El almacenamiento, conservación y preservación de la
información son procesos complementarios esenciales e
importantes para asegurar y garantizar la permanencia de la
información y que esta se mantenga segura, accesible, íntegra y
utilizable en el futuro.
El almacenamiento se refiere al proceso de ubicar y guardar la
información en un medio físico o digital de manera organizada
para facilitar su acceso y recuperación. En el contexto digital,
esto implica guardar los datos en discos duros, unidades flash,
servidores o la nube. Para el almacenamiento físico se utilizan
archivos, estanterías, armarios y otros medios adecuados para
conservar y organizar la información.
Según el esquema que se refiere al ciclo de vida de la
información de Dolores Vizcaya en 1997, el almacenamiento se
refiere a que la información y el nuevo conocimiento se
almacenan en diferentes formas y medios, como bibliotecas,
bases de datos, archivos físicos o digitales, con el fin de
preservarlos y facilitar su acceso en el futuro.
La conservación de la información se centra en mantener los
datos en buen estado a lo largo del tiempo, evitando su pérdida o
degradación. Esto implica tomar o implementar medidas de
seguridad para prevenir y proteger la información tanto física
como digital de daños, pérdidas o deterioro.
En el caso de la información física, se pueden utilizar técnicas de
preservación como el control del clima y la calidad del medio
ambiente donde se almacena la información, es decir, la
temperatura y humedad, así como la protección contra robos,
inundaciones, incendios y otros desastres naturales.
Para la información digital se deben realizar copias de seguridad
periódicas, implementar sistemas de seguridad y actualizar
regularmente los dispositivos de almacenamiento.
La preservación de la información va más allá de la
conservación a corto plazo. Es un conjunto de medidas, técnicas,
procesos y recursos orientados a mantener y garantizar la
permanencia de la información digital y que esta pueda usarse
manteniendo sus características fundamentales como integridad,
autenticidad, fiabilidad, legibilidad y sus funcionalidades con
independencia de los cambios tecnológicos a otras causas que
puedan alterar la información que contienen, es decir, que la
información sea accesible, utilizable y comprensible en el futuro,
incluso a medida que evoluciona la tecnología, lo que puede
incluir la migración de datos a nuevos sistemas de
almacenamiento o formatos para asegurar su compatibilidad con
tecnologías futuras, así como la documentación adecuada para
facilitar la comprensión de la información con el paso del tiempo.
Principios de Almacenamiento
Un objeto se preservará en el futuro en mayor o menor medida
dependiendo del tipo de almacenamiento al que se le someta.
Los tratamientos más costosos y complejos no servirán de nada
si el objeto se devuelve después a un entorno que lo deteriore.
El estado de conservación de un objeto depende de dos factores:
sus materiales y métodos de manufactura y del entorno ambiental
al que está expuesto a lo largo de su existencia. Mientras que el
primer factor ya viene predeterminado, se puede hacer mucho
por prolongar la vida del objeto a través de su control ambiental.
Un espacio museístico de almacenamiento ideal debería contar
con controles climáticos, detectores de la humedad relativa, la
temperatura, el fuego y los robos.
Dentro de este espacio los objetos deberían adquirirse,
inventariarse y ordenarse siguiendo un sistema de organización
ya sea por material, tamaño o afinidad histórico – cultural.
Elementos a tener en cuenta:
- Planificación
- Emplazamiento
- Control climático
- Iluminación
- Materiales y métodos de almacenamiento
- Mantenimiento
- Manipulación
- Seguridad
