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MANUAL DE INDUCCIÓN

DISTRIBUIDORA LAP

VIVIANA LUZ ZAMBRANO PALACIO

EUSEBIO MAURICIO LLORENTE MARTÍNEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

RED ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

ESPECIALIZACIÓN TECNOLÓGICA EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

POR COMPETENCIAS – METODOLOGÍA

CAUCASIA – 2018
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1 ÍNDICE

1 ÍNDICE ......................................................................................................... 2
2. Introducción .............................................................................................................. 4
3 Objetivos del manual de selección por competencias .................................. 5
3.1 Objetivo general ..................................................................................... 5

3.2 Objetivos específicos ............................................................................. 5

4 Alcance ......................................................................................................... 5
5 Aplicabilidad del manual ............................................................................... 5
6 POLÍTICAS ................................................................................................... 6
7 NIVEL DE ResponsabILIDAD A LA HORA DE IMPLEMENTAR EL
PROCESO de inducción ............................................................................................... 6
8 ROLES Y RESPONSABLES ........................................................................ 7
9 NIVELES DE RESPONSABILIDAD PARA LA ACTUALIZACiÓN
PERMANENTE DEL MANUAL ..................................................................................... 8
10 PROPÓSITO ................................................................................................ 8
11 INTRODUCCIÓN GENERAL A LA EMPRESA........................................... 10
11.1 ESTRATEGIA DEL NEGOCIO ............................................................. 10

11.5 INDICADORES ................................................................................. 13

11.6 COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES ....................................... 15

11.7 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ................................................ 17

11.8 BENEFICIOS SOCIOECONÓMICOS ............................................... 18

11.9 NORMAS GENERALES ................................................................... 20

12 INDUCCIÓN AL PUESTO – DIRECTOR COMERCIAL ............................. 24

12.1 ESTÁNDARES DE RECIBIMIENTO AL NUEVO FUNCIONARIO .... 25

12.2 MISIÓN, OBJETIVOS Y ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ÁREA.... 25

12.3 MISIÓN, OBJETIVOS Y RESULTADOS ESPERADOS DEL CARGO

PARA EL CUAL FUE SELECCIONADO ................................................................. 26

12.4 FORMA DE TRABAJO ..................................................................... 28

12.5 EXPECTATIVAS EN CUANTO: ÁREA PERSONAL, ÁREA LABORAL

Y ÁREA SOCIAL ..................................................................................................... 28

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12.6 UBICACIÓN FÍSICA ......................................................................... 30

12.7 DESCRIPCIÓN Y ASIGNACIÓN DE EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

PARA DESARROLLAR SU TRABAJO.................................................................... 30

12.8 CIERRE ............................................................................................ 31

12.9 DOCUMENTO DE EVALUACIÓN .................................................... 31

13 LINEAMIENTOS DE SEGUIMIENTO ......................................................... 32

14 CONCLUSIONES ....................................................................................... 33
15 GLOSARIO ................................................................................................. 34
16 Anexos ........................................................................................................ 37
17 DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................ 40
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2. INTRODUCCIÓN

El presente manual de inducción contiene las pautas y reglas básicas, que le

permitirá conocer en mejor forma a la empresa respecto a la estructura organizativa, su

misión, visión, objetivos y políticas administrativas.

La importancia de la programación de las prácticas destinadas a la inserción y

orientación de las personas que ingresan a la Distribuidora Lap, está dada por la

necesidad de establecer un procedimiento estandarizado, que permita apoyar el inicio

de la trayectoria laboral, reducir la incertidumbre e involucrarlos rápidamente a la en la

cultura organizacional.

Invitamos a usted a ser miembro de este selecto grupo de personas, que con un

espíritu de integración y colaboración se sienten orgullosos de ser parte de esta gran

empresa.
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3 OBJETIVOS DEL MANUAL DE SELECCIÓN POR COMPETENCIAS

3.1 Objetivo general

Establecer disposiciones y directrices que orienten las actividades de inducción

a todos los funcionarios que ingresan a la entidad y reinducción para funcionarios

antiguos, como herramienta para el buen desempeño de sus funciones.

3.2 Objetivos específicos

 Estudiar la estructura organizativa de la distribuidora LAP

 Identificar las políticas y normas de inducción y reinducción para el

personal nuevo y antiguo.

 Describir los beneficios contractuales que brinda la empresa

 Describir los reglamentos, deberes, derechos y responsabilidades de los

empleados.

4 ALCANCE

Este manual constituye una herramienta primordial para las actividades de

planeación, ejecución y evaluación de inducción por parte de gestión humana debiendo

aplicarla a los empleados y/o contratista de la Distribuidora LAP.

5 APLICABILIDAD DEL MANUAL

Los colaboradores o trabajadores recién ingresados y/o contratistas son

prioridad para la aplicación de este manual, sin embargo, es importante involucrar en

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este proceso al personal ya vinculado como ayuda y soporte a la estructura

organizacional.

6 POLÍTICAS

Oportunidad: Expresa la implementación de proceso de inducción previo al

inicio de labores y que permita un conocimiento general de la organización y específico

del cargo. Es por tanto, precondición para inicio de la gestión del personal que ingresa

a la distribuidora LAP.

Conocimiento amplio del quehacer de la organización: a través del manual

de inducción se podrá garantizar que todo el personal conozca y se adhiera desde su

quehacer a los planes estratégicos de la distribuidora LAP.

Conocimiento específico de la función: a través del proceso de inducción se

podrá asegurar desde el inicio de labores el conocimiento del cargo, las funciones

específicas esperadas y los resultados deseados.

