Movilizadores Lineamientos para el ciclo de gestidn de la sostenibilidad Corporativa: PHVA GENSA~- Mayo de2016Ayes Movilizadores 1. Contexto La gestién de la sostenibilidad corporativa debe funcionar como un sistema de gestién en el cual se planea, se ejecuta (hace), se verifica y se mejora (Actua). Esto se conace como el ciclo PHVA el cuales utilizado de manera frecuente en las organizaciones como una herramienta para la mejora continua. 2. Recomendaciones para implementar el PHVA Planificar (P) Planificar: En la etapa de planificacién se establecen objetivos y se identifican los procesos necesarios para lograr unos determinados resultados de acuerdo a las politicas de a organizacién. En esta etapa se determinan también los pardmetros de medicién que se van a utilizar para controlar y seguir el proceso. Planear para la sostenibilidad corporativa es un ejercicio paralelo yarticulado alarevisién de la estrategia corporativa y la definicién de los planes de accién deber(a realizarse anualmente con un panorama anual o bianual de actividades No implica lleva a cabo una ploneacién independiente, todo lo contrario los objetivos estratégicos de la Empresa deben estar relacionados con las prioridades de gestién de sostenibilidad y los asuntos materiales, Asi os planes de gestién estarén direccionados a cumplir la misién de la Empresa al tiempo que se ejecutan en concordancia con la declaracién de sostenibilidad corporativa. Los lineamientos de planeacién para la gestién de sostenibilidad corporativa son los siguientes: - _ Lagestidn de sostenibilidad parte del liderazgo de la alta direccidn: debe ser claro el enfoque (hacia dénde se quiere dirigir la Empresa para actuar acorde al desarrollo sostenible). - El punto de partida para la planeacién es contemplar las expectativas de los grupos de interés de la Empresay el ondlisis de materialidad, Recomendamos que este tiltimo se actualice de manera bianual o cuando el contexto de a Empresa y larelacién con sus grupos de interés lo omer. - Enlaplaneacién deben tenerse en cuenta las iniciativas voluntarias a las cuales la Empresa se ha sumado, por ejemplo Pacto Global, De igual forma, los esténdares 2Ayes Moviizadores “intemacionales en sostenibilidad que presenton lineamientos 0 buenas prcticas para la gestién por ejemplo 15026000. Si bien la Direccién de Sostenibilidad es el érea lider pora la gestién de sostenibilidad (torre de control) es importante que el escenario para planear las actividades que se desarrollarén en el afo se dé con el Comité de Sostenibilidad de la Empresa, Es en este espacio donde se interrelacionan los plones de gestién de los procesos con los temas materiales, las expectativas de los grupos de interés, las buenas précticas de gestidn, entre otros. Es recomendable que a laluz de los anteriores insumos se identifiquen las acciones prioritarias que se van a desarrollar y se construya un plan de trobojo detollade, HACER (H) Hacer: consiste en la implementacién de los cambios 0 acciones necesorias para lograr las ‘mejoras planteadas. Con el objeto de ganar en eficacia y poder corregir facilmente posibles errores en la ejecucién, normalmente se desarrolia un plan piloto a modo de prueba testeo'. El primer paso para este componente es contar con una ruta de trabajo de sostenibilidad definido en el paso anterior. Elhacer se evidencia a través de la implementacién de los actividades definidas enlaruta de trabojo, en los tiempos y con los recursos proyectados. Es fundamental que existon reportes periddicos para evidenciar la implementacién de las actividades proyectadas, estos reportes deben incluir resultados claros del impacto que esté teniendo Ia iniciativa Recalcamos la importancia de contar con indicadores de impacto. VERIFICAR(V) Verificar: una vez se ha puesto en marcha el plan de mejoras, se establece un periodo de prueba para mediry valorar la efectividad de los cambios. Se trata de una fase de regulacién yojuste!, Enestaetaparecomendamos utilizar la herramienta de evaluacién elaborada con los principios de IS026000. Con esta herramienta se logra evidenciar el grado de avance en los diferentes componentes de la gestién de sostenibilidad, Los resultados por si solos no son suficiente recurso para la mejora continua, estos deben ser analizados junto con su contexto. Enel anexo 1se encuentra la herramienta de evaluacién, Adicional a lo anterior se debe verificar los resultados de los planes de trabajo contra los objetivos planteados ol iniciar el aito. Esto permite identificar barreras o problemas al interior de los procesos y facilita la siguiente fase.nal 4e]eS ACTUAR (A) Actuar: realizados las ediciones, en el caso de que los resultados no se ajusten a las expectativas y objetivos predefinidos, se realizon las correcciones y modificaciones necesarias. Por otro lado, se toman las decisiones y acciones pertinentes para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos'. - Es un rol fundamental de la Direccién de Sostenbilidad, en conjunto con la Direccién de Planeacién (encargada de la gestién del SIG) trabojar en las lecciones oprendidas y la mejora continua. Es en esta fase donde se establecen los planes de accién parael cierre de brechas producto de la evaluacién realizada, Recomendamos que la Empresa cuente con el !5(026000 con el fin de integrorlo por etapas 0 sus procesos y as{fortalecer la gestién de sostenibilidad corporativa de manera transversal. ‘satools, 2015, tomado de: https,//wnisotools orq/2015/02/20/en-que-consisteel-ciclophverde-mejoro- continua/