FUNCIÓN PÚBLICA
Instructivo de Administración de Carpetas
Compartidas
Proceso de Tecnologías de la Información
VERSIÓN 01
OCTUBRE 2021
Fecha de versión
Versión Descripción del cambio
(aaaa-mm-dd)
01 2021-11-19 Creación del documento
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Contenido
1 Objetivo ...................................................................................................................................................... 3
2 Alcance ...................................................................................................................................................... 3
3 Glosario ...................................................................................................................................................... 3
4 Administración de las carpetas compartidas .............................................................................................. 4
4.1 Roles para la gestión de carpetas compartidas ................................................................................ 4
4.2 Permisos sobre las carpetas compartidas......................................................................................... 4
4.3 Acceso a las carpetas compartidas ................................................................................................... 7
4.4 Asignar permisos............................................................................................................................... 9
5 Casos particulares de asignación de permisos ........................................................................................ 13
5.1 Permiso a una subcarpeta .............................................................................................................. 13
5.2 Quitar un usuario de una carpeta compartida ................................................................................. 19
6 Errores conocidos cuando se está compartiendo carpetas ..................................................................... 23
6.1 Error al enumerar objetos en el contenedor .................................................................................... 23
6.2 Se produjo un error inesperado en la red ........................................................................................ 24
6.3 An unexpected network error occurred ........................................................................................... 24
7 Crear carpetas dentro de la carpeta principal compartida........................................................................ 25
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1 Objetivo
La Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones crea el Manual Administración de Carpetas
Compartidas, para ayudar en las tareas de administración del almacenamiento compartido de información
disponible en la Entidad.
Este manual está dirigido a los servidores, contratistas o pasantes que tendrán bajo su responsabilidad las
labores de gestión de las carpetas compartidas, con el fin de lograr mayor apropiación y capacitación sobre
estas labores.
Este manual complementa técnicamente los Lineamientos para la Organización de Documentos Electrónicos
del proceso de gestión documental que indican:
• Las carpetas requeridas para la conservación de documentos electrónicos como está
dispuesto en la TRD, serán creadas únicamente por la persona que el jefe de cada
dependencia o a el que él designe para esta labor.
• Los permisos para acceder a la información que está almacenada en el servidor de
gestión de carpetas compartidas conocido en la Entidad bajo el nombre “YAKSA”,
serán otorgados por la persona ya designada de cada área.
• Se debe dar manejo a las carpetas por vigencias.
• Eliminar del servidor de gestión de carpetas compartidas conocido en la Entidad bajo
el nombre “YAKSA” todos los documentos que NO sean de carácter institucional
Consulte el documento Lineamientos para la Organización de Documentos Electrónicos del proceso de
gestión documental en la Intranet, proceso de gestión documental, sección Otros documentos, para realizar el
almacenamiento de documentos electrónicos en las carpetas compartidas YAKSA
2 Alcance
El Manual de Administración de Carpetas Compartidas cubre los temas medios y básicos, referentes a la gestión
de Carpetas compartidas, generando apropiación para las personas designadas para esta labor
3 Glosario
Carpeta compartida: Espacio de almacenamiento de documentos electrónicos disponible en el servidor de
archivos Yaksa.
Servidor de archivos: Computadora con capacidades de almacenamiento especializadas para mantener la
información de documentos digitales producidos por las diferentes dependencias.
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4 Administración de las carpetas compartidas
4.1 Roles para la gestión de carpetas compartidas
En cada dependencia existe un servidor, contratista o pasante con el rol de administrador de carpetas
compartidas Yaksa, el cual es designado por el jefe de área o persona elegida para indicar quién será
administrador de estas. El documento: Lineamientos para la Organización de Documentos Electrónicos es la
referencia que deben aplicar todos los usuarios del servidor de carpetas compartidas Yaksa.
4.2 Permisos sobre las carpetas compartidas
Para la correcta administración de las carpetas compartidas del servidor YAKSA, existen grupos de permisos
que facilitan al usuario el control de acceso y autorización de tareas sobre los documentos electrónicos
almacenados en los mimos.
A continuación, se describen los tipos de permisos que se pueden establecer para los usuarios de las carpetas
compartidas.
Permisos básicos:
El conjunto de permisos “básicos” habilita las autorizaciones necesarias para realizar operaciones de lectura o
consulta de los documentos electrónicos almacenados en YAKSA. Con este permiso se permite:
Lectura y ejecución: el usuario puede leer archivos de la carpeta. No permite copiar, borrar o
modificar archivos dentro de la carpeta.
Mostrar contenido de la carpeta: permite que el usuario pueda ver la lista de documentos y carpetas
que están el YAKSA, pero únicamente para las carpetas a las que se ha dado la autorización.
