Manual del curso

ADGG053PO. Ofimática
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Índice
Introducción ................................................................................................................................ 9
UA1. Hardware y software ........................................................................................................ 10
Introducción y objetivos......................................................................................................... 10
1. Hardware ....................................................................................................................... 11
1.1. Tipología y clasificaciones ...................................................................................... 11
1.2. Arquitectura de un equipo informático básico .......................................................... 13
Recuerda .............................................................................................................................. 15
Actividad de refuerzo ............................................................................................................ 15
2. Software......................................................................................................................... 16
2.1. Tipos de software.................................................................................................... 17
Recuerda .............................................................................................................................. 18
Actividad de refuerzo ............................................................................................................ 19
Resumen de la unidad de aprendizaje .................................................................................. 19
UA2. Sistemas operativos ........................................................................................................ 21
Introducción y objetivos......................................................................................................... 21
1. Encendido de un ordenador ........................................................................................... 22
1.1. Sistema operativo ................................................................................................... 23
2. Interface ......................................................................................................................... 24
2.1. Partes del entorno de trabajo .................................................................................. 24
2.2. Interfaz Modern UI/Metro/Windows UI .................................................................... 26
2.3. Escritorio ................................................................................................................. 29
2.4. Desplazamiento por el entorno de trabajo ............................................................... 31
2.5. Configuración del entorno ....................................................................................... 34
2.6. Carpetas, directorios. Operaciones con ellos .......................................................... 35
2.7. Ficheros, operaciones con ellos .............................................................................. 38
Recuerda .............................................................................................................................. 41
Actividad de refuerzo ............................................................................................................ 42
3. Aplicaciones, configuración y navegación del sistema operativo .................................... 43
3.1. Aplicaciones y herramientas del sistema operative ................................................. 43
Recuerda .............................................................................................................................. 45
Actividad de refuerzo ............................................................................................................ 46

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3.2. Exploración/Navegación por el sistema operativo ................................................... 46

Recuerda .............................................................................................................................. 48
3.3. Configuración de elementos del sistema operativo ................................................. 48
Actividad de refuerzo ............................................................................................................ 55
Resumen de la unidad de aprendizaje .................................................................................. 56
UA3. Tratamiento de textos: Word ............................................................................................ 58
Introducción y objetivos......................................................................................................... 58
1. Conceptos básicos ......................................................................................................... 60
1.1. Entrada y salida del programa ................................................................................ 60
1.2. Descripción de la pantalla del tratamiento de textos (Interface) .............................. 61
1.3. Ventana de documento ........................................................................................... 63
1.4. Barra de estado ...................................................................................................... 65
1.5. Ayuda de la aplicación de tratamiento de textos ..................................................... 65
1.6. Barra de herramientas Estándar ............................................................................. 67
1.7. Desplazamiento del cursor ...................................................................................... 68
1.8. Utilizando el portapapeles ....................................................................................... 69
2. Edición y manejo de documentos en Word .................................................................... 70
2.1. Borrado de un carácter ........................................................................................... 70
2.2. Diferentes modos de selección de texto .................................................................. 72
2.3. Opciones de copiar y pegar .................................................................................... 73
2.4. Uso y particularidades del portapapeles.................................................................. 74
2.5. Inserción de fecha y hora ........................................................................................ 75
2.6. Deshacer y rehacer los últimos cambios ................................................................. 75
2.7. Creación de un nuevo documento........................................................................... 76
2.8. Apertura de un documento ya existente .................................................................. 78
2.9. Guardado de los cambios realizados en un documento .......................................... 79
2.10. Duplicación de un documento con guardar como ................................................ 80
Actividad de refuerzo ............................................................................................................ 80
Recuerda .............................................................................................................................. 81
3. Formatos........................................................................................................................ 82
3.1. Fuente .................................................................................................................... 82
3.2. Párrafo .................................................................................................................... 85
3.3. Bordes y sombreados ............................................................................................. 89

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3.4. Numeración y viñetas.............................................................................................. 90

3.5. Tabulaciones .......................................................................................................... 91
3.6. Encabezados y pies de página. Creación, eliminación y modificación .................... 92
3.7. Numeración de páginas .......................................................................................... 95
3.8. Inserción de saltos de página y de sección ............................................................. 97
3.9. Inserción de columnas periodísticas ....................................................................... 98
Actividad de refuerzo ............................................................................................................ 99
4. Imágenes ..................................................................................................................... 100
4.1. Desde un archivo .................................................................................................. 100
4.2. Empleando imágenes predeterminadas ................................................................ 100
4.3. Ajuste de imágenes con el texto ........................................................................... 102
4.4. Autoformas (incorporación y operaciones que se realizan con la autoforma en el
documento) ..................................................................................................................... 102
Recuerda ............................................................................................................................ 104
5. Estilo y plantillas .......................................................................................................... 105
5.1. Estilos estándar .................................................................................................... 105
5.2. Asignación, creación, modificación y borrado de estilos........................................ 106
5.3. Utilización de plantillas y asistentes del menú archivo nuevo ................................ 109
6. Opciones avanzadas de Word ..................................................................................... 112
6.1. Correcciones del texto .......................................................................................... 112
6.2. Opciones de ortografía.......................................................................................... 114
6.3. Autocorrección ...................................................................................................... 116
UA4. Hojas de cálculo: Excel .................................................................................................. 119
Introducción y objetivos....................................................................................................... 119
1. Introducción a MS Excel .............................................................................................. 120
1.1. Entrada y salida del programa .............................................................................. 120
1.2. Descripción de la pantalla de la aplicación de hoja de cálculo .............................. 123
1.3. Ayuda de la aplicación de hoja de cálculo ............................................................. 125
1.4. Mediante teclado y ratón ....................................................................................... 128
1.5. Grandes desplazamientos .................................................................................... 128
1.6. Barras de desplazamientos ................................................................................... 128
2. Manejo básico de hojas de cálculo............................................................................... 130
2.1. Cambio de nombre de una hoja de cálculo ........................................................... 130
2.2. Tipos de datos ...................................................................................................... 131

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2.3. Selección de la hoja de cálculo ............................................................................. 136

2.4. Modificación de datos ........................................................................................... 136
2.5. Inserción y eliminación .......................................................................................... 139
2.6. Copiado o reubicación .......................................................................................... 141
2.7. Operadores y prioridad ......................................................................................... 141
2.8. Referencias relativas, absolutas y mixtas.............................................................. 143
Actividad de refuerzo .......................................................................................................... 145
3. Desarrollo del libro de trabajo ...................................................................................... 146
3.1. Creación de un nuevo libro ................................................................................... 146
3.2. Abrir un libro ya existente ...................................................................................... 147
3.3. Guardado de los cambios realizados en un libro ................................................... 148
3.4. Creación de una duplica de un libro ...................................................................... 149
3.5. Cerrado de un libro ............................................................................................... 150
Actividad de refuerzo .......................................................................................................... 151
4. Formatos, autoformatos, vistas e impresión ................................................................. 152
4.1. Opciones de visualización ..................................................................................... 152
Actividad de refuerzo .......................................................................................................... 156
4.2. Formato de celda .................................................................................................. 156
Actividad de refuerzo .......................................................................................................... 162
4.3. Anchura y altura de las columnas y filas ............................................................... 162
4.4. Ocultando y mostrando columnas, filas y hojas de cálculo .................................... 163
4.5. Formato de la hoja de cálculo ............................................................................... 165
4.6. Autoformatos o estilos predefinidos ...................................................................... 166
4.7. Zonas de impresión .............................................................................................. 167
4.8. Especificaciones de impresión .............................................................................. 168
4.9. Configuración de página ....................................................................................... 171
4.10. Vistas preliminar ..................................................... ¡Error! Marcador no definido.
Actividad de refuerzo .......................................................................................................... 179
5. Fórmulas y funciones ................................................................................................... 180
5.1. Escritura de formulas ............................................................................................ 180
5.2. Copia de formulas ................................................................................................. 181
5.3. Funciones matemáticas predefinidas en la aplicación de hoja de cálculo ............. 182
5.4. Reglas para utilizar las funciones predefinidas...................................................... 190
5.5. Utilización de las funciones más usuales .............................................................. 191

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Actividad de refuerzo .......................................................................................................... 193

5.6. Uso del asistente para funciones .......................................................................... 193
6. Lista de datos, filtros, trabajo con múltiples ventanas................................................... 194
6.1. Relleno rápido de un rango ................................................................................... 194
Actividad de refuerzo .......................................................................................................... 195
6.2. Selección de varios rangos ................................................................................... 195
6.3. Nombre de rangos ................................................................................................ 196
6.4. Creación de tablas o listas de datos...................................................................... 196
6.5. Ordenación de la lista de datos, por uno o varios campos .................................... 198
6.6. Uso de Filtros ........................................................................................................ 200
6.7. Menú de Ventana. Manejo de varios documentos................................................. 201
7. Diagramas y gráficos ................................................................................................... 202
7.1. Elementos de un gráfico ....................................................................................... 202
7.2. Creación de un gráfico .......................................................................................... 204
7.3. Modificación y borrado de un gráfico..................................................................... 205
UA5. Base de datos: Access .................................................................................................. 208
Introducción y objetivos....................................................................................................... 208
1. Introducción a Access .................................................................................................. 210
1.1. Qué es una base de datos .................................................................................... 210
1.2. Entrada y salida de la aplicación de base de datos ............................................... 211
1.3. La Ventana de la aplicación de base de datos ...................................................... 213
Recuerda ............................................................................................................................ 217
Actividad de refuerzo .......................................................................................................... 218
2. Primeros pasos con la base de datos .......................................................................... 219
2.1. Elementos básicos de la base de datos ................................................................ 219
2.2. Distintas formas de creación de una base de datos .............................................. 223
2.3. Apertura de una base de datos ............................................................................. 224
2.4. Guardado de una base de datos ........................................................................... 225
2.5. Cierre de una base de datos ................................................................................. 226
Recuerda ............................................................................................................................ 227
Actividad de refuerzo .......................................................................................................... 229
3. Trabajar con tablas y formularios ................................................................................. 230
3.1. Elementos de una table ........................................................................................ 230

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3.2. Propiedades de los campos .................................................................................. 231

3.3. Distintas formas de creación de tablas .................................................................. 236
3.4. Introducción de datos en la table .......................................................................... 238
3.5. Formatos de una table .......................................................................................... 239
3.6. Concepto del campo clave principal ...................................................................... 239
3.7. Tipos de relaciones entre tablas ........................................................................... 242
3.8. Creación de relaciones entre tablas ...................................................................... 243
3.9. Creación de formularios sencillos de tablas y consultas........................................ 243
Recuerda ............................................................................................................................ 245
Actividad de refuerzo .......................................................................................................... 247
4. Consultas e informes ................................................................................................... 248
4.1. Creación de una consulta ..................................................................................... 248
4.2. Selección de registros de tablas ........................................................................... 251
4.3. Tipos de consulta .................................................................................................. 255
4.4. Guardado de una consulta .................................................................................... 257
4.5. Ejecución de una consulta .................................................................................... 257
4.6. Apertura de una consulta ...................................................................................... 259
4.7. Creación de informes sencillos de tablas o consultas ........................................... 259
Recuerda ............................................................................................................................ 262
Actividad de refuerzo .......................................................................................................... 263
UA6. Presentaciones: PowerPoint .......................................................................................... 264
Introducción y objetivos....................................................................................................... 264
1. Conceptos básicos de PowerPoint ............................................................................... 265
1.1. Ejecución de la aplicación para presentaciones .................................................... 265
1.2. Salida de la aplicación para presentaciones ......................................................... 266
1.3. Creación de una presentación .............................................................................. 267
1.4. Grabación de una presentación ............................................................................ 268
1.5. Cierre de una presentación ................................................................................... 270
1.6. Apertura de una presentación ............................................................................... 270
1.7. Estructura de la pantalla ....................................................................................... 271
1.8. Las vistas de la aplicación para presentaciones.................................................... 273
1.9. Acciones con diapositivas ..................................................................................... 277
Actividad de refuerzo .......................................................................................................... 280
2. Elaboración de las presentaciones............................................................................... 281

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2.1. Objetos ................................................................................................................. 281

2.2. Trabajo con textos ................................................................................................ 286
2.3. Formatos de párrafos ............................................................................................ 288
2.4. Tablas ................................................................................................................... 292
2.5. Dibujos .................................................................................................................. 295
2.6. Imágenes .............................................................................................................. 302
2.7. Gráficos ................................................................................................................ 303
2.8. Diagramas ............................................................................................................ 303
2.9. WordArt o texto artístico........................................................................................ 305
2.10. Inserción de sonidos y películas ........................................................................ 306
Recuerda ............................................................................................................................ 308
Actividad de refuerzo .......................................................................................................... 309
3. Maquetación de la diapositiva ...................................................................................... 310
3.1. Uso de plantillas de estilos .................................................................................... 310
3.2. Combinación de colores........................................................................................ 311
3.3. Fondos de diapositivas ......................................................................................... 314
3.4. Patrones ............................................................................................................... 316
3.5. Opciones de impresión ......................................................................................... 317
3.6. Animación de elementos ....................................................................................... 318
3.7. Transición de diapositivas ..................................................................................... 320
3.8. Intervalos de tiempo .............................................................................................. 320
Recuerda ............................................................................................................................ 323
Actividad de refuerzo .......................................................................................................... 324
4. Preparación de la presentación .................................................................................... 325
4.1. Diseño de las presentaciones ............................................................................... 325
4.2. Inserción de comentarios ...................................................................................... 326
4.3. Preparación de las Notas del orador ..................................................................... 328
4.4. Configuración de la presentación .......................................................................... 329
4.5. Conexión a un proyector y configuración .............................................................. 332
4.6. Ensayo de la presentación .................................................................................... 334

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Introducción
Con este curso, el alumno será capaz de comprobar el funcionamiento, a nivel de usuario, del
equipamiento informático disponible, garantizando su operatividad, de acuerdo con los
procedimientos y normas establecidas, para facilitar una eficiente gestión posterior.

Les permitirá preparar los documentos de uso frecuente utilizando aplicaciones informáticas de
procesado de texto, cálculo, estadísticas, gráficos, etc., a fin de generar documentos fiables y de
calidad. También, aprenderemos a operar con bases de datos, internas o externas, con el fin de
obtener y proporcionar la información necesaria, manteniendo siempre la integridad, la seguridad
y la confidencialidad de acuerdo a las normas establecidas.

Con estos aprendizajes se le proporcionará una cualificación básica que le permita formar parte
de una sociedad de la información, con ello, aumentara su eficacia en el trabajo individual,
ampliando su productividad, estimulando la innovación y la productividad, para mantener un
entorno de trabajo estable y seguro.

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UA1. Hardware y software

Introducción y objetivos
La palabra informática proviene del francés
informatique, acuñada por el ingeniero Philippe
Dreyfus en 1962, como acrónimo de los vocablos
information y automatique. Según el Diccionario
de la Real Academia Española, la informática es
el "Conjunto de conocimientos científicos y
técnicas que hacen posible el trata-miento
automático de la información por medio de
ordenadores".

Aunque no existe una definición exacta de qué

es un ordenador, debido a la complejidad del
término, se puede entender por ordenador una máquina electrónica que recibe y procesa datos
para convertirlos en información útil. Las dos características principales de éste son que
responde a un sistema específico de instrucciones de una manera bien definida, y que puede
ejecutar una lista de instrucciones pregrabadas.

Hay dos partes básicas para entender el funcionamiento de un ordenador: el Hardware y el

Software. En esta Unidad de Aprendizaje desarrollaremos estos elementos básicos de
funcionamiento para alcanzar la máxima operatividad.

Nos disponemos ahora a iniciarnos en el entorno de trabajo de una computadora. Como se ha

explicado anteriormente, para que un equipo informático pueda ponerse en funcionamiento y
para su uso como usuario, es necesario que tenga instalado un Sistema operativo.

Por su sencillez, versatilidad e integración entre los PC de sobremesa y los dispositivos móviles
táctiles utilizaremos el nuevo S.O. de Microsoft Windows 8.

 Identificar el hardware del equipo informático señalando funciones básicas.

 Diferenciar entre las distintas clases de hardware.
 Diferenciar software y hardware.
 Definir que es el software distinguiendo entre software de sistema y software de
aplicación.

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1. Hardware
Cuando se habla de Hardware, se hace referencia a todas las partes físicas y tangibles de un
ordenador, esto es, todos los componentes eléctricos, electrónicos, mecánicos y
electromecánicos del mismo.

Este término ha trascendido ya los límites de las computadoras y también se usa para designar
las partes físicas que componen otros elementos tecnológicos, como los robots.

1.1. Tipología y clasificaciones

Se puede clasificar el Hardware de un ordenador en dos categorías principales:

 Hardware básico: formado por aquellos elementos fundamentales e imprescindibles para

que la computadora funcione. En este grupo se encuentran la placa base, el monitor, el
teclado, etc.
 Hardware complementario: formado por todos los dispositivos adicionales que no son
necesarios para el funcionamiento del ordenador. En este grupo están la impresora, el
escáner, la webcam, etc.

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Atendiendo a las funciones que realizan, los elementos que componen el Hardware de una
máquina computadora se dividen en varios grupos:

 Dispositivo de entrada.
 CPU de la computadora.
 Dispositivo de salida.
 Almacenamiento.

En otra tipología nos encontramos con:

 Dispositivos de entrada.
 Chipset (Circuito integrado auxiliar).
 Unidad Central de Procesamiento (CPU).
 Unidad de Control.
 Unidad Aritmético-Lógica.
 Unidad de Almacenamiento.
 Memoria Principal o Primaria (RAM-ROM).
 Memoria Secundaria o Auxiliar (Disco Duro, flexible, etc.).
 Dispositivos de salida.

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1.2. Arquitectura de un equipo informático básico

A pesar de que el uso de materiales y elementos ha evolucionado de una manera constante
desde que aparecieron los primeros modelos en los años 40, la mayoría de los computadores
utilizan la Arquitectura de Von Neumann, llamada así por su creador, John Von Neumann.

Ésta se caracteriza por utilizar el mismo dispositivo de almacenamiento tanto para las
instrucciones como para los datos.

El nacimiento de este tipo de arquitectura se debe a la colaboración que Neumann, matemático

de origen húngaro, hizo en el proyecto ENIAC, donde se interesó por el problema de la necesidad
de "recablear", la máquina para cada nueva tarea. En 1949 había encontrado y desarrollado la
solución a este problema, consistente en poner la información sobre las operaciones a realizar
en la misma memoria utilizada para los datos, escribiéndola de la misma forma, en decir, en
código binario.

El primer computador comercial que se construyó siguiendo la idea de Neumann se llamó UNIVA
1, y fue fabricado por la Sperry-Rand Corporation y comprado por la Oficina del Censo de
Estados Unidos.

Los ordenadores fabricados con esta arquitectura constan de cinco partes fundamentales:

 La unidad aritmético-lógica o ALU.

 La unidad de control.
 La memoria.
 Un dispositivo de entrada/salida.
 El bus de datos.

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Recuerda

Se denomina Hardware a todas las partes físicas y tangibles de un ordenador, es decir, todos
los componentes eléctricos, electrónicos, mecánicos y electromecánicos que lo forman.

El hardware de un ordenador se puede clasificar en dos categorías principales:

1. Hardware básico, formado por aquellos elementos fundamentales e imprescindibles para

que la computadora funcione: placa base, monitor, teclado, etc.

2. Hardware complementario, formado por todos los dispositivos adicionales que no son
necesarios para el funcionamiento del ordenador: impresora, escáner, webcam, etc.

Actividad de refuerzo

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2. Software
El Software de un ordenador es el conjunto de componentes lógicos que hacen posible la
realización de tareas específicas. Tales componentes incluyen las aplicaciones informáticas o
programas: procesadores de texto, hojas de cálculo, visores de imágenes, etc.; o el sistema
operativo, que es un programa que permite al resto funcionar de forma correcta, facilitando la
interacción con los componentes físicos y el resto de aplicaciones.

Este término fue introducido por primera vez por John W. Tukey, estadístico que trabajó con John
Von Neumann en los primeros diseños de computadoras, en 1957.

Tales componentes incluyen:

Aplicaciones informáticas o programas

Procesadores de texto, hojas de cálculo, visores de imágenes, etc.

Sistema operativo

Programa que permite al resto funcionar de forma correcta forma correcta, facilitando la
interacción con los componentes físicos y el resto de aplicaciones.

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2.1. Tipos de software

La clasificación, si bien a veces es confusa, se puede establecer en tres grandes grupos:

Software de sistema

Es aquel que aporta herramientas y utilidades de apoyo para el mantenimiento del equipo, entre
los que se encuentran el sistema operativo, los controladores de dispositivos, etc.

Software de programación

Conjunto de programas que permiten a los desarrolladores de programas la creación de estos,

usando diferentes lenguajes. Entre ellos, destacan los depuradores, enlazadores, etc.

Software de aplicación

Es el que permite a los usuarios llevar a cabo diferentes tareas en cualquier campo que pueda
ser automatizado. Este grupo abarca las aplicaciones ofimáticas, el software educativo y
empresarial, los videojuegos, etc.

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Recuerda

El software de un ordenador es el conjunto de componentes lógicos que hacen posible la

realización de tareas específicas. Se incluyen las aplicaciones informáticas o programas,
procesadores de texto, hojas de cálculo, visores de imágenes, etc.

El sistema operativo, que es el programa que permite al resto funcionar de forma correcta,
facilitando la interacción con los componentes físicos (hardware) y el resto de aplicaciones.

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Actividad de refuerzo

Resumen de la unidad de aprendizaje

Como hemos visto, se denomina Hardware a todas las partes físicas y tangibles de un ordenador,
es decir, todos los componentes eléctricos, electrónicos, mecánicos y electromecánicos que lo
forman.

El hardware de un ordenador se puede clasificar en dos categorías principales:

Hardware básico

Formado por aquellos elementos fundamentales e imprescindibles para que la computadora

funcione (placa base, monitor, teclado, etcétera.).

Hardware complementario

Formado por todos los dispositivos adicionales que no son necesarios para el funcionamiento del
ordenador (impresora, escáner, webcam, etcétera.).

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 ADGG053PO. Ofimática

Por otro lado, el Software de un ordenador es el conjunto de componentes lógicos que hacen
posible la realización de tareas específicas. Se incluyen las aplicaciones informáticas o
programas: procesadores de texto, hojas de cálculo, visores de imágenes, etcétera.

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 ADGG053PO. Ofimática

UA2. Sistemas operativos

Introducción y objetivos
Para que otros programas funcionen, cada máquina
debe tener instalado un sistema operativo, que se
encarga de las tareas básicas. Los sistemas operativos
proporcionan una plataforma de software, encima de la
cual otros programas, llamados "aplicaciones", pueden
funcionar. Las aplicaciones se programan para que
funcionen encima de un sistema operativo particular,
por tanto, la elección del sistema operativo determina,
en gran medida, las aplicaciones que se pueden
utilizar.

Entre los más usados actualmente, hay que citar los SO Microsoft Windows, desarrollados desde
1981, y entre los que destacan Windows XP, que apareció en octubre de 2001, Windows 7 en
octubre de 2009, Windows 8 en octubre de 2012 y Windows 10 en julio de 2015

Hoy en día, también se deben tener presentes los sistemas operativos basados en el núcleo
Linux, que conforman las distribuciones de software libre GNU/Linux (Ubuntu, RedHat, Fedora,
Debian...), que destacan por ser muy estables y seguras, así como los sistemas operativos Mac
OS, propios de los equipos de la empresa Apple.

Nos disponemos ahora a introducirnos en el modo de trabajar con estos sistemas operativos.

 Distinguir las partes de la interface del sistema operativo, así como su utilidad.
 Definir las operaciones básicas de actualización de las aplicaciones ofimáticas necesarias
utilizando los asistentes, identificando los ficheros y procedimientos de ejecución.
 Instalar las utilidades no contenidas en las aplicaciones ofimáticas instaladas por defecto
en el equipamiento informático disponible, utilizando los asistentes, y las opciones
proporcionadas.
 Identificar qué herramientas o utilidades proporcionan seguridad y confidencialidad de la
información el sistema operativo, identificando los programas de antivirus y cortafuegos
necesarios.

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1. Encendido de un ordenador
Para encender un PC se ha de pulsar el botón de encendido o power, generalmente situado en
la parte frontal de la torre, ser el más grande, y con el símbolo de encendido. Después, si no lo
está ya, se ha de encender el monitor, con su respectivo botón.

Para encender una tablet o dispositivo móvil, si este está cargado, se ha de pulsar el botón de
power un par de segundos y después soltarlo, y bastará para que se encienda.

Para encender un portátil, con el dispositivo cargado o conectado a la corriente eléctrica, se ha

de pulsar sobre el botón de encendido, este suele estar en la parte superior del teclado, ser el
botón más grande, y, como en el PC, suele tener el símbolo de encendido.

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 ADGG053PO. Ofimática

1.1. Sistema operativo

Para que otros programas funcionen, cada máquina debe tener instalado un sistema operativo,
que se encarga de las tareas básicas. Los sistemas operativos proporcionan una plataforma de
software, encima de la cual otros programas, llamados "aplicaciones", pueden funcionar. Las
aplicaciones se programan para que funcionen encima de un sistema operativo particular, por
tanto, la elección del sistema operativo determina, en gran medida, las aplicaciones que se
pueden utilizar.

Entre los más usados actualmente, hay que citar los SO Microsoft Windows, desarrollados desde
1981, y entre los que destacan Windows XP, que apareció en octubre de 2001, Windows 7 en
octubre de 2009, Windows 8 en octubre de 2012 y Windows 10 en julio de 2015.

Todos estos sistemas destacan por su popularidad, de hecho, en octubre de 2009 se estima que
Windows poseía el 91% de la cuota de mercado de sistemas operativos. A día de hoy se estima
que mantiene entre un 80% y un 90% de cuota de mercado a pesar de las dificultades
atravesadas con algunas de sus más recientes versiones.

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 ADGG053PO. Ofimática

Hoy en día, también se deben tener presentes los sistemas operativos basados en el núcleo
Linux, que conforman las distribuciones de software libre GNU/Linux (Ubuntu, RedHat, Fedora,
Debian...), que destacan por ser muy estables y seguras, así como los sistemas operativos Mac
OS, propios de los equipos de la empresa Apple.

2. Interface
Cuando se pone en funcionamiento un equipo con SO Windows 8, aparece siempre la pantalla
de inicio que ofrece acceso a los principales programas y aplicaciones que se utilizan en el día a
día: calendario, acceso a Internet, correo electrónico, redes sociales, fotografías, noticias,
música, etc.

Los términos Modern UI, Metro o Windows UI hacen referencia a un lenguaje de diseño que
Microsoft está poco a poco implantando en todos sus productos: Windows Phone, Xbox Live y la
propia web de Microsoft son claros ejemplos.

A continuación, veremos cómo se usan carpetas, directorios y ficheros.

2.1. Partes del entorno de trabajo

La nueva interfaz pretende unificar el manejo de un Ordenador Personal con el de un hibrido o
una Tablet, dispositivos que según la mayoría de las previsiones tendrán un elevado
protagonismo durante los próximos años.

El nuevo entorno se caracteriza por lo siguiente:

 Diseño limpio, sin transparencias, donde predominan las formas cuadradas y

rectangulares.
 Fluidez en las animaciones y las transiciones.

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 ADGG053PO. Ofimática

 Se le da más relevancia al contenido y a la actualización dinámica y automática de los

distintos elementos.

El mayor esfuerzo por parte de los diseñadores se emplea en la combinación que permita su uso
tanto en dispositivos táctiles como en ordenadores provistos de teclado y ratón.

Para realizar la interacción con el sistema, disponemos de dos entornos:

Interfaz Modern UI/Metro/Windows UI

Que nos ofrece acceso a los principales programas y aplicaciones del trabajo diario y que está
orientada sobre todo al uso de pantallas táctiles pero que se puede utilizar perfectamente a través
del ratón.

El escritorio tradicional

Accesible como si se tratara de una aplicación más, que nos permite la interacción con el sistema
de una manera similar a la que se realizaba con las anteriores versiones.

A continuación, podemos ver dos imágenes del entorno de Windows 8.

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 ADGG053PO. Ofimática

2.2. Interfaz Modern UI/Metro/Windows UI

Está formada por una serie de elementos que cambian de forma dinámica y automática y nos
permiten el acceso a distintas aplicaciones mediante su selección manual en pantallas táctiles o
mediante una pulsación del ratón.

En esta pantalla, se pueden organizar los elementos que la forman. En ella se puede:

 Anclar a Inicio: Sirve para colocar un acceso directo en la pantalla de Inicio. Se puede
hacer con programas, aplicaciones, carpetas, contactos e incluso tus páginas de Internet
favoritas.
 Desanclar de Inicio: Se pueden desinstalar programas y aplicaciones directamente desde
la pantalla de Inicio.
 Más pequeño / Más grande: Determinadas aplicaciones permiten modificar el espacio
que ocupan en la pantalla de Inicio.
 Organizar a tu gusto: Se puede recolocar los mosaicos como te parezca. Además, puedes
crear grupos de mosaicos y renombrarlos a tu gusto.

Si se selecciona una de las aplicaciones que aparece en pantalla, pasa a primer plano y podemos
actuar sobre ella.

Una de las aplicaciones que aparece en pantalla nos permite el acceso al escritorio similar al de
antiguas versiones del entorno.

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 ADGG053PO. Ofimática

También es importante la llamada barra de accesos o barra de charms de Windows 8 que

aparece en la parte derecha de pantalla y permite la realización de tareas habituales de una
manera inmediata. Para mostrarla en la parte derecha de pantalla se coloca el puntero en la
esquina superior o inferior derecha de la pantalla, moviéndolo hacia arriba o hacia abajo y
haciendo clic en el acceso que deseado:

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ADGG053PO. Ofimática

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 ADGG053PO. Ofimática

2.3. Escritorio
Esta pantalla, conocida como Escritorio, es la base de todo trabajo que realicemos. Además,
podemos modificar el escritorio al gusto de cada usuario. Se puede decir que el Escritorio es la
mesa de trabajo sobre la que se soportarán todos los elementos con los que el usuario esté
trabajando. Para ello, cuenta con elementos que facilitan el acceso a los distintos programas que
tenemos en nuestro ordenador, entre ellos:

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 ADGG053PO. Ofimática

Una serie de dibujos, conocidos como iconos

Son caminos directos a programas o aplicaciones. Si hace doble clic sobre cualquiera de ellos,
verá cómo accede de forma inmediata al programa representado.

El icono llamado Equipo

El escritorio se puede personalizar y situar sobre él un icono que permita acceder al equipo y a
partir de este icono tener acceso a todos los componentes del ordenador.

Un icono llamado Papelera de reciclaje

Donde quedarán situados los documentos que usted elimine de su ordenador; y un icono que da
acceso a Internet mediante el uso del navegador Internet Explorer.

Una barra situada en la parte inferior de la pantalla, llamada Barra de tareas

Informa de las aplicaciones que se tienen en funcionamiento en cada momento, facilitando el

movimiento rápido a través de ellas. Podemos situar una serie de iconos que nos permitan un
trabajo más eficiente como el Área de notificación, situada en la parte inferior derecha, donde
encontrará el reloj, que ofrece la hora actual.

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 ADGG053PO. Ofimática

La barra de herramientas

Situada a lo largo de toda la parte central e inferior de la pantalla, que posibilita tener un acceso
rápido a diferentes elementos del sistema. Para acceder a las distintas opciones de configuración
de dicha barra se pulsa sobre ella con el botón derecho del ratón.

Una de las novedades más relevantes que se presentan en esta nueva versión del sistema, es
la ausencia del botón de inicio presente en todas las versiones anteriores de Windows. Este
botón ha desaparecido de nuestra área de trabajo y la manera de acceder a un menú semejante
al que aparecía en las versiones anteriores a través de este botón es a través de la pulsación del
botón derecho del ratón en la esquina inferior izquierda de pantalla.

Colocar una carpeta con el Menú Inicio

1. Clic con el botón derecho del ratón sobre la barra de tareas.

2. Selecciona: Barra de herramientas > Nueva barra de herramientas.
3. Selecciona > Nueva barra de herramientas.
4. Se selecciona la carpeta que contiene Windows en nuestro disco duro.
5. Selecciona, sin abrir la carpeta, "Menú Inicio".
6. Haz clic en el botón "Seleccionar carpeta".

2.4. Desplazamiento por el entorno de trabajo

Uno de los motivos por los que Windows ha tenido una evolución tan rápida en la cuota de
mercado de los sistemas operativos, es que propuso una interfaz simple y efectiva, para que
cualquier usuario pudiese acceder de forma rápida y ordenada a la información digital. Esta
interfaz está basada en el concepto de Ventana.

Una ventana es un entorno que nuestro sistema operativo crea en pantalla cada vez que
realizamos una actividad. Así, si usted va a escribir una carta con un programa adecuado, al
"llamar" a éste, se abre una ventana de contenidos en la que está incluido este programa.

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 ADGG053PO. Ofimática

Cada ventana es específica y se relaciona con una tarea concreta del ordenador, por lo que, con
fines organizativos, cuando tenga abierta una ventana, ésta estará reflejada además en la Barra
de Herramientas.

En la imagen anterior, en el escritorio que aparece se encuentran abiertas dos ventanas, una
que contiene el Visor de Imágenes de Windows, que es un programa específico para ver
fotografías; y otra con el Bloc de Notas de Windows, en el que usted podrá escribir y guardar
anotaciones.

Observe, como anteriormente se ha comentado, que la Barra de tareas contiene ahora dos
elementos nuevos, que podemos considerar como el reflejo de las dos ventanas que tenemos
abiertas en este momento.

Hay varias funciones que es importante destacar:

Ejecutar aplicaciones

Para ejecutar las aplicaciones seguimos la siguiente secuencia:

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 ADGG053PO. Ofimática

1. Sitúe el puntero del ratón sobre el botón >> de la Barra de Tareas de Windows y haga
clic con el botón izquierdo del ratón.
2. Ahora, haga clic en el diálogo Todos los programas. Aparecerá un submenú donde puede
apreciar un listado con programas que usted tiene disponible en el equipo.
3. Haga clic sobre el icono del programa.

