1 Flujos de información de las

Unidades de Correspondencia
Las facultades para el manejo de la información se establecen desde principios
archivísticos, procedimientos bajo normatividad y procesos tendientes a la gestión
de la información; a través de estas herramientas, el flujo de información es
causado coherentemente a partir de cada labor en la unidad administrativa,
resultado orientado con los instrumentos de control desde el área de
correspondencia.

Categorización del documento en

aislamiento y distribución de
comunicaciones oficiales
La producción, recepción y distribución de documentos ha llamado la atención
notablemente, es así que los esfuerzos por controlar la pérdida de información no
se han hecho esperar, desde la activación de nuevos procesos, aplicación y
conocimiento de la normatividad, hasta las formaciones que permiten entregarle al
responsable de la correspondencia las herramientas necesarias y actuales para
evitar que negligencias como la desconcentración o la falta de aplicación de
planillas en los flujos de información de la entidad lleven al caos y detrimento del
patrimonio documental.

La gestión de la información se hace a partir de espacios ordenados que permitan

la claridad en su búsqueda específica de manera física o digital, siendo necesario
su aislamiento y distribución. Tal como lo dice la Universidad de Málaga (2018), se
busca clasificar y ordenar esa información vuelta documentos en una buena
disposición, “clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o
asuntos concretos; y ordenar un documento quiere decir establecer una
secuencia cronológica, alfabética o numérica dentro de cada grupo y situarlo
físicamente en el espacio”. En correspondencia, se abordan a continuación los
conceptos fundamentales requeridos.

1.1. Archivo y documento: definición, clases, características y

principios

Intentar dar claridad en la administración de las comunicaciones que se reciben a

diario a través de los diferentes canales de información dispuestos por una entidad
 hace que el compromiso en esa labor tome categoría transcendental dentro de
cualquier Unidad Administrativa. Desde que el ser humano tiene uso de razón,
recurre al documento para generar un trámite, ya sea personal, académico o
laboral; los documentos aplican desde una fórmula médica o una certificación
académica, hasta una queja por incremento del valor en recibos de servicios
públicos; por esta razón, no es novedad que hagamos uso del soporte documental
como individuos, la novedad se da en la aplicación que requiere una empresa o
entidad para la gestión de estos datos de manera adecuada y acorde con la
legislación.

Para entender el real impacto de los documentos, es necesario hacer un viaje al

pasado, desde cuando el primer documento apareció:

Docu y su origen en las antiguas culturas

Para entender el real impacto de los documentos, es necesario hacer un viaje al
pasado, desde cuando el primer documento apareció, para ello lo invitamos a
consultar el siguiente recurso infográfico.

Los tres principales usos de un documento son los siguientes:

Los documentos se han mantenido en formato físico durante mucho tiempo, pero
desde hace algunos años se pueden contener de manera digital en archivos de
diferentes formatos. Todos los documentos digitales o análogos requieren como

mínimo los siguientes 4 elementos:

 Destinatarios.
 Productores.
 Objetivo del documento.
 Ruta de llegada del documento o destino.

El almacenamiento de los documentos es necesario para las entidades en

general, ya sea de manera física, por medio de un archivo físico, o en archivo
digital, con repositorios de archivos, inclusive, la gran mayoría de las empresas
están usando repositorios de información de ambos tipos. A los archivos que se
mantienen en archivados en estado físico se les denomina “documentos de
archivo” y son documentos que se deben tener con mucho cuidado, como se
puede ver a continuación:

La misión principal del documento de archivo es la protección de la

información; por lo general, contiene los siguientes datos:
 Los documentos digitales deben tener los siguientes datos:

Galán (2012) define el archivo como “el conjunto de documentos, sea cual sea su forma,
fecha o soporte, producidos por cualquier persona física o moral, o por cualquier
organismo público o privado en el ejercicio de su actividad”; ese conjunto de documentos
es el que resguarda el patrimonio documental de las entidades. Estas actividades, por lo
general, se hacen en un área reservada de las entidades y son administradas por una
persona que se vuelve responsable de lo que allí se soporta. Sin embargo, en algunas
entidades, este espacio carece de un funcionario que controle la documentación que
ingresa mediante las transferencias documentales y que realice la sensibilización de las
unidades administrativas con respecto a los procesos de gestión documental, entre otras
actividades.
Los diferentes tipos de archivos y el estado en el que se pueden encontrar se presentan a
continuación:

Archivo gestión: Documentos que se usan con frecuencia, por ejemplo:

recibos de pago.

Archivo central: Documentos que han disminuido su consulta, de acuerdo con

las Tablas de Retención Documental (TRD).

Archivo histórico: Almacena la información que amerita su conservación total,

de acuerdo con lo descrito en las TRD.
La archivística es “el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y
problemas concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha
documentación, se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y
clasificada” (Archivosagil, 2018); este estudio arroja como resultado que todas las
unidades administrativas que cumplan funciones relacionadas con el manejo documental
incluyan principios archivísticos en su gestión documental dentro de la entidad, la idea es
hacer práctico el uso de los documentos.

Los principios de la archivística son dos, tal como lo relaciona la Universidad

Nacional de Córdoba (2019):

Tabla 1
Principios archivísticos
 Permite identificar el fondo documental, la estructura orgánica, las series y subseries, así como las
unidades documentales. Se utiliza para que no se mezclen documentos entre unidades productoras,
Principio de para que haya conocimiento de quién produjo el documento, quién tiene la competencia de dar
procedencia respuesta y manejo al mismo, y por ende, quién debe archivarlo y reportar la serie documental.
Ejemplo: el área de Talento Humano tiene a su cargo las historias laborales, es decir, ninguna otra
área administrativa podrá reportar dicha serie documental.

Este principio permite dar orden a cada tipo documental dentro del expediente según la secuencia
Principio de del trámite, por esto, no se puede reservar números de radicados en las unidades de
orden original correspondencia. El orden original indica que cada respuesta que se genere o se produzca se
archivará teniendo en cuenta las fechas en que se dio origen al trámite.

