Apunte académico

La gestión en las organizaciones actuales

y el impacto de los sistemas integrados de
gestión (SIG).
Unidad 1 : Planificación estratégica, mejora continua y pensamiento basado en riesgo.
Asignatura : CAM8207 Sistemas integrados de Gestión
Contenido
1. Introducción .......................................................................................................................................3
2. Desarrollo...........................................................................................................................................4
2.1 Aspectos y componentes que son controlados por los sistemas de gestión. ...........4
2.3 El pensamiento basado en riesgo .......................................................................................7
2.4 Los cuatro pasos básicos de la Gestión: Planificación, Implementación, Verificación
y Mejora (PHVA) .................................................................................................................................9
2.5 Problemas actuales que inciden en el entendimiento de la mejora continua y de la
utilidad de los SIG ........................................................................................................................... 10
2.6 Requisitos generales de las normas: Información Documentada Mantenida y/o
Conservada. ..................................................................................................................................... 11
2.6.1 Requisitos generales ............................................................................................................... 11
2.6.2 Información Documentada de la Organización para el SIG ............................................. 12
3. Conclusiones................................................................................................................................... 13
4. Referencias ..................................................................................................................................... 15

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Apunte académico

1. Introducción
Las organizaciones deben tomar la decisión, de optimizar sus procesos y mantener su negocio en
el mercado con la gran necesidad de crecimiento y optimización de sus recursos. Tiene que
ofrecer productos y servicios de la mejor calidad, mantener estándares ambientales de acuerdo a
las exigencias legales y a su vez tener un ambiente laboral seguro. Su mirada debe estar atenta a
las necesidades de sus clientes cautivos y de aquellos clientes potenciales, con el objeto de
fidelizarlos, cuidando todos aquellos aspectos relacionados con la entrega de productos y/o
servicios.

Para lograr lo antes expuesto, se debe llegar a la estandarización de los procesos

realizados por la empresa u organización, considera que la “calidad” como concepto está dirigido
al estudio interno de todas y cada una de las áreas de la empresa. Además, siempre tendrá
presente que este nuevo plan de trabajo considera la “mejora continua”, esto significa que
comenzará por analizar los aspectos críticos que podrían poner en riesgo su negocio. Estas
mejoras serán relacionadas con sus procesos, sus proveedores, clientes, autoridades y normas
legales vigentes, sus vecinos, comunidad, etc.

El cliente hoy es un consumidor que espera mucho más que un bien o servicio de la calidad que
desea recibir, también considera la satisfacción que busca por la inversión realizada. En esta
etapa requiere: el producto deseado, el mejor servicio de venta, buena atención, servicio post
venta, etc., ya que reconoce que hoy los productos y servicios del mercado compiten por el “valor
agregado” que para él signifique una atención integral.

Para lograr la permanencia en el mercado y crecimiento como empresa, la organización

debe tener una declaración de valor e intención, reconocer que mejorar sus procesos y considerar
la flexibilización permitirá ofrecer un óptimo producto y mejor servicio más atractivo y de mayor
integridad, ya que considera los aspectos de calidad, medio ambiente y seguridad en el ambiente
laboral.

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 2. Desarrollo

2.1 Aspectos y componentes que son controlados por los sistemas de

gestión.

Los sistemas de gestión están enfocados a mejorar dentro de la organización la eficiencia de sus
procesos y principalmente el control de utilidades, esto se advierte en aspectos tales como:

• Optimización de procesos.
• Cambios de tecnología.
• Análisis de la calidad de sus productos.
• Determinar las emisiones propias de la actividad.
• Protección de sus trabajadores en temas de salud y seguridad en el trabajo.

Los sistemas de gestión a menudo se basan en un enfoque conocido como "6M" para identificar y
controlar las diversas causas de variabilidad en un proceso. Este enfoque proviene de la
metodología de calidad y se refiere a las seis áreas principales que pueden contribuir a la
variabilidad en un proceso:
Estas áreas son:

1. Mano de obra: Se debe analizar las personas que participan en la organización incluyendo
habilidades, capacitación, experiencia, conocimiento y motivación. Este estudio debe
también analizar todos los aspectos de salud y seguridad en el trabajo que pueden afectar
a los trabajadores de la empresa.
2. Máquinas: Refiere a las herramientas, equipos, instrumentos y maquinaria utilizados en un
proceso, se deben estudiar todos los problemas relacionados con ellas, como por ejemplo:
mal funcionamiento, falta de mantención, malas calibraciones, fallas mecánicas, cantidad,
disponibilidad, usabilidad, obsolescencia, etc.
3. Materias Primas: Se debe estudiar y analizar las materias primas, componentes, reactivos
y otros insumos utilizados en un proceso, con el objetivo de tener en cuenta su calidad,
cantidad y disponibilidad.
4. Métodos: Se deberá realizar un estudio sobre la actividad de la empresa, con el fin de:
conocer a cabalidad las tareas o procesos realizados, describir los procedimientos y obtener
las mejores prácticas, para optimizar la producción deseada.

