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Importancia de la aplicación de la digitalización en procesos administrativos

Amy Jimena Peralta Aranda

Andrea Lizbet Castromonte Medina

Arnold Fernando Espinoza Cuevas

Astrid Noelia Márquez Padilla

Julio Cesar Mandujano Santamaria

Ronal Junior Loarte Chinchay

Universidad Nacional Santiago Antúnez de Mayolo

Facultad de ciencias

Escuela profesional de ingeniería de sistemas e informática

Taller de comunicación oral y escrita

Mag. Violeta Mercedes Machaca Cano

Diciembre del 2023

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Dedicatoria

Dedicamos esta monografía a quienes han sido nuestros pilares fundamentales en nuestra

trayectoria académica y personal. A nuestros padres, cuyo amor incondicional y sacrificio han

sido la luz que nos guio en cada paso de este camino. Su ejemplo de tenacidad y dedicación han

sido nuestra mayor inspiración.

Finalmente, dedicamos este logro a nosotros mismos, como recordatorio de que la

perseverancia y la dedicación son elementos claves en la consecución de meta. Que esta

monografía sirva como testimonio de nuestro compromiso con el aprendizaje y excelencia

académica.
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Agradecimiento

Agradecemos a nuestros profesores, cuya sabiduría y orientación han moldeado nuestros

pensamientos y nos han brindado las herramientas necesarias para enfrentar los desafíos

académicos. En especial al profesor Julio Medina Rafaile de Tópicos a la Ingeniería de Sistemas

que fue el que nos inspiró en tratar este tema en la monografía.

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Tabla de contenido

Página

Introducción..................................................................................................................... 5

Resumen........................................................................................................................... 7

Abstrac............................................................................................................................. 9

Análisis de la problemática.............................................................................................. 11

Importancia de la digitalización....................................................................................... 12

Selección de herramientas y tecnologías adecuadas........................................................ 14

Diagrama de flujos como conocimiento previo para la digitalización............................. 16

Diseño de los flujos de trabajos digitales mediante diagramas de flujo........................... 19

Implementación de la digitalización................................................................................. 23

Ventajas de la digitalización de procesos administrativos................................................ 25

Conclusiones..................................................................................................................... 27

Referencias........................................................................................................................ 29
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Introducción

Vivimos en una era marcada por rápidos avances tecnológicos que están redefiniendo la

forma en que interactuamos con el mundo que nos rodea. La Transformación Digital, un fenómeno

omnipresente, ha permeado todos los aspectos de la sociedad, desde la manera en que nos

comunicamos hasta cómo las empresas gestionan sus operaciones. En este contexto, la gestión

administrativa no es una excepción; sin embargo, la adopción de estas innovaciones digitales en

este ámbito presenta desafíos únicos y oportunidades igualmente excepcionales.

Esta monografía se sumerge en el corazón de la Transformación Digital, explorando cómo

las organizaciones, desde pequeñas empresas hasta instituciones gubernamentales, pueden abrazar

y adaptarse a las demandas de la era digital en sus prácticas administrativas. A través de un análisis

detallado, se examinarán las herramientas, estrategias y beneficios asociados con la digitalización

de procesos, destacando la necesidad crítica de esta transición en un mundo cada vez más

interconectado.

Objetivos:

El objetivo central de este análisis es proporcionar una visión holística de la

Transformación Digital en la gestión administrativa. Se buscan alcanzar los siguientes objetivos:

Explorar el Panorama Digital:

Comprender el contexto en el que las organizaciones operan en la era digital y cómo este

contexto influye en la gestión administrativa.

Identificar Desafíos y Oportunidades:

Analizar los desafíos específicos que enfrentan las organizaciones al adoptar la

Transformación Digital y destacar las oportunidades que se presentan en este proceso.

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Seleccionar Herramientas Apropiadas:

Examinar las herramientas y tecnologías clave que facilitan la transición digital y mejorar la

eficiencia administrativa.