El siguiente es un ejemplo del principio de procedencia:

Tabla 2

FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN

Presupuestos

Alcaldía de Cúcuta Secretaría de Hacienda

Contabilidad

Tesorería
Ejemplo del Principio de procedencia

El siguiente es el ejemplo del Principio de orden original, que muestra cómo se

lleva la constancia de las diferentes versiones de unos documentos desde su
original:

Figura 1
Ejemplo de Principio de orden original
Clasificación de los documentos

La buena gestión de la información que ingresa a la entidad y que se produce en

ella nace del uso que se le dé al soporte, la identificación de procedencia y de la
finalidad con que se redacta el mensaje. No todos los soportes son documentos
de archivo o documentos electrónicos, la información se puede resguardar en un
plano, en una fotografía, en un video, incluso, puede tener aspecto multimedia, en
un audio, etc. A todos estos datos se les debe garantizar los mismos
procedimientos archivísticos para su conservación.

Una fotografía puede ser el anexo de una solicitud que se radica en ventanilla
única, se registra y se distribuye a la unidad administrativa competente. En
algunos casos, esta información no llega completa al área donde se elabora la
respuesta, lo que perjudica el concepto que emite el funcionario competente. Lo
anterior es el talón de Aquiles de las unidades de correspondencia, que, a falta de
formatos, actividades y procedimientos, dejan toda la responsabilidad a la
memoria del responsable de la gestión de documentos. En la siguiente infografía,
se presenta la clasificación de los documentos:

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Textuales
Memorandos, circulares, cartas, informes

Gráficos
Mapas, dibujos planos

Imagen
Cuadros, fotografías, diapositivas, etc.

Cinta
Video, pizarrón, magnético, microfilm, cintas magnéticas
Documento público
Producido y recibido en entidades estatales.

Documento privado
Producido y recibido en entidades privadas.

Documento dispositivos:
Leyes, decretos, ordenanzas, acuerdos, resoluciones

Documentos informativos:
Cartas, memorando, circulares, etc.

Documentos testimoniales:
Contables, contratos, etc.

Características del documento

La mayoría de las empresas vienen liderando capacitaciones al talento humano

para contribuir con esta labor, ya que la comunicación que se despacha necesita
describir con precisión y lenguaje común la información que recibirá el usuario.
Una comunicación pueda ser considerada un documento que atesore la entidad,
siempre y cuando quienes elaboran el mensaje no descuiden los siguientes
detalles:
Encabezado y pie de página
Los elementos describirán los datos de contacto del fondo documental que
produce tal comunicación, así como el logotipo y demás simbología que identifique
al funcionario de correspondencia para la aplicación del principio de procedencia.
Tales datos estiman: canales de información, como portal web, correo corporativo,
número de WhatsApp, redes sociales y números telefónicos. En general, existen
plantillas para la elaboración del documento; en otros casos, existen hojas con
membrete para cumplir con esta característica del documento.

Fechas del documento

La primera información que se detalla en el documento, tanto quien lo redacta
como la persona que lo avala mediante su firma y el funcionario que lo recibe para
su radicación, es la fecha del documento y de dónde procede, referencias que
juegan un papel trascendental en la radicación del mismo.

Ejemplo: los documentos que se radiquen y que su fecha de elaboración sea

mayor a 60 días deben ser actualizados para atender el requerimiento y, por ende,
darle entrada en el sistema de gestión documental.

Motivo de la creación del documento

Para toda persona es valioso lo que trasmite, por eso, se agradece toda
información que se plasma y cada documento debe tener un asunto claro que
cuente el objetivo del mismo, en otras palabras, el motivo que llevó a la creación
del documento.

Contenido del documento

Toda comunicación oficial que se recibe o se elabora presenta una información a
partir de la que se desea generar un trámite o generar una respuesta. El contenido
se presenta con lo destacado, los anexos, el orden de las ideas principales y la
expresión de la finalidad del documento.

Radicación según el documento

Además de ser una de las características para considerar que el escrito es un
documento que hace parte de un fondo documental, es también uno de los
procedimientos de las unidades de correspondencia, las cuales, según la vía que
haya utilizado el usuario, persona natural o persona jurídica, para hacer llegar su
comunicación, proceden a radicar estampando el sello radicador en el documento
físico o electrónico e ingresar la información al sistema de gestión documental.

Tanto quien elabora el documento como el funcionario de la unidad de correspondencia

que lo recibe son responsables de velar porque los documentos presentados evidencien
estos elementos para su fácil identificación y organización documental. Si por algún caso
el documento carece de esta información, significa que la persona a cargo no validó la
información y está infringiendo el proceso de gestión documental. Ante esta situación, se
encuentra constantemente el proceso de capacitación, para que los empleados
responsables del proceso lo hagan cumplir a cabalidad, para dar trámite sin perjudicar a
otros participantes del proceso.

Unidad documental.

Tener la disponibilidad de la información es establecer expedientes que cumplan

con las series y subseries documentales descritas en el instrumento archivístico
de las Tablas de Retención Documental (TRD), descifrando los expedientes
complejos o simples, como se evidencia a continuación en la gráfica de tipos de
unidades documentales:

Figura 4
Tipos de unidades documentales

Una unidad documental compleja es aquella conformada por varios tipos

documentales, estos documentos son diferentes, pero hacen parte de la misma
unidad de documentos, como se ve en la siguiente tabla:

Tabla 3
Unidad documental compleja
 Unidad documental
Historias laborales
compleja

Certificado de antecedentes penales

Tipos documentales Certificado de antecedentes disciplinarios
Declaración de bienes y rentas
Examen médico de ingreso
Entre otros.

Las unidades documentales complejas suelen confundir a quien clasifica, ordena y

describe la información para la conformación del expediente, ya que necesita
conocer las funciones de la unidad administrativa que da lugar al expediente de
archivo o el expediente electrónico, y además sus tipos documentales varían
según la estructura, pero no se pueden separar, ya que forman parte de un mismo
proceso.

Un ejemplo cotidiano de falencia presentada en las unidades de correspondencia

es la apertura de expedientes bajo la denominación de correspondencia recibida y
correspondencia enviada, un fatal error que, como nace en el centro de
administración de documentos, se lleva a las demás oficinas productoras,
ocasionando una ruta de desorganización y pérdida de acceso a la información de
manera oportuna.

Las Unidades Documentales, en adelante UD, son creadas a razón de un mismo

formato o estructura en el que se facilita la integración al expediente; por ejemplo,
se pueden citar las resoluciones en las que sustentan un mismo modelo acorde
con la política institucional, lo único que varía de este documento sería: número de
resolución, fechas y lo que resuelve.

