TSU ADMINISTRACIÓN ÁREA FORMULACIÓN Y

EVALUACIÓN DE PROYECTOS

“PROPUESTA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE

BIBLIOTECA DE LA UTGZ”

PRESENTA:
Rosario Ortega Mendoza

ASESOR ACÁDEMICO:
L.A. Rosa Celia Juárez Jacobo

ASESOR INDUSTRIAL:
M. en E. Maricela Ávila Soto

GUTIÉRREZ ZAMORA VER. AGOSTO 2022

1
Carta de Aceptación

Evaluación 1er y 2do Parcial

Evaluación 3er Final

2
 INDICE
1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................ 5

CAPITULO I ANTECEDENTES .............................................................................. 6

1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA............................................................. 6

1.1 . NOMBRE Y DESCRIPCIÓN ................................................................. 6

1.2 UBICACIÓN ............................................................................................ 6

1.3 GIRO ....................................................................................................... 6

1.4 MISION Y VISION, VALORES Y FILOSOFIA DE CALIDAD .................. 6

1.5 ORGANIGRAMA ..................................................................................... 7

2. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA.............................................................. 8

3. JUSTIFICACIÓN ........................................................................................ 9

4. MARCO CONCEPTUAL ............................................................................ 9

4.1 DEFINICIÓN DE CONCEPTOS .............................................................. 9

CAPITULO II ......................................................................................................... 17

5. OBJETIVO GENERAL ............................................................................. 17

6. OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................... 17

CAPITULO III ........................................................................................................ 18

7. PROPUESTA ........................................................................................... 18

CAPITULO IV ........................................................................................................ 19

8. METODOLOGÍA ...................................................................................... 19

CAPITULO V ......................................................................................................... 25

9. CONCLUSIONES..................................................................................... 25

CAPITULO VI ........................................................................................................ 26

10. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ......................................................... 26

CAPITULO VII ....................................................................................................... 27

3
 11. ANEXOS .................................................................................................. 27

CAPITULO VIII ...................................................................................................... 29

12. EVIDENCIA DEL PRODUCTO ELABORADO ......................................... 29

4
 1. INTRODUCCIÓN
Las pinturas egipcias de aproximadamente 1450 a.C. muestran evidencia de la
medición y la inspección. El éxito de los egipcios se debió al buen diseño, el uso
consistente de métodos y procedimientos de construcción desarrollados y a los
precisos dispositivos de medición. Según R. Evans & M. Lindsay (2015) “un proceso
es una secuencia de actividades vinculadas cuyo objetivo es lograr algún resultado”,
por lo cual es vital entender como diseñar, gestionar y mejorar los procesos con el
objeto de perfeccionar los procedimientos; los cuales entendemos “como el método
implementado mediante una serie pasos ordenados en forma secuencial para lograr
un fin determinado”.
En la actualidad las organizaciones se mueven mediante procesos, por lo que nace
la necesidad de crear un documento que contenga la descripción de dichas
actividades para la realización de funciones. De allí que la mayoría de las
organizaciones requieren de un “Manual de Procedimientos” que les permita el
mantenimiento de los recursos y el control de sus actividades.
Por esta razón, es importante conocer y aplicar estos instrumentos de apoyo que
brindan la información en forma metódica para diversas unidades administrativas.
De este modo se presenta la propuesta de un Manual de Procedimientos para la
implementación en el departamento de biblioteca de la Universidad Tecnológica de
Gutiérrez Zamora.

5
 CAPITULO I ANTECEDENTES
1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

1.1 . NOMBRE Y DESCRIPCIÓN

Universidad Tecnológica de Gutiérrez Zamora
DESCRIPCIÓN
La Universidad Tecnológica de Gutiérrez Zamora (UTGZ) es una Institución de
Educación Superior que basas sus servicios en valores los cuales se encuentran
definidos en la Filosofía Institucional y en nuestro Sistema de Gestión Integral, estos
son los elementos que proporcionan la coherencia y dirección en el desempeño de
las funciones de todos los que integramos la UTGZ.
1.2 UBICACIÓN
Carretera Gutiérrez Zamora- Boca de Lima, km 2.5 Gutiérrez Zamora, Ver.

