Estructura Analítica
del Proyecto (EAP)
SESIÓN 6
INTRODUCCIÓN
En la actualidad los problemas, los incidentes y cambios inesperados dentro de una
empresa o negocio ocurren con mayor frecuencia y se presenten en cualquier
momento, en cualquier situación.
La verdadera esencia de un proyecto de transformación y lo que realmente le da
sentido, son los análisis y diagnósticos que se realizan ante estos problemas
inesperados y que por lo regular difícilmente estamos preparados.
Como lo hemos analizado en documentos anteriores, el colegio San Patricio a
traviesa por una problemática bastante delicada, la cual fue ocasiona por la suma
de bastantes malas decisiones tomadas por los mismos encargados en esos
periodos.
En el siguiente trabajo de investigación, analizaremos con mayor profundidad estos
problemas y su repercusión real en el colegio, se analizará las posibles soluciones
y sus variables a través de varias herramientas como lo son la matriz de planificación
y que en base a estos se podrá analizar los objetivos esperados con la aplicación
del proyecto de transformación.
Además de hacer una retroalimentación a los trabajos de investigación anteriores
mediante el análisis de los objetivos, las posibles alternativas y los medios de
verificación.
ESTRUCTURA ANALÍTICA DEL PROYECTO
Nuestro principal propósito al realizar este proyecto en el Colegio San Patricio es
lograr una rentabilidad para con ello garantizar su permanencia. Al realizar un
análisis completo de la situación llegamos a los siguientes puntos: Antes que nada,
hay que reestructurar el organigrama y delegar actividades a los colaboradores. Ya
que el mayor problema o lo que está generando la inestabilidad de la institución es
su mala organización.
Problemas por solucionar
Cambio de Administración: De acuerdo con el análisis del problema, identificamos
que uno de ellos es la falta de organización en la administración, ya que no existe
una persona encargada que le dé el seguimiento que requiere. Por lo tanto, la
primera solución será delegar una persona encargada, de todas las áreas, capaz
de tomar las decisiones y soluciones a los problemas que se vayan suscitando en
el momento.
Asignación de Funciones: Otro punto es la falta de claridad en la división del
trabajo, es decir, en las actividades a realizar cada persona.
Falta de Mantenimiento en las Instalaciones y Equipo: Dado que es una escuela
privada, tenemos que ofrecerles instalaciones de calidad, ya que esto ha generado
una reducción en la matrícula de alumnos.
Publicidad y Propaganda: Falta la realización de una campaña de marketing, para
hacer conocido el colegio y poder atraer más alumnos.
Falta de Prestaciones de Ley y Pago a Destiempo: Ya que esto genera bastante
rotación en los colaboradores, lo cual afecta en la estabilidad de los alumnos al estar
cambiando de docente continuamente, como en la economía de la empresa al estar
gastando en búsqueda de personal nuevo.
Soluciones:
Para darle un giro a este problema es necesario contar con una persona que sea
de la entera confianza de los dueños, para con ello poder delegar la responsabilidad
y autoridad para el buen funcionamiento del colegio, así como contar con las
competencias de pensamiento analítico para en base a ello tomar las mejores
decisiones, Planeamiento organizacional esto será la clave que solucionará
algunos problemas como por ejemplo el pago a destiempo de los trabajadores y
descontrol en el efectivo ya que si se designa en el área de contabilidad realizar un
flujo de efectivo y presupuestos, nos dará la oportunidad de saber a tiempo cuánto
dinero ocupamos para pagos cuales serán nuestros ingresos, y en el caso de que
haga falta crear una estrategia o ver la manera de obtener el dinero en tiempo y
forma.
Creatividad e Innovación que pueda ofrecer un plus para llamar la atención de
más clientes, ofreciendo, por ejemplo, eventos de calidad o actividades
extracurriculares. Competencia de Negociación que le permita implementar
promociones atractivas y cerrar las ventas. Por mencionar algunas.
