UNIDAD N° 2

NOCIONES PRELIMINARES.

LABOR DE LA ADMINISTRACION EN LA ORGANIZACION

Implica realizar actividades mediante otras personas: guiar, hacer que otros
trabajen, enseñar como hacer para hacer.
Alcanzar el objetivo establecido: EFICACIA con el menor costo posible:
EFICIENCIA.
Reconocer la existencia de funciones diferenciadas que pueden ser analizadas por
fases o etapas, y a la vez continuas: PROCESO.

Las Administración como un Proceso reconoce la existencia de tres fases:

1. Planear. Especificar los objetivos a alcanzar

Decidir con anticipación acciones para alcanzar el objetivo definido. Los
aspectos a especificar son los siguientes.:

Que? Para qué? Cuándo? Dónde? Cómo? Quién lo va a realizar?

2. Dirigir. Implica ejecutar lo planeado influenciando en las personas para que

realicen lo planeado y poder alcanzar el objetivo definido. Incluye la comunicación
con el personal, orientándolo e incentivándolo a cumplir con las metas y objetivos
empresarios.

3. Controlar. Implica verificar que las tareas se hayan ejecutado de acuerdo al plan
definido previamente. Esta verificación debe ser oportuna, de manera tal que permita
realizar acciones correctivas. Tiende a medir el desempeño.
Planeación y control son inseparables, ya que todo intento de control sin planes, sin
criterios establecidos para la medición del desempeño, carece de sentido.

Se pueden distinguir dos acepciones del término “control”: una que implica
examen, intervención o inspección y otra que se refiere al dominio, supremacía o
mando por parte de quien ejerce el control.

La primera acepción hace referencia a que algo debe estar sujeto a revisión, es
decir que va a ser sometido a un control. La segunda se utiliza para referirse al poder
de dirección, ya sea por una sola persona o por un grupo de trabajo, es decir al hecho
de poseer el control.

El control es, junto a la planificación, organización y dirección, una de las

funciones administrativas, que consiste en medir el progreso hacia los objetivos,
asegurar que las acciones se dirijan de acuerdo con los planes establecidos y sean
consistentes con la estructura organizacional diseñada para el cumplimiento de dichos
planes.

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 El control consiste en medir y corregir el desempeño individual y global de una
organización para garantizar que los hechos se apeguen los planes. Controlar es medir
el desempeño con base en la metas o planes preestablecidos, comparando los hechos o
resultados con los estándares fijados, a fin de detectar las desviaciones y adoptar las
medidas correctivas para alcanzar los objetivos previstos; es un esfuerzo disciplinado
para optimizar los planes.

El control no se materializa en la vigilancia personalizada de las personas que

operan en la organización, sino en un conjunto de mecanismos incorporados en la
estructura organizacional y en la fijación de estándares o normas de trabajo, que
permitan comparar resultados con estándares en el desarrollo de las actividades y
prevenir errores y desviaciones, proveer información segura, proteger bienes,
promover la eficacia en la operaciones diarias de la organización y la adhesión a las
políticas administrativas. La información que resulta de este proceso de control es la
base para nuevas decisiones.

CONTROL: Es el conjunto de medidas tendientes a determinar la

VERACIDAD de las afirmaciones y la NORMALIDAD y o
REGULARIDAD de los actos que realizan otros individuos o sistemas
automáticos de procesamiento de información.
COMPRENDE 2 ELEMENTOS:
⇒ el EXAMEN de si la actividad desarrollada se ajusta a determinados
parámetros definidos a priori.
⇒ la adopción de MEDIDAS CORRECTIVAS tendientes a impedir
que se continúe al margen de los parámetros fijados.

El concepto de control ha evolucionado, pudiéndose conceptuar a través del siguiente

gráfico:

OBJETIVO

ECONOMIA EFICACIA

Medios Resultados
EFICIENCIA

Este concepto de control se aplica tanto al sector público como privado. En el primer
sector existen leyes que normaticen la gestión pública (Ley 24.156) , no en el sector
privado donde se realizan auditorias por exigencias legales o disposiciones impositivas
o bancaria.