1.3 GIRO
De servicio.

1.4 MISION Y VISION, VALORES Y FILOSOFIA DE CALIDAD

Misión:
Formar Técnicos Superiores Universitarios e Ingenieros reconocidos por su calidad,
lealtad, responsabilidad, respeto, compromiso, trabajo en equipo; con una visión
emprendedora contribuyendo al crecimiento económico, desarrollo sustentable y
bienestar de la sociedad.
Visión:
Ser una institución reconocida internacionalmente, por la calidad de sus servicios, la
vinculación con los diferentes sectores; la formación integral del alumno y el crecimiento
consolidado de la Institución, con el propósito de desarrollar la economía regional y la
preservación del medio ambiente, mejorando así la calidad de vida.

6
Valores:
Respeto: A las ideologías, a los individuos, instituciones y al medio ambiente.
Lealtad: Fidelidad a uno mismo, a las políticas e ideologías de la UTGZ y a las
exigencias; por convicción.
Responsabilidad: Actitud que se asume ante los resultados de la labor que se
realiza.
Compromiso: Grados de identificación y entrega que aun individuo asume para el
cumplimiento.
Trabajo en equipo: Sumar esfuerzos, intercambiar y completar ideas para el logro
de un mismo fin.

1.5 ORGANIGRAMA

Figura 1.1 Fuente Página oficial, Estructura autorizada (UTGZ).

7
 2. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

“A menos que usted cambie el proceso, ¿Por qué esperaría que cambiaran los
resultados?”. Anónimo (2015)
Hoy en día las organizaciones interactúan con diversos procesos para la entrega
final de un producto o servicio, por tal motivo es importante enfocarse en las
actividades que producen los resultados en lugar de limitarse a los resultados
finales. Por su parte, la Universidad Tecnológica de Gutiérrez Zamora (UTGZ) ha
implementado la estrategia del Sistema de Gestión Integral (SGI) con el propósito
de cumplir con los objetivos plateados, del mismo modo se plasmaron los procesos
necesarios para el Sistema de Gestión Integral estableciendo para cada uno de los
departamentos y áreas su procedimiento. No obstante, el departamento de
biblioteca no cuenta con la descripción de su procedimiento como resultado se
podría ocasionar un desperdicio de tiempo, esfuerzo y espacio. De allí la
importancia de registrar por escrito las operaciones de dichos procesos y ponerlos
a disposición del personal de dicha área, por lo que establecerlos mediante
Manuales de Procedimientos permitirá conocer la operación del área.

8
 3. JUSTIFICACIÓN

La biblioteca es un área de consulta dedicada a la formación y enriquecimiento

intelectual de la comunidad académica y estudiantil constituyéndose como un
servicio clave de apoyo para el cumplimiento de los objetivos que constituyen la
razón de ser de la Universidad Tecnológica de Gutiérrez Zamora.
Con base a lo anterior, surge la necesidad de mejorar el servicio integrando un
Manual de Procedimientos de Biblioteca con el fin de ayudar a optimizar el
desempeño del personal y simplificando sus tareas sin perder la eficiencia en el
servicio a prestar a los usuarios. Asimismo, permitirá una estandarización de los
procesos con el propósito de tener una mejora contina, tendrá la función de ser un
instrumento de apoyo facilitando la descripción de actividades para la coordinación,
la dirección y el control de los procesos orientando el actuar diario de los
colaboradores del departamento.

4. MARCO CONCEPTUAL

El marco conceptual “Describe y/o explica, ya sea gráfica o narrativamente, los

principales aspectos que serán objeto de estudio en una investigación cualitativa,
así como las posibles relaciones que existan entre ellos”. (Rodríguez Gómez, Gil
Flores, & García Jiménez, 1999)
4.1 DEFINICIÓN DE CONCEPTOS

ISO (International Organization for Standardization).

“Es una Organización Internacional de Normalización (o en inglés,

International Organization for Standardization). Es una organización
no gubernamental, es decir, sus miembros no son como en el caso de
la ONU (Organización de las Naciones Unidas), delegados de los
gobiernos nacionales. No obstante, ocupa una posición especial entre
los sectores público y privado, ya que, por un lado, muchos miembros
9
 son parte de la estructura gubernamental de sus países o son
designados por sus dirigentes. Por otra parte, también hay miembros
que provienen del sector privado y son propuestos por las
asociaciones industriales”. (Pulido, Calidad y Productividad , 2020)

La principal función de las ISO, es la realización de normas técnicas internacionales

de estandarización que sirven para legalizar los procesos. Dentro de las normas
existen dos sin las cuales los procesos no podrían tipificarse, para ello se encuentra
la ISO 9000 que muestra los fundamentos y terminología complementando con la
norma ISO 9001 que especifica los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad.

