Pautas sobre la Problemática actual y

el Contexto de la Gestión de Proyectos

 Pautas sobre la Problemática actual y
el Contexto de la Gestión de Proyectos

Material desarrollado para orientar la semana de presentación de la problemática actual y el

contexto de la Gestión de Proyectos, del curso propedéutico del Doctorado en Dirección de
Proyectos de UIIX.

La importancia de la Gestión de Proyectos

Sustento de la importancia de la Gestión de Proyectos

1. Alineación Estratégica
2. Liderazgo
3. Enfoque y Objetivos Claros
4. Planificación Realista del Proyecto
5. Control de Calidad

Contexto de la Gestión de Proyectos

Areas de experiencia en la gestión de proyectos.

Por qué fracasan los proyectos

¿Cuándo considerar que un proyecto ha fracasado?

Causas de que fracasen los proyectos

1. Falta de planificación.
2. No están claros los roles, en especial, el del líder del proyecto.
3. No contar con el sponsor definido.
4. No hay control de cambios.
5. Falta de visibilidad del proyecto.

Agunas líneas de acción en el diseño y gestión de proyectos

La importancia de la Gestión de Proyectos

‘¿Cuál es la importancia de la gestión de proyectos?’ Es una pregunta interesante que los

clientes a veces plantean. Te preguntarán: “¿No podemos simplemente informar al equipo
que está haciendo el trabajo y administrarlo nosotros mismos? Será mucho más barato”.

Se preguntan si realmente necesitan de la gestión de proyectos porque en papel parece un

impuesto y un gasto general innecesario, ya que los gerentes de proyectos realmente no
entregan nada y, con mucha frecuencia, obstaculizan lo que ellos quieren que haga el
equipo. Entonces, si todo eso es cierto, ¿por qué es importante la gestión de proyectos?

La verdad es que ejecutar proyectos sin una buena gestión de proyectos es una economía
falsa. A menudo se piensa que es una carga innecesaria para el presupuesto, y no hay
duda de que puede ser costoso, hasta un 20% del presupuesto general del proyecto. ¿Pero
puede permitirse no tener gestión de proyectos? Sin eso, ¿qué mantiene unidos al equipo y
al cliente? Y sin ella, ¿quién queda como líder en los altibajos, choques y catástrofes de los
proyectos?

Una excelente gestión de proyectos significa mucho más que mantener controlado el
triángulo de hierro de la gestión de proyectos, cumpliendo con los plazos, el presupuesto y
el alcance; une a los clientes y los equipos, crea una visión para el éxito y pone a todos en
la misma página de lo que se necesita para mantenerse camino al éxito. Cuando los
proyectos se gestionan correctamente, hay un impacto positivo que va más allá de la
entrega de “las cosas”.

La gestión de proyectos es una disciplina que se está implantando de forma generalizada

en el entorno empresarial, es decir en todo tipo de organizaciones ya sean públicas,
privadas o sociales y consiste en la aplicación de conocimientos, metodologías, técnicas y
herramientas para la definición, planificación y realización de actividades con el objeto de
transformar objetivos o ideas en realidades, con el fin de satisfacer necesidades, aportar al
desarrollo social y económico o lograr cambios a nivel de las regiones.

De forma general, se puede considerar a la gestión de proyectos como una aproximación

sistemática y estructurada de cómo las organizaciones diseñan sus proyectos para poderlos
gestionar, o en ocasiones se gestionan proyectos para poderlos diseñar es como una
relación directamente proporcional.

Aunque es una disciplina que no se puede datar con exactitud (se realizan proyectos desde
el inicio de la humanidad) es a partir de 1950 cuando las organizaciones empiezan a utilizar
sistemáticamente técnicas y herramientas de dirección de proyectos en proyectos
complejos de ingeniería.

Sustento de la importancia de la Gestión de Proyectos

1. Alineación Estratégica
La gestión del proyecto es importante porque garantiza que lo que se está entregando está
bien hecho y proporcionará un valor real frente a las oportunidades de negocios.