Resoluciones

Memorando

Las unidades documentales complejas o simples están constituidas por el

cumplimiento de las funciones, para no separar procesos que vinculan
información.

La tipología documental que se genera en las unidades de correspondencia va en

razón de las comunicaciones oficiales, por ello, toda comunicación que ingrese o
se despache tiene que transitar de acuerdo con lo establecido en el ciclo PHVA:
planear, hacer, verificar y actuar. Para la producción documental, se relaciona con:
 Proyectar las actividades relacionadas con los procesos de gestión documental
Planear anualmente, donde se intervengan las amenazas y vulnerabilidades a las que se
expone la información.

Ejecutar, bajo procedimientos, la clasificación, ordenación y descripción del

documento, en otras palabras, labores de distribución de correspondencia
Hacer teniendo en cuenta los horarios fijados en la planeación, foliación a los anexos del
paquete documental y demás.

Hacer seguimiento y control a lo que se planea y se ejecuta, para validar que esté
Verificar funcionando; de lo contrario, establecer nuevas directrices, corregir para volver a
planear.

Establecer parámetros para la realidad del contexto que impacten las unidades
Actuar administrativas para la mejora continua y el aprendizaje constante.

1.2. Competencias de la administración documental

Para que haya un adecuado proceso en las unidades de correspondencia,

previamente existe una planificación de cada una de las etapas que intervienen en
los procesos de documentación, partiendo de lo que realiza la persona que recibe
y radica un documento físico o electrónico, hasta la persona que archiva el
documento en el expediente. Las competencias de administración documental son
el eslabón para que empecemos a examinar todo lo que ingresa y sale de la
entidad, así como el recorrido que hace hasta llegar a su disposición final. Si lo
anterior no es apoyado en las competencias de la administración documental, se
está condenado a cualquier amenaza cibernética, siniestro natural o biológico en
el que pueda verse afectada la información; por ende, se indica la cooperación de
cada competencia con el flujo de la información:

Control:
Lineamientos dispuestos por la entidad para la recepción y radicación del documento, así como la
producción de la respuesta al trámite; se debe tener en cuenta desde el seguimiento a los tiempos
de respuesta de las comunicaciones hasta los equipos o herramientas utilizadas para dar
seguridad al documento.

Almacenamiento:
Esta competencia permite al fondo documental consultar la información posteriormente, es aquí
donde se le da el valor al HACER, vital para la administración documental con buenas prácticas en
el resguardo de la información.
 Mantenimiento
Es el proceso de mantener actualizada y de fácil acceso la información por el periodo de tiempo
prudente o dispuesto por la legislación.

Los detalles del almacenamiento con el tiempo han ido evolucionando, y para dar
detalle a cada necesidad, se relacionan las formas de almacenar los documentos
físicos y digitales:

DOCUMENTACIÓN FÍSICA DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA

El almacenamiento de la información que se produce en
este ambiente no es tan diferente al físico, ya que la
Para la documentación física, es necesario que quienes documentación electrónica también atraviesa por los
producen los documentos, los reciben o los despachan procedimientos de clasificación, ordenación y descripción;
cuenten con unidades de conservación necesarias para dicho en otras palabras, el nombre de la carpeta debe
recopilar allí los soportes documentales. coincidir con la serie documental de la dependencia y los
archivos dentro estarán ordenados teniendo en cuenta la
secuencia del trámite (fechas).

Para el caso de expedientes, se utilizan las carpetas

La información que se recopila de los canales virtuales es
cuatro aletas, las cuales son costosas pero cumplen con
transportada a los sistemas de gestión de la información
la normatividad en cuanto a las condiciones de
o software para dar respuesta. Periódicamente, se hacen
seguridad y, aún más beneficioso, con la integridad del
los backups (copias de seguridad), se almacenan en la
documento. Si el soporte documental es un mapa, se
nube, dependiendo de la necesidad de la organización.
debe hacer uso de las planotecas para su conservación.

Todo documento que conforme el expediente cuenta

con su procedimiento de clasificación y ordenación,
El trabajo de almacenamiento lo lideran los ingenieros de
para que se almacene en las diferentes cajas de archivo
sistemas, quienes conforman el comité de archivo.
inactivo con su identificación (rótulo) para la
recuperación de la información.

Con relación al mantenimiento, la relación debe ser extrema, no solo por

mantener el archivo distante de amenazas como roedores o humedad, sino que se
debe prevenir la pérdida o los ingresos exteriores al sistema; para eso, se
recomienda establecer los permisos dentro de la entidad para la visualización
según las categorías de la información, que, para su conocimiento, es de tres
tipos: pública, clasificada, reservada. Por ejemplo, hay cierta información que solo
puede conocer quien la genera, no habrá permisos para las demás áreas en
cuanto a visualización y menos a su publicación.

Nota importante:
El mantenimiento de los archivos incluye su usabilidad en el tiempo y su facilidad
de revisión, por eso, para el caso de los archivos digitales, se debe tener en
cuenta el tipo de formato de archivo que se guarda, para que no pierda su
visibilidad; por lo general, se usan archivos genéricos de imagen de tipo JPEG o
de lectura PDF.

1.3. Criterios para la administración de comunicaciones oficiales

Los tipos documentales que recibe la unidad de correspondencia con mayor
frecuencia son las solicitudes de información, PQRS (peticiones, quejas, reclamos
o sugerencias), oficios, invitaciones, entre otros; mientras que los tipos
documentales que produce una entidad son las circulares, memorandos,
informes, actas, certificaciones, mensajes electrónicos y solicitudes de respuesta a
trámite.
La entidad acude a la normatividad, al manual de correspondencia, los parámetros
técnicos y principios archivísticos para situar en el contexto las funciones que
realiza el responsable de la unidad de correspondencia, sobre todo en esta área
en la que se recopila la mayor fuente de información. La siguiente tabla muestra
las principales características normativas en cuestión:

Tabla 4

Principales características normativas

 PARÁMETROS PRINCIPIOS
NORMATIVIDAD MANUAL DE CORRESPONDENCIA
TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS

ICONTEC Guía Técnica Documento en el que se plasman Verificación de Procedencia: estructura

Colombiana GTC - 185 todas las actividades propias del requisitos en la organizacional, manual de
(2009) Documentación área de correspondencia, allí se recepción del funciones, manual de
Organizacional determinan los procedimientos de documento. procedimientos, fondo
la documentación que se recibe y documental, series,
de la que se despacha, además de subseries documentales,
ISO 15489 (2001) los diferentes formatos y planillas unidades documentales y
Radicación y registro
Información y documentación que permiten el control del trámite tipos documentales.
de la información
- Gestión de documentos de del documento. Este manual lo recepcionada.
archivo elaboran el gestor documental en
conjunto con el líder de archivo, en
Decreto 620 (2020) el que analizan todas las Distribución o reparto
Lineamientos generales en el alternativas para abarcar las teniendo en cuenta
uso y operación de los necesidades del área y que de las condiciones en el
servicios ciudadanos esta manera pueda ser entregado aumento de la
digitales. a quienes son los garantes del seguridad.
proceso de recepción y
distribución de la información.