También se puede acceder a todas las aplicaciones desde la pantalla de inicio, pulsando con el
botón derecho y accediendo a la opción de Todas las aplicaciones.

Desplazarse a través de una ventana

Desplazarse a través de una ventana sigue el siguiente proceso:

1. Haga clic con el botón izquierdo del ratón en el icono de carpeta.

2. Ahora, haga doble clic sobre el icono llamado Disco local (C:) (la denominación Disco
local puede haber sido modificada).
3. Para regresar a la ventana de exploración correspondiente a la carpeta inmediatamente
superior a la carpeta actualmente seleccionada, haga clic sobre el botón Arriba de la Barra
de herramientas.
4. Para regresar a la ventana anterior a la ventana de exploración actualmente
seleccionada, haga clic sobre el botón Atrás de la Barra de Herramientas.
5. Para volver a la ventana siguiente a la ventana de exploración actualmente seleccionada,
haga clic sobre el botón Adelante de la Barra de herramientas.

Minimizar, maximizar y restaurar ventanas

Estas acciones se ejecutan siguiendo los pasos que se presentan:

1. Suponga que tiene una ventana abierta en el escritorio. Observará tres viñetas en su
parte superior derecha.
2. La primera de ellas permite minimizar la ventana, esto es, dejar solamente su
representación en forma de botón en la Barra de Tareas.
3. La segunda permite maximizar la ventana, esto es, hacer que ésta ocupe toda la
superficie disponible en el área de trabajo.
4. La tercera cierra la ventana.

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2.5. Configuración del entorno

Para configurar el entorno de trabajo podemos seguir los siguientes pasos:

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 ADGG053PO. Ofimática

2.6. Carpetas, directorios. Operaciones con ellos

Seguro que, en alguna ocasión, usted ha revelado una colección de fotos y ha comprado un
álbum o una caja para guardarlas; o, para no perder las facturas de la luz de su domicilio, ha
decidido clasificarlas y guardarlas en una carpeta. Pues bien, ése es el mismo concepto de
Carpeta en un Sistema operativo.

Creación
Cuando instalamos el Sistema operativo, ya existen creadas algunas carpetas por defecto, que
nos ayudarán a organizar la información de una forma eficiente. Una de estas carpetas es la
carpeta Documentos.

Aunque usted puede trabajar con ella o no, Microsoft Windows 8 nos propone almacenar toda
nuestra información personal dentro de ella.

A continuación, vamos a crear una carpeta llamada "Prueba" dentro de la carpeta Documentos:

1. Realizamos los pasos necesarios para acceder a la Biblioteca Documentos.

2. Ya está usted en el interior de la Biblioteca Documentos.
3. Para crear una carpeta dentro llamada "Prueba", haga clic en el icono.
4. Observará cómo se ha creado una Nueva Carpeta. Por defecto, aparecerá con el nombre
"Nueva Carpeta". Sin embargo, este nombre puede ser ahora modificado. Para ello, basta
con situar el ratón sobre el título "Nueva Carpeta", borrarlo y poner el nombre que
deseemos.

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 ADGG053PO. Ofimática

Acción de renombrar
Suponga que quiere cambiar el nombre de una carpeta determinada. Esta acción, de fácil
ejecución, se conoce como Renombrar. Veamos cómo se realiza. Vamos a cambiar el nombre
de una carpeta que tenemos creada, llamada "Prueba":

1. Haga un clic en ella para señalarla. La carpeta tomará una tonalidad azul.
2. Ahora, pulse sobre el botón Cambiar nombre. Verá cómo ahora el Sistema operativo
permite reescribir el nombre de la carpeta que teníamos señalada. Para ello, borre el
nombre que posee.
3. Introduzca con el teclado el nuevo nombre deseado, en nuestro caso "Imágenes de Juan".

Acción de abrir

Abrir una carpeta consiste en "entrar" en ella para poder acceder a su contenido.

Vamos a acceder a la carpeta conocida como Equipo, haciendo doble clic en el icono que
encontrará en el escritorio.

Observe que ya hemos abierto la carpeta Equipo, que viene predeterminada en Windows 8.

Al abrirla, encontramos diferentes carpetas en su interior (subcarpetas). Vamos a abrir alguna de

ellas:

1. Haga doble clic en la carpeta llamada Disco local (C:).

2. Observe que el sistema le ha permitido acceder sin problemas a la carpeta.

Si pensamos un poco lo que hemos hecho, verá que estamos situados en: Equipo -> Disco local
(C:). Esto significa que estamos dentro de la carpeta llamada Disco local (C:), que está, a su vez,
dentro de la carpeta Equipo.

Acción de copiar

Copiar una carpeta consiste en crear una de semejantes características (igual nombre, igual
contenido, etc.) en otra ubicación del equipo.

Vamos a crear una carpeta dentro de la carpeta Mi Música, llamada "Baladas".

Posteriormente, vamos a copiar la carpeta "Baladas" dentro de la carpeta Disco Local (C:), a la
que se accede mediante Equipo.

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 ADGG053PO. Ofimática

1. Haga clic en el menú Inicio para acceder a la carpeta Mi Música.

2. Haga clic en ella.
3. Ya está usted en el interior de la carpeta Mi Música.
4. Para crear una carpeta dentro llamada "Baladas", haga clic en la cinta Inicio, y sobre ella
en el icono “Nueva Carpeta”
5. Observará cómo se ha creado una Nueva Carpeta. Modifique el nombre por defecto.
Póngale "Baladas".
6. A continuación, vamos a copiar la nueva carpeta "Baladas" en la carpeta Disco Local (C:).
Para mejorar la visualización, abrimos sobre el escritorio las carpetas Mi Música y Disco
Local.
7. Haga un clic en la carpeta "Baladas". Tomará un color azulado.
8. Utilice la opción copiar de la cinta Inicio.

Acción de mover
Mover una carpeta consiste en reubicar ésta en un sitio diferente del ordenador. La carpeta
simplemente pasa a estar en otro sitio.

Vamos a Mover la carpeta que habíamos creado como "Baladas", que estaba situada en la
carpeta Mi Música, al Escritorio.

1. Haga clic en el menú Inicio para acceder a la carpeta Mi Música.

2. Haga clic en ella.
3. Ya está usted en el interior de la carpeta Mi Música.
4. A continuación, haga clic en la carpeta “Baladas”. Tomará un color azulado.
5. Utilice la opción mover de la cinta Inicio.
6. Puede comprobar que la carpeta ya no está en su ubicación inicial. Ahora se encuentra
situada en el Escritorio.

Eliminación
Eliminar una carpeta consiste en borrar ésta y su contenido de nuestro equipo. La carpeta y su
contenido, mediante este procedimiento, realmente se encuentra en nuestro equipo, pasando
ahora a ubicarse en la Papelera de reciclaje, pudiéndose restaurar a su posición inicial si fuese
necesario.

Vamos a Eliminar la carpeta que habíamos creado con el nombre de "Baladas", que estaba
situada en la carpeta Mi Música.

1. Haga clic en la carpeta "Baladas". Tomará un color azulado.

2. Diríjase la cinta Inicio, opción eliminar.

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 ADGG053PO. Ofimática

Si se vacía la Papelera de Reciclaje la recuperación de su contenido es compleja.

Carpetas y directorios

2.7. Ficheros, operaciones con ellos

Recordará que, en el ejemplo que dimos anteriormente, decíamos que una carpeta en un
Sistema operativo era como aquella caja que usted compra para guardar una colección de fotos,
un conjunto de facturas, etc.

Pues bien, un Fichero puede asemejarse a las fotos, las facturas, etc. que usted guarda en una
carpeta.

Creación
Existen múltiples formas de crear un archivo en un equipo. Una puede ser importarlo de un
dispositivo externo, como una cámara de fotos, un escáner, un reproductor de música, etc.

A continuación, vamos a crear un archivo de texto, que vamos a guardar en el Escritorio con el
nombre "archivo1.txt".

1. Siga la secuencia: Programas-> Accesorios->WordPad.

2. Verá que se abre una ventana que contiene un pequeño programa de Windows, en el
que usted puede hacer anotaciones escritas.
3. Escriba el texto "Hoy es un buen día para aprender".
4. Vamos a guardar este fichero con el nombre "archivo1.rtf". Para ello, hacemos clic en:
Archivo -> Guardar como. Aparece una nueva ventana, en la que se nos da la opción de
poner nombre al archivo y guardarlo en la carpeta del equipo deseada, en este caso, en
documentos.

Puede comprobar que este archivo está en documentos, con el nombre "archivo1.rtf".

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Acción de renombrar
Vamos a cambiar ahora el nombre del archivo de texto que hemos creado en el apartado anterior:

1. Para ello, basta con buscar el fichero, que debe estar en la carpeta documentos.
2. Sobre el fichero, hacemos clic con el botón derecho.
3. En el menú desplegable que se abre, elegimos Cambiar nombre.
4. Ahora, se le da la posibilidad de poner el nombre que desee al fichero.

También se puede cambiar el nombre de un archivo de manera similar al cambio de nombre de

una carpeta utilizando el botón correspondiente de la cinta de Inicio.

Acción de abrir

Abrir un archivo consiste en acceder a su contenido. Para ello, hay que localizar el archivo y
hacer doble clic sobre él.

El equipo reconocerá si es una foto, un vídeo, un archivo de música, de texto, etc., y abrirá el
programa asociado para que usted pueda trabajar con él.

Guardado
Para guardar el documento debes seguir los siguientes pasos, primero haz clic en el menú
"Archivo". En segundo lugar, haz clic en el botón "Guardar" o "Guardar como". Ahora debes darle
un nombre al archivo, normalmente se pone un nombre significativo. En tercer lugar elegir la
ubicación donde se va a guardar el archivo, y por último haz clic en "Aceptar".

Acción de copiar

La acción de copiar un archivo no difiere en nada de la acción de copiar una carpeta,

anteriormente explicada.

Copiar un archivo consiste en crear otro de semejantes características (igual nombre, igual
contenido, etc.) en otra ubicación del equipo.

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 ADGG053PO. Ofimática

Acción de mover
Mover un archivo consiste en reubicar éste en un sitio diferente del ordenador. La diferencia con
la acción copiar es que el archivo pasa de una ubicación inicial a una final, pero se elimina de la
situación de partida. El procedimiento para Mover un archivo es semejante al de mover una
carpeta.

Mover un archivo consiste en reubicar éste en un sitio diferente del ordenador. Vamos a Mover
la carpeta que habíamos creado como "Baladas", que estaba situada en la carpeta Mi Música, al
Escritorio.

Eliminación
Eliminar un archivo consiste en enviar éste a la Papelera de reciclaje, a la que podemos acceder
desde el Escritorio. El procedimiento para eliminar un archivo es idéntico al de eliminar una
carpeta.

Para eliminar definitivamente un archivo que hemos enviado a la papelera, hay que Vaciar la
Papelera de reciclaje. Para ello, sitúese en el icono de ésta y haga clic con el botón derecho.
Aparecerá un cuadro de diálogo que le ofrece esta opción.

Fichero informatizado

Conjunto de bits almacenado en un dispositivo periférico. El archivo es identificado por un nombre

y la descripción de la carpeta que lo contiene.

Ejemplo: Un archivo de texto que contiene su nombre, al que usted ha llamado "nombre.txt", y
que está guardado en Documentos; o una foto digital que ha hecho con su cámara y guarda en
el ordenador con el nombre "fotol.jpg", y que está guardado en la carpeta Mis Imágenes.

Ficheros y archivos

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 ADGG053PO. Ofimática

Recuerda

Para que un equipo informático pueda utilizarse, es necesario que tenga instalado un sistema
operativo. En este apartado, hemos estudiado el sistema operativo de Microsoft Windows 8.

La utilización de este sistema operativo requiere el conocimiento e identificación de la interface,

que sería la pantalla de inicio, que ofrece acceso a los principales programas y aplicaciones que
se utilizan en el día a día.

Poseemos 2 entornos:

1. Interface moderno UI/Metro/Windows UI. Orientado principalmente al uso de pantallas

táctiles e híbridos y cuyos elementos cambian de forma dinámica y automática. Esta interface
nos permite realizar una serie de funciones como: anclar a inicio, desanclar a inicio, hacer
iconos más grandes o pequeños, organizar los iconos de forma personal, entre otras.

2. Escritorio tradicional, que es la mesa de trabajo sobre la que se soportarán todos los
elementos con los que el usuario esté trabajando y que posee iconos como el de equipo,
papelera de reciclaje, navegador de internet, barra de tareas y barra de herramientas.

Para desplazarnos en estos entornos de trabajo, la interface de Windows 8 es fácil y accesible,

y se basa en el concepto de ventanas, que nos permite ejecutar aplicaciones, desplazarnos a
través de dichas ventanas y minimizar, maximizar y restaurar aplicaciones. Así mismo, se puede

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 ADGG053PO. Ofimática

modificar y personalizar a través del panel de control en el apartado de apariencias y

personalización.

Actividad de refuerzo

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 ADGG053PO. Ofimática

3. Aplicaciones, configuración y navegación del sistema

operativo
En el siguiente punto veremos algunas de las aplicaciones principales y más utilizadas de un
sistema operativo, así como también veremos tanto algunos elementos de configuración como
la propia navegación del sistema operativo.

3.1. Aplicaciones y herramientas del sistema operative

Veamos algunas de las aplicaciones y herramientas que se instalan acompañando al SO
Windows 8. Son herramientas básicas, muy útiles, aunque seguro que en cuanto se familiarice
con el entorno, se le harán imprescindibles unas herramientas más complejas.

Para acceder a ellas Hacemos clic en la ruta: Programas -> Accesorios de Windows.

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 ADGG053PO. Ofimática

Entre los programas más destacados y usados, encontramos:

WordPad

Es un editor de textos básico, esto es, un programa que nos permite opciones de edición básicas.

Paint

Es un programa básico de dibujo que nos permite trazar líneas, circunferencias, cortar
fotografías, etc.

Calculadora

Es una calculadora estándar, con la que puede realizar operaciones introduciendo números y
símbolos de operación mediante el teclado o pulsando con el ratón en pantalla.

Notas rápidas

Esta aplicación nos permite la creación de notas rápidas semejantes a los tradicionales post-it y
su colocación en pantalla.

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 ADGG053PO. Ofimática

Recuerda

La utilización de este sistema operativo requiere el conocimiento e identificación de otro

elemento, como son las aplicaciones y las herramientas, entre las que destacamos:

- WordPad: es un editor de textos

- Paint: es un programa de dibujo básico
- Calculadora: permite realizar operaciones introduciendo los números en pantalla o con el
teclado
- Notas rápidas: Similares a los post-it que se pueden colocar en pantalla

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 ADGG053PO. Ofimática

Actividad de refuerzo

3.2. Exploración/Navegación por el sistema operativo

Ya hemos hablado anteriormente del Explorador de Windows. Hagámoslo ahora de una forma
más profunda.

El Explorador es una herramienta indispensable en un Sistema operativo, ya que con ella

podemos organizar y controlar los archivos y carpetas de los distintos sistemas de
almacenamiento de que dispongamos, como puede ser el disco duro, los dispositivos externos,
etc.

Para acceder al Explorador de Windows, se utiliza el botón Botón Explorador de Windows

correspondiente situado en la barra de tareas.

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 ADGG053PO. Ofimática

El Explorador consta principalmente de dos secciones:

Parte izquierda
En la parte izquierda aparece el árbol de ubicaciones, es decir, la lista de unidades y carpetas
que tenemos. Sólo aparecen unidades, bibliotecas y carpetas, no archivos.

Parte derecha
En la derecha encontramos la otra sección, que mostrará el contenido de la carpeta que tenemos
abierta en la sección de la izquierda. Esta sección muestra las carpetas y los archivos.

En la parte superior de pantalla podremos seleccionar entre diferentes cintas de opciones que
nos presentan una cinta para acceso rápido a las principales opciones relacionadas. La cinta de
Inicio contiene botones para las operaciones más utilizadas, de esta forma se agilizan las
operaciones. Anteriormente, ya se han visto cuáles son las operaciones más comunes: copiar,
cortar, mover, eliminar, etc.

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 ADGG053PO. Ofimática

Recuerda

Dentro de estas herramientas, merece una mención especial el explorador de Windows, con el
cual podemos organizar y controlar los archivos y carpetas de los distintos sistemas de
almacenamiento de que dispongamos, como puede ser el disco duro, los dispositivos externos,
etc.

El explorador consta de dos partes:

- La izquierda, donde aparece el árbol de ubicaciones, es decir, la lista de unidades y

carpetas que tenemos.
- La derecha, donde mostrará el contenido de la carpeta que tengamos abierta.

3.3. Configuración de elementos del sistema operativo

El Sistema operativo Windows 8 es totalmente configurable. Aparte de la personalización de
Fondo de Escritorio, Temas de Escritorio, etc., anteriormente vista, vamos a ver algún elemento
más de importancia que podrá adaptar a sus necesidades.

Para ello, accedemos al Panel de Control: Menú Inicio -> Panel de control.

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Desde este punto podremos acceder a la configuración de diferentes aspectos relacionados con
el aspecto y funcionamiento general del equipo:

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 ADGG053PO. Ofimática

Otros programas fundamentales para la interacción y la configuración del sistema operativo son:

- Firewall, que permite limitar el tráfico entre los diferentes ámbitos según un conjunto de
normas y criterios.
- Windows Update, aplicación que, con conexión a internet, realiza las actualizaciones de
forma automática.
- Protección antivirus, que protege a nuestro equipo de programas potencialmente
peligrosos.
- La opción de Programas y Características, que ofrece un listado de las aplicaciones que
en ese momento están instaladas en el ordenador, ofreciendo la posibilidad de
desinstalarlas o agregar otras nuevas.

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Actividad de refuerzo

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 ADGG053PO. Ofimática

Resumen de la unidad de aprendizaje

Como hemos visto, se denomina Hardware a todas las partes físicas y tangibles de un ordenador,
es decir, todos los componentes eléctricos, electrónicos, mecánicos y electromecánicos que lo
forman.

El hardware de un ordenador se puede clasificar en dos categorías principales:

Hardware básico

Formado por aquellos elementos fundamentales e imprescindibles para que la computadora

funcione (placa base, monitor, teclado, etcétera.).

Hardware complementario

Formado por todos los dispositivos adicionales que no son necesarios para el funcionamiento del
ordenador (impresora, escáner, webcam, etcétera.).

Por otro lado, el Software de un ordenador es el conjunto de componentes lógicos que hacen
posible la realización de tareas específicas. Se incluyen las aplicaciones informáticas o
programas: procesadores de texto, hojas de cálculo, visores de imágenes, etcétera.

Hemos tratado todo lo relacionado con el entorno de trabajo de una computadora. El equipo
informático debe tener instalado un Sistema operativo para que pueda ponerse en
funcionamiento y para su utilización como usuario. Hemos visto las aplicaciones del sistema
Windows 8 como el uso de las herramientas, las opciones de navegación, la configuración de
elementos, etc.

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ADGG053PO. Ofimática

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UA3. Tratamiento de textos: Word

Introducción y objetivos
A lo largo de esta Unidad de Aprendizaje vamos a
aprender a usar el procesador de texto Microsoft
Office Word 2013, que por su implantación en el
mercado se ha convertido en un referente mundial,
desarrollado para SO Windows y para Mac OS. Una
vez conozca el funcionamiento básico de este editor
de textos, estará capacitado para abordar el
funcionamiento de cualquier otro, debido a la similitud
que presentan.

También veremos que operaciones se pueden

realizar con el Microsoft Word 2013, algunas de ellas son: desplazamiento del cursor, selección
de texto, inserción de caracteres especiales, guardar y pegar documentos, etc.

Se va a abordar el tratamiento básico con archivos de Word 2013. Se trata de crear, cerrar,
guardar, duplicar, etc., documentos de Microsoft Office 2013.

El procesador de textos, bajo la denominación de forma del texto, ofrece numerosas posibilidades
para mejorar y cambiar el aspecto del texto, pudiendo elegir la fuente, trabajar sobre el párrafo,
añadir bordes y sombreados, numeración y viñetas y manejar las tabulaciones, entre otras
opciones.

Microsoft Word 2013 establece las características generales de la página de trabajo según la
plantilla “normal.dot”. Sin embargo, lo más frecuente es que se adapte las características de la
página a las necesidades según el trabajo que se quiera realizar.

 Identificar las prestaciones, procedimientos y asistentes de los procesadores de textos y

de autoedición describiendo sus características y utilidades.
 Aplicar las funciones y utilidades de movimiento, copia o eliminación de la aplicación que
garanticen las normas de seguridad, integridad y confidencialidad de los datos.
 Crear, abrir, cerrar y guardar documentos de texto.
 Explicar la importancia de los efectos que causan un color y formato adecuados, a partir
de distintos documentos y los parámetros o manual de estilo de una organización tipo,
así como en relación con criterios medioambientales definidos.

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 ADGG053PO. Ofimática

 Añadir encabezados, pies de página, numeración, saltos, u otros elementos de

configuración de página en el lugar adecuado y estableciendo las distinciones precisas
en primera página, secciones y otras partes del documento.

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 ADGG053PO. Ofimática

1. Conceptos básicos
En este punto veremos lo siguiente:

1. Cómo podemos tanto acceder como salir de nuestro programa de tratamiento de textos
Word
2. Se describirá los distintos elementos de la ventana principal.
3. Se detallará la función de la ventana del documento.
4. Se explicará la utilidad de la barra de estado para poder modificar el documento.
5. Conoceremos el botón de ayuda y para que se utiliza.
6. Veremos la diferencia de la barra de herramientas con respecto a versiones anteriores
de Word.
7. Conoceremos las distintas maneras por las que nos podemos desplazar por el
documento.
8. Aprenderemos a cómo utilizar la herramienta de portapapeles.

1.1. Entrada y salida del programa

Lo primero que debe saber para empezar a utilizar Word 2013 es entrar en él, para saber realizar
esta acción debe hacer clic con el ratón siguiendo la secuencia:

Programas -> Microsoft Office 2013 -> Word 2013

Esta secuencia es válida para el Sistema Operativo Windows 8, en caso de trabajar con Windows
7, Mac OS Leopard, etc., la secuencia se asemejará mucho a ésta.

Cuando abra el programa verá que lo primero que aparece es una ventana de ayuda con
plantillas para empezar a trabajar sobre una base, o por el contrario una zona para comenzar un
documento en blanco.

Una vez escogemos el documento accederemos a la pantalla que va a ser nuestra zona de
trabajo.

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 ADGG053PO. Ofimática

Para salir de Word, una vez que esté abierto, tendremos que pinchar sobre el botón archivo que
hay en la parte superior izquierda y hacer clic en la pestaña cerrar.

Si intenta salir de Word sin haber guardado antes el documento, aparecerá un mensaje de aviso.
Para guardar el documento, haga clic en el botón Sí, y asígnele un nombre y un lugar donde
guardarlo. Para salir del programa, sin guardar el documento, haga clic en No.

Es importante conocer cuáles son los requisitos que necesita Microsoft Office 2013 para ser
instalado:

 Sistema Operativo: Windows7 o superior y Windows Server 2008 R2 o superiores.

 Office de 32 bits se puede instalar en sistemas operativos de 32 o 64 bits, mientras que
Office de 64 bits solo se puede instalar en sistemas de 64 bits.
 1 GB de memoria RAM (aunque se recomienda que sean 2 GB).
 3GB de espacio en disco.

1.2. Descripción de la pantalla del tratamiento de textos (Interface)

Ya hemos abierto el programa de Word y accedido al documento determinado veremos la
pantalla que será nuestra zona de trabajo.

En esta pantalla observamos las diferentes aplicaciones informáticas de tratamiento de textos.

A continuación, aparece un breve repaso a los diferentes elementos que nos aparecen al abrir el
programa:

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ADGG053PO. Ofimática

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 ADGG053PO. Ofimática

1.3. Ventana de documento

En la ventana de documento se genera el documento de texto, la gran hoja o folio de trabajo
para escribir. Ocupa generalmente la parte central de la pantalla de Word.

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 ADGG053PO. Ofimática

Su aspecto depende del modo de visualización del documento, si están activadas o no las reglas
y los ascensores de movimiento de texto.

Ejemplo: Ventana de documentos correspondiente al mismo texto, pero con diferente estilo

Corresponde a un mensaje escrito con tipografía Calibri, tamaño 16, reglas activas y visualización
de diseño de impresión. La diferencia existente entre los dos documentos es que en la FIGURA
1, el zoom es del 80% y en la FIGURA 2 el zoom se ha modificado al 200%.

Figura 1

Figura 2

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 ADGG053PO. Ofimática

1.4. Barra de estado

Está situada en la parte inferior de la ventana de Word y muestra información útil sobre el estado
del documento en uso: posición del cursor, número de página, número total de páginas y
palabras, idioma, etc., y modos de trabajo.

Para personalizarla, haga clic en ella con el botón derecho del ratón y luego selecciona las
opciones que desea para activarlas.

1.5. Ayuda de la aplicación de tratamiento de textos

Para activar la Ayuda de Word podemos hacer clic en el interrogante de la barra pantalla de inicio
o pulsando la tecla [F1] del teclado. Como sucede a partir de Word 2007 con respecto a versiones
anteriores, Word 2013, orienta la ayuda hacia contenidos online.

Una vez hemos solicitado la ayuda nos encontramos con dos posibilidades:

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 ADGG053PO. Ofimática

Aparecen varios iconos con opciones para encontrar la ayuda deseada

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 ADGG053PO. Ofimática

Introducir el texto deseado en el cuadro Buscar situado en la parte superior de la

ventana de ayuda y pulsar [Intro]

1.6. Barra de herramientas Estándar

Las versiones anteriores a Microsoft Word 2007 traían por defecto una barra de herramientas
estándar que agrupaba tanto funciones básicas para archivos (crear, guardar, etc.), de formato
(negrita, cursiva, etc.), como botones para el acceso a herramientas. Además, esta barra era
totalmente personalizable.

Pues bien, esta barra ahora se ha separado en dos:

1. La barra de herramientas de acceso rápido, que se encuentra en la parte superior y que

es totalmente personalizable.
2. La cinta de opciones. Contiene la mayoría de los comandos de la aplicación y sustituye a
los menús y barras de herramientas de las versiones hasta Word 2007.

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 ADGG053PO. Ofimática

1.7. Desplazamiento del cursor

Dentro de un documento de Word necesitará situar el cursor en una posición determinada para
introducir un carácter o hacer una corrección. Esta operación se puede realizar de múltiples
formas, a continuación, se describen las más importantes:

Con el ratón

Basta con situar el puntero del ratón en la posición adecuada y hacer un clic. Para situar el cursor
en una zona nueva del documento sobre la que no existe aún contenido, se hará mediante un
doble clic.

Con el teclado

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 ADGG053PO. Ofimática

1.8. Utilizando el portapapeles

Suponga que quiere insertar una imagen que tiene usted abierta en un
programa diferente, como un visor de imágenes o un programa de
retoque fotográfico (Paint, Visor de Imágenes de Windows, Photoshop,
etc.). Con el botón derecho, haga clic en la imagen y en el cuadro de
diálogo que aparece, haga clic en Copiar.

A continuación, vuelva a Word 2013, podrá comprobar cómo esta

imagen se encuentra incluida en el Portapapeles del programa, por lo
que puede pegarla en el documento de trabajo de las siguientes formas:

 Haciendo clic en el botón Pegar del grupo Portapapeles en la pestaña Inicio.

 Mediante el atajo de teclado: [Ctrl] + [V].
 Accediendo al Portapapeles y usando las herramientas propias de esta utilidad.

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 ADGG053PO. Ofimática

2. Edición y manejo de documentos en Word

En este punto veremos lo siguiente:

1. Conoceremos las dos formas principales de borrar un carácter.

2. Veremos las distintas posibilidades de seleccionar texto.
3. Conoceremos más en profundidad las opciones de copiar y pegar.
4. Conoceremos más en profundidad las distintas funcionalidades del portapapeles.
5. Veremos que podemos existe una función para insertar la fecha y hora actual de nuestro
ordenador en nuestro documento.
6. Conoceremos las opciones de deshacer y repetir.
7. Aprenderemos a crear un nuevo documento desde la pantalla inicial.
8. Aprenderemos a como abrir un documento de Word ya existente.
9. Conoceremos la opción de guardar los cambios realizados en el documento.
10. Aprenderemos a duplicar un documento de Word ya existente.

2.1. Borrado de un carácter

Para borrar un carácter se puede hacer de dos formas:

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ADGG053PO. Ofimática

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 ADGG053PO. Ofimática

2.2. Diferentes modos de selección de texto

Para poder hacer modificaciones de algún tipo como, cambiar la tipografía, el color, el tamaño,
etc., a un texto ya escrito debe seleccionarlo previamente.

En la imagen encontrará diferenciado un texto seleccionado de uno que no lo está.

Los procedimientos más usuales para seleccionar texto, son los siguientes:

Arrastrar

Sitúe el cursor al inicio del bloque del texto y se realice un arrastre con el botón izquierdo del
ratón en la dirección necesaria, al moverse se ve cómo el bloque de texto queda resaltado en
vídeo inverso.

Extender una selección con clic de ratón y la tecla mayúscula

Para seleccionar un bloque de texto, sitúe el cursor en el inicio del bloque (haga clic con el ratón),
mantenga pulsada la tecla [Mayús] , y sitúe el cursor con el ratón en el final del bloque de texto
que se quiere seleccionar.

Extender una selección mediante teclas de desplazamiento

Sitúe el cursor en el inicio del bloque a seleccionar, pulse y mantenga pulsada la tecla [Mayús],
mueva el cursor al final del bloque.

Seleccionar texto mediante clic de ratón

 Una palabra: Doble clic sobre la palabra.

 Una línea: Clic en la parte izquierda de la línea.
 Una oración: Pulse la tecla [Ctrl] y manteniéndola pulsada haga clic sobre cualquier
carácter de la oración.

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 ADGG053PO. Ofimática

 Un párrafo: Doble clic en la parte izquierda del párrafo. También triple clic en una palabra
de ese párrafo.
 Todo el documento: Pulsar la tecla [Ctrl] y sin soltarla haga clic en la parte izquierda del
documento. También triple clic en la parte izquierda (zona de margen izquierdo) del
documento.

2.3. Opciones de copiar y pegar

Las opciones Copiar y Pegar son indudablemente dos de las más usadas a la hora de trabajar
con un procesador de textos. El proceso de copiado es el siguiente:

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 ADGG053PO. Ofimática

También tiene la posibilidad de usar los atajos de ratón (clic derecho sobre selección) o de
teclado pulsando:

 [Ctrl] + [C] para copiar.

 [Ctrl] + [V] para pegar.

2.4. Uso y particularidades del portapapeles

El portapapeles es un espacio en la memoria del ordenador, destinado a almacenar
temporalmente bloques de texto o gráficos. Word 2013 puede almacenar distintos elementos al
mismo tiempo. Se trata de un portapapeles múltiple.

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 ADGG053PO. Ofimática

2.5. Inserción de fecha y hora

En un documento de trabajo puede insertar rápidamente la fecha y hora en la que está realizando
el documento. Para ello en la pestaña Insertar, haga clic en el botón Fecha y hora.

2.6. Deshacer y rehacer los últimos cambios

Si en algún caso se ha equivocado al realizar una actuación con Word puede deshacerla con la
opción Deshacer.

Deshacer

 Se tiene acceso mediante el botón que lleva el mismo nombre, que aparece en la barra
de herramientas de acceso rápido.
 Se pueden deshacer varias actuaciones sin más, con sólo pulsar varias veces sobre el
botón.
 También se puede utilizar las teclas [Ctrl] + [Z] para deshacer una actuación.

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 ADGG053PO. Ofimática

Repetir

 Una acción deshecha se puede rehacer con la opción Repetir Escritura de la barra de
herramientas de acceso rápido.
 Sólo se puede rehacer algo que se ha deshecho previamente, por esto esta opción en
algunas ocasiones está desactivada.
 También puede utilizar las teclas [Ctrl] + [Y].

2.7. Creación de un nuevo documento

Para crear un nuevo documento con el editor de textos, lo primero que hay que hacer es abrir el
programa siguiendo la secuencia ya conocida. Una vez abierto el programa tenemos dos
opciones:

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 ADGG053PO. Ofimática

Pantalla inicial de ayuda

Desde el primer panel, puede empezar un documento basándose en cualquier plantilla, para ser
guiado a la hora de ordenar el documento, o si lo que quiere es la forma estándar, hoja o folio en
blanco, tome la opción Documento en blanco.

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 ADGG053PO. Ofimática

Utilizar pestaña de Archivo y Nuevo

Encontrándonos ya dentro de la pantalla de trabajo. En este caso, tendremos las mismas

opciones pero a mayores podremos descargar plantillas en línea simplemente poniendo el
nombre en la barra de búsqueda. Las plantillas que busquemos en línea con la opción de Archivo
nuevo, tendremos que descargarlas de Internet previamente a poder utilizarlas.

2.8. Apertura de un documento ya existente

Para abrir un documento ya existente puede seguir dos secuencias:

Primera secuencia

Paso 1
En la pantalla de inicio, a la izquierda, nos aparecerá una sección que pone Recientes y justo
debajo algunos de los documentos que se crearon recientemente.

Si queremos abrir un documento que no aparezca en recientes pincharemos en Abrir otros

Documentos.

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 ADGG053PO. Ofimática

Paso 2
A continuación, en Equipo nos aparecerá, a la derecha, una zona donde tendremos la lista de
subcarpetas donde suelen estar guardados los archivos; y una zona, Examinar, para buscar en
carpetas diferentes a las habituales.

En este caso desplácese por las carpetas mediante el uso de los botones de desplazamiento, y
una vez encontrado haga doble clic sobre él.

Segunda secuencia

Paso 1
Encontrándonos ya en la pantalla de trabajo, pinchar en el botón Archivo y Abrir. Ahí también
permitirá abrir los documentos recientes.

Paso 2
Dentro de la pantalla de Abrir otros documentos en Abrir tenemos también las opciones de añadir
una zona a Skydrive o Share Point o de tener acceso a ellos desde cualquier lugar.

2.9. Guardado de los cambios realizados en un documento

Si usted ha abierto algún documento mediante alguno de los métodos anteriormente vistos y
realiza algún cambio sobre él, el documento nuevo ya no es exactamente el que usted abrió.