Por otro lado, será importante crear una descripción de puestos, que permita a cada
colaborador saber que actividades son las que tiene que realizar según su puesto.
Así como las personas a su mando y la persona a la que tiene que entregar cuentas.
Para con ello evitar que dos personas estén realizando la misma actividad, o se
estén pasando puntos importantes por no tener claridad en las actividades.
Para poder mejorar la matricula lanzaremos una campaña de marketing, que de a
conocer el colegio en toda la ciudad, lanzando tanto un spot en radio, como
anuncios en transporte público y volantes. Esto irá de la mano con la mejora de las
instalaciones ya que, para poder vender nuestro servicio, tenemos que tener un
buen producto, así que nos aplicaremos en el infraestructura de la escuela, como
en el nivel académico que ofrecemos aprovechando que contamos con el permiso
desde maternal hasta universidad, lo cual nos da un plus de ventaja.
De ante mano se dará de alta a nuestros colaboradores en el Instituto Mexicano del
Seguro Social, tendrán prestación de Aguinaldo y Vacaciones, conforme marca la
Ley, para con ello evitar la alta rotación del mismo, si bien es cierto que al no estar
otorgándoles esto, estamos ahorrando, pero la realidad es que al ser una PYME, se
corre el riesgo que en cualquier momento tengamos visita de supervisión de
Secretaria del Trabajo y expida una multa, lo cual conlleva un gasto mayor de lo que
supuestamente estamos ahorrando, a demás de inesperado por no contar al
momento con el efectivo para cubrir dicha multa.
ESTRUCTURA ANALÍTICA DEL PROYECTO
MEJORA EN LA ADMINISTRACION Y CRECIMIENTO EN LA PARTICIPACIÓN PUNTO DE EQUILIBRIO
INCREMENTO DE UTILIDAD RECURSOS MATERIALES Y DEL MERCADO
FINANCIEROS DESTINADOS AL
COLEGIO
RENTABILIDAD DEL
COLEGIO SAN PATRICIO
ESTABLECER PUESTOS Y CORRECTO MANEJO Y USO OPCIÓN DE MEJORA DE BRINDAR LAS PRESTACIONES ATRAER MAS ALUMNOS
REPRESENTAR LA ESTRUCTURA LAS INSTALACIONES
ACTIVIDADES ESPECIFICAS DE LOS RECURSOS DE LEY OBLIGATORIAS A TODO
DE LA INSTITUCIÓN
PARA EL PERSONAL DE CADA MATERIALES Y FINANCIEROS EL PERSONAL
UNO DE LOS DEPARTAMENTOS
Contratación de Contratación del seguro
Contratación de Realizar una campaña Curso de
Implementar un organigrama personal de social para todos y cada
Realizar una descripción y personal de marketing basada en capacitación
que representa la estructura mantenimiento y uno de los trabajadores
análisis de puestos. administrativo las 4 p´s en ventas.
jerárquica de la empresa limpieza. de la institución.
calificado para el
puesto a ocupar.
Elaboración de manuales Destinar un porcentaje o
Búsqueda de Asignar aguinaldo y vacaciones
para la correcta cantidad determinado para la Contratación
uno o más conforme lo indica la Ley
capacitación del personal compra de material, equipo, promotores
inversionistas etc.
Resumen narrativo
Finalidad
- Incremento de la utilidad.
- Mejora en la administración, recursos materiales y financieros destinados al
colegio.
- Crecimiento en la participación el mercado.
- Punto de equilibrio.
Propósito
Rentabilidad del colegio San Patricio
Componentes
1. Representar la estructura de la institución
2. Establecer puestos y actividades específicas para el personal de cada
uno de los departamentos.
3. Correcto manejo de los recursos materiales y financieros.
4. Opción de mejora de las instalaciones.
5. Brindar las prestaciones de ley obligatorias a todo el personal.
6. Atraer más alumnos.
Actividades
1.1 Realizar e implementar un organigrama que representa la estructura
jerárquica de la empresa.