Abordar Implicaciones Organizacionales:

Entender cómo la Transformación Digital afecta la estructura y cultura organizacional, y cómo

estas adaptaciones son cruciales para el éxito.

Evaluar Impactos y Beneficios:

Medir y comunicar los impactos positivos que la digitalización puede tener en términos de

eficiencia, rentabilidad y satisfacción del cliente.

Importancia de la Transformación Digital:

La Transformación Digital no es simplemente un cambio tecnológico, sino una revolución

en la forma en que las organizaciones abordan la gestión administrativa. Se profundizará en por

qué esta transformación es imperativa para la supervivencia y el crecimiento, examinando estudios

de casos que destacan el éxito derivado de la adopción proactiva de la tecnología.

Perspectiva Global y Local:

Este análisis se desarrollará con una perspectiva que abarca tanto contextos globales como

locales. Si bien se explorarán tendencias y prácticas internacionales, también se prestará atención

a la adaptación de estas tendencias en entornos locales, considerando factores culturales y

económicos que influyen en la adopción de la Transformación Digital en la gestión administrativa.

Este preámbulo establece la base para un análisis detallado de la Transformación Digital,

destacando su urgencia, sus complejidades y su capacidad transformadora en el ámbito de la

gestión administrativa.
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Resumen

Este texto destaca la importancia de la digitalización en la actualidad para adaptarse a los

cambios, mejorar la eficiencia organizacional y evitar tiempos de espera innecesarios. Se plantea

la pregunta de cómo las empresas pueden optimizar sus procesos administrativos mediante la

adopción efectiva de herramientas digitales, centrándose en conocer las tecnologías adecuadas, los

flujos de trabajo digitales, la necesidad de digitalización, el monitoreo y la mejora continua, así

como las ventajas de la digitalización.

Se analiza la problemática de que muchas actividades administrativas aún se realizan de

manera tradicional, lo que dificulta la adaptación a un entorno digital. Se mencionan obstáculos

como la resistencia al cambio y la falta de herramientas digitales. Se establecen objetivos para la

monografía, incluyendo conocer tecnologías adecuadas, flujos de trabajo digitales y ventajas de la

digitalización.

Se destaca la importancia de la digitalización en la mejora de procesos administrativos, con

ejemplos como la Reniec y el comedor universitario. Se menciona que la digitalización simplifica

la gestión de archivos, agiliza procesos y tiene un impacto positivo en la eficiencia de las empresas.

El texto aborda la selección de herramientas y tecnologías adecuadas, haciendo énfasis en

enmarcar la tecnología en la visión de la organización. Se presenta un modelo de gestión

documental que considera aspectos tecnológicos, documentales y organizativos.

Se explica el proceso de diseño de flujos de trabajo digitales mediante diagramas de flujo,

con un ejemplo específico para la digitalización de sistemas administrativos. Se detallan las etapas

desde la identificación de necesidades hasta la implementación y la evaluación continua.

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Se aborda la implementación de la digitalización, destacando la importancia de adaptar

modelos de negocios, procesos y servicios a las nuevas tecnologías. Se mencionan pasos clave,

como la evaluación de la situación actual y la capacitación del personal.

Finalmente, se enumeran las ventajas de la digitalización de procesos administrativos,

incluyendo el ahorro de espacio, la mejora en la gestión de documentos y la optimización de la

eficiencia organizacional. Se concluye que la digitalización es fundamental para establecer nuevos

estándares en el entorno empresarial contemporáneo.

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Abstrac

The text emphasizes the importance of digitization in adapting to constant changes, enhancing

organizational efficiency, and avoiding unnecessary waiting times. It raises the question of how

companies can optimize their administrative processes through the effective adoption of digital

tools, focusing on understanding appropriate technologies, digital workflows, the need for

digitization, monitoring, continuous improvement, and the advantages of digitization.

The current problem is analyzed, where many administrative activities are still conducted

traditionally, posing a challenge in adapting to a digital environment. Obstacles such as resistance

to change and the lack of digital tools are mentioned. Objectives for the monograph are established,

including understanding suitable technologies, digital workflows, and the benefits of digitization.

