ADMINISTRACIÓN DE INVENYTARIOS

CONCEPTOS BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE

INVENTARIO
Los inventarios se crean por la necesidad de mantener las operaciones de
compras, fabricación, mantenimiento y distribución separadas,
independientemente unas de otras. Por muy perfecta que parezca la planificación,
siempre habrá interrupciones en la cadena de suministros y es aquí
específicamente donde los inventarios cumplen su función, es decir, servir de
colchón o amortiguador para garantizar la continuidad de las operaciones que
requieran la utilización de los diferentes materiales que se tienen almacenados.
Un inventario es la existencia de algún bien mantenido bajo resguardo para su
utilización o venta en el futuro. En los sistemas de producción se habla
fundamentalmente de cuatro tipos de inventario:
1. Materias primas.
2. Productos en proceso.
3. Productos terminados.
4. Materiales MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones).
El propósito de tener inventarios se puede resumir de la siguiente manera:
Garantizar el suministro de forma oportuna, aumentar la eficiencia de compras y
operaciones, y como medida temporal para disponer de los materiales necesarios
en ocasiones especiales como es el caso de las paradas de planta y proyectos en
general. El inventario es una inversión que se hace para minimizar el riesgo de
costos o pérdidas potenciales.
La administración del inventario consiste en mantener disponibles estos bienes al
momento de requerir su uso o venta, basada en políticas que permitan decidir
cuándo y en cuánto reabastecer el inventario.
La administración de inventarios se rige por los siguientes pasos:
1. Formular un modelo matemático que describe el comportamiento del
sistema de inventarios.
2. Buscar una política óptima de inventarios respecto a este modelo.
3. Usar un sistema de procesamiento de información para mantener un
registro de los niveles de inventario actuales.
4. Usar este registro de niveles actuales de inventario y aplicar la política de
inventario óptimo para indicar cuándo y cuánto reabastecer el inventario.
CÓMO UNA GESTIÓN INEFICAZ DEL INVENTARIO LE PONE
EN DESVENTAJA
Normalmente, el inventario es uno de los activos más grandes que posee una
compañía y es por ello que la mala gestión de este activo es uno de los principales
motivos por los que fracasan las empresas.
Una gestión ineficaz del inventario puede reducir la rentabilidad de varias
maneras:
1. Cuando hay demasiadas existencias. Tener más existencias disponibles de
las que necesita puede salirle muy caro. Aumentarán los gastos por el
espacio que ocupan en el almacén, que no son pocos, y los artículos
perecederos podrían echarse a perder antes de que consiga venderlos.
2. Cuando el plazo es demasiado largo. Mantenerse a la cabeza en la curva
de las tendencias comerciales le permite aumentar los ingresos con los
artículos de moda que los clientes quieren en un determinado momento. Si
se adapta con lentitud a los cambios del mercado, los clientes los buscarán
en otro sitio y perderá cuota de mercado.
3. Cuando no hay existencias suficientes. Los clientes se irán a comprar a otro
sitio si usted no tiene en stock lo que buscan. Y perder ventas no es lo peor
que le puede pasar: si le ocurre a menudo, puede llegar a perder a los
clientes.

VENTAJAS DE UNA GESTIÓN EFICAZ DEL INVENTARIO DE

ACTIVOS
Si invierte en un sistema de gestión de inventarios, puede obtener un excelente
ROI. Este sistema no solo le ayudará a hacer llegar a los clientes los productos
que buscan, sino que puede proporcionarle valiosos conocimientos que le
permitirán hacer los pedidos de inventario adecuados en el momento oportuno y
en las cantidades apropiadas.
Estos son algunos ejemplos de las ventajas que brinda una buena gestión de
inventarios:
Reducción de costes
Pida la cantidad adecuada de inventario en el momento oportuno para no pasarse
ni quedarse corto.
Optimización de la mano de obra
Mejore la productividad y desperdicie menos tiempo buscando artículos o
haciendo el seguimiento manualmente.
Ahorro de espacio
Unas existencias bien gestionadas se traducen en unos almacenes más eficientes
y organizados.
Clientes más felices
Los pedidos se envían más rápido y con menos errores, lo que aumenta la
satisfacción de los clientes y le permite mantener los acuerdos de nivel de servicio.