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5. Medio ambiente: Con respecto de este punto, se deberá analizar todos aquellos factores
que puedan afectar al proceso, considerando la infraestructura, su materialidad, espacios,
layout, iluminación, la protección ambiental del entorno y reducir las emisiones.
6. Mediciones: Este concepto se refiere a las mediciones, seguimiento, auditorias y
monitoreos de los resultados y las características del proceso, se deberán usar
herramientas que permitan evaluar los indicadores de crecimiento que la empresa
proponga como sus objetivos, en los aspectos de calidad, medio ambiente y salud y
seguridad en el trabajo tal como está dispuesto en los sistemas integrados de gestión.

2.2 El concepto de la mejora continua y como este es entendido

actualmente
Las organizaciones, hoy tiene un gran desafío, conocer las exigencias del mercado y su
competencia con el objeto mantenerse y crecer, para lograr este objetivo es clave implementar el
concepto de la mejora continua, en todos sus aspectos, enfocado en las necesidades del cliente,
protección del medio ambiente y seguridad de sus trabajadores. No obstante, lo anterior deberá
encontrar el equilibrio entre estos aspectos, mejorando la calidad de sus productos y/o servicios,
reducir las emisiones no deseadas y contar con un ambiente laboral seguro.
La mejora continua, en el contexto de las normas ISO, es un principio esencial que implica un
proceso constante y sistemático para optimizar de manera continua los sistemas, procesos y
prácticas en una organización. Este enfoque se encuentra particularmente arraigado en las
normas ISO, como la ISO 9001 para la gestión de la calidad y la ISO 14001 para la gestión
ambiental, donde se incorpora como un elemento fundamental.
A continuación, se presenta una descripción de cómo se concibe la mejora continua en el
contexto de las normas ISO, el que será desarrollado más ampliamente en el punto 5 de este
apunte académico.

Ciclo PHVA: En todas las normas ISO de sistemas de gestión, como la ISO 9001 e ISO 14001, la
mejora continua se apoya en el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar. Este ciclo implica lo
siguiente:

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 • Planificar: Establecer metas y objetivos de mejora, identificar áreas de oportunidad y
desarrollar un plan para alcanzar estos objetivos.

• Hacer: Implementar el plan y llevar a cabo las acciones de mejora identificadas.

• Verificar: Monitorizar y evaluar el desempeño utilizando indicadores clave de

rendimiento (KPIs) y otros datos relevantes.

• Actuar: Tomar medidas para corregir desviaciones, implementar mejoras y ajustar el

proceso con el fin de lograr un rendimiento óptimo. Posteriormente, el ciclo se repite.
Gestión Basada en Datos: La mejora continua se apoya en la recolección y análisis de datos para
evaluar el desempeño. Las organizaciones utilizan datos para identificar tendencias,
oportunidades de mejora y áreas de no conformidad.

Enfoque en la Satisfacción del Cliente: En muchas normas ISO, se enfatiza la satisfacción del
cliente como un elemento fundamental. La mejora continua busca garantizar que los productos o
servicios cumplan con las expectativas y necesidades del cliente.

Auditorías y Revisiones: Las auditorías internas y las revisiones de gestión son prácticas
habituales en el contexto de las normas ISO. Estas actividades ofrecen oportunidades para evaluar
el cumplimiento de los requisitos de la norma y para identificar oportunidades de mejora.

Participación de los Empleados: La participación activa de los empleados es un componente

esencial de la mejora continua en el marco de las normas ISO. Se promueve la retroalimentación y
la aportación de los empleados en la identificación de problemas y oportunidades de mejora.

Cumplimiento Normativo: La mejora continua también abarca garantizar que la organización

cumple con las leyes y regulaciones pertinentes. Se incluye la adaptación a los cambios en la
legislación y las mejores prácticas.