Lectura: permite la lectura de documentos en la carpeta compartida. Si solo se habilita este permiso
el usuario puede leer documentos en la carpeta, pero no puede ver la lista de documentos que existen
en la carpeta.
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Si solo requiere que las personas consulten y
lean documentos de la carpeta compartida
habilite los siguientes permisos.
• Lectura y Ejecución
• Mostrar el contenido de la
carpeta
• Lectura
Permiso de escritura: Asigna permisos de escritura en los documentos que requiera el usuario
modificar en archivos ya existentes de la carpeta compartida. El usuario puede cambiar el contenido
solo de los archivos que ya existen, pero no puede cambiar el nombre de los mismos, no podrá crear
nuevos archivos, ni tampoco borrarlos archivos de la carpeta.
Así mismo, posee la opción de (escribir en los archivos actuales, no puede cambiar los nombres de
los archivos, puede crear archivos con nombres por defecto, no puede eliminar archivos)
Si necesita que las personas puedan escribir
modificaciones en los documentos que ya
existen, pero no puedan borrar o crear nuevos
documentos asigne los siguientes permisos:
• Lectura y ejecución
• Mostrar el contenido de la
carpeta
• Lectura
• Escritura
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Permiso de modificación: El permiso de modificación autoriza al usuario para escribir en los
documentos existentes, cambiar el nombre de los documentos almacenados en la carpeta y también
crear o eliminar documentos y subcarpetas de la carpeta Principal.
Este permiso adicional se utiliza cuando se quiere autorizar al usuario para cambiar los nombres o
propiedades de los archivos o cambiar los permisos básicos asignados a los usuarios.
Si necesita que el usuario pueda, leer, escribir,
modificar o incluso borrar documentos de la
carpeta deben asignar los siguientes permisos:
• Modificar
• Lectura y Ejecución
• Mostrar el contenido de la
carpeta
• Lectura
• Escritura
Permiso control total: El permiso de control total habilita al usuario como administrador de la carpeta
y le asigna todos los permisos básicos (lectura, lectura y ejecución, mostrar el contenido de la carpeta),
permiso de escritura y modificación.
Cuando necesite que el usuario tenga control total de
los documentos y carpetas asigne el permiso control
total para que el usuario quede autorizado para:
• Lectura
• Lectura y Ejecución
• Escritura
• Modificar
• Mostrar contenido de la carpeta
• Control Total
¡Advertencia!: Cuando se asigna permiso de control
total el usuario puede asignar permisos a otros
usuarios, borrar documentos y carpetas, además de
modificar cualquiera de los contenidos de la carpeta.
Este permiso se debe asignar únicamente a los
autorizados como administradores de las carpetas.
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4.3 Acceso a las carpetas compartidas
Para consultar los documentos almacenados en las carpetas compartidas del servidor YAKSA existen varios
métodos.
A continuación, se explican las opciones más comunes para consultar los documentos en las carpetas:
1. Haga Clic con el botón d erecho del mouse sobre el icono Windows de la barra de
tareas.
Windows despliega un menú, con varias opciones. Se debe seleccionar la opción ejecutar:
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Cuando seleccione la opción ejecutar, Windows muestra un mensaje de dialogo preguntando qué acción se va
a ejecutar:
En la ventana de dialogo se escribe el texto \\yaksa y presionamos el botón Aceptar de la ventana de dialogo.
Windows abre la ventana del explorar de archivos con las carpetas compartidas, seleccionamos la carpeta que
vayamos a usar o administrar (en este ejemplo será Carpetas_compartidas)
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2. Otra forma de abrir la ventana de dialogo ejecutar es presionar simultáneamente las
teclas Windows y R:
Oprimir teclas Windows + R
Windows abrirá la ventana de dialogo ejecutar:
Igual que en el ejemplo anterior se escribe el texto \\yaksa para abrir las carpetas compartidas.
3. Una tercera opción para abrir las carpetas compartidas, es a partir de abrir la ventana
del explorador de archivos directamente desde la barra de tareas de Windows,
haciendo Click sobre el icono del explorador de archivos:
4.4 Asignar permisos
Para asignar permisos a una carpeta utilizando el explorador de archivos siga los siguientes pasos:
1. Abrir el explorador de archivos
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2. Navegar a la carpeta a la que se le quieren asignar permisos
3. Hacemos clic con el botón “derecho” del mouse sobre la carpeta compartida y escogemos la opción
“Propiedades” (esta opción permite asignar los permisos que se describieron en la primera parte del
documento)
4. Cuando seleccionamos la opción “Propiedades”, se habilitará ventana de dialogo de propiedades
de la carpeta, en la cual habilitará la pestaña Seguridad la cual seleccionamos
5. En la pest aña seguridad presionamos el botón Editar
6. Al presionar el botón editar se habilitan la asignación de permisos sobre la carpeta, En la pestaña
de seguridad presionamos el botón Agregar
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7. En la ventana de dialogo “Seleccionar usuarios , Equipos, Cuentas de servicio o Grupos”, procedemos
a escribir el nombre de usuario o el nombre de la persona y damos comprobar nombres. En este
ejemplo se ha escrito prueba3 como nombre de usuario.