CATEGORÍA DE INVENTARIOS
¿CUÁLES SON LOS TIPOS DE INVENTARIOS QUE HAY?
La búsqueda por mejorar la logística empresarial muchas veces se encuentra en
la manera en que una empresa gestiona sus recursos. Hablando específicamente
de la forma en que un negocio lleva su inventario, al existir varios modelos de esta
actividad, muchas organizaciones suelen apegarse a uno solo, cuando podrían
implementar varios tipos de inventario para mantener un mayor control.

Casi todas las empresas cuentan con un modelo de inventario para determinar
con qué tantos recursos cuentan. Aunque, casi nadie se pregunta qué es
exactamente la palabra “inventario”. En sí, por definición se trata del “asiento de
los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con
orden y precisión”.

Pero en términos empresariales, se define como la contabilidad de artículos,

componentes y materias primas que un negocio utiliza en la producción para
comercializarlo. La gestión de este elemento para asegurarse de tener suficiente
stock disponible y para identificar cuándo hay escasez es de gran importancia
para mantener una buena logística empresarial.
Al mantener materiales en existencia, tanto los minoristas como los fabricantes
pueden seguir vendiendo o fabricando artículos. El inventario es un activo
imprescindible para la mayoría de las empresas. Sin embargo, no trabajar con el o
los tipos de inventarios adecuados puede no permitir que la empresa administre
sus recursos de la forma más efectiva.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE ELEGIR EL TIPO DE

INVENTARIO ADECUADO?
El control de inventario ayuda a las empresas a comprar la cantidad adecuada de
materiales en el momento adecuado. También llamado control de existencias, este
proceso ayuda a optimizar los niveles de stock, reduce los costos de
almacenamiento y evita el desabastecimiento.
Para muchas empresas, el inventario físico es su mayor gasto. Gestionar
adecuadamente este gasto podría significar la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Pregúntate si las transferencias de inventario entre ubicaciones se registran de
manera rápida, fácil y precisa. Tu respuesta revelará mucho sobre qué tan bien
está funcionando la logística empresarial de tu organización.

Cuando se trata de oferta y demanda, existen diferentes tipos de inventarios que

los propietarios y gerentes de negocios deben conocer. Comprender estos
diversos modelos puede ayudarte a administrar, planificar y presupuestar mejor.
Entonces podrás satisfacer la demanda y prosperar en el mercado.

LOS TIPOS DE INVENTARIO QUE EXISTEN

Según el momento en el que se hacen
1. Inventario inicial
Este será uno de los tipos de inventarios que realizarás al principio de la
producción y al inicio del año fiscal. En él se deben registrar todos elementos de la
empresa, ya que hará visible el saldo total de la empresa antes de comenzar la
etapa de adquisición de recursos, de producción o de que se venda el stock en
existencia. Gracias a este tipo de inventario se pueden ver las ganancias y
pérdidas con mayor claridad.
2. Inventario final
¿Quieres saber el estado final de la situación económica de tu empresa? Como su
nombre lo dice, este tipo de inventario generalmente se ejecuta al final del año
fiscal, y sirve para realizar un conteo físico de los productos, que después son
analizados para calcular su valor. Lo que ayuda a mantener un control sobre
la logística empresarial.
Según la periodicidad con la que se realizan
3. Inventario intermitente
Cuando requieres conocer la cantidad de capital, materiales y
mercancía actual, pero la fecha para el siguiente inventario es
algo lejana, la opción intermitente es muy buena opción. Te
permite realizar la verificación de recursos cuando sea necesario,
aunque no lo podrás agregar en la contabilidad del inventario
permanente.