7 NIVEL DE RESPONSABILIDAD A LA HORA DE IMPLEMENTAR EL PROCESO

DE INDUCCIÓN

La implementación del proceso de inducción estará a cargo del departamento

de gestión humana, el área al que pertenece el empleado nuevo y los compañeros de

trabajo de la misma área. Es decir:

El jefe de gestión humana debe realizar todo el proceso de inducción e informar

al jefe de área donde va a desempeñar las funciones el nuevo empleado, como debe

realizar la inducción de puesto, funciones y responsabilidades del cargo.

El jefe de área efectúa la socialización de las funciones, responsabilidades del

cargo y presenta al nuevo empleado ante sus compañeros.

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8 ROLES Y RESPONSABLES

Roles Responsables

 Realizar la inducción general del Área de gestión humana

nuevo empleado

 Realiza acompañamiento en el

proceso de adaptación del nuevo

empleado

 Apoya al área donde pertenece el

empleado en el proceso de

inducción

 Realiza la inducción del puesto Jefe de área de nuevo empleado

 Presenta al nuevo empleado las

funciones, responsabilidades del

cargo.

 Presenta ante los compañeros de

área al nuevo empleado

 Dar la bienvenida al nuevo Compañeros de área

compañero

 Apoya al nuevo integrante en la

adaptación del puesto de trabajo

 8

 Realiza acompañamiento a las

funciones del compañero de

trabajo

9 NIVELES DE RESPONSABILIDAD PARA LA ACTUALIZACIÓN PERMANENTE

DEL MANUAL

La actualización del manual de inducción estará a cargo del jefe de Recursos

humanos y su equipo de trabajo, coordinando con los jefes de área y bajo el

direccionamiento de la gerencia general; cada vez que se presenten cambios en la

estructura organizacional o sea parte del proceso de mejoramiento continuo después

de realizar la evaluación respectiva del proceso.

10 PROPÓSITO

El propósito de este manual de inducción es facilitar todos los recursos

necesarios para que el trabajador realice y se desempeñe eficazmente dentro de la

organización. Constituye un elemento de socialización altamente efectivo, porque la

persona que recién ingresa a la empresa obtiene la información necesaria para tener

una visión más amplia de lo que es la institución; además ayuda a producir en los

empleados una sensación de pertenencia y aceptación, Reduce el nerviosismo y los

niveles de ansiedad que sufre un trabajador al comenzar en un nuevo puesto, refuerza

y mantiene el entusiasmo, creatividad y compromiso que caracterizan a los empleados

de nuevo ingreso y reduce al mínimo el periodo de adaptación al trabajo y a las

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responsabilidades, que le permitan al trabajador, un dominio de las mismas y un

productivo desempeño desde su inicio.

 10

11 INTRODUCCIÓN GENERAL A LA EMPRESA

Este proceso tiene como finalidad orientar al nuevo colaborador sobre la filosofía

y cultura organizacional de la Dsitribuidora LAP, sobre la estrategia y posicionamiento

del negocio y otros aspectos de vital importancia para la adaptación del nuevo miembro

de la plantilla de la empresa. El responsable de recursos humanos debe establece y

verificar que se ejecute el siguiente plan de inducción.

PLAN DE INDUCCIÓN DISTRIBUIDORA LAP

Actividad a desarrollar Responsable Hora Lugar

Dir. de general de la
Bienvenida empresa - Dir. de 8:00 am Sala de juntas
GTHPC
Recorrido por las Instalaciones
Dir. de GTHPC 8:30 am
instalaciones generales
Misión, Visión, principios y
8:30 am
valores y estrategia Dir. de GTHPC Sala de Junta
Organigrama General 9:30 am
Receso 10:00 am
Competencias generales y
Dir. de GTHPC 11:00 am Sala de Junta
específicas.
Almuerzo 12:00
Competencias generales y
Dir. de GTHPC 2:00 pm Sala de Junta
específicas.
Receso 4:00 pm
Plan de beneficios, plan de
4:30 pm
carrera.
Dir. de GTHPC Sala de Junta
Normas y demás
5:00 pm
disposiciones generales.
Salida 5:30

11.1 ESTRATEGIA DEL NEGOCIO

Reseña Histórica: LAP es una distribuidora de consumo masivo dedicada a la

comercialización de productos de alimentos y aseo, fundada en 1994 por el señor Luis

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Alberto Preciado, padre del actual Gerente. El señor Preciado es hijo de una familia muy

humilde, cuyo padre trabajaba como tendero y con ello sostenía a su familia, compuesta

por cinco hermanos. En su adolescencia el Señor Preciado ayudaba en vacaciones a su

padre en el negocio. Desempeñando este trabajo descubre que posee una habilidad para

las ventas; por ello al terminar sus estudios y con sus ahorros, decide comprar el 90%

de las acciones del negocio de su padre. Unos años después de iniciar su propio negocio,

se casa con doña Lucia González y de esta unión nacen tres hijos: Santiago, Pedro y

Catalina. En los primeros años al frente de la tienda, el señor Preciado vio una

oportunidad de negocio al advertir que todos sus colegas tenderos, tenían que

desplazarse hasta la central mayorista para surtir de productos sus tiendas, gastando en

esto más tiempo y dinero. Esto hizo que tomara la decisión de cerrar la tienda y

convertirla en una distribuidora, para satisfacer las necesidades de los tenderos. Sus

primeros empleados fueron sus hermanos y primos. La distribuidora empezó

funcionando en una bodega alquilada, en un sector popular de la ciudad de fácil acceso

para todos. Para transportar los productos compró, a crédito, una camioneta Ford 1970.