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Partimos de objetivos (relación producto – insumo) a través de un rendimiento normal
y dado un nivel de capacidad determinado debe obtener resultados previstos, para ello
debe realizar el uso de los recursos de manera eficiente y eficaz.

Las exigencias de control en nuestro país está dada por:

Existente a la Inexistente a la fecha

fecha
Información Información Información de Información de
Presupuestaria Financiera Costos Gestión
A nivel nacional:
Obligatoria a partir de Ley 24.156 Necesaria para emprender
A nivel provincia de Salta: cualquier gestión
Obligatoria a partir art 169 Constitución
de la Provincia.
Sistema Integral de Información Contable = Presupuestaria + Financiera +
Gestión

Requisitos para el desarrollo del Control:

• garantizar la independencia de quién realiza el control.

• el alcance del control debe ser universal.
• responden a un modelo integral e integrado que se consolide en una sola
opinión.
• responder a Normas profesionales Nacionales e Internacionales de uso
generalizado.
• Contar con respaldo legal.

CONTROL INTEGRAL E INTEGRADO: examen abarcativo de:

Presupuestario
Aspectos a informar Económico
Financiero
Operativo
legalidad
economía
Observancia de los principios eficiencia
eficacia

AUDITORIA
Técnica investigativa

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Finalidad del Control:

• Lograr un adecuado ambiente de control.

• Evaluar si la gestión se realizó de acuerdo con los principios de legalidad,
economía, eficiencia y eficacia.
• Contribuir a una mayor agilidad en la toma de decisiones y a una oportuna
corrección de los desvíos y errores detectados.

Todo ello con el Propósito de:

• ahorros mensurables.
• mejoras en la asignación de recursos y en las rendiciones de cuentas.
• detectar ineficiencias de carácter operativas en el uso de los recursos.

EL PROCESO BÁSICO DE CONTROL.

Cualquiera sea el objeto del control, el proceso básico de control implica tres
pasos:

1. Establecimiento de normas o estándares (criterios de aceptación de desempeño).

2. Medición del desempeño con base en esas normas.
3. Corrección de las desviaciones respecto de normas y planes.

1. Establecimiento de estándares u objetivos.

El control eficaz requiere de normas objetivas, precisas y verificables con base

en las cuales evaluar el desempeño. En rigor, todo objetivo, toda meta, toda política,
todo procedimiento y todo presupuesto se convierten en normas con base en las cuales
es posible medir el desempeño real o esperado.

Las normas o estándares son, entonces, criterios de desempeño o puntos de

referencia para la medición del desempeño real o esperado. Son los puntos
seleccionados en un programa de planeación en su totalidad en los cuales habrán de
tomarse medidas de desempeño para controlar que los resultados se ajusten a los
planes. Los puntos elegidos para efectos de control deben ser críticos (constituir
factores limitantes de las operaciones o evidenciar mejor que otros factores si los
planes están dando resultado o no).

2. Medición del desempeño.

La medición del desempeño con base en normas, la comparación de los

resultados obtenidos (desempeño real) con los estándares fijados (objetivos
establecidos), debe realizarse con fundamento en la previsión, a fin de que las

23
desviaciones puedan detectarse lo antes posible o evitarse mediante las acciones
correctivas apropiadas (control con corrección anticipante o control de dirección).

3. Corrección de desviaciones.

Identificadas las desviaciones se deben analizar sus causas , desarrollar un plan

de acciones correctivas e instrumentarlo. Los desviaciones se pueden corregir de
diferentes maneras: rediseñando planes o modificando metas, ejerciendo la función de
organización (reasignando o aclarando deberes), mediante una mejor selección y
capacitación del personal o por medio de una mejor dirección (efectuando
explicaciones más detalladas de las funciones o empleando técnicas de liderazgo más
eficaces).

El proceso básico del control se puede esquematizar de la siguiente manera:

FIJAR MEDIR EL DESEMPEÑO NO EMPRENDER

ESTÁNDARES DESEMPEÑO SE AJUSTA ACCIONES
A LOS ESTÁNDARES? CORRECTIVAS

SI

NO HACER NADA

NIVELES DE CONTROL.