Enfoque Estratégico: La mejora continua en el contexto de las normas ISO suele estar alineada
con la estrategia de la organización, asegurando que las mejoras estén en consonancia con los
objetivos y metas de la empresa.

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Apunte académico

Al implementar un sistema de mejora continua, se tendrá un continuo control sobre:

• Productos y servicios.

• Costos y el valor agregado de ellos.

• Reducir perdidas por errores cometidos.

• Posibilidad de sustentar la flexibilidad organizacional.

• Crecimiento y permanencia de la empresa.

2.3 El pensamiento basado en riesgo

El sistema integrado de gestión considera como un elemento importante el concepto del
“enfoque basado en riesgos”, en especial en las normas de gestión ISO 9001:2015, ISO
14001:2015, ISO 45001:2018, implica una actitud y una metodología proactiva para identificar,
valorar y jerarquizarlos los aspectos críticos que podrían afectar el normal desarrollo y
crecimiento de la empresa. El objetivo es diseñar medidas que reduzcan, supervisen y gestionen
la posibilidad y/o consecuencias de situaciones no deseables. Esta metodología permite asegurar
una administración efectiva de los riesgos. A continuación, la siguiente tabla muestra la propuesta
metodológica y las tareas que se deberá desarrollar para lograr el objetivo propuesto.

Tabla 1: Propuesta metodológica y tareas que se deben desarrollar para lograr el objetivo
propuesto.

Concepto Desarrollo

La empresa debe reconocer cuales aspectos de

su actividad puede representar una condición
 Iniciativa
crítica y con esto analizar las oportunidades de
mejorar de esta situación, optimizando la
planificación y distribución de recursos.

 Mejora continua Al ponderar y administrar riesgos, las

organizaciones están en condiciones de
perfeccionar y mejorar de manera continua sus
procedimientos y sistemas de gestión,

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 Concepto Desarrollo

analizando los aspectos críticos que la pueden

afectar.

 Análisis de decisiones Con un entendimiento profundo de los riesgos y

sus posibles repercusiones, las soluciones
adoptadas pueden dar mejores resultados
siendo estas planificadas, de acuerdo con sus
necesidades.

 Obligaciones legales
Los aspectos legales, son parte importante del
crecimiento y desarrollo de las empresas, por lo
tanto, es un aspecto critico que siempre debe
estar considerado, el enfoque basado en riesgo,
permite asegurar su permanencia en el mercado,
evitando multas y sanciones por las autoridades.

 Confianza Cuando una empresa gestiona proactivamente

sus riesgos, genera confianza entre las partes
interesadas pertinentes, que incluyen a clientes,
inversionistas y la sociedad en general.

Las normas del sistema integrado de gestión, específicamente las: ISO 9001 (calidad), ISO 14001
(ambiental) e ISO 45001 (salud y seguridad laboral), han integrado el enfoque basado en riesgo en
sus últimas actualizaciones. Esta inclusión considera la relevancia creciente de abordar y manejar
los riesgos en todos los segmentos de la organización para asegurar su viabilidad y prosperidad
en el futuro.

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Apunte académico

2.4 Los cuatro pasos básicos de la Gestión: Planificación,

Implementación, Verificación y Mejora (PHVA)

El Sistema Integrado de Gestión; está basado en cuatro fases claves, las cuales son la
planificación, la puesta en marcha o el hacer, la verificación y la mejora o actuar en forma
continua. La propuesta del SIG, es unificar y sincronizar los aspectos en la organización,
tales como: Calidad, Medio Ambiente, y Salud y Seguridad en el trabajo, los cuales se
integran en una sola estructura. A continuación, se presenta una descripción abreviada de
cada fase:

1. La Planificación, se realizará a través de la evaluación del entorno, donde deberá reconocer

y entender los elementos tanto internos (fortalezas y debilidades) como externos
(oportunidades y amenazas) que pueden influir en la habilidad y/o capacidad de la entidad
para alcanzar los resultados deseados de su sistema. En todo momento tendrá en cuenta
las partes interesadas pertinentes (grupos de interés o stakeholders) considerando las
demandas y aspiraciones de entidades clave por ejemplo, consumidores, distribuidores,
proveedores, trabajadores, organismos reguladores, comunidad u organizaciones civiles,
etc. A través de metas y objetivos claros realizables, alineados con las directrices y la visión
estratégica de la organización.
2. El Hacer, implementación o también puesta en marcha, se encargará de garantizar la
disponibilidad de recursos esenciales para establecer, aplicar, conservar y optimizar el SIG,
con los procedimientos establecidos, registrando los procesos definidos y efectivos acorde
a las demandas de los sistemas integrados, los cuales deben ser comunicados y a la vez
capacitando a todos los participantes de este modelo de sistema de gestión integrado.
3. Verificación: La empresa deberá diseñar técnicas para realizar el seguimiento y cuantificar
los indicadores esenciales y el cumplimiento de requisitos, además de la valoración de
eficiencia, inspeccionando en forma periódica el desempeño del SIG. Realizando auditorías
internas, efectuando revisiones internas para asegurar que el SIG opera y se conserva de
forma apropiada.
4. Mejora Continua: Es el Actuar, en donde se analizan nuevamente las necesidades de
subsanar aquellas desviaciones de los procesos, que podrían significar un riesgo a la
organización, con el objeto de emprender acciones correctivas para prevenir su
reincidencia.

Las fases antes mencionadas se plantean como un proceso cíclico, más conocido como el
ciclo de la mejora continua (PHVA), el cual brinda a la capacidad de evolucionar y optimizar
continuamente conforme a las demandas y aspiraciones propuestas por la organización.

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 2.5 Problemas actuales que inciden en el entendimiento de la mejora
continua y de la utilidad de los SIG
El Sistema Integrado de Gestión no está exento de problemas, las dificultades dependerán del
entorno y del tipo de organización que desee implementarlo, a continuación, se realiza un breve
resumen de algunos de los inconvenientes que se pueden presentar:
La principal barrera para la asimilación y puesta en marcha de la mejora continua y los SIG es el
rechazo al cambio, ya sea de los trabajadores o de la gestión. La gente suele estar acostumbrada
a sus rutinas y cualquier modificación puede ser vista como una amenaza.
Falta de comprensión en lo que significa la mejora continua y sus beneficios puede ser un
obstáculo, por lo cual es imprescindible capacitar y educar a los involucrados, para un mayor
conocimiento de este sistema. Es un proceso continuo de comunicación y toma de conciencia.
Otro gran tema tiene relación con la descoordinación interna; es común que las áreas o grupos
laborales trabajen de manera aislada, obstaculizando la adopción eficaz de un SIG. La
comunicación deficiente entre departamentos puede reducir las ventajas de estos sistemas.
La falta de recursos es un grave problema, por lo tanto, antes de iniciar y mantener la mejora
continua deben estar disponibles y asignados, ya que los SIG demandan recursos como tiempo,
capital y dedicación.
Se debe tener especial cuidado en proponer metas realizables, en caso contrario el sistema no
funcionará, metas inalcanzables o mal definidas pueden impedir el éxito de este sistema.
Es importante considerar el compromiso de la alta dirección, antes de implementar SIG, se debe
tener la implicación activa de los líderes es esencial para la exitosa implantación de la mejora
continua y los SIG. Sin su apoyo o entendimiento, la efectividad del sistema no sería posible.
Es esencial un monitoreo constante en la mejora continua para valorar la efectividad de las
estrategias y hacer correcciones. Sin una adecuada evaluación, es complejo analizar la eficacia de
las acciones.

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2.6 Requisitos generales de las normas: Información Documentada

Mantenida y/o Conservada.

Los sistemas integrados de gestión (SIG), se rigen por un formato de implementación, que se
encuentra estandarizado, específicamente mencionamos, la ISO 9001, orientada a la gestión de
calidad; la ISO 14001, enfocada en la gestión medioambiental; y la ISO 45001, para la gestión de
seguridad y salud laboral. Las normas se desarrollan de la siguiente forma, según los siguientes
requisitos generales:

2.6.1 Requisitos generales

En primer lugar, define el Alcance: El propósito es establecer los límites y la pertinencia del
sistema, detallando los productos, procesos y/o servicios que serán involucrados.
Con respecto al contexto, se consideran las referencias normativas, es un requisito el
cumplimiento de los aspectos legales, como un elemento importante para implementar las
normas.
Al inicio de la implementación se deben conocer los términos y definiciones, con el fin de
comprender el lenguaje técnico de la norma.
Con respecto de la organización, se debe definir el contexto de la organización, enfocado en los
aspectos internos y externos, comprendiendo las demandas y expectativas de las personas o
partes pertinentes interesadas y determinando el ámbito del sistema.
Este requisito es relevante, se refiere al “Liderazgo”, que considera el compromiso de la
dirección, las directrices, las obligaciones y funciones dentro de la organización. Se establecen las
políticas para el SIG.
Se debe realizar la planificación, para fijar metas para el sistema y trazar estrategias para
lograrlas, sin olvidar identificar los posibles riesgos y oportunidades. Se definen los objetivos
claves del SIG.
Es relevante el apoyo, que considera recursos, habilidades, concienciación, comunicación y
documentación.