Los primeros 10 años fueron de trabajo duro y de un aprendizaje permanente, que trajo

buenos resultados económicos a la familia. El señor Preciado, siempre quiso que sus

hijos estudiaran en la universidad, ya que él no pudo, y los envió a estudiar fuera del

país. Su hijo mayor, Santiago, siempre mostró mucho interés en las actividades del

negocio que realizaba su padre. Durante las vacaciones de la universidad le pedía que

lo dejara trabajar para ganarse algún dinero extra. En ocasiones llegó a decir: “Padre

este es un excelente negocio, yo te compraría una parte como lo hiciste tú con el abuelo”.
 12

Así es como Santiago va Involucrándose cada vez más con las actividades propias del

negocio de su padre.

Han pasado los años y recientemente el Señor Preciado ha sido diagnosticado

con presión arterial alta y riesgo de infarto, lo que lo obligó a dar un paso al costado para

destinar tiempo a cuidar de su salud, disminuyendo el nivel de estrés propio del negocio.

Santiago en sus últimas vacaciones visitó el país y pudo ver de cerca el deterioro de la

salud de su padre, Esta situación abre paso al relevo generacional de LAP SAS. Don

Luis Alberto se reúne con sus hijos y viendo el interés siempre ha demostrado, lo nombra

Gerente General. Él asume el rol de Presidente de la Junta Directiva

VISIÓN: Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad,

eficacia y eficiencia en la distribución de productos de consumo Masivo, garantizando a

nuestros clientes altos estándares de calidad, oportunidad y satisfacción tanto en sus

necesidades como en sus expectativas

MISIÓN: Somos una compañía líder en la comercialización de productos de

consumo masivo, con altos estándares de calidad; lo que logramos a través de una

cadena privada de distribución, orientada a satisfacer las necesidades y deseos de la

comunidad de tenderos, ofreciendo un excelente servicio y precios competitivos.

Contamos con un equipo humano comprometido y capacitado. En concordancia

actuamos en procura del bienestar para nuestros empleados, nuestros proveedores y la

comunidad en general, logrando una adecuada rentabilidad.

Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para ello

buenas prácticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea
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VALORES: Estos seis valores esenciales rigen la forma en que nos comportamos

y ofrecemos servicios a nuestros clientes:

Nos importan: la salud y seguridad de nuestros empleados, de todas las

personas que trabajan bajo nuestra responsabilidad, así como de aquellas que se

benefician con nuestros productos y servicios.

Nos importan: nuestros empleados, su crecimiento personal, su desarrollo

profesional y su bienestar general.

Nos importan: las comunidades en las que vivimos y trabajamos, por ello

adoptamos conductas que cuidan del medio ambiente lo que hace que sea un negocio

con un desarrollo sostenible comprometidos con nuestra responsabilidad como

ciudadanos del mundo.

Nos importa: la calidad de nuestros productos y servicios.

Nos rige: la transparencia en el desarrollo de nuestras relaciones interpersonales tanto

a nivel externo como interno con todos los grupos de interés.

11.5 INDICADORES

Los indicadores son los estándares establecidos por la empresa como método de

medición del logro de los objetivos planteados. Son de vital importancia, ya que estos

permiten monitorear los resultados alcanzados por las áreas de trabajo en concordancia
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con los planes estratégicos y operativos. A continuación, se relacionan los indicadores

de mayor importancia para Distribuidora LAP.

COBERTURA

Objetivo: Ajustar métodos, medios y estrategias dirigidos a la maximización de la

cobertura y la calidad de la inducción, la cual va dirigida a todo el personal nuevo, que

ingresa a la compañía.

Nº de planillas ejecutadas * 100% Nº de colaboradores recién ingresados

EFECTIVIDAD

Objetivo: Mide el impacto que causa el programa de inducción a los nuevos

empleados mediante la medición de los conocimientos adquiridos de la compañía

(inducción general) y funciones a realizar en el puesto que va a ocupar (inducción

especifica)

Nº de evaluaciones diligenciadas mayor a 70 pts. *100% Número de Evaluaciones

entregadas

EFICACIA DE LAS ACCIONES TOMADAS EN LA INDUCCIÓN

Objetivo: Tener conocimiento si la inducción ejecutada es la más apropiada, para

que los empleados nuevos comprendan en su totalidad la inducción general y

la específica.
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Promedio total de evaluaciones de inducción puesto de trabajo *100% Número total de

evaluaciones de inducción entregadas.

NIVEL DE SATISFACCIÓN DE LA INDUCCIÓN

Objetivo: Medir el índice de satisfacción de los empleados en cuanto a la

metodología del proceso de inducción.

Número de encuestas de satisfacción positivas * 100% Número de encuestas

realizadas

11.6 COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES

Cualifican y caracterizan a todo el personal que labora en la Distribuidora LAP

S.A.S.

Competencias generales

 Ética

 Prudencia

 Orientación a resultados

 Calidad de trabajo

 Temple

 Integridad

 Innovación
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 Flexibilidad

 Autocontrol

 Trabajo en equipo

 Adaptabilidad al cambio

 Apoyo a los compañeros

 Seguridad y salud en el trabajo

Competencias comportamentales

 Compromiso

 Ética

 Orientación a los resultados

 Integridad

 Innovación

 Autocontrol

 Sencillez

 Flexibilidad

Competencias específicas

 Desarrollo de equipo

 Liderazgo

 Pensamiento estratégico

 Trabajo en equipo

 Orientación al cliente interno y externo

 Iniciativa

 Competencia del náufrago

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 Entrepreneurial

 Iniciativa - Autonomía- Sencillez

 Modalidad de contacto

 Nivel de compromiso – Disciplina personal- productividad

 Profundidad en el conocimiento de productos

 Negociación

 Comunicación

 Capacidad de planificación y organización

 Manejo de relaciones de negocio

 Desarrollo estratégico de los recursos humanos

 Responsabilidad personal

 Innovación del conocimiento

 Orientar y desarrollar a otras personas

 Desarrollar la relación con el cliente

 Metodología para la calidad

 Comprender el negocio del cliente

 Demostrar valor

Remítase al manual de funciones por competencias.

