5.
Inventario
INTRODUCCION
Las empresas comercializadoras se caracterizan por la partida denominada inventarios, que se
emplea para registrar la existencia de mercancías disponibles para la venta. En este capítulo se
analizan a profundidad los sistemas de registro de inventarios, los métodos para valuar dicha
partida y los sistemas de estimación de inventarios. Al entender y conocer los conceptos
fundamentales sobre la contabilización de los inventarios, se tendrá mayor habilidad para analizar
e interpretar los estados financieros.
La partida de inventarios está constituida por los bienes de una empresa destinados a la venta o
producción para su posterior venta, así como los materiales o suministros que se consumen en el
proceso de producción.
Todo lo que sucede en una organización económica debe registrarse en el sistema contable. Así, el
diario y el mayor contendrán un historial completo de todas las operaciones mercantiles del
periodo. Si no se hubiera registrado una operación o transacción, los saldos de las cuentas no
mostrarían la cifra correcta al final del periodo contable y, lo que es peor: las cifras contenidas en
los estados financieros estarían distorsionadas. Por ejemplo, cuando se compran materiales de
oficina que se utilizarán en el negocio, en general se hace un cargo a la cuenta de activo llamada
materiales de oficina. Estos materiales representan un recurso de valor, propiedad del negocio, y
se registran como un activo hasta que se usan. A lo largo del periodo contable, el activo disminuye
a medida que se utiliza. Si no se hace un ajuste para rebajar la disminución o el gasto al emplear
los materiales de oficina en la operación del negocio, los gastos de operación del estado de
resultados serán menores que los reales y la cuenta de activo, “Materiales de oficina”, será mayor
de lo que corresponde en el estado de situación financiera.
Una vez que se ha realizado una transacción, por ejemplo, la adquisición de algún activo, la
recepción del anticipo de un cliente, etc., a medida que pasa el tiempo, algunos tipos de cuentas
de activo, pasivo, ingresos y gastos aumentan o disminuyen, por lo cual es necesario ajustarlas al
final de cada periodo contable. Los asientos con que se ajustan o actualizan dichas cuentas se
llaman asientos de ajuste.
Los estados financieros son informes a través de los cuales los usuarios de la información
financiera perciben la realidad de las empresas y, en general, de cualquier organización
económica. Dichos informes constituyen el producto final del llamado ciclo contable. Los estados
financieros básicos informan sobre el desempeño financiero del negocio, su rentabilidad y liquidez
INFOTEP 31
5.1.CONCEPTO DE INVENTARIO
El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comercializar, p
ermitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo
económico determinado. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.
El inventario significa la suma de aquellos artículos tangibles de propiedad personal los cuales
están disponibles para la venta en una operación ordinaria comercial y están en un proceso de
producción para tales ventas. Así como estarán disponibles para el consumo corriente en la
producción de bienes y servicios disponibles para la venta.
5.2.NOCIONES DE INVENTARIOS
El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con
aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un
periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.
Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el
balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es
el activo corriente más grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de
mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas
durante un periodo determinado.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio
o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización.
Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos
terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos
en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y
envases y los inventarios en tránsito.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad
de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo
general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de
mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la
que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una
constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de
una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.
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Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la
venta en el curso regular del comercio; es decir la mercancía vendida se convertirá en efectivo
dentro de un determinado periodo de tiempo. El termino inventario encierra los bienes en espera
de su venta (las mercancías de una empresa comercial, y los productos terminados de un
fabricante), los artículos en proceso de producción y los artículos que serán consumidos directa o
indirectamente en la producción. Esta definición de los inventarios excluye los activos a largo
plazo sujetos a depreciación, o los artículos que al usarse serán así clasificados.
5.3.RELACIÓN DEL INVENTARIO CON EL CICLO DE COMPRAS Y PAGOS
El capital de trabajo, es decir, la inversión que una empresa realiza en sus activos a corto plazo,
está formado por las partidas que pertenecen a esa sección en el estado de situación financiera,
como efectivo, cuentas por cobrar, inversiones temporales e inventario.
La importancia del inventario radica principalmente en que es la principal fuente de ingresos de
cualquier compañía. Mantiene una estrecha relación con las compras y pagos, por lo tanto, al ser
afectada cualquier cuenta, se refleja en la cuenta de inventarios. Esto se debe a que las cuentas
inventarios, compras y pagos pertenecen al capital en trabajo. La siguiente grafica muestra la
interrelación de las cuentas.
