PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE RETIRADA Y RECUPERACIÓN DE PRODUCTOS
CODIFICACION: P-DA-SGIQA-001
Código : P-SGIQA-ABC-001
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE
Versión: 01
RETIRADA Y RECUPERACION DE Fecha :30-10-2013
ABC
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1 OBJETIVO
La empresa ABC, ha implantado un plan y un sistema para gestionar los incidentes
eficazmente y para permitir una efectividad de retirada y recuperación de productos
siempre que esto fuera necesario.
Recuperar efectiva y eficientemente la cantidad total del producto de riesgo del
mercado, incluso aquellos que se encuentren en poder de los consumidores si se
considerase necesario.
2 ALCANCE
Este procedimiento aplica a los productos que han sido procesados en las instalaciones
de la empresa ABC.
3 RESPONSABILIDAD
La empresa ABC ha formado un equipo de Gestión de retiro y recuperación de
productos conformado como sigue:
- Gerencia General: es el responsable de asignar los recursos necesarios para la
gestión de retirada y/o recuperación del producto
- Área de Producción: es responsable de rastrear e identificar el o los productos
afectados.
- Área de Aseguramiento de la Calidad: es responsable de evaluar y realizar
pruebas físico químicas, microbiológicas y sensoriales de las contra muestras de
los productos afectados.
- Área de Ventas: es responsable de identificar y emitir comunicados a los clientes
afectados y autoridades pertinentes, incluyendo a la empresa certificadora.
Persona Teléfono Teléfono de Contacto Responsabilidad
Nombre – Cargo
Alternativa Laboral En Horas no Laborales Durante el Retiro
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4 DEFINICIONES
Análisis de riesgo: es el proceso que caracteriza los efectos adversos, evalúa sus
probabilidades, determina sus consecuencias y analiza las formas en que los riesgos
pueden ser mitigados. El análisis de riesgos es una forma sistemática de evaluar los
riesgos, lograr transparencia en su complejidad y resolver las dudas o lagunas.
Autoridad Sanitaria Nacional: a los efectos del presente Manual se denomina así a
las autoridades Nacionales Competentes
Cliente: a los efectos del presente Manual, se denomina así a la firma o persona que
constituye el eslabón siguiente en la cadena agroalimentaria y que manipula o
comercializa el alimento producido o comercializado por la Empresa Alimentaria.
Consumidor: Toda persona o grupo de personas o institución que se procure
alimentos para consumo propio o de terceros.
Decomiso o comiso: significa desapoderamiento, es decir que un bien que pertenece
a la propiedad de un particular pasa a formar parte del patrimonio del Estado, por lo
cual, éste se halla en condiciones de decidir su destino que será la desnaturalización
cuando se trate de productos alimenticos no aptos para el consumo humano.
Incidente alimentario:
Un evento que posee consecuencias potencialmente dañinas a la población
como resultante del consumo de determinado alimento.
La identificación de productos alimenticios contaminados que de ser
consumidos pueden ocasionar enfermedad.
La identificación de enfermedad humana que puede ser relacionada con el
consumo de alimentos.
La identificación de malas prácticas de higiene en la manipulación de alimentos
de un local que pudieran causar un daño a la salud del consumidor.
Peligro: agente biológico, físico o químico con el potencial de causar un efecto adverso
para la salud cuando está presente en el alimento a niveles inaceptables.
Recall: Retiro de productos considerados como de potencial riesgo para la salud del
consumidor y/o cuando presenten faltas en la información del etiquetado, o
incumplimiento de la legislación vigente. El objetivo de este procedimiento es proteger
la salud y nutrición de la población, garantizado el suministro de productos sanos.
Recuperación de producto o de mercado: Se refiere a remoción del producto, por
razones legales, por no cumplir con estándares de calidad o especificaciones técnicas,
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sin que exista riesgo a la salud del consumidor.
Recuperación de stock: Es la remoción del producto de la potencial distribución,
antes de ser liberado para la venta al consumidor.
Retiro de alimentos del mercado: es una acción correctiva que realiza la empresa
elaboradora de un producto que, a criterio de la autoridad sanitaria, está incumpliendo
la normativa vigente
Riesgo: probabilidad de que un hecho negativo ocurra.
Retiro de un producto: es la causa de una acción correctiva y preventiva, según las
evaluaciones y resultados fehacientes o contundentes de la detección de una no
conformidad por parte del cliente o consumidor.
5 DESCRIPCION DE RECEPCION DE INCIDENTE DEL CLIENTE
1. El Área de Comercialización se encarga de atender y recibir las quejas o
inquietudes de los clientes y canalizarlas al área correspondiente para su
solución siguiendo el procedimiento de: Gestión de reclamaciones
_______________
2. Cuando se tenga la notificación de un producto dudoso que pueda constituir un
riesgo sustancial para su consumo el Equipo de gestión se reunirá
inmediatamente e identificarán el producto enviado y analizarán los mismos
utilizando los procedimientos de gestión de la Identificación y Trazabilidad de
Productos, gestión de producto no conforme, Etc.