11.7 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Nombre: Distribuidora Luis Alberto Preciado LAP S.A.S.

NIT: 800.436.543-9
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Sector: Consumo Masivo

Dirección: Calle 71 No. 4 – 345

Teléfono: 834-90-00

Tipo de Sociedad: Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S).

Representante Legal: Santiago Preciado González

Página Web: www.lapsas.com.co

Correo Electrónico: [email protected]

Cantidad de Empleados: Nivel Nacional 168 directos y 300 indirectos

Entidades que nos regulan: Superintendencia de industria y comercio

Organigrama:

11.8 BENEFICIOS SOCIOECONÓMICOS

Como eres parte una empresa que se preocupa por el bienestar de los empleados

y sus familias, es necesario que conozcas lo que tenemos para ti.

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 Puntualidad en el pago de salario, primas legales y responsabilidades de la

empresa para con el trabajador.

 Ambiente de trabajo respetuoso y seguro

 Oportunidad de crecimiento profesional dentro de la empresa

 Seguro Médico: Cobertura de seguro médico prepagado

 Vacaciones: El empleado cuenta con su prima legal de vacaciones y una

prima extralegal por 12 días de salario.

 Educación: Aquellos empleados que deseen continuar preparándose, se les

reconocerá el 50% del valor del semestre.

Los hijos de los empleados tendrán derecho a $100.000 mensual para pago

de mensualidad en guardería o colegios.

 Fondo de Ahorro: Los trabajadores que ahorren en el fondo hasta un 10% del

salario, La distribuidora LAP les aportará a fin de año la mitad de lo que

ahorraron.

 Bonos por productividad: cada vez que el equipo de trabajo cumpla con las

metas establecidas para el área, se le hará llegar un bono equivalente al 5%

del sueldo.

 Capacitaciones: Cada mes las diferentes áreas de la empresa tendrán

derecho a capacitaciones con personal especializado, el jefe de área hará

conocer la necesidad de capacitación con el fin de fortalecer a su equipo de

trabajo. La empresa se encargará de los gastos en que se incurra, ya sea de

transporte, hospedaje y alimentación.

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 Días de descanso: Cada trabajador tendrá derecho a 1 día libre mensual,

remunerado, para que descanse y comparta con su familia. Éste debe ser

programado con su jefe inmediato.

11.9 NORMAS GENERALES

Carnet de identificación personal: Todo empleado de la Distribuidora LAP

deberá estar provisto de su carnet de identificación, es obligatorio y se debe portar en un

lugar visible.

Jornada de Trabajo: La duración de la jornada laboral de la distribuidora LAP es

de Lunes a viernes de 7:30 am a 5:30 pm y sábado 7:30am a 1:00 pm. Se estableció una

hora de almuerzo comprendida entre las 12:00m y 2:00pm. Se dispondrá de una pausa

activa de 10 minutos en la mañana y 10 minutos en la tarde.

El personal realizará sus labores en los lugares e instalaciones oficiales que se le

indique de manera formal. También podrá realizarlas en otros lugares o instalaciones,

diferentes de aquellos, cuando así lo requiera el servicio. De ser así se le reconocerá

una compensación suficiente para cubrir los gastos de transporte y otros en que haya

que incurrir con tal motivo, siempre que se considere pertinente y justo.

Asistencia y puntualidad: Se concederá un lapso de 10 minutos adicionales a la

hora reglamentaria de entrada de trabajo. Vencido este lapso, cada empleado deberá

estar en su lugar de trabajo para dar inicio a las labores del día; quien incumpla, la

primera vez se le hará un llamado de atención verbal, si es algo constante se realizará

memorando por escrito con copia a la hoja de vida.

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Tardanzas y ausencias: no se permite ausencias del personal en horas

laborales, a no ser por causa justificada y con formal autorización escrita de su superior

inmediato correspondiente.

 Se considera ausencia el hecho de no concurrir al lugar de trabajo uno o más días

completos de labor.

 Las ausencias solo se justificarán por enfermedad y con excusa médica, o por

encontrarse el empleado en licencia o permiso.

 El empleado que por fuerza mayor o enfermedad faltare a un día de trabajo deberá

comunicarlo a su respectivo jefe inmediato.

Uso y aseo en los baños: El baño es el lugar donde manifiestas, principalmente,

el grado de cultura que posees.

 Antes de hacer uso de él, asegúrate que no haya nadie dentro. No seas

impaciente

 Arroja el papel al vertedero o al lugar dispuesto para este, jamás fuera de ellos.

 Tira de la cadena u otro mecanismo para dejarlo limpio.

 No hagas del baño lugar de esparcimiento y lectura.

Uso de Lockers: El empleado que requiera este servicio se le proporcionará un

candado con su respectiva llave.

 Solo se asigna un locker por usuario activo

 Nadie puede solicitar un locker a nombre de otra persona

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 Los locker deben ser utilizados con el debido cuidado, sin maltratarlos, rayarlos,

forzarlos y dañarlos. Si el locker sufre algún daño fuera de lo normal el usuario

debe responder.

Atención telefónica: Todo empleado que conteste el telefóno de la empresa

deberá en primer lugar mencionar el nombre de la compañía, luego saludar y por último

identificarse.

 Utilizar un tono de voz suave

 No tutear, es la regla de oro.

 No haga ni reciba llamadas personales en la oficina, a menos que sea

estrictamente necesario.

 Haga las llamadas dentro del horario de la empresa.