Cada cliente tiene ciertos objetivos estratégicos y los proyectos que hacemos para ellos les
ayudan a cumplirlos. La importancia de la gestión de proyectos se realiza en que garantiza
que haya rigor en la arquitectura de los proyectos de manera adecuada para que se ajusten
bien al contexto más amplio de los marcos estratégicos de nuestros clientes. Una buena
gestión de proyectos garantiza que los objetivos de los proyectos se alinean estrechamente
con los objetivos estratégicos del negocio o de la organización.

Al identificar un caso de negocios sólido y ser metódico en el cálculo del retorno de la

inversión, la gestión de proyectos es importante porque puede ayudar a garantizar que se
entregue lo correcto, lo cual va a brindar un valor real.

Por supuesto, a medida que avanzan los proyectos, es posible que surjan riesgos, que se
conviertan en problemas o incluso que la estrategia comercial cambie. Pero un gerente de
proyectos se asegurará de que el proyecto sea parte de esa realineación. La importancia de
la gestión de proyectos se demuestra en casos donde los proyectos se desvían del curso o
no se adaptan a las necesidades del negocio, llegando a ser costosos o innecesarios.

Vale la pena resaltar que existen diversos tipos de proyectos y su diseño y gestión depende
del tipo de organización o de su direccionamiento estratégico, por ejemplo si hablamos de
una fundación que ayuda a conservar el medio ambiente, esta tipo de organización le puede
interesar diseñar proyectos sociales y ambientales, como también gestionar recursos de
cooperación internacional. Si hablamos de una organización de lucro o capitalista
interesada en desarrollar una patente o un prototipado le interesaría diseñar proyectos de
innovación para crear nuevos productos o mejorar procesos al interior de la empresa. Si
hablamos de una organización pública o de gobierno ésta estaría interesada en proyectos
para el desarrollo local o regional. Si hablamos de una Universidad lo más probable es que
esté interesada en proyectos de investigación o académicos.

Miremos entonces algunos tipos de proyectos:

Ø Proyectos de Investigación: (académicos, científicos, ciencia,

tecnologia e investigación)

Son proyectos que están compuestos por una serie de etapas secuenciadas, enlazadas
unas con otras, las que no pueden ser omitidas o alteradas en su orden; de no ser así, la
resultante de una investigación no sería válida ni comparable. Utiliza el método científico.
(Fierro y Zepeda, 2003). Se caracteriza además por la descripción o análisis del estado del
arte y la construcción de marcos teóricos que dan las bases para la formulación de
hipótesis

Ø Los Proyectos de Inversión Pública: (Gobierno – Estado)

Contemplan actividades limitadas en el tiempo, que utilizan total o parcialmente recursos

públicos o estatales con el fin de crear, ampliar, mejorar o recuperar la capacidad de
producción o de provisión de bienes o servicios por parte del Estado. (DNP, 2015)
 Ø Proyectos de Desarrollo: (Privado, Público, Social y Solidario,
Cooperación Internacional)

Los proyectos en el ámbito del desarrollo tienen como objetivo final la obtención de
resultados concretos que permitan impulsar el desarrollo socioeconómico de un país o una
región. (BID, 2016)

Ø Los Proyectos Sociales: (Gobierno, Organizaciones Sociales-Solidarias,

Privados)

Toda acción social, individual o grupal, destinada a producir cambios en una determinada
realidad que involucra y afecta a un grupo social (Martinic, S., 1996).

Se caracterizan por que parten de las necesidades reales y sentidas de las comunidades

Tipos de proyecto según el sector:

Ø Sector primario

Proyectos enfocados en la extracción recursos provenientes del medio natural. Incluye

actividades agrícolas, mineras, ganadería, pesca, silvicultura y caza.

Ø Sector secundario

Proyectos a nivel empresarial e industrial que transforman materias primas en productos.