El control es función de todos los administradores, desde el presidente de una

empresa hasta los supervisores.

Aunque el alcance del control varía de un administrador a otro, los

administradores de todos los niveles tienen la responsabilidad de ejecutar planes, de
manera que el control es una de las funciones administrativas esenciales en cualquier
nivel.

A nivel estratégico el control es posicional, se verifica la posición de la

organización dentro del contexto y el cumplimiento de los objetivos globales de la
organización.

A nivel gerencial se controla que la actividad o gestión de los administradores

sea consistente con los objetivos de la organización (que los planes referentes a cada
una de las áreas o divisiones sean congruentes con las estrategias de la organización).

En el nivel operativo el control es, naturalmente, de tipo operativo: se verifica

que las decisiones programadas produzcan los resultados esperados.

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PRINCIPIOS DEL CONTROL.

a) Principios del propósito (finalidad) y naturaleza del control.

1. Principio de propósito del control: la función del control es garantizar el éxito de

los planes mediante la detección de desviaciones respecto de ellos y el diseño de
acciones destinadas a corregir desviaciones indeseables potenciales o reales.

2. Principio de controles dirigidos al futuro: cuanto más se base un sistema de

control en la corrección anticipante en lugar de en la simple retroalimentación de
información, mayores oportunidades tendrán los administradores para percibir, antes
de que ocurran, desviaciones indeseables respecto de los planes y para emprender a
tiempo acciones destinadas a prevenirlas.

3. Principio de responsabilidad de control: la responsabilidad básica sobre el

ejercicio del control recae en el administrador encargado del desempeño de los planes
particulares implicados.

4. Principio de eficiencia de los controles: las técnicas y métodos de control son

eficientes si sirven para detectar y aclarar la naturaleza y causas de desviaciones
respecto de los planes con un mínimo de costos u otras consecuencias inesperadas.

5. Principio del control preventivo: cuanto más alta sea la calidad de los
administradores y sus subordinados, menos necesidad habrá de controles directos
(controles directos son aquellos que identifican a las personas responsables de
resultados insatisfactorios y hacen que corrijan sus prácticas).

6. Principio de reflejo de planes: todas las técnicas y sistemas de control deben ser un
reflejo de los planes para cuyo seguimiento se les diseñó.

7. Principio de adecuación organizacional: los controles deben reflejar asimismo la

estructura organizacional.

8. Principio de individualización de los controles: los sistemas de control deben

contribuir a que cada administrador ejerza su función de control.

9. Principio de normas: el control eficaz requiere de normas objetivas, precisas y

adecuadas para cada caso particular.

10. Principio de control de puntos críticos: para ser eficaz, el control implica
particular atención a los factores críticos para la evaluación del desempeño con base en
los planes.

25
11. Principio de excepción: cuanto mayor sea la concentración de los esfuerzos de
control de los administradores en las excepciones significativas , más eficiente será su
control.

12. Principio de flexibilidad de los controles: para que los controles mantengan su
eficacia a pesar de fracasos o cambios inesperados en los planes, deben ser flexibles.

13. Principio de acción: el control sólo se justifica si las desviaciones respecto de los
planes se corrigen por medio de una planeación, organización y dirección adecuadas.
1
TIPOS DE CONTROL.

Existen diversos criterios para clasificar los controles. En general se pueden

distinguir entre controles correctivos y no correctivos y entre controles prealimentados
y retroalimentados.

• Controles correctivos.

Son aquellos que incluyen en su estructura los elementos necesarios para

efectuar la medición de los desvíos que se pueden producir como consecuencia de la
actividad del sistema operante que se controla y para informar sobre ellos.

Se fundan en la fijación de normas de desempeño y la posterior comparación

con ellas del desempeño real a fin de detectar los resultados insatisfactorios,
identificar sus causas y adoptar las medidas correctivas.