Para guardar el documento con los cambios puede utilizar dos opciones:

El programa sustituirá el documento anterior por el nuevo y lo guardará con el mismo nombre y
en la misma ubicación que el archivo inicial.

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 ADGG053PO. Ofimática

2.10. Duplicación de un documento con guardar como

Mediante el uso de esta opción, usted puede conseguir una copia exacta de un archivo de Word.
A continuación, se muestra con detalle cómo se haría:

Actividad de refuerzo

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 ADGG053PO. Ofimática

Recuerda

Para la modificación del texto en la aplicación Word, es importante conocer dos funciones más:

1. El borrado de un carácter, que se puede realizar con la tecla “Backspace”, cuando el texto está
a la izquierda, y con la tecla “SUPR”, cuando está a la derecha.

2. Y la función de desplazarnos con el cursor la podemos realizar mediante el ratón, haciendo

clic donde queremos colocar el cursor, o mediante las teclas o una combinación de las mismas.

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 ADGG053PO. Ofimática

3. Formatos
En este punto veremos lo siguiente:

1. Aprenderemos a modificar el formato de la fuente que vayamos a utilizar a nuestro gusto

y de distintas maneras.
2. Conoceremos en profundidad que es un párrafo y las acciones que se pueden realizar en
el.
3. Conoceremos las opciones de bordes y sombreados para modificar nuestros párrafos y
textos.
4. Aprenderemos las distintas maneras de modificar nuestras listas o párrafos con la
numeración y las viñetas.
5. Conoceremos en profundidad que son las tabulaciones y como se manejan.
6. Aprenderemos a insertar y modificar los encabezados y pies de página.
7. Aprenderemos a como insertar una numeración por página a nuestro documento.
8. Conoceremos la opción de insertar saltos de página y de sección.
9. Aprenderemos a como insertar columnas en nuestro documento Word como si de un
periódico se tratase.

3.1. Fuente
Realizar las operaciones básicas para llevar a cabo el formateo de un texto significa, llevar a
cabo una serie de cambios sobre el tamaño, la tipografía, los colores, etc., del escrito para
obtener una imagen más profesional.

Para que cualquier cambio de formato afecte a un texto ya escrito éste debe ser previamente
seleccionado.

Presentamos algunas de las operaciones que afectan al formato de un texto:

Tipo, estilo, tamaño, color, subrayado y efectos de fuente

A la hora de cambiar o elegir: el tipo, estilo, tamaño, color, subrayado y efectos de fuente; las
encontrará, la mayoría, en la Cinta de opciones en la pestaña Inicio.

La opción Estilo resalta la tipografía en: negrita, cursiva o subrayada.

Al resto de opciones, como los efectos de fuente, puede acceder haciendo clic en el desplegable
Fuente que le llevará al resto de opciones, tal y como se puede ver en la imagen:

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 ADGG053PO. Ofimática

Espaciado entre caracteres

Las opciones de espaciado entre caracteres permiten, como su nombre indica, dejar un mayor o
menor espacio entre las letras de un texto.

Para acceder a estas opciones simplemente debe observar la pestaña que le aparece en el
desplegable Fuente anterior.

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 ADGG053PO. Ofimática

Activamos la pestaña de Avanzado haciendo clic en ella y nos aparecen las distintas opciones:

Cambio de mayúsculas a minúsculas

Para cambiar a mayúsculas o minúsculas, en la

Cinta de opciones observe el siguiente botón:

Este botón le permite cambiar un texto a las

siguientes modalidades:

Tipo oración

La primera de las letras de cada frase en mayúscula y el resto minúscula.

Minúscula

Todo un texto en minúscula.

Mayúscula

Todo un texto en mayúscula.

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 ADGG053PO. Ofimática

Poner en mayúsculas cada palabra

En una oración la primera letra de cada palabra en mayúscula y el resto en minúscula.

Alternar mayúsculas/minúsculas

Las letras aparecen de forma alternada en mayúscula y minúscula.

Teclas rápidas asociadas a estas operaciones

Las operaciones anteriormente estudiadas pueden conseguirse, además de pulsando los

botones correspondientes en la Cinta de opciones, mediante el uso de teclas rápidas.

En la siguiente tabla se repasan algunas de las combinaciones de teclas relacionadas con el

formato:

3.2. Párrafo
En Word 2013, un párrafo es el texto comprendido entre dos marcas de párrafo. ¶

Normalmente las marcas de párrafo no se ven, para hacerlas visibles hacer clic en el icono marca
de párrafo de la pestaña Inicio.

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 ADGG053PO. Ofimática

Algunas anotaciones respecto al párrafo:

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 ADGG053PO. Ofimática

Acciones que se pueden realizar sobre el párrafo:

Alineación de párrafos

Las características más importantes de formato de párrafo son la alineación y la sangría, ambas
están disponibles en la pestaña Inicio.

En la imagen se observan señalados los botones que determinan las opciones de alineación de
párrafo. De izquierda a derecha encontramos:

 Alineación de párrafo a la izquierda.

 Alineación de párrafo centrada.
 Alineación de párrafo a la derecha.
 Alineación de párrafo justificada, que consigue que el texto se adapte perfectamente a
los márgenes establecidos.

Utilización de diferentes tipos de sangrías desde el menú y desde la regla

Aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la derecha o izquierda.
Se realiza seleccionando el párrafo y optando por una de estas dos opciones:

1. Haciendo clic en uno de estos botones de la pestaña Inicio en el grupo de herramientas

Párrafo, según quiera desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha. Así desplazará el
párrafo 1,25 cm. cada vez que haga clic en el botón, pero también puede desplazar otro
valor que desee.
2. Además puede establecer sangrías en un párrafo determinado desplazando los
siguientes botones en la regla.

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 ADGG053PO. Ofimática

Espaciado de párrafos y líneas

Las opciones para cambiar el espacio que separa dos líneas de texto, así como las de párrafos,
puede encontrarlas en el mismo menú Párrafo.

Al hacer clic en éste, se despliega una serie de opciones que le permite rápidamente visualizar
las posibilidades que le ofrece.

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 ADGG053PO. Ofimática

Teclas Rápidas asociadas a estas operaciones

En la siguiente tabla se repasan algunas de las combinaciones de teclas relacionadas con el

párrafo.

3.3. Bordes y sombreados

Al igual que en los anteriores apartados vamos a ver las opciones del programa en cuanto a
bordes y sombreados se refiere:

Bordes de párrafo y texto

El programa Microsoft Word 2013 le permite insertar bordes a párrafos y textos de una forma
intuitiva. Para ello basta con desplegar el menú que encontrará en el botón asociado que se
encuentra dentro de las opciones de Párrafo.

Observe que, al hacer clic en éste, se despliega una serie de opciones que le permite
rápidamente visualizar las posibilidades que le ofrece.

Todas introducirán un borde en el párrafo que esté señalado con el cursor o seleccionado
previamente.

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 ADGG053PO. Ofimática

Sombreado de párrafo y texto

Sombrear un párrafo o un texto consiste en dar un color de fondo al texto que tenga seleccionado.
Las opciones de sombreado las puede visualizar mediante el botón que encontrará en la ficha
Inicio dentro del apartado Párrafo, y pasan fundamentalmente por la selección del color de
sombreado que desee.

Teclas rápidas asociadas a estas operaciones

Con relación a esta operación, las teclas rápidas que se utilizan son las siguientes:

3.4. Numeración y viñetas

Veamos cada uno de estos elementos:

Viñetas
La opción Numeración y viñetas del menú de Formato permite organizar una secuencia de
párrafos mediante números o símbolos. Inicialmente vamos a ver cómo podemos llevar a cabo
una organización con viñetas.

1. Seleccione el listado.
2. Ahora, despliegue el menú Viñetas.
3. Y seleccione cualquiera de ellas.
4. El resultado es una lista ordenada encabezada, cada línea, por una viñeta.

Listas numeradas

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 ADGG053PO. Ofimática

Puede usar números en lugar de viñetas para numerar una lista. Para ello use el botón
Numeración y seleccione el tipo de lista numerada que desea. Utilizando el ejemplo anterior.

1. Seleccione el listado.
2. Ahora, despliegue el menú de Lista numerada.
3. El resultado es una lista ordenada y numerada

Esquema numerado

Para crear una lista con distintos niveles y subniveles de numeración debe llevar a cabo los
siguientes pasos.

1. Sitúe el cursor en la posición a partir de la cual se quiere iniciar la lista con multiniveles.
Active el cuadro de diálogo de Lista Multinivel del grupo de Párrafo de la ficha de Inicio.
2. Haga clic sobre el estilo de esquema numerado que desee aplicar.
Seleccionar el botón aceptar.
3. Introduzca cada uno de los párrafos de la lista y sitúalos en el nivel que le corresponda.
Procediendo como sigue a continuación:
Pulsar [Alt] + [Mayús] + [Flecha derecha], para que el párrafo actual aumente de nivel.
Pulsar Pulsar [Alt] + [Mayús] + [Flecha izquierda], para que el párrafo actual disminuya
de nivel.

3.5. Tabulaciones
Un tabulador es un punto de parada en una línea de texto, en un renglón, al que se puede "saltar"
pulsando la tecla de tabulación [Tab].

Por defecto, Word establece las paradas de tabulación a 1,25 cm. una de otra, que aparecen
reflejadas en la regla como unas marquitas grises en su perfil inferior.

Veamos los elementos que contienen las tabulaciones:

Tipos de tabulaciones

Un tabulador queda definido por su posición y tipo. El tipo de tabulador, determina el modo en
que el texto se alinea bajo esa parada de tabulación.

Existen 4 tipos de tabuladores:

 Tabulador izquierdo: Al saltar y llegar a este tabulador todo el texto introducido crece
hacia la derecha quedando alineado por su izquierda.
 Tabulador derecho: Al saltar y llegar a este tabulador todo el texto introducido crece a la
izquierda quedando alineado a la derecha.

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 ADGG053PO. Ofimática

 Tabulador centro: El texto introducido queda centrado con respecto al tabulador.

 Tabulador decimal: El texto introducido queda alineado respecto a la coma (no el punto).
Por ejemplo, una tabulación decimal a 12,34.

Manejo de los tabuladores desde el cuadro de diálogo de tabuladores

Si establece tabulaciones manualmente, éstas interrumpen las tabulaciones predeterminadas.

Para realizar esta acción siga los siguientes pasos:

1. Haga clic en Diseño de página y después en el Iniciador de cuadros de diálogo de

Párrafos.
2. Una vez se ha abierto la ventana de párrafo, haga clic en el botón Tabulaciones, abajo a
la izquierda, para acceder a sus posibilidades.
3. En Posiciones de tabulación, escriba la ubicación en la que desee definir el punto de
tabulación. En Alineación, haga clic en el tipo de punto de tabulación que desee.
Para agregar puntos con los puntos de tabulación, o para agregar otro tipo de relleno,
haga clic en la opción que desee en Relleno. Haga clic en Establecer.
Cuando presione la tecla [Tab], la tabulación se situará a lo ancho de la página y a la
distancia especificada.

Uso de la regla para establecer y modificar tabulaciones

Puede que desee utilizar la regla para establecer las tabulaciones manuales en las partes
izquierda, central y derecha del documento. De forma predeterminada, cuando se abre un nuevo
documento en blanco, no hay ninguna tabulación en la regla.

Para establecer las tabulaciones de forma rápida, haga clic en el selector de tabulaciones que
aparece en el extremo izquierdo de la regla hasta que se muestre el tipo de tabulación que desee
usar y, a continuación, haga clic en la regla en la ubicación deseada.

3.6. Encabezados y pies de página. Creación, eliminación y modificación

Encabezado y pie de página: Es un texto que, escrito una única vez en una hoja de un
documento, se repetirá en todas las que lo compongan.

Para crear los encabezados y pies de página, debe abrir la ficha Insertar y elegir las opciones
adecuadas del grupo Encabezado y pie de página.

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 ADGG053PO. Ofimática

Cuando haga clic en el botón Encabezado o Pie de página, se desplegará una lista con los
distintos formatos predefinidos que podemos insertar.

Sin embargo, también cabe la posibilidad de personalizar un encabezado o un pie, para lo que
deberá seleccionar la opción en blanco que le permitirá escribir y formatear el texto que desee
dentro del encabezado o pie de página. Al seleccionar esta opción, aparecerá la ficha especial
de herramientas para encabezado y pie de página donde están todas las opciones que le
permitirán realizar las modificaciones deseadas.

Una vez escrito el encabezado, podrá desplazarse al pie de página o viceversa mediante los
botones Ir al encabezado o Ir al pie de página.

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ADGG053PO. Ofimática

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 ADGG053PO. Ofimática

3.7. Numeración de páginas

En ocasiones queremos que todas las páginas del documento estén numeradas para facilitar la
localización o para su ordenación e una posterior impresión del documento.

Numeración automática de las páginas de un determinado documento

Microsoft Office Word 2013 permite numerar automáticamente las páginas de un documento, lo
que posibilita que cualquier modificación de texto no afecte a la numeración, se mantendría
constante, hecho que no ocurriría si usted intentase poner número a las páginas de una forma
manual.

Las opciones de numeración puede encontrarlas en la ficha Insertar, dentro del grupo
Encabezado y Pie de página, bajo el nombre Número de página.

Al desplegar la lista asociada puede concretar:

 El lugar de la página donde desea colocar el número: al principio, final, en los márgenes
o en la posición actual.
 El formato: seleccionando uno de los submenús de la lista.

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 ADGG053PO. Ofimática

Eliminación de la numeración

Una vez insertada la numeración en su documento, puede eliminarla de una forma sencilla. Basta
con desplegar la lista asociada a Número de página y elegir la opción Quitar números de página.

Cambiando el formato del número de página

En la misma lista desplegable de la opción anterior, puede encontrar la opción para seleccionar
el Formato del número de página.

Al pulsar sobre ella nos aparece una ventana en la que podemos modificar:

 El Formato de número: arábigo, romano, etc.

 La incorporación del número de capítulo.
 La caja de texto Iniciar en, en la que podrá indicar el número a partir del cual se
comenzará a numerar cada sección automáticamente. Para que la numeración de todas
las secciones sea continua, debe activar la opción Continuar desde la sección anterior.

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 ADGG053PO. Ofimática

3.8. Inserción de saltos de página y de sección

A la hora de llevar a cabo trabajos con un procesador de textos es muy frecuente subdividir el
documento en partes que facilitan el manejo, que se llaman secciones. Por ejemplo, si trabaja
con capítulos es muy recomendable que cada vez que inicie uno, introduzca el comienzo de una
sección diferente.

La inserción de una nueva sección se hace mediante la opción Insertar salto que encontrará
dentro de la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página.

En este mismo menú puede ver que están recogidas las opciones de introducción de Saltos de
página.

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 ADGG053PO. Ofimática

3.9. Inserción de columnas periodísticas

Si quiere hacer un documento periodístico profesional necesita visualizar el contendido mediante
columnas, con el fin de ver cuánto espacio ocupa el artículo. Para éste y otros menesteres, el
programa ofrece la oportunidad de trabajar con columnas periodísticas.

Creación de columnas con distintos estilos

Para crear columnas use el botón Columnas del grupo Configurar página de la ficha Diseño de
página.

Aplicar columnas en distintos espacios dentro del documento

Si lo que desea es trabajar con más detalle en las columnas deberá abrir el cuadro de diálogo
Columnas que aparece cuando se selecciona la opción Más columnas en la lista desplegable.

En este cuadro de diálogo nos aparecen todos los parámetros relacionados con la definición de
columnas cuyas opciones se comentan a continuación:

 Preestablecidas: en esta sección podrá elegir una de las cinco opciones disponibles, es
decir, una columna, dos, tres...
 Número de columnas.
 Línea entre columnas.
 Ancho y espacio.
 Aplicar a: nos permite elegir la parte del documento al que queremos aplicar el formato
columna, muy útil para aplicar columnas a distintos espacios dentro de un documento.

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 ADGG053PO. Ofimática

Actividad de refuerzo

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 ADGG053PO. Ofimática

4. Imágenes
En este punto veremos lo siguiente:

1. Aprenderemos a insertar una imagen desde un archivo en nuestro documento.

2. Conoceremos la opción de insertar imágenes ya prediseñadas.
3. Aprenderemos la posibilidad de ajustar las imágenes con respecto al texto.
4. Conoceremos que existe la opción de insertar distintos tipos de autoformas.

4.1. Desde un archivo

Para insertar una imagen procedente de un archivo de
imagen en un documento de trabajo, haga clic
inicialmente en el lugar del documento donde le gustaría
insertar la imagen.

4.2. Empleando imágenes predeterminadas

Word 2013 incorpora una biblioteca de imágenes prediseñadas en línea, agrupadas por temas
que puede incluir fácilmente en los documentos que cree, llamadas imágenes en línea.

Para insertar una imagen prediseñada en línea:

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 ADGG053PO. Ofimática

Haga clic en el botón Imágenes en línea dentro de la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones.

Aparece un cuadro de diálogo en el cual se puede realizar una búsqueda por nombre, en dos
buscadores diferentes; por un lado, en Office.com y por otro en Bing.
Para buscar una imagen relacionada introduzca la/s palabra/s que describan lo que busca en el
apartado Buscar.

Existe la posibilidad también de insertar imágenes de Facebook, Flickr y otros sitios, iniciando
sesión con una cuenta de Microsoft, mediante la opción que aparece al final de dicho cuadro de
diálogo.

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 ADGG053PO. Ofimática

4.3. Ajuste de imágenes con el texto

Una vez insertada una imagen en un documento, puede modificar la posición de ésta sin más,
arrastrándola con el ratón. Sin embargo, se pueden realizar unas acciones para que el ajuste
con el texto sea perfecto:

1. Acceda a las opciones de posición de imagen con respecto al texto. Para ello haga doble
clic sobre la imagen y se activarán las Herramientas de Imagen.
2. Dentro de ellas, en la ficha Formato, en el grupo Organizar, encontrará el botón Ajustar
texto, que le permite establecer cómo desea que la imagen se inserte en su documento
con respecto al texto escrito que éste contiene.

4.4. Autoformas (incorporación y operaciones que se realizan con la autoforma

en el documento)
Como alternativa a la importación de gráficos, puede crear dibujos en Word 2013 usando
autoformas, también llamadas, formas.

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 ADGG053PO. Ofimática

Para insertar una autoforma siga las siguientes indicaciones:

 En la pestaña Insertar, dentro del grupo Ilustraciones haga clic en Formas.

 Haga clic en el botón de la forma que desea insertar.
 Observe que si mantiene el cursor del ratón sobre un botón, una Información de pantalla
muestra una descripción de la forma, como en esta imagen.
 Para insertar una autoforma de tamaño estándar, haga clic en la posición del documento
donde desea mostrar la forma. Puede cambiar después su tamaño, forma o posición.
 Para dar a la autoforma un tamaño y forma inicial específicos, presione el botón del ratón
y arrastre para crear la figura.

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 ADGG053PO. Ofimática

Recuerda

Existen diferentes posibilidades de inserción de imágenes.

Desde archivo, primero hay que seleccionar en el lugar del documento donde se insertará la
imagen. Después, seguir la ruta ficha “insertar”, y en el grupo “ilustraciones”, encontrará el botón
“Imagen” e “Imágenes prediseñadas”. Word 2013 incorpora una biblioteca de imágenes
prediseñadas en línea, agrupadas por temas, llamadas “imágenes en línea”. Para insertarlas hay
que hacer click en el botón “imágenes en línea” dentro de la ficha “Insertar”, en el grupo
ilustraciones.

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 ADGG053PO. Ofimática

5. Estilo y plantillas
En este punto veremos lo siguiente:

1. Conoceremos que existen estilos predefinidos los cuales se les pueden aplicar de manera
rápida a cada elemento, ya sea título, párrafo etc.
2. Aprenderemos a asignar, modificar, crear y borrar estilos.
3. Conoceremos que la propia aplicación de Word contiene plantillas de documento ya
prediseñadas.

5.1. Estilos estándar

Word 2013 aplica un estilo predefinido a cada documento que se denomina Normal y salvo que
se especifique otro distinto, todo el documento se redactará con éste.

Características de los estilos

 Hay uno para cada elemento del documento: Título1, Subtítulo, Sin espacio, Puesto, etc.
 Es importante que no se escojan por motivos estéticos, sino por ser la etiqueta más
adecuada para el tipo de texto.

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 ADGG053PO. Ofimática

 El formato se puede modificar, así que no debemos preocuparnos por él. Sin embargo, a
nivel estructural supone muchas ventajas escogerlos en función de la verdadera
naturaleza del texto.
 Todos los estilos se almacenan en una plantilla cuyo nombre es "normal. dotx". Así, todos
los documentos basados en esta plantilla podrán utilizar los mismos estilos.

5.2. Asignación, creación, modificación y borrado de estilos

Todos los estilos incluidos en la plantilla en uso pueden verse en la cinta de opciones dentro de
la pestaña Inicio. Para identificar cada estilo más rápidamente, éste ha sido aplicado al nombre
que lo representa en la lista, así podremos ver el efecto que causará en el bloque de texto que
se ha seleccionado.

Veamos las diferentes acciones que podemos realizar con los estilos:

Asignación de estilo

Si desea aplicar un estilo mediante el uso de este listado, seleccione el texto y a continuación
haga clic en el estilo.

Modificación de un estilo

Puede llevar a cabo la modificación de un estilo podemos optar por una de estas dos opciones:

1. Mediante la opción Aplicar estilos de la opción Más, haciendo clic en el botón Modificar
que le lleva a un cuadro de diálogo con el que puede editar el estilo en uso.

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 ADGG053PO. Ofimática

2. O bien pulsando el botón derecho sobre el estilo que se esté utilizando.

Creación de un estilo

Para crear un estilo, siga los siguientes pasos:

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 ADGG053PO. Ofimática

Borrado de estilos

A la hora de eliminar un estilo hay que tener presente que si desaparece, todo texto que estuviese
utilizándolo quedará sin formato.

Para borrar un estilo debemos ir al panel Estilos, y hacer clic en el triángulo de la derecha del
estilo en cuestión. Se desplegará el menú con la opción Eliminar.

Si se elige la opción quitar de la galería de estilos rápidos desde el menú contextual de un estilo
de la cinta no se estará eliminando realmente. Simplemente desaparecerá el acceso directo a él
de la cinta y el texto que utilice el estilo en cuestión no perderá el formato.

Ejemplo
Escribimos el texto siguiente:

"DEFINICIÓN DE NUEVO ESTILO"

Utilizando el tamaño 25 de la tipografía Arial y color azul. Queremos guardarlo como estilo
"ARIAL-AZUL". ¿Cómo lo harías?

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 ADGG053PO. Ofimática

Primeramente, vamos a escribir el texto anteriormente señalado. Lo seleccionamos y agregamos

un nuevo estilo con el nombre ARIAL-AZUL. Para ello, Seleccione la opción Más, y a
continuación, Crear nuevo estilo.

Completamos los campos tal y como aparecen en la imagen.

5.3. Utilización de plantillas y asistentes del menú archivo nuevo

Una plantilla contiene los diferentes: formatos, estilos, órdenes, campos, macros,
configuraciones, etc., para la creación y edición de documentos.

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 ADGG053PO. Ofimática

Para acceder a las plantillas existentes se debe de Introducir la siguiente ruta:

Botón Archivo -> Nuevo

Se accede a una ventana que le ofrece la posibilidad de:

 Buscar plantillas en línea.

 Usar alguna de las plantillas por defecto.

Esta pantalla es la misma que nos aparece nada más abrir el programa, con la diferencia que en
la de inicio nos aparece los últimos archivos creados en un ménu a la izquierda.

Observará que el programa incorpora una gran variedad de plantillas para la generación de
documentos como: currículums, cartas, etc.

Basta con hacer clic en cualquiera, y rellenar los campos necesarios para dar un aspecto
profesional a sus textos.

Una vez abierta la plantilla, aparecerá el documento en pantalla con las especificaciones y
formatos que la componen. Además, en la parte superior, el programa ofrece la posibilidad de
buscar otras en Internet, por nombre.

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 ADGG053PO. Ofimática

6. Opciones avanzadas de Word

En este punto veremos lo siguiente:

1. Conoceremos las distintas formas posibles de revisar la ortografía.

2. Conoceremos las distintas herramientas en el campo de la ortografía y la gramática.
3. Aprenderemos a modificar las diferentes opciones de autocorrección.

6.1. Correcciones del texto

Word 2013 incorpora varias formas de revisar la ortografía. Veamos las posibilidades de la
aplicación:

Corrección mientras se escribe

Una de ellas consiste en hacer una revisión ortográfica mientras usted va escribiendo. Para elegir
esta forma de revisión debemos seguir la ruta: Pestaña Archivo ->Opciones ->Revisión. En la
ventana que se abre, marcar la casilla “Revisar ortografía mientras escribe” y pulsar Aceptar.

A partir de ese momento Word efectuará la revisión ortográfica de modo permanente, de forma
que mostrará los errores que ya existan en el texto y los que cometamos según vamos
introduciendo nuevo texto.

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 ADGG053PO. Ofimática

Corrección una vez se ha escrito, con menú contextual (botón derecho)

Otro método es habilitar la opción “Marcar errores gramaticales mientras se escribe”, que nos
subraya en rojo, verde o azul los errores gramaticales que el programa detecta. Además, al
situarnos con el ratón sobre la palabra incorrectamente escrita y hacer clic con el botón derecho,
el programa nos muestra una lista de alternativas que son correctas.

Para activar la opción “Marcar errores gramaticales mientras se escribe”, siga la siguiente ruta:
Pestaña archivo-> Opciones -> Revisión.

Corrección gramatical (desde menú herramientas)

Si ya ha introducido todo o parte de su documento y quiere revisar la ortografía, puede hacerlo

de una de las formas que se le indican a continuación:

Haciendo clic en la pestaña Revisar y luego sobre el icono de la Barra de herramientas de acceso
rápido.

Pulsando [F7].

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 ADGG053PO. Ofimática

6.2. Opciones de ortografía

Word 2013 dispone herramientas en el campo de la ortografía y la gramática que han sido
mejoradas notablemente desde las primeras versiones.

Evitar que haya errores en textos es ahora mucho más fácil. No obstante conviene saber que
revisar un documento y que Word no encuentre ningún error no quiere decir que,
necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Word no puede detectar puesto que dependen
del contexto.

La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las palabras de
nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas
gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento, es discernir el significado de
las palabras en cada contexto.

Todas las opciones referentes a ortografía y gramática pueden consultarlas y modificarlas

siguiendo la ruta:

Pestaña Archivo-> Opciones-> Revisión

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 ADGG053PO. Ofimática

Algunas de las más importantes son:

Al corregir la ortografía en los programas de Microsoft Office

Da la opción de que se lleven a cabo o no, a la hora de realizar la corrección automática, una
serie de premisas tales como:

 Omitir palabras que contengan números.

 Omitir archivos y direcciones de Internet.
 Marcar palabras repetidas.

Para corregir gramática en Word

Posee las siguientes opciones:

 Revisar la ortografía mientras se escribe.

 Marcar errores gramaticales mientras se escribe.
 Palabras que se confunden frecuentemente.
 Revisar gramática con ortografía.
 Mostrar estadísticas de legibilidad.

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 ADGG053PO. Ofimática

Otra opción importante es Opciones de autocorrección, de las cuales se hablará a lo largo de

este tema.

6.3. Autocorrección

Paso 1

Para ver y modificar las diferentes opciones de la Autocorrección seguiremos los siguientes
pasos:

Haga clic en la ruta: Archivo -> Opciones -> Revisión -> Opciones de Autocorrección

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 ADGG053PO. Ofimática

Paso 2

En la pestaña de autocorrección podemos observar diferentes opciones:

Corregir dos mayúsculas seguidas

Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayúsculas seguidas al principio de una palabra
Word sustituirá la segunda mayúscula por una minúscula. Por ejemplo: Corregir dos mayúsculas
seguidas se corregiría a: Corregir Dos Mayúsculas Seguidas.

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 ADGG053PO. Ofimática

Poner en mayúscula la primera letra de una oración

Pone en mayúscula la primera letra después de un signo de puntuación que indique el final de
una oración, como por ejemplo un punto, un final de interrogación, etc.

Poner en mayúscula la primera letra de celdas de tablas

Cuando hay texto en una celda hace que empiece por mayúscula.

Poner en mayúscula los nombres de días

Pone en mayúscula los nombres de los días de la semana.

Corregir el uso accidental de Bloq Mayús

Cuando encuentra una palabra con la primera letra en minúscula y las siguientes en mayúsculas
la cambia por la primera en mayúscula y las siguientes en minúsculas y desactiva el bloqueo de
mayúsculas.

Reemplazar texto mientras escribe

Al activar esta casilla sustituye las palabras de la columna Reemplazar por las palabras de la
columna Con. De esta forma se pueden corregir errores como los que vemos en la imagen. Por
ejemplo, si la palabra cuanto va detrás de una exclamación va siempre con tilde.

Si queremos podemos Agregar o Eliminar algunas de estas sustituciones

Para reemplazar algún término por otro, insertarlos en las cajas de texto disponibles sobre el
listado y pulsar Agregar. Para eliminarlo, seleccionarlo en el listado y pulsar Eliminar. Por
ejemplo, podríamos agregar que cada vez que encuentre las siglas E.E.U.U. las reemplace por
estados Unidos.

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 ADGG053PO. Ofimática

UA4. Hojas de cálculo: Excel

Introducción y objetivos
En las anteriores unidades de aprendizaje hemos
abordado la evaluación del aprendizaje, pero
existen otros elementos que pueden ser
evaluados. Cuando la evaluación se realiza sobre
otros elementos diferentes al aprendizaje recibe
el nombre de seguimiento formativo.

En los siguientes apartados se aprenderá a usarlo

de una forma sencilla, comenzando por la entrada
y salida, su utilización de forma correcta. También
se describirá la pantalla principal de la aplicación
y las opciones de visualización y ayuda, se
aprenderá a introducir los datos en las hojas de cálculo con los que posteriormente se realizarán
las operaciones, a manejar las fórmulas y funciones, el manejo correcto de los libros, así como
la inserción de gráficos.

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo.
Es una herramienta muy útil para trabajar con gran cantidad de datos alfanuméricos con los que
se necesite realizar operaciones.

Además, se va a aprender el tratamiento básico de archivos de Excel 2013. También se podrá

comprobar que en la nueva versión del programa, se han llevado a cabo ciertos cambios, en el
botón Archivo, que ha sido "recuperado" en esta nueva versión de Excel 2013.

También veremos algunas de las opciones para dar una imagen más amigable y/o que cree un
mejor impacto visual.

 Identificar las prestaciones, procedimientos y asistentes de la hoja de cálculo

describiendo sus características.
 Desplazarse por la hoja de cálculo utilizando los diversos medios a su alcance.
 Crear hojas de cálculo agrupándolas por el contenido de sus datos en libros
convenientemente identificados y localizados, y con el formato preciso a la utilización del
documento.
 Aplicar el formato preciso a los datos y celdas de acuerdo con el tipo de información que
contienen facilitando su tratamiento posterior.

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 ADGG053PO. Ofimática

1. Introducción a MS Excel
En este punto veremos lo siguiente:

1. Aprenderemos a como acceder a nuestro programa de hoja de cálculo Excel y a salir de

él.
2. Aprenderemos para que se usan los distintos elementos que nos aparecen en la pantalla
de nuestra hoja de cálculo.
3. Conoceremos que también existe un botón de ayuda para así solucionar las posibles
dudas que tengamos.
4. Aprenderemos a navegar por nuestra hoja de cálculo tanto con el ratón como con el
teclado.
5. Conoceremos la posibilidad de realizar grandes desplazamientos en nuestra hoja de
cálculo.
6. Aprenderemos el posible uso que se le puede dar a la barra de desplazamiento.

1.1. Entrada y salida del programa

Ya se ha visto anteriormente cómo ejecutar la aplicación en Microsoft Windows 7 y, en Microsoft
Windows 8, y como crear un acceso directo en el escritorio. Veamos cual es el proceso de
entrada y salida de la aplicación.

Utilizando el interfaz Metro mediante un clic o un toque sobre el mosaico Excel 2013, o bien,
utilizando el escritorio tradicional a través de Programas –> Microsoft Office 2013 -> Microsoft
Office Excel 2013.

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 ADGG053PO. Ofimática

Primer paso

El acceso directo creado nos permitirá, haciendo doble clic de ratón sobre él, acceder al
programa.

Una vez hecho esto el programa se habrá ejecutado y se habrá conseguido entrar en la pantalla
inicial de Excel. Por defecto aparecerá marcada la miniatura Libro en blanco. Para abrir un nuevo
archivo haremos clic sobre ella.

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 ADGG053PO. Ofimática

Segundo paso

Estamos en la hoja de trabajo del programa. Arriba a la izquierda se encontrará la pestaña del
menú Archivo del menú resaltada en color verde, mediante esta pestaña se puede acceder a
operaciones básicas como cerrar, salir, imprimir, etc.

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 ADGG053PO. Ofimática

Tercer paso

Para cerrar el programa hacer clic sobre ella, siguiendo la secuencia: Archivo -> Cerrar.
Realizando esta operación se podrá apreciar como el programa se cierra completamente.

1.2. Descripción de la pantalla de la aplicación de hoja de cálculo

Ya hemos visto la pantalla que aparece al abrir el programa. Haremos un breve repaso a los
diferentes elementos que encontramos en la misma:

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 ADGG053PO. Ofimática

1. Barra de herramientas de acceso rápido

Situada en la esquina superior izquierda, nos muestra tres comandos básicos. Al señalizar los
comandos se muestra su nombre. Usando Microsoft Windows 8 se podrá utilizar el comando
Mouse/Toque, que permitirá adaptar la interfaz de Office 2013 para usar los dedos o el ratón.
Además, esta barra de herramientas, permite su personalización agregando o quitando
comandos. De este modo, se pueden organizar de manera rápida y sencilla los comandos que
se utilicen de forma más habitual, lo cual simplificará el trabajo.

2. Pestañas de menú Archivo

Abre el menú de acceso a los comandos básicos de la aplicación y también a otras funciones
como compartir un archivo o incluso personalizar la aplicación.

3. Barra de títulos e iconos

En el centro de la barra de títulos e iconos aparece el nombre del documento activo, en nuestro
caso Libro 1, pues se trata de un nuevo documento, seguido del nombre de la aplicación.