4. Inventario perpetuo
Si lo que buscas es tener un mayor control en tu logística
empresarial, este es uno de los tipos de inventarios que deberías
elegir. Ya que permite mantener un orden más continuo sobre la
disponibilidad de stock en almacén, te ayuda a generar un registro
detallado de cada importe y la cantidad de productos que tiene la
empresa.

5. Inventario periódico
Puede llevarse a cabo ya sea cada mes, cada seis meses o cada
año. Este inventario permite que la empresa conozca el stock
exacto que tiene y el costo de las ventas. Para esto se suman
las compras realizadas al inicio, y después se resta en el inventario
final.

Según la fase de producción en la que se encuentren

6. Inventario de materias primas

Este inventario se puede complementar con el inicial, ya que hace
un conteo y registro de todos los materiales que se utilizarán para
elaborar los productos finales. Claro que para realizarlo habrá que
tener el plan de ventas bien trazado y así confirmar la cantidad de
mercancía que se producirá. Así mantendrás una logística
empresarial más controlada.

7. Inventario de productos en etapa de fabricación

Para la siguiente etapa tenemos un inventario sencillo que

monitorea la cantidad de productos que se están fabricando en el
momento.

8. Inventario de productos terminados

Al tener la mercancía ya terminada, ésta podrá entrar al inventario

de productos terminados para comenzar a ser comercializada.

Según la función que quieres que se desempeñe

9. Inventario en tránsito

Este es uno de los tipos de inventarios que complementan muy

bien al departamento de compras. En él se podrán observar todos
los materiales que ya fueron comprados y que están por
entregarse.
10. Inventario de ciclo

¿Qué sucedería si la cantidad de mercancía es mayor a la

esperada? Esta clase de situaciones se dan cuando no llega un
camión, cuando hay sobreproducción, o incluso cuando se ha
calculado mal y se han adquirido más recursos de los necesarios.
En este caso el inventario de ciclo ayuda a controlar el exceso.

11. Inventario de seguridad

Para prevenir cualquier emergencia este tipo de inventario permite

contabilizar los bienes que la empresa tenga almacenados, o bien,
calcular la cantidad de materiales que se podrían reservar para
evitar las pausas durante posibles incidentes.

12. Inventario de desacoplamiento

En caso de que quieras evitar el empalme de procesos, este tipo

de inventario será el ideal, ya que ayuda a coordinar cada uno para
que no se realicen al mismo tiempo.

Según el punto de vista logístico

13. Inventario de existencias para especulación

¿Pronto será temporada alta de alguno de tus productos? Este

sistema de control te será de ayuda para poder contabilizar la
cantidad de productos y materias primas que hay y determinar si
se puede aumentar la producción, o no.

14. Inventario de existencias obsoletas

Tener un control sobre los productos mermados también es

importante para tener una logística empresarial balanceada. Este
es uno de los tipos de inventarios necesarios para monitorear las
pérdidas, la mercancía obsoleta y los productos no vendidos.

15. Inventario de previsión

Similar al anterior, este modelo funciona muy bien en momentos

de gran demanda de un producto en específico. Con él se puede
mantener una cantidad de mercancía que evite la escasez dentro
de la logística empresarial.
Otros tipos de inventarios

16. Inventario físico

El más común y utilizado por casi todas las empresas, se trata de

enlistar todos los bienes empresariales.

17. Inventario mínimo

Si requieres establecer la cantidad mínima de productos con el

que tu negocio podría subsistir sin arriesgar el proceso y las
ventas, este inventario te ayudará a calcularlo.

18. Inventario máximo

Al igual que el modelo anterior, en este inventario se realiza la

operación contraria. Es ideal para calcular la cantidad máxima de
productos que se pueden almacenar sin generar merma y
pérdidas.

19. Inventario agregado

En algunas ocasiones tu empresa se verá bajo el efecto del alto

costo de cierta mercancía, este es uno de los tipos de
inventarios que podrían minimizar el impacto al agrupar cada
producto de acuerdo con su jerarquía económica.