Ejemplo de este tipo de control son las técnicas de control de inventarios, los
controles de mercado (precio de mercado de las acciones) o de rendimiento
(productividad, tiempo de respuesta,...) .

• Controles no correctivos.

Son aquellos que no incluyen en su estructura la medición e información de los

desvíos que se pueden producir como consecuencia de la actividad del sistema que se
controla.

Con estos controles se intenta impedir desviaciones negativas respecto de las

normas mediante la aplicación eficaz de los fundamentos de la administración por
parte de los administradores de todos los niveles. Consisten, básicamente, en la
aplicación de conceptos, técnicas y principios de la administración de tal forma de
prevenir la posibilidad de desviaciones respecto de los planes.

1
Informe Nº 5 “Manual de Auditoría” CECYT, Capítulo 1, Página 39.

26
 Ejemplo de este tipo de control es la adecuada separación de funciones (quien
maneja los fondos no debe ser responsable de efectuar su registro contable), los
sistemas de remuneración vinculados al desempeño,...

• Controles prealimentados (ex ante).

Son aquellos en los que la medición de la actividad del sistema que se controla
se efectúa comparando los resultados que se esperan que el sistema produzca con los
objetivos establecidos. En otros términos, el control se centra en el proceso de toma de
decisiones y no en los resultados de las decisiones y acciones.

Los desvíos resultantes son desvíos proyectados, por lo que la acción correctiva
se tomará de modo de evitar que tales desvíos se produzcan en la práctica o para
minimizar su importancia.

Como ejemplo de estos controles podemos mencionar las proyecciones o

pronósticos basados en la información disponible más reciente (comparar la situación
deseada con los pronósticos permite introducir cambios de planes que vuelvan más
promisorios los pronósticos), los flujos de fondos proyectados, la gráfica de Gantt o la
técnica de evaluación y revisión de programas (PERT).

• Controles retroalimentados.

Son aquellos que miden la actividad del sistema que se controla comparando los
resultados producidos por el sistema (el desempeño real) con los objetivos establecidos
(normas).

Los desvíos se miden, informan y analizan después que han sucedido, el control
actúa luego que los hechos se consumaron.

Como ejemplos pueden citarse controles de calidad, la evaluación del

desempeño del personal o el control del rendimiento sobre la inversión.

CONTROL DE GESTIÓN AUDITORIA DE GESTION

CONTROL INTERNO INFORME COSO / AUDITORIA INTERNA

CONTROL EXTERNO TABLERO DE CONTROL ó CMI / AUDITORIA EXTERNA

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ELEMENTOS DEL CONTROL:

Un sistema de control se compone de cuatro elementos:

‰ Sistema operante: es una característica, condición o atributo esencial que se

controla del sistema. Puede ser el producto final de un sistema o una de sus partes.

Como sabemos, en una organización se desarrollan múltiples operaciones, se

utilizan variados recursos y actúan diversas personas. Deberá definirse entonces qué
operaciones, recursos o personas deben ser controladas por su condición esencial para
el logro de los objetivos de la organización.

‰ Sensores: son los mecanismos (físicos o virtuales) encargados de percibir, medir e

informar los estados del sistema operante.

Un sensor es por definición un detector (instrumento o herramienta) que se

diseña e incorpora al sistema para medir e informar sobre el comportamiento del
atributo que se controla.

‰ Grupo de control: es el sujeto o instrumento (cuando el control es de tipo

mecánico) que compara la información sobre el comportamiento del atributo que se
controla con los estándares fijados, que verifica si los resultados se ajustan a los
planes, para detectar desviaciones y determinar la necesidad de emprender
acciones correctivas.

Su función consiste en comparar los datos y / o informaciones proporcionados

por el sensor con los parámetros establecidos para detectar las desviaciones
significativas (fuera de los límites establecidos).

‰ Grupo activante: es el sujeto o grupo de sujetos que decide las acciones

correctivas a emprender ante los desvíos detectados por el grupo de control.

La función del grupo activante se realiza sobre la base de la información

proporcionada por el grupo de control (en ocasiones ambos grupos están unidos) y
según la situación evalúa cursos alternativos de acciones correctivas.