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8. El nombre de usuario aparece subrayado, indicando que si existe y se puede agregar para asignar
permisos. Se presiona el botón Aceptar.
9. A continuación, en la pestaña se seleccionan los permios que serán asignados a los usuarios. (si se
han seleccionado varios usuarios los permisos se aplican a todos los usuarios.
Se debe recordar que las autorizaciones que permite cada permiso fueron detalladas en la
primera parte de este manual.
¡Advertencia! El permiso control total solo se debería asignar a la persona que han delegado
como administrador de las carpetas compartidas en las diferentes áreas del departamento.
10. Una vez se han seleccionado los permisos que se autorizan al (los) usuarios se presiona el Botón
Aplicar
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11. Windows vuelve a la ventana de dialogo de agregar usuarios. Si se van a agregar nuevo s permisos
a otros usuarios, se procede como en el paso previo. Si ha finalizado la asignación de permisos se
presionar el botón Aceptar
12. Al presionar el botón Aceptar se ejecuta la acción para dar permisos a carpetas comparti das en Yaksa
5 Casos particulares de asignación de permisos
5.1 Permiso a una subcarpeta
Cuando se requiere asignar un permiso solo a una sub carpeta en lugar de a todas las carpetas de la
dependencia se siguen los pasos que se explican con el siguiente ejemplo:
Dar permiso a usuario a una subcarpeta, en este caso de ejemplo a esta subcarpeta JCI_NOMBRAMIENTOS
en la ruta \\Yaksa\11300dgdi\2020\JCI_NOMBRAMIENTOS al usuario Prueba2
Primero abrimos el explorador de archivos como se explicó en la sección 4.3 Acceso a Carpetas compartidas.
Navegamos por el explorador de archivos hasta encontrar la carpeta sobre la cual queremos otorgar permisos
al usuario.
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Cuando llegamos a la subcarpeta, en este caso: JCI_NOMBRAMIENTOS, hacemos clic con el botón derecho
del mouse y escogemos la opción propiedades en el menú que aparece sobre la carpeta
Windows muestra la ventana de propiedades de la carpeta.
A continuación, seleccionamos la pestaña Seguridad.
Windows habilita las opciones para asignar permisos.
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Como en primer ejemplo seleccionamos el botón Agregar, luego escribimos el nombre del usuario al que
asignaremos permisos y a continuación presionamos el botón: Comprobar nombres
Usando el botón comprobar nombres, verificamos que el usuario sea el correcto. (Windows muestra el nombre
de usuarios completo con su cuenta de usuarios). Si es el usuario es el correcto presionamos el botón Aceptar.
SI es incorrecto, podemos presionar el botón Cancelar para volver al a ventana anterior y escribir el nombre
correcto de usuario.
Cuando se ha seleccionado correctamente el botón Aceptar, Windows muestra la ventana de asignar permisos
para ese usuario.
Escogemos el permiso que queremos adicionar en este ejemplo Escritura, activamos la casilla en la columna
Permitir y damos clic en el botón Aplicar
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Cuando se termine de asignar los permisos al usuario, se hace Clic con el mouse en el Botón Aceptar.
En la ventana que aparece se vuelve a hacer clic con el mouse en el Botón Aceptar.
Windows muestra que hemos terminado de asignar permisos para un usuario en una subcarpeta.
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Para ingresar a esta carpeta especifica abra la ventana ejecutar
Escriba la ruta especifica \\Yaksa\11300dgdi\2020\JCI_NOMBRAMIENTOS (se debe indicar a la persona a la
que le hemos dado el permiso especifico), damos clic en el Botón Aceptar
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5.2 Quitar un usuario de una carpeta compartida
Cuando necesitamos quitar uno o varios permisos a un usuario sobre una carpeta, seguiremos las acciones
que se muestran en el siguiente ejemplo:
Para este ejemplo se van a suprimir los permisos al usuario Prueba3 a la Carpeta con nombre
“Carpetas_compartidas”
Igual que en los casos anteriores, lo primero es navegar con el explorador de archivos a la carpeta a la que
queremos cambiar los permisos.
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Cuando se localice la carpeta, damos clic derecho sobre la carpeta compartida y escogemos la opción
Propiedades.
Windows muestra la ventana de propiedades y allí seleccionamos la pestaña Seguridad
Presionamos el botón Editar para poder cambiar los permisos en la carpeta.