Algunos productos del sector secundario son calzado, electrónica, muebles, productos de
aseo y belleza, plásticos, alimentos procesados, ropa, automóviles, etc.

Ø Sector terciario

Proyectos relacionados con la prestación de servicios. Son consideradas como partes

blandas de la economía o bienes intangibles. Pueden ser servicios privados o públicos
como educación, salud, banca, transporte, comunicaciones, entretenimiento, comercio,
servicios legales, etc.

Ø Sector cuaternario

Proyectos enfocados en las actividades económicas basadas en labores intelectuales o la

economía del conocimiento como la investigación y desarrollo, tecnologías de la
información, consultorías, planificación financiera, etc.

Ø Sector quinario

Proyectos que hacen parte de actividades de creación, reordenación e interpretación de

ideas. Incluye el uso de datos y nuevas tecnologías para tomar decisiones. Se enfoca en la
toma de decisiones y de él hacen parte labores como oficiales de gobierno, directivos de
compañías, directivos de ONG y líderes tecnológicos.
2. Liderazgo

El liderazgo en los proyectos se puede considerar como habilidad blanda indispensable en

el lider, director o coordinador de un proyecto. Las habilidades blandas, del inglés soft skills,
son rasgos personales que definen la forma en que se trabaja y se desempeña una
persona a nivel profesional.

Si un proyecto no cuenta con un buen director en la dirección de un equipo de trabajo se

corre el riesgo de no cumplir los objetivos. Dentro de los perfiles que debe tener ese líder o
director no solo es su conocimiento en la temática del proyecto o del tipo de proyecto, pues
una de las competencias más significativas es la de saber liderar equipos de trabajo
altamente competitivos, pues se requiere don de gentes, habilidades para dirigir, hacer
seguimiento, cumplir cronogramas, inspirar y motivar para que los objetivos del proyecto se
cumplan.

Sin la dirección del proyecto, un equipo puede ser como un barco sin timón; Moviéndose
pero sin dirección, control o propósito. El liderazgo le permite al equipo hacer su mejor
trabajo. La dirección y gestión de proyectos proporciona liderazgo y visión, motivación,
entrenamiento, elimina los obstáculos e inspira al equipo para que haga lo mejor que puede.

Un gestor de proyecto le sirve al equipo pero también denota las claras líneas de
responsabilidad. Con un gerente de proyecto en su lugar, no hay confusión sobre quién está
a cargo y en control de lo que está sucediendo en un ambiente de constante cambio. Los
gerentes de proyecto lideran los procesos y mantienen a todos en el equipo en línea
también porque, en última instancia, son responsables de que el proyecto fracase o tenga
éxito.

3. Enfoque y Objetivos Claros

La gestión del proyecto es importante porque garantiza que haya un plan adecuado para
ejecutar los objetivos estratégicos.

Cuando se le deja la gestión de proyectos al equipo, verás que los equipos trabajan sin los
informes adecuados, los proyectos carecen de enfoque, pueden tener objetivos vagos o
nebulosos y dejan al equipo sin estar muy seguro de lo que se supone que deben hacer o
por qué.

Como gerentes de proyecto, nos posicionamos para prevenir tal situación e impulsar el
cumplimiento oportuno de las tareas, dividiendo el proyecto en tareas para nuestros
equipos. A menudo, la previsión para adoptar este enfoque es lo que diferencia una buena
gestión de proyectos de una mala. Dividirse en partes más pequeñas del trabajo permite a
los equipos mantenerse centrados en objetivos claros, orientar sus esfuerzos hacia el logro
del objetivo final mediante la realización de pasos más pequeños e identificar riesgos
rápidamente, ya que la gestión de riesgos es importante en la gestión de proyectos.
Habitualmente, los objetivos de un proyecto tienen que cambiar en conjunto con el riesgo de
materialización. Nuevamente, sin un supervisor y una administración dedicados, un
proyecto podría fallar rápidamente, pero una buena gestión del proyecto (y un buen gerente
de proyecto) es lo que permite al equipo enfocarse y, cuando sea necesario, volver a
concentrarse en sus objetivos.