The significance of digitization in improving administrative processes is highlighted, citing

examples such as Reniec and the university cafeteria. It is mentioned that digitization streamlines

file management, expedites processes, and has a positive impact on overall business efficiency.

The text addresses the selection of appropriate tools and technologies, emphasizing framing

technology within the organization's vision. A document management model is presented,

considering technological, documentary, and organizational aspects.

The process of designing digital workflows through flowcharts is explained, with a specific

example for the digitization of administrative systems. The stages, from identifying needs to

implementation and continuous evaluation, are detailed.

The implementation of digitization is discussed, emphasizing the importance of adapting business

models, processes, and services to new technologies. Key steps are mentioned, such as evaluating

the current situation and training personnel.

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Finally, the advantages of digitizing administrative processes are listed, including space savings,

improved document management, and optimized organizational efficiency. It is concluded that

digitization is essential to establish new standards in the contemporary business environment.

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Análisis de la problemática

En la actualidad, donde la tecnología avanza a un ritmo muy acelerado, las actividades

administrativas siguen siendo operadas de manera tradicional, esto supone un problema porque

genera una hendidura en la nueva era de la digitalización. Este problema nos plantea un desafío

significativo, ¿cómo pueden las empresas o instituciones optimizar sus procesos administrativos

mediante la adopción efectiva de herramientas digitales?

Las organizaciones aferradas a prácticas convencionales se encuentran con obstáculos

como la oposición al cambio y la falta de herramientas para incorporar tecnologías digitales. Esta

falta de adaptación limita la eficiencia, lentitud en las operaciones y la capacidad de las empresas

para sostener su competitividad en un entorno empresarial cada vez más digitalizado.

 12

Importancia de la digitalización

En tiempos actuales, la digitalización se ha convertido en un componente crucial para

mejorar los procesos administrativos en las empresas. Más que solo adoptar tecnologías, este

fenómeno conlleva una transformación completa en la forma en que las organizaciones llevan a

cabo sus operaciones diarias y estratégicas.

La transformación digital está alterando nuestra forma de gestionar la información al

sustituir el uso del papel por medios digitales. Esta transición simplifica nuestras rutinas y áreas

laborales, ya que almacenar documentos en dispositivos electrónicos ahorra espacio y hace más

fácil buscar y editar información. A pesar de la oposición de ciertas instituciones educativas, la

digitalización aporta mejoras significativas en la eficiencia y seguridad en el manejo de

documentos, siendo esencial en entornos tanto administrativos como educativos para acceder,

preservar y optimizar el espacio disponible (Leonel Aguilar, 2019).

Tanto la Reniec como el comedor universitario pueden ser ejemplos de entidades que aún

no han implementado la digitalización completamente en sus procesos. En este caso la Reniec, si

no ha digitalizado completamente sus servicios, obliga a realizar trámites como la obtención del

DNI o la actualización de datos en persona, generando largas filas y esperas. La digitalización

propuesta agilizaría estos procesos al permitir su realización en línea, reduciendo las visitas a las

oficinas y facilitando la obtención de documentos y actualización de datos de manera más rápida

y eficiente.

En el ámbito universitario, el comedor universitario utiliza métodos tradicionales, como

boletas de pago físicas para la adquisición de alimentos. La digitalización en este contexto podría

implicar la implementación de sistemas de pago electrónicos o aplicaciones para dispositivos

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móviles que permitan a los estudiantes realizar pagos de manera virtual, agilizando el proceso y

reduciendo la dependencia de elementos físicos como boletas de pago.

La digitalización se ha convertido en una respuesta para las organizaciones que manejan

gran cantidad de archivos de manera constante. Pese a ello, varias organizaciones del país siguen

optando por el papel y se resisten a la digitalización, aunque es una herramienta que podría

mejorar la gestión de una organización (Leonel Aguilar, 2019).

Por eso es importante la digitalización porque podemos implementar distintas

herramientas para mejorar el proceso administrativo de las empresas e instituciones para evitar la

lentitud en sus procedimientos que trae como consecuencia grandes filas y fastidio a los usuarios.

