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Instructivo Codificación Documental

Este documento provee instrucciones para la creación y estandarización del sistema de codificación de documentos en el área de talento humano de COLPRYST ASESORES LTDA. Explica que la codificación permite mejorar la calidad y búsqueda de información y consiste en 5 elementos: nombre de la organización, departamento, proceso, iniciales del documento y número. Además, provee detalles sobre el formato de la codificación como color, fuente, tamaño y ubicación.

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Instructivo Codificación Documental

Este documento provee instrucciones para la creación y estandarización del sistema de codificación de documentos en el área de talento humano de COLPRYST ASESORES LTDA. Explica que la codificación permite mejorar la calidad y búsqueda de información y consiste en 5 elementos: nombre de la organización, departamento, proceso, iniciales del documento y número. Además, provee detalles sobre el formato de la codificación como color, fuente, tamaño y ubicación.

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COLPRYST ASESORES LTDA.

CÓDIGO: CAL-TH-DC-ICD-001

VERSIÓN: 01
INSTRUCTIVO CODIFICACIÓN DOCUMENTAL
FECHA: 07/08/2023

INSTRUCTIVO PARA LA CREACIÓN Y ESTANDARIZACIÓN DE LA CAJA DE CALIDAD DE LOS


DOCUMENTOS DEL ÁREA DE TALENTO HUMANO.

● El código de un documento permite aportar valor a la información de la empresa

(al mejorar la calidad de la información para su consulta, almacenamiento y


modificación) y facilitar la información de búsqueda al personal que en este
proceso encuentra un marco de participación.

● La codificación de la documentación e información de COLPRYST ASESORES LTDA

se compone de 5 elementos importantes, donde se inicia desde lo macro hasta lo


micro, bajo el siguiente orden:
o La codificación siempre iniciará con el nombre de la organización.
o Seguido se coloca el departamento o área a la cual pertenece el
documento.
o Posterior a esto se coloca el proceso al cual está vinculado el documento.
o Luego se colocan las iniciales o abreviaturas del nombre del documento.
o Finaliza con el número del documento correspondiente dentro del proceso
al cual pertenece.

1
COLPRYST ASESORES LTDA CÓDIGO: CAL-TH-DC-ICC-001

VERSIÓN: 01
INSTRUCTIVO CODIFICACIÓN DOCUMENTAL
FECHA: 07/AGO/2023
COLPRYST ASESORES LTDA. CÓDIGO: CAL-TH-DC-ICD-001

VERSIÓN: 01
INSTRUCTIVO CODIFICACIÓN DOCUMENTAL
FECHA: 07/08/2023

1 En la casilla superior derecha de medidas 4,5cm de largo x 1 cm de alto


se ubica la codificación del documento la cual se establece bajo los siguientes
formatos de codificación y diseño:

Color: Negro

Fuente: Calibri

Tamaño de fuente: 11

Formato: Sencilla

Ubicación: Centrada

Letras: Mayúsculas

La codificación se realiza de acuerdo al siguiente estándar de codificación de la


información de documentos, representado de la siguiente manera:

CÓDIGO: CAL-TH-DC-ICC-002

CAL: Nombre de la organización, seguido de un guión al centro.

TH: Nombre del departamento al cual pertenece el documento, seguido de un


guión al centro.

DC: Nombre del procedimiento al cual pertenece la documentación, seguida de un


guión al medio.

ICC: Nombre del documento elaborado, seguido de un guión al medio.


COLPRYST ASESORES LTDA. CÓDIGO: CAL-TH-DC-ICD-001

VERSIÓN: 01
INSTRUCTIVO CODIFICACIÓN DOCUMENTAL
FECHA: 07/08/2023

002: Número consecutivo del documento dentro del procedimiento al cual


pertenece.

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