Tecnología e informática: Es importante cuidar la seguridad informática de los

equipos, y tener hábitos saludables en la utilización de las tecnologías de la información

y comunicación.

 Es necesario actualizar las contraseñas y que estas no sean tan obvias o

comunes, preferiblemente con Mayúsculas y caracteres.

 Utilizar copias de seguridad para documentos importantes.

Equipos de oficina: Son herramientas que son necesarias para el desempeño

de nuestras funciones (Computador, Impresora, scanner, fotocopiadora, fax) por esto es

importante.
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 Mantenerlos limpios y en óptimas condiciones

 Brindarle el manejo adecuado.

 Velar por el correcto funcionamiento de los mismos.

Correo Electrónico: El buen manejo del correo genera productividad, se optimiza

el tiempo, control en el desarrollo de las actividades y efectividad en las tareas. Es

necesario:

 Responder de manera oportuna los mensajes

 Enviar o contestar correos dentro de las horas laborales

 Evitar utilizar el correo para información personal.

Periodo de Prueba: El personal seleccionado deberá cumplir con un periodo de

prueba de 2 mínimos con el objeto de apreciar las aptitudes y actitudes del trabajador.
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12 INDUCCIÓN AL PUESTO – DIRECTOR COMERCIAL

La inducción al puesto tiene como finalidad ubicar al nuevo colaborador en el lugar

que ocupará en la empresa y las funciones y responsabilidades que les serán asignadas

en el cumplimiento de la misión del cargo a ocupar. Para ello se debe tener en cuenta el

siguiente plan de trabajo.

Actividades Responsable Hora Lugar

Bienvenida al departamento Dir. de 8:00 am Oficina dirección de
departamento departamento
Recorrido de las Dir. de 8:30 am Instalaciones del
instalaciones departamento dep. Comercial
Misión, objetivos y estructura Dir. de 9:00 am Oficina dirección de
orgánica del área misión del departamento departamento
área comercial
Receso 10:00 am
Misión, objetivos y Dir. de Oficina dirección de
resultados esperados del departamento 10:30 am departamento
cargo para el cual fue
seleccionado
Forma de trabajo Dir. de 11:30 am Oficina dirección de
departamento departamento
Almuerzo 12:00 m

Expectativas en cuanto: área Dir. de Oficina dirección de

2:00 pm
personal, área laboral y área departamento departamento
social
Ubicación física Dir. de 3:00 pm Lugar de trabajo
departamento
Descripción y asignación de Dir. de Lugar de trabajo
3:30 pm
equipos y herramientas para departamento
desarrollar su trabajo
Cierre, evaluación del Dir. Recurso 5:30 Oficina de Recurso
proceso humanos humanos
Salida
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12.1 ESTÁNDARES DE RECIBIMIENTO AL NUEVO FUNCIONARIO

BIENVENIDA

Hoy te damos una cordial bienvenida a nuestra organización Distribidora LAP.

Por alguna razón la vida te ha puesto en nuestro camino y te invitamos a recórrelo para

que logremos juntos los objetivos trazados.

¡Recibe un caluroso saludo de bienvenida del equipo de trabajo del área

Comercial!

Distribuidora LAP necesita líderes como tú, con capacidad para motivar a otros,

liderar equipos de trabajo, promover el aprendizaje continuo, transformar, liderar con el

ejemplo, generar compromiso, con visión estratégica, pero sobre todo una persona con

muchos valores. Es por estas cualidades que has sido elegido(a) para representar a la

empresa ante el equipo de trabajo del departamento comercial.

Sin duda eres un ganador(a), participaste en un proceso de selección en el que

superaste con éxito cada una de las exigentes pruebas y demostraste que entre todos

los postulados tú tienes las competencias y el conocimiento necesario para ocupar uno

de los cargos de mayor importancia en nuestra empresa; la “Dirección Comercial”.

Hoy te declaramos oficialmente un(a) integrante de la Familia Distribuidora LAP

¡Bienvenido(a)!

12.2 MISIÓN, OBJETIVOS Y ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ÁREA

MISIÓN DEL ÁREA COMERCIAL

Captar y acceder a los mercados minorista de comercialización de productos

masivos, por medio de estrategias comerciales y de marketing que propicien condiciones

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de competitividad, rentabilidad y notoriedad de marca, ofreciendo las mejores

condiciones a nuestros clientes y la mejor atención de nuestro equipo de trabajo

motivado, capacitado y entrenado

OBJETIVOS

 Posicionar la marca Distribuidora LAP en el mercado de minoristas de

consumo masivo

 Lograr los presupuestos de venta

 Dinamizar el equipo comercial

 Contribuir a la misión y visión de la empresa

ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ÁREA COMERCIAL

12.3 MISIÓN, OBJETIVOS Y RESULTADOS ESPERADOS DEL CARGO

PARA EL CUAL FUE SELECCIONADO

La organización dispone de un manual de funciones el cual usted puede consultar

para identificar aspectos importantes de su puesto de trabajo, como la misión,

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responsabilidades o funciones, competencias requeridas y exigencias del cargo. Se le

invita a remitirse a este manual para mayor comprensión de su posición en el área

comercial.

MISIÓN DEL CARGO DIRECCIÓN COMERCIAL

Planear y dirigir las actividades de venta, mercadeo, publicidad y relaciones

públicas de acuerdo al plan estratégicos y de mercadeo y ventas para maximizar la

rentabilidad de la empresa, incrementando las ventas, generando notoriedad de marca

y fidelización de clientes.

OBJETIVOS

 Cumplir con los presupuestos de ventas establecidos en el plan de

mercadeo y ventas

 Aumentar y mantener los márgenes de rentabilidad establecidos en el plan

de mercadeo y ventas

 Generar, mantener e incrementar la notoriedad de mara ante los clientes.