La digitalización es una herramienta que simplifica la gestión de archivos y agiliza los

procesos administrativos en diversas organizaciones. Este enfoque digital en la administración

tiene un impacto positivo en la eficiencia general de las empresas, al optimizar sus operaciones y

recursos (Leonel Aguilar, 2019).

Tomemos el ejemplo de Yape, una aplicación de pagos móviles. La digitalización que

ofrece Yape simplifica enormemente las transacciones financieras. En lugar de depender de

efectivo, Yape permite a los usuarios realizar pagos de manera rápida y segura a través de sus

dispositivos móviles. Esta herramienta digitaliza el proceso de transferir dinero, eliminando la

necesidad de manejar dinero en efectivo y agilizando las transacciones, lo que facilita la gestión

financiera diaria tanto para los usuarios como para los negocios que adoptan esta forma de pago.

De esta manera enfatizamos que tan importante es la digitalización en los procesos, ya que nos

ofrece las herramientas para poder facilitar y mejorar las operaciones de las empresas u

organizaciones esto implica aprovechar la tecnología que nos ofrece la actualidad.

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Selección de herramientas y tecnologías adecuadas

Cómo enfocar un proyecto de selección e implementación de tecnología

Para lograr enfocar una idea de selección e implementación de la tecnología es entender

realmente cual es la visión de la organización con respecto a cómo la tecnología puede ayudar a

alcanzar.

Aunque la mayoría de las veces se implementa herramientas de gestión documental como

respuesta a necesidades concretas. Esto no quiere decir que la implementación no deba realizarse

en diversas fases.

En la figura 1 se puede lograr apreciar una comparación del modelo teórico con el modelo

económico. El modelo teórico se asienta en un diseño conceptual compuesto por tres submodelos

de igual valor.

• El submodelo documental,

• El tecnológico y

• El organizativo.

Por su parte, el modelo económico contempla la inversión económica que se requiere para cada

submodelo.

Figura 1. Modelo de gestión documental MODELO ECONOMICO

MODELO TEORICO

Conceptual
Conceptual
Documental
Tecnológico
Documental Tecnológico Organizativo
Organizativo
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En este apartado vemos en detalle cuales son los criterios que ayudan a la seleccionar una

herramienta y poder implementarla con éxito (Bustelo, C. 2013).

Enmarcar la tecnología en visión de la organización

No debemos olvidar que la tecnología debe ser enmarcada en una visión de la organización.

Si no llegara a existir esta visión, es necesario definirla antes de la implementación de la tecnología.

Por otro lado, hay que ser conscientes de que la implantación de una tecnología se debe

desarrollar en un proyecto a largo plazo.

En las últimas décadas la tecnología de gestión documental ha ido cosechando muchos éxitos

en termino de ventas, no obstante, en la mayoría de los casos la falta de esta visión global llego a

crear distintas soluciones aisladas y sin conexión dentro de la organización (Bustelo, C. 2013).

Aspectos organizativos para tener en cuenta en la búsqueda y selección

No obstante, después de conocer cuál es la visión de la organización, antes proceder a la

búsqueda y selección de la tecnología deberíamos tener claro los siguientes puntos:

• Donde se crean y se producen los documentos que queremos en nuestra organización

• Cuáles son las necesidades de integración con otras herramientas informáticas.

• Quienes son los actores que tendrán que interactuar con nuestros documentos.

Debemos tener también en cuenta que muchas veces la selección e implementación de una

tecnología de gestión documental se incluye en proyectos muy amplios en cuestión a contenidos

en sitios web (Ruesta, C. B., & Iglesias, R. A. 2019).

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Diagrama de flujos como conocimiento previo para la digitalización

Crear un diagrama de flujo para la digitalización de sistemas administrativos puede ser un

proceso complejo, ya que implica varios pasos y decisiones. Aquí hay un ejemplo general de cómo

podría ser un diagrama de flujo para este proceso. Ten en cuenta que este es solo un ejemplo y que

los detalles específicos pueden variar según los requisitos y la complejidad de tu sistema

administrativo.