Decreto 2609 (2012) Por el Orden original: legitimidad

cual se reglamenta el Título V del orden dentro del
de la Ley 594 de 2000, Seguimiento a las expediente, atendiendo la
parcialmente los artículos 58 comunicaciones elaboración del
y 59 de la Ley 1437 de 2011 oficiales en la documento de acuerdo
y se dictan otras generación de con el orden de llegada de
disposiciones en materia de reprocesos o la solicitud y, por ende, el
Gestión Documental para respuesta tardía. almacenamiento en las
todas las Entidades del unidades de conservación
Estado según la secuencia del
trámite.

Acuerdo 060 (2001) Despacho de

Pautas para la documentos para la
administración de las optimización de
comunicaciones oficiales procesos.
en las entidades públicas
y las privadas que
cumplen funciones Traslado de
públicas. documentos en el
acceso total de la
información.

Los lineamientos en el manejo de las comunicaciones oficiales ofrecen a las

instituciones erradicar los problemas que se derivan de las fallas de transparencia
y acceso a la información, dificultad en la recuperación de información e
irregularidades en el servicio que se presta al usuario a causa del incumplimiento
de las pautas de la administración documental. Por otra parte, la institución
también asume su aporte de responsabilidad entregando a quienes ejercen las
herramientas y equipos que contribuyen a su exitosa tarea frente a la creciente
información, por lo que se suministra la transformación de controles manuales a
automatizados que faciliten el proceso en la prestación del servicio de atención al
usuario, radicación de correspondencia y seguimiento a las comunicaciones
oficiales.

En la extensión de los criterios de la administración documental, se establece la

noción de las comunicaciones oficiales que rodean la entidad; para lograr la
trazabilidad de las comunicaciones, se relacionan los 3 elementos a supervisar,
como se muestra en el siguiente gráfico:

Comunicaciones oficiales
Documentos físicos o electrónicos que se reciben, se distribuyen y se despachan
en atención al servicio al ciudadano, por medio de quienes ejercen las funciones
administrativas de la institución pública o privada.

Internas
Aquellas que se producen a razón de informar sobre un acontecimiento, hecho o
situación entre los funcionarios de las diferentes unidades administrativas. Entre
las más comunes, se encuentran: informes, circulares, memorandos.

Las comunicaciones enunciadas anteriormente y que se dirigen de una

dependencia a otra hacen escala en la unidad de correspondencia para su
respectivo ingreso al sistema mediante el radicado.

Recibidas
PQRS, solicitudes de información, derechos de petición, acciones de tutela,
correos electrónicos, entre otros, que utiliza el ciudadano como soporte para
comunicarse ante la institución y hacer un requerimiento. El funcionario, antes de
recibir la documentación, procede a hacer verificación de requisitos tales como:
competencia, firmas, cantidad de folios, dirección y teléfono del remitente, en aras
de que cuando se genere la respuesta pueda llegar al usuario.

Enviadas
Es la documentación que produce una institución con una finalidad, que puede
ser: responder a un requerimiento, solicitar información, felicitar, persuadir y
demás. Quienes la producen tienen el deber de facilitarla al área de
correspondencia para el respectivo radicado de salida y el despacho del
documento. En documentos electrónicos, es el mismo procedimiento, solo que no
se despacha mediante un servicio postal, sino que se registra en la misma
trazabilidad que se recibe. Ejemplo: correo electrónico, portal web.

Despacho de documentos
El despacho de documentos inicia cuando la oficina productora remite la
comunicación a la unidad de correspondencia para que esta se encargue de hacer
el despacho; los funcionarios de la unidad de correspondencia proceden a revisar
que la documentación tenga las especificaciones requeridas: membrete de la
entidad, número de copias, el adecuado embalaje y el responsable de firmar el
documento.

Con esta verificación, se le inserta el radicado de salida ubicado en el extremo

superior derecho, para oficializar el envío; en este procedimiento, se resalta que la
documentación a la que se le imprime un radicado de salida es la que ha cumplido
con lo relacionado, dicho en otras palabras, no puede haber radicados de salida
en documentos que aún están pendientes por la firma del funcionario competente
o que les falta algún anexo, ya que la fecha de este radicado debe ser lo más
cercana posible al envío.

La preparación del embalaje de la documentación la ejecutan las oficinas

productoras, es decir, donde se crea el documento y se traslada a la unidad de
correspondencia, de tal manera que, cuando el funcionario haya dado el radicado
de salida y registrado en la planilla de control de despacho de documentos, se
pueda proceder a resguardar el documento en el embalaje que ha propuesto la
oficina productora, siempre y cuando cumpla con los parámetros que exige la
mensajería postal.

La oficina productora puede solicitar la copia de la respuesta radicada para la

conformación de la serie documental de la dependencia, una vez el responsable
de la unidad de correspondencia haya realizado el proceso de envío del
documento, y la otra copia es de uso de la unidad de correspondencia para el
control de los consecutivos de correspondencia despachada.

Una de las habilidades del responsable de la unidad de correspondencia es saber

seleccionar el medio seguro y oportuno para hacerle llegar la comunicación al
ciudadano o usuario. Se debe diligenciar la planilla de control de despacho de
correspondencia para manifestar que se dejó constancia de esta acción.

