Caso Práctico: Clase 1.

Enunciado

Karen Daniela Bolaños Mosquera

Jaime Ávila Álvarez Claustro

Project Management Office

2024

Solución al caso práctico

Pregunta 1. Según los comentarios que realizaron los distintos interesados, ¿cuáles han

sido las principales causas que explican el fracaso de los proyectos de la organización?

R// Teniendo en cuenta la teoría académica, las fallas que se pueden identificar con base en

los cometarios de los interesados (jefe de proyectos y cliente), son:

1. Falta de apoyo de la dirección. Los comentarios del jefe de proyectos, ponen en

evidencia la falta de compromiso del director con el proyecto. La autorización de este

último se convierte en un punto clave de avance o retraso a los procesos del proyecto.

Además, se infiere por los mismos comentarios del jefe de proyectos, que también está

poco involucrado en asistir a las reuniones de seguimiento del proyecto.

2. Baja participación del usuario. Se evidencia esta falla al exponer la baja participación

en las reuniones de seguimiento, que además puede estar en estrecha relación a otra

causa principal explicada mas adelante.

3. Competencia de recursos. Al existir la necesidad de un experto en un tema específico,

pero encomendar el rol a alguien en periodo de prácticas, da a entender que existe un

problema en la disponibilidad de los recursos, o falta de recursos económicos para

suplir este requerimiento. A su vez, se podría inferir una mala planificación y/o control

de los recursos.

Según un reporte hecho por la Online Business School (OBS), podemos incluir, además,

una falla adicional que recoge los comentarios del cliente:

4. Fallos de comunicación. Los comentarios del cliente se enfocan principalmente a que

no existe un canal de comunicación activo entre las partes. Inevitablemente, se sobre

seguimiento por tanto se han tomado decisiones importantes excluyéndolo. Como

resultado, la calidad del proyecto y del producto, pueden verse muy afectados.

Textos de referencia: (OBS, 2022) (Asturias: Red de universidades virtuales Iberoamericanas,

2005)

Pregunta 2. ¿Qué estructura organizativa sería la más adecuada para implantar la PMO

teniendo en cuenta la distribución actual de funciones y la elevada resistencia al cambio prevista?

R// Teniendo en cuenta la cultura organizacional (que involucra los departamento existentes

y el deseo que crear más), además de los resultados obtenidos por la consultora externa, considero

que el mejor modelo de estructura organizativa para esta empresa es la matricial fuerte. Esta

estructura les permitiría al/los jefe/s de proyecto, tener mayor libertad en la gestión, además de

darles mayor autonomía, que ayudaría a reducir el porcentaje de fracaso en los proyectos. Por otro

lado, al ser un tipo de estructura que conserva departamentos funcionales, permite mantener la

estructura trayendo un menor impacto en la implementación del PMO, permitiendo mejor

adaptabilidad al proceso de cambios.

Pregunta 3. ¿Qué acciones tomarías para minimizar la resistencia al cambio que tanto

preocupa al Comité de Dirección?

R// Una vez se realice el proceso de planificación para la introducción de la PMO a la

empresa (se cuente con plena certeza de cómo se llevara a cabo), lo siguiente es evitar ocultar a los

trabajadores esta implementación; se debe dar a conocer este cambio que se quiere hacer. Para

lograr comunicar la importancia de implementar una PMO en la empresa, es importante tener en

cuenta los puntos de una comunicación efectiva; transmitiendo los puntos importantes, evitando
ondear en detalles. Mientras se da a conocer la noticia a los trabajadores, se debe considerar abrir un

espacio de aclaración de dudas, donde se aclaren las inquietudes desde la empatía (Instituto

Europeo De Posgrado, 2018). La implementación de una PMO es muy beneficiosa para la empresa

como para los empleados, pero trae consigo muchos cambios que deben ser planificados y deben ser

comunicados a los interesados a medida que avancen las etapas que implican implementar una

oficina de proyectos (Instituto Europeo De Posgrado, 2017).

Pregunta 4. ¿Qué argumentos utilizarías para convencer al resto de trabajadores de la

necesidad de una PMO en la empresa?

R// Partiría de los hechos, es importante acompañar el discurso con datos reales que

sustenten la idea del cambio y porque se debe mejorar los procesos implementando una oficina de

proyectos, para ellos, utilizaría las estadísticas de los resultados hallados por la consultor externa.

Luego de exponer los problemas, expondría los beneficios que acarrea el contar con una

PMO en la empresa:

- Definir roles y responsabilidades. Existen casos en los que no está claro las funciones

de los operarios, ocasionando que se crucen los trabajos de más de un trabajador.

- Mejor comunicación entre áreas. Como uno de los principales proyectos con el cliente,

es imprescindible involucrar un sistema de mejora de las comunicaciones.

- Estandarización de procesos. Los trabajadores tendrán guías precisas de trabajo que

minimiza errores y malos entendidos en la realización de sus procesos.

- Auditoria. Seguimiento y control de los procesos que verifican que los procesos

estandarizados se lleven con eficiencia y se corrijan los errores que se encuentren.

Es importante tener en cuenta la estructura organizacional de las empresas donde se

desarrollan los proyectos, así como la cultura de la organización. El estudio de esta unidad nos invita

a conocer el espacio donde trabajamos o aspiramos, con el objetivo de comprender las decisiones que

se han tomado en el pasado y analizar opciones para mejorar los procesos. Las oficinas de proyectos

son estrategias de gestión, control y seguimiento que apoyan a las empresas en el desarrollo e

implementación de ideas, sin embargo, no todas las empresas requieren contar con una, por lo que

empieza a tener sentido la primera idea de este párrafo.

Ahora bien, La unidad nos permite comprender que si bien las PMO son un gran apoyo, su

implementación requiere del desarrollo meticuloso de su implementación, pues implica grandes

cambios. Su beneficio es alto y los riesgos de cambios que implica incorpórala también. De ahí la

importancia de conocer los beneficios de tenerla y los riesgo de no hacerlo.

(Project Management Institute, Inc., 2017; Project Management Intitute, 2021)

Asturias: Red de universidades virtuales Iberoamericanas. (2005). La gestion de proyectos en las

organizaciones (Vol. 3).

Instituto Europeo De Posgrado. (2017). Seguimiento y control del trabajo del proyecto. Seguimiento

de Proyectos.

Instituto Europeo De Posgrado. (2018). Gestionar y Controlar el Compromiso de los Interesados.

OBS. (2022). Las principales causas de fracaso de los proyectos. Online Business School.

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Las_principales_causas_fracaso_proyectos.pdf

Project Management Institute, Inc. (2017). Guía de los fundamentos para la direccion de proyectos

(Guía del PMBOK) (6th ed.).

Project Management Intitute. (2021). El estándar para la dirección de proyectos e Guía de los

fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK). Guía del PMBOK (7th ed.).