Inicio del Proceso:

Este es el punto de partida del proyecto de digitalización. Puede ser desencadenado por la

identificación de la necesidad de mejorar la eficiencia, la precisión o la accesibilidad de los

procesos administrativos mediante la tecnología.

Identificación de Necesidades:

En esta etapa, se realiza un análisis exhaustivo de los procesos administrativos existentes.

Se identifican áreas de mejora, posibles cuellos de botella y se determinan las metas y objetivos

del proyecto de digitalización.

Análisis de Requisitos:

Se detallan los requisitos del sistema, tanto funcionales como no funcionales. Los

requisitos funcionales describen las funciones específicas que el sistema debe realizar, mientras

que los no funcionales se refieren a aspectos como la seguridad, el rendimiento y la usabilidad.

Planificación del Proyecto:

En esta etapa, se desarrolla un plan detallado que incluye la asignación de recursos, un

cronograma de actividades, la definición de roles y responsabilidades, y cualquier otro aspecto

necesario para la ejecución exitosa del proyecto.

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Desarrollo de la Infraestructura:

Aquí se establece la infraestructura tecnológica necesaria para soportar el nuevo sistema.

Esto puede incluir la adquisición de hardware, configuración de servidores, establecimiento de

redes y otras consideraciones tecnológicas.

Desarrollo de Software:

En esta etapa, se diseña y desarrolla el software necesario para el sistema administrativo

digitalizado. Puede incluir el desarrollo de aplicaciones personalizadas, la integración de

software existente y la implementación de bases de datos.

Pruebas del Sistema:

Se realizan pruebas exhaustivas para asegurarse de que el sistema funcione correctamente

y cumpla con los requisitos establecidos. Esto puede incluir pruebas de unidad, pruebas de

integración y pruebas de aceptación del usuario.

Ajustes y Mejoras:

Basándose en los resultados de las pruebas, se realizan ajustes y mejoras al sistema para

abordar cualquier problema identificado. Este ciclo puede repetirse varias veces hasta lograr un

sistema robusto y confiable.

Implementación:

El sistema digitalizado se implementa en el entorno de producción. Puede implicar la

migración de datos, la configuración de usuarios y la puesta en marcha del sistema para su uso

regular.

Capacitación del Personal:

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Se proporciona formación al personal que utilizará el nuevo sistema. Esto garantiza que

los usuarios comprendan cómo utilizar eficientemente las nuevas herramientas y maximicen los

beneficios del sistema digitalizado.

Evaluación Continua:

Se establece un proceso de evaluación continua para monitorear el rendimiento del

sistema, identificar posibles áreas de mejora y asegurar que el sistema cumpla con las

expectativas a lo largo del tiempo.

Fin del Proceso:

Concluye el proceso de digitalización del sistema administrativo. Sin embargo, la

evaluación continua puede generar nuevos ciclos de mejora y optimización en el futuro.

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Diseño de los flujos de trabajos digitales (Workflow) mediante diagramas de flujo

Analizando la problemática, los ejemplos de la Reniec y el comedor universitario; se hizo

notorio que su rechazo o lento avance se debe al desconocimiento de la gente de cómo

implementar estos procedimientos de manera correcta; por ello en este capítulo se describirá

como implementar un flujo de trabajo digital mediante descripción de los procesos en diagramas

de flujo para implementar mejores flujos de trabajo.

Los flujos de trabajo, también conocidos como workflow, son la automatización de

procesos organizacionales o de software, de manera completa o parcial. En este proceso,

documentos, información, tareas o actividades son transferidos de una entidad a otra con el fin de

que sean procesados, siguiendo un conjunto de reglas predefinidas, con el objetivo de lograr o

contribuir a los objetivos de la organización. (Enríquez, 2021). Facilitan la optimización de

recursos, a mejorar la comunicación entre las diversas áreas; la agilización de la documentación

ayuda a reforzar el pensamiento sistémico, a que los trabajadores compartan un mismo modelo

mental, refuerzan la visión compartida y el aprendizaje en equipo.