Norma ISO 9000

“Describe los fundamentos de los sistemas de gestión de calidad y especifica la

terminología aplicable”. (Pulido, Calidad y productividad, 2015)

En otras palabras, la norma ISO 9000 establece la información clara de los

conceptos principales, principios y permitiendo conocer el vocabulario que se
implementa en la gestión de la calidad y así tener una visión clara y evitando
cualquier tipo de duda. Sin embargo, la Norma ISO 9001:2015 se enfoca en aquellos
requisitos aplicables que permitan estandarizar los procesos.

Norma IS0 9001:2015

“Esta norma específica los requisitos que debe cumplir un Sistema de Gestión de la
Calidad que se busque certificar por un organismo autorizado por la ISO” (Pulido,
Calidad y productividad, 2015)

Es decir, esta norma orienta las disposiciones para el cumplimiento eficiente del
sistema de gestión de la calidad estableciendo los estándares mínimos a cumplir.
De esta manera las organizaciones logran certificar los sistemas de gestión de
calidad.

10
Sistema de Gestión de Calidad

Método que utiliza la organización para asegurar la satisfacción de las necesidades

del cliente. Para cumplir la empresa necesita planificar adecuadamente, y tener
como parte de su política el mejoramiento continuo, al lograr la eficiencia y eficacia
de sus productos y servicios, logrando convertirse en una ventaja competitiva para
la organización (Yáñez, 2008).

El Sistema de Gestión de Calidad cuenta con ventajas y beneficios, las empresas

actualmente no solo buscan contar con un sistema sino también con una
certificación con el fin de aprovechar las ventajas competitivas y hacerlas conocer
ante el mercado. Para ello se necesitan enfoques hacia la calidad.

Principios de Gestión de Calidad

Según la ISO 9001;2015 se ha definido a calidad como “cualquier cosa que pueda
percibirse o concebirse” (Ernesto Felipe Nodillo Maldonado, 2017). Es importante
mencionar que toda empresa tenga una cultura enfocada a la calidad los cuales
deben de tener principios a continuación se mencionan los ocho principios:

• Enfoque al cliente
• Liderazgo
• Participación del personal
• Enfoque basado en procesos
• Enfoque del sistema para la gestión
• Mejora continua
• Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones
• Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor
11
Debemos de tomar en cuenta que cada uno de ellos son indispensables para la
cultura enfocada a la calidad, pero uno de los más destacados es el enfoque basado
en procesos ya que según Zaratiegui (1999) buscan innovación y mejorar la calidad.
La organización con enfoque en procesos busca manifestar una mejor visión, utilizar
herramientas para controlar y mejorar el trabajo en las distintas áreas o
departamentos (Salazar, 1999).

Cabe mencionar que para ello es importante mencionar detalladamente cada paso
durante el proceso.

Proceso

“Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales

transforman elementos de entrada en resultados” (Pulido, Calidad y productividad,
2015)

En efecto un proceso se puede integrar por una serie de subprocesos que se

relacionarán de forma lógica permitiendo obtener resultados. Por lo cual es
importante que dichos procesos se registren mediante un manual.

Manual

Son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la organización ya que

concentran información acerca de las bases jurídicas, atribuciones, estructura
orgánica, objetivos, políticas, responsabilidad, funciones y actividades de la misma.
(Hurtado, 2021)

Los manuales proporcionan una visión integral al presentar la información de

manera cronológica sirviendo como guía en la realización de las actividades
específicas de los procedimientos.

Existen diferentes tipos de manuales, por ejemplo:

12
 ● Manual administrativo
● Manual de organización
● Manual de políticas
● Manual de procedimientos

Manual de Procedimientos

“Los manuales de procedimientos son aquellos instrumentos de información en los

que se consigna, en forma metódica, los pasos y operaciones que se deben seguir
para la realización de las funciones de una unidad administrativa” (Valencia, 2012)

En este sentido, se comprende que los manuales de procedimiento nos permiten

conocer las actividades que se realizan dentro de un área específica o en la totalidad
de una organización. Además, posibilita el uniformar los procedimientos para
obtener un panorama integral de las operaciones.

Procedimiento

Es una serie de actividades relacionadas entre sí y ordenadas cronológicamente,

que muestran la forma establecida en que se realiza un trabajo determinado,
explicando en forma clara y precisa quién, qué, cómo, cuándo, dónde y con qué se
realiza cada una de las actividades. (México, 1994)

En otras palabras, es un método para llevar a cabo la realización de ciertas tareas

o ejecutar determinadas acciones mediante una serie de pasos que lograran facilitar
un trabajo. De allí, la importancia de integrar los procedimientos en un instrumento
de información por lo que para la integración de los mismos se deben aplicar
diversas técnicas para la recopilación de información.