A continuación, se presenta una planilla de control de documentos básica, que

puede usar para sus buenas prácticas:
Radicación de documentos

Tal como lo menciona Analítica (2019), se conoce como radicación al “proceso

por el cual se asigna un identificador (número de radicado) a un documento
y se le asocia cierta información que se considere relevante a la hora de
ingresar”, y se elabora para comunicaciones oficiales recibidas y enviadas. La
impresión de este radicado puede realizarse de manera manual o automatizada,
de acuerdo con las políticas de la organización. En la radicación, se requiere
verificar los requisitos para el ingreso de la documentación y sellarla como lo
indica la normatividad en el cuidado de la imagen corporativa e integridad del
documento; la norma recomienda que sea en el extremo superior derecho para el
caso de los documentos físicos.
El proceso de radicación se da de la siguiente manera:

Recepción
En cada inicio de vigencia, se cuenta con nueva radicación consecutiva. Siempre
se recibe y se radica información, a pesar de no haber energía eléctrica o sistema
computarizado. Para este caso, el funcionario tiene la facultad de continuar
recibiendo documentos de manera manual, según el consecutivo en el que haya
quedado, para no retrasar su trabajo y la atención al usuario. Cuando retorne la
energía eléctrica, hará la respectiva gestión de aquellos documentos que se
radicaron manualmente.

Copia
Una vez se radique el documento físico, se hace entrega de la copia al usuario,
para que pueda hacer seguimiento a la comunicación a través del número
consecutivo. En la radicación de documentos electrónicos, una vez se haya
oficializado el trámite con la entidad, se envía al sistema de gestión documental
para la distribución electrónica de la información a la unidad administrativa
competente.

Compromiso
 El compromiso de la entidad para tramitar la correspondencia inicia en el momento
en que se radica el documento. Previamente, tenga en cuenta los siguientes
aspectos:

 Que la documentación que se recibe de manera presencial se encuentre foliada.

 Que los anexos indicados en el documento sean los presentados.
 Que la correspondencia a título personal no se radica.
 Que documentación sin firmas no se radica.
 Que, en la cuestión de documentos electrónicos, estos sean legibles.

Según lo contemplado en el Acuerdo 060 del Archivo General de la Nación (2001),

en el Art. 2, la radicación de comunicaciones oficiales es la asignación de datos
tales como: fecha y hora de ingreso o envío de la entidad a documentos recibidos
de parte del usuario o producidos por un funcionario de la entidad. Es así como el
radicado tiene la función de apropiar el documento externo, y también es a partir
de la fecha de este sello radicado que se empiezan a contar los tiempos para la

producción de la respuesta.

Nota:

No se pueden guardar ni reservar números de radicación, en cumplimiento con lo

señalado en el Acuerdo 060 expedido por el Archivo General de la Nación (2001).

1.4. Norma técnica vigente de calidad

En la implementación de unidades de correspondencia armonizadas, se necesita
contar con la estandarización de los procesos, trazando rutas que aseguren el
documento hasta llegar a su disposición final. Por ello, este proceso es
acompañado de la normatividad vigente que permita garantizar calidad en:

 Registros de planillas de control.

 Acceso oportuno a la documentación.
 Imagen institucional en la producción del documento.
 Definición de roles en los procesos de documentación.
 Procedimientos que brinden organización a la unidad de correspondencia.
 Normalización en la producción de documentos.

Las siguientes son las normas a tener en cuenta en el proceso normativo vigente
en Colombia:
 Normativa Para tener en cuenta

Pensada para contribuir a las entidades, archivistas y cualquier funcionario

que le despierte interés generar buenas prácticas en el manejo de la
información. Se describen las pautas para una correcta creación de la
documentación en las oficinas productoras, programas que faciliten y
Norma ISO 15489
preserven la utilidad del documento en el tiempo, calidad en las
transferencias documentales y tiempos de retención en los diferentes
ciclos de vida del documento hasta la disposición final: conservación total,
eliminación, selección, microfilmación o digitalización.

Tiene como objetivo brindar lineamientos a las oficinas productoras en la

estructura y redacción del documento, y ofrecer sugerencias para los
Guía Técnica diferentes tipos documentales que se crean al interior de la entidad y que
Colombiana GTC - son pieza fundamental para una adecuada entrega del mensaje al usuario.
185 En ella, se describen los márgenes que se utilizan para cada tipo
documental, las partes que aborda cada documento, uso de cifras y datos
numéricos, entre otros.

La norma es utilizada como orientadora en el manejo de la gestión de los

documentos electrónicos, suministrando flexibilidad en la extracción de los
ISO 23081 metadatos originados en el documento electrónico; el ingreso de los
metadatos reconoce el acceso a la información a través de detalles como:
nombre del autor, tipo de formatos y fechas del documento.

Soporta las directrices para el manejo de las comunicaciones oficiales, las

pautas para la recepción de un documento, la radicación y registro, los
Acuerdo 060 del controles en el flujo de información, el valor de contar con la unidad de
Archivo General de correspondencia en cada entidad, entre otros aspectos que se detallan en
la Nación este acuerdo y en los cuales se puede apoyar el funcionario de
correspondencia y demás de la gestión documental para la creación de
manuales de correspondencia.

Es usada por las empresas que utilizan con mucha más frecuencia el
documento en físico, para otorgar calidad en el medio que se utiliza para
Norma Técnica plasmar el mensaje y, asimismo, conservar este soporte documental en el
Colombiana NTC- tiempo, por lo que en la norma aconsejan el uso de papel de alta
4436 durabilidad, ya que allí se describen los componentes que tienen que
considerarse para la compra de este tipo de papel para los documentos de
archivo.
1.5. Servicio de alerta de correspondencia, concepto y procedimiento

Dentro de las funciones de la Unidad de Correspondencia, se encuentra realizar

seguimiento a las comunicaciones recibidas, para dar respuestas oportunas en
atención del servicio al usuario. Este servicio es una agenda en la que se
inspecciona cuáles documentos no han sido tramitados aún por la oficina
productora y, de esta manera, brindar el informe al representante legal o quien
haga las veces de principal autoridad.

En las empresas que realizan procesos de control de manera manual y que la

gran mayoría de documentos que se reciben son en papel, basta con observar las
planillas de control, realizando un descargue de las respuestas tramitadas, es
decir, se realiza un cruce de información con cada unidad administrativa de
radicados de entrada con radicados de salida y es así como se obtiene la
información de las comunicaciones a las que aún no se les ha dado respuesta.
Esta actividad es realmente efectiva, ya que puede ser que el funcionario
competente traspapeló dicha comunicación, pero, en el cumplimiento de las
funciones, el responsable de la unidad de correspondencia le recuerda la
documentación que tiene pendiente por trámite.