Pasar del papel al formato digital

Aunque pueda parecer un trabajo complicado, muchos trabajadores pueden resistirse

debido a la percepción de tediosidad o el riesgo de pérdida de información. Sin embargo, con una

estructuración óptima, estas preocupaciones desaparecen.

Implementación de un sistema de flujo de trabajo

Pasos previos.

Evaluar los procesos actuales de la organización.

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Se debe analizar cómo están funcionando los procesos administrativos tanto en formato

papel como digital. Utilizando programas como Bizagi para analizar las deficiencias del sistema

tradicional de documentación.

Luego del análisis de ambos procesos, se deben descartar las actividades innecesarias,

implementar las que se requieren y unirlos en un solo sistema digital que fusione los dos

procesos, evitando redundancias y promoviendo una comunicación eficiente entre los

departamentos de la organización. Se recomienda usar herramientas digitales como Bizagi

Modeler para que la representación sea más fácil.

Diseño y modelado del flujo de trabajo.

En esta etapa se requiere genera el flujo de trabajo mediante un diagrama de flujo

utilizando herramientas gráficas, y se relacionan los elementos necesarios para llevar a cabo cada

actividad, tales como documentación, aplicaciones informáticas de apoyo, plazos establecidos y

usuarios asignados, etc. (Rodríguez Muñoz & González Lorca, 2002). Se hace un “boceto” del

sistema administrativo que queremos considerando todo lo que recolectamos en la etapa previa.

Ejecución y usuario final.

Este módulo comprende la descripción del proceso y lo pone en marcha para que

comience a funcionar. Ofrece una interfaz personalizada para cada usuario del sistema, ajustada

a sus necesidades y requisitos en relación con el trabajo que realizará, permitiéndole estar

conectado en todo momento al proceso, ya que este le informará sobre sus tareas y el

procedimiento que debe seguir con ellas. (Rodríguez Muñoz & González Lorca, 2002).
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Administración, supervisión y simulación.

Se encarga de administrar el proceso directamente. Permite supervisar el estado del

proceso, realizar cambios y reasignar las reglas establecidas, realizar una simulación previa a la

ejecución para evaluarlo y administrar la seguridad del sistema, entre otras funciones. (Rodríguez

Muñoz & González Lorca, 2002).

Mediante formularios se debe revisar periódicamente la opinión de los usuarios; además

de la de los trabajadores, para ver si la circulación de la información es óptima o si siguen u

surgieron nuevas problemáticas. Además, también se deben realizar informes con los datos

recolectados, para analizar la situación y si hubo fallas en la implementación del workflow.

De igual modo, periódicamente se debe realizar un proceso de retroalimentación

considerando la información obtenida de los usuarios y trabajadores; para ir puliendo y

actualizando nuestro flujo de trabajo.

La implementación de los flujos digitales mediante diagramas de flujo u otras

herramientas es muy importante, ya que permite optimizar la distribución de la información en el

tiempo exacto y a los lugares necesarios (Martins, 2022). Además de que las organizaciones

actualizadas son más eficientes y llegan a más usuarios, además de experimentar incrementos en

sus ganancias y mejorar su productividad.

Por ello hicimos un análisis de los procesos del comedor, como paso previo a una

implementación de un flujo de trabajo. Nos apoyamos del programa Bizagi Modeler en el cuál

describimos de manera simple algunos procesos del comedor mediante diagramas de flujo.

Ejemplo: procesos del comedor de la universidad Santiago Antúnez de Mayolo descrito

mediante un diagrama de flujo en Bizagi.

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Figura 2

Representación simple del proceso de preparación y reparto de alimentos del comedor de la

UNASAM.
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Implementación de la digitalización

Hoy en día en pleno siglo XXI, es muy común que la mayoría de las personas por no decir

todas, hayan tenido cierto contacto con la tecnología, algunas más que otras, estas han influenciado

en nuestras vidas que, sin importar el lado bueno o malo de las cosas, estas han hecho que nuestras

actividades que comúnmente realizamos sean más fáciles, rápidas y eficientes.