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5.4.SISTEMAS DE REGISTRO Y MÉTODOS DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS
Al analizar la cuenta de inventario en el estado de situación financiera es necesario identificar dos
aspectos importantes:
a) Los sistemas de registro.
b) Los métodos de valuación.
En seguida se analiza cada sistema y método con mayor detalle.
1. Sistemas de registro. Una empresa decide el momento en que debe registrarse la adquisición
y el consumo del inventario. Dicho momento puede ser cuando se realiza cada transacción o
al final del periodo. La decisión debe basarse principalmente en el tipo de empresa de que se
trate. Para ello existen dos sistemas de registro que son:
a) Inventario perpetuo.
b) Inventario periódico.
2. Métodos de valuación. Por lo general, los precios sufren variaciones en cada compra que se
hace durante el periodo contable. El objetivo de los métodos de valuación es determinar el costo
que será asignado a las mercancías vendidas y el costo de las mercancías disponibles al terminar
el periodo. Se debe seleccionar el que brinde al negocio la mejor forma de medir la utilidad neta
del periodo y el que sea más representativo de su actividad. Para ello existen varios métodos:
a. PEPS (primeras entradas, primeras salidas).
Cuando se aplica el método de primeras entradas, primeras salidas o método PEPS de valuación
de inventarios, se supone que las primeras mercancías compradas son las primeras que se
venden. Por lo tanto, las mercancías en existencia al final del periodo serán las últimas, es decir,
las de compra más reciente, valoradas al precio actual o al último precio de compra. Este método
refleja al final un mayor saldo de inventarios (sobrevaluado) y un costo de ventas menor
(subvaluado).
b. UEPS (últimas entradas, primeras salidas).
Cuando se emplea el método de últimas entradas primeras salidas, o método UEPS de
valuación de inventarios, se supone que las últimas mercancías compradas son las primeras
que se venden. Las mercancías que no se venden al final del periodo representan las que se
encontraban en existencia en el inventario inicial o los primeros productos comprados. Cuando
se utiliza el método UEPS para valuación de inventarios, se supone que los primeros artículos
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comprados son los últimos que se venden: por lo tanto, el inventario final debe valuarse según
el primer precio de compra o el más antiguo. De acuerdo con este método, el inventario final es
menor (subvaluado) y el costo de ventas es mayor (sobrevaluado).
c. Promedio ponderado
El método ponderado para valuación de inventarios reconoce que los precios varían, según se
adquieren las mercancías durante el periodo. Por lo tanto, de acuerdo con este método, las
unidades del inventario final deben ser valoradas al costo promedio por unidad de las
existencias disponibles durante todo el año. Antes de calcular el valor del inventario final
mediante el método del promedio ponderado, es necesario determinar el costo promedio por
unidad, que después se aplicará al número de unidades del inventario final.
5.5. SISTEMAS DE REGISTRO DE INVENTARIOS
5.5.1. Sistema de inventario perpetuo
El sistema de inventario perpetuo mantiene un saldo siempre actualizado de la cantidad de
mercancías en existencia y del costo de la mercancía vendida. Cuando se compra mercancía,
aumenta la cuenta de inventario; cuando se vende, disminuye y se registra el costo de la mercancía
vendida. Así, en todo momento se conoce la cantidad y el valor de las mercancías en existencia y
el costo total de las ventas del periodo.
Cuando se aplica el sistema perpetuo no se utilizan las cuentas compras, fletes sobre compras,
devoluciones y bonificaciones sobre compras o descuentos sobre compras. Cualquier operación
que represente cargos o créditos a estas cuentas debe registrarse en la cuenta inventario de
mercancías.
Siempre que se compren mercancías y se incurra en gastos por fletes, se hace un cargo a la cuenta
inventario de mercancías por las compras y los gastos de fletes, en tanto que se acredita la cuenta
proveedores o bancos, según corresponda.
Con este sistema no hay necesidad de efectuar un conteo físico de las existencias de mercancía al
terminar el periodo, a pesar de que se acostumbre a realizarlo para comprobar la exactitud de la
cuenta de inventario. Una ventaja adicional de este sistema de registro es que facilita la
preparación de la sección del costo de cada venta al finalizar el periodo, es decir, la cuenta costo
de ventas debe cerrarse contra pérdidas y ganancias. En seguida se presenta un estado de
resultados parcial.