1.2 Dar a conocer los rangos, trabajos y departamentos a cada uno de los
empleados.
2.1 Realizar una descripción y análisis de puestos.
2.2 Elaboración de manuales para la correcta capacitación del personal.
3.1 Contratación de personal administrativo calificado para el puesto a ocupar.
3.2 Búsqueda de uno o más inversionistas.
4.1 Contratación de personal de mantenimiento y limpieza.
4.2 Destinar un porcentaje o cantidad determinado para la compra de material,
equipo, etc.
5.1 Contratación del seguro social para todos y cada uno de los trabajadores de
la institución.
5.2 Asignar aguinaldo y vacaciones conforme lo indica la Ley.
6.1 Realizar una campaña de marketing basada en las 4 p´s.
6.2 Curso de capacitación en ventas.
6.3 Contratación de promotores.
MEDIOS DE VERIFICACIÓN
Nombre del Fuente de Método de Responsable Método de análisis Frecuencia
indicador información recolección
Aumento de la Estado de Revisión y Contador o analista Comparación Una sola vez
utilidad resultados envío del financiero porcentual de
estado de estado financiero
resultados entre años
Aumento de la Base de datos de Revisión y Coordinador de Comparación Una sola vez
matricula los alumnos envío servicio al cliente porcentual entre
años
Rotación de Base actualizada de Revisión y Gerente general o Comparación Una sola vez
personal colaboradores del envío encargado de porcentual entre
primer año recursos humanos años
Satisfacción Estudio de Encuesta Gerente general Resultado Una sola vez
laboral satisfacción laboral porcentual del
estudio realizado
Cambios Estudio y análisis Encuesta Administrador o Cálculo porcentual Mensual
percibidos por del mercado meta Mercadólogo del aumento de la
el estudio de matrícula de
marketing mix alumnos
(4 P´s)
SUPUESTOS FACTORES DE RIESGO
RIESGO DESCRIPCIÓN CONSECUENCIAS ACCIONES
Acciones Desinterés en la Cierre de la Buscar nuevo
persona que va a empresa. Comprador
inyectar capital.
Lentitud en los No contar con la Quedar inconcluso Hacer una
resultados paciencia de los el proyecto. campaña de
socios, para poder concientización.
ver los frutos y
resultados del
proyecto.
Baja calificación Qué no se cuente Realización Evaluación
del personal con las personas incompleta de Mensual para
correctas para actividades que no calificar el
cada área. permita seguir con desempeño del
el manual de personal.
procesos.
Que a pesar de la Continuemos con Invertir en
campaña de un déficit en el Capacitaciones de
publicidad, no presupuesto. Sin Venta para lograr
logremos inscribir Rentabilidad. concretar las
Punto de al número de inscripciones.
Equilibrio alumnos que se
requiere, para
llegar a este
objetivo.
Bajo Qué no permita Conseguir un
presupuesto empezar con la financiamiento con
campaña de El retraso de la una institución
marketing y publicidad, por lo bancaria.
mantenimiento en tanto, el abarcar a
las instalaciones. más mercado.
Conclusiones
Como pudimos observar en el trabajo de investigación, un análisis adecuado del
problema nos puede orientar con mayor facilidad hacia la construcción de una
solución.
Existen un sinfín de herramientas que nos pueden ayudar a estructurar estas
soluciones, mediante procesos sistematizados que cumplen con los objetivos
planteados para la resolución de los problemas.
Haciendo una retroalimentación del trabajo de implementación, pudimos observar
la importancia que tiene la estructura analítica del proyecto, ya que esta estructura
nos da la guía para poder seguir los pasos de una manera lógica y sistematizada,
sin dejar nada a la deriva y sin perder la finalidad del proyecto de trasformación.
Por ultimo podemos decir que un adecuada redacción y análisis de EAP garantizara
que el proyecto de transformación tenga éxito, ya que esta identifica el fin y el
objetivo central del proyecto, dándonos así un propósito.
REFERENCIAS
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