Si hablamos de la implementación de la digitalización en las empresas nos referimos a la

idea de adaptar los modelos de negocios, procesos, resultados y servicios a las nuevas tecnologías

que hay hoy en día, si bien es cierto muchas de las empresas no se atreven a dar este gran salto ya

que están acostumbradas a trabajar con procedimientos y herramientas muy rudimentarias, pero

en el caso de no innovar tendrán el riesgo de perder la competencia en el mercado y quedarse por

detrás de todos sus competidores.

La digitalización es algo complejo, ya que no existe forma alguna en la que lleguemos a

abarcar toda la temática digital de manera global, es muy distinto el concepto de digitalización y

transformación digital (Vias, 2021).

La segunda deriva del primero, la digitalización transforma lo analógico a lo digital, no

hace mucho la mayoría de las entidades funcionaban con un bolígrafo y un papel donde acceder

a estas informaciones era de una forma larga y complicada, no fue así hasta la invención de la

computadora y programas que agilizaron estos problemas. La transformación digital hace

mención de la forma en que las empresas emplean la información digital dada de la consecución

de sus objetivos, gestiones y optimizaciones de las áreas de trabajo, dando así un amplio número

de modelos de negocios muy particulares (Salesforce, 2020).

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Son muchos los beneficios de digitalizar una empresa, como abrir muchas puertas

llegando a un mayor público, mejorar los procesos o tener menores costos, para digitalizar una

empresa hay que tener en cuenta lo siguiente:

• Evaluar la situación actual en la que se encuentre tu empresa, puedes ayudarte haciendo

uso de tus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (FODA).

• Conocer las necesidades, preferencias y comportamiento del mundo digital.

• Detectar la manera más adecuada en la que puedas conectar con tu público objetivo.

• Contar con una estrategia de marketing digital, definiendo tus objetivos, propuestas,

punto de vista y el plan de acción.

• Llevar tu plataforma a tal punto en la que se pueda visualizar en cualquier tipo de

dispositivo.

• Agregar nuevas herramientas, como la inteligencia artificial, big data, java script, etc.

• Automatización de tareas, donde ahorraremos tiempo y personal.

• Agregar nuevas profesiones digitales, ya sea el community manager, SEO, diseñador

web, etc.

• Tener capacitaciones con los empleados, para actualizar los conocimientos y habilidades

de los miembros, para que así pueda tener una mayor adaptabilidad y resultados frente a

los cambios.
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Ventajas de la digitalización de los procesos administrativos

La tecnología de la información juega un papel esencial en esta dinámica, ya que facilita

la automatización de las funciones de la oficina. Permite la supervisión y gestión desde diversas

ubicaciones, brindando flexibilidad y posibilitando una entrega ágil y puntual de productos a los

clientes. Además, respalda transacciones rápidas y sin necesidad de documentos físicos. En otras

palabras, permite una optimización eficaz y exitosa de la ejecución de las labores (Hammer &

Champy, 1994).

Una de las ventajas de la digitalización, es la capacidad de ahorrar espacio,

transformando el formato físico de la información para integrarla de manera digital en el entorno

correspondiente. La digitalización no solo brinda velocidad y flexibilidad mejoradas en la

administración de archivos, sino que también facilita la localización, consulta, modificación y

compartición de documentos. Además, aporta una capa adicional de seguridad al preservar la

información, evitando así su pérdida (Aguilar, 2019).

Para entender mejor las ventajas, nos centraremos en la digitalización de documentos.

Según Gonzáles (2023), presenta beneficios significativos en la gestión de proyectos de

construcción:

− Acceso rápido y centralizado: Los documentos digitalizados están disponibles en línea, lo

que permite un acceso rápido y centralizado para todos componentes involucrados en el

proyecto, desde arquitectos hasta contratistas y supervisores. Este acceso compartido

agiliza la colaboración y la toma de decisiones.

