CODIGO: DG-09

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE VERSION: 02

DOCUMENTOS Y REGISTROS
FECHA: 02/02/2021

1. OBJETIVO
Asegurar que los documentos del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo
SG-SST se preparan, revisan, aprueban, publican, distribuyen y administran de acuerdo a
lo especificado en este procedimiento.

2. ALCANCE
Aplicar este procedimiento a todos los documentos generados internamente o de fuentes
externas tales como políticas, reglamentos, normas, otros documentos normativos, libros,
métodos de ensayo, esquemas (planos o dibujos), software, especificaciones,
instrucciones y manuales que son parte del Sistema de Gestión en SST.

3. RESPONSABLES
Es responsabilidad del Coordinador SST, definir, controlar y hacer seguimiento a la
documentación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.

4. DEFINICIONES
 Documento: Información presentada en forma impresa, medio magnético o
audiovisual para establecer disposiciones y/ o para facilitar el registro de los datos
del sistema de gestión.
 Documento obsoleto: Son aquellos documentos que ya no tienen vigencia y
aplicabilidad en los procesos de la empresa ya sea por una modificación, cambio o
mejora.
 Formatos: Son los Formularios, plantillas o modelos utilizados para reportar
información del sistema de gestión SG-SST de la organización y que en
determinado momento permiten demostrar evidencia objetiva.
 Listado maestro: Lista que consigna los nombres de todos los documentos que
hacen parte del sistema SG-SST, así como su identificación, ubicación,
responsable de archivar y demás información necesaria para su control y uso.
 Procedimiento: Documento que especifica cómo desarrollar las actividades
sistemáticamente.
 Instructivo: Documento que detalla cómo deben desarrollarse las diferentes
actividades dentro de la organización.
 Plano: Documento que presenta la información actualizada sobre redes y
nomenclatura de predios, ej. “Plano de evacuación”.
 Ficha técnica: Documento que establece los requisitos de materiales,
herramientas, elementos de aseo, insumos, dotación, EPP, equipos y servicios
requeridos en la empresa.
 Hoja de seguridad: Documento que establece las precauciones para el
adecuado manejo de los materiales, herramientas, elementos de aseo, insumos y
EPP requeridos en la empresa.
 Otros documentos: Documentos que establece el funcionamiento y propósito de
la organización; sus compromisos u objetivos, tales como: Organigrama, misión,
visión, política de gestión y objetivos de gestión.
 Revisión: Acción mediante la cual una entidad previamente autorizada evalúa si
el contenido del documento corresponde con la realidad.
 Aprobación: Acción mediante la cual una entidad previamente autorizada
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autoriza que debe realizarse, para alcanzar los objetivos propuestos.

 Copia controlada: Copia de un documento, cuya versión actualizada, de acuerdo
con las necesidades del servicio o producto es enviada al destinatario.
 Copia no controlada: Copia de un documento cuyas posteriores versiones no
están sujetas a ser enviadas al destinatario.
 Tenedores: Es el proceso y/o personal que tiene bajo su responsabilidad un
documento especifico.

5. DESARROLLO

5.1. DOCUMENTOS

5.1.1 Manual de SG-SST: es el documento que describe en forma genérica el Sistema de

Gestión SST establecido. En él se define los elementos que interactúan dentro del SG-
SST y el alcance del mismo.

5.1.2 Procedimientos: descripción más detallada de cómo realizar una tarea enunciada
en un procedimiento y que está descrita con mayor detalle. Estos documentos se
encuentran a disposición del personal responsable de las tareas que en ellos se
describen.

5.1.3 Especificaciones: documento que describe en forma detallada las características o

requisitos técnicos de un servicio o un producto, que deben cumplirse para lograr un
propósito determinado. Pueden ser documentos internos o externos.

5.1.4 Anexos: Utilizados para mostrar gráficos, escaneados, tipos de planillas de

registros, esquemas, tablas y otros y que están relacionados con algún otro documento
que le da origen.

5.2 FORMATO, IDENTIFICACIÓN Y ELABORACION DE DOCUMENTOS

5.2.1 Estructura de los documentos internos:

 Encabezado: Los documentos elaborados tienen en el encabezado una

identificación única donde se especifica el código, fecha de última revisión, número
de la última revisión y versión (si aplica), numeración de páginas y el total de ellas,
y en el pie de página, los cargos que elaboran, revisan y aprueban el documento.

Ejemplo del encabezado:

CODIGO: XX-XX
NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION: 0X
FECHA:

5.2.2 La Identificación de cada documento es única y se realiza de la siguiente forma

según corresponda a:

Tipo de Documento VERSION

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Tipo de Documento VERSION

Procedimientos DG-XX
Programas DG-XX
Formatos FO-XX

Donde XX significa el número consecutivo del tipo de documento generado. Ejemplo: 01,
02, 03, 04, 05.