4. Planificación Realista del Proyecto

La gestión de proyectos es importante porque garantiza que se establezcan expectativas
adecuadas en torno a lo que se puede entregar, cuándo y por cuánto. En la fase de
planificando y desarrollando proyectos, la gestión es absolutamente necesaria.

Sin una gestión adecuada del proyecto, se pueden establecer estimaciones presupuestarias
y plazos de entrega del proyecto que sean demasiado ambiciosos o carezcan de una visión
de estimación análoga de proyectos similares. En última instancia, esto significa que sin una
buena gestión de proyectos, los proyectos se entregan tarde y sobrepasan el presupuesto.

Los gerentes de proyectos efectivos deben ser capaces de negociar plazos e hitos
razonables y alcanzables entre los interesados, los equipos y la administración. Con
demasiada frecuencia, la urgencia puesta en la entrega compromete los pasos necesarios
y, en última instancia, la calidad del resultado del proyecto.

Todos sabemos que la mayoría de las tareas tomarán más tiempo de lo previsto
inicialmente – un buen gerente de proyecto puede analizar y equilibrar los recursos
disponibles, con el cronograma requerido, y desarrollar un calendario realista. La gestión de
proyectos es realmente importante a la hora de programar, ya que trae objetividad a la
planificación.

Un buen gerente de proyecto crea un proceso claro, con plazos alcanzables, que permite a
todos los miembros del equipo del proyecto trabajar dentro de límites razonables, y no crear
expectativas irracionales.

5. Control de Calidad
La gestión de proyectos es importante porque garantiza que la calidad de lo que se está
entregando siempre está a la altura.

Los proyectos también suelen estar bajo una enorme presión para ser completados. Sin un
gerente de proyecto dedicado, que cuente con el apoyo y la aceptación de la administración
ejecutiva, se subestiman las tareas, los cronogramas se vuelven más apretados y se
aceleran los procesos. El resultado de todo esto es un producto de mala calidad. La gestión
de proyectos dedicada garantiza que un proyecto no sólo tenga el tiempo y los recursos
para entregar, sino también que la calidad del se evalúe en cada etapa.

La buena gestión de proyectos exige fases cerradas en las que los equipos pueden evaluar
el resultado en cuanto a calidad, aplicabilidad y retorno de inversión. La gestión del proyecto
es de vital importancia para el aseguramiento de la calidad, ya que permite un proceso
escalonado y en fases, creando tiempo para que los equipos examinen y prueben sus
resultados en cada paso a lo largo del camino.

Contexto de la Gestión de Proyectos

Muchos creen saber de la gestión de proyectos, pero realmente pocos saben cuál es el
Contexto de la Gestión de Proyectos.

Se podría pensar que el contexto de la dirección de Proyectos es el mismo para todos pero
no es así, existen diferentes factores.

Existen muchas opiniones que pregonan que la Gestión de Proyectos NO Sirve o es

obsoleta, y no hay aseveración más falsa que esa.
La principal razón para esa opinión, es justamente la falta de conocimiento real de que es la
gestión de proyectos y como se debe implementar.

La causa principal de lo comentado anteriormente, es que existe la creencia generalizada

que la metodología que le funcionó a una organización y/o a un proyecto es posible que
implementarla de igual manera en otra organización y/u otro proyecto.

Dado lo anterior más lo expresado en los capítulos anteriores diseñar y gestionar un

proyecto depende en qué organización estamos, además depende del sector económico,
como depende también de la región o país en donde estemos ubicados. Es muy distinto
gestionar o diseñar un proyecto para el gobierno, que diseñarlo por ejemplo para una
empresa privada o capitalista. Así mismo diseñar un proyecto en un país emergente es muy
distinto que diseñarlo en un país desarrollado.

Por lo anterior es fundamental tener en cuenta el contexto en la gestión de los proyectos,

pues dependiendo además del espacio, entorno, tipo de organización, sector económico y
hacia dónde se van a dirigir, las metodología en su diseño serán además diferentes.