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 La operación, se centra en las actividades que debe hacer o ejecutar la organización y
supervisión, determinando si es necesario, criterios específicos para productos y servicios, su
diseño, control y producción.
Con respecto de la evaluación del rendimiento o desempeño, se supervisa, mide, analiza y
valoran aspectos, además de realizar auditorías y revisiones de gestión.
Finalmente se considera la “Mejora continua”, que está enfocada en abordar desviaciones y
acciones correctivas.

2.6.2 Información Documentada de la Organización para el SIG

En términos de sistemas integrados de gestión, la información documentada requerida por el

sistema, es aquella información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio
que la contiene. Es la que delinea las políticas, objetivos y principales componentes del sistema.
Puede referirse a varios estándares o reglas y explica la manera en que una organización lleva
adelante sus operaciones para adherirse a esos criterios. Básicamente, sirve como una referencia
global sobre cómo opera y se expone el sistema a los involucrados. Principalmente se requieren
dos tipos de información documentada:

2.6.2.1 Información Documentada Mantenida

Son los documentos que establecen requisitos y requerimientos necesarios, como apoyo para el
cumplimiento de los procesos y actividades del SIG. Se refieren a las instrucciones detalladas
sobre cómo se ejecutan ciertas acciones o labores en una entidad. Otorgan un camino detallado
sobre cómo proceder en una tarea, asegurando su realización conforme a los criterios del sistema
integrado de gestión. Se incluyen los procedimientos que son la "fórmula" que garantiza una
ejecución uniforme en la entidad.

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2.6.2.2 Información Documentada Conservada

Los registros, representan la documentación que valida que se han efectuado ciertas tareas,
evidencian si se siguió un procedimiento determinado, además de contener, formularios,
resultados de análisis y otros informes, relevantes para la actividad. Es la información que debe
estar protegida adecuadamente, por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, usos
inadecuado o pérdida de integridad.

En resumen, los Sistema Integrados de Gestión (SIG), fusionan diversos aspectos de gestión, como
la calidad, la protección ambiental y la seguridad laboral, en una estructura unificada. Dentro de
un SIG, la información documentada que incluyen procedimientos y registros es aquella
información esencial para su puesta en marcha, conservación y perfeccionamiento.

3. Conclusiones

Las principales conclusiones de conocer los aspectos y componentes controlados por el SIG,
permiten:

• Mejorar la capacidad de reacción de la organización mantenerse y crecer en el mercado,

principalmente porque sus objetivos principales deben estar frente a las necesidades o
expectativas de las partes interesadas pertinentes.

• La meta permanente que debe considerar la organización es conocer y dar cumplimiento de la

legislación vigente, que es prioritaria para la aplicación en cada uno de los sistemas
integrados para la gestión.

• Facilitan la identificación y resolución de problemas tanto de calidad, medioambientales como

una disminución de riesgos laborales, con disponibilidad de un entorno de trabajo sano y
seguro.

• La mayor preocupación de las empresas u organizaciones, debe estar en ayudar a conseguir

mejorar la satisfacción de los clientes, de la sociedad en su conjunto o de los propios
trabajadores, colaborando en forma permanente con la generación de un producto o servicio
de calidad certificada, sin dejar atrás el respeto por el ambiente y un buen clima laboral de
respeto y seguridad para sus colaboradores.

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• Las principales ventajas que encuentran las organizaciones para implementar un SIG son la
mayor facilidad para el cumplimiento de la legislación y normativas ambientales, contratos de
trabajo y la mejora de la gestión estratégica de la empresa.

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Apunte académico

4. Referencias

 Otero Mateo, M. Pórtela Núñez, J. M. & Pastor Fernández, A. (2013). Sistemas integrados de
gestión. Servicio de Publicaciones de la Universidad de Cádiz.
 Navarro Huerga, M. & Fernández Otero, M. (2014). Sistemas de Gestión