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5.5.2. Sistema de inventario periódico
Cuando se aplica el sistema de inventario periódico, no se mantiene un saldo actualizado de las
mercancías en existencia. Siempre que se compran mercancías para revenderse, se hace un debito
a la cuenta compras; por su parte, las cuentas devoluciones y bonificaciones sobre compras,
descuentos sobre compras y fletes sobre compras se utilizan para devoluciones, descuentos
recibidos por pronto pago y cargos de fletes en que se incurre al transportar mercancías. Por lo
tanto, es necesario hacer un conteo físico para determinar las existencias de mercancías al finalizar
el periodo. En el sistema periódico no se registra el costo de la mercancía vendida cada vez que se
efectúa una venta, por lo tanto, debe calcularse al Final del periodo.
Importante…
En el sistema de inventario perpetuo la cuenta contable usada para
registrar las compras de las mercancías para la venta es la cuenta
INVENTARIOS. En cambio, en el sistema de inventario periódico la
cuenta usada cuando se adquieren mercancías es la cuenta de
COMPRAS.
A continuación se presenta un cuadro comparativo de las diferencias en los registros contables
de ambos sistemas de registro.
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5.6.Compras y cuentas afines
5.6.1. Compras
Una empresa comercial compra artículos con el propósito de revenderlos. El costo de la mercancía
comprada se lleva a una cuenta llamada Compras si se trata del sistema periódico. Si se utiliza el
sistema perpetuo, la cuenta de Compras es reemplazada por la cuenta Inventario.
El 10 de enero de 200X, la empresa Vidrioclaro, S.A. compra mercancía con un valor de
$70,000.00 a Kristal, S.A., a crédito. Aplica un descuento por pronto pago de 2/10, n/30. El
asiento de las compras será:
LOS PIONEROS, SRL
DIARIO GENERAL
10 de Enero del 200X
Sistema de Inventario Periódico Sistema de Inventario Perpetuo
Cuentas Debito Crédito Cuentas Debito Crédito
Compras 70,000.00 Inventarios 70,000.00
Cuentas por pagar Prov. 70,000.00 Cuentas por pagar Prov. 70,000. 00
Para registrar compra de mercancía a crédito.
5.6.2. Devoluciones sobre compras
En ciertas ocasiones, las compañías tienen que devolver algunas mercancías compradas debido a
que llegan dañadas por mal embarque, por estar defectuosas, por haber comprado más de las
necesarias, etc. Una vez que el vendedor está de acuerdo en aceptar la devolución y acreditarla en
cuenta, se hace un debito a Cuentas por Pagar Proveedores y un credito a Devoluciones sobre
compras, si se tratara del sistema periódico; si fuese el sistema perpetuo, debería acreditarse la
cuenta Inventarios.
El 15 de enero, Vidrioclaro, S.A. devolvió mercancía defectuosa adquirida el 10 de enero a
Kristal, S.A., con un valor de $10,000.00
LOS PIONEROS, SRL
DIARIO GENERAL
15 de Enero del 200X
Sistema de Inventario Periódico Sistema de Inventario Perpetuo
Cuentas Debito Crédito Cuentas Debito Crédito
Cuentas por pagar Prov. 10,000.00 Cuentas por pagar Prov. 10,000.00
Devoluciones en Compras 10,000.00 Inventarios 10,000. 00
Para registrar devolución de mercancías.
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5.6.3. Descuentos sobre compras
Para alentar a los clientes a pagar pronto sus deudas, a menudo se les hace un descuento por
pronto pago, es decir, si éste se efectúa un número determinado de días a partir de la fecha de la
venta.
La empresa que ofrece el descuento por pronto pago debe presentar las condiciones de pago de la
factura. Algunos ejemplos comunes de condiciones de descuento por pronto pago son: 2/10, n/30.
El comprador puede deducir 2% del importe del adeudo si paga dentro de los primeros 10 días
siguientes a la fecha de la factura. Para aprovechar el descuento es necesario pagar el total de la
factura. Si el cliente no paga dentro de los 10 días, el neto (n), o sea, el monto total, deberá pagarse
dentro de los días 11 a 30 siguientes a la fecha de la factura.