Si hablamos del contexto empresarial, no todas las organizaciones tienen los mismos fines.
A la par de organizaciones privadas que se estructuran empresarialmente con fin de
maximizar las utilidades netas totales, existen organizaciones cuyos fines no se agotan con
la generación de utilidades e incluso hay otras que no apelan a los mercados para realizar
sus operaciones. Aportes de esto lo han hecho investigadores y gestores de diversas
latitudes donde planean a estas organizaciones como alternativas que solucionan
problemas de la sociedad de forma participativa y consecuente con una filosofía y doctrina
que las nutre para ser posible su modelo de gestión socio-empresarial. (Chaves Ávila &
Monzón Campos, 2001),(Coraggio, 2006), (Mendiguren et al., 2008),(Arboleda Álvarez &
Zabala Salazar, 2011),(Silva & Bucheli, 2019),(Zabala Salazar et al., n.d.)

Si nos referimos al diseño y la gestión de un proyecto de desarrollo que busca reducir los
indicadores de pobreza y hambre, se debe analizar el contexto social y económico donde se
va a implementar el proyecto y tener muy claro quienes serán los beneficiarios del mismo y
el impacto que generará en la región. Es de resaltar además que actualmente se presenta
un contexto denominado post pandemia producto de la propagación del COVID 19 en el
año 2020 y que dejó muertes, crisis económica y empresas fracturadas, es decir cambió la
mirada del mundo en hacer las cosas y la tecnología recobro aún más fuerza, el enfoque
estático de jefes en el manejo del talento humano género un desafío y en reconocer que la
gente posee un gran potencial para desarrollar , comprometerse y cumplir con acuerdos.
Así mismo la forma de contratación ha evolucionado y la formas de trabajo freelance se
convierte en la favorita de muchos jóvenes y adultos en etapas productivas

En un contexto de post pandemia, guerra, donde se requieren empresas que potencien los
intercambios locales con el fin de evitar largos desplazamientos que pongan en riesgo las
cuarentenas de los diversos países, donde la focalización del control sanitario exige conocer
el origen de los bienes y servicios que se prestan y donde es previsible contracciones en el
empleo, los ingresos y las fuentes de financiamiento ( Alvarez y Silva 2020 ) y aquí es
significativo el rol que cumple el diseño y la gestión de proyectos en este tipo de contexto.

En el diseño y la gestión de proyectos otro de los componentes del contexto a tener en

cuenta son los ODS ( Objetivos de Desarrollo Sostenible ) que reemplazaron a los
Objetivos de Desarrollo del Milenio – ODM que se iniciaron en el año 2000 por una iniciativa
mundial para abordar la pobreza y el hambre extrema, prevenir enfermedades y ampliar la
enseñanza de los niños.

Los ODS son un compromiso para abordar problemáticas de forma integral, por eso lo 17
objetivos que se plantean están en forma articulada los unos con los otros puesto que el
éxito de uno afecta el otro, entre otras temáticas que abordan los ODS están: el cambio
climático, la igualdad de género, la salud, pobreza, fomentar la paz, las sociedades
inclusivas.

Vale la pena resaltar que los ODS coincidieron con un acuerdo histórico como lo fue el
Acuerdo de Paris aprobado en la Conferencia sobre Cambio Climático COP21, paralelo al
Marco de Sendai firmado en el Japón que busca normas comunes y metas viables para
reducir las emisiones de carbono, gestionar los riesgos del cambio climático y desastres en
general.

La agenda que se propone para alcanzar los ODS es al 2030, agenda que fue discutida en
la Cumbre de Desarrollo Sostenible realizada en septiembre de 2015, como evento central
de la asamblea general de la ONU en Nueva york, donde 193 líderes se comprometieron a
cumplir los 17 ODS en los próximos 15 años.