13
Recopilación de información

“Consiste en recabar documentos y datos en general, los que posteriormente serán

organizados, analizados y sistematizados, permitiendo diseñar los procedimientos”.
(México, 1994)
Por lo tanto, la recopilación de información permite reunir diversas fuentes que
proporcionan una visión completa para el objeto de estudio. En efecto se consideran
diversas técnicas para la obtención de datos como pueden ser:

● Observación
● Cuestionario
● Entrevista

Ciclo de Deming

También se conoce como ciclo PDCA. Es un modelo para la mejora continua de la

calidad que comprende secuencias lógicas de cuatro pasos que son repetitivos para
ayudar a lograr la mejora continua y el aprendizaje. Los cuatro componentes del
ciclo se conocen como PDCA o Planificar, Hacer, Verificar o Estudiar y Actuar.
También se le llama Rueda de Deming ya que es una espiral que conduce a la
mejora continua (Wondershare Edraw Max, s. f.).

• Planificar (Plan)

Se buscan actividades susceptibles de mejora y se establecen los objetivos y los

procesos necesarios para obtener los resultados en materia de calidad. Para
conocer las posibles áreas de mejora se puede preguntar a los trabajadores, así
como realizar grupos de trabajo o investigar el mercado. “Al tomar como foco el

14
resultado esperado, difiere de otras técnicas en las que el logro o la precisión de la
especificación es también parte de la mejora”, según explica la Asociación Española
de Calidad (AEC) (Unir, 2021).

• Hacer (Do)

Se realizan una serie de cambios para “implementar la mejora propuesta a través

de una serie de actividades planificadas”. Si es posible, a una pequeña escala, antes
de realizar los cambios a gran escala, incide la asociación (Unir, 2021).

• Verificar (Check)

“Una vez superado un periodo de tiempo tras la implantación de la mejora, se

vuelven a recopilar datos de control y se analizan, comparándolos con los objetivos
y especificaciones iniciales, para evaluar si se ha producido la mejora esperada”,
indica la AEC. En caso de no haberse alcanzado los objetivos esperados, se debe
modificar la estrategia para ajustarla a los resultados esperados (Unir, 2021).

• Actuar (Act)

“Modificar aquellos que sean necesarios para alcanzar los objetivos con las
especificaciones iniciales y, si fuese necesario, aplicar nuevas mejoras si se han
detectado errores en el paso anterior”, asegura la AEC (Unir, 2021).

El ciclo de Deming nos ayuda a describir cada una de las actividades que se deben
de realizar mediante un orden y enfocadas hacia una dirección la mejora continua
de los procesos, es por ello que mediante las 4 etapas ayuda a analizar y
comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones que llevan a
cabo durante los procedimientos.

15
Diagrama de flujo de procesos

“Representación gráfica de la secuencia de los pasos o actividades de un proceso”.

(Pulido, Calidad y productividad, 2015)

Los diagramas de flujo ayudan a entender mejor y con mayor objetividad los pasos
para realizar en una determinada tarea. Es de especial utilidad para analizar y
mejorar los procesos.

16
 CAPITULO II
5. OBJETIVO GENERAL

Desarrollar un Manual de Procedimientos de Biblioteca de la Universidad

Tecnológica de Gutiérrez Zamora con la finalidad de integrarlo al Sistema de
Gestión de Calidad.
6. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

6.1 Obtener una visión integral de la operatividad del área mediante la

recopilación de la información.
6.2 Plantear la secuencia lógica de los procesos que componen a cada uno de
los procedimientos.
6.3 Definir las responsabilidades operativas de cada área involucrada mediante
la utilización del ciclo de Deming.
6.4 Describir gráficamente los flujos de las operaciones.
6.5 Servir como instrumento para la integración y orientación del personal
facilitando la incorporación a la unidad orgánica.
6.6 Mejorar el aprovechamiento humano, material y el acervo cultural.

17
 CAPITULO III
7. PROPUESTA

La actual propuesta del Manual de Procedimientos de Biblioteca tiene como

propósito ser una guía que oriente de manera organizada y sistemáticamente el
desempeño del personal simplificando las actividades y evitando duplicidad en
funciones. Así mismo, permitirá una estandarización de los procesos para el logro
de una mejora contina reduciendo recursos o problemáticas que se presenten en
Biblioteca.