El control automatizado para generar el servicio de alerta se realiza mediante las

herramientas que ofrece el sistema de gestión documental o software que maneja
la entidad para la administración documental. El representante legal o principal
autoridad podrá revisar, en el momento que lo desee, a través de la descarga del
informe sobre los avances en el trámite de correspondencia, y determinará las
unidades administrativas con bandejas de entrada en cero y aquellas cuyas
solicitudes ya se encuentran tardías por respuesta; este es un control veraz hacia
la eficacia de la empresa. En muchas empresas, se realizan planes de
contingencia para subsanar bandejas de entrada de unidades administrativas con
más de 100 correos represados en el sistema de gestión documental.
Aunque, por lo general, este informe es agilizado por la unidad de
correspondencia para presentarlo ante la dirección.

Cuando las situaciones se tornan delicadas a partir de un descuido en las

respuestas no generadas, se pueden generar llamados de atención y sanciones.
Dicho de otra manera, empezar a apagar el incendio que, en ocasiones, es manejable,
como solicitudes o peticiones que ya vencieron, y situaciones críticas en tipos
documentales, como derechos de petición, acciones de tutela, fallos y demás que dieran
lugar a sanciones disciplinarias y penales a la entidad.

El servicio de alerta en algunas empresas es gestionado todos los fines de cada

mes, enviando información a las unidades administrativas acerca de las
comunicaciones que aún están pendientes por respuesta. Este servicio tiene la
finalidad de cooperar en la atención al usuario y posicionamiento de la entidad.

Cabe resaltar que tanto el funcionario de la Unidad de Correspondencia como los

funcionarios de las diferentes unidades administrativas han de tener conocimiento
en los tiempos de Ley otorgados para dar respuesta de acuerdo con el tipo
documental que presente el usuario a través de cualquier medio, información cuya
normativa se fundamenta en la Ley 1755 de 2015.

1.6. Buenas prácticas de salud en el trabajo para la gestión de documentos

Los elementos o equipos de protección personal (EPP) se requieren para el

amparo de salud en el ámbito de las funciones que realiza el colaborador. Quienes
ejecutan funciones de la unidad de correspondencia pueden presentar
enfermedades con la manipulación de grandes cantidades de papel, que van
desde problemas respiratorios hasta un sistema inmunológico débil. Por ello, la
persona encargada de la seguridad y salud en el trabajo sensibiliza sobre el uso
de elementos de protección personal en unidades de correspondencia, tales
como: guantes, tapabocas, antibacterial, entre otros que favorezcan integralmente
la inmunidad del funcionario. Los siguientes son los elementos básicos a tener en
cuenta como artículos básicos de trabajo:
Guantes
La entidad dotará de este implemento a las unidades de correspondencia, archivo
y demás que así lo requieran. Por lo general, los que entregan la entidad son de
látex, aunque algunos funcionarios pueden ser alérgicos, por lo que la empresa
opta por hacer pedidos de guantes de vinilo; lo cierto es que cualquiera de los dos
cumple con la función de proteger las manos que están en constante contacto con
el documento. Los riesgos de no utilizar guantes pueden ser hongos,
inflamaciones en los dedos y alergias provocadas por contaminación.

Tapabocas
Utilizados por cualquier unidad administrativa que, por razones de humedad, polvo
y demás contaminantes, demande su uso. El tapabocas protege la zona de la
nariz por donde ingresa el aire al cuerpo, y bloquea el acceso de polvo. Este
elemento de protección personal beneficia, a modo de obstáculo, el frotar las
manos por la boca o realizar una mala práctica con la saliva, como es el de
utilizarla para facilitar el conteo de las páginas de un expediente o foliación.

Antibacterial, jabones y toallas para la limpieza de manos después de cada

actividad. La ventanilla única de atención presencial ha de contar con un vidrio o
cristal que separe o divida al funcionario del usuario al que presta atención.

Aire fresco
Si bien no se considera un EPP, es fundamental para la salud física del
colaborador. Se recomienda que la oficina cuente con una fuente de aire fresco,
como una ventana, o en caso de no ser así, que se hagan pausas activas para ir a
respirar aire fresco a un sitio donde sí exista.

Una afectación importante es la salud mental del responsable de la unidad de

correspondencia, quien se encuentra todos los días en trabajo bajo presión y con
filas interminables de recepción de comunicaciones; esta problemática trae
consigo la desconcentración en sus actividades, lleva problemas del trabajo a la
casa y trae problemas de la casa al trabajo que perjudican la secuencia del
proceso. Es fundamental el uso de pausas activas y condiciones de trabajo bien
definidas para evitar que esto suceda.

No se recomienda, dentro de las prácticas documentales, dejar todo a la memoria.

Algunos colaboradores trabajan basados en el compromiso de la memoria, ellos
no llevan una agenda, no trazan un plan de trabajo, los recordatorios los llevan a
su disco duro del cerebro, creen acordarse de todo lo que ejecutan, y esto los lleva
a dejar pasar compromisos importantes, teniendo a su disposición todas las
técnicas de organización y alerta de las que se habla en este programa.
 2 Funciones de la Unidad de
Correspondencia frente al trámite de
las comunicaciones
La unidad de correspondencia asume la responsabilidad de prestar servicio de
calidad al usuario, el cual se avala con el compromiso de ejecutar las siguientes
funciones:

 Verificar la documentación que se recibe en ventanilla única o cualquier otro medio

que utilice el usuario para comunicarse. Tener presentes detalles como si es
responsabilidad de la entidad dar la respuesta a dicha solicitud, la información del
destinatario para el envío del documento, firmas, fechas, entre otros.
 Radicación de la comunicación oficial.
 Digitalización del documento radicado.
 Entrega de copia del recibido al usuario de ventanilla única.
 Registro de la comunicación recibida en el software de la institución.
 Llevar a cabo controles de la información que se recibe o se despacha.
 Distribución de la información que se recibe o se despacha a las áreas
competentes.
 Realizar seguimiento y control a las comunicaciones que se encuentran en las
unidades administrativas pendientes por trámite.
 Realizar informes según el caso sobre la gestión de la Unidad de
Correspondencia.
 Hacer entrega a las unidades administrativas de la correspondencia devuelta.