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 ADGG053PO. Ofimática

4. Cinta de opciones

Contiene la mayoría de los comandos de la aplicación y su manejo es bastante intuitivo. Estos

comandos se agrupan por Fichas. La cinta de opciones aparece minimizada, de este modo se
ven con mayor claridad los datos. A la izquierda de los botones de operación se sitúa el botón
Opciones de presentación de la cinta de opciones. Al seleccionar un objeto, como una imagen,
un gráfico, etc., aparecen fichas adicionales, llamadas Fichas contextuales.

5. Cuadro de nombres y barra de fórmulas

Este elemento, aparte de indicar el nombre de la celda activa, permite nombrar un rango y
desplazarse a una celda o rango determinado. La barra de fórmulas permite visualizar y editar
fórmulas directamente en una celda.

6. Barra y flechas de desplazamiento

Las flechas que aparecen en las barras de desplazamiento indican la posición que ocupa el
cursor en el documento. Además, permiten que el usuario pueda visualizar la parte de texto que
no aparece en pantalla.

7. Vistas y zoom

Los 3 botones corresponden a las posibles visualizaciones del documento: Normal, Diseño de
página, Vista previa de salto de página, y están situados en la esquina inferior derecha de la
ventana de Excel; la visualización Normal es la que aparece por defecto. El Zoom situado a la
derecha de las vistas, permite acercar o alejar la vista del libro activo.

1.3. Ayuda de la aplicación de hoja de cálculo

Existen varios métodos para obtener la Ayuda de Microsoft Office Excel 2013:

Método 1

Consiste en hacer clic en el botón cuyo icono es un interrogante, que encontrará en la Banda de
opciones.

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 ADGG053PO. Ofimática

Método 2

En la parte superior izquierda, al lado del texto en color verde, Excel Ayuda, hay un triángulo, el
cual al hacer clic sobre él dará opción a utilizar Excel Ayuda de Office.com o Excel Ayuda de su
equipo.

Una vez hemos accedido a la ayuda se pueden hacer dos tipos de búsquedas:

Sin conexión a internet

Se pueden hacer búsquedas del contenido deseado sin más que escribir las palabras clave en
el cuadro superior en blanco y hacer clic en Buscar, botón representado por una lupa.

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 ADGG053PO. Ofimática

Con conexión a internet

En el caso de que se escoja la búsqueda en Office.com se debe, evidentemente, poseer una

conexión a internet. Esta ayuda online es muy completa y está actualizada, y es la más
recomendable.

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1.4. Mediante teclado y ratón

Una hoja de Microsoft Excel 2013 trabaja con 16384 columnas y 1048576 filas, la hoja de trabajo
ocupará un mayor número de celdas que las visibles en el área de pantalla por lo que es
necesario aprender a desplazarse por ella.

Navegación mediante teclado y ratón.

1.5. Grandes desplazamientos

Si es necesario moverse de forma rápida por la hoja y se conoce la celda de destino, se puede
escribir su nombre, su posición de fila y columna, en el cuadro de texto que se encuentra a la
izquierda de la barra de fórmulas y pulsar la tecla [Intro].

1.6. Barras de desplazamientos

Un método muy usado para desplazarse en un libro activo es mediante el uso de las barras de
desplazamiento.

Éstas permiten moverse a lo largo y ancho del documento de forma rápida y sencilla, para ello
simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón.

También se puede hacer clic en los triángulos que se encuentran situados al principio y al final
de cada una de las barras.

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ADGG053PO. Ofimática

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 ADGG053PO. Ofimática

2. Manejo básico de hojas de cálculo

En este punto veremos lo siguiente:

1. Aprenderemos a como cambiarle el nombre a una hoja de cálculo.

2. Conoceremos que en una hoja de cálculo se pueden introducir distintos datos, ya sean
número, letras, fecha/hora, etc.
3. Conoceremos los distintos modos de selección que existen en una hoja de cálculo.
4. Aprenderemos a como modificar correctamente los datos.
5. Aprenderemos a insertar y eliminar celdas, columnas y hojas de cálculo.
6. Conoceremos que aparte de copiar y pegar datos en una misma hoja de cálculo, también
se pueden llevar a otra hoja de cálculo diferente.
7. Aprenderemos los distintos operadores que se utilizan y su prioridad.
8. Aprenderemos las diferentes referencias que se pueden utilizar en una hoja de cálculo.

2.1. Cambio de nombre de una hoja de cálculo

Cómo cambiar el nombre a una hoja de cálculo.

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 ADGG053PO. Ofimática

2.2. Tipos de datos

En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos
los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

Paso 1

Situar el cursor sobre la celda en la que se van a introducir los datos y teclear los datos que se
deseen introducir. Se observará que estos datos aparecen simultáneamente en dos lugares: en
la celda activa y en la barra de fórmulas.

Paso 2

Ahora se debe introducir el valor en la celda para lo que se puede usar cualquiera de los tres
métodos que se describen a continuación:

 Tecla [Intro]: al pulsarla se conseguirá que los datos queden validados y que la celda
activa pase a ser la que se encuentra justo por debajo.
 Teclas de movimiento: al pulsar cualquiera de ellas se valida el valor introducido en la
celda y la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si se pulsa
[flecha derecha] será la celda contigua hacia la derecha.
 Cuadro de aceptación: es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida
el valor para introducirlo en la celda, pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Paso 3

Si antes de introducir la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de

la celda a su valor inicial, solo hay que pulsar la tecla [Esc] del teclado o hacer clic sobre el botón
Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor
que tenía.

Paso 4

Si se ha introducido mal una fórmula posiblemente aparezca un recuadro dando información

sobre el posible error cometido, en este caso es necesario leerlo detenidamente para comprender
lo que le dice y aceptar la corrección o no.

En este apartado se va a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que se pueden
introducir en las celdas de una hoja de cálculo.

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 ADGG053PO. Ofimática

Números
Para introducir números se puede incluir los caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y los signos
especiales +, 0, 1, %, €.

En cuanto a la introducción de caracteres numéricos se debe tener en cuenta lo siguiente:

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ADGG053PO. Ofimática

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 ADGG053PO. Ofimática

Alfanumérico
Para introducir texto como una constante se selecciona una celda y se escribe el texto.

En cuanto a la escritura de texto es importante tener en cuenta lo siguiente:

 El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan
reproducir en la impresora.
 Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.
 Si un texto no cabe en la celda se pueden utilizar todas las adyacentes que están en
blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en
la primera celda.
 El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

Fecha/Hora

Para introducir una fecha u hora, no basta con escribirla de la forma en que desea que aparezca.
Es importante tener en cuenta:

 Al igual que los números, las fechas y las horas también aparecen alineadas a la derecha
en la celda.
 Cuando se introduzca una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, solo será
necesario introducir los dos últimos dígitos del año.
 Sin embargo, para aquellas fechas que no están comprendidas entre dicho rango,
necesariamente se deberá introducir el año completo.

Fórmulas

Las fórmulas son una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones u operadores. Hay que tener en cuenta:

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 ADGG053PO. Ofimática

 Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones
con los datos de las hojas de cálculo como: sumar, restar, multiplicar, dividir, hallar senos
y cosenos, etc.
 En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operador es y funciones.
 La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

La siguiente secuencia a que acción corresponde:

Funciones
Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores,
realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen que
seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel mostrará un mensaje de error.

Para insertar funciones hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

 Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se pueden dejar
espacios antes o después de cada paréntesis.
 Los argumentos pueden ser valores constantes (números o texto), fórmulas o funciones.
 Los argumentos deben separarse por un punto y coma [;] o dos puntos [:] si indica un
rango.

Para realizar la función de suma introduciríamos en la celda donde queramos que aparezca el
resultado los siguientes valores:

=SUMA(Al:C2)

Esta función equivale a =Al+A2+131+B2+C1-i-C2

Una vez pulsásemos la tecla [intro], el resultado sería:

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 ADGG053PO. Ofimática

2.3. Selección de la hoja de cálculo

Antes de que se lleve a cabo una modificación en el contenido de una celda o rango de celdas
con el programa es necesario seleccionar las celdas sobre las que se va a trabajar. Para trabajar
en este tema se debe tener presente la forma que toma el puntero del ratón, ya que a la hora de
seleccionar las celdas éste toma el siguiente aspecto:

Veamos qué elementos y cómo podemos seleccionar:

Selección en la hoja de cálculo

2.4. Modificación de datos

Ya se ha visto como en cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números
o formulas y los pasos a seguir para ello.

La modificación de estos datos contempla tanto la edición para la modificación o el borrado del
contenido, así como el uso del corrector ortográfico y la búsqueda de contenido y reemplazo del
mismo.

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 ADGG053PO. Ofimática

Veamos cada una de estas tareas:

Edición del contenido de una celda

Si lo que se desea es modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se está
escribiendo o posteriormente, después de la introducción, es también factible:

Si no se ha validado la introducción de datos

Se puede modificar utilizando la tecla [Retroceso] del teclado para borrar el carácter situado a la
izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. Debe tener presente que no se
puede utilizar la tecla [flecha izquierda] porque equivale a validar la entrada de datos.

Se ha validado la introducción de datos

Si se desea modificar, hay que seleccionar la celda adecuada, activar la barra de fórmulas
pulsando la tecla [F2] o ir directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato
a modificar. La barra de estado cambiará de Listo a Modificar. En la barra de fórmulas aparecerá
el punto de inserción o cursor al final de la misma. Tras teclear la modificación, pulsar [Intro] o
haga clic sobre el botón Aceptar.

*NOTA: Recordemos que la validación de datos se realiza con la tecla [Intro] o haciendo clic
sobre el botón Aceptar.

Borrado del contenido de una celda

Para proceder al borrado del contenido debemos de seguir la siguiente secuencia:

1. Inicialmente se deben seleccionar las celdas para que se activen según ya se ha visto en
apartados anteriores.
2. Una vez señaladas, pulsar la tecla [Supr] del teclado, observaremos cómo se ha borrado
el contenido de éstas.

Uso del corrector de una celda

Microsoft Office Excel 2013 dispone de un corrector ortográfico que le permitirá detectar errores
de ortografía en su hoja de cálculo.

Debe saber que Excel básicamente detecta si una palabra está o no en el diccionario, así que
aunque el corrector ortográfico no detecte ningún error en su hoja, esto no le asegura que no
exista.

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 ADGG053PO. Ofimática

El uso de este corrector requiere de este proceso:

Primer paso: Activación

Para activar el corrector de ortografía debe situarse en la primera celda de la hoja de cálculo. A
continuación, seleccionar la opción Ortografía dentro de la pestaña Revisar.

Segundo paso: Aviso de errores

En caso de encontrar algún posible error ortográfico durante el proceso, aparecerá el cuadro de
dialogo Ortografía.

En la parte superior aparece un mensaje que le advierte de la palabra que no ha encontrado en

el diccionario y por lo tanto puede ser errónea.

Tercer paso: Solución de errores

En el recuadro Sugerencias se encontrará una lista con posibles soluciones a su corrección.

Puede darse dos situaciones:

A. Si la palabra es correcta

Se puede utilizar cualquiera de los siguientes botones:

 Omitir una vez para ignorar esta palabra.

 Omitir todas para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de cálculo.
 Agregar al diccionario para añadir la palabra al diccionario que aparece en el recuadro.

B. Si la palabra es errónea

Si se encuentra en la lista de Sugerencias se pasaría a seleccionarla; si no se encuentra en la

lista de Sugerencias se escribiría directamente en el recuadro No esta en el diccionario, y a
continuación se usa cualquiera de los siguientes botones:

Cambiar (Para sustituir la palabra errónea por la que se ha escrito), Cambiar todas (Para
sustituir todas las ocurrencias de la palabra errónea por la que se ha escrito), Autocorrección
(Para que además de realizar la corrección en la hoja, la sustitución se añada a la lista de
autocorrecciones, explicadas en el punto anterior).

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 ADGG053PO. Ofimática

Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguirá con la corrección hasta el final, si
encuentra otro error volverá a avisar con un mensaje.

Uso de las utilidades básicas de búsqueda y reemplazo

Microsoft Office Excel 2013 posee en su ficha Inicio, dentro del grupo Modificar las opciones de
Búsqueda y Reemplazo que permitirán localizar de forma rápida el contenido de una celda.

Pulsar la opción Buscar y Seleccionar y observar cómo aparecen las opciones Buscar y
Reemplazar.

Buscar

Al activar la opción Buscar, aparece un cuadro de dialogo que permite buscar una cadena
alfanumérica, de fechas, de hora, etc., sin más que situar parte de su contenido en la ventana
emergente y pulsar la opción Buscar siguiente o Buscar todos.

Reemplazar

Se puede observar cómo además en la misma ventana aparece una pestaña denominada
Reemplazar. Al activarla el anterior cuadro de dialogo cambia ya que junto a la opción Buscar
aparece la de Reemplazar. Esta le permite que siempre que el programa encuentre la cadena
de caracteres que usted ha escrito en el cuadro de búsqueda, sea remplazada automáticamente
por la que aparece en el cuadro de reemplazamiento.

2.5. Inserción y eliminación

A continuación, se va a conocer cómo se puede llevar a cabo la inserción y eliminación de filas,
columnas, celdas y hojas de cálculo. Este apartado será muy útil para llevar a cabo un diseño
óptimo de la hoja de cálculo.

Celdas

Insertar celdas

En primer lugar, se deben seleccionar las celdas sobre las que se quiere añadir las nuevas. En
la pestaña Inicio se encuentra el botón Insertar. Pulsar y elegir la opción Insertar celdas.

Ahora se debe señalar al programa si se quiere que las celdas seleccionadas se desplacen hacia
la derecha o hacia abajo de la selección. Por último, hacer clic en el botón Aceptar.

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 ADGG053PO. Ofimática

Eliminar celdas

El procedimiento es muy parecido. Seleccionar en primer lugar las celdas a eliminar.

Seleccionar el menú Eliminar ubicado en la pestaña Inicio. Púlsar y elegir la opción Eliminar
celdas.

Aparecerá un cuadro de diálogo para que se elija si se quiere desplazar las celdas a la derecha
o izquierda. Hacer clic en Aceptar.

Filas y columnas

Eliminar Filas/Columnas

Se debe señalar inicialmente la fila o columna sobre la que desea añadir la nueva. A continuación
en el menú Insertar que se encuentra en la pestaña Inicio, elegir la opción Insertar filas de hoja
/columnas de hoja.

Al seleccionar esta opción se podrá comprobar que todas las filas a partir de la señalada bajarán
una posición.

Eliminar Filas/Columnas

Es muy similar al de inserción, primero seleccionar la fila o filas/ columna o columnas que se
desea eliminar. En el menú Eliminar que se encontrará en la pestaña Inicio elegir la opción
Eliminar filas de hoja/columnas de hoja.

Hojas de cálculo

Insertar Hojas de Cálculo

Para añadir una hoja, situarse en la hoja posterior a la que desea insertar. En el menú Insertar
de la pestaña Inicio elija la opción Insertar hoja.

Otra opción es haciendo clic en el signo más [+] que aparece en la parte inferior de la ventana,
justo al lado de los botones de selección de Hoja.

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 ADGG053PO. Ofimática

Insertar Hojas de Cálculo

Para eliminar una hoja hay que situarse inicialmente sobre la hoja a eliminar. Seleccionar en el
menú Eliminar, que encontrará en la pestaña Inicio, la opción Eliminar hoja.

2.6. Copiado o reubicación

Excel nos permite copiar y reubicar las celdas con las que estamos trabajando así como las hojas
de cálculo.

Copiar y reubicar celdas.

2.7. Operadores y prioridad

Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones y operadores.

Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de un formula.
Así nos encontramos con los siguientes tipos:

Operadores aritméticos

Se emplean para producir resultados numéricos.

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 ADGG053PO. Ofimática

Operadores de tipo texto

Se emplean para concatenar celdas que contengan texto.

Operadores relacionales

Se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico como resultado de la

comparación.

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 ADGG053PO. Ofimática

Operadores de referencia

Indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel
pueden ser:

2.8. Referencias relativas, absolutas y mixtas

Una Referencia es un enlace a un lugar determinado. Cuando se escribe =A1+A2 se está
refiriendo a la suma del contenido de la celda A1 con la del contenido de la celda A2.

Al desarrollar el trabajo con Excel 2013 y fundamentalmente al trabajar con fórmulas y funciones
es seguro que se usarán referencias a una celda o un conjunto de ellas que no son propiamente
la misma celda donde se sitúa la fórmula.

Existen 3 tipos de referencias:

Referencias relativas
Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la fórmula en otra celda, es decir, se
adapta a su entorno, porque las referencias se hacen con respecto a la distancia entre la fórmula
y las celdas que forman parte de la fórmula. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto.

Ejemplo

En la celda A2 introducimos la fórmula =A1+2.

Si ahora se copia la celda A2 en B3, como se está copiando una columna hacia la derecha y en
una fila hacia abajo, la fórmula cambiará por: =B2+2.

Lo que variará es la referencia a la celda A1, al copiarla una columna hacia la derecha se
incrementará el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondrá B y al copiarla una
fila hacia abajo en vez de fila 1 pondrá 2, resultado =B2+2. Para mantener en la fórmula sumar
2 al contenido de la celda superior.

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 ADGG053PO. Ofimática

Referencias absolutas
Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias
a las celdas de la fórmula son fijas. Se utiliza el signo [$] antes de nombrar la columna y antes
de poner el número de la fila ($A$1).

Ejemplo

En la celda A2 introducimos la fórmula =$A$1+2.

Si ahora se copia la celda A2 en B3, aunque se copie una columna hacia la derecha y en una fila
hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila se encuentra el signo $ no variará
la fórmula y en B3 pondrá =$A$1+2.

Referencias mixtas

Se puede hacer una combinación de ambas referencias, se puede hacer que las filas sean
relativas y las columnas absolutas o viceversa. Bastará con escribir el símbolo [$] antes de la fila
o columna que se quiera referenciar como absoluta, quedando la otra en su forma original ($A1
ó A$1).

Ejemplo

En la celda A2 introducimos la fórmula =$A2+2.

Si ahora se copia la celda A2 en B3, como hay un signo $ delante de la columna, aunque se
copie una columna más a la derecha ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante de la
fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiará por 2 en vez de 1 y el resultado será =$A2+2.

Si ahora se copia la celda A2 en B3, como hay un signo $ delante de la fila aunque se copie una
fila hacia abajo ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante de la columna, al copiarla una
columna más a la derecha la columna cambiará por B en vez de A y el resultado será =B$1+2.

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 ADGG053PO. Ofimática

Actividad de refuerzo

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 ADGG053PO. Ofimática

3. Desarrollo del libro de trabajo

En este punto veremos lo siguiente:

1. Conoceremos como se crea un nuevo libro en nuestro programa Excel.

2. Aprenderemos a abrir un libro que se haya creado anteriormente o que exista en nuestro
ordenador.
3. Conoceremos como se guardan los cambios realizados en nuestro libro.
4. Aprenderemos a crear un libro duplicado.
5. Aprenderemos como se cierra un libro sin la necesidad de cerrar la propia aplicación.

3.1. Creación de un nuevo libro

Para crear un nuevo documento con el editor de hojas de cálculo, se abrirá el programa siguiendo
la secuencia: Botón Inicio -> Todos los programas -> Microsoft Office -> Microsoft Office Excel
2013, en caso de que la versión del sistema operativo sea Microsoft Windows 8, bastará con
hacer clic o dar un toque, en caso de estar configurada esta opción, sobre el icono de Microsoft
Office Excel 2013, que estará situado en la parte derecha de la interfaz Metro.

Una vez hecho esto el programa se habrá ejecutado y habrá conseguido entrar en la pantalla
inicial de Excel. Desde este panel se puede empezar un libro con base en cualquier plantilla (si
es que existe), o si lo que se quiere es la forma estándar hay que tomar la opción Libro en blanco.

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 ADGG053PO. Ofimática

3.2. Abrir un libro ya existente

Una vez que se hayan creado uno o varios libros, éstos se pueden abrir directamente desde la
pantalla de inicio del programa en una de las dos opciones:

Recientes

Bastará con que se realice un clic sobre el nombre del libro correspondiente.

Libros reientes

Aparecerá un listado a la derecha de los libros que se han utilizado más recientemente.

OneDrive

Se podrá tener acceso a los datos online desde cualquier equipo y en cualquier lugar, a través
de un navegador web, esta opción requiere conexión a Internet y una cuenta de usuario.

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 ADGG053PO. Ofimática

Equipo

Se abrirá una lista de carpetas en la que podría estar el libro que se está buscando. De forma
predeterminada aparecerán las carpetas Escritorio y Mis documentos. En caso de que el
documento se encuentre en una ubicación diferente habrá que seleccionar la opción Examinar.

Mediante esta opción se abrirá una ventana a través de la que se navegará por las distintas
carpetas y subcarpetas del equipo.

3.3. Guardado de los cambios realizados en un libro

Si ya se ha abierto algún documento mediante alguno de los métodos anteriormente vistos y se
realiza algún cambio sobre él, el documento nuevo ya no es exactamente al que se abrió con
anterioridad.

Para guardar el documento con los cambios basta hacer clic en:

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 ADGG053PO. Ofimática

Archivo:

Guardar:

El programa sustituirá el documento anterior por el nuevo y lo guardará con el mismo nombre y
en la misma ubicación que el archivo inicial.

3.4. Creación de una duplica de un libro

Mediante el uso de esta opción se puede conseguir una copia exacta de un archivo de Excel
2013. A continuación, se verá paso a paso cómo hacerlo.

La opción Guardar como se encontrará siguiendo la ruta: Archivo + Guardar como.

Ejemplo duplicidad de un archivo

Duplicidad de un archivo.

149
 ADGG053PO. Ofimática

3.5. Cerrado de un libro

Si se tiene un libro abierto y se desea cerrar, se puede acceder mediante clics de ratón a la ruta:
Archivo -> Cerrar.

Si se han guardado previamente los cambios que se han realizado al documento que se va a
cerrar, el libro en curso se cerrará, aunque el programa quedará abierto.

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 ADGG053PO. Ofimática

En caso de que no se hayan guardado las modificaciones últimas del libro en curso aparecerá
un cuadro de diálogo advirtiendo de este hecho.

Si se pulsa en Guardar se cerrará el archivo guardando los últimos cambios realizados en él; si
se pulsa No guardar, el libro se cierra sin guardar los últimos cambios realizados. En el caso de
que se opte por Cancelar, el libro no se cerrará.

Actividad de refuerzo
javascript:void(0)

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 ADGG053PO. Ofimática

4. Formatos, autoformatos, vistas e impresión

En este punto veremos lo siguiente:

1. Conoceremos las distintas formas que tenemos para poder visualizar una hoja de cálculo.
2. Aprenderemos a como cambiar el formato del contenido de las distintas celdas, además
de aprender a proteger las celdas en caso de que no queramos que otras personas no
puedan modificar su contenido.
3. Aprenderemos a como modificar el aspecto de las filas y columnas para que se adapte al
contenido de las celdas.
4. Conoceremos que también es posible tanto ocultas columnas o filas como también hojas
de cálculo enteras.
5. Veremos también que se le pueden aplicar formatos predefinidos a nuestras hojas de
cálculos.
6. A nuestros datos también se les puede aplicar formatos estilo tabla ya predefinidos.
7. Conoceremos el método para que nos aparezcan las zonas de impresión en nuestra hoja
de cálculo.
8. Conoceremos las distintas rutas que podemos elegir para realizar una impresión.
9. Aprenderemos que antes de realizar una impresión, se pueden realizar cambios a la
página para que se adapte a nuestras necesidades.
10. Conoceremos para que sirve la vista preliminar.

4.1. Opciones de visualización

Una vez hemos visto como entrar y salir del programa, cual son sus elementos principales y las
opciones de ayuda, abordaremos las opciones de visualización de esta aplicación:

Zoom
En la ficha Vista se encontrará el grupo Zoom donde se encuentran las herramientas que le
facilitan la posibilidad de aumentar o disminuir el tamaño del texto en pantalla con el fin de percibir
con más detalle el texto que se escribe.

También a partir de la versión 2007 MS Office incorporó una barra deslizable en la barra de
estado que le permite la modificación del tamaño de la zona de trabajo si más que desplazar el
botón presente en ella.

Vistas
Microsoft Office Excel 2013 propone tres tipos de vistas principales:

Vista normal

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 ADGG053PO. Ofimática

La Vista normal es el tipo activado y usado de forma predeterminada. Para activarla hay que
dirigirse a la ficha Vista y haga clic en el botón normal del grupo de Vistas de libro.

Para obtener este tipo de vista, también se puede hacer clic en la herramienta situada a la
derecha de la barra de estado.

Vista diseño de página

Para activar la Vista diseño de página hay que hacer clic en el botón Diseño de página del grupo
Vistas del libro.

Excel muestra la disposición general de la hoja de cálculo tal y como se imprimirá en una hoja
de papel. Se podrán apreciar la parte superior de dos páginas, las reglas horizontal y vertical que
se observan permiten también posicionar correctamente los objetos y ver o modificar
directamente los márgenes de página en la hoja de cálculo.

También se puede hacer clic en la herramienta situada a la derecha de la barra de estado.

Vista previa salto de página

Muestra una vista preliminar donde se interrumpen las páginas al imprimir el documento. Para
activarla es necesario hacer clic en el botón Vista previa de salto de página del grupo Vistas del
libro.

También se encontrará un botón en la barra de estado que permitirá activar esta vista.

La última vista que el programa propone es: la Vista personalizada, que guarda un conjunto de
valores de configuración de presentación e impresión como una lista personalizada y que una
vez seleccionada la vista actual se puede aplicar al documento seleccionado eligiéndola de la
lista de vistas personalizadas. Esta vista puede ser activada mediante el uso del botón que con
su nombre se sitúa en la ficha Vistas.

División de una hoja en paneles

Excel 2013 le ofrece la posibilidad de dividir una hoja en dos o cuatro paneles a fin de trabajar
con una única ventana. Para ello hay que hacer clic en el botón Dividir en la pestaña Vista y
automáticamente le aparecen dos barras, una vertical y otra horizontal que se pueden usar para
ajustar el tamaño de las porciones de ventana.

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 ADGG053PO. Ofimática

Inmovilización de zonas de la hoja de cálculo

Si lo que interesa es dejar inmóviles las cabeceras de los datos y así desplazarse únicamente
sobre los datos teniendo siempre disponible la vista de las cabeceras, puede utilizar la opción de
inmovilizar los paneles.

Para realizar esto, simplemente se despliega el menú Inmovilizar paneles que se encuentra en
la pestaña Vista. Si se está interesado en mantener la primera fila o la primera columna se
selecciona la opción correspondiente.

Para desactivar la inmovilización de los paneles se vuelve a seleccionar esta opción y hacer clic
sobre Movilizar paneles.

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ADGG053PO. Ofimática

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 ADGG053PO. Ofimática

Actividad de refuerzo

4.2. Formato de celda

Los diferentes formatos de celda de Excel son:

A continuación, desarrollares cada uno de ellos:

Número
Excel permite la modificación de la visualización del tipo de datos que van a ocupar una celda o
un grupo de ellas. Estas modificaciones se pueden agrupar en categorías, las más utilizadas son:

General

Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto.
Este formato admite números enteros, decimales, números en forma exponencial, etc.

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 ADGG053PO. Ofimática

Moneda

Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede

escoger el símbolo monetario como podría ser ‘€’ y la forma de visualizar los números negativos.

Fecha corta / fecha larga

Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse
entre diferentes formatos de fecha.

Porcentaje

Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna
el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%,
y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.

Científica

Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Se puede escoger también el número
de decimales.

Especial

Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono,
etc.

Número

Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales, también
permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.

Contabilidad

Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una
columna.

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 ADGG053PO. Ofimática

Hora

Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos
de hora.

Fracción

Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

Texto

Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún
número en la celda.

Personalizada

Se puede crear un nuevo formato, indicando el código de formato.

Para realizar dichas modificaciones comenzaremos por seleccionar inicialmente el rango de

celdas en las que quiere modificar el aspecto de los números y podemos acceder las categorías
por dos vías:

En la pestaña inicio, hacer clic sobre la flecha que se encuentra en la sección Número, en la
parte superior

Se elegirá la categoría deseada del cuadro de diálogo que aparece

Otra forma de acceder al listado de categorías de número es haciendo clic en la flechita que
aparece justo a la derecha de Número

Elegir la opción deseada del recuadro Categoría, en este caso Número. Ahora verá cómo se
ofrece la posibilidad de elegir las posiciones decimales por defecto de los números señalados, la
opción punto o coma de elemento separador y la opción de poder representar números
negativos.

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 ADGG053PO. Ofimática

Alineación
En la banda de opciones se encontrarán una serie de botones que permitirán modificar la
alineación de la/las celda/celdas previamente seleccionadas.

Se destacará del grupo Alineación:

 El primer grupo de botones de Alineación vertical.

 El segundo grupo de botones de Alineación horizontal.

Y el botón Combinar y centrar que permite la fusión de celdas previamente seleccionadas y el

centrado automático del texto.

Fuente

En la banda de opciones también se encontrará el grupo Fuente que aglutina la mayoría de

opciones referentes a la fuente que incluye la hoja de cálculo.

Los botones de su parte superior permitirán:

 Cambiar el tipo de tipografía.

 Modificar el tamaño de la tipografía.
 Aumentar o disminuir el tamaño de la tipografía punto a punto.

En su parte inferior se encontrarán los siguientes botones de Negrita, Cursiva o Subrayado para
modificar el texto.

Bordes

En el grupo Fuente se encontrará el botón Bordes que permitirá establecer bordes a una celda o
grupo de ellas.

Se pueden establecer bordes superiores, inferiores, laterales y centrales, y las combinaciones

posibles, así como otros estilos como doble o grueso. Previamente hay que seleccionar las
celdas a las que se quiere incorporar el borde.

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 ADGG053PO. Ofimática

Relleno
Se puede dar un color destacado a las celdas mediante el Relleno de color. Se encontrará esta
opción en el grupo Fuente de la pestaña Inicio. Es necesario seleccionar previamente las celdas.

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 ADGG053PO. Ofimática

Protección
La protección de celdas permitirá bloquear el contenido de alguna de éstas a fin de que no
puedan ser modificadas. Para llevar a cabo la protección se deben realizar dos operaciones:

 La primera consiste en proteger las celdas que no se quiere que sufran variaciones.
 La segunda en proteger la hoja.

Realmente por defecto todas las celdas están protegidas o bloqueadas para que no sufran
cambios, pero es inapreciable ya que la hoja no está protegida.

1. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

2. Después hacer clic en la pestaña Proteger.
3. Desactivar la casilla Bloqueada y haga clic en Aceptar.

Las operaciones incluidas en la ficha Proteger no tienen efecto alguno si no se protege la hoja
de cálculo. Para ello Habrá que seleccionar la pestaña Revisar. En ella haga clic en el botón
Proteger hoja, situado en la sección Cambios.

Aparecerá el cuadro de diálogo Proteger hoja. Dejar activada la casilla Proteger hoja y contenido
de celdas bloqueadas para proteger el contenido de las celdas de la hoja activa. Activar las
opciones deseadas de la casilla Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo para que no tenga
efecto la protección para la modificación seleccionada y desactívela para tener en cuenta la
protección.

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 ADGG053PO. Ofimática

Actividad de refuerzo

4.3. Anchura y altura de las columnas y filas

Es posible en Excel modificar el aspecto de filas y columnas de una hoja de cálculo para que su
tamaño se adapte a sus necesidades. Veamos dichas posibilidades:

Alto de final
Es necesario saber que Microsoft Excel 2013 ajusta automáticamente la altura de una fila en
función de la elección de letra que haya adoptado por defecto.

162
 ADGG053PO. Ofimática

Aún así si se desea modificar la altura es necesario seguir estas instrucciones:

Primer método:

1. Seleccionar la fila o filas a modificar.

2. A continuación, desde la pestaña de Inicio, se selecciona el menú Formato de la sección
Celdas.
3. Seguidamente, seleccionaremos la opción Alto de fila.
4. Aparecerá el cuadro de diálogo del mismo nombre. Se indicará en éste el alto de fila
deseado, usando la coma como separador y se hará clic en Aceptar.

Segundo método:

Consiste el colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila a modificar,
en la cabecera de la fila y redimensionar la altura hasta el valor deseado, posteriormente se
soltará el botón del ratón.

Ancho de página
De igual forma, para llevar a cabo la modificación de la anchura de las columnas de la hoja se
debe seleccionar la columna o columnas que se desea modificar. En caso de no seleccionar
ninguna, la operación se realizará a la columna en la que se esté situado en ese momento:

Primer método:

1. Desplegar el menú Formato situado en la sección Celdas de la pestaña Inicio.

2. Elegir la opción Ancho de columna y aparecerá el cuadro de diálogo del mismo nombre.
3. Indicar en el cuadro de diálogo el ancho de columna deseado, usando la coma como
separador y hacer clic en Aceptar.

Segundo método:

También es posible llevar a cabo esta operación redimensionando con el ratón el ancho de la
columna o columnas seleccionadas. Para ello se debe operar, al igual que en el caso de las filas,
sobre la cabecera de éstas: colocar el puntero del ratón en la línea situada al lado de la cabecera
de la columna y redimensionar la anchura hasta el valor deseado, posteriormente se soltará el
botón del ratón.

4.4. Ocultando y mostrando columnas, filas y hojas de cálculo

Al trabajar con la aplicación se puede simplificar la visualización de la hoja de trabajo ocultando
filas o columnas que sean prescindibles en un momento determinado, todo ello claro, sin perder
su contenido:

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 ADGG053PO. Ofimática

Ocultación de columnas o filas

Para ocultar las columnas se deberá seleccionar la columna o columnas que se desee ocultar, o
la fila en su caso.

A continuación, en la pestaña Inicio se pulsará Formato, y se elegirá la opción Ocultar y mostrar,

tras esta operación se debe elegir la opción Ocultar columnas o filas.

Si optamos por ocultar columnas, el resultado será el que se puede ver en la imagen:

Ocultación de hoja
En el libro activo de trabajo se pueden ocultar las hojas de cálculo que no se necesite tener
presentes a fin de que el interfaz quede más claro. Para ello se puede seguir el mismo
procedimiento que utilizamos para ocultar filas y columnas.