20. Inventario en línea

Dentro de la logística empresarial, este inventario permite contar

la mercancía que está a punto de ser procesada en cada línea de
producción. Así podrás comenzar a planear los tiempos de salida y
distribución.

21. Inventario en cuarentena

Cuando necesites mantener varios lotes de mercancía en tiempo

de reserva en el almacén, antes de que se distribuyan y sean
vendidos, este modelo de inventario será ideal para contarlos y
tenerlos registrados.
Ahora que ya conoces cada uno de los tipos de inventarios que
existen, puedes crear tu propio sistema de control. Elige los
modelos que mejor encajen en tus procesos y complementa tu
producción con un sistema de gestión de recursos. Este tipo de
herramientas te permitirá automatizar el registro de productos y
monitorear profundamente cada fase de fabricación, distribución y
venta.
Asimismo, puedes apoyarte de alguna plantilla como
nuestro Formato en Excel para Control de Inventarios para
mejorar la logística empresarial de tu negocio

CONTROL DE INVENTARIO
CONTROL DE INVENTARIOS

El control de inventario consiste en conocer el estado de la

mercancía de una compañía, incluyendo materias primas,
productos semielaborados y productos terminados.

Hay empresas que les basta con realizar un control periódico de

sus referencias. No obstante, otras necesitan una gestión del
stock mucho más extensa, pues disponen de procesos de
producción, mayor rotación de productos y devoluciones de los
clientes (lo que se conoce como logística inversa). Sea cual sea
el caso, el control de inventario es una actividad clave para lograr
una mayor rentabilidad.

En este artículo veremos qué es el control de inventario, por qué

es tan necesario ahora que las empresas gestionan un número
creciente de referencias y cómo debe implementarse.

¿Qué es el control de
inventario?
El control de inventario engloba
un conjunto de procesos y
métodos destinados
a supervisar el stock de una
compañía. Al conocerse en
detalle toda la mercancía de una empresa, se pueden planificar y
organizar mejor sus flujos y operativas.

Dentro del control de inventario se incluiría la gestión de

existencias, que consiste en registrar la adquisición y
comercialización de los productos. Una compañía ha de contar
con un mínimo de stock para prestar un servicio y ha de
determinar su punto de pedido, que es el momento en el que debe
lanzarse la orden de reabastecimiento.

De esta forma, se puede hacer un balance entre los artículos que

entran y salen del almacén con el fin de conocer su
disponibilidad. El control del inventario obliga a tener en cuenta
las fluctuaciones de la demanda, el lead time y el funcionamiento
del negocio para definir la cantidad de productos que se necesitan
para atender correctamente al cliente.

¿Cómo hacer un control de inventario?

El control de inventario es un proceso que puede llevarse a cabo
de tres modos distintos:

 Papel o manual. Los operarios tienen una lista del catálogo

de productos, recorren el almacén comprobando el número
de artículos disponibles de cada referencia y, acto seguido,
anotan esa cifra en el papel. El inconveniente de este método
de trabajo es que se pueden cometer errores, por lo que
resulta viable únicamente para pequeñas empresas con unos
niveles de stock y de rotación mínimos.
 Excel. Con este programa, se pueden hacer listas de los
artículos del almacén. A diferencia del papel, Microsoft
Excel dispone de plantillas específicas para hacer
inventarios e incluso se pueden recoger los datos
directamente de los lectores de códigos de barras. Sin
embargo, prácticamente todo el proceso de introducción de
datos es manual, por lo que la probabilidad de que se
produzcan errores es bastante elevada.
 Sistema de gestión de almacenes. Queda claro que realizar
el control de inventario de forma manual resulta agotador y
el riesgo de error es muy alto. En cambio, como Easy WMS
de Mecalux, suprime el papel, agiliza el control de inventario
y erradica los errores. Este software controla todas las
entradas y salidas de los productos, por lo que puede llevar
un control íntegro y seguro de los procesos que supera cada
artículo.