Las actividades anteriores se encuentran en la gran mayoría de los manuales de

correspondencia y cabe resaltar que unos procesos aún siguen siendo manuales y
otros, por el contrario, ya son automatizados de acuerdo con las orientaciones y
normativa que ofrece el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones (MinTIC) de Colombia.

2.1. Normativa: Acuerdo 060 de 2001

Sobre este documento, reposa gran parte de la normatividad; es fundamental que

todo colaborador de documentos lo conozca, tal como se muestra a continuación:

2.2. Pautas de recepción, distribución y despacho de documentos

A continuación, se detallan las herramientas necesarias para el buen
funcionamiento del área de recepción de documentos y el control a los
procedimientos para la recepción o el despacho de la información,
independientemente de si es una entidad pública o privada, puesto que el objetivo
de estas pautas es verificar la realización de las funciones acompañadas de estos
materiales, que permitan la calidad en el proceso y disminuyan errores o riesgos
en la prestación del servicio. El siguiente es el proceso recomendado para esta
gestión:

El siguiente es el proceso recomendado para esta gestión:

Recepción
La recepción es quizá la tarea más delicada del servicio de correspondencia. En
esta, el funcionario está en la capacidad de recibir documentos de manera
presencial, a través de ventanilla única, o recibir documentos electrónicos, a través
de los diferentes canales de comunicación dispuestos por la entidad.

Clasificación
La clasificación se hace como tarea previa. Antes de radicar la documentación, el
funcionario tiene la facultad de diferenciar la documentación con categoría oficial
de aquella que se recibe a título personal; dicho en otras palabras, la categoría
oficial es aquella que se radica, ya que presenta una misión dentro de la entidad.
Las dirigidas a título personal no se radican. Ejemplo: recibir una invitación para el
encuentro anual de egresados dirigida al Jurídico.

Apertura
La apertura es revisar los documentos y anexos que contiene el sobre para poder
radicar la información. Cualquier paquete que se reciba en ventanilla única debe
abrirse para revisar su contenido y así dar indicaciones del procedimiento; en caso
contrario, no se podrá recibir, mucho menos oficializarlo en la entidad. Este paso
se recomienda hacerlo frente al usuario, para evitar confusiones.

Radicación
La radicación se convierte en la oficialización del trámite que desea realizar el
usuario frente a la entidad. El sello radicador puede ser manual o automatizado,
de acuerdo con la necesidad de la entidad pública o privada. El usuario recibe
copia del documento radicado, mediante la cual podrá hacer seguimiento a la
respuesta con el número consecutivo que le fue asignado.

Registro
El registro es otro de los controles necesarios para la gestión de la
documentación, se realiza una vez haya sido radicada. En el registro, se ingresan
datos a un software o base de datos, o simplemente se llenan planillas o formatos
en físico con la información relevante del documento: fechas, número de radicado,
remitente, asunto, folios, destinatario competente, entre otros.
Distribución o reparto
La distribución o el reparto de la correspondencia se hace en horarios pactados o
establecidos por el área y de conocimiento por parte de los colaboradores de la
organización. Esta tarea la suele realizar el mismo que recepciona la
comunicación, con la intención de constatar que quien debe dar trámite al
documento lo ha recibido.

Despacho de documentos
El despacho de la documentación que se produce en las diferentes dependencias
de la entidad está a cargo del responsable de la Unidad de Correspondencia,
quien recibe el documento de la oficina productora y genera el radicado de salida
para oficializar el trámite y realizar el envío del mensaje, guardando siempre una
trazabilidad. Si el archivo es digital, se recomienda responder reenviando el
mensaje, para no perder datos.

Traslado de documentos
El traslado de documentos es el efectuado por la mensajería, que entrega un
formato de planilla para que la Unidad de Correspondencia diligencie con la
información que se desea repartir al contexto externo. En las planillas, se
relacionan datos de la empresa (entidad remitente), nombre del destinatario,
dirección, municipio y departamento; y se diligencian tantas planillas como
documentos se entregan. Acá termina el proceso.

2.3. Planillas de reparto de correspondencia

Uno de los controles que escudan a las comunicaciones oficiales es el diseño y la
aplicación del formato de entrega y despacho de correspondencia. Hace 10 años o
más, la tarea de diligenciar esos formatos era ausente, pues no había conciencia
de la gravedad de las malas prácticas en la gestión documental. Actualmente,
todos los registros, planillas, formatos, bases de datos, software y demás son
necesarios para evitar las vulnerabilidades y, por ende, la existencia de las
amenazas en pérdida de información.

El cargue de la planilla puede ser manejado en línea o impreso, según el ambiente

del documento y la necesidad de la organización, para distribuir las
comunicaciones que previamente ha recepcionado, radicado y registrado el
funcionario de la Unidad de Correspondencia. La planilla proporciona información
de los números de radicado, las fechas en que el documento se convierte en parte
de la entidad, nombres de quien remite la solicitud; aquí, en este detalle, el
funcionario ha verificado que el usuario asigne dicha información, puesto que, en
caso de no contar con esa información completa, se perjudica la respuesta que le
suministra la entidad. También aporta el número de folios, asunto o referencia
objeto del documento, entre otros.

Tabla 5
Planilla de control de correspondencia
 Entid
Nro. Fecha ad- Fecha
Solicit ÁREA
de de Nro. de Perso de Respons
ud o COMPETE
radica radica folios na recibid able
motivo NTE
do do natur o
al

En el
sello
radicado
Número r se
consecuti encuentr
Cantidad de
vo de a la Dependencia
documento
ingreso. fecha que, de
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Según el que se Asunto o acuerdo con Fecha en Funcionario
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sistema, registra Datos referenci sus que el del área
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to.

Las dos últimas columnas dan prueba de la transferencia de área para el trámite
correspondiente. Algunas empresas, para complementar esta planilla, le adicionan
la columna de la fecha y número de radicado de salida, con el fin de hacer
seguimiento a las respuestas gestionadas y el descargue en la finalidad del
despacho.

El desarrollo de las planillas de correspondencia ofrece:

Identificación de la ruta del trámite.

