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Combinacion de Correspondencia

Este documento describe cómo crear una combinación de correspondencia en Word usando datos de Excel para generar documentos personalizados masivamente. Se explican los pasos para crear una base de datos en Excel con los datos de contacto, crear un documento base en Word con campos combinados, e insertar los datos de la base de Excel en el documento base para generar documentos individualizados para cada registro. La combinación de correspondencia permite crear múltiples documentos de forma rápida y eficiente variando solo secciones específicas para personalizar cada uno.

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Mariana Camila Hernández Vizcaya
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Combinacion de Correspondencia

Este documento describe cómo crear una combinación de correspondencia en Word usando datos de Excel para generar documentos personalizados masivamente. Se explican los pasos para crear una base de datos en Excel con los datos de contacto, crear un documento base en Word con campos combinados, e insertar los datos de la base de Excel en el documento base para generar documentos individualizados para cada registro. La combinación de correspondencia permite crear múltiples documentos de forma rápida y eficiente variando solo secciones específicas para personalizar cada uno.

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Combinación de correspondencia en Word

Objetivo: Diseñar una combinación de correspondencia usando de manera simultánea la


herramienta de Word y Excel para crear documentos en masa mediante las funciones necesarias.

¿Qué es la combinación de correspondencia?

La combinación de correspondencia de Word es una herramienta que les permite a los usuarios
generar una lista de datos de contacto e insertar la información en un documento con la finalidad
de generar una carta personalizada para cada miembro de la lista.

La combinación de correspondencia se usa para crear varios documentos a la vez. Estos


documentos tienen un diseño, formato, texto y gráficos idénticos. Solo varían secciones
específicas del documento, que se personalizan.

Pasos para crear la combinación de correspondencia:


I. Crear la base de datos.
II. Crear el documento base.
III. Realizar la combinación de correspondencia

CREACIÓN DE LA BASE DE DATOS Y EL DOCUMENTO BASE

a) En una hoja de Excel introducimos los siguientes datos:

b) Guardamos el archivo con el nombre de base de datos en la carpeta de Documentos.

c) En un documento nuevo de Word escribimos la siguiente información tal y como está.


Guarda el archivo con el nombre de documento base (en la misma ubicación donde
guardaste la base de datos). El logotipo de la empresa se insertó como Encabezado para
que aparezca en todos los documentos que se van a generar. Puedes buscar uno en
internet similar o igual a éste.
d) Ahora, estando en Word hacemos clic en el menú de Corrrespondencia. Luego clic en el

icono de Enseguida, clic en la opción Usar una lista existente, localiza el


archivo de Excel creado anteriormente y Aceptar.
e) Hacemos clic delante de: Por este medio C. Luego, en el menú correspondencia

hacemos clic en la opción de Insertar campo combinado.


f) Haz doble clic sobre el campo Nombre completo. Notarás el campo insertado de la
siguiente manera:
g) Hacemos lo mismo para los demás campos: (ajustamos espacios y asignamos un
formato de negrita para cada campo insertado).

h) Hacemos clic sobre el icono Vista previa de resultados: , veras que la


información de los campos se ha insertado de manera automática, puedes hacer clic
sobre el control de registros para ir visualizando los demás.

i) Por último hacemos clic en el menú Correspondencia en la opción de Finalizar y


combinar/Editar documentos individuales
j) Ya se podrá visualizar todos los documentos terminados.

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