18
 CAPITULO IV
8. METODOLOGÍA

Recopilación de información
Es un proceso mediante el cual se obtiene la información que se requiere a fin de
realizar el estudio, así mismo se precisan los datos para el procesamiento de la
información y su interpretación. Sin embargo, los datos recolectados pueden ser
cualitativos o cuantitativos de tal forma que para la presente propuesta se requirió
realizar una investigación cualitativa.
En concordancia, el enfoque cualitativo seleccionado permitió comprender la
perspectiva de los participantes, profundizar en su experiencia y opiniones para el
planteamiento cualitativo referente a los procesos. Por esta razón, se utilizan dos
de los instrumentos de recolección de información denominada observación y
entrevista.

Técnicas utilizadas

La observación según Sampieri et al. 2010 este método consiste en el registro

sistemático, valido y confiable de comportamientos y situaciones observables. Por
esta razón se utilizó para analizar el comportamiento en los distintos procesos y
actividades así mismo, se utilizó este método para la selección y clasificación de los
diversos procedimientos que se realizan en el departamento.

La entrevista según Sampieri et al. 2010 es una de los instrumentos de recolección

de información que comprende la reunión de datos a través de una interacción oral
directa entre individuos. De allí que sea parte fundamental para la extracción del
conocimiento de los diversos procesos que se ejecutan en el departamento de
biblioteca, de la misma forma se realizó la entrevista pertinente al personal
encargado del departamento. Cabe destacar que la estructura que se eligió fue de
forma estructurada dándole un orden a las preguntas.

19
 Figura 4.1 Fuente propia, Entrevista al departamento de Biblioteca.

Ciclo de Deming
“Procedimiento que se sigue para estructurar y ejecutar proyectos de mejora que
consiste en cuatro etapas o fases: planear, hacer, verificar y actuar.” (Pulido, 2015,
p.120.)

20
 Figura 4.2 Fuente: norma ISO 9001:2015, Representación de la estructura del ciclo PHVA

Por lo que la presente estrategia de mejora se empleó con la finalidad de establecer,

corregir, y sistematizar los procesos, además de implementar la mejora continua
minimizando errores y maximizando resultados logrando así la eficacia de la calidad
del servicio proporcionado por el área de biblioteca. De este modo se formularon las
cuatro etapas del ciclo, iniciando con el primer paso determinando que se necesita
hacer, en esta etapa redactar un plan (planear) es indispensable para la
identificación de oportunidades y riesgos, definimos el objetivo y designamos los
recursos. Después, en la etapa de (hacer) se ejecuta lo planeado de modo que
permitirá identificar las oportunidades de mejora, mientras que en la etapa de
verificación se comprueba que se hayan ejecutado los procesos acordes a la
planeación inicial. Por último, en la etapa final (actuar) se toman las acciones para
mejorar el desempeño de los procesos, corrigiendo y reorganizando las
desviaciones.

21
Figura 4.3 Fuente Creación propia, Ciclo de Deming del procedimiento de Biblioteca de la UTGZ

22
Diagrama de flujo
Según (Pulido, Calidad y productividad, 2015) es una representación grafica de la
secuencia de los pasos o actividades de un proceso.

Figura 4.4. Fuente: American National Standars Institute ANSI,

Simbología ANSI para Diagramas de Flujo

De este modo el diagrama de flujo permite estructurar un proceso o actividad con el

empleo de símbolos que representan las operaciones. Por ello, la importancia de su
utilización en la presente propuesta para mostrar en forma secuencial el proceso
que se realiza dentro del departamento de biblioteca. La simbología utilizada para
la elaboración de diagramas de flujo es variable por tal motivo, se utilizó la
simbología ANSI para la estructura del diagrama de flujo.
Iniciando el diagrama de arriba hacia abajo, y de izquierda a derecha conectándolo
con los símbolos correctos y uniéndolo con líneas.
23
Figura 4.5 Fuente creación propia, Diagrama de Flujo del procedimiento de Biblioteca de UTGZ

24
 CAPITULO V
9. CONCLUSIONES

En conclusión, es esencial para el cumplimiento de los objetivos establecidos en el

Sistema de Gestión Integral (SGI) de la Universidad Tecnológica de Gutiérrez
Zamora el control de los procesos y el uso correcto de los recursos. Por lo que, los
manuales de procedimientos son herramientas idóneas para plasmar los diversos
procesos de actividades de un área en específico. En efecto la presente propuesta
es una fuente formal que permite documentar los procedimientos existentes en el
departamento de Biblioteca de la UTGZ de esta forma logra una estandarización en
el control interno de sus procesos además de eficiencia y eficacia en la ejecución
de sus actividades.