O utilizar otra vía: sobre la pestaña que en la parte inferior del libro da nombre a la hoja de cálculo
en uso se hará clic con el botón derecho del ratón y se pulsará Ocultar.

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 ADGG053PO. Ofimática

4.5. Formato de la hoja de cálculo

El formato de una hoja de cálculo se refiere al conjunto de características que afectan a una
celda o conjunto de ellas.

Office incorpora una serie de formatos preestablecidos de celda que se pueden aplicar de forma
grupal para dar un aspecto singular a las hojas de cálculo. Para realizar este proceso seguimos
los siguientes pasos:

1. Para ello habrá que seleccionar la parte o partes a las que desea aplicar uno de los
formatos predeterminados que incluye el programa.
2. A continuación, en la pestaña Inicio, dentro del grupo Estilos se hará clic sobre el botón
Estilos de celda. Se observará cómo se despliega una lista de iconos que representan
formatos predeterminados de hojas de cálculo celdas.
3. Se hará clic en el que sea más adecuado para aplicarlo a las celdas previamente
señaladas y se verá cómo éstas adquieren el formato seleccionado.

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 ADGG053PO. Ofimática

4.6. Autoformatos o estilos predefinidos

Si no se encuentra un diseño que sea satisfactorio se puede aplicar un formato predeterminado
a cualquier parte de una hoja de cálculo o a la hoja completa:

Paso 1

En primer lugar, se debe seleccionar la parte o partes a las que se desea aplicar uno de los
formatos predeterminados que incluye el programa.

Paso 2

A continuación, en la pestaña Inicio, dentro del grupo Estilos se hará clic sobre el botón Dar
formato como tabla. Se observará cómo se despliega una lista de iconos que representan
formatos predeterminados de hojas de cálculo.

A continuación, se hará clic en el que sea más adecuado para aplicarlo en la hoja. Por último, se
verá cómo el conjunto de características de este formato pre-determinado se aplican sobre la
región previamente seleccionada.

Solución

Elaborar una hoja de cálculo para clasificar los siguientes datos acerca de las horas de trabajo
de los departamentos de una empresa:

 Departamento de RRHH: lunes 6 horas, martes 4 horas, miércoles 5 horas, jueves 5

horas, viernes 1 hora.
 Departamento de Producción: lunes 8 horas, martes 8 horas, miércoles 8 horas, jueves 2
horas, viernes 1 hora.

Aplicar a las celdas que conforman los días de la semana el Estilo de celda: azul Énfasis 60%.
Para el resto se aplicará un formato de libre elección.

1. Inicialmente se creará la hoja de cálculo que resuma los datos:

166
 ADGG053PO. Ofimática

2. A continuación, mediante el uso de los estilos de celda se dará el formato adecuado a los
días de la semana:

3. Por último, se asignará el formato al resto de celdas, para ello también se usarán los
formatos predeterminados de celda:

4.7. Zonas de impresión

Teniendo presente que una hoja de cálculo puede tener una extensión variable, conforme a las
necesidades, a la hora de llevar a cabo la impresión de un trabajo en Excel se debe definir qué
región es la que se desea que aparezca y la que no.

Aunque existen varios métodos de realizar esta operación la más sencilla pasa por:

Señalar las celdas que conforman la región a imprimir.

A continuación, en la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página pulsar el botón

Área de impresión. En las opciones que aparecen hacer clic en Establecer el área de impresión.

167
 ADGG053PO. Ofimática

En caso de llevar a cabo una impresión, la/las zona/as señaladas son las que se imprimirán
exclusivamente.

4.8. Especificaciones de impresión

Imprimir un documento en Excel 2013 es una acción muy sencilla, y se puede realizar siguiendo
varias rutas. Éstas son:

Archivo Imprimir
Permite seleccionar una impresora, un número de copias y otras opciones de impresión antes
de imprimir, al tiempo que ofrece una Vista preliminar del documento que se quiere imprimir.

Desde esta sección se podrá escoger la impresora a la que se le va a mandar el documento, el

número de copias, si se imprime solo las hojas activas, alternas, tipo de papel, orientación vertical
u horizontal, márgenes, escalado o no…

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 ADGG053PO. Ofimática

Impresión rápida
Esta opción hay que activarla en la flecha de Personalización de la barra de herramientas de
acceso rápido, de esta manera aparecerá la opción en la barra de herramientas y haciendo clic
en ella realiza la configuración de impresión definida por defecto en el momento de uso, no
permitiendo la selección de ninguna opción, lo que implica una impresión rápida a cambio de una
pérdida de control del proceso de impresión.

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 ADGG053PO. Ofimática

Vista previa de impresión e imprimir

Para acceder de este modo se realizará un proceso similar al anterior, seleccionando la opción
en la lista desplegable de la Personalización de herramientas de acceso rápido. Al seleccionar
luego esta opción, aparecerá la misma pantalla y se realizarán las mismas acciones que en la
opción Archivo-> Imprimir.

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 ADGG053PO. Ofimática

4.9. Configuración de página

Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2013 permite llevar a cabo modificaciones en
factores que afecta a la presentación de las páginas impresas entre las que se encuentran:
orientación, encabezados y pies de página, tamaño de papel, márgenes, etc.

Todas estas modificaciones se pueden conseguir mediante los botones del grupo Configuración
de página situado en la pestaña Diseño de página.

Veamos algunas de las acciones más comunes:

Márgenes

El primer botón del grupo es el llamado Márgenes, si se hace clic sobre él se le plantean tres
opciones predefinidas: Normal, Ancho y Estrecho y la opción Márgenes personalizados que
permite configurar a su gusto de forma exacta los márgenes del libro.

En la ventana que aparece se podrá observar cómo se da la posibilidad de modificar los

márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, incluso se encuentran
dos botones con los que se puede establecer el espacio a reservar para un Encabezado o un
Pie de página.

Puede además que el texto a imprimir se ajuste al centro de la página automáticamente tanto
horizontalmente como verticalmente con la opción Centrar la página.

Encabezados

Al desplegar el botón Orientación, usted tiene la posibilidad de seleccionar la Orientación de la

impresión: horizontal o vertical.

Encabezados y pies y numeración de páginas

Para establecer un encabezado y/o pie de página hay que hacer clic en la opción Márgenes
personalizados del botón Márgenes. A continuación, activar la pestaña Encabezado y pie de
página en la ventana que aparece.

En esta ventana de diálogo se encontrarán dos recuadros dos recuadros:

Encabezado

Aparece el tipo de encabezado que se haya elegido. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán
posibles encabezados a utilizar. Para modificar el encabezado, se hará clic sobre el botón
Personalizar encabezado...

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 ADGG053PO. Ofimática

Pie de página

Aparece el tipo de pie de página elegido. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles
pies de página a utilizar. Para modificar el pie de página, se hará clic sobre el botón Personalizar
pie de página...

Para introducir un encabezado o pie de página se hará clic en Personalizar pie de página o
Personalizar encabezado de página aparece un cuadro de diálogo similar al que a continuación
se describe.

Excel divide el encabezado y el pie de página en tres secciones, dependiendo de dónde se desee
que aparezca el contenido del encabezado o pie de página:

Se usará la barra de botones para modificar el aspecto del encabezado o pie de página.

A continuación, se estudiará de forma más detenida la utilidad de cada uno de ellos.

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ADGG053PO. Ofimática

173
 ADGG053PO. Ofimática

Veamos un ejemplo de cómo añadir un encabezado o un pie de página a cada una de las páginas
a imprimir:

Ejemplo

Queremos abrir una hoja de cálculo y establecer un encabezado de página con las siguientes
características:

 A la izquierda: la ruta de acceso.

 A la derecha: la hora de impresión del documento.
 En la parte central: el nombre del documento.

1. En primer lugar, se abrirá el documento en cuestión.

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 ADGG053PO. Ofimática

2. Siguiendo la ruta establecida, se abrirá el cuadro de diálogo Encabezado de página.

3. A continuación, habrá que situarse en la parte izquierda y pulsar el botón:

4. Posteriormente situarse en la derecha y pulsar el botón:
5. Seguidamente habrá que situarse en la parte central y pulsar el botón:

 El cuadro de diálogo del Encabezado tendrá que tener una forma similar a
esta:

175
 ADGG053PO. Ofimática

 Y el resultado se podrá ver en la vista preliminar:

4.10. Vista preliminar

La vista preliminar es una herramienta que permite visualizar la hoja antes de imprimirla, ya
hemos uso de ella en el desarrollo del ejemplo del anterior apartado. Para activar esta vista se
hará clic en la ruta: Archivo -> Imprimir.

La página se mostrará del siguiente modo:

En caso de tener más de una página, se podrá cambiar la página a visualizar utilizando los
botones Página anterior y página siguiente.

Evidentemente, en caso de que la página solo tenga una extensión de una hoja, estos
aparecerán desactivados.

Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, haciendo clic sobre la pestaña
Archivo y el botón Imprimir se activará el cuadro de diálogo Impresión que permite definir las
Formas de Impresión y la Configuración de la Impresora. Veamos estos dos elementos.

176
 ADGG053PO. Ofimática

Formas de impresión
Al hacer clic sobre el botón Imprimir de la pestaña Archivo aparecerán los siguientes controles
de impresión y el grupo Impresora que permite seleccionar el tipo de impresora y las propiedades
de ésta:

1. Nombre: Que muestra la impresora que está usando por defecto el sistema operativo,
conocida como Impresora predeterminada. Si se despliega la lista se puede elegir otra
impresora para imprimir (en este caso al desplegar se ha escogido imprimir mediante el
fax).
2. Imprimir hojas activas: Esta es una lista desplegable, mediante la cual se puede escoger:
3. Las hojas que se van a imprimir, por defecto estará seleccionada la opción Imprimir hojas
activas.
4. Imprimir un libro entero u hojas concretas de un mismo libro.
5. Una serie de páginas concretas, para ello se especificarían los números de las páginas
de inicio y final en la opción Páginas.
6. Intercaladas: Esta opción determinará el orden en el que se impriman las páginas si se
van a imprimir varias copias.
7. Orientación: Con esta opción no da la posibilidad de escoger si se va a imprimir en forma
Horizontal o Vertical.
8. Tamaño de la hoja: Por defecto estará seleccionado el tamaño A4, pero en esta lista
desplegable se podrá escoger el tamaño en el cual se quiere imprimir.

177
 ADGG053PO. Ofimática

9. Márgenes: Desde esta ventana se podrán seleccionar los tipos de margen que se le
quieren aplicar al documento a la hora de imprimir.
10. Escalado: Mediante esta lista desplegable se podrá escoger si se quiere Imprimir las
hojas a tamaño real, opción que viene marcada por defecto, o en otros tamaños.

Configuración de la impresora
En este apartado se van a estudiar los pasos que se han de seguir para:

Buscar una impresora

En el cuadro Nombre, seleccionar la impresora que se desee utilizar.

Si la impresora que se desea no aparece en la lista, pero está disponible el botón Buscar
impresora, se puede buscar y agregar a la lista del cuadro Nombre y a la carpeta Impresoras
del equipo.

Configurar nueva impresora

En Windows XP, se ha de seguir la ruta: Inicio -> Panel de Control -> en Impresoras y faxes ->
Archivo -> Agregar una impresora.

A continuación, se seguirán las instrucciones del Asistente para agregar impresoras. Una vez
terminada la operación, se puede imprimir una página de prueba, para lo que habrá que
asegúrese de que la impresora esté encendida y preparada para imprimir.

178
 ADGG053PO. Ofimática

Establecer una impresora como predeterminada

En Windows XP, se seguirá la ruta: Inicio -> Panel de Control -> Impresoras y faxes.

Con el botón secundario del mouse (ratón), se hará clic en el icono de la impresora que se desee
utilizar como predeterminada y, a continuación, se hará clic en Establecer como impresora
predeterminada, en el menú contextual.

Actividad de refuerzo

179
 ADGG053PO. Ofimática

5. Fórmulas y funciones
En este punto veremos lo siguiente:

1. Aprenderemos dónde y cómo escribir fórmulas en Excel.

2. Veremos como copiar las fórmulas a distintas celdas sin necesidad de escribirla
continuamente.
3. Conoceremos cuales con las funciones matemáticas que nos traen predefinidas en la
hoja de cálculo.
4. Aprenderemos las reglas que tenemos que tener en cuenta para utilizar funciones
predefinidas.
5. Veremos cuales son las funciones más utilizadas en Excel.
6. Conoceremos que tenemos la posibilidad de activar el asistente de funciones.

5.1. Escritura de formulas

Las fórmulas en Excel deben ser introducidas en la Barra de fórmulas, situada en la parte superior
de la hoja.

Importante, las fórmulas siempre deben comenzar por el símbolo =. Se utilizará el operador de
Excel adecuado.

Ejemplo

Se van a cumplimentar dos columnas A y B de números y en la columna C se va a situar la suma

de estos números.

Para ello inicialmente se señalará la celda C2 en la que se situará el resultado de la operación

haciendo clic en ella.

En la barra de fórmulas, señalada en la ilustración anterior, se insertará la fórmula

correspondiente. En este caso será =A2+B2.

Para finalizar se ha de pulsar [Intro] y se observará cómo en C2 aparece el resultado de la

operación solicitada.

180
 ADGG053PO. Ofimática

5.2. Copia de formulas

En ocasiones se requiere utilizar una misma fórmula en celdas sucesivas, en lugar de ir
introduciendo la fórmula celda a celda se utiliza el procedimiento del Cuadrado de llenado. El
Cuadrado de llenado es una herramienta que copia la fórmula de una casilla aplicándola a las
celdas de su alrededor de forma inteligente.

Para comprenderlo utilizaremos dos ejemplos.

Ejemplo 1: Cuadrado de llenado

Ejemplo 2: Cuadrado de llenado

181
 ADGG053PO. Ofimática

5.3. Funciones matemáticas predefinidas en la aplicación de hoja de cálculo

La aplicación Excel 2013 contiene 327 funciones agrupadas en doce categorías, que son:

Dentro de estas categorías vamos a desarrollar las funciones matemáticas que permiten realizar
cálculos de muy diversa índole. Entre ellas se pueden encontrar las siguientes:

Funciones matemáticas

ABS

Devuelve el valor absoluto de un número.

ACOS

Devuelve el arco coseno de un número.

ACOSH

Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número.

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 ADGG053PO. Ofimática

ALEATORIO

Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1.

ALEATORIO.ENTRE

Devuelve un número aleatorio entre los números que especifique.

ASENO

Devuelve el arcoseno de un número.

ASENOH

Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número.

ATAN

Devuelve la arco tangente de un número.

ATAN2

Devuelve la arco tangente de las coordenadas 'x' e 'y'.

ATANH

Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número.

COS

Devuelve el coseno de un número.

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 ADGG053PO. Ofimática

COSH

Devuelve el coseno hiperbólico de un número.

COMBINAT

Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de objetos.

COCIENTE

Devuelve la parte entera de una división.

ENTERO

Redondea un número hacia abajo hasta el entero más próximo.

EXP

Devuelve e elevado a la potencia de un número dado.

FACT

Devuelve el factorial de un número.

GRADOS

Convierte radianes en grados.

LN

Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de un número.

LOG

Devuelve el logaritmo de un número en una base especificada.

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 ADGG053PO. Ofimática

LOG10

Devuelve el logaritmo en base 10 de un número.

M.C.D

Devuelve el máximo común divisor.

M.C.M

Devuelve el mínimo común múltiplo.

MDETERM

Devuelve la determinante matricial de una matriz.

MINVERSA

Devuelve la matriz inversa de una matriz.

MMULT

Devuelve el producto de matriz de dos matrices.

MULTINOMIAL

Devuelve el polinomio de un conjunto de números.

MULTIMPLO.INFERIOR

Redondea un número hacia abajo, en dirección hacia el cero.

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 ADGG053PO. Ofimática

MULTIPLO.SUPERIOR

Redondea un número al entero más próximo o al múltiplo significativo más cercano.

NUMERO.ROMANO

Convierte un número arábigo en número Romano, con formato de texto.

PI

Devuelve el valor de pi.

POTENCIA

Devuelve el resultado de elevar un número a una potencia.

PRODUCTO

Multiplica sus argumentos.

RAIZ

Devuelve la raíz cuadrada positiva de un número.

RAIZ2PI

Devuelve la raíz cuadrada de un número multiplicado por PI (número*pi).

RADIANES

Convierte grados en radianes.

REDIBD.MULT

Devuelve un número redondeado al múltiplo deseado.

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 ADGG053PO. Ofimática

REDONDEAR

Redondea un número al número de decimales especificado.

REDONDEAR.IMPAR

Redondea un número hacia arriba hasta el entero impar más próximo.

REDONDEAR.MAS

Redondea un número hacia arriba, en dirección contraria a cero.

REDONDEAR.MENOS

Redondea un número hacia abajo, en dirección hacia cero.

REDONDEAR.PAR

Redondea un número hasta el número entero par más próximo.

RESIDUO

Devuelve el resto de la división.

SENO

Devuelve el seno de un ángulo determinado.

SENOH

Devuelve el seno hiperbólico de un número.

187
 ADGG053PO. Ofimática

SIGNO

Devuelve el signo de un número.

SUBTOTALES

Devuelve un subtotal en una lista o base de datos.

SUMA

Suma sus argumentos.

SUMA.CUADRADOS

Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos.

SUMAPRODUCTO

Devuelve la suma de los productos de los correspondientes componentes de matriz.

SUMA.SERIES

Devuelve la suma de una serie de potencias en función de la fórmula.

SUMA.SI

Suma las celdas especificadas que cumplen unos criterios determinados.

SUMA.SI.CONJUNTO

Suma las celdas de un rango que cumplen varios criterios.

SUMAX2MASY2

Devuelve la suma de la suma de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices.

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 ADGG053PO. Ofimática

SUMAX2MENOSY2

Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados de los valores correspondientes de dos

matrices.

TAN

Devuelve la tangente de un número.

TANH

Devuelve la tangente hiperbólica de un número.

TRUNCAR

Trunca un número a un entero.

Podemos desarrollar alguna de estas funciones mediante un ejemplo:

189
 ADGG053PO. Ofimática

5.4. Reglas para utilizar las funciones predefinidas

Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y de no ser respetada, el programa mostrará
un mensaje de error. Las reglas de esa sintaxis son:

 Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo [=].

 Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se deben dejar
espacios antes o después de cada paréntesis.
 Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
 Los argumentos deben de separarse por [;].
 En resumen la sintaxis de cualquier función es: [=nombre
Función(argumento 1;argumento 2;…;argumento N)]
 =SUMA(A1;A3).
 =PROMEDIO(B1;C4).

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 ADGG053PO. Ofimática

5.5. Utilización de las funciones más usuales

A continuación, mostramos algunas de las funciones más utilizadas en Excel:

191
ADGG053PO. Ofimática

192
 ADGG053PO. Ofimática

Actividad de refuerzo

5.6. Uso del asistente para funciones

Podemos activar el asistente de funciones en la celda donde deseamos insertar la función por
alguna de estás vías: Desde el menú Insertar > Función. Con la combinación de teclas Ctrl+F2.
Con el botón Asistente de funciones, representado por un fx en la barra de fórmulas.

Uso del asistente para funciones.

193
 ADGG053PO. Ofimática

6. Lista de datos, filtros, trabajo con múltiples ventanas

En este punto veremos lo siguiente:

1. Conoceremos la posibilidad de rellenar celdas de manera rápida.

2. Aprenderemos a seleccionar los rangos de una hoja de cálculo tanto con teclado como
con ratón.
3. Veremos que se le pueden asignar nombres a los rangos que nosotros queramos.
4. Veremos los pasos necesarios para realizar una tabla.
5. Conoceremos cómo ordenar los datos por uno o varios campos.
6. Podremos filtrar los datos que nosotros creamos necesarios.
7. Veremos que es posible abrir varios documentos a la vez sin necesidad de cerrar el que
estamos utilizando.

6.1. Relleno rápido de un rango

Con Microsoft Excel 2013 se pueden rellenar de forma automática celdas de un hoja de cálculo.
Es posible además configurar el programa para que siga una serie de números, combinaciones
de texto y número, fechas, etc.

Relleno automático.

194
 ADGG053PO. Ofimática

Actividad de refuerzo

6.2. Selección de varios rangos

Para seleccionar rangos lo podemos realizar utilizando dos métodos:

Mediante teclado

 El primer paso será activar una de las celdas situadas en la esquina del rango que se
quiere seleccionar.
 A continuación, se pulsa la tecla [Mayús] y, sin soltarla, se señala mediante las teclas de
dirección del teclado la celda de la esquina contraria del rango deseado. Se podrá
observar cómo el rango seleccionado queda resaltado.

Si lo que se desea es cancelar la selección, se puede pulsar cualquier tecla de movimiento, o

bien hacer clic con el ratón sobre cualquier otra celda dentro o fuera de la selección.

Mediante el ratón

 Para realizar la selección se hará clic con el ratón sobre una de las celdas de la esquina
del rango a seleccionar.
 A continuación, se pulsará el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, se arrastrará el ratón
hasta la celda situada en la esquina opuesta del rango.
 Tras soltar el botón la selección estará realizada, quedando resaltado el rango
seleccionado.

Se podrá observar que el rango seleccionado queda oscurecido exceptuando la celda desde
donde inició la selección. Aunque es evidente que esa celda también está seleccionada.

195
 ADGG053PO. Ofimática

Una vez hemos visto el método de selección de rangos, veamos cómo seleccionar varios rangos
a la vez, en concreto la selección de rangos múltiples y rangos tridimensionales.

6.3. Nombre de rangos

Es muy útil a la hora de simplificar relaciones y operaciones con un conjunto de datos, establecer
y nombrar rangos de celdas.

Nombrar rangos.

6.4. Creación de tablas o listas de datos

Las tablas son conjuntos de datos organizados en filas o registros. En la primera fila de la tabla
se encuentran las cabeceras de las columnas que son los nombres de los campos, en el resto
se encuentran los datos.

La utilidad de las tablas radica en que Excel incluye una serie de herramientas que permiten
analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. Entre ellas se pueden destacar:

 Ordenar los registros.

 Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
 Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.
 Crear un resumen de los datos.
 Aplicar formatos a todos los datos.
 Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo.

Las tablas de datos ya se usaban en versiones anteriores de Excel bajo el término Listas de
datos. Veamos cual es el proceso para crear una tabla:

196
 ADGG053PO. Ofimática

Y en la hoja de cálculo aparecerá en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

197
 ADGG053PO. Ofimática

Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla se pueden teclear directamente los nuevos
valores sobre la ella, o bien utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción es muy
apropiada en caso de que la lista sea muy grande.

6.5. Ordenación de la lista de datos, por uno o varios campos

En Excel se puede realizar fácilmente la ordenación de una tabla atendiendo a un único criterio
o atendiendo a varios simultáneamente.

Veamos los pasos para realizar esta función.

198
ADGG053PO. Ofimática

199
 ADGG053PO. Ofimática

6.6. Uso de Filtros

Al hablar del filtrado de una lista se está haciendo referencia a la selección exclusiva de los
registros de una tabla que cumplan un criterio prefijado.

Para utilizar el Filtro se hará uso de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de los
campos. Así si hace clic en la flecha Sede aparece un menú desplegable como el siguiente,
donde se puede elegir entre una serie de opciones para realizar el filtro.

Por ejemplo, si solo se marca Madrid, Excel filtrará todos los registros que tengan Madrid en el
campo Sede, desapareciendo el resto de filas de la lista.

200
 ADGG053PO. Ofimática

6.7. Menú de Ventana. Manejo de varios documentos

En Excel cada vez que trabajamos con un documento, se abre una ventana del programa al
completo, es decir, las barras de opciones y el cuerpo del documento. Si tenemos abiertos varios
documentos tendremos abierto varias veces el programa, pero por separado.

Es posible trabajar con varios documentos diferentes de Excel, iniciándolo desde el escritorio
tantas veces como documentos queramos tener abiertos. Una vez hecho esto, se debe ir
adecuando el tamaño de cada uno de ellos, sin superponerse; de tal manera que se puedan
modificar todos al mismo tiempo.

201
 ADGG053PO. Ofimática

7. Diagramas y gráficos
En este punto veremos lo siguiente:

1. Conoceremos cuales son los distintos elementos que componen un gráfico.

2. Aprenderemos paso a paso a como crear un gráfico.
3. Aprenderemos a como modificar y borrar un gráfico.

7.1. Elementos de un gráfico

Antes de comenzar se podrá observar la siguiente viñeta que resume de forma visual las partes
que componen un gráfico realizado con el programa.

1. Gráfico

El gráfico es la representación gráfica de los datos de la hoja de cálculo. Existen distintos tipos
de gráficos, como se verá en el siguiente apartado.

2. Título del gráfico

El título del gráfico es el texto que lo encabeza.

202
 ADGG053PO. Ofimática

3. Marcas de datos

Es el objeto que se utiliza para representar los datos. Por ejemplo, en un gráfico de columnas las
marcas de datos son las columnas o barras verticales, es decir, hay una columna por cada
número representado.

4. Líneas de división o trazado

Son unas líneas horizontales y/o verticales que aparecen al fondo del gráfico y que sirven para
apreciar con más facilidad los valores que alcanzan las marcas de datos.

5. Texto

El texto puede ser cualquier palabra o frase que aparezca en el gráfico. El texto asignado está
unido indefectiblemente a un objeto del gráfico (como el título del gráfico), mientras que el texto
no asignado es libre.

6. Leyenda

La leyenda es un recuadro en el que se identifican las marcas de datos.

7. Ejes

Los ejes son unas líneas perpendiculares que marcan la referencia para el gráfico. Normalmente
hay dos ejes (en los gráficos tridimensio¬nales hay tres): el eje de abscisas, eje x o eje de
categorías, y el eje de ordenadas, eje y o eje de valores. En el eje de abscisas se representan
las distintas categorías de los datos. En el eje de ordenadas se representan los valores de los
datos.

8. Marcas

Las marcas de graduación son marcas que aparecen en los ejes graduación y que sirven para
determinar el valor del eje en cada punto del mismo.

9. Área de trazado

Es la zona del gráfico donde aparecen las marcas de datos y los ejes.

203
 ADGG053PO. Ofimática

10. Series de datos

Son los conjuntos de datos que se representan en un gráfico.

7.2. Creación de un gráfico

Las herramientas iniciales de inserción de gráficos están ubicadas en la sección Gráficos de la
pestaña Insertar.

Para crear un gráfico podemos seguir estos pasos.

204
 ADGG053PO. Ofimática

7.3. Modificación y borrado de un gráfico

Una vez que se ha elaborado el gráfico inicial se encontrará una pestaña llamada Herramientas
de Gráficos, con una opción denominada Diseño, con dos botones muy útiles para esta tarea:
Cambiar entre filas y columnas y Seleccionar datos.

Si se pulsa el botón Seleccionar datos aparecerá un cuadro de diálogo similar al de la imagen.

205
 ADGG053PO. Ofimática

Existen tres funcionalidades principales:

1. En el campo llamado Rango de datos del gráfico se pulsará el botón azulado situado a la
derecha de la opción y se seleccionarán las nuevas celdas que formarán el rango con el
que se va a modificar el gráfico. Al hacerlo Excel asociará unos datos al eje horizontal y
otros al eje vertical. Se debe tener en cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos
series para poder crearse, sin embargo, otros necesitan solo una o dos.
2. Mediante el botón Cambiar fila/columna se pueden permutar los datos de las series y
pasarlas a categoría o viceversa.
3. Si el resultado obtenido no ha sido satisfactorio o se desea modificar la apariencia del
gráfico se tendrá en cuenta que el paso más importante a la hora de modificar un gráfico
o iniciar su elaboración consiste en Añadir una serie de datos. Mediante este paso se
definirá qué datos se desea que aparezcan en modo gráfico.

Hemos visto como modificar los datos del gráfico, es decir el contenido, pero tenemos la opción
de modificar las características del gráfico en lo referido a su aspecto:

Diseño

Las opciones relativas al aspecto del gráfico están reunidas en la sección Diseño, de la pestaña
Herramientas del Gráfico. Se puede fácilmente incluir una cuadrícula de fondo, mostrar o no los
ejes, insertar/modificar las etiquetas del gráfico, etc.

206
 ADGG053PO. Ofimática

Formato

Además, agrupadas en la sección Formato se encontrarán una serie de botones: Área de

trazado, Cuadro gráfico, Plano inferior del gráfico, Giro 3D, que modifican el aspecto visual de
una forma fácil, obteniendo rápidamente resultados muy profesionales. Y es que el programa ha
sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas.

Estilo de diseño

Para conseguir por último un aspecto adecuado del gráfico, se puede acudir a la sección Estilos
de diseño, en la pestaña Diseño, donde se pueden seleccionar diferentes configuraciones
predefinidas de estilos y colores para cada una de las partes (áreas, barras, leyendas, etc.) que
componen el gráfico.

Para llevar a cabo el borrado de un gráfico se hará doble clic con el ratón sobre él y se ha de
pulsar la tecla suprimir del teclado. Se comprobará cómo el gráfico es eliminado de su zona de
trabajo.

207
 ADGG053PO. Ofimática

UA5. Base de datos: Access

Introducción y objetivos
A lo largo de esta Unidad de Aprendizaje,
veremos la utilización y aprovechamiento
eficiente de las herramientas
informáticas de bases de datos
relacionales, como:

 Utilizar las funciones de las

aplicaciones informáticas de bases de
datos relacionales que permitan
presentar y extraer la información.
 Describir la importancia del manejo
adecuado de la opción de informes,
como una funcionalidad de base de
datos relacionales para la presentación
de datos, por la amplia gama de posibilidades de adaptación a las necesidades del
usuario o de la entidad.
 Creación de un proyecto de base de datos relacional.

Cualquier base de datos está formada por una o varias tablas relacionadas en las que se
introduce la información. Se trata pues del elemento básico de trabajo con la aplicación.

También, a lo largo de esta Unidad de Aprendizaje se aprenderá a editar tablas de Access 2013
y a realizar otro tipo de tareas con ellas. Se tratarán las formas de realizar modificaciones en su
diseño, cómo cambiarles el nombre, copiarlas, guardarlas, exportarlas o importarlas.

Además de aprender a obtener datos a través de consultas, formularios para acceder de forma
más sencilla a nuestras bases de datos, la generación de informes con diferentes estilos, así
como a imprimir y guardar toda esta información.

 Operar con bases de datos, internas o externas, con el fin de obtener y proporcionar la
información necesaria, manteniendo siempre la integridad, la seguridad y la
confidencialidad de acuerdo a las normas establecidas e integrar datos en los
documentos de trabajo de acuerdo con las instrucciones recibidas a fin de reutilizar con
eficiencia la información requerida de distintas aplicaciones informáticas.

208
 ADGG053PO. Ofimática

 Describir las prestaciones, procedimientos y asistentes de los programas que manejan

bases de datos relacionales, refiriendo las características y utilidades relacionadas con la
ordenación y presentación de tablas, y la importación y exportación de datos.
 Identificar y explicar las distintas opciones existentes en una base de datos relacional
para la creación, diseño, visualización y modificación de las tablas.
 Distinguir y diferenciar la utilidad de los otros objetos de una base de datos relacional.
 Crear las relaciones existentes entre las distintas tablas, teniendo en cuenta: Tipos de
relaciones y/o integridad referencial.

209
 ADGG053PO. Ofimática

1. Introducción a Access
En este punto veremos lo siguiente:

1. Aprenderemos de manera sencilla que es una base de datos.

2. Conoceremos el método de acceder a nuestra aplicación de base de datos Access y ha
salir de ella.
3. Aprenderemos las funciones que realizan los distintos elementos que componen la
ventana principal de Access.

1.1. Qué es una base de datos

Así, puede entenderse, que una biblioteca es una base de datos compuesta en su mayoría, por
documentos y textos impresos en papel que se encuentran indexados para su consulta. Sin
embargo, el auge de la tecnología, la informática y la electrónica ha permitido que la mayoría de
bases de datos estén en formato digital, lo que simplifica y agiliza la gestión.

En este sentido Microsoft Access 2013 es un Sistema Gestor de Bases de Datos, esto es, un
software que permite almacenar y posteriormente acceder a los datos de las bases de datos de
forma rápida y estructurada.

210
 ADGG053PO. Ofimática

Aunque existen distintos tipos de software gestores, todos ellos persiguen unos objetivos
comunes:

 Abstracción de la información, ya que ahorran detalles acerca del almacenamiento físico

de los datos.
 Independencia, ya que el esquema de una base de datos puede ser modificado sin tener
que realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella.
 Consistencia, referente sobre todo a la eliminación o tratamiento correcto de datos
redundados.
 Seguridad, a fin de garantizar la información almacenada.
 Manejo de transacciones. En este sentido los SGBD proveen mecanismos para
programar las modificaciones de los datos de una forma mucho más simple que si no se
dispusiera de ellos.
 Tiempo de respuestas, con el fin de minimizarlo.

1.2. Entrada y salida de la aplicación de base de datos

Access 2013 forma parte de la suite Microsoft Office 2013, como anteriormente se ha comentado.

Para entrar en el programa, siga la ruta: Botón Inicio −> Todos los programas −> Microsoft Office
−> Microsoft Office Acces 2013.

211
 ADGG053PO. Ofimática

Si la versión del sistema operativo es Microsoft Windows 8, bastará con hacer clic o dar un toque,
en caso de estar configurada esta opción, sobre el icono de Microsoft Office Access 2013, que
estará situado en la parte derecha de la interfaz Metro.

Se recomienda que, para mayor comodidad, cree un acceso directo a Microsoft Access en el
Escritorio.

Para ello siga la siguiente secuencia:

212
 ADGG053PO. Ofimática

Si el sistema operativo es Windows 8, el procedimiento será similar, salvo que en vez de acceder
mediante el Botón Inicio, en la Barra de Tareas se accederá directamente a la pestaña
Programas, ya desde ahí el procedimiento es el mismo que en cualquier otra versión de
Windows.

Mediante un doble clic en el acceso directo situado en el escritorio o bien siguiendo la ruta del
programa antes establecida, usted podrá acceder a la apertura del programa.

Al ejecutar la aplicación por primera vez aparecerá una pantalla semejante a la siguiente:

1.3. La Ventana de la aplicación de base de datos

Al arrancar la aplicación le aparecerá la ventana inicial de la aplicación Access 2013, para
comenzar a crear una base de datos nueva pulse en el botón Base de Datos en Blanco.