Otro aspecto del contexto que se debe tener en cuenta en el diseño y la gestión de
proyectos es la guerra entre Ucrania y Rusia, este problema de Ucrania comenzó a finales
de 2013 con las protestas en la plaza Maidan de Kiev. Casi seis años después, el conflicto
parece haber perdido interés internacional, pero la verdad es que la guerra continúa y aún
no se ve su final, es decir si como gerentes o líderes estamos pensando en gestionar un
proyecto con la Unión Europea, vale la tener en cuenta este contexto, si por ejemplo el
proyecto trata de gestionar recursos en comunidades que no poseen servicios como el agua
potables, energía o gas, la crisis energética por lo sproblemas de gas europa en el marco
de la guerra no sería tan viable.

Areas de experiencia en la gestión de proyectos.

El adecuado dominio de las 5 áreas de experiencia por parte de la organización, equipo de

gestión del Proyecto y del Projet Manager es lo que permite determinar el contexto de la
gestión de proyectos para el proyecto en cuestión.

● Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación.

● Comprensión del entorno del proyecto.
● Conocimientos y habilidades de dirección general.
● Habilidades interpersonales.
● El punto importante es que en muchos de los proyectos se omiten diferentes
aspectos de estas áreas de experiencia.

Por qué fracasan los proyectos

Probablemente, en las empresas que aplican la gestión de proyectos pensar en el fracaso

de un proyecto es en lo último que se piensa, pero sin embargo, es un riesgo que está
latente mientras no se planifique adecuadamente. En muchos casos, esta problemática está
implícita porque la mayoría de los proyectos llegan a término y, en esencia, el objetivo se
cumple, aunque no de la manera esperada.

Una de las principales alertas de por qué fracasa un proyecto es tener que aumentar los
costos para alcanzar el objetivo, por lo que se pierden los beneficios de haberlo ejecutado
con el presupuesto inicial. De modo similar ocurre si incluso manteniendo el presupuesto no
se llega al plazo establecido con todos los entregables, debido a un deficiente cálculo del
tiempo que llevaría realizar el proyecto.
Además de los retrasos y los sobrecostos de un proyecto mal formulado, también debemos
contemplar que podría haber costos ocultos que impacten negativamente en la
productividad de las tareas. En este artículo, nos proponemos analizar por qué fracasan los
proyectos y cómo podemos evitar que ocurra.

¿Cuándo considerar que un proyecto ha fracasado?

Un proyecto se convierte en un fracaso cuando no entrega lo requerido dentro del
presupuesto y tiempo acordado. Sin embargo, en la mayoría de los casos, las partes
interesadas deciden si el proyecto fue un éxito o un fracaso en función de su juicio y
satisfacción con el resultado.

Algunos proyectos también se consideran un fracaso si no cumplen con el pronóstico

financiero o no se alinean con el objetivo de ROI. Existen varias razones, y la buena noticia
es que se puede abordar cada obstáculo y hacer que tu próximo proyecto sea exitoso con la
ayuda de algunos conceptos básicos de gestión de proyectos.

Causas de que fracasen los proyectos

Existen diferentes causas por las cuales un proyecto puede fracasar. A continuación,
detallamos las más relevantes.

1. Falta de planificación.
En este aspecto, es más común que en Latinoamérica no se planifique como debería y que
tiendan a la improvisación. En Europa existe más planificación y en Japón aún más. Se
invierte mucho dinero en planificación, por lo que, en consecuencia, la ejecución va sobre
rieles y es más fácil alcanzar los objetivos del proyecto.

2. No están claros los roles, en especial, el del líder del proyecto.

El líder del proyecto project manager debe comunicar los avances, los desvíos y promover
acciones específicas en función de esos avatares. Si esto no ocurre, la estructura del
proyecto se va diluyendo y aumentan los riesgos de que algo inesperado pueda ocurrir
durante el trayecto y se tenga que volver atrás.