3. De identificarse un peligro significativo el Equipo de Gestión se reunirá para
determinar la clase de retiro del producto. Las medidas adoptadas para
cualquiera de las clases de retiro deberán registrarse en el formato, Acciones
Correctivas y Preventivas.
4. El Área de Comercialización emitirá un comunicado voluntario al cliente al cual
se envió el producto.
Dicho comunicado deberá incluir la siguiente información:
- Nombre del producto, tipo, lote y códigos
- Motivo de la recolección y peligro que implica
- Instrucciones sobre qué hacer con el producto
- Contacto con la empresa
5. El Área de Comercialización coordinará con el cliente afectado, si se hace
evidente retirar el producto, o si procede realizar un cambio de destino de envío,
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en todos los casos se indicará la fecha probable de ejecución para su
conocimiento.
6. Cuando exista la sospecha que un producto se sigue produciendo con los
defectos comprobados, se procederá a revisar los registros de producción hasta
determinarse mediante pruebas que el producto no se encuentra involucrado.
7. El Equipo de Gestión emitirá informes periódicos sobre el retiro del producto
hasta que se indique que el retiro haya concluido, este informe deberá ser
entregado tanto a la Gerencia General como al Cliente para su información y
seguimiento.
6 CLASIFICACIÓN DE RETIRO
Existen tres clases de retiro:
Clase I: Cuando existe una probabilidad razonable de que el uso de un
producto causará serias afecciones a la salud o podría producir la muerte
(Ejemplos: incrustaciones de materiales extraños en el producto, productos
contaminados con niveles por encima de los permitidos de pesticidas,
presencia de algún microorganismo que implique un riesgo potencial para la
salud, etc.)
Clase II: Cuando el uso del producto puede producir afecciones temporales o
reversibles a la salud o donde las consecuencias mortales son remotas
(Ejemplo: restos de materiales de empaque, acumulación de polvo en la
superficie de los productos, etc.)
Clase III: cuando el uso del producto no afectará la salud del consumidor
(Ejemplo: sobre maduración, quemaduras por frío, etc.)
6.1 Niveles de Recolección:
- Del consumidor o usuario
- Del Minorista
- Del Mayorista
6.2 PROCEDIMIENTO DE RETIRO Y/O RECUPERACION DE PRODUCTOS
- Convocar al Equipo de Gestión de Retiro y/o Recuperación de Productos.
- Evaluar el riesgo / peligro: determinar la clase de retiro y el alcance del mismo
- Determinar de notificar al (os) clientes, los mecanismos de notificación y recupero.
Nombre de la Persona Teléfono Teléfono de contacto Correo País/ Dirección
empresa – Cliente de contacto Laboral en horas no laborales electrónico del cliente
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- Proceder al retiro
- Verificar la efectividad del retiro
- Determinar el destino y control de los productos recuperados
- Dar por finalizado el retiro
- Evaluar y documentar post- retiro
6.3 FASES DEL PLAN DE ACCION
6.4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
- Información de retiro
- Anuncios publicitarios
- Confirmación de retiro
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Modelo de notificación a clientes:
Retiro de Producto
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Señor …………….............
Empresa............................
A través de la presente, le informo que por motivos de haberse
detectado ________________________________ en el producto _____________ de nuestra
elaboración, por lo que procederemos a su retiro del mercado.
Detalles del producto:
Tipo de producto
Nombre comercial
Nombre de la empresa elaboradora
Nº de registro del producto alimenticio
Presentación del producto
N° de lote
Cantidad de producto comprometido
Fecha de elaboración
Fecha de vencimiento
Solicitamos tenga a bien abstenerse de comercializar el mencionado producto / abstenerse de
utilizarlo, lo almacene aislado de otros productos y se ponga en contacto con nosotros para su
recupero.
Asimismo, le solicitamos nos informe si el producto ha sido comercializado / utilizado.
Sin otro particular me despido de Usted.
Atentamente.
Responsable del Retiro
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Ejemplo de aviso publicitario:
URGENTE
RETIRO DE PRODUCTO DEL MERCADO
R-SGIQA-ABC-02
Tipo de producto: __________________________________________
Nombre Comercial: _________________________________________________
Nombre de la Empresa Elaboradora: ___________________________________
N° de Registro del Establecimiento Elaborador: _________________________
Nº de Registro del Producto Alimenticio: _______________________________
N° de lote: ________________________________________________________
Fecha de elaboración: ______________________________________________
Fecha de vencimiento: ______________________________________________
Detalles del producto (incluyendo tipo y tamaño del envase): _____________
Motivos del retiro:
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Acciones requeridas:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Detalles de contacto:
_______________________________________________________
_______________________________________________________
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Modelo a notificar al cliente:
CONFIRMACIÓN DE PRODUCTOS QUE SE RETIRARON DEL MERCADO
R-SGIQA-ABC-003
1. Detalles del Producto:
a) Nombre Comercial: ________________________________________________
b) Nº de Lote: ________________________________________________
c) Fecha de Elaboración: _______________ Fecha de Vencimiento: ___________
2. Detalles del Retiro:
a) Cantidad de Producto Recuperado: ____________________________________
b) Fecha de Retiro del Producto del Mercado: _____________________________
3. Acciones Correctivas / Destino Indicado para el Producto:
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