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A continuación, seleccionamos el Usuario al que vamos a modificar los permisos, para este ejemplo el usuario
Prueba3, cuando este resaltado el nombre del usuario en color azul, hacemos clic en el botón Quitar
Windows retira al usuario de la lista. A continuación, Damos clic en el botón Aplicar para confirmar el cambio.
En la siguiente ventana, damos clic en el botón Aceptar, para terminar la acción de retiro de permisos del
usuario.
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Windows muestra la ventana de ajuste propiedades de carpeta, en esa ventana se vuelve a dar clic botón
Aceptar
Al finalizar Windows vuelve al explorador de archivos, y el cambio de permisos se completa.
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6 Errores conocidos cuando se está compartiendo carpetas
En algunas ocasiones se presentan errores en la asignación de permisos a las carpetas. En esos casos,
Windows muestra una ventana de error.
Es por ello que a continuación, se exponen los mensajes de error más comunes y explicación de sus causas.
6.1 Error al enumerar objetos en el contenedor
Cuando aparece el mensaje “Error al enumerar objetos en el contenedor. Se ha denegado el acceso” o en
inglés “Filed to enumerate objects in the container. Access is denied”.
Cuando aparece este error la causa más común es porque otras personas han creado anteriormente carpetas
y han denegado permisos a las subcarpetas de esa carpeta, cuando se presiona el botón Continuar, se está
indicando a Windows que siga adelante con la carpeta principal a pesar de que algunas subcarpetas no se
pueden consultar por falta de permisos
Cuando Windows presenta estas ventanas de mensajes de error se debe presionar el botón Continuar
repetidamente hasta que se presente la ventana de asignación de permisos a carpetas (ver la imagen a
continuación)
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6.2 Se produjo un error inesperado en la red
Cuando Windows muestra la ventana de error An unexpected network error occurred
“Se produjo un error inesperado en la red.” o en inglés “An unexpected network error occurred”
Se debe oprimir el botón Continuar hasta que aparezca la ventana de propiedades de la carpeta
Este error ocurre debido a problemas de la red (problemas en las comunicaciones) y en ese momento no es
posible que el equipo donde se está ejecutando la acción se comunique con el servidor de archivos y se pierde
momentáneamente la comunicación con un archivo o subcarpeta especifica.
6.3 An unexpected network error occurred
Cuando Windows presenta el error “An unexpected network error occurred” se presentan mensajes como: “Se
produjo un error inesperado en la red.” o en inglés “An unexpected network error occurred” con signo en X en
rojo.
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En ese caso solo aparece el botón “OK”. Cuando se produzca ese mensaje de error, se debe presionar el botón
OK, a continuación, se cierra la ventana de la carpeta a la cual queremos ajustar los permisos.
Esto ocurre debido a problemas de la red (problemas en las comunicaciones o conexión). AL ocurrir este error,
se pierde definitivamente la comunicación de red del equipo donde se quiere dar el permiso a la carpeta, con
el servidor de archivos Yaksa.
Para resolver el problema se debe esperar unos minutos y volver a intentar las tareas de asignación o ajuste
de los permisos.
Si el vuelve a presentar el error, se debe utilizar la herramienta Proactivanet, para solicitar incidente por mesa
de ayuda para validar la comunicación del equipo cliente (verificar que la conexión de la red y el equipo estén
funcionando correctamente.)
7 Crear carpetas dentro de la carpeta principal compartida.
Cuando ya existe una carpeta compartida y se necesita crear una o más subcarpetas compartidas y asignar
permisos a los usuarios se deben seguir las siguientes acciones:
Para este ejemplo se creará una carpeta dentro de la carpeta Principal y la llamaremos
“Carpetas_compartidas”.
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Una vez que se ha creado la carpeta, damos doble clic sobre la carpeta, en este caso
“Carpetas_compartidas”.
Explorador de archivos muestra el contenido de la carpeta, que este caso está vacío por ser una creación inicial
de carpeta.
Usando el mouse Enseguida Damos clic izquierdo sobre el área de la carpeta “Carpetas_compartidas”, se
abre un menú, y en ese menú, seleccionados la opción Nuevo; Windows muestra otro menú y allí seleccionados
la opción Carpeta
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Windows crea una carpeta con nombre “Nueva carpeta”, podemos cambiar el nombre de esta carpeta y fijamos
el nombre requerido.
Cambiamos el nombre de la carpeta y presionamos la tecla Enter en el teclado (para para este ejemplo
usaremos el nombre “PRUEBA”)
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Una vez hemos creado la carpeta y cambiado el nombre se pueden ajustar los permisos usando las
instrucciones previas.
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OCTUBRE DE 2021
Departamento Administrativo de la Función Pública
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