El 20 de enero de 200X, Vidrioclaro, S.A. liquida su cuenta por pagar con Kristal, S.A., mediante el
cheque número 7910. Las condiciones de venta, según el ejemplo 1, son 2/10, n/30 y el pago se
realiza 10 días después de la fecha de venta, por lo que tenemos derecho al descuento por pronto
pago. El cálculo del descuento y el asiento se muestra a continuación:
LOS PIONEROS, SRL
CALCULO DEL DESCUENTO POR PRONTO PAGO EN COMPRAS
Saldo inicial de Cuentas por Pagar Proveedores 70,000.00
Menos: devolución de mercancía realizada el 15 de enero 10,000.00
Saldo de la cuenta de proveedores 60,000.00
Menos: 2% por pronto pago (60,000 x 2%) 1,200.00
Monto a pagar 58,800.00
LOS PIONEROS, SRL
DIARIO GENERAL
20 de Enero del 200X
Sistema de Inventario Periódico Sistema de Inventario Perpetuo
Cuentas Debito Crédito Cuentas Debito Crédito
Cuentas por pagar Prov. 60,000.00 Cuentas por pagar Prov. 60,000.00
Banco 58,800.00 Banco 58,800.00
Descuento en Compras 1,200.00 Inventarios 1,200.00
Para registrar el pago a proveedores aprovechando el descuento por pronto pago.
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5.6.4. Acarreos o Fletes
Al adquirir el producto, siempre existe un costo de embarque, que debe pagar el comprador, según
lo hayan acordado antes de la compra. El pago del transporte marítimo o aéreo, así como el acarreo
que se paga para transportar las mercancías desde el puerto de llegada hasta los almacenes,
representan un costo adicional de la mercancía comprada, cuyo costo se carga a una cuenta
llamada Acarreos sobre compras si se utiliza el sistema periódico; si se emplea el sistema perpetuo
se carga a la cuenta de inventarios. La cuenta Acarreo sobre compras, por lo general, tiene un saldo
en el lado débito.
Suponiendo que la mercancía importada por Vidrioclaro, S.A. haya sido llevada a los almacenes
por un transportista de Fenatrano a un costo de $5,000.00 por concepto de Acarreos, a continuación
se muestran los asientos de diario relacionados con los gastos de Acarreos, que forman parte del
costo del producto o mercancía comprada.
LOS PIONEROS, SRL
DIARIO GENERAL
20 de Enero del 200X
Sistema de Inventario Periódico Sistema de Inventario Perpetuo
Cuentas Debito Crédito Cuentas Debito Crédito
Acarreos sobre Compras 5,000.00 Inventarios 5,000.00
Banco 5,000.00 Banco 5,000.00
Para registrar el pago de fletes sobre compras en los registros del comprador.
5.7.Ventas y cuentas afines
5.7.1. Ventas
Ésta es la cuenta que se utiliza para registrar la venta de mercancías, cuya contabilización se realiza
en forma similar al registro de los ingresos por servicios. Cuando se venden mercancías se hace
un debito a la cuenta Bancos o a Clientes, si es que la venta es a crédito y un crédito a Ventas. En
el caso del sistema de inventario perpetuo, el asiento de la venta se registra de la misma manera,
pero se hace un asiento adicional para registrar en ese momento el costo de la mercancía vendida.
Dicho registro se hace mediante un debito a la cuenta de Costo de ventas y un crédito a Inventario.
El 10 de enero de 200X, Vidrioclaro, S.A. vendió a crédito a Constructores del Norte, S.A., cinco
vitrales para ventana por $10,000.00 cada uno. Las condiciones de venta fueron 2/10, n/30. El
costo de los vitrales es de $5,500.00 cada uno.
INFOTEP 40
Calculo: 5 vitrales x $10,000.00 c/u = $50,000.00
LOS PIONEROS, SRL
DIARIO GENERAL
10 de Enero del 200X
Sistema de Inventario Periódico Sistema de Inventario Perpetuo
Cuentas Debito Crédito Cuentas Debito Crédito
Cuentas por Cobrar Cliente 50,000.00 Cuentas por Cobrar Cliente 50,000.00
Ventas a Créditos 50,000.00 Ventas a Créditos 50,000.00
Para registrar la venta de cinco vitrales a Constructores del Norte, S.A., con condiciones 2/10, n/30.
El costo de la mercancía vendida se registra de la siguiente manera:
5 vitrales x $5,500.00 c/u = $27,500.00
LOS PIONEROS, SRL
DIARIO GENERAL
10 de Enero del 200X
Sistema de Inventario Periódico Sistema de Inventario Perpetuo
Cuentas Debito Crédito Cuentas Debito Crédito
No se hace ningún registro Costo de Ventas 27,500.00
Inventarios 27,500.00
Para registrar el costo de la mercancía vendida (sólo para el sistema de inventarios perpetuo).