213
 ADGG053PO. Ofimática

El programa solicitará un nombre para la base de datos. Escriba el nombre que desee y haga
clic en el botón Crear.

Pulse en la pestaña Inicio. La visualización será aproximadamente esta:

1. Barra de título / Barra de acceso rápido

Situadas en la parte superior, una a continuación de la otra, en ellas puede encontrar el nombre
del programa, así como el del archivo en uso. A la derecha están situados los botones que le
permiten minimizar, maximizar/restaurar y cerrar; a la izquierda, en la barra de acceso rápido
propiamente dicha, los botones guardar y deshacer/hacer.

Puede personalizar la barra a fin de añadir más elementos.

Para llevar a cabo esta tarea, haga clic en la flecha desplegable de la derecha y elija los
comandos que desea que aparezcan.

2. Botón archivo

El botón Archivo abre el menú de acceso a los comandos básicos de la aplicación y también a
otras funciones como compartir un archivo o incluso personalizar la aplicación.

214
 ADGG053PO. Ofimática

3. Barra de opciones

Contiene todas las opciones del programa que se encuentran agrupadas en pestañas.

Las distintas opciones del programa no siempre están habilitadas o visibles. El programa está
diseñado para habilitar/mostrar las opciones del programa que le serán útiles en cada momento.
Podemos habilitar la opción que necesitemos.

Ejemplo

Queremos insertar el botón Abrir para ello seguimos la secuencia:

1. Haga clic sobre la flecha que aparece en la parte derecha de la barra de herramientas de
acceso rápido.
2. En el desplegable pulse la opción Abrir.
3. Aparecerá de forma automática el botón Abrir en la barra de herramientas de acceso
rápido.

215
 ADGG053PO. Ofimática

4. Panel de exploración

Se encuentra situado a la izquierda de la ventana de trabajo.

El panel de exploración permite la agrupación y filtrado de los

objetos de la base de datos, estas opciones se pueden escoger
al hacer clic sobre la flecha pequeña situada a la derecha.

Así puede mostrar solo un tipo de objetos, varios,

categorizarlos, etc.

5. Barra de estado

Está situada en la parte inferior de la pantalla y

contiene las indicaciones sobre el estado de la
aplicación. Además, proporciona distinta
información según la pantalla con la que esté
trabajando.

Así contiene la activación/desactivación del

bloqueo numérico, la información sobre la vista en
la que esté trabajando, botones para el cambio de
vista, etc.

Si presiona el botón derecho del ratón sobre

cualquier punto de la zona vacía de la Barra de
estado, aparecerá un menú contextual que
permitirá personalizarla.

Puede que la visualización de la pantalla no sea exactamente la que va a encontrar en este

material, sin embargo, una visualización aproximada también le será útil, puesto que el objetivo
de este apartado es la descripción de las partes principales de la ventana.

216
 ADGG053PO. Ofimática

Recuerda

Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto que se

encuentran almacenados de forma sistemática para un uso posterior.

Los gestores de bases de datos tienen unos objetivos comunes como son: abstracción de la
información, independencia, consistencia, seguridad, manejo de transacciones y minimizar el
tiempo de respuesta. En este tema veremos Access 2013 como gestor de bases de datos. Para
entrar en el programa siga la ruta Botón Inicio, todos los programas, Microsoft Tooltips, Microsoft
Office Access 2013.

Al abrir el programa, aparece la ventana de aplicación de la base de datos, donde distinguimos

unos elementos principales, como son: Barra de título y barra de acceso rápido, barra de
opciones, panel de exploración, botón archivo y barra de estado.

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 ADGG053PO. Ofimática

Actividad de refuerzo

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 ADGG053PO. Ofimática

2. Primeros pasos con la base de datos

En este punto veremos lo siguiente:

1. Conoceremos cuales son los cuatro elementos fundamentales que componen una base
de datos.
2. Conoceremos cuales son las distintas formas que tenemos para poder crear una base de
datos.
3. Aprenderemos como se abre ya sea una base de datos ya abierta anteriormente o una
ya existente que se encuentre en algún sitio de nuestro ordenador.
4. Aprenderemos a guardar una base de datos de manera correcta para evitar la posible
pérdida de datos.
5. Veremos las distintas maneras que tenemos para cerrar una base de datos.

2.1. Elementos básicos de la base de datos

Los cuatro elementos fundamentales que componen una base de datos son:

Tablas
Una tabla es un elemento básico cuyo único fin es el de almacenar información. El resto de
objetos se utilizan para administrar, manipular, analizar, consultar, mostrar o publicar la
información que ha almacenado en la tabla.

Una tabla está formada a su vez por:

 Campos: Elemento que compone un registro. Por ejemplo: En la ficha de un alumno:

nombre, apellidos, ciudad, etc.
 Registros: Campos relacionados entre sí. Correspondería a los datos personales de cada
uno de los alumnos.

Una base de datos de Access puede estar formada por cientos de tablas, quedando el límite de
registros que pueden contener limitado casi exclusivamente por el espacio disponible en su
equipo.

Vistas o consultas
Las consultas son una herramienta mediante la cual usted puede localizar la información que
desee, que coincida con unos criterios de búsqueda especificados.

Además, puede guardar la consulta y volver a ejecutarla en cualquier momento desde la sección
Consultas del Panel de Exploración.

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 ADGG053PO. Ofimática

Las vistas permiten adaptar la visualización de los datos de una base de datos a un usuario
concreto, aislando al usuario de la estructura de tablas que soporta realmente a la base de datos,
seleccionando por parte del diseñador de la Base de datos los campos correspondientes de cada
una de las tablas y las relaciones entre ellas.

Los cambios que se realizan sobre ellas se reflejan directamente sobre la estructura de tablas.

Las Vistas, son consultas a las tablas de una base de datos, con la diferencia de que son mucho
más rápidas, debido a que trabajan con los datos y no con toda la estructura de la tabla.

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 ADGG053PO. Ofimática

Formularios

Un formulario es un objeto de Access 2013 diseñado para introducir, visualizar y modificar los
datos de las tablas.

Seguro que alguna vez ha visto el programa de gestión de una empresa. Al dar de alta a un
cliente la persona trabajadora no introduce sus datos en una tabla, sino que cuenta con una
especie de pantalla con "huecos" en los que introduce los datos en cuestión. Esto es un
formulario, que simplemente ayudará a la inserción, búsqueda o eliminación de los datos en las
tablas que componen las bases de datos.

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 ADGG053PO. Ofimática

Informes o reports

Un informe es un objeto de Access 2013 que está diseñado para dar formato, imprimir y resumir
los datos contenidos en una o varias tablas.

Si desea presentar los datos de una base de datos, de forma total o parcial, echará mano de un
Informe o Report.

Los informes le permiten pues mostrar los registros contenidos en las tablas que componen la
base de datos de forma atractiva a fin de mostrar la información en pantalla o imprimirla.

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 ADGG053PO. Ofimática

2.2. Distintas formas de creación de una base de datos

La creación de una estructura de una base de datos no es muy compleja para un usuario medio.
Sin embargo Access 2013 cuenta con la posibilidad de usar una serie de plantillas de bases de
datos comunes que puede que se adapten a sus necesidades.

Si lo que desea es iniciar la creación de una base de datos desde cero, ya se vieron anteriormente
los pasos a seguir. Éstos pasaban por arrancar la aplicación y pulsar el botón Base de datos en
blanco.

Sin embargo, como anteriormente se ha comentado, puede observar la parte central de la

ventana Access le ofrece la posibilidad de hacer uso de las Plantillas destacadas en línea, que
no son más que un grupo destacado de plantillas de Access de uso frecuente de las que puede
hacer uso editándolas incluso para su uso personalizado.

Estas plantillas online se encuentran agrupadas en categorías:

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 ADGG053PO. Ofimática

También tiene acceso a las plantillas de uso local, como por ejemplo las creadas por usted.

Asimismo, existe la posibilidad de efectuar una búsqueda concreta en línea de una plantilla
determinada.

Una vez seleccionada la plantilla que desea, basta con poner un nombre adecuado a la nueva
base de datos para poder comenzar a usarla.

2.3. Apertura de una base de datos

Abrir una base de datos es una tarea que tendrá que repetir en numerosas ocasiones, ya que es
muy probable que tenga que realizar modificaciones y también que imprimir.

Si ha creado una base de datos puede abrirla usando indistintamente cualquiera de los siguientes
métodos:

Desde el botón Archivo

1. Esta opción recoge accesos directos a las últimas bases de datos abiertas en Access
2013.
2. Esta opción permite tener acceso a los archivos y compartirlos desde cualquier lugar.
3. Esta opción permite buscar la carpeta donde se encuentra ubicado el archivo de esa base
de datos, una vez localizado, bastará con seleccionarlo y hacer clic en Abrir.
4. Esta opción permite agregar ubicaciones para que sea más fácil guardar documentos.

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 ADGG053PO. Ofimática

Desde la ventana de Introducción del programa

Habrá observado que al acceder al programa aparece una ventana de introducción, como la de
la imagen. En la parte izquierda observará un apartado con el nombre Recientes y debajo un
listado, seleccione una de las bases de datos o pulse el botón Abrir otros archivos para llevar a
cabo una búsqueda del archivo de base de datos que desee abrir.

Haciendo doble clic en el Archivo de base de datos

La última opción para abrir una base de datos consiste en localizar la ubicación del archivo de
base de datos en su árbol de carpetas de su disco duro y hacer doble clic sobre él.

El programa se ejecutará y abrirá la base de datos seleccionada directamente.

2.4. Guardado de una base de datos

Una vez haya abierta una base de datos, debe guardarla a fin de poder disponer de ella en
cualquier momento.

Para ello acceda al botón Archivo y pulse la opción Guardar como.

Tal y como se ha visto en la imagen interior, al pulsar la opción Guardar como existen dos
alternativas para guardar la base de datos:

Para almacenar objetos individuales que componen la base de datos

En esta primera alternativa se encuentran las siguientes opciones:

 Guardar objeto como. Puede guardar un objeto particular de una base de datos, como
por ejemplo una tabla como un elemento individual.
 PDF o XPS. Le permite guardar un objeto particular de una base de datos como un
documento PDF, o XPS, formato de documentos similar al PDF pero creado por Microsoft.

Para almacenar la base de datos completa

La base de datos puede ser almacenada como:

 Base de datos de Access.

 Base de datos de Access 2002-2003.
 Base de datos de Access 2000.
 Plantilla.

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 ADGG053PO. Ofimática

Seleccione la opción deseada en virtud de sus necesidades de compatibilidad.

Recuerde que, si guarda la base de datos como fichero Access 2013, no será posible abrirla con
versiones anteriores. Al revés no ocurre esto. Access 2013 abre todos los documentos con
formato anterior a la versión 2013. Sin embargo, puede que al guardar la base en formatos
anteriores pierda alguna funcionalidad añadida que solo se la podrá dar el nuevo formato de
archivo de 2013.

Si no ha guardado todavía la base de datos, le recomendamos que elija la opción Base de datos
de Access. Al hacerlo el programa le ofrecerá una ventana en la que debe seleccionar el nombre
y la ubicación del archivo base de datos.

Seleccione el nombre y la ubicación en su árbol de carpetas y pulse Guardar.

La próxima vez que abra esta base de datos y quiera guardar los cambios que en ella haya
hecho, no es necesario llevar a cabo todo este procedimiento. Basta con pulsar Guardar para
que el programa sobrescriba el fichero con el mismo nombre inicial en la misma ubicación.

2.5. Cierre de una base de datos

Para cerrar una base de datos puede usar varios métodos:

Si lo que desea es cerrar la base de datos en uso y cerrar además el programa: Botón Archivo
−> Cerrar.

También puede hacer clic en el botón Cerrar de la aplicación de la ventana de trabajo de la base
de datos, para cerrar el archivo, pero mantener el programa abierto.

Para cerrar la base de datos, y dejar de forma rápida Access 2013 hacer clic en el botón Cerrar
del programa.

Encontrará las opciones de Minimizar, Restaurar y Cerrar en la barra de Título.

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 ADGG053PO. Ofimática

Recuerda

Si queremos crear una base de datos, podemos optar por diferentes opciones:

- Crear una base de datos desde cero, optando por la opción de base de datos en blanco.
- Utilizar las plantillas que nos ofrece el programa. Estas plantillas están agrupadas en las
siguientes categorías: activos, contactos, problemas, eventos, proyectos de marketing,
proyectos, canalización de ventas, tareas, facultad y alumnos.
- Utilizar las plantillas de uso local, como por ejemplo las creadas por usted.
- O efectuar una búsqueda concreta en línea con una plantilla determinada.

Para abrir una base de datos ya creada, también dispone de diferentes opciones:

- Desde el botón archivo.

- Desde la ventana de introducción del programa.

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 ADGG053PO. Ofimática

- Y haciendo doble clic en el archivo de base de datos concreto.

Para guardar los cambios realizados en una base de datos, optamos por la opción Guardar como,
que muestra dos alternativas:

- Almacenar objetos individuales que componen la base de datos como archivos PDF o
XPS.
- Almacenar la base de datos completa.

Y finalmente, para cerrar una base de datos también dispone de varios métodos:

- Para cerrar el archivo y el programa, puede ir a la pestaña Archivo y, después, hacer clic
en cerrar o hacer clic en el aspa que aparece en la parte superior derecha.
- O para cerrar el archivo pero mantener el programa abierto, hacer clic en el botón cerrar
de la aplicación de la ventana de trabajo de la base de datos.

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 ADGG053PO. Ofimática

Actividad de refuerzo

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 ADGG053PO. Ofimática

3. Trabajar con tablas y formularios

En este punto veremos lo siguiente:

1. Conoceremos cuales son los distintos elementos que nos aparecen al crear una nueva
tabla.
2. Conoceremos las distintas propiedades de los campos de una tabla en Access.
3. Veremos cuales son las formas de crear una tabla.
4. Una vez creada la tabla, vemos como se pueden insertar datos en ella.
5. Podemos modificar el formato de la tabla a nuestro gusto.
6. Aprenderemos en detalle para que sirve el campo clave principal en una tabla.
7. Conoceremos los tipos de relaciones que pueden tener las distintas tablas.
8. Aprenderemos a cómo crear las relaciones entre las tablas.
9. Aprenderemos a crear un formulario con los datos que tenemos en las tablas creadas.

3.1. Elementos de una table

En la pestaña siguiente de este mismo punto veremos cómo se crea una tabla usando el botón
Diseño de Tabla a fin de comprender cuáles son los elementos fundamentales que la conforman.
Para ello, siguiendo los pasos vistos en el apartado anterior, acceda a la Ficha Crear. En el grupo
Tablas haga clic en Diseño de Tabla. Se abrirá una pantalla como la siguiente:

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 ADGG053PO. Ofimática

Nombre de la tabla

Nombre de la tabla. Por defecto “tabla2”

Cinta de columnas

Cinta con columnas encabezadas por: Nombre del campo, Tipo de datos y Descripción. En esta
rejilla debe definir las columnas que van a componer la tabla. En la primera fila de la rejilla se
situará el nombre, tipo de datos y descripción de la primera columna de la tabla.

Propiedades de campo

En la parte inferior aparecen a la izquierda dos pestañas que reciben los nombres de General y
Búsqueda, donde debe definir las propiedades del campo, esto es, las características adicionales
de la columna que esté definiendo.

Vídeo explicativo de la creación de tablas en vista diseño.

3.2. Propiedades de los campos

En el apartado Tipo de datos podemos elegir entre las diferentes opciones. Veamos en qué
consisten cada una de ellas:

Texto corto

Permite introducir cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales.
Su longitud por defecto es de 50 caracteres, siendo su longitud máxima 255 caracteres. Está
indicado para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice
en cálculos, como números de teléfono o códigos postales.

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 ADGG053PO. Ofimática

Texto largo (Memo)

Se utiliza para introducir texto de longitud superior a 255 caracteres. Normalmente se emplea
para introducir comentarios o explicaciones. Su longitud máxima es de 65.536 caracteres.

Número

Este tipo de datos es recomendable para introducir datos numéricos que vayan a ser utilizados
en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad Tamaño del campo nos permite
concretar más. En resumen, los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números
sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se
utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

Fecha/Hora

Le permite introducir fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

Moneda

Se utiliza para la introducción de valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos

matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La
precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha
del mismo.

Autonumérico

Atribuye un número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que
Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos
Autonumérico no se pueden actualizar.

Sí/No

Esta opción posibilita la introducción de los valores Sí y No, y campos que contengan uno de
entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

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 ADGG053PO. Ofimática

Objeto OLE

 Permite la introducción de un objeto, como por ejemplo, una hoja de cálculo de Microsoft
Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos
binarios.
 Access lo recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, en lugar
de un campo Memo.

Hipervínculo

 Para introducir texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada
como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres
partes y cada una de ellas contener hasta 2048 caracteres.
 Texto: el texto que aparece en el campo o control.
 Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.
 Subdirección: posición dentro del archivo o página.

Dentro de las opciones del Tipo de datos existe una a la que vamos a hacer especial mención:
el Asistente para búsquedas.

El asistente de búsqueda crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista
de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores
seleccionados en él.

Veamos cómo funciona este elemento:

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ADGG053PO. Ofimática

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 ADGG053PO. Ofimática

Una vez definido el campo con una lista de búsquedas relacionada con una lista de valores,
acceda a la pestaña Búsqueda donde podrá comprobar cómo han quedado las propiedades del
campo:

Mostrar control

Cuadro combinado, esto es, cuando vaya a introducir datos en el campo, éste aparecerá como
un cuadro combinado permitiendo, mediante una flecha desplegar los posibles valores de una
lista.

Tipo de origen de la fila

Lista de valores, que ha sido introducida por nosotros mediante el Asistente.

Columna dependiente

Es el número de orden de la columna usada para rellenar el campo. Recuerde que puede definir
la lista como una con varias columnas.

Encabezado de columna

Muestra si en la lista desplegable debe aparecer una primera línea con encabezados de columna.
En caso de mostrar un valor afirmativo, el programa elegirá la primera fila de valores como la fila
de encabezados.

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 ADGG053PO. Ofimática

Ancho de columna

Mediante esta opción puede definir cuál es el ancho de columna de la lista. Debe saber que en
caso de que hubiese varias columnas, los anchos aparecerían separados por un punto y coma.

Filas en lista

Le indica el número de filas que desea visualizar cuando se despliega la lista.

Ancho de lista

Indica el ancho total de la lista.

Limitar a la lista

En caso de estar situado el valor en Sí, estará obligado a que el valor a elegir sea de los
contenidos en la lista. Si elige No podrá introducir en el campo un valor que no se encuentre a
priori en la lista.

Mostrar sólo valores de origen de la fila

Refleja exclusivamente los valores que coinciden con el origen de la fila.

3.3. Distintas formas de creación de tablas

Para crear una tabla en la base de datos tiene que dirigirse a la pestaña Crear. Dentro del grupo
Tablas encontrará las siguientes opciones para la creación de Tablas:

Botón tabla

Abre la Vista Hoja de datos para la creación de una tabla. Mediante esta vista se introducirán
directamente los datos en la tabla, determinándose automáticamente el tipo de datos contenidos
en ella.

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Botón Listas de SharePoint

Crea un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrá compartir los datos que
almacene en la tabla con otros usuarios con acceso al mismo sitio. Recuerde que Microsoft
SharePoint, también conocido como Microsoft SharePoint Products and Technologies, es una
colección de productos y elementos de software que incluye, entre una selección cada vez mayor
de componentes, funciones de colaboración, basado en el Explorador web, módulos de
administración de proceso, módulos de búsqueda y una plataforma de administración de
documento.

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 ADGG053PO. Ofimática

Botón Diseño de tabla

Permite crear primero la estructura personalizada de la nueva tabla. Posteriormente pasará a

introducir los datos en la tabla, bien directamente o bien introduciendo los datos con algún otro
método, como una operación de pegar o anexar datos.

3.4. Introducción de datos en la table

Una vez diseñada la base de datos y las tablas que componen la misma, es momento de
introducir los datos para trabajar con ellos y comprobar que las estructuras definidas funcionan
correctamente.

Para comenzar a introducir los datos deberá abrir la tabla haciendo doble clic en su nombre,
aparecerá en el panel izquierdo de la base de datos.

Cuando se abra la tabla, puede rellenarla simplemente haciendo clic en cada celda en la que
quiera insertar un dato o bien moviéndose con el cursor del teclado.

En los siguientes apartados veremos con más detalle cómo movernos por los campos de una
tabla y como eliminar, modificar y/o copiar los datos de la misma.

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3.5. Formatos de una table

Puede crear una nueva tabla en su base de datos haciendo uso de las Plantillas de tabla que el
programa le ofrece. Mediante esta opción dispone de una serie de tablas predefinidas muy
genéricas y que pueden servir para multitud de proyectos de base de datos.

Para crear una buena tabla en base a una de estas plantillas se hará clic en el botón Crear ->
Elementos de aplicación -> Inicio rápido y ahí se escogerá el modelo que se desee. Este modelo
incluirá formularios, consultas…

3.6. Concepto del campo clave principal

La clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft
Office Access 2013 un identificador exclusivo para cada fila.

Aunque de este concepto ya se habló en el punto 3.2, ahora comprenderá su utilidad como
vínculo de relación entre las tablas que componen cualquier base de datos.

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 ADGG053PO. Ofimática

 Cada tabla de su base de datos debe contener un campo clave o un conjunto de campos
que identifiquen inequívocamente cada registro almacenado en la tabla.
 Cada tabla de su base de datos debe contener un campo clave o un conjunto de campos
que identifiquen inequívocamente cada registro almacenado en la tabla.
 Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en
otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal.

Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un número de identificación exclusivo, como
un número de Id. o un número de serie o código, ese campo podría convertirse en una buena
clave principal. Para que una clave principal funcione correctamente, el campo.

 Debe identificar inequívocamente cada fila.

 No debe contener un valor vacío o nulo.
 Casi nunca o, preferiblemente, nunca debe cambiar.

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ADGG053PO. Ofimática

241
 ADGG053PO. Ofimática

3.7. Tipos de relaciones entre tablas

Entre las tablas que componen una base de datos se pueden establecer tres tipos de relaciones
fundamentales.

Relación Uno a Uno

Este tipo de relación está caracterizada porque un único registro de una tabla está relacionado
con un único registro de la otra tabla y viceversa.

Suponga que tiene una tabla con los datos de diferentes países y otra con las banderas del
mundo. Un país solo puede poseer una bandera y viceversa.

Relación Uno a Varios

En este caso un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar relacionado con un
único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la principal puede tener más de un
registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaría).

Suponga que posee una tabla con los datos de diferentes países y otra con los habitantes. Un
país puede tener más de un habitante, pero un habitante sólo es de un país de nacimiento.

Relación Varios a Varios

Varios registros de una tabla pueden estar relacionados con más de un registro de la otra tabla
y viceversa.

Las tablas de "datos personales" y "actividades" con las que se han estado trabajando en este
manual son un claro ejemplo de este tipo de relación, ya que un cliente puede realizar más de
una actividad deportiva y en una actividad deportiva pueden estar matriculados más de un cliente.

La relación Varios a Varios es un poco difícil de crear, por lo que se deberá crear una tabla
intermedia entre las dos tablas, que contenga la clave principal de cada una de ellas.

Video de relaciones entre tablas.

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 ADGG053PO. Ofimática

3.8. Creación de relaciones entre tablas

Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de varias
tablas. Estas tablas estarán vinculadas mediante relaciones, evitándose la duplicidad de datos y
optimizando la base.

Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en común que contenga el
mismo valor en las dos tablas. La importancia de dicho campo es vital para un funcionamiento
adecuado de la base. Se trata del campo Clave principal.

No es preciso que tengan el mismo nombre pero sí que sean del mismo tipo de datos (número,
texto…).

En este apartado se va a estudiar cómo relacionar las tablas que componen una base de datos,
qué tipo de relaciones se pueden establecer entre ellas y la importancia que en todo ello juega
la clave principal.

3.9. Creación de formularios sencillos de tablas y consultas

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 ADGG053PO. Ofimática

Los formularios facilitan las tareas de búsqueda, introducción y edición de datos en nuestras
bases de datos, por lo que son usados para mantener actualizada la información guardada.

Crear un formulario con Access 2013 es muy sencillo. Además, existen múltiples opciones para
hacerlo. La más sencilla de todas quizás la encontramos en la pestaña Crear, en el grupo
Formularios bajo el botón Formulario.

Este le permite crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la
tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración, así como generar un formulario en
blanco.

244
 ADGG053PO. Ofimática

Como se ha dicho, esta opción es también válida para generar automáticamente un formulario a
partir de una consulta.

Seleccione en el Panel de Exploración una consulta haciendo clic sobre su nombre.

Acceda al botón Formulario, del grupo Formularios en la pestaña Crear.

Se generará automática mente un formulario con todos los campos de consulta.

Comprobará que, una vez generado el formulario, en la Cinta de Opciones aparecerá una nueva
sección con tres pestañas para que pueda llevar a cabo la edición de éste.

Recuerda

Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de varias
tablas. Para relacionar tablas es importante definir en cada una de ellas la clave principal, que
podemos definir como “campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft

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 ADGG053PO. Ofimática

Office Access 2013 un identificador exclusivo para cada fila”. Es importante destacar que no debe
contener un valor vacío o nulo, y que preferiblemente no debe de cambiar.

Para asignar una clave principal, hay que seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal. Para ello,
haga clic en el selector de filas en el campo que desee.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas de tabla, haga clic en Clave principal.
3. Se ha agregado un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha
especificado como clave principal.

Pero es importante conocer el tipo de relación que queremos establecer entre tablas:

- Relación Uno a Uno: este tipo de relación está caracterizada por que un único registro
dentro de una tabla está relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa.
- Relación Uno a Varios: en este caso un registro de una tabla (tabla secundaria) solo
puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro
de la principal puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla (tabla
secundaria).
- Relación Varios a Varios: varios registros de una tabla pueden estar relacionados con
más de un registro de la otra tabla y viceversa.

Para relacionar las tablas debe:

- Acceder al botón Relaciones, que encontrará en el grupo Opciones, mostrar u ocultar, en

la pestaña Herramientas de base de datos. Al pulsarlo aparecerá el cuadro diálogo
Mostrar tabla, donde debe indicar qué tablas va a relacionar.
- Seguidamente, seleccione una de las tablas haciendo clic sobre ella y aparecerá dicha
tabla remarcada. Ahora repita el proceso a fin de añadir todas las tablas de las relaciones
a crear. Cuando acabe la selección, haga clic en el botón cerrar. Aparece la ventana
Relaciones, en la que están añadidas las tablas seleccionadas en el paso anterior.
- A continuación, localice el campo de relación de la tabla principal y pulse el botón
izquierdo del ratón, manténgalo pulsado y arrastre hasta el campo con el que lo va a
relacionar de la tabla secundaria, suelte el botón del ratón y le aparecerá el cuadro de
diálogo Modificar relaciones, donde podrá definir determinados parámetros.

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 ADGG053PO. Ofimática

Actividad de refuerzo

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 ADGG053PO. Ofimática

4. Consultas e informes
En este punto veremos lo siguiente:

1. Aprenderemos para que sirve una consulta y como crearlas en Access.

2. Una vez creada la consulta, veremos cómo se seleccionan registros de las tablas que
tenemos creadas.
3. Conoceremos que hay distintos tipos de consultas.
4. Veremos cómo se guarda una consulta de manera sencilla.
5. Aprenderemos a ejecutar una consulta.
6. Una vez ejecutada la consulta, veremos como abrirla para ver los datos de la consulta.
7. Aprenderemos para que sirven y como crear informes.

4.1. Creación de una consulta

Una consulta es un elemento de una base de datos que permite seleccionar un conjunto de
registros con los que poder realizar acciones en un momento determinado. Podríamos decir que
se trata de un filtro sofisticado.

Como todo elemento de Access, las consultas definidas aparecerán en el Panel de exploración
del programa.

Mediante una consulta usted puede:

 Ver los registros de una o varias tablas que cumplen una determinada condición.
 Ver datos simultáneamente de varias tablas.
 Ver determinados campos de registros que cumplen una condición, colocados a voluntad.
 Llevar a cabo la ordenación de determinados registros.
 Calcular nuevos valores a partir de los ya almacenados en una tabla.

Para crear una consulta utilizaremos el botón Asistente para consultas. Usándolo puede crear
una nueva consulta basada en uno o más campos de tablas o consultas existentes.

Veamos los pasos para crear una consulta:

Para crear una tabla de consulta usando el Asistente, pulse el botón Asistente para consultas
que encontrará en el grupo Consultas, en la Ficha Crear:

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ADGG053PO. Ofimática

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 ADGG053PO. Ofimática

Access ejecutará la consulta y mostrará los resultados en la Vista Hoja de Datos. Observe que
es fácil desplazarse a través de estos, viendo qué información se muestra para todos los
registros.

Si cambia a la Vista Diseño puede acceder a opciones de edición que posteriormente se

estudiarán de la consulta creada.

250
 ADGG053PO. Ofimática

4.2. Selección de registros de tablas

A continuación, se va a crear una consulta de selección, ya que es la más frecuente a la hora de
trabajar con Access 2013.

Para llevarla a cabo acceda a la Cinta de Opciones del programa. Concretamente en la Ficha
Crear haga clic en Diseño de Consulta que se encuentra en el grupo Consultas.

Aparecerá en pantalla la ventana Diseño de consulta. El proceso de creación sigue los siguientes
pasos:

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ADGG053PO. Ofimática

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ADGG053PO. Ofimática

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 ADGG053PO. Ofimática

En este último paso, la parte inferior se denomina cuadrícula UBE y es el lugar de definición de
la consulta. Cada columna de la rejilla corresponde a un campo y cada fila especifica una serie
de parámetros. Existen varios tipos de consultas diferentes:

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 ADGG053PO. Ofimática

Campo

En él se sitúa el nombre del campo a utilizar.

Tabla

Contiene el nombre de la tabla de la que procede el campo situado en su parte superior.

Orden

Establece el orden para mostrar las filas de resultado.

Mostrar

En caso de que la casilla de verificación aparezca desactivada, la columna no aparecerá en el

resultado de la consulta. Suele estar desactivada cuando usa como parámetro para llevar a cabo
la definición de la consulta, pero no se desea que aparezca en el resultado.

Criterio

Especifica los criterios de búsqueda. Criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir
los registros para que aparezcan en el resultado de la consulta. Puede establecer un único criterio
o varios.

4.3. Tipos de consulta

Existen varios tipos de consultas diferentes:

Consultas de selección

 Permiten dar respuesta a las preguntas que se puedan plantear sobre los datos
introducidos en tablas.
 Básicamente son aquellas que extraen o muestran datos de una o varias tablas que
cumplen una serie de condiciones establecidas. Una vez obtenido el resultado puede
modificar los datos de la consulta. La única condición para mostrar los datos de varias
tablas a la vez es que estas deben estar relacionadas.

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 ADGG053PO. Ofimática

Consultas de acción

 Son aquellas que permiten realizar operaciones con los datos de una tabla de modo
automatizado: añadir registros procedentes de otras tablas, actualizar u operar con los
datos de un campo o tabla, etc.
 En esta categoría se distinguen:
o Consultas de eliminación.
o Consultas de actualización.
o Consultas de datos anexados. Consultas de creación de tabla.

Consultas de SQL

La característica fundamental es que no se pueden definir desde la cuadrícula de Access sino

que tienen que ser definidas directamente en SQL. Este tipo de consultas, exceden los
contenidos de este manual.

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 ADGG053PO. Ofimática

4.4. Guardado de una consulta

Puede guardar la consulta accediendo al botón Archivo y pulsando Guardar.

El proceso de guardado sigue la siguiente secuencia:

1. Si es la primera vez que guarda la consulta, aparecerá un cuadro de diálogo en el que el

programa le solicita un nombre para reconocerla.
2. Adjudique un nombre teniendo en cuenta que no puede ser el de ninguna tabla ya creada
y haga clic en Aceptar.
3. En el panel lateral puede comprobar cómo aparece la consulta ya creada con el nombre
que le ha asignado.

4.5. Ejecución de una consulta

Para llevar a cabo la ejecución de la consulta puede usar la ventana Diseño de Consulta o bien
el Panel de Exploración.

Si la ejecuta desde este último, basta con hacer doble clic en su nombre.

Suponga que se ha creado la consulta que aparece en la imagen.

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 ADGG053PO. Ofimática

En ella se solicitan que se muestre por pantalla algunos campos laborales y personales de los
integrantes de la empresa con la condición de que cobren más de 1900 euros, como puede
comprobar en la condición establecida en el campo Sueldo.

Se cierra esta consulta y se puede ver que su nombre aparece en el Panel de Exploración.

Para ejecutarla haga doble clic en su nombre.

Aparecerá el resultado de su consulta de forma instantánea.

Observe que el sueldo de los integrantes de la consulta supera o iguala los 2000 euros como se
le requirió.

También puede ejecutar la consulta desde la Vista Diseño. Para ello acceda al botón Ejecutar,
del grupo Resultados en la pestaña Diseño.

258
 ADGG053PO. Ofimática

Tenga presente que si lleva a cabo la modificación de algún dato de los que parezcan en una
consulta, realmente estará modificando este dato en la tabla que lo contiene.

4.6. Apertura de una consulta

Como anteriormente se ha señalado, cuando se define una consulta en una base de datos, por
defecto esta queda reflejada en el Panel de Exploración de la base, como un objeto de ella.

Para llevar a cabo de una forma directa la apertura de una consulta basta hacer clic con el botón
derecho del ratón en el nombre de la consulta que desee abrir.

Observe que en el cuadro de diálogo que aparece se le ofrecen múltiples opciones relacionadas
con la consulta en cuestión. Entre ellas encontrará, en primer lugar, la opción Abrir.

Si lo pulsa podrá comprobar cómo se lleva a cabo a apertura de la consulta sobre la que ha
hecho clic.

4.7. Creación de informes sencillos de tablas o consultas

Un informe es un elemento que se utiliza para resumir y organizar la información contenida en
una base de datos.

