destinatario que no
Consumidor final
se encuentra registrado en nuestra
plataforma como cliente, debido a
Ingresa el nombre y que algunas personas o empresas no
el correo electrónico desean proporcionar su NIT o no
cuenta con correo electrónico, datos
si así lo deseas.
necesarios para crear un cliente en la
plataforma.
Estos campos son opcionales
Para más información
Consulta el Anexo Técnico https://factura-electronica.dian.gov.co/documentacion-normatividad-16.html
Abre el enlace → Ubica la opción Anexos → Haz clic en _→ Descomprime el archivo
descargado → Haz clic en la carpeta → Ingresa en el archivo PDF → Presiona las teclas
Ctrl + f → Escribe CONSUMIDOR FINAL O 2222222222 → Aquí hallarás la información que necesitas.
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Además… Es posible enviar tus notas crédito ý débito a más destinatarios, ingresa
manualmente los correos electrónicos adicionales.
Haz clic en la X
para eliminar el
correo
Así se visualiza cuando agregado
has agregado otro
correo electrónico
Incluye el
correo
electrónico
Haz clic aquí
para
agregarlo
7
Tipo de
operación
Nota Crédito Nota Débito
Selecciona
el tipo de
operación a
realizar.
1. Nota Crédito/Débito que referencia una factura electrónica: Corresponde a una nota crédito que anula
(total o parcialmente) o una nota débito que modifica un documento emitido en la versión con validación previa.
Haz clic en el ícono para conocer cómo referenciar un documento.
2. Nota Crédito/Débito sin referencia a facturas: Se utiliza para realizar una nota crédito o débito sin
referenciar un documento.
8
Pasemos a la pestaña
Haciendo clic en
el ícono podrás
visualizar el
Selecciona la Serie creada para nota calendario. Elige
Crédito o Débito, digita una Fecha y
manualmente el número o hora de entrega
selecciona “autoincrementar” en la y la fecha de
configuración de la serie para que Vencimiento del
sea automático, elige una Fecha de documento.
emisión del documento.
9
Pasemos a la
siguiente pestaña
Por último, dependiendo si estás
realizando una Nota de Crédito o una
Nota de Débito elige el motivo que Encontrarás los campos
corresponda. para ingresar la
información
Despliega el listado dando clic en la correspondiente al
flecha señalada. periodo de facturación del
documento a emitir.
Diligenciar estos campos
es OPCIONAL.
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Ahora…
Si haz elegido el Tipo de operación #1 deberás referenciar un RECUERDA QUÉ:
documento, en este caso selecciona la opción Referencia factura. Para el tipo de operación #2 no
es obligatorio referenciar un
Consulta cómo obtener estos datos haciendo documento.
clic sobre el ícono
No olvides hacer clic
Digita el número de documento
en el botón Agregar
(prefijo y consecutivo) y selecciona la
Referencia.
fecha que corresponda a la creación
de la Factura.
Busca el código CUFE de la
factura de venta a referenciar,
cópialo y pégalo en éste campo.
Así verás reflejada la información de la
OJO: Asegúrate de no dejar espacios, puntos, comas o cualquier carácter referencia que acabas de registrar.
que no corresponda al CUFE (código alfanumérico) en el momento de
relacionar este dato.
11
Continúa…
Selecciona el Medio y Código de pago que En caso de que el adquiriente cuente con un
corresponde a la Nota Crédito o Nota Débito que plazo para realizar el pago, en la siguiente
estás realizando. opción puedes definir en que fecha se
termina dicho plazo.
Después de realizar la selección en cada uno
de los campos da clic en el botón Agregar
Medio de Pago para que los cambios sean
guardados.
12
Luego…
Incluye una nota si lo deseas, ésta Elige la divisa que vas a
aparecerá en la representación gráfica utilizar.
Amplía la información sobre éste
en el campo “Notas Finales”. campo haciendo clic AQUÍ.
Describe el producto facturado, incluye la cantidad, el
precio unitario, selecciona un impuesto de ser necesario y
su porcentaje; al final verás el valor total de éste producto.
Agrega más líneas si deseas incluir
otros productos.
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Detalle de líneas
Campo GTIN
El campo GTIN está destinado para indicar el código del producto o servicio a facturar, y lo
encontrarás en el detalle de la línea…
Para desplegar el detalle de la línea
deberás hacer clic sobre la flecha.
Allí verás el campo GTIN, en caso de
que no realices la facturación por
medio de códigos te recomendamos
ingresar “000”
IMPORTANTE → El campo GTIN no deberá quedar vacío ya que, de acuerdo con reglamentaciones de la DIAN si no se
incluye un código se duplicará la información que se ingrese en la descripción y se visualizará en la columna Código de la
representación gráfica.
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Por último…
En la parte inferior izquierda de la página visualizarás los impuestos que asignaste al documento, y al
lado derecho verás los valores totales de la Nota crédito o débito..
Para continuar tienes dos opciones:
Al hacer clic en esta opción estarás guardando la Si deseas enviar el documento deberás elegir
información como una plantilla que podrás esta opción, cuando veas el cuadro de diálogo
consultar y modificar cuando lo requieras, que te informa la transmisión de la información
asigna un nombre a tu borrador, haz clic en el a la DIAN haz clic en el botón “OK” para finalizar
botón “OK” y listo. la emisión.
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Anexo
Moneda
Al facturar en nuestra plataforma por defecto verás que en campo moneda se asocia la divisa “Peso
colombiano” . Si deseas realizar una Nota crédito o débito con otra moneda debes hacer lo siguiente:
1. Ubica el campo moneda que se encuentra al lado derecho de la pantalla
2. Haz clic en la flecha señalada para desplegar el listado de divisas disponibles
3. Selecciona la moneda con la cual quieres facturar
4. Ingresa los datos correspondientes a los campos:
Tasa de cambio COPs: Digita el valor
correspondiente a la tasa de cambio en
pesos colombianos.
Fecha en la que se fijó la tasa de
cambio: Incluye la fecha correspondiente
a la tasa de cambio registrada.
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Anexo
Sigue ésta ruta para hallar el CUFE…
1 Ve al módulo Documentos, haz clic.
2 Elige la opción Enviados de la lista.
3 Busca la factura de venta y ubica la columna Número.
4 Ingresa al detalle del documento haciendo clic en su Número
En la pestaña Metadatos verás el CUFE en la parte inferior de
5
la página.
Cópialo y pégalo en el campo
Mira un ejemplo aquí
6 asignado en la factura de
venta.
17
Anexo
Encuentra los datos que necesitas para realizar una
referencia de factura
1. Dirígete al módulo Documentos, haz
clic en la opción Enviados.
2. Busca la factura sobre la cual vas a
realizar la referencia.
3. Ingresa a ver el detalle de la factura
haciendo clic sobre el Número.
4. Ubica la pestaña Metadatos, allí
encontrarás en resumen la
información de la factura.
5. Copia tal cual los datos señalados en
la imagen y pégalos en los campos
destinados en la Nota crédito o
débito.
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Estamos para aclarar tus dudas y
brindarte la asesoría que mereces.
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