SINTESIS 4.

INDICADORES DE GESTION

Propósitos de la Medición
• Basar la gestión organizacional en datos y hechos.
• Crear una cultura de medición y mejoramiento.
• Agregar valor al proceso de toma de decisiones en la institución.
• Valorizar los factores determinantes para obtener éxito.
• Establecer criterios de comparación con el mejor.
• Analizar el cumplimiento en planes, objetivos, metas y resultados.
• Brindar información para analizar la eficacia, la eficiencia y efectividad. Propósitos de la Medición
• Basar la gestión organizacional en datos y hechos. • Crear una cultura de medición y mejoramiento.
• Agregar valor al proceso de toma de decisiones en la institución.
• Valorizar los factores determinantes para obtener éxito.
• Establecer criterios de comparación con el mejor.
• Analizar el cumplimiento en planes, objetivos, metas y resultados.
• Brindar información para analizar la eficacia, la eficiencia y efectividad.

¿Qué debemos medir?

Capital intangible (Talento humano, cultura y conocimiento) que impacte en la Productividad de los Procesos.
Genera valor

AGREGA VALOR: Actividades claves de los Procesos que siendo eficientes y eficaces (productividad) Influyan en el
incremento de la fidelización y Satisfacción del Beneficiario

CREA VALOR: Resultados Financieros que apoyados en la productividad y Satisfacción del beneficiario Influyan en la
Sostenibilidad Empresarial

NIVELES DE MEDICION

INDICADORES DE GESTION
Una relación expresada numéricamente o en forma de concepto, sobre el grado de eficiencia o eficacia de las
operaciones de la entidad, un proceso, una dependencia, un área o un cargo.
Los indicadores de gestión se convierten en los signos vitales de la organización, y su continuo monitoreo permite
establecer las condiciones e identificar los diversos síntomas que se derivan del desarrollo normal de las actividades.

Son factores para establecer el logro y el cumplimiento de la misión, visión, objetivos y metas de un determinado
proceso.

EFICACIA: LOGRO
Es la capacidad para lograr los resultados guardando relación con los objetivos y metas planteadas, en un período de
tiempo determinado. Esta se mide en relación con los productos y servicios ofrecidos una vez concluidos.

GESTION DE RECURSOS: Es la maximización de los insumos empleados para generar productos o servicios; ya sea
que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores resultados o que con resultados iguales o constantes se
ejecuten menores recursos. Es decir, mide la manera en que los recursos e insumos se convierten económicamente
en resultados o productos.

 Medir la productividad de los procesos misionales y de apoyo en relación con el recurso utilizado frente al
servicio prestado o la actividad desarrollada.
 Establecer el nivel óptimo en la utilización de los recursos para el logro de objetivos previstos.
 Determinar si la cobertura alcanzada en la prestación del servicio, alcanzó las metas establecidas al mínimo
costo.

EFECTIVIDAD: IMPACTO
La efectividad ha sido definida como el grado en que se logran los objetivos y se satisface la necesidad o se resuelve
el problema para el cual fue creado el plan, programa o proyecto, y el nivel de impacto de las actividades que se
desarrollan frente a los objetivos planteados.

TIPOS DE PLANIFICACION:

Metodología para establecimiento de indicadores de Gestión:

1. Identificar el producto de proceso y los factores claves del proceso para alcanzar el producto

2. Contar con objetivos

3. Definir los indicadores para los factores claves del éxito

4. Determinar status, umbral y rango de gestión

5. Diseñar la medición

6. Determinar y asignar recursos

7. Medir y ajustar

8. Estandarizar y formalizar

9. Mantener en uso y mejorar continuamente

1. Identificar el producto del proceso; factores claves del proceso para alcanzar el producto

2. Contar con objetivos y estrategias: Un objetivo bien formulado es aquel que permite identificar de
manera precisa el resultado que se pretende alcanzar, eliminando al máximo la posibilidad de interpretaciones
subjetivas. Un objetivo bien planteado se escribe en infinitivo: 1. ACCIÓN = VERBO EN INFINITIVO ESPECIFICO Como
característica cada verbo debe tener una representación verbal que permita su operacionalización.