Los informes presentan grandes similitudes con los formularios ya que ambos permiten el acceso
sencillo a información almacenada. Además, tenga presente que ambos:

 Poseen una forma similar de creación mediante el uso de un asistente de creación.

 Pueden ser editados posteriormente para que queden con un diseño personalizado
usando la Vista Diseño.
 Muestran información conjunta de uno o más registros de diferentes tablas o consultas.

En este apartado aprenderá a crear un informe sencillo que contenga todos los campos de una
tabla o consulta.

259
 ADGG053PO. Ofimática

Para ello busque en el Panel de Exploración la tabla o consulta que contiene los datos y haga
clic en su nombre.

Ahora haga clic en el botón Informe, que encontrará en la ficha Crear dentro del grupo Informes.

Automáticamente se creará un informe que contiene todos los campos de la tabla o consulta
seleccionada.

Ejemplo

El Panel de Exploración permite un acceso directo a cualquier componente de su base de datos:

consultas, tablas, informes, etc. En la parte superior contiene un botón que permite filtrar los
elementos que en él aparecen u ordenarlos por diversos criterios.

Realizaremos una ordenación de los elementos actuales de su base de datos mediante el criterio
Tipo de Objeto y comprobaremos la reorganización de los elementos de este panel:

260
ADGG053PO. Ofimática

261
 ADGG053PO. Ofimática

Recuerda

Una consulta es un elemento de una base de datos que permite seleccionar un conjunto de
registros con los que poder realizar acciones en un momento determinado.

Podríamos decir que se trata de un filtro sofisticado. Para crear una consulta utilizaremos el botón
Asistente para consultas, donde realizar varios tipos:

- Consultas de selección: permiten dar respuesta a las preguntas que se puedan plantear
sobre los datos introducidos en tablas. Son aquellas que extraen o muestran datos de
una o varias tablas, que cumplen una serie de condiciones establecidas.
- Consultas de acción: son aquellas que permiten realizar operaciones con los datos de
una tabla de modo automatizado, añadir registros procedentes de otras tablas, actualizar
u operar con los datos de un campo o tabla, etc. En esta categoría se distinguen consultas
de eliminación, consultas de actualización, consultas de datos anexados y consultas de
creación de tabla.
- Por último, tenemos las Consultas de SQL: la característica fundamental es que no se
pueden definir desde la cuadrícula de Access, sino que tienen que ser definidas
directamente en SQL.

La consulta que hemos abordado es la de selección, cuyo proceso de elaboración tiene los
siguientes pasos: selección de las tablas y establecer los campos que van a incluirse en la
consulta.

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 ADGG053PO. Ofimática

Una vez creada una consulta, puede llevar a cabo la edición de esta mediante los siguientes
procedimientos:

- Añadir campos a la cuadrícula

- Y definir cálculos o cambiar el orden de los campos.

Puede guardar la consulta creada en el botón Archivo y pulsando Guardar.

Actividad de refuerzo

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 ADGG053PO. Ofimática

UA6. Presentaciones: PowerPoint

Introducción y objetivos
Las presentaciones multimedia son hoy en día
imprescindibles, ya que nos permiten
comunicar información e ideas de forma visual
y atractiva. En el mercado actual existen
múltiples herramientas para la elaboración de
estas, algunas de ellas incluso de software
libre, como OpenOffice.org lmpress. Por su
implantación en el mercado, Microsoft Office
PowerPoint es, sin duda, la herramienta más
utilizada a nivel mundial para esta tarea.

Es un programa diseñado para hacer

presentaciones con texto esquematizado, fácil de entender, animaciones de texto e imágenes
prediseñadas o importadas desde imágenes de la computadora.

A lo largo de esta Unidad de Aprendizaje aprenderás a realizar una serie de operaciones básicas
como: abrir una presentación, cerrar una presentación o guardar una presentación, así como la
estructura de la zona de trabajo y las diferentes vistas de las diapositivas.

 Explicar la importancia de la presentación de un documento para la imagen que transmite

la entidad, consiguiendo que la información se presente de forma clara y persuasiva, a
partir de distintas presentaciones de carácter profesional de organizaciones tipo.
 Advertir de la necesidad de guardar las presentaciones según los criterios de
organización de archivos marcados por la empresa, facilitando el cumplimiento de las
normas de seguridad, integridad y confidencialidad de los datos.
 Señalar la importancia que tiene la comprobación de los resultados y la subsanación de
errores, antes de poner a disposición de las personas o entidades a quienes se destina
la presentación, así como el respeto de los plazos previstos y en la forma establecida de
entrega.
 Identificar las prestaciones, procedimientos y asistentes de un programa de
presentaciones gráficas describiendo sus características.
 Utilizar las acciones de inserción, eliminación, duplicación y ordenación de diapositivas.

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 ADGG053PO. Ofimática

1. Conceptos básicos de PowerPoint

En este punto veremos lo siguiente:

1. Conoceremos como ejecutar la aplicación por primera vez en nuestro ordenador.

2. Aprenderemos a salir de distintas maneras de la aplicación.
3. Aprenderemos a crear una presentación nueva.
4. Conoceremos la manera de guardar de manera apropiada nuestra presentación.
5. Veremos lo que ocurrirá si intentamos cerrar una presentación sin guardar.
6. Conoceremos las distintas maneras de poder abrir una presentación ya existente.
7. Aprenderemos como está estructurada la pantalla y en que consiste cada elemento.
8. Veremos que tenemos diversas formas de visualizar nuestra presentación.
9. Conoceremos las acciones que podemos realizar a nuestras diapositivas.

1.1. Ejecución de la aplicación para presentaciones

Aunque se puede adquirir PowerPoint 2013 de una forma independiente, la mayoría de usuarios
lo maneja como una aplicación dentro del paquete Office 2013.

Una vez instalado el paquete de aplicaciones que incluye, según versiones, el procesador de
textos Microsoft Office Word 2013, la hoja de cálculo Microsoft Office Excel 2013, la herramienta
de creación de bases de datos Microsoft Office Access 2013, etc. Se debe arrancar la aplicación
para lo cual se seguirá la siguiente ruta: Programas → Microsoft Office 2013 → PowerPoint 2013.

Hay que recordar que se está trabajando con el Sistema Operativo Windows 8.

En caso de trabajar con, Windows 7, Mac OS Leopard, etc., para los que el programa también
está desarrollado, la secuencia se asemejará mucho a ésta.

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 ADGG053PO. Ofimática

1.2. Salida de la aplicación para presentaciones

Si ha realizado el paso anterior, el programa se habrá ejecutado y habrá conseguido en la
pantalla una imagen semejante a la siguiente.

En esta ventana aparecen:

 Plantillas de ayuda.
 Una zona para comenzar un nuevo documento en blanco.
 Una zona, en el menú de la izquierda, para abrir archivos recientes u otras
presentaciones.

Para comenzar a realizar una presentación simplemente se escoge el documento deseado y se

pincha sobre él, accediendo así a la pantalla donde crear nuestro documento.

Para salir observe que arriba, a la izquierda, (encima de la pestaña archivo), encontrará el botón
de salida: Archivo → Cerrar.

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 ADGG053PO. Ofimática

El programa irá cerrando uno a uno todos los archivos PowerPoint abiertos, hasta que llegue al
último; cuando se cierre este último el programa se cerrará del todo.

1.3. Creación de una presentación

Aunque todavía es muy pronto para iniciar el diseño de un trabajo profesional, debido a que no
conoce las posibilidades y herramientas que el programa le ofrece, sí debe saber que, para
probar las herramientas, debemos inicialmente crear la primera diapositiva de nuestra
presentación.

Al abrir el programa, aparece la posibilidad de que usted trabaje con la primera de las plantillas
de diseño que PowerPoint le ofrece para la primera diapositiva.

Si elegimos la tercera plantilla nos aparecerá una pantalla donde se puede escribir en los cuadros
de texto de pantalla sin más que hacer clic sobre ellos.

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 ADGG053PO. Ofimática

Sin embargo, si lo que desea es iniciar una presentación desde cero, escoja la opción
“Presentación en blanco” en la primera pantalla o si ya está dentro del programa, haga clic en:
Botón Archivo → Nuevo → Presentación en blanco.

El programa presentará en pantalla una diapositiva en blanco, en la que puede comenzar a

trabajar, usando las herramientas que en los siguientes capítulos se describirán.

1.4. Grabación de una presentación

Una vez abierta una presentación, si realizamos modificaciones en ella, podemos guardarlas
accediendo a: Archivo → Guardar como.

Una vez en “Guardar Como” debajo de la zona “Equipo” se escoge la ubicación donde guardarlo
y en el cuadro de diálogo que aparece se debe establecer un nombre para el archivo, (campo
Nombre de Archivo).

Pulse Guardar y la operación habrá finalizado.

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 ADGG053PO. Ofimática

El formato por defecto en el que Microsoft Office PowerPoint 2013 guarda los archivos es .pptx,
que es incompatible con versiones anteriores del mismo programa, por lo que, en caso de tener
que visualizar el archivo en otra máquina en la que posea una versión anterior, no olvide cambiar
el formato de archivo, accediendo al menú desplegable que aparece bajo el nombre Tipo.

El formato de las versiones anteriores del programa es .ppt.

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 ADGG053PO. Ofimática

1.5. Cierre de una presentación

Si tiene una presentación abierta y desea cerrarla, acceda mediante clics de ratón a la ruta:
Archivo → Cerrar.

Si ha guardado previamente los cambios que ha realizado al documento que se dispone a cerrar,
la presentación en curso se cerrará, aunque el programa quedará abierto.

En caso de que no haya guardado las modificaciones últimas de la presentación en curso,

aparecerá un cuadro de diálogo advirtiéndole de este hecho.

Escoja entre “Guardar” los cambios realizados en el archivo, “No Guardar” o, en el caso de que
opte por “Cancelar”, la presentación no se cerrará.

1.6. Apertura de una presentación

Aunque todavía no sabe diseñar una presentación, suponga que un amigo le ha pasado a través
del correo electrónico una presentación y desea verla. Para ello, debe seguir la ruta: Archivo →
Abrir.

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 ADGG053PO. Ofimática

Se abrirá en pantalla un cuadro de diálogo que le permitirá:

 Buscar “Presentaciones recientes”.

 Buscar en su equipo “Equipo”.
 Bajar de “Skydrive” el archivo deseado.

Cuando lo localice, haga doble clic sobre él, o bien haga un único clic y pulse el botón Abrir.

1.7. Estructura de la pantalla

Cuando inicie una presentación de PowerPoint, se encontrará una pantalla con una apariencia
aproximadamente igual a ésta.

Nota: En este caso se escogió una plantilla.

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 ADGG053PO. Ofimática

La parte central de la ventana es el área de trabajo, llamada así por ser el lugar donde visualizará
y creará las diapositivas que formarán parte de la presentación. Consta de dos paneles, que
contienen las fichas Diapositivas, la Diapositiva actual y sus Notas.

La aplicación PowerPoint dispone de diferentes barras de herramientas:

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando
cree una presentación nueva, se le asigna el nombre provisional Presentación 1, hasta que la
guarde y le asigne el nombre que quiera. En los extremos de la derecha están los botones para
minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de acceso rápido

Contiene las operaciones habituales, como Guardar, Deshacer, Repetir, Presentación del
documento o Personalización de la barra de herramientas.

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 ADGG053PO. Ofimática

La banda o cinta de opciones

Incluye una serie de fichas (Inicio, Insertar, Diseño, etc.), cada una de la cuales contiene las
opciones correspondientes a la actividad que da nombre a la ficha, organizadas en diferentes
grupos, para que resulte fácil y cómoda la realización de una determinada acción.

Sin embargo, no todas las opciones existentes en PowerPoint son visibles en la Cinta de
opciones. Para evitar que su acumulación dificulte el encontrar una en concreto, muchas
opciones solo aparecen cuando realizamos una determinada acción.

1.8. Las vistas de la aplicación para presentaciones

Hasta ahora, siempre que nos hemos referido a la ventana del programa, hemos usado una
visualización clásica de las diapositivas, denominada Vista Normal. Sin embargo, PowerPoint
posee otras vistas disponibles que le serán muy útiles en determinadas ocasiones.

La vista Normal es la que usará habitualmente para ver, diseñar y modificar diapositivas.
Características:

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 ADGG053PO. Ofimática

 Esta vista incluye un apartado a la izquierda, en el que aparece el área de esquema; y

uno a la derecha, en el que aparece la diapositiva en grande para poder modificarla.
 En la parte inferior se encuentra el área de notas, en el cual se introducen aclaraciones
para el orador sobre la diapositiva.
 Es la más utilizada, ya que en ella podemos insertar el texto de las diapositivas y cambiar
el diseño, aprovechando de mejor forma el tamaño real de la diapositiva.

Para ver las diferentes presentaciones haga clic en la pestaña Vista y seleccione la opción en
las Vistas de presentación.

También puede pulsar el botón que aparece a la derecha en la Barra de estado. Veamos todas
las posibilidades de la vista de presentación:

Vista esquema

En lugar de introducir directamente los textos de las diapositivas en los marcadores de posición,
a veces es recomendable escribirlos en la ficha Esquema, ya que, de este modo, al ver solo el
texto, es más fácil elaborar el guion de la presentación. Se puede encontrar en la pestaña Vista,
Vista de esquema.

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 ADGG053PO. Ofimática

El clasificador de diapositivas

La vista Clasificador de diapositivas presenta las miniaturas de todas las diapositivas que
conforman la presentación, facilitando una visión general de ellas.

Para ver su presentación en esta vista, haga clic en la pestaña Vista y seleccione la opción
Clasificador de diapositivas dentro del grupo Vistas de presentación.

También puede pulsar el botón que aparece a la derecha en la Barra de estado.

Página de notas

Muestra la página terminada, y debajo las notas que el orador haya escrito; se encuentra como
Página de notas de la pestaña Vista de la cinta de opciones.

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Vista de lectura

Muestra la presentación en una pantalla completa como se vería ya terminada, e incluye algunos
controles sencillos para facilitar la acción de voltear por las diapositivas.

Se puede encontrar en la pestaña Vista, Vista de Lectura, o a la derecha en la barra de estado.

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 ADGG053PO. Ofimática

1.9. Acciones con diapositivas

Como hemos visto en el tema anterior, basta abrir PowerPoint para que, por defecto, aparezca
la posibilidad de crear una presentación en blanco o escoger entre algunas plantillas que incluyen
únicamente una diapositiva, la diapositiva de título.

Una vez hemos elegido una opción se nos abrirá la zona de trabajo que nos permite realizar las
siguientes acciones con las diapositivas:

Inserción
Si le interesa añadir a su trabajo una nueva diapositiva, acceda a la cinta de opciones, dentro de
la Ficha Inicio, en el grupo Diapositivas haga clic en la opción Nueva Diapositiva.

Aparecerán una serie de formas para diapositivas predeterminadas. Al hacer un clic en una de
ellas, una diapositiva con esa forma pasará a formar parte de nuestra presentación.

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 ADGG053PO. Ofimática

Eliminación
Si alguna diapositiva no es de su agrado o ya no le sirve para su presentación, puede eliminarla
fácilmente. Para ello en la vista Normal, en el panel izquierdo de Diapositivas, haga clic con el
botón derecho sobre la diapositiva que quiere eliminar. En el cuadro de diálogo que aparece,
señale Eliminar Diapositiva.

Duplicación

Para duplicar una diapositiva, realice una de las siguientes acciones:

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 ADGG053PO. Ofimática

 Active, haciendo clic en ella, la diapositiva a duplicar. Dentro de la Ficha Inicio, en el grupo
Diapositivas haga clic en la opción Nueva diapositiva y, una vez desplegado el menú,
haga clic en Duplicar diapositivas seleccionadas.
 En la vista Normal, en el panel izquierdo de Diapositivas, seleccione una y cópiela con el
atajo de teclado [Ctrol] + [C]; pinche sobre la diapositiva que quiere que quede justo
encima de la que va a copiar y realice (con ella seleccionada), el atajo de teclado [Ctrol]
+ [V].

Ordenación

Puede ordenar las diapositivas que conforman una presentación simplemente arrastrándolas.
Para ello, es recomendable usar la vista Clasificador de diapositivas o el panel Diapositivas de
la vista Normal.

Señale la dispositiva que quiera reubicar y, sin soltar el botón izquierdo de ratón, arrástrela hasta
la posición que desee. Al moverla, verá que debajo del puntero del ratón aparece un pequeño
rectángulo. Una vez esté de acuerdo con el lugar, suelte el botón del ratón y conseguirá el
desplazamiento deseado.

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 ADGG053PO. Ofimática

Actividad de refuerzo

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 ADGG053PO. Ofimática

2. Elaboración de las presentaciones

En este punto veremos lo siguiente:

1. Conoceremos las diferentes acciones que podemos realizar en los objetos de una
presentación.
2. Aprenderemos a trabajar de manera correcta con los textos que insertamos.
3. Veremos que en PowerPoint también se le pueden dar formato a los párrafos.
4. Veremos como insertar una tabla y además como añadirle o eliminarle filas y columnas.
5. Conoceremos que se gracias a las autoformas, se pueden crear dibujos en PowerPoint.
6. Veremos que poder insertar imágenes desde nuestro ordenador o bien prediseñadas.
7. Conoceremos como utilizar los gráficos correctamente en una presentación.
8. Aprenderemos que PowerPoint tiene una opción concreta para realizar organigramas.
9. Veremos que también puede insertar texto artístico o también llamado WordArt.
10. Aprenderemos que en PowerPoint se pueden insertar tanto audios como vídeos en
nuestras presentaciones.

2.1. Objetos
Los objetos son los elementos básicos de construcción de PowerPoint. Se podría decir que cada
uno de los elementos de una diapositiva es un objeto: las líneas, arcos, formas, textos, gráficos,
imágenes, todos ellos se consideran objetos.

Veamos cuales son las acciones que podemos realizar con los objetos:

Selección de objetos

La selección de objetos en PowerPoint es extremadamente sencilla, simplemente haga clic sobre

cualquiera de ellos y el elemento quedará seleccionado.

Suponga que encuentra un objeto con el marco discontinuo, si hace clic sobre el marco del objeto
el elemento quedará definitivamente seleccionado.

Desplazamiento de objetos

Para mover un objeto, en primer lugar, debe seleccionarlo haciendo clic sobre él. Al seleccionarlo,
aparecerá un marco continuo a su alrededor. Sitúese con el cursor sobre él.

Puede ver que el cursor toma el siguiente aspecto:

Pulse el botón izquierdo del ratón y manténgalo pulsado mientras arrastra el objeto. Cuando haya
situado el objeto en el lugar de destino, suelte el botón del ratón, y el objeto quedará en la
ubicación deseada.

281
 ADGG053PO. Ofimática

Borrado de objetos

De igual forma, para borrar un objeto tiene que seleccionarlo haciendo clic sobre él y, a
continuación, pulse la tecla [Supr].

Puede notar cómo mediante este procedimiento conseguirá eliminar textos, gráficos, imágenes,
etc. Sin embargo, la sección reservada a estos objetos se mantiene, aunque vacía. Si quiere
eliminarla, debe pulsar de nuevo la tecla [Supr].

Modificación del tamaño de los objetos

Puede llevar a cabo la modificación del tamaño de un objeto. Para ello, observe que el marco de
cualquier objeto está compuesto de ocho puntos, que son los que nos sirven para llevar a cabo
este proceso:

 Si se sitúa con el ratón en las esquinas, observará cómo el puntero se transforma en una
flecha de doble dirección. Esto le indica que, moviendo esos puntos,
consigue la modificación al mismo tiempo del ancho y alto del objeto. Para
ello, haga clic en el círculo y, manteniendo pulsado el botón izquierdo,
arrástrelo hasta darle el tamaño deseado. Después, basta soltar el botón
del ratón.
 De igual forma, los puntos situados en la mitad de los lados verticales
desempeñan la misma función. La única diferencia es que nos permiten la
modificación exclusiva del ancho del objeto.
 Por último, los situados en la mitad de los lados horizontales permiten modificar el
alto del objeto. Si posiciona el cursor sobre estos, adquieren la forma.

Duplicación de objetos

Si quiere conseguir una copia exacta de un objeto en la misma diapositiva, puede copiarlo y
pegarlo donde desee. Para ello seguimos la siguiente ruta:

Una vez seleccionado el objeto a duplicar, al lado del menú Pegar situado en la cinta de opciones
en la pestaña Inicio, grupo Portapapeles, seleccione la opción Copiar.

282
 ADGG053PO. Ofimática

Luego al pinchar en la opción Pegar del grupo Portapapeles, se creará una copia del objeto y
aparecerá casi encima del anterior.

Reubicación de objetos

Si lo que desea es reubicar un objeto en la misma diapositiva o en otra distinta del proyecto, debe
seleccionar el objeto haciendo clic en su marco y Cortar el objeto, para lo que tiene varias
opciones:

1. Acceda a la ficha Inicio y en el grupo Portapapeles pulse el botón Cortar. O pulse

simultáneamente en el teclado la combinación de teclas [Ctrl]+[ X].
2. A continuación, sitúese con el ratón en la ubicación definitiva del objeto y haga clic con el
ratón en la diapositiva en el lugar preferido como destino.
3. Acceda a la ficha Inicio y en el grupo Portapapeles pulse el botón Pegar. O pulse
simultáneamente en el teclado la combinación de teclas [Ctrl] + [V].

Alineación y distribución de objetos dentro de la diapositiva

PowerPoint permite también cambiar la posición que ocupan los objetos dentro de la diapositiva,
e incluso cambiar la posición de alguno de ellos en función de otro objeto.

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 ADGG053PO. Ofimática

Distribuir objetos dentro de una diapositiva

Consiste en desplazar los objetos para que haya la misma distancia entre ellos, bien sea
distancia horizontal o vertical.

Alinear objetos

Consiste en hacer que todos se ajusten a una misma línea imaginaria.

En los dos casos, tiene que seleccionar primero los objetos y desplegar el menú Alinear de la
pestaña Formato. Elija el tipo de alineación o distribución que desea de la lista que le aparece.
Puede marcar la casilla Alinear a la diapositiva si quiere que la alineación se haga en función de
la diapositiva, y así los objetos de la diapositiva y la diapositiva guarden la misma distancia.

Veamos unos ejemplos de cómo quedan los objetos al alinearlos o al distribuirlos:

Ejemplo
Suponga que partimos de la siguiente situación:

Y queremos alinearnos horizontalmente, para ello seguiremos una serie de pasos.

284
 ADGG053PO. Ofimática

Primer paso

Señalamos los objetos y accediendo a las opciones de alineación Distribuimos Horizontalmente.

Obtenemos esto:

Como podrá observar, ahora tenemos la misma distancia horizontal entre los tres objetos
seleccionados. Si hubiésemos activado la opción Alinear a la diapositiva, los laterales de la
diapositiva también se habrían tenido en cuenta.

Segundo paso

Vamos ahora a Alinear Objetos: Para ello, los señalamos y en la Ficha Formato accedemos al
botón Alinear. Al desplegarse, elijamos la opción Alinearen la parte inferior.

Observe que está activada la opción Alinear a la diapositiva, por lo que los objetos se alinearán
en la parte inferior de la diapositiva.

285
 ADGG053PO. Ofimática

Al elegir esta opción, los objetos quedan así:

2.2. Trabajo con textos

Cualquier presentación que diseñe de carácter profesional combinará textos, gráficos y
fotografías. En este capítulo aprenderá a trabajar con textos y verá que, de forma sencilla, puede
realizar con ellos casi las mismas operaciones que con un procesador de textos.

Dos son las opciones principales que podemos realizar en PowerPoint:

A continuación, desarrollaremos más detenidamente cada una de ellas:

Inserción de texto
Inicialmente, le recomendamos que inserte un texto usando uno de los diseños predeterminados
que PowerPoint nos ofrece, lo que le facilitará esta labor.

Para introducir texto seguiremos el siguiente proceso:

Una vez seleccionado, haga clic en el recuadro de la diapositiva en el cual desee insertar el texto.
Verá cómo el texto que ocupa su interior, "Haga clic para agregar título", desparece y aparece
un punto de inserción de texto.

Introduzca ahora el texto.Una vez haya finalizado la escritura de texto, haga clic con el ratón en
otra parte de la diapositiva o pulse la tecla [Esc] dos veces, para que el texto quede fijo en su
diapositiva.

Sin embargo, es normal que, una vez que vaya avanzando en la creación de presentaciones, el
diseño predeterminado de presentaciones de PowerPoint no se ajuste al 100% a sus gustos. Por
ello, veamos cómo puede introducir libremente un texto en una diapositiva:

1. Primer paso: Haga clic en el botón Cuadro de texto, situado en la pestaña Insertar, en el
grupo Texto. En ese momento, su cursor adquirirá un aspecto diferente.
2. Segundo paso: Señale en la diapositiva dónde quiere insertar el nuevo cuadro de texto y
haga clic con el botón izquierdo del ratón. Manténgalo pulsado y arrastre el ratón para
definir el tamaño del cuadro. Cuando adquiera la dimensión deseada, suelte el botón.

286
 ADGG053PO. Ofimática

Dentro del cuadro puede observar el punto de inserción donde puede comenzar a escribir
el texto.

Modificación del formato texto

Como se comentó anteriormente, como si de un procesador de textos se tratara, PowerPoint
2013 nos permite actuar sobre el formato de un texto, atendiendo a la fuente, el tamaño, el color,
etc.

En la sección Fuente de la pestaña Inicio puede encontrar botones de rápido acceso a la

modificación de las características básicas de un texto.

Recuerde que siempre que quiera dar Formato a un texto, este debe ser previamente
seleccionado con el ratón.

Veamos con más detalle los elementos que componen esta sección:

287
 ADGG053PO. Ofimática

Puede acceder a opciones más avanzadas mediante el cuadro de diálogo desplegable de la

sección Fuente.

2.3. Formatos de párrafos

En PowerPoint 2013 también es posible dar formato a párrafos. Encontrará todas las opciones
en el grupo Párrafo de la pestaña Inicio. Los párrafos son unidades dentro del documento Word
que tienen sus propias características de formato, pudiendo ser diferentes de un párrafo a otro.

Veamos qué acciones se pueden realizar con los párrafos:

Alineación de párrafos

Las características más importantes de formato de Párrafo son la alineación y la sangría, ambas
están disponibles en la pestaña Inicio.

En la siguiente viñeta encontrará señalados los botones que determinan las opciones de
alineación de párrafo.

De izquierda a derecha, encontramos:

 Alineación de párrafo a la izquierda.

 Alineación de párrafo centrada.
 Alineación de párrafo a la derecha.
 Alineación de párrafo justificada, que consigue que el texto se adapte perfectamente a
los márgenes establecidos.

288
 ADGG053PO. Ofimática

Listas numeradas

La opción Numeración del grupo Párrafo en la pestaña Inicio permite organizar una secuencia
de párrafos mediante números. Vamos a ver cómo podemos llevar a cabo una organización con
numeración.

Suponemos que tenemos el siguiente listado seleccionado:

Y queremos transformarlo en un listado numerado, para ello seguiremos los siguientes pasos:

1. Ahora, vamos a desplegar el menú Numeración y seleccionamos

cualquiera de las opciones:

2. El resultado podría ser:

289
 ADGG053PO. Ofimática

Viñetas

La opción Viñetas del grupo Párrafo en la pestaña Inicio permite organizar una secuencia de
párrafos mediante símbolos.

Veamos un ejemplo:

Suponemos que tenemos el siguiente listado seleccionado:

Y queremos transformarlo en un listado viñetas, para ello seguiremos una serie de pasos.

1. Ahora, vamos a desplegar el menú Viñetas y

seleccionamos cualquiera de las opciones:

2. El resultado podría ser:

Estilos

Aunque PowerPoint no incluye una galería de estilos para textos similar a la que posee Word
2013 del paquete Microsoft Office 2013, sí que tiene predefinidos una serie de estilos rápidos de

290
 ADGG053PO. Ofimática

formas, que le permitirán, con un simple clic de ratón, asignar una serie de características rápidas
a una forma.

Veamos un ejemplo:

Supongamos que ha diseñado una diapositiva como la siguiente:

Queremos asignarla un estilo.

1. Ahora, vamos a desplegar el menú Viñetas y seleccionamos cualquiera de las opciones:

2. Eligiendo uno cualquiera, obtenemos resultados rápidos sobre nuestra forma:

291
 ADGG053PO. Ofimática

3. El resultado podría ser:

2.4. Tablas
En una diapositiva puede insertar tablas para organizar la información de una forma óptima. Si
conoce el funcionamiento básico de las tablas de Word 2013, sepa que en PowerPoint funcionan
de manera similar.

Vamos a ver tres funciones principales con las tablas en PowerPoint:

Creación de tablas

Para crear una tabla, debe elegir, dentro de la ficha Insertar, el botón Tabla.

Cuando seleccione este botón, aparece una lista con las opciones de la tabla:

4. Podemos trabajar con un cuadro en el que puede definir directamente el tamaño de la

tabla. Cuando mueva el puntero del ratón, se irán rellenando las celdas que integrarán la
tabla a crear. En esta matriz debe hacer clic en el cuadro que corresponda, para crear la
tabla con las dimensiones que deseemos. El inconveniente que tiene este procedimiento
es que no nos ofrece todas las posibilidades disponibles para la creación de tablas,
además de suponer un límite en cuanto a las dimensiones de la tabla.

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 ADGG053PO. Ofimática

5. Para hacer tablas con otras dimensiones distintas, deberá utilizar la opción Insertar tabla
de la lista Tabla.
6. La opción Dibujar Tablas nos permite crear una tabla dibujando los bordes, incluso en
una tabla ya creada nos permite introducir nuevos bordes o celdas de forma manual.
7. La opción Hoja de cálculo de Excel nos permite introducir una tabla con las
funcionalidades de la aplicación Excel.

Puede eliminar una tabla haciendo clic sobre uno de los bordes de ella, a fin de seleccionarla, y
pulsando la tecla [Supr].

Operaciones con filas y columnas

Eliminar filas o columnas

Para eliminar una fila, sitúese en alguna de las celdas de la fila a eliminar, y en la pestaña
Presentación despliegue el menú Eliminar y seleccione Eliminar filas.

Si quiere eliminar dos o más columnas o filas al mismo tiempo, seleccione varias celdas utilizando
la tecla [Shift] (Mayús), y elija posteriormente Eliminar filas o Eliminar columnas.

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 ADGG053PO. Ofimática

Insertar filas o columnas

Al igual que puede eliminar filas y columnas, puede insertar nuevas filas o columnas en una tabla
que ya esté creada. Para insertar una nueva fila, sitúese en alguna celda de la fila más próxima
al lugar de inserción. Utilice las opciones de Insertar arriba o Insertar debajo.

De igual forma, puede insertar una columna. Sitúese en la columna más cercana al lugar donde
desee insertar la nueva columna y acceda a la opción Insertar a la izquierda o Insertar a la
derecha, que encontrará en la pestaña Presentación.

Alineación horizontal y vertical de las celdas

Una vez insertada nuestra tabla, puede alinear el texto contenido en cada celda accediendo al
grupo Alineación de la pestaña Presentación.

Inicialmente, señale con el ratón qué celda o celdas desea alinear. Posteriormente, en la pestaña
Presentación, en el grupo Alineación, encontrará las opciones para conseguir la alineación
horizontal y la alineación vertical.

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2.5. Dibujos
PowerPoint 2013 le permite crear sus propios dibujos, partiendo de líneas o trazos de figuras
básicas o predefinidas. En este apartado se recogen las directrices para conseguir la inserción
de estos objetos en sus presentaciones:

Línea
Para insertar una línea, despliegue el botón Formas en Ilustraciones de la pestaña Insertar.
Seleccione la línea que desee y dibújela con el ratón en la diapositiva que desee. Para ello, haga
clic en la diapositiva en el lugar en que desee que se ubique; verá cómo la figura se despliega a
medida que mueve el ratón. Para finalizar la inserción, haga clic en otro lugar de la diapositiva.
Una vez insertada, puede modificar la forma ayudándose de la serie de puntos que rodean a
esta.

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 ADGG053PO. Ofimática

Rectángulos y cuadrados
La inserción de estos elementos se realiza de forma similar a las líneas. Basta con elegir estos
elementos del apartado Rectángulos y dibujar con el ratón en la diapositiva que desee. Para ello,
haga clic en la diapositiva en el lugar en que desee que se ubique; verá cómo la figura se

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 ADGG053PO. Ofimática

despliega a medida que mueve el ratón. Para finalizar la inserción, haga clic en otro lugar de la
diapositiva. Una vez insertada, puede modificar la forma.

Círculos y elipses
En el apartado Formas Básicas puede acceder a las formas geométricas más comunes. La
inserción de estos elementos se realiza de forma similar a los anteriores elegimos el elemento
deseado y dibujamos con el ratón en la diapositiva que desee. Para ello, haga clic en la

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 ADGG053PO. Ofimática

diapositiva en el lugar en que desee que se ubique; verá cómo la figura se despliega a medida
que mueve el ratón. Para finalizar la inserción, haga clic en otro lugar de la diapositiva. Una vez
insertada, puede modificar la forma.

Autoformas
El concepto Autoforma, usado en versiones anteriores del paquete Office, pasó a llamarse Forma
en la versión 2007. Así, todos los objetos insertados anteriormente, esto es, líneas, cuadrados,

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 ADGG053PO. Ofimática

rectángulos, círculos, elipses, etc. son formas. Como puede ver al desplegar el menú Formas,
existen prediseñados además otros objetos que puede insertar fácilmente en su diapositiva, que
quedan agrupados en:

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 ADGG053PO. Ofimática

Sombras y 3D
Una vez insertada una Forma en su presentación, puede incorporarle efectos profesionales
mediante una serie de estilos predefinidos que incluye el programa. Para ello, haga doble clic en
la Forma insertada. Puede comprobar cómo aparece la pestaña Formato. En ella, en el grupo
Estilos de Forma, despliegue el menú Efectos de forma. Haga clic sobre el efecto que desee y
este se aplicará sobre la forma seleccionada.

Reglas
La regla y las guías le ayudarán a la alineación manual de objetos en las diapositivas. Veamos
cómo usarlas. Para hacer visibles las reglas, debe hacer clic en la pestaña Vista, opción Mostrar,
en la opción Regla. Una vez seleccionada, verá una regla horizontal y otra vertical, en caso de
estar en vista Normal. Con la regla puede saber a qué distancia sitúa cada objeto, ya que sobre
las reglas aparece una marca, mostrando la posición vertical y horizontal del puntero.