25
 CAPITULO VI
10. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Hernández Sampieri, R., Fernández Collado, C., & Baptista Lucio, M. d. (2010).
Metodlogía de la investigación. México D.F.: McGRAW-
HILL/INTERAMERICANA S.A. DE C.V.
Krajewski, L., Ritzman, L., & Malhotra, M. (2013). Adiminitración de operaciones.
Procesos y cadena de suministro. México: Pearson Educación .
México, U. N. (1994). Guía Técnica para la elaboración de manuales de
procedimientos. México: Universidad Nacional Autonoma de México.
Novillo Maldonado, E. F., Parra Ochoa, E. B., Ramón Ramón, D. I., & Lopez Franco,
M. L. (2017). Gestión de la Calidad un enfoque práctico. Guayaquil- Ecuador:
Grupo Compás.
Pascual, J. A. (2016). Técnicas e instrumentos para la recogida de información.
Madrid: Universidada Nacional de Educacion a Distancia Madrid.
Pulido, H. G. (2015). Calidad y productividad. México D.F.: McGraw-Hill
INTERAMERICANA EDITORES S.A. DE C.V.
Pulido, H. G. (2020). Calidad y Productividad . México: McGRAW-HILL
INTERAMERICANA EDITORES S.A. DE C.V.
R. Evans, J., & M. Lindsay, W. (2015). Administración y control de la calidad. México
D.F.: Cengage Learning Editores, S.A. de C.V.
Rodríguez Gómez, G., Gil Flores, J., & García Jiménez, E. (1999). Metodología de
la investigación culitativa. Málaga, España: Ediciones ALJIBE.
Valencia, J. R. (2012). Como elaborar y usar los manuales administrativos. México:
CENGAGE LEARNIG.

26
 CAPITULO VII
11. ANEXOS

Figura 11.1 Recopilación de información mediante Observación

Figura 11.2 Entrevista a Jefe de departamento de Biblioteca

27
 Figura 11.3 Entrevista a Auxiliar de Biblioteca

Figura 11.4 Elaboración de Ciclo de Deming del procedimiento de Biblioteca

28
 CAPITULO VIII

12. EVIDENCIA DEL PRODUCTO ELABORADO

29
 Fecha de elaboración: 08/2022
Paginas: 1/15
Código FOR-18-01

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE
GUTIÉRREZ ZAMORA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE BIBLIOTECA

Elaboró Revisó Autorizó

Rosario Ortega
Mendoza
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 2
2. OBJETIVO ........................................................................................................ 3
3. ALCANCE ......................................................................................................... 3
4. RESPONSABLES ............................................................................................. 4
5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN ........................................................................... 5
6. CONCEPTOS ................................................................................................... 6
7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO .......................................................... 8
8. FORMULARIO DE IMPRESOS ...................................................................... 10
9. DIAGRAMA DE FLUJO .................................................................................. 13
10. GLOSARIO DE TERMINOS ........................................................................ 14
11.BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................ 15

1
 1. INTRODUCCIÓN

El Manual de Procedimientos de Biblioteca de la Universidad Tecnológica de

Gutiérrez Zamora, es un documento de apoyo que contiene de forma sistemática la
descripción las operaciones interrelacionadas, que deben de realizarse para la
prestación del servicio con calidad y una visión de mejora continua.
El presente manual se elaboró con la finalidad de ser una fuente formal de
información, orientando la manera de ejecutar el trabajo predeterminado de los
colaboradores además de establecer los lineamientos y mecanismos para la
correcta ejecución. Así mismo, delimitar responsabilidades y evitar malos
entendidos en las ejecuciones de las actividades a fin de que se logre la
estandarización en los procesos.

2
 2. OBJETIVO

Proporcionar el mecanismo operativo que regule las funciones del servicio de

información bibliográfica y hemerográfica, que permitirá estandarizar
procedimientos para el cumplimiento de las expectativas de información,
documentación y consulta de los usuarios a través de este servicio educativo

3. ALCANCE

El alcance de este procedimiento es alcanzable a Usuarios, Dirección Académica,

Jefaturas de carrera, Docentes, Departamento de Servicios Escolares y Oficina de
Titulación.