5.7.2. Devoluciones sobre ventas
Siempre que una empresa realiza ventas de mercancías, existen clientes que devuelven todo o
parte de los artículos comprados. Las devoluciones se deben a varias razones: la mercancía puede
haberse dañado en el embarque, los clientes pueden haber cambiado de idea y no quieren o no
necesitan los productos o pueden haber comprado más de lo que hacía falta.
Cuando se emplea el sistema periódico no se realiza el registro de la entrada al almacén por una
devolución, pero en el sistema de registro perpetuo es necesario registrar la operación, es decir,
darle entrada al inventario que fue devuelto.
El 12 de enero de 200X, Constructores del Norte, S.A. devuelve uno de los vitrales que adquirió el
10 de enero.
LOS PIONEROS, SRL
DIARIO GENERAL
12 de Enero del 200X
Sistema de Inventario Periódico Sistema de Inventario Perpetuo
Cuentas Debito Crédito Cuentas Debito Crédito
Devoluciones sobre Ventas 10,000.00 Devoluciones sobre Ventas 10,000.00
Cuentas por Cobrar Ctes. 10,000.00 Cuentas por Cobrar Ctes. 10,000.00
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Para registrar la devolución de mercancía vendida el 10 de enero a Constructores del Norte, S.A.
El registro de entrada de mercancía en el inventario se muestra a continuación:
LOS PIONEROS, SRL
DIARIO GENERAL
12 de Enero del 200X
Sistema de Inventario Periódico Sistema de Inventario Perpetuo
Cuentas Debito Crédito Cuentas Debito Crédito
No se hace ningún asiento Inventario 5,500.00
Costo de Ventas 5,500.00
Para registrar la entrada de mercancía devuelta (sólo para el sistema de inventarios perpetuo).
5.7.3. Descuentos sobre ventas
Los descuentos sobre ventas son los que se mencionaron anteriormente en la sección de descuentos
sobre compras, sólo que ahora es desde el punto de vista de quien vende la mercancía. La cuenta
Descuentos sobre ventas es compensatoria de ingresos y debe presentarse en el estado de
resultados como una deducción de la cuenta de ventas.
El 20 de enero, Constructores del Norte, S.A., paga su adeudo con Los Pioneros, SRL y aprovecha
el descuento por pronto pago. El cálculo del descuento en ventas así como el asiento de diario se
muestran a continuación:
LOS PIONEROS, SRL
CALCULO DEL DESCUENTO POR PRONTO PAGO EN VENTAS
Saldo inicial de Cuentas por Cobrar Clientes 50,000.00
Menos: devolución de mercancía realizada el 12 de enero 10,000.00
Saldo de la Cuenta por Cobrar Clientes 40,000.00
Menos: 2% por pronto pago ($40,000 x 2%) 800.00
Monto a cobrar 39,200.00
LOS PIONEROS, SRL
DIARIO GENERAL
20 de Enero del 200X
Sistema de Inventario Periódico Sistema de Inventario Perpetuo
Cuentas Debito Crédito Cuentas Debito Crédito
Banco 39,200.00 Banco 39,200.00
Descuentos sobre Ventas 800.00 Descuentos sobre Ventas 800.00
Cuentas por Cobrar Ctes 40,000.00 Cuentas por Cobrar Ctes 40,000.00
Para registrar el descuento por pronto pago sobre la venta realizada el 10 de enero.
INFOTEP 42
Para saber más…
El sistema de registro periódico no mantiene un saldo actualizado de las
mercancías en existencia. Como consecuencia de lo anterior, es necesario
hacer un conteo físico para determinar las existencias de mercancías al
finalizar el periodo. Cuando se aplica el sistema periódico no se registra el
costo de la mercancía vendida cada vez que se efectúa una venta, sino hasta el
fin del periodo.
6. CONCLUSION
Por transacción comercial se entiende todo acto que implique la adquisición de bienes o servicios
de forma onerosa con destino a enajenarlo en igual forma, dicho de otra forma, una transacción
comercial es todo aquello que ocurre cuando hay un intercambio financiero correspondiente a la
compra o venta de un bien o servicio.
ESPERO QUE ESTA GUIA LES SIRVA DE MUCHA AYUDA APROVECHEN EL TIEMPO.
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