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 ADGG053PO. Ofimática

Guías
Las guías son líneas discontinuas que dividen la diapositiva en cuatro secciones iguales. Con
ellas podemos conocer cuál es el centro de la diapositiva, a fin de llevar un reparto más equitativo
de la información. Evidentemente, son líneas que no aparecerán al imprimir o visualizar la
presentación. Para mostrar las guías, despliegue el menú contextual, haciendo clic derecho
sobre la diapositiva, y seleccione la opción Cuadrícula y guías. Para activar las guías, señale la
opción guías; en caso de querer cuadrar toda la diapositiva escoja Líneas de cuadrícula.

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 ADGG053PO. Ofimática

2.6. Imágenes
Actualmente, un documento potente visualmente incluye gráficos e imágenes que apoyan al
texto. Microsoft Office PowerPoint 2013 incorpora nuevas mejoras, que facilitan la inserción de
elementos gráficos con el texto.

Veremos la inserción de dos tipos de imágenes:

Insertadas
Para insertar una imagen procedente de un archivo de imagen en una presentación de trabajo,
haga clic inicialmente en el lugar del documento donde le gustaría insertar la imagen.
Posteriormente, dentro de la ficha Insertar, en el grupo Imágenes, encontrará el botón Imagen.
Al hacer clic en él, se abrirá una ventana, en la que debe establecer la ubicación de la imagen a
insertar. Una vez buscada, haga clic en Insertar, y la imagen quedará situada en la diapositiva.

Prediseñadas
PowerPoint 2013 incorpora la opción de descargar imágenes prediseñadas desde Office.comy
desde Bing. El hecho de que sean imágenes construidas con vectores favorece que pueda
hacerlas más grandes o pequeñas sin pérdida de resolución. Para insertar una imagen
prediseñada, haga clic en el botón Imágenes en línea dentro de la ficha Insertar, en el grupo
Imágenes. Aparecerá una pantalla en la cual debe introducir la/s palabra/s que describan lo que
busca en el apartado Buscar. Una vez encontrada la imagen que se considere se pulsa insertar
y ya aparecerá en pantalla.

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 ADGG053PO. Ofimática

2.7. Gráficos
Los gráficos se utilizan muy a menudo en las presentaciones, por su facilidad para recoger de
una manera simple gran cantidad de información. PowerPoint incorpora gran cantidad de
gráficos, que puede usarlos de una manera sencilla.

Veamos una de las principales funciones de los gráficos:

Creación de gráficos

Para insertar un gráfico en una diapositiva, únicamente tiene que pulsar el botón Gráfico, en la
zona Ilustraciones de la pestaña Insertar.

Al pulsarlo, verá cómo se abre un cuadro de diálogo, en el que debe elegir el tipo de gráfico que
quiere mostrar. Seleccione uno. A la izquierda, verá cómo aparecen Subtipos dentro del tipo de
gráfico seleccionado. Elija uno de ellos y pulse Aceptar.

PowerPoint insertará el gráfico en la diapositiva y mostrará la hoja de datos de ejemplo que

contiene las cantidades que representan el gráfico. Tenga en cuenta que PowerPoint utiliza Excel
para crear los gráficos, por lo que puede utilizar todas sus características para su creación.

2.8. Diagramas
PowerPoint 2013 está diseñado además para poder crear diagramas en sus presentaciones,
mediante la herramienta SmartArt.

Creación de organigramas y diferentes tipos de diagramas

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 ADGG053PO. Ofimática

Para crear un organigrama, tiene que seleccionar la opción SmartArt, que se encuentra en la
pestaña Insertar.

En ese momento aparecerá una ventana nueva, en la que debe seleccionar el tipo de diagrama
que prefiera y pulsar Aceptar. Una vez insertado el organigrama, verá cómo en pantalla aparecen
las pestañas Diseño y Formato, con las que puede controlar todas las operaciones que puede
realizar con el organigrama.

Veamos un ejemplo de inserción de SmartArt:

Queremos crear con SmartArt una distribución de empresa con los siguientes departamentos:
Departamento de publicidad, Departamento de recursos humanos y Departamento de
producción; por encima de ellos estará Dirección; donde se distinga la categoría de dichos
departamentos.

1. En primer lugar, insertamos el esquema desde la pestaña Insertar → Ilustraciones →

SmartArt; y eliminamos los cuadros que sobran.

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 ADGG053PO. Ofimática

2. Por último, cambiamos el color de los departamentos de nivel inferior para hacer
distinción.

2.9. WordArt o texto artístico

WordArt es una galería de estilos de texto que se pueden agregar a los documentos de Microsoft
Office 2013 PowerPoint para crear efectos decorativos, por ejemplo, texto sombreado o reflejado.
Para insertar WordArt en la ficha Insertar en el grupo Texto, haga clic en WordArt y luego en el
estilo de WordArt que desee.

A continuación, escriba el texto en el cuadro Texto. Para ello, sobrescriba donde pone "Escriba
aquí el texto". También puede elegir la fuente, el tamaño, el color, etc. desde las pestañas Inicio
y Formato.

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 ADGG053PO. Ofimática

2.10. Inserción de sonidos y películas

Sonidos y películas son dos elementos multimedia que pueden ser incorporados a nuestras
presentaciones con PowerPoint 2013, dando un toque de animación al trabajo.

Audio
Veamos en primer lugar que opciones tenemos para insertar un sonido. Despliegue la opción
Audio, ubicada en la zona Multimedia de la pestaña Insertar. Verá que aparece un desplegable,
que incorpora tres opciones:

1. Audio en línea: Permite descargar sonidos almacenados en la galería de Office 2013

Online.
2. Audio en Mi PC: Si tienes un archivo de audio en tu equipo que quieres reproducir.
3. Grabar audio: Mediante un dispositivo de voz

Para modificar los parámetros utilice la nueva pestaña que aparece una vez haya insertado el
sonido:

Película
La segunda opción es la inserción de una película, para ello, despliegue la opción Video, ubicada
en la pestaña Insertar. Verá que aparece un desplegable que incorpora dos opciones:

1. Vídeo en línea: Permite iniciar una sesión en cuenta de Microsoft para descargar películas
o videos almacenados en Facebook, Skydrive u otros sitios.
2. Vídeo en Mi PC: Si tienes un archivo de vídeo en tu equipo que quieres reproducir.

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De igual forma que para el audio, para modificar los parámetros de reproducción de la película,
utilice la nueva pestaña que aparece una vez la haya insertado.

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 ADGG053PO. Ofimática

Recuerda

Además de la inserción de objetos, PowerPoint permite insertar texto. Para ello, se puede utilizar
dos medios:

1. Insertar un texto usando uno de los diseños predeterminados, haciendo clic en el

recuadro de la diapositiva en el cual se desea introducir dicho texto.
2. Insertar un texto libremente en una diapositiva, utilizando el botón de Cuadro de texto,
situado en la pestaña Insertar. Posteriormente, se debe señalar la diapositiva donde se
quiere insertar el texto y hacer clic con el botón izquierdo.

Una vez hemos introducido el texto, podemos actuar sobre el formato del mismo en la sección
Fuente de la pestaña de Inicio. Dentro de las opciones, existen dos especialmente importantes:
la tipografía y el color personalizado.

Otro elemento destacable dentro del texto es el párrafo, que es una unidad dentro del documento
Word que tiene sus propias características de formato, pudiendo ser diferentes de un párrafo a
otro. Las características más importantes del formato de párrafo son:

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- Alineación y sangría, que están disponibles en la pestaña Inicio.

- La opción Numeración del grupo párrafo en la en la pestaña Inicio. Permite organizar una
secuencia de párrafos mediante números.
- Y la opción Viñetas del grupo párrafo en la pestaña Inicio. Permite organizar una
secuencia de párrafos mediante símbolos.

PowerPoint tiene predefinidos una serie de estilos rápidos de formas que le permitirán, con un
simple clic de ratón, asignar una serie de características rápidas a un

Actividad de refuerzo

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 ADGG053PO. Ofimática

3. Maquetación de la diapositiva
En este punto veremos lo siguiente:

1. Veremos que en PowerPoint también existen plantillas y temas ya instalados por defecto
los cuales podemos utilizar para nuestras presentaciones.
2. Conoceremos las distintas maneras de controlar la apariencia de las diapositivas.
3. Conoceremos como dar formato al fondo de las diapositivas.
4. Veremos que es posible modificar el patrón de las diapositivas.
5. Conoceremos las distintas opciones de impresión de una presentación.
6. Se le pueden dar distintas animaciones a los objetos que tengamos insertados en
nuestras diapositivas.
7. También se le pueden dar animación a las transiciones de las propias diapositivas.
8. Conoceremos que PowerPoint te puede permitir ensayar los intervalos de tiempo de cada
diapositiva.

3.1. Uso de plantillas de estilos

Puede crear una presentación desde una plantilla predefinida, en lugar de comenzar desde un
patrón en blanco. Microsoft Office PowerPoint 2013 incorpora una batería de plantillas
predefinidas. Para utilizarlas acceda al botón Archivo y haga clic en Nuevo.

De esta forma, accederá al cuadro de diálogo Nuevo.

Con las opciones presentes, puede comprobar que puede iniciar una nueva presentación de las
siguientes formas:

Plantillas y temas instaladas

Aparece un abanico de plantillas y temas disponibles de forma predeterminada, que puede usar
sin más que hacer clic en alguna de ellas.

Presentación en blanco

Con esta opción podrá crear una presentación desde cero.

Buscar plantillas y temas

De esta forma se podrán descargar una serie de plantillas y temas desde la plataforma online de
Microsoft Office.

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 ADGG053PO. Ofimática

3.2. Combinación de colores

Existen varios modos de controlar la apariencia de las diapositivas, una de ellas es a través de
la combinación de colores.

PowerPoint dispone de juegos básicos de ocho colores armónicos que pueden asignarse a las
diapositivas, a una diapositiva individual, a las páginas de notas o a los documentos que se
entregarán a los participantes de la presentación.

Cualquier combinación de colores consta de:

 Un color de fondo.
 Un color para las líneas y el texto.
 Otros seis colores diseñados para generar diapositivas fácilmente legibles.

Para ver la combinación de colores de una diapositiva, seleccione la diapositiva y, a continuación,

seleccione la pestaña Diseño y pulse el botón Colores que aparece al desplegar el grupo Temas.

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 ADGG053PO. Ofimática

La combinación de colores posee una serie de aplicaciones:

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ADGG053PO. Ofimática

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 ADGG053PO. Ofimática

3.3. Fondos de diapositivas

El fondo de las diapositivas de una presentación es un parámetro configurable, que permite
multitud de opciones. Para acceder a ellas, haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de
la diapositiva donde no se encuentre ningún objeto y elija la opción Formato del fondo.

Se abrirá una ventana en el panel derecho como la siguiente, en la que puede elegir entre
diferentes opciones:

1. Si quiere que el fondo de la diapositiva esté formado por un único color uniforme.

2. Si quiere que el fondo esté formado por varios colores, que se van combinando de
múltiples formas.
3. Le permite insertar una imagen o una textura, que ocupará todo el fondo de la diapositiva.
4. Aplica tramados preestablecidos con los dos colores que se escoja.
5. Ocultar gráficos de una diapositiva, incluidos los objetos dibujados, tramas en un relleno
de fondo e imágenes.

Si colocamos como fondo una textura o una imagen en el cuadro de diálogo, es aconsejable
hacer clic en Imagen o en Efectos, que ofrece la opción de cambiar su color y ajustar su brillo y
contraste, efectos artísticos.

Por último, puede dar un diseño más profesional a su presentación si inserta una imagen y
posteriormente aumenta su transparencia con respecto a los objetos que en la diapositiva se
encuentran, usando el botón Transparencia.

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 ADGG053PO. Ofimática

Veamos un ejemplo de alguna de estas acciones:

Vamos a crear una diapositiva desde una presentación en blanco sobre delfines, y queremos
realizar las siguientes acciones:

 En primer lugar, introduciremos un texto a modo de título en un cuadro de texto.

 Después, insertaremos debajo un objeto de imagen que contenga una foto de un delfín.
 Por último, atribuiremos un color sólido azul al fondo de la diapositiva.

1. El primer paso será abrir un documento en blanco e

insertar el texto en un cuadro de texto.

2. Después, insertamos la imagen.

3. Por último, establecemos el azul como color de

fondo.

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 ADGG053PO. Ofimática

3.4. Patrones
Es la diapositiva principal en una jerarquía de diapositivas, que guarda toda la información sobre
el tema y los diseños de diapositiva de una presentación, incluidos el fondo, el color, las fuentes,
los efectos, los tamaños de los marcadores de posición y las posiciones.

Toda presentación contiene, al menos, un patrón de diapositivas.

Ventajas de la utilización de un patrón de diapositivas:

 Los patrones de diapositivas se pueden cambiar, y el principal beneficio de modificar y

usar patrones de diapositivas es que así se pueden hacer cambios de estilo generales y
aplicarlos a cada diapositiva de la presentación, incluidas aquellas que se agreguen a la
presentación después.
 Cuando usa un patrón de diapositivas, ahorra tiempo, ya que no será necesario escribir
la misma información en más de una diapositiva.
 Los patrones de diapositivas resultan especialmente útiles cuando se tienen
presentaciones extremadamente largas, con muchas diapositivas.

Dado que los patrones de diapositivas afectan a la apariencia de la presentación entera, para
crear y editar los patrones o los correspondientes diseños, se trabaja en la vista Patrón de
diapositivas.

Diseños asociados con el patrón de diapositivas

Cuando active la vista Patrón de diapositivas, verá que cada patrón de diapositivas tiene
asociados varios diseños predeterminados. Lo más probable es que no se usen todos los diseños
provistos. El usuario elegirá de entre los diseños disponibles aquellos diseños que sean más
adecuados para presentar la información.

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 ADGG053PO. Ofimática

Los diseños aparecen en la parte derecha. Y en el área de trabajo vemos el diseño seleccionado,
y sus opciones de modificación.

Cuando se modifican uno o más de los diseños asociados a un patrón de diapositivas,

básicamente se está modificando el patrón de diapositivas. Aunque el diseño de cada diapositiva
se configura por separado, todos los diseños asociados con un patrón de diapositivas dado
contienen el mismo tema.

Puede crear una presentación que contenga uno o más patrones de diapositivas, guardarla como
archivo de plantilla de PowerPoint (.pptx o .ppt) y después usarla para crear otras presentaciones.

3.5. Opciones de impresión

Cuando desee obtener una copia impresa de nuestra presentación, debe hacer clic en: Archivo
→ Imprimir.

En esta vista aparecerán varias opciones:

1. Pulse Impresión rápida si quiere imprimir con los parámetros predeterminados por el
programa.
2. La opción Vista preliminar ofrece la posibilidad de realizar cambios en la configuración de
la impresión, además de ofrecer una imagen idéntica al diseño de su impresión.
3. Por último, el botón Imprimir de este grupo con el mismo nombre abre un cuadro de
diálogo como el siguiente:

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 ADGG053PO. Ofimática

3.6. Animación de elementos

Las animaciones confieren dinamismos a una presentación, y pueden ser de movimiento y/o
sonido. Para introducir una animación debe previamente seleccionar el objeto que quiere animar.

Las opciones de animación se encuentran ubicadas en la pestaña Animaciones. Dentro de ella,

y una vez seleccionado el objeto a animar, pulse en el botón Agregar animación de la sección
Animación avanzada.

Hecho esto, aparecerá en pantalla el panel de Personalizar animación, en el que encontrará el

botón desplegable Agregar efecto, con el que usted elegirá el efecto que quiere aplicar. Además,
puede seleccionar la trayectoria exacta de movimiento de objeto, seleccionándola en el menú
Trayectorias de desplazamiento.

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 ADGG053PO. Ofimática

Existen otras opciones en la animación de diapositivas:

Botón Quitar

Note que puede usar el botón Quitar para eliminar alguna animación que haya aplicado a un
texto y objeto.

Aplicación de la animación

En la lista desplegable Inicio puede seleccionar cuándo quiere que se aplique la animación: al
hacer clic con el ratón, después de la diapositiva anterior, etc.

El botón Vista previa

Situado en el margen superior izquierdo le muestra la diapositiva tal y como quedará con las
animaciones que ha aplicado.

Las demás listas desplegables cambiarán en función del tipo de movimiento y el inicio del mismo.

La Velocidad suele ser una característica común, por lo que puede controlarla en casi todas las
animaciones que aplique a un objeto.

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 ADGG053PO. Ofimática

Si ha aplicado animaciones a otros objetos de la diapositiva aparece una lista debajo de la

velocidad donde se muestran las mismas.

3.7. Transición de diapositivas

La transición de diapositivas le permite definir el modo en que va a producirse el paso de una
diapositiva a la siguiente, mediante efectos visuales de gran calado estético.

Para aplicar la transición a una diapositiva, despliegue la pestaña Transiciones y seleccione una
de las opciones de Transición a esta diapositiva.

Existen, como comprobará, multitud de diseños para definir estas transiciones.

Puede, además, añadirle:

 Un sonido de transición, eligiéndolo en la lista Sonido de transición.

 La velocidad de transición.
 Y en la sección Avanzar a la diapositiva puede configurar su presentación, a fin de que
pase a la siguiente diapositiva al hacer clic con el ratón, o automáticamente tras un tiempo
de espera que es también configurable.

3.8. Intervalos de tiempo

Ya hemos visto que en las presentaciones de PowerPoint tenemos la posibilidad de establecer
el tiempo de transición entre las diapositivas, o bien con el clic del ratón o asignándolo una
duración.

Pero, también es importante estudiar detenidamente mediante ensayos el tiempo necesario para
poder exponer cada diapositiva.

En la pestaña Presentación con diapositivas, elija la opción Ensayar intervalos.

Observará que la presentación comienza a reproducirse, apareciendo en la parte superior

izquierda un contador, que cronometra el tiempo que tarda en pasar de una diapositiva a otra
mediante clics de ratón.

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 ADGG053PO. Ofimática

1. Un primer botón, representado por una flecha hacia la derecha, que le permite pasar a la
siguiente diapositiva.

2. Un botón de pausa de ensayo, representado por dos barras paralelas.

3. El último de los botones úselo para repetir la diapositiva, poniendo a cero el cronómetro
de la diapositiva.

Finalizado el ensayo, el programa le preguntará si quiere conservar esos intervalos para

aplicarlos a cada diapositiva de la presentación.

Observará que la presentación comienza a reproducirse, apareciendo en la parte superior

izquierda un contador, que cronometra el tiempo que tarda en pasar de una diapositiva a otra
mediante clics de ratón.

En caso afirmativo, verá que aparece una pantalla en la que se muestran las diapositivas que
componen la presentación, junto a los tiempos empleados para exponerlas.

Queremos crear una presentación sobre la historia o los componentes de un ordenador. Haremos
un ensayo de presentación y conservaremos los intervalos deseados para cada diapositiva.

Finalizado el proceso, mostraremos la pantalla en la que se muestran todas las diapositivas que
componen la presentación, junto a los tiempos empleados para exponerlas.

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 ADGG053PO. Ofimática

1. En primer lugar, creamos la presentación. En este caso, sobre informática, siguiendo las
pautas establecidas en anteriores temas.

2. Ensayamos los intervalos de tiempo:

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 ADGG053PO. Ofimática

3. Por último, mostramos el resumen de diapositivas junto al cronómetro de intervalos por

diapositiva:

Recuerda

Las animaciones confieren dinamismos a una presentación y pueden ser de movimiento y/o
sonido.

- Para introducir una animación, debe previamente seleccionar el objeto que quiere animar.

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 ADGG053PO. Ofimática

- Para insertar una animación, debe ir a la pestaña Animaciones y, dentro de ella, a la

opción Agregar animación. Hecho esto, aparecerá en pantalla el panel de Personalizar
animación, en el que encontrará el botón desplegable Agregar efecto y elegir el efecto
para el objeto seleccionado.

Otra funcionalidad para la presentación de diapositivas es insertar transiciones entre las mismas,
permitiendo definir el modo en que va a producirse el paso de una diapositiva a la siguiente.

- Para insertar una transición, despliegue la pestaña Transiciones y seleccione una de las
opciones de transición a esta diapositiva. Al movimiento de transición puede añadirle un
sonido determinado y una velocidad, entre otros efectos.

También es importante estudiar detenidamente mediante ensayos el tiempo necesario para

poder exponer cada diapositiva y, de esta manera, establecer un intervalo de tiempo para la
aparición de las mismas.

Actividad de refuerzo

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 ADGG053PO. Ofimática

4. Preparación de la presentación
En este punto veremos lo siguiente:

1. Aprenderemos el porqué de la importancia al diseño de las presentaciones.

2. Aprenderemos a insertar comentarios en nuestras presentaciones.
3. También se podrán insertar notas de orador a las diapositivas.
4. Conoceremos que se puede establecer una configuración más específica a nuestra
presentación.
5. Aprenderemos a conectar un proyector al ordenador para así poder proyectar la
presentación.
6. Veremos que la propia aplicación nos da la opción de poder ensayar la presentación que
hayamos realizado.

4.1. Diseño de las presentaciones

En los documentos impresos, el lenguaje ha sido el elemento principal, y los factores visuales se
han considerado como secundarios o de soporte. Actualmente, en los medios de comunicación
prima lo visual, y lo verbal simplemente complementa.

Nuestra cultura verbal se ha movido hacia lo icónico, al punto de que la mayoría de lo que
sabemos y aprendemos, lo que compramos y en lo que creemos, lo que reconocemos y
deseamos, está determinado por la imagen fotográfica que hace eco en la psiquis humana.

Por todo ello, la elaboración de una correcta propuesta de presentación debe cumplir una serie
de pautas que favorezcan la transmisión de un mensaje directo, evitando elementos distractores.

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 ADGG053PO. Ofimática

4.2. Inserción de comentarios

La inserción de comentarios no es exclusiva de procesadores de textos. Con PowerPoint puede
insertar este tipo de objetos, que le ayudarán a apuntar ciertos elementos explicativos o
aclaraciones de algunos aspectos de las diapositivas. Para insertar un comentario, pulse el icono
Nuevo Comentario, situado en la pestaña Revisar.

Paso 1
Aparecerá en el margen superior derecho de la diapositiva un símbolo con forma de bocadillo y
en la parte derecha de la ventana, un nuevo panel llamado Comentario, con un recuadro en el
que se escribirá el texto que se quiere que aparezca en el comentario.

Paso 2
En el recuadro se escribe el comentario deseado.

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 ADGG053PO. Ofimática

Paso 3

Una vez que haya terminado, observará que en la diapositiva quedará habilitado el marcador que
muestra que esta diapositiva contiene un comentario. Puede acceder a él, hay que hacer clic en
el recuadro amarillo.

Queremos crear una diapositiva sobre arquitectura y sobre ella insertar un comentario en el que
se sitúe la fecha y hora en que creó la presentación.

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 ADGG053PO. Ofimática

En un primer paso se abrirá una presentación en blanco de PowerPoint y se preparará una

diapositiva.

A continuación, seguimos la ruta: Revisar-> Nuevo comentario y en el bocadillo que aparece

insertamos la información.

4.3. Preparación de las Notas del orador

Cada diapositiva tiene una página de notas que incluye una versión más pequeña de la
diapositiva y espacio para las notas del orador. Estas notas pueden imprimirse y, más tarde,
utilizarse como recordatorio de los puntos más importantes a desarrollar durante una
presentación.

También se podrán imprimir documentos con dos o más diapositivas por página en escala
reducida, que ayudarán al público participante a seguir la presentación.

Para escribir las notas mientras se trabaja en una presentación, lleve a cabo el siguiente
procedimiento:

 Haga clic en la opción Página de notas situada en la pestaña Vista, dentro del grupo
Vistas de presentación.

Las páginas de notas se pueden confeccionar una vez que se haya finalizado la presentación, o
se podrán ir confeccionando a medida que se realiza cada una de las diapositivas.

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 ADGG053PO. Ofimática

 Introduzca las notas en el cuadro correspondiente que aparece en la zona de trabajo.

Tanto las páginas de notas como las páginas de documento disponen de patrones, donde se
podrán agregar los elementos que se deseen para que aparezcan en todas las páginas; se podrá
trabajar de la misa forma que, con el Patrón de Diapositivas, dándoles formato según las
necesidades.

 Para mostrar solo el contenido de las diapositivas, se deben utilizar los documentos.
 Para incluir las notas del orador con las diapositivas, se deben utilizar las páginas de
notas.

4.4. Configuración de la presentación

Puede establecer una configuración más específica de nuestra presentación mediante el cuadro
de diálogo que le aparecerá al hacer clic en Configuración de la presentación con diapositivas,
situado en el grupo Configurar en la ficha Presentación con diapositivas.

Aparecerá una ventana como la siguiente en la que tendrá que elegir el tipo de presentación:

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 ADGG053PO. Ofimática

En la sección Tipo de presentación debe decidir cómo se va a mostrar la presentación al público:

Sea cual sea la elección, inicie la presentación pulsando F5.

Presentación con orador

La opción que aparece por defecto es la Realizada por un orador, donde este debe estar presente
durante la exposición. Puede optar por la siguiente opción que aparece en el cuadro de diálogo:
Examinada de forma individual, que permite presentar la presentación en una ventana, por lo
que es útil si se va a entregar a otra persona.

Es muy recomendable que, en caso de optar por esta opción, active la casilla Mostrar barra de
desplazamiento para facilitar el desplazamiento por la presentación.

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En el caso de que exponga una presentación a dos departamentos de una empresa y la

presentación incluya cinco diapositivas. Puede crear una presentación personalizada
denominada 'Departamento A' para el primer grupo, que incluya solo las diapositivas 1, 3 y 5; y
crear otra denominada 'Departamento B' para el segundo grupo, que incluya las diapositivas 1,
2, 4 y 5. Aunque siempre puede ejecutar la presentación con diapositivas en el orden de la
secuencia original.

Presentación en exposición
La tercera opción que se le presenta en cuadro de diálogo es Examinada en exposición, que
debe elegirla cuando entregue una presentación autoejecutable.

En este caso, no estará disponible la barra de herramientas emergente ni el menú contextual.

Debe saber que, si su presentación va a ser autoejecutable, es imprescindible que introduzca los
intervalos automáticos de transición o los botones adecuados de acción. En caso contrario, la
presentación no pasará de la primera diapositiva.

El resto de opciones que puede ver en la ventana son:

Mostrar diapositivas

Puede especificar las diapositivas que se visualizarán.

Opciones de presentación

Determinará si se reproduce continuamente hasta que pulse la tecla [Esc], si se escucha la

narración y si anulamos las animaciones.

Avance de diapositiva

Elegirá sí la transición de una diapositiva a la siguiente es manual o estará regida por intervalos
de tiempo anteriormente guardados.

Resolución de la presentación

Puede elegir el número de puntos de imagen.

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Debe tener presente que, si cuenta con dos monitores conectados al equipo con el que va a
mostrar la presentación, tiene disponible la vista Moderador, que ofrece diversas herramientas
para facilitarle el control de la presentación, como son miniaturas, vista previa, etc.

En el caso de que exponga una presentación a dos departamentos de una empresa y la

presentación incluya cinco diapositivas. Puede crear una presentación personalizada
denominada 'Departamento A' para el primer grupo, que incluya solo las diapositivas 1, 3 y 5; y
crear otra denominada 'Departamento B' para el segundo grupo, que incluya las diapositivas 1,
2, 4 y 5. Aunque siempre puede ejecutar la presentación con diapositivas en el orden de la
secuencia original.

Presentaciones personalizadas

Son grupos de diapositivas que se pueden presentar independientemente de toda la

presentación; o grupos de diapositivas con un hipervínculo.

Puede crear presentaciones personalizadas a partir de una única presentación para adaptarla a
distintas audiencias.

En el caso de que exponga una presentación a dos departamentos de una empresa y la

presentación incluya cinco diapositivas. Puede crear una presentación personalizada
denominada 'Departamento A' para el primer grupo, que incluya solo las diapositivas 1, 3 y 5; y
crear otra denominada 'Departamento B' para el segundo grupo, que incluya las diapositivas 1,
2, 4 y 5. Aunque siempre puede ejecutar la presentación con diapositivas en el orden de la
secuencia original.

4.5. Conexión a un proyector y configuración

Una vez finalizada la presentación, puede ser que tenga que exponerla ante un auditorio, para
lo que es conveniente que se ayude de un proyector. Aunque existen gran cantidad de modelos
en el mercado, casi todos comparten unas características comunes, por lo que su conexión y
configuración son similares.

Los pasos a seguir para llevar a cabo este proceso son:

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Paso 1

Conecte la toma de corriente del proyector a la red eléctrica.

Paso 2

Conecte un extremo macho del cable VGA a la salida de pantalla de su equipo informático
(normalmente un portátil), y su otro extremo macho a la toma "INPUT", "PC", "COMPUTER",
situada en el proyector.

Paso 3

Encienda el proyector y espere unos instantes a que arranque y la lámpara tome la temperatura
adecuada.

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Paso 4

Encienda el equipo informático y espere a que el Sistema Operativo arranque. Si todo ha ido
bien, se producirá una sincronización perfecta entre el ordenador y el proyector, que mostrará
proyectado el contenido de su escritorio.

Si en el último paso no ha conseguido una sincronización perfecta o quiere cambiar el modo de

visualización, pulse a la vez las teclas [Fn] + [F5] en el ordenador.

La combinación de teclas [Fn] [F5] depende del equipo, pudiéndose encontrar esta función en
una ubicación similar. Consulte el manual de la computadora.

Una vez esté a su gusto, puede enfocar el proyector mediante la ruleta o botón que desplaza la
lente, para que la imagen gane en nitidez.

4.6. Ensayo de la presentación

La aplicación PowerPoint 2013 nos da la opción de ensayar la presentación para averiguar el
momento perfecto para cada diapositiva. Mientras ensaya su presentación PowerPoint registrará
el tiempo que pasa en cada diapositiva. Una vez tenga los intervalos de tiempo adecuados puede
usarlo para configurar la presentación en ejecución automática.

Para ejecutar esta opción debe hacer clic en la pestaña Presentación con diapositivas en el
apartado Configurar:

Otro de los elementos importantes en la presentación y ensayo de la presentación es la puesta

en escena por parte del orador.

Los moderadores y conferenciantes que observan las grabaciones de sus propias

presentaciones suelen sorprenderse al ver que hablan demasiado rápido, dicen "eh" y titubean
demasiado, no vocalizan claramente, "hablan" en exceso con las manos y se inclinan con
frecuencia. También se sorprenden al ver cómo suenan sus voces en los oídos de otras
personas.

Probablemente no existe ningún modo de evitar la impresión que da el escuchar nuestra propia
voz, pero existen métodos de ensayo de las presentaciones de Microsoft PowerPoint para que
le ayuden a corregir los otros problemas.

Algunas recomendaciones son las siguientes:

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Ensaye en voz alta

La forma más completa de ver su propia presentación es grabarla. Por supuesto, podrá realizar
una grabación con solo audio, pero en ese caso solo obtendrá información del modo en que
suena y no podrá ver cómo han quedado las diapositivas o cómo se le ve a usted. Una grabación
de la presentación completa, realizada desde la mitad de la sala o auditorio, le proporcionará una
imagen clara de lo que verá y escuchará la audiencia.

Ensaye en la sala donde realizará la presentación

El verse en un espejo mientras está ensayando es especialmente útil para percibir los detalles
más pequeños: verá los resultados inmediatamente en tiempo real, no después. Puede
detenerse tanto como desee y repetir cualquier secuencia, ya sea corta o larga, tantas veces
como necesite.

Ensaye con las diapositivas

Los oradores principiantes se dan cuenta de que, al ensayar delante de un compañero, identifican
problemas de los que antes no eran conscientes. Incluso un compañero que no sea un experto
en el tema de la presentación puede aconsejar al orador sobre los nervios, la terminología o
frases malsonantes, así como si el discurso es demasiado lento o rápido, o bien si el volumen es
muy alto o muy bajo. Si es posible proyectar las diapositivas de PowerPoint durante el ensayo,
el compañero podrá también dar su opinión sobre elementos clave como transiciones, gráficos,
tipos y tamaños de fuente, y elementos de vídeo. Lo que un orador pretende que sea una
transición o animación interesante puede convertirse en una distracción y la persona que está
observando puede darse cuenta de esto rápidamente.

Ensaye los intervalos

Es importante que los oradores nunca se excedan del tiempo asignado y que siempre dejan unos
minutos al final para las preguntas. Es, por lo tanto, una buena idea el practicar el intervalo de
los elementos de audio y vídeo; con PowerPoint resulta fácil gracias al comando Ensayar
intervalos en el menú Presentación con diapositivas. A medida que realiza la presentación y hace
clic en el mouse (ratón) para pasar de una diapositiva a otra, PowerPoint realiza un seguimiento
del tiempo que pasa, tanto en cada diapositiva como en toda la presentación en general.

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Ensaye con un compañero

Una habilidad que tiene que tener un orador con éxito es la capacidad de coordinar las palabras
que va diciendo con la presentación de PowerPoint. Si practica con los dos elementos, se
familiarizará y adquirirá experiencia. Corrija las diapositivas en el lugar y en el momento en que
surja un problema. Y recuerde: ninguna audiencia disfruta con una presentación en la que lo que
habla el orador es lo que está leyendo palabra por palabra en las diapositivas.

Ensaye delante del espejo

Practicar la presentación en el mismo sitio en la que la llevará a cabo servirá para que se
familiarice con la sala, y le ayudará a sentir que está realizando la presentación en ese momento.
Si la sala en cuestión no está disponible, practique en la sala más parecida que lo esté.

Grabe el ensayo

Hable siempre en voz alta cuando practique la presentación y hable en el mismo volumen que
utilizará cuando la realice. Hablar en voz alta es la única forma de reconocer las palabras o las
frases mal pronunciadas con las que se le puede trabar la lengua. Si espera a estar realizando
la presentación para emplear el volumen de voz máximo, el sonido y la sensación pueden
resultarles poco familiares.

Con una cuidada preparación, un contenido estudiado e interesante, y ensayo suficiente, una
estupenda presentación de PowerPoint estará definitivamente a su alcance.

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