3
 4. RESPONSABLES
ÁREAS / RESPONSABLES FUNCIONES
Biblioteca Controla las actividades inherentes a los servicios
bibliotecarios, de información bibliográfica y
Responsable de biblioteca hemerográfica para apoyar las labores docentes y de
investigación de la Universidad Tecnológica, así como
planear, organizar, dirigir y controlar los recursos y
actividades del departamento para contribuir al logro de
los objetivos institucionales.
Dirección Académica Planea, supervisa y da seguimiento a las acciones y
programas que garantiza la calidad de la Universidad
Director Académico Tecnológica, supervisa las actividades del capital
humano a su cargo, así como la utilización de los
recursos financieros generando reportes estratégicos de
las actividades realizadas dirigidas a la alta dirección y
mantener un monitoreo constante de los indicadores
académicos.
Departamento de Servicios Escolares Gestionar los documentos oficiales para que el alumno
obtenga el título como Técnico Superior Universitario una
Oficina de Titulación vez que el estudiante cumpla con los lineamientos para
titularse.
Departamento de Servicios Escolares Coordina las actividades para el control de la información
del alumno, los servicios que se le otorgan, los trámites
Jefe de Departamento de Servicios que éste tiene que realizar desde su ingreso hasta el final
Escolares de sus estudios.

Departamento de Planeación y Evaluación Organiza, Coordina y Dirige las operaciones de

Planeación y Evaluación de la Universidad Tecnológica
Director de Planeación y Evaluación de Gutiérrez Zamora, así como evaluar el cumplimiento
de programas y metas de las distintas áreas; además
coordina y supervisa el flujo de información requerida por
las distintas áreas de la Universidad Tecnológica, así
como los clientes externos.

4
 5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

❖ Los usuarios están obligados a cumplir con la documentación para el registro,

y tener derecho al préstamo o consulta según el artículo 12 y 15 del
reglamento establecido.

❖ Los horarios de servicio serán los establecidos en el reglamento según

artículos 17 y 18 del capítulo VI

❖ El préstamo a domicilio será por un lapso de 3 días naturales con un máximo

de tres volúmenes según artículo 26 del reglamento de biblioteca.

❖ El responsable de biblioteca es el encargado de gestionar el formato

estadístico de consultas y prestamos biblioteca FOR-18-02

❖ El área de Jefatura de Carrera es la responsable de actualizar el formato lista

de solicitud de nuevo material bibliográfico FOR-18-03

5
 6. CONCEPTOS

Usuario: A la persona que solicite los servicios que ofrece la Biblioteca y que
además se encuentre debidamente acreditada.

Usuario interno: integrantes de la institución

Estudiante: Estudiante regular y sin adeudos en el pago de inscripción al

cuatrimestre.

Académico: Todos los profesores que conforman a la Universidad, debidamente

acreditados.
Personal: Todos los servidores públicos que conforman parte de la Universidad,
debidamente acreditados.

Usuarios externos: Todas las personas que sean de diferentes procedencias a las
fracciones anteriores, que por necesidades propias requieran el uso de los servicios
de la Biblioteca, previa acreditación.

Egresados: Todos los alumnos que hayan concluido a sus estudios en la

Universidad, debidamente acreditados.

Prestadores de Servicio Social: Todos los prestadores de servicio social tanto

estudiantes de la Universidad, como de otras instituciones, debidamente
acreditados.

Fichas Bibliográfica: Documento breve que contiene información clave, referente

a un artículo o libro.
6
Base de datos: Herramienta para recopilar y organizar información.

Inventario: Documento detallado y ordenado donde se registran las existencias con

las que cuentan.

Reglamento: Documento que establece la normatividad y lineamientos para el uso

de los servicios que ofrece la biblioteca.

7
 7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

No. Responsable Actividad

Planificar y gestionar a Dirección Académica el formato
Responsable de FOR- 18-02- que contiene las estadísticas de existencia,
1
biblioteca consultas y prestamos que permitan determinar las

Planear
adquisiciones de nuevos acervos.
Recibe y analiza el formato estadístico FOR-18-02- para
Dirección Académica la actualización de FOR-18-03- lista de solicitud de
2
(Jefaturas de carrera) nuevos acervos, acorde a los planes y programas de
estudio actuales.
Mantener ordenados y clasificados el material
Responsable de bibliográfico y hemerográfico para agilizar la ubicación
3
biblioteca del mismo, y mantener un buen funcionamiento de la
biblioteca.

