¿Cómo aumentar la productividad en una
empresa?
Sin duda, el aumento de la productividad de una empresa es uno de los objetivos más
importantes dentro de cualquier sector de actividad. En este sentido, esta meta suele estar
conectada con otras como el aumento de beneficios, el crecimiento o expansión a nuevos
mercados, etc.
Además, la productividad acostumbra a estar directamente vinculada con la supervivencia
de la empresa, por lo que nunca debería descuidarse, sea cual sea el tamaño o nivel de
desarrollo del negocio.
¿Qué es la productividad empresarial?
De una forma muy sencilla, podemos decir que la productividad empresarial es
una magnitud que pone en relación los bienes o servicios producidos con los recursos
empleados para ello.
Por tanto, será tanto más productiva una empresa cuanto más bienes o servicios elabore,
con el menor número de insumos. De este modo, al hablar de recursos o insumos, nos
estamos refiriendo a todo aquello que se utiliza en el proceso de producción. Por tanto,
incluimos aquí factores como los siguientes:
Materias primas
Recursos humanos
Tiempo
Recursos económicos
De este modo, el objetivo de cualquier empresa será aumentar la productividad para lograr
la máxima eficiencia en su proceso de producción o de prestación de servicios. Además de
los obvios beneficios económicos, esto se traducirá también en aspectos como una mejor
gestión de los recursos, un menor impacto ambiental y un ahorro de tiempo en los procesos.
Productividad en el trabajo: fórmula
De acuerdo con la definición que acabamos de ver, la productividad puede expresarse a
través de una sencilla fórmula:
Productividad = (productos o servicios elaborados) / (recursos empleados)
Por supuesto, la fórmula de productividad debe ponerse en relación con un período
temporal determinado. Es decir, expresarla como «coches fabricados con X trabajadores
por cada mes», «llamadas atendidas por cada agente telefónico por hora», etc.
Más específicamente, si nos referimos a la productividad del trabajo o de un trabajador,
¿Cómo aumentar la productividad en la empresa?
Entrando ya de lleno en la cuestión de cómo aumentar la productividad de una empresa,
este siempre ha sido un campo de gran interés para estudiosos y empresarios, desde el
inicio de la Revolución Industrial e incluso con anterioridad.
Afortunadamente, durante las últimas décadas, gracias a la digitalización de procesos y a la
mejora progresiva en los sistemas de recogida y análisis de información, podemos contar
con datos más fiables para responder a esta pregunta.
Por tanto, en los siguientes apartados veremos cinco recomendaciones para aumentar la
productividad en cualquier empresa, sea cual sea su tamaño o sector de actividad.
1. Revisa y moderniza tus procesos
Sin lugar a dudas, la innovación siempre ha sido un gran estímulo para aumentar la
productividad en todo tipo de empresas. Por el contrario, el inmovilismo y la pasividad
suelen ser rémoras que acaban pasando factura en el medio o largo plazo.
Así, según la célebre cita de Lord Kelvin, «lo que no se mejora, se degrada siempre».
Por tanto, una buena gestión empresarial pasa por una continua revisión de los distintos
procesos que intervienen en la fabricación de un producto o en la prestación de un servicio
para mejorar como empresas digitales y ser más efectivos.
De esa revisión podrán extraerse datos que ayuden a detectar los puntos débiles y,
consecuentemente, a hacer propuestas de mejora.
2. Adopta una buena gestión de recursos humanos
El factor humano es también una pieza fundamental en el puzzle de la productividad
empresarial. En última instancia, y por mucha tecnología que intervenga en los procesos,
todo se vincula, de algún modo, con la creatividad y rendimiento de los trabajadores.
Por tanto, para contribuir al aumento de la productividad, existe una serie de prácticas que
deberían tenerse muy en cuenta:
Estimular la colaboración y comunicación. Sin duda, la colaboración entre
personas y departamentos puede ser una fuente de innovación y crecimiento para
cualquier empresa. Así, tarde o temprano, esto suele reflejarse en una mejora de la
productividad.
Establecer relaciones de confianza y responsabilidad. Frente a las estructuras
tradicionales, ancladas en la jerarquía, el formalismo y la rigidez, resultan más
eficientes aquellas que se articulan sobre la base de relaciones de confianza. De este
modo, este tipo de relaciones fomentan un mayor compromiso y responsabilidad de
cada trabajador, con una incidencia directa en la productividad.