 Generar, mantener e incrementar los niveles de satisfacción de los

colaboradores del área comercial.

RESULTADOS

Se te medirá a través de los siguientes resultados

 Eficiencia en ventas: indicador que mide el grado en que el equipo de

ventas cumple con las visitas establecidas en los planes comerciales

 Efectividad en ventas: indicador que mide la relación entre eficiencia y

eficacia del equipo comercial en relación con las metas establecidas.

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 Ventas por factura VXF: mide el monto de venta por facturas

 Grado de notoriedad espontanea: mide el grado de posicionamiento de

la marca en la mente de los clientes.

 Grado de satisfacción de los colaboradores: es un indicador de calidad

de vida laboral.

12.4 FORMA DE TRABAJO

En Distribuidora LAP nos acogemos a una filosofía de trabajo basada en las

personas desde tres perspectivas; las personas son lo más importante, tratamos a

nuestros colaboradores como tratamos a nuestros clientes y el liderazgo es servicio. Por

lo anterior lo invitamos a tener en cuenta estos tres aspectos en los que se centra la

estrategia del negocio.

Por otro lado, la puntualidad, la disciplina, la cultura del cambio, del autocontrol,

del cuidado del medio ambiente y la salud de los consumidores, son aspectos de mucha

relevancia.

12.5 EXPECTATIVAS EN CUANTO: ÁREA PERSONAL, ÁREA LABORAL Y

ÁREA SOCIAL

Es importante que usted conozca algunos aspectos de vital importancia en

relación con el cargo va desempeñar, desde tres dimensiones importantes; personal,

ocupacional y socio afectiva

Personal
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Se espera de usted una excelente presentación personal que denote el cuidado

de su imagen, disciplina y compromiso. Recuerde que en su cargo tendrá acceso a

información confidencial de vital importancia para la empresa, por lo tanto, la ética y la

prudencia son cuestiones de suma importancia en el comportamiento esperado. El

control de las emociones es otro aspecto de suma importancia ya que usted estará a

cargo de un equipo humano que necesita del líder un alto grado de inteligencia

emocional. El aprendizaje social es una conducta relacionada con los individuos que

siguen a un líder o referente como es su caso, por lo tanto, sea ordenado en el desarrollo

de sus funciones y el cumplimiento de los compromisos pactados. Dedique el mayor

tiempo de su trabajo al acompañamiento de quienes lideran los procesos en su área,

pues usted es el único responsable de los resultados obtenidos.

Ocupacional

En nuestra empresa nos preocupamos por el bienestar de las personas que la

integran, por ello, acate todas las normas y reglamentos establecidos por la organización.

Tenga en cuenta el reglamento interno de trabajo, el nivel de autoridad establecido en el

organigrama, la prevención de los riesgos laborales del sistema de gestión de la

seguridad y salud en el trabajo y todos los beneficios que puede esperar de la empresa

en el cumplimiento de las metas establecidas. Comunique oportunamente cualquier

incidencia que pueda poner en riesgo las salud física y mental tanto de usted como de

su equipo de trabajo. Genere, propicie y mantenga excelentes relaciones con el equipo

en pro de un buen ambiente laboral.

Sociafectiva
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Las relaciones interpersonales son muy importantes, por ello le informamos y lo

invitamos a participar activamente en las actividades recreativas, deportivas y lúdicas

que promueve el área de bienestar de la organización, con la finalidad de socializar con

los demás compañeros de las distintas áreas de la empresa. Su familia también es muy

importante para la empresa, es por ello que muchas actividades se realizaran pensando

en el bienestar de los suyos.

12.6 UBICACIÓN FÍSICA

Su jefe directo lo relacionará con los demás miembros del área comercial y le

indicará de primera mano todas las relaciones laborales establecidas en su área. No

olvide que este lugar será su segunda casa, por lo tanto, lo invitamos a cuidarlo y

salvaguardarlo en todo momento.

12.7 DESCRIPCIÓN Y ASIGNACIÓN DE EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

PARA DESARROLLAR SU TRABAJO

Usted como en la dirección comercial, tiene a su cargo directamente equipos y

herramientas de oficina. Pero de manera indirecta es responsable de muchos elementos

utilizados en el área comercial, como maquinas utilizadas en el sistema de distribución,

vehículos, muebles y bienes inmuebles, computadores equipos de conexiones de red

entre otros. Todos estos equipos y herramientas se les suministrará por intermedio de su

jefe inmediato, utilizando como instrumento de verificación una lista de cheque, no dude

en solicitarla y pedir copia una ve firmada.

 31

12.8 CIERRE

Estimado colaborador, no dude en realizar preguntas o consultas con relación a

la inducción recibida. Ya que sus funciones o responsabilidades son de gran impacto en

la estrategia del negocio. Lo invitamos a ser un excelente cumplidor de sus

responsabilidades y no dude en consultar cualquier inquietud, recuerde que usted no

está solo, somos un equipo, el equipo humano de Distribuidora LAP

12.9 DOCUMENTO DE EVALUACIÓN

Al finalizar la inducción usted recibirá por parte del Gerente de Recurso Humanos,

un instrumento de evaluación para conocer el nivel de desarrollo del proceso de

inducción con relación a las expectativas identificadas en la etapa de sección y

vinculación. Le pedimos ser lo más honesto posible el diligenciamiento del mismo.

EVALUACIÓN DE INDUCCIÓN

Fecha: Ingreso:
Nombre del colaborador:
Puesto que ocupa:
Área:

La información recibida de esta evaluación es de suma importancia para mejorar en el

proceso de inducción. Agradecemos sus aportes al respecto en cuanto a la claridad,
materiales y exposición del contenido, siendo lo más objetivo(a) posible.