Responsable de Servicio y atención a los usuarios en el uso de los

4 servicios préstamo en sala y préstamo a domicilio.
biblioteca

Actualizar y controlar los registros de fichas bibliográficas

Responsable de
5 de los préstamos a usuarios, verificando la entrega
biblioteca
oportuna del material bibliográfico.
Solicitar al egresado la entrega de libro a fin a su

Hacer
6 Oficina de Titulación
programa educativo con el responsable de biblioteca.
Recibe el material bibliográfico donado, para la
Responsable de identificación y etiquetado con base a los datos
7
biblioteca alfanuméricos previamente registrados en base de
datos.
Departamento de Solicitar información de base de datos de No adeudos
8
Servicios Escolares
Responsable de Proporcionar la información requisitada de la base de
9
biblioteca datos de No adeudo.
Solicitar al egresado Constancia de No adeudo FOR-08-
10 Oficina de Titulación
01.

8
No. Responsable Actividad
Realizar un inventario anual con el formato FOR-18-02-,
Responsable de cotejando el listado de existencia con las estanterías,
11
biblioteca permitiendo detectar ejemplares perdidos y
deteriorados.
Responsable de Actualizar base de datos de inventarios con base a los
12
biblioteca nuevos ingresos por cuatrimestre
Departamento de Revisar y verificar la actualización de base de datos de
13
Servicios Escolares no adeudo
Recibe y verifica que el material acervo sea devuelto y

Verificar
Responsable de
14 se encuentre en condiciones adecuadas.
biblioteca

Verificar al egresado la entrega del material acervo

15 Oficina de Titulación
referente a su programa educativo cursado.
En caso de que el usuario solicite Constancia de No
adeudo FOR-08-01, y éste cuente con adeudo de
Departamento de materiales o sanciones económicas, se le notificara que
16
servicios escolares cuenta con un plazo de 15 días hábiles a partir de la

Actuar
fecha solicitada, para reponer el material faltante. De lo
contrario no se le emitirá dicha constancia.
Departamento de
En caso de que se presente un abuso al servicio, se
Planeación y
17 realizará un reporte por escrito o se aplicara la debida
Evaluación y la
sanción correspondiente a la falta realizada.
Dirección Académica

9
8. FORMULARIO DE IMPRESOS

10
11
12
 9.DIAGRAMA DE FLUJO

Figura 9.1 Fuente Creación Propia, Diagrama de Flujo Procedimiento de Biblioteca UTGZ
 10. GLOSARIO DE TERMINOS

A
Acervo Conjunto de valores o bienes culturales.

C
Consulta Buscar documentación o datos sobre algún asunto o materia.

F
Fichas bibliográficas Listado de datos que hace referencia a las fuentes de
información utilizadas en un libro.
Formato Conjunto de características técnicas y de presentación de un
texto, objeto o documento en distintos ámbitos.
G
Gestión Conjunto de procedimientos y acciones que se llevan a cabo
para lograr un determinado objetivo.
I
Inventario Registro de los bienes que pertenece a una persona natural
o jurídica.
B
Bibliografía Organización, clasificación y descripción de los documentos
y fuentes informativas que nutrieron una investigación
determinada.
P
Planificación Estructuración de una serie de acciones que se lleva a cabo
para cumplir determinados objetivos.
Prestamos Entregar algo a alguien para que lo utilice durante algún
tiempo y después lo restituya o devuelva.
S
Sanciones Pena que se establece una ley o norma para quien la viole o
la incumpla.
Servicio Es la acción o conjunto de actividades destinadas a satisfacer
una determinada necesidad de los clientes, brindando un
producto inmaterial y personalizado.

14
 11.BIBLIOGRAFÍA
Bibliografía - Concepto, elementos, características y estilos. (2022). Concepto.

https://concepto.de/bibliografia/

Definción de Formato. (2022). D•ABC.

https://www.definicionabc.com/tecnologia/formato.php

Galán, J. S. (2021, 22 enero). Servicio. Economipedia.

https://economipedia.com/definiciones/servicio.html

Gallay, R. N. (2022, 14 marzo). ¿Cómo hacer una ficha bibliográfica con éxito? Partes y

elementos a tener en cuenta. Tesis y Masters Argentina.

https://tesisymasters.com.ar/ficha-bibliografica/

REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. (2022). REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. https://dle.rae.es

S. (2021, 20 enero). Significado de Sanción. Significados.

https://www.significados.com/sancion/#:%7E:text=Qu%C3%A9%20es%20Sanci%

C3%B3n%3A,infracci%C3%B3n%20para%20la%20norma%20jur%C3%ADdica.

Westreicher, G. (2020, 21 septiembre). Gestión. Economipedia.

https://economipedia.com/definiciones/gestion.html

Westreicher, G. (2021, 30 octubre). Inventario. Economipedia.

https://economipedia.com/definiciones/inventario.html

15