5.3 APROBACIÓN Y EMISION DE DOCUMENTOS

5.3.1. La revisión y aprobación de los documentos es realizada por personal autorizado de

acuerdo a la siguiente tabla:

Tipo de Documento Revisión Aprobación

Procedimientos Coordinador SST Gerente General
Programas Coordinador SST Gerente General
Formatos Coordinador SST Gerente General
Documentos Externos No Aplica No Aplica

5.3.2 En las instancias de elaboración, revisión y aprobación, los responsables de dichas

tareas deben aparecen con sus nombres y cargos en el listado maestro de documentos y
registros. Una vez aprobado el documento, entra en vigencia y se denomina documento
aprobado.

5.3.3 Los documentos obsoletos o no válidos deben ser retirados prontamente de todos
los puntos de emisión y uso. Estos documentos son almacenados en una carpeta
marcada como “DOCUMENTO OBSOLETO”. Estos documentos pueden ser guardados
como memoria histórica por el responsable del proceso o en su defecto escaneados para
su conservación.

5.4. CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS

5.4.1. En el caso de que uno de los responsables de proceso de la empresa solicite la

modificación o creación de algún documento lo deberá realizar en el formato de Solicitud
de Cambio. Los cambios efectuados en los documentos son revisados y aprobados por
los mismos cargos que realizaron la revisión y aprobación original.

5.4.2 El único responsable de realizar modificaciones a los documentos del Sistema de

Gestión de SST es el Coordinador SST. Cuando se realizan modificaciones a los
documentos se registran en el listado maestro de documentos y registros el consecutivo
de la revisión y versión, fecha de última revisión, y se describen los cambios efectuados
indicando fecha y versión del documento cuando se realiza el cambio en la columna de
control de cambios.
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5.4.3. Los cambios realizados en documentos digitales se realizan marcando los cambios
en color rojo, y los cambios donde se retira texto del documento son tachados, y se
almacenan en carpetas llamadas versiones anteriores.

5.4.4. Se pueden realizar correcciones pertinentes en los registros del Sistema de Gestión
colocando un tachado que consiste en una línea en medio del texto (palabras y/o
números) con las iniciales en mayúsculas del primer nombre y primer apellido de la
persona que realiza la corrección.
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5.5 GENERACIÓN DE COPIAS CONTROLADAS Y NO CONTROLADAS

5.5.1 COPIAS CONTROLADAS

 Los responsables de los distintos procesos de la empresa tendrán acceso a la

información pertinente del SG-SST a través de plataformas digitales, software de
administración de documentación.

 Los responsables de los distintos procesos de la empresa podrán generar copias

controladas de los documentos aprobados.

 Estas copias serán distribuidas a aquellas personas a cargo de los responsables

de procesos, según sea la necesidad.

5.5.2 COPIAS NO CONTROLADAS

4.5.2.1 Los responsables de procesos que tienen acceso a los documentos aprobados
pueden generar copias impresas, no controladas para ser entregadas para conocimiento
o divulgación a quien ellos consideren oportuno entregar y de las cuales no se garantiza
su actualización.

5.6 DOCUMENTOS EXTERNOS

5.6.1 La administración, manejo y archivo de los documentos externos del SG-SST es

competencia de los responsables de cada uno de los procesos de la empresa, el cual
debe ser diligenciado de tal forma que la información cumpla con los siguientes requisitos
una vez lleguen a la oficina son dirigido a la persona quien es dirigida y este debe firmar
como constancia de recibido y debe dejar claro dónde queda archivado.

6. ALMACENAMIENTO, PROTECCIÓN Y RECUPERACIÓN

Los documentos y registros físicos, son almacenados por el Coordinador SST y los
responsables de procesos en archivadores y en sus respectivas carpetas protegiéndolos
del deterioro, daño o pérdida; en caso de pérdida de documentación en físico se procede
a volver a realizarlo. Por otra parte los documentos digitales están disponibles en la nube
de almacenamiento de cada cuenta corporativa por documentación compartida. En caso
que sean involuntariamente borrados los documentos o los registros estos se pueden
recuperar en la papelera de la nube de almacenamiento del administrador de la cuenta
principal. De igual forma en caso de pérdida de la información digital, la información del
SG-SST cuenta con una copia en USB o CD, la cual se actualiza cada 3 meses.

7. COMUNICACIÓN DE CAMBIO EN LA DOCUMENTACION

Cada vez que se crea se modifique o elimine un documento el Coordinador SST lo
comunicara a toda la empresa mediante un correo electrónico y se actualizara el listado
maestro de documentos y registros.

8. SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO

Para continuar dándole cumplimiento a las leyes vigentes se conservaran los documentos
hasta por 20 años a partir de momento que cese la relación laboral del trabajador con la
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empresa. Tales como (Resultados de perfil epidemiológico de salud de los trabajadores,

examen médicos de ingreso, retiro y periódico, resultados de mediciones y monitoreo a
los ambientes de trabajo, registro de las actividades de capacitación, formación y
entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo, suministro de EPP, se escanean los
registros y se guardan en un software o drive.

9. FACTORES AMBIENTALES
En contribución con el medio ambiente reutilizamos la hoja de papel reciclada, la cual se
le da doble uso antes de desecharla, se imprime lo estrictamente necesario, y se emplea
el método de escaneado y envío de información vía web para evitar el uso desmedido del
papel.

10. REGISTROS
 Solicitud de Cambio
 Listado Maestro de Documentos y Registros

11. ANEXOS
Ninguno.