Califique de uno a cinco los siguientes aspectos en relación con las actividades
realizadas.
Claridad de los Materiales Exposición del
Actividad contenidos utilizados contenido
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Bienvenida
Instalaciones
 32

Misión, visión, principios y valores

Información de la actividad
comercial
Organigrama general de la empresa
Manual políticas y procedimientos
Competencias laborales
Inducción al puesto

Observaciones:

13 LINEAMIENTOS DE SEGUIMIENTO

Una vez realizado el proceso de inducción se debe seguir un proceso de

acompañamiento al nuevo colaborador, con el ánimo de identificar las posibles brechas

en cuanto a conocimientos y competencia que deban reforzarse con el nuevo

colaborador.

 Designar a un tutor acompañante

 Realizar reuniones periódicas (semanalmente) con el tutor acompañante y

con el nuevo colaborador, para identificar posibles dificultades y tomar

acciones.

 Utilizar un cuestionario de guía de entrevista para este proceso.

 Documentar el proceso entregar un informe mensual de seguimiento

durante los tres primeros meses y uno trimestral has cumplir el año de

servicio.

 Realizar reinducción o inducción dirigida si es necesario.

 33

14 CONCLUSIONES

Todo colaborador nuevo debe recibir el programa de inducción, cuya finalidad

busca adaptar al nuevo colaborador a su puesto de trabajo de una manera amena y

cordial, facilitando el compromiso de este en su nuevo rol.

El proceso se debe realizar en un tiempo prudente, ni demasiado extenso ni muy

corto, lo suficientemente apropiado para que quede claridad al nuevo colaborador de lo

que se espera de él a través de sus funciones.

La inducción es un proceso de responsabilidad del área de gestión humana, pero

el jefe de área y director general deben involucrarse, ya que en definitiva son estos los

más interesados en que el acogimiento y entrenamiento del nuevo colaborador este

acorde con la misión, visión y estrategia del negocio.

El proceso debe ser evaluado en diferentes vías; una evaluación realizada al

nuevo colaborador, una evaluación realizada por el expositor o entrenador y una

evaluación realizada por el jefe de área o departamento. El resultado final se convierte

en insumo para la mejora de este proceso por parte del área de GTH.

Finalmente, la inducción es un momento de verdad para generar una motivación

significativa en el nuevo colaborador, de manera que impacte en el resultado esperado

de sus funciones.
 34

15 GLOSARIO

Colaborador: Persona que trabaja con otras en la realización de una tarea común

Lista de chequeo: es la herramienta más fácil de implementar y una de las más

efectivas para el control de los procesos. Lo más conveniente es que la lista se origine

del plan de seguimiento y medición de los procesos.

Descripción de puestos: Mondy y Noe, (1997): “la descripción de puestos es un

documento que proporciona información acerca de las tareas, deberes y

responsabilidades del puesto. Las cualidades mínimas aceptables que debe poseer una

persona con el fin de desarrollar un puesto específico se contienen en la especificación

del puesto”. http://www.mitecnologico.com/Main/DescripcionDelPuesto

Manual de inducción: El Manual de Inducción tiene como finalidad que cada

nuevo integrante de una empresa, conozca aspectos importantes de la misma tales como

su misión, su visión, sus funciones, los servicios que se ofrecen y las políticas de personal

que le afectarán etc., información que le servirá como base fundamental para que de esa

forma, se integre rápida y adecuadamente en la organización y con el personal que la

conforma, y así de inicio al desarrollo de sus actividades.

http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_flujo

Organigrama: es la representación gráfica de la estructura de una empresa u

organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las

personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y

competenciales de vigor en la organización. http://es.wikipedia.org/wiki/organigrama

Diagramas de Flujo: es una representación gráfica de un algoritmo o proceso.

Se utiliza en disciplinas como la programación, la economía, los procesos industriales y

 35

la psicología cognitiva. Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien definidos

que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución mediante

flechas que conectan los puntos de inicio y de término.

Competencias laborales: "Las competencias profesionales definen el ejercicio

eficaz de las capacidades que permiten el desempeño de una ocupación, respecto a los

niveles requeridos en el empleo. "Es algo más que el conocimiento técnico que hace

referencia al saber y al saber-hacer". El concepto de competencia engloba no sólo las

capacidades requeridas para el ejercicio de una actividad profesional, sino también un

conjunto de comportamientos, facultad de análisis, toma de decisiones, transmisión de

información, etc., considerados necesarios para el pleno desempeño de la ocupación.

http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/rh/no10/competencias%20laborale

s.html

Prospección: La prospección es una parte necesaria del proceso de la venta. Al

mismo tiempo, es una actividad que muchos vendedores no hacen correctamente.

Pero la buena prospección es una parte central de la gestión del vendedor, tan

importante como una buena presentación de ventas o una técnica de cierre ganadora.

http://www.gestiopolis.com/Canales4/Wald/99.htm

Instructivos: una serie de explicaciones e instrucciones que son agrupadas,

organizadas y expuestas de diferente manera para darle a un individuo la posibilidad de

actuar de acuerdo a cómo sea requerido para cada situación. El instructivo puede ser

muy variado de acuerdo al tipo de situación que se aplique.

http://www.definicionabc.com/general/instructivo.php

Reglamento Interior de Trabajo: es el conjunto de disposiciones obligatorias

para trabajadores y patrones en el desarrollo de los trabajos en una empresa o

 36

establecimiento. No son materia del reglamento las normas de orden técnico y

administrativo que formulen directamente las empresas para la ejecución de los trabajos.

http://www.mitecnologico.com/Main/ReglamentoInteriorDeTrabajo
 37

16 ANEXOS

FORMATO DE VERIFICACIÓN DE RECIBO MÚLTIPLE

Este formato tiene como objetivo, concertar por escrito el recibo de materiales,
herramientas o equipos que el nuevo colaborador requiere para el desempeño de sus
funciones.