− Facilita la búsqueda y recuperación: Los documentos digitales se pueden buscar

fácilmente y son recuperables, lo que reduce el tiempo dedicado a la búsqueda de

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información crucial. Esto es fundamental en la supervisión de proyectos, donde la

documentación precisa es esencial.

− Reducción del espacio físico: La digitalización elimina la necesidad de almacenar

grandes cantidades de documentos de papel, lo que ahorra espacio físico y costos

asociados.

− Seguridad y respaldo: La digitalización posibilita la implementación de sistemas para

respaldar y resguardar datos, asegurando que la información se mantenga íntegra y

disponible incluso en situaciones de desastres o pérdidas.

− Compatibilidad y escalabilidad: Los documentos digitales son compatibles con una

variedad de sistemas y se pueden escalar según las necesidades, lo que facilita la

expansión de los proyectos y la colaboración con socios y clientes.

Gonzáles (2023) dice que la influencia de la digitalización de documentos en la

supervisión de proyectos de construcción es evidente. Contribuye a una administración más

efectiva, potencia la cooperación y la decisión en conjunto, y asegura la integridad de la

información. Este impacto resulta particularmente relevante en un entorno empresarial que

experimenta cambios y evoluciones constantes.

La digitalización de procesos administrativos representa una transformación esencial en

la gestión empresarial. Sus beneficios son variados y sustanciales, desde la eficiencia operativa

hasta la mejora en la experiencia del cliente. La automatización de tareas, la reducción de

errores, el acceso instantáneo a la información, la colaboración mejorada y el ahorro de costos

son elementos claves que impulsan la eficacia organizacional. En resumen, la digitalización no

solo mejora la eficiencia interna, sino que también establece un nuevo estándar para la agilidad,

la transparencia y la satisfacción del cliente en el entorno empresarial contemporáneo.

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Conclusiones

En conclusión, la digitalización de procesos administrativos se erige como una necesidad

imperante en el mundo empresarial actual. La resistencia al cambio y la falta de adaptación a las

tecnologías digitales limitan la eficiencia y competividad de las organizaciones. La

implementación efectiva de herramientas digitales no solo optimiza operaciones diarias y

estratégicas, sino que también simplifica rutina, mejora la gestión de documentos y agiliza

procesos.

La importancia de la digitalización se refleja en la capacidad de transformar prácticas

tradicionales, proporcionando ventajas sustanciales en eficiencia, seguridad y espacio.

Instituciones como la Reniec y el comedor universitario podrían beneficiarse significativamente

al adoptar la digitalización para agilizar trámites y mejorar la experiencia del usuario.

La selección cuidadosa de herramientas y tecnologías, enmarcadas en la visión organizacional, es

esencial para una implementación exitosa. La creación de diagramas de flujo de trabajo son

pasos cruciales para optimizar la circulación de información y mejorar la comunicación entre

departamentos.

La implementación de la digitalización resalta la importancia de adaptar los modelos de

negocios, procesos y servicios a las nuevas tecnologías. Se enumeran pasos clave, como la

evaluación de la situación actual de la empresa, la comprensión de las necesidades digitales y la

capacitación del personal.

El mantenimiento del sistema se revela como una parte fundamental para garantizar el

funcionamiento eficiente de los procesos digitales. Se enfatiza la importancia de la

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disponibilidad, detección y corrección de fallos, así como la necesidad de crear copias de

seguridad y realizar un seguimiento continuo de los registros de errores.

Finalmente, se exponen las ventajas de la digitalización de procesos administrativos. La

capacidad de ahorrar espacio, mejorar la accesibilidad, facilitar la búsqueda y recuperación de

información, y garantizar la seguridad y respaldo de los datos son aspectos destacados. La

transformación digital no solo mejora la eficiencia interna de las empresas, sino que establece

nuevos estándares para la agilidad, la transparencia y la satisfacción del cliente en el entorno

empresarial contemporáneo.
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Referencias

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