Para evitar esto, es crucial que cada rol y función en la gestión de un proyecto estén
claramente definidos. De lo contrario, el equipo de trabajo estará sobrecargado y no llegará
a tiempo con el cumplimiento de los distintos hitos.

3. No contar con el sponsor definido.

Un sponsor en un proyecto es un patrocinador ejecutivo que es el responsable del éxito del
proyecto y ofrece orientación y recursos necesarios al equipo y al director. Puede constituir
una sola persona o un grupo. Sin embargo, si la empresa debe implementar un CRM pero el
patrocinador se va de viaje o abandona el proyecto, luego llega otro que no está tan
involucrado con el proyecto y entonces, este se termina retrasando o cancelando para
iniciar un proyecto nuevo y plagado de riesgos. Por consiguiente, los patrocinadores son
importantes para encaminar un proyecto hacia su finalización, y es necesario que estos se
comprometan con el proyecto de principio a fin.

4. No hay control de cambios.

No suelen gestionarse los cambios por diversas razones: el presupuesto del proyecto puede
aumentar, debido a la inflación del país, o por alguna crisis económica a nivel global como la
pandemia o la guerra. Pero principalmente, a nivel interno, la falta de control de cambios se
debe a la mala planificación. Entonces, provoca que el tiempo se extienda más de lo
previsto, o bien que la calidad de los entregables no sea la esperada.

En estos casos, posiblemente para llegar al plazo previsto se entregue menos de lo

esperado o con una calidad deficiente. Esto produce que los proyectos no se concluyan
como estaba estipulado, aunque no necesariamente que se interrumpan, sino que se
entregue un producto incompleto.

5. Falta de visibilidad del proyecto.

No importa qué tan bien planificado esté tu proyecto, la falta de visibilidad puede conducir
rápidamente al fracaso. Es primordial crear un sistema de gestión de proyectos que
proporcione visibilidad, no solo para el director del proyecto, sino para todos los integrantes
del equipo. La visibilidad incluye la transparencia del proyecto del estado de la tarea, una
comunicación clara y una buena gestión de documentos.

Cuando todos conocen el estado de cada tarea del proyecto, pueden ayudar o ajustarse en
consecuencia. Fomenta el trabajo proactivo y la resolución de problemas. La gestión de
documentos no tiene por qué ser complicada. De hecho, tener un lugar de almacenamiento
digital centralizado para todos los documentos del proyecto facilita el trabajo de un director
de proyecto, además que promueve la visibilidad.

En líneas generales, las razones de por qué fracasan los proyectos se resumen en 5 causas
principales: la falta de planificación, los roles no definidos, la ausencia de un sponsor, la
falta de control de cambios y visibilidad. Básicamente, los proyectos fracasan cuando no se
planifica correctamente ni define con claridad el alcance del proyecto, por lo que se corre el
riesgo de que no se cumpla con los entregables o el plazo de entrega se extienda más allá
de lo establecido al inicio.

Algunas líneas de acción en el diseño y gestión de proyectos

Para establecer un buen proyecto depende de cómo esté planificado, para ello se
recomienda tener en cuenta:
 Definir bien en qué consiste el proyecto. Sé lo más preciso posible; es decir, no
es lo mismo “construir una casa” que “construir una casa de vacaciones en la playa”.

Establece las metas y objetivos que quieres alcanzar. Podríamos decir que las
metas son “el qué”; cómo, por ejemplo, incrementar el número de visitas de una
página web. Y los objetivos son “el cómo” lo vas a conseguir; en este caso, quizás
decidas crear una campaña de marketing de contenidos.

Si el proyecto lo quiere, construye un equipo de personas bien equilibrado en el

que todo el mundo entienda su papel y cómo va a contribuir a los objetivos.

Crea una hoja de ruta. Escribe una lista de tareas, divídelas en etapas, asigna un
responsable y marca los plazos para llegar a las metas marcadas. Es importante que
sepas cuánto tiempo tardarás en hacer cada cosa, para luego poder saber si
llegaréis a tiempo a la entrega o no.