El (la) señor (a) (ita) _____________________________________________Inicia sus

labores en nuestra empresa a partir del día ____ de ________________ del año
_________________ Ocupando el cargo de _______________________________, por
lo cual se le entregan los siguientes elementos de trabajo:

# Elemento SI NO Observaciones
1 Equipo de computo X Lap Top
2 Uniforme X
3 Equipo de comunicación móvil X Celular Smartphone
4 Vehículo X
5 Equipos especiales X
6 Herramientas especiales X
7 Archivos X
8 Llaves de acceso a oficina X
9 Claves de acceso a red de sistemas X
10 Claves de acceso a software X Software de facturación Nivel
administrativo
11 Útiles de oficina: Grapadora, X
perforadora, saca gancho, etc.
12 Muebles de oficina X Escritorio y silla gerencia, 2
sillas visitantes
13 Lookers X

Nombre: ____________________ Nombre: ___________________

Al firmar este documento, me comprometo como colaborador de la empresa Distribuidora

LAP a cuidar cada una de las pertenencias asignadas a mi cargo y en caso de mal uso
o perdida, a cancelar el monto de reparación o reposición del respectivo elemento en la
forma y tiempo que la empresa consideres.

Firma de aceptación del colaborador: _______________________________

 38

FORMATO DE EVALUACIÓN DE INDUCCIÓN EN EL PUESTO DE TRABAJO

Lista de cheque

La siguiente lista de cheque, se realiza con el propósito de verificar la realización de cada

una de las actividades definidas en el plan de inducción para los nuevos colaboradores.

Aplica Ejecutada
Actividad Observaciones
Definir el tiempo necesario para
poder brindar al nuevo empleado la
atención e información pertinente.
Entregar al empleado una agenda
con las fechas y horas para cada
actividad programada.
Explicar al nuevo empleado las
actividades programadas en la
inducción.
Indicar el lugar exacto donde va a
trabajar (puesto de trabajo) y entregar
los elementos necesarios.
Si el lugar de trabajo es compartido,
explicar que hacen las otras
personas.
Indicar el lugar exacto donde va a
trabajar (puesto de trabajo) y entregar
los elementos necesarios.
Entregar un inventario de los equipos,
materiales e información de los
cuales será responsable.
Explicar cuál es el manejo adecuado
del lugar de trabajo, equipos y
material.
Hacer entrega de las llaves que
pertenecen a su oficina si es el caso
o a su escritorio.
Dar a conocer el procedimiento para
solicitar los elementos de oficina
cuando lo requiera.
Entregar una lista con nombre, cargo,
ubicación y extensión de las personas
que trabajan en la dependencia.
Presentar a las personas de la
dependencia con quienes tendrá que
trabajar.
Explicar las normas y políticas
 39

establecidas en la dependencia.
Indicar el horario de trabajo.
Explicar al empleado como funciona
el sistema telefónico de la empresa
(prefijo llamada externa- Traspaso de
llamadas etc.)
Brindarle información acerca de la
adecuada atención al cliente tanto
interno como externo.
Explicar cuál es el conducto regular
para tratar asuntos laborares y
personales.
Dar la información necesaria de qué
procedimiento debe realizar en el
caso de un daño o mal
funcionamiento de los equipos que
están bajo su responsabilidad.
Asignar una cuenta de Correo
Electrónico o Internet si lo requiere y
explicar cuál debe ser el adecuado
manejo.
Asignar claves de acceso a sistemas
de información si es necesario.
Presentar a los empleados de otras
áreas con las que va a tener que
entenderse para el desarrollo de su
trabajo.
Dar a conocer y explicar las funciones
que desarrollará el nuevo empleado.
Designar un compañero de trabajo
como tutor en el proceso de
adaptación al cargo.

Nombre y firma del Jefe inmediato Nombre y firma del colaborador

Fecha de finalización de la inducción:

 40

17 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Samierto G. J. C. (2015). Manual de inducción LAP SAS. Edoc.site. Recuperado

de https://edoc.site/manual-de-induccion-lap-distribuciones-pdf-free.html

Lopez Torres, M. DJ (2014). Actualización e implementación del manual de

inducción y descripción de puestos con procedimientos en corporativa de servicios

profesionales s.a. De c.v. Instituto Técnico de Colima. Recuperado de

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Chiavenato, I. (2007). ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS: El capital

humano de las organizaciones. Octava edición. Recuperado de https://goo.gl/WDsoZR

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Laborales SENA. Recuperado de https://goo.gl/14CRMu

Alles, M. (2016). Dirección estratégica de recursos humanos: gestión por

competencias. Vol. 1 (3a. ed.). Ediciones Granica. Recuperado de ProQuest Ebook

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Centro de investigaciones bilógicas del norte (2018). Taller de descripción de

puestos. Metodología HayGroup. Recuperado de https://goo.gl/ExHfxG

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Halles, M. (2015). Diccionario de competencias: las 60 competencias más

utilizadas en gestión por competencias. La trilogía. Tomo 1 (2a. ed.). recuperado de

http://ebookcentral.proquest.com
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Normas de competencias laborales según ocupaciones del sector. Recuperado de

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Max, J. T (2015). 120 descripciones de puestos. Outsmax Consultores S.A.

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competencias. vol. 1 (3a. ed.). Retrieved from http://ebookcentral.proquest.com

Alles, M. A. (2016). Dirección estratégica de recursos humanos. vol. 2: casos (4a.

ed.). Retrieved from http://ebookcentral.proquest.com