Promover la innovación. En todos los ámbitos de la empresa y para cualquier
trabajador, la innovación debería ocupar un lugar destacado. Para ello se requiere,
sin duda, promover esa cultura desde los puestos directivos y contar con
procedimientos adecuados para canalizarla.
Flexibilizar. La experiencia nos confirma una y otra vez que la flexibilización en
cuanto a horarios, lugar de trabajo y otros aspectos relativos a la gestión de recursos
humanos, suele trasladarse a una mayor satisfacción laboral y, en última instancia, a
un aumento de la productividad. Por el contrario, el «presencialismo» y la rigidez
acostumbran a ser muy perniciosos para la eficiencia de los trabajadores.
3. Aumenta la productividad con la automatización
Desde luego, los procesos de automatización han venido transformando la gestión
empresarial desde hace ya mucho tiempo.
Sin embargo, el gran cambio durante las últimas décadas ha llegado de la mano del
desarrollo de aplicaciones de Big Data e Inteligencia Artificial, que están promoviendo un
cambio sin precedentes en todo tipo de procedimientos.
En este sentido, la inversión en tecnología y formación que se haga en este ámbito,
seguramente tendrá una traslación directa (aunque no inmediata) a un aumento de la
productividad.
4. Digitaliza documentos y procedimientos
Los costes e ineficiencias que supone la gestión documental en soporte papel deberían ser
un toque de atención para las empresas que todavía se resistan a la digitalización.
En este sentido, además del ahorro de materiales de oficina y de los beneficios
medioambientales, es evidente que la gestión digital ahorra tiempo y, por tanto, costes de
personal.
Por si fuera poco, la implantación de sistemas de firma electrónica permite completar
cualquier proceso dentro del ámbito digital, proporcionando:
Mayor eficiencia en los procedimientos y, por tanto, mayor productividad
empresarial.
Ahorro significativo de tiempo y costes.
Mayor comodidad y mejor experiencia de uso, tanto para trabajadores como para
proveedores y clientes.
Completa seguridad jurídica en todos los trámites realizados dentro del ámbito
digital.
5. Evita los «ladrones de tiempo»
Sin duda, el tiempo es uno de los recursos más preciados en cualquier proceso de
producción o de prestación de servicios. Por tanto, es fundamental detectar cualquier
ineficiencia que suponga desperdiciar este recurso o utilizarlo de forma inadecuada.
En este sentido, es necesaria una constante revisión de los procedimientos para descubrir
malas prácticas o, simplemente, oportunidades de mejora. Así, entre otros muchos ámbitos,
podemos mencionar los siguientes ejemplos:
En primer lugar, los procesos de supervisión o autorización previa de cualquier
tipo. Sin duda, en la mayoría de empresas, suelen ser mecanismos demasiado
rígidos que pueden simplificarse y mejorarse radicalmente. De este modo, en
coherencia con las relaciones de confianza y corresponsabilidad en la gestión de
RR.HH., deberían utilizarse solo en aquellos casos en que sean realmente
necesarios.
Desde luego, otro ámbito que suele acumular grandes eficiencias es el de
las reuniones de trabajo. Por tanto, es aconsejable establecer unas pautas claras
para determinar cuáles son realmente necesarias y cuáles prescindibles, así como un
conjunto de buenas prácticas para desarrollar reuniones efectivas.
6. Innova constantemente
La productividad de una empresa es mayor cuanto más invierta en innovación. Hay
empresas que no consideran necesario innovar y van quedando en declive. Para evolucionar
y mejorar siempre hay que innovar, tanto en procesos y productos como invertir en
modernizar equipos y adaptarse a las nuevas necesidades del mercado. Este punto marcará
la diferencia entre una empresa puntera y una obsoleta.
7. Construye un buen equipo de trabajo
Motivar a tus empleados y hacerles sentir que sus ideas pueden contribuir en el desarrollo
de la empresa es uno de los métodos más efectivos. Las personas son la base de una
compañía, por tanto, ejercer acciones formativas para fomentar su aprendizaje será una
buena palanca de acción, así como estimular la colaboración entre departamentos y equipos
e ir dando más responsabilidades harán un equipo más implicado y productivo.
En definitiva, la cuestión de cómo aumentar la productividad en una empresa no tiene
una respuesta sencilla ni universalmente aplicable. Sin embargo, haciendo un análisis
profundo de las cuestiones que hemos mencionado y adoptando las medidas adecuadas en
cada caso, los resultados suelen llegar incluso antes de lo esperado.
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