Pide feedback de tu plan a tu equipo de trabajo

Ø Identificación del proyecto:

Esta etapa comprende la denominación del proyecto y naturaleza; la cual a su vez

contempla la descripción del proyecto, la fundamentación o justificación, el marco
institucional, la finalidad del proyecto, descripción del proyecto, metas, beneficiarios,
productos, localización física y cobertura espacial.

Ø Denominación del proyecto

La denominación del proyecto corresponde al título del mismo; dicho título busca identificar
el proyecto e indicar el marco constitucional desde el cual se realizará, de forma muy breve.
En la denominación también se hace referencia a la institución u organismo responsable de
ejecutar el proyecto y si existe patrocinador habrá que indicar también el nombre del
organismo patrocinante.

Debe indicarse además si el proyecto hace parte de un programa más amplio. En términos
generales se trata de caracterizar el proyecto: lo que quiere hacerse en el proyecto y el
organismo ejecutor y patrocinador del mismo.

No debe confundirse el título del proyecto con el enunciado de un problema; tampoco el

titulo equivale a la solución del problema. Una mala denominación del proyecto puede
conducir a una formulación imprecisa del mismo y como consecuencia de ello una
formulación muy amplia de objetivos y falta de concreción de las actividades.

Ejemplos:

Título del proyecto: Falta de oportunidades económicas para mujeres con jefatura de hogar
Título del proyecto: Proyecto de desarrollo económico para mujeres con jefatura de hogar.

Ø Naturaleza del proyecto

Para delimitar la naturaleza del proyecto se requieren una serie de datos que sirven para
describirlo y justificarlo; esos aspectos son:

Descripción del proyecto: consiste en hacer una descripción más amplia del proyecto,
definiendo y caracterizando la idea central de lo que se pretende realizar; algunas veces
esta caracterización se hace con base en el programa del cual hace parte.
La descripción no debe ser muy extensa pero sí que contemple, de manera breve y
clara, los siguientes aspectos: tipo de proyecto, clase, ámbito que abarca, contexto
en el que se ubica desde el punto de vista de la organización. También consiste en
el origen de la idea del proyecto o la necesidad que lo origina.

Fundamentación o justificación: consiste en presentar los criterios y la argumentación y/o

razones que justifican la realización del mismo. En la justificación debe explicarse, por
un lado, la urgencia o prioridad del proyecto para el que se busca solución, y por el otro,
por qué el proyecto es la solución más adecuada o viable para resolver el problema. Es
decir, se debe especificar los antecedentes que detectó el diagnóstico y la justificación.
El proyecto debe fundamentarse con base en un diagnóstico de situación, pero además
se debe incluir una evaluación que justifique por qué el proyecto es lo mejor que se
puede hacer frente a la situación problema detectada.

Marco institucional del proyecto: este paso se utiliza cuando el proyecto se formula en una
organización o institución que será responsable total o parcialmente de la ejecución,
pero éste será presentado para su eventual aprobación por otra entidad ajena a la que
lo formula.
Es necesario entonces indicar la naturaleza de la organización, su mandato,
situación jurídica y administrativa, instalaciones, servicios, estructura orgánica y
procedimientos administrativos, personal, etc. También deben incluirse aspectos
relacionados con el proyecto como son políticas y prioridades de la organización,
relaciones con otras instituciones, entre otras.
En caso de ser un proyecto para presentarlo a una agencia internacional es
conveniente adjuntar un dossier aparte, con el fin de no abultar innecesariamente el
documento que contiene el proyecto propiamente dicho.

ü Finalidad del proyecto: cuando los proyectos son muy pequeños y concretos no es
necesario explicitar las finalidades últimas de los mismos; cuando se trata de proyectos
 que hacen parte de programas más amplios, y cuando apuntan al desarrollo de algunas
áreas o sectores generales, sí es necesario aclarar cuáles son esos fines últimos que
justifican la existencia del proyecto.

BIBLIOGRAFÍA/WEBGRAFIA

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