Prueba del recibido del funcionario competente.
Favorecen el trámite en los tiempos de ley.
Intervienen la pérdida de información.
 En el ámbito electrónico, también se cuenta con la planilla, la única diferencia es
que no se recoge firma del funcionario competente que tramita el documento, ya
que la prueba la arroja el sistema y las bandejas de entrada del colaborador.

2.4. Procesos de digitalización y comunicaciones oficiales

electrónicas. Circular Externa AGN 005 de 2012

Dentro de las actividades que realiza el responsable de la Unidad de

Correspondencia, se encuentra el proceso de digitalización de las comunicaciones
oficiales que se recogen de manera presencial, aunque la actividad de capturar la
imagen en esta área de las entidades carece de protocolos y normatividad vigente
para posteriores reproducciones del documento. El resultado de las auditorías al
área de correspondencia arroja que las imágenes se capturan de manera no
controlada, no se encuadra, no se alinean, y dependiendo del equipo que se
utilice, la resolución tampoco es óptima. La justificación por parte de quienes
ejecutan la labor de escanear el documento que ingresa a la entidad es la falta de
buenos equipos y la cantidad de ciudadanos por atender, lo que trae consigo que
no sea una tarea realmente ágil. A esta labor se le denomina digitalización con
fines de control y trámite.

La digitalización con fines de control y trámite genera que:

 La imagen se comparta a través de medios electrónicos.

 Su finalidad sea informativa, más no archivística.
 No se puede sustituir el documento original.
 El nivel de seguridad de la información es bajo.

Una de las finalidades de la administración documental es facilitar la consulta y el

acceso a la información, así pues, la digitalización en las unidades de
correspondencia se inicia de la siguiente manera:

Un documento digital asegura:

 Reproducción de la información.
 Optimización de tiempo en la búsqueda de la información. Disponibilidad
inmediata.
 Utilidad en el tiempo.
 Hacer búsqueda de datos puntuales.
 El almacenamiento en diferentes formatos: pdf, jpg, png, html, etc.
Es necesario precisar que, en la Circular Externa No. 05 del Archivo General de la
Nación (AGN) (2012), se promueve la iniciativa “cero papeles”, haciendo uso de la
recepción de comunicaciones electrónicas y el medio digital para conservar el
documento en el ciclo vital. En la circular que expide el AGN, se informa que la
aplicación de la digitalización en el proceso de las unidades de correspondencia
es la digitalización con fines de control y trámite, debido al acervo documental que
reciben diariamente y el oportuno trámite del documento mediante el software que
maneje la empresa.

2.5. Importancia del embalaje de los documentos

El procedimiento de embalaje de documentos es aplicado a los soportes en papel

y anexos que envían mediante servicio de mensajería postal. El documento
electrónico que se genera como respuesta ingresa a la Unidad de
Correspondencia para el trámite de oficialización mediante la radicación y registro,
y posteriormente, es enviado a través de mensajería instantánea, por lo que este
no requiere de ningún embalaje.

Entiéndase el término embalaje a modo de resguardo o cubierta que utiliza el

funcionario de correspondencia para la protección del documento, evitando así
que ningún soporte o anexo se extravíe en el proceso de envío. Es importante
precisar las disposiciones del AGN para el embalaje de los documentos.

El siguiente gráfico indica dichas disposiciones y sus descripciones:

Los sobres con ventanilla son los más recomendados para facilitar el trabajo del
mensajero en la identificación del destinatario, y no se requiere de rotulación, ya
que la ventanilla permite precisamente visualizar los datos de contacto. Cuando el
destinatario reciba el sobre, podrá conocer, mediante el membrete del oficio, la
entidad que le dirige la comunicación.
 Los sobres sin ventanilla requieren de rotulación, en la parte posterior o trasera,
con los datos tanto del remitente como del destinatario, y se ubican en la primera y
segunda zona, así:

Los sobres de manila, sea cual sea su tamaño, se utilizan para documentos cuya
cantidad de folios sea 3 o más y se rotulan en la parte posterior o trasera del
sobre, con los documentos del destinatario y remitente, así:

Los anexos que describan CD o medio magnético se embalan con fundas y se

ubican al principio de la documentación; este CD va debidamente rotulado para la
identificación de la información que se encuentra allí.

Las series documentales físicas que se producen a razón de las actividades

administrativas de todas las dependencias han de protegerse para su
conservación y consulta en el tiempo a través de los siguientes materiales:

 Carpetas cuatro aletas.

 Cajas de archivo inactivo.
 En caso de fotografías, radiografías o cualquier otro material diferente al papel, se
utilizan sobres para la protección.

Todo el material que se indica en el adecuado embalaje data de responsabilidad a

la autoridad principal de la entidad, por lo que un funcionario trabajará en
concordancia con lo que le suministre la misma, pero dejando la justificación de
que en los pedidos que realiza cada dependencia se solicita lo que emana la
norma para el procedimiento de embalaje en la fabricación de conservación del
patrimonio documental y envío al destinatario.

Glosario
A
Administración documental: es el proceso que permite planificar, organizar,
dirigir y controlar todas aquellas actividades relacionadas con la creación de los
diferentes documentos, además de su mantenimiento, distribución, localización,
protección, control, uso y disposición o conservación permanente.
C
Comunicaciones oficiales: son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a
las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan
trámites para las instituciones.
D
Destinatario: designa a la persona o entidad a quien va destinada o dirigida una
cosa, que puede ser una llamada, una carta, un discurso o un envío. En una carta,
por ejemplo, el destinatario es aquel a quien va dirigida la carta.
Documento original: es la fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
E
Estructura organizacional: división de todas las actividades de una empresa que
se agrupan para formar áreas o departamentos, estableciendo autoridades que, a
través de la organización y coordinación, buscan alcanzar objetivos.
F
Flujo: circulación a través de varias oficinas buscando alcanzar el objetivo.
G
Gestión de documentos: conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.
I
ICONTEC: entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya misión es
fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al
consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del
país para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo.
N
Norma: conjunto de políticas o reglas formuladas por Gestión Documental para
regular el desarrollo de la función archivística en la administración. Esta regla debe
ser aplicada por las áreas para el desarrollo de sus funciones archivísticas y de
gestión documental.
R
Radicación: procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número
consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de
la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar el trámite y
cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se
empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
S
Soporte documental: medios en los cuales se contiene información, según los
materiales o medios tecnológicos empleados. Además de los archivos en papel,
existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y
sonoros.