3. Establecer Indicadores para cada factor crítico de éxito:

• Es necesario establecer unos indicadores que nos permitan hacer el monitoreo de la gestión en todas sus etapas.

• Se recomienda no tener más de dos indicadores por objetivo.

4. Determinar, para cada indicador el estado, umbral y rango de gestión:

• Estado: Corresponde al valor inicial o actual del indicador, cuando no se conoce este valor no Aplica.

• Umbral: El valor del indicador que se quiere llegar o mantener.

• Rango de gestión: Son los valores mínimos y máximos que puede tomar el indicador

Los rangos de tolerancia: Las señales de alarma permiten monitorear la gestión y determinar cuando hay variación
frente al rango de tolerancia. Esto conlleva a: • Analizar las variaciones • Implementar medidas correctivas Se
definen utilizando la metáfora del semáforo:

Rojo : niveles graves del indicador. Señal de aplicar correctivos urgentes - Crítico.

Amarillo: niveles preocupantes del indicador. Revisión de políticas – Aceptable.

Verde: se ha alcanzado el estándar del indicador o se está muy cerca de hacerlo. Señal de cumplimiento –
Satisfactorio.
5. Diseñar la medición:
• Determinar las fuentes de información, frecuencias de medición, presentación de la información, asignar
responsable de la recolección, tabulación análisis y presentación.

Características de los indicadores:

a. Nombre del indicador Nombre completo del indicador

b. Tipo de Indicador Estratégicos, Tácticos, Operativos, Frontera o Compartidos. Eficacia, Eficiencia, Efectividad

c. Definición del indicador Es la explicación breve de lo qué mide el indicador y cual es su propósito.

d. Unidad de medida del indicador Hace referencia a las unidades en que se mide el indicador en el sistema
Internacional; puede tratarse de Metros, Pies Cúbicos, entre otros.

e. Definición de las variables del indicador Se describe cada una de las variables que incide directamente en el valor
del indicador y que están incluidas en la fórmula del indicador.

f. Fórmula para su cálculo Es la expresión matemática mediante la cual se calcula el indicador. Esta fórmula deberá
contener las variables que inciden directamente en el resultado del indicador.

g. Fuente de los datos Nombre de entidades encargadas de la producción de información que puede ser empleada
como insumo para la construcción del indicador

h. Periodicidad de los datos Frecuencia con que la que se obtiene la información sea esta anual, semestral, mensual,
entre otros.

i Responsable del indicador Se definen los responsables para: Establecer la meta, gestionar la meta, reportar datos y
consolidar y procesar la información.

j. Forma de presentación de los resultados Se detalla como es la forma y datos mínimos que deben presentarse y la
instancia de presentación.

k. Actividades Mínimas para el cumplimiento de la meta relacionada con el indicador Presenta las actividades
mínimas que se deben desarrollar para alcanzar la meta del indicador. Se pueden considerar como etapas en el
marco de un proceso.

6. Determinar y asignar los recursos

Lo ideal es que se cree la cultura de la medición por quien ejecuta el trabajo y estos sean los primeros beneficiarios
de la información recolectada.

• Al principio se aconseja de un acompañamiento para crear la cultura de la medición y autocontrol

7. Medir probar y ajustar el sistema de indicadores de gestión:

 • Un sistema de indicadores de gestión por lo general no se logra en la primera vez sino después de una serie de
cambios como son:

• Poseer datos de uno varios periodos

• Evaluar la eficacia del indicador

• Revisar valores y rangos

• Confiabilidad de las fuentes de información

• Proceso de toma y presentación de la información

• Frecuencia de la toma de la información

• Destinatario de la información

• Análisis de los datos y registro de acciones tomadas

8. Estandarizar y formalizar:

• Consiste en el proceso de especificación completa, documentación y divulgación es cuando se desarrolla y queda

en limpio la hoja de vida, cartillas o manuales de indicadores de gestión de la organización.

9. Mantener y mejorar continuamente:

• Como los sectores del negocio son dinámicos, las organizaciones deben tener presente que los indicadores deben
ser revisados a la par con los objetivos, estrategias y los procesos de la empresa, para mantenerlos vigentes.