INDEPENDENCIA DEL CONTROL.

Según el grado de independencia del grupo de control con relación al sistema

operante se suele distinguir entre controles de secuencia cerrada o abierta:

• Controles de secuencia cerrada: son aquellos sistemas de control que carecen de

independencia porque dependen de la misma autoridad jerárquica que conduce el
sistema que se controla.

28
• Controles de secuencia abierta: son aquellos sistemas de control en los que el
grupo de control no pertenece al sistema que regula (el grupo de control es
independiente).

ECONOMICIDAD DEL CONTROL.

Los sistemas de control deben justificar su costo: son eficientes cuando sacan a
la luz desviaciones reales o potenciales respecto de los planes con un costo mínimo o
inferior a los beneficios que generan.

El principio de economicidad del control se puede enunciar: el control se

realizará en la medida en que los beneficios del control superen los costos necesarios
para operarlo (ponerlo en práctica).

Antes de implementar un sistema de control será necesario, por lo tanto,

efectuar un análisis de los costos que implica y los potenciales resultados (medidos en
términos de beneficios) que se obtendrán.

Este principio suele ser enunciado con otras variantes:

ª No se controlarán todas las características de un sistema sino sólo las importantes y

que hacen a la esencia de los objetivos establecidos para dicho sistema.

ª El control estará limitado por la importancia de los desvíos, los que serán
clasificados de acuerdo a su influencia e importancia para poder determinar cuales
son aceptables y no invalidan los objetivos del sistema.

ª El control no debe abarcar todos los resultados de las actividades del sistema, sino
aquellos que resulten relevantes y necesarios para el logro de los objetivos del
sistema a fin de conocer los desvíos sobre ellos y determinar sus causas.

ª Cuanto mayor sea la concentración de los esfuerzos de control en las excepciones

significativas del desempeño planeado, más eficiente será el control.

LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y EL CONTROL.

El diseño organizacional implica seleccionar la combinación de estructura

organizacional y sistemas de control que permita a una organización implementar su
estrategia en la forma más efectiva.

Como sabemos cada organización debe adoptar la estructura más sencilla

(mínima cantidad de niveles) que sea consistente con la implementación efectiva de su
estrategia (principio de la cadena mínima de mando) y desarrollar una estructura más
compleja siempre y cuando se incremente la capacidad de crear valor (los costos de
operar un sistema de estructura y control organizacionales no excedan los beneficios).

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 La estructura organizacional adoptada (grado de formalización de las funciones
y responsabilidades, grado de especialización vertical u horizontal, grado de
descentralización,...) condiciona las características del sistema de control. Para que un
sistema de control sea eficaz una organización debe adoptar aquél sistema de control
que mejor se ajuste o adecue a su estrategia y estructura (principio de adecuación
organizacional). En otras palabras, aunque el proceso básico de control y los
fundamentos del control sean universales, los sistemas de control se deben diseñar “a
medida” de cada organización.

Como señalamos, el grado de descentralización influye en las características del

sistema de control. A medida que una organización crece, el contacto personal entre su
miembros disminuye y aumentan los requerimientos de control:

Cuando se delega autoridad para la toma de decisiones la estructura es

descentralizada (estructura plana) y posee pocos niveles jerárquicos (la diferenciación
vertical es menos compleja) y, en consecuencia, el área de control es amplia. En este
tipo de estructura mayores serán los esfuerzos para lograr coordinación y más difícil y
costoso es ejercer el control sobre las distintas áreas de responsabilidad.

En estructuras centralizadas (estructuras altas), con muchos niveles jerárquicos ,

si bien el área de control es más estrecha, puede suceder que el sujeto responsable del
control no tenga tiempo material para supervisar la diversidad de temas que son de su
responsabilidad (sobre todo cuando la organización comienza a crecer) y tienda a
“suavizar” el control (o sea a llevar a la práctica el refrán popular que dice “el que
mucho abarca poco aprieta” ) o que el control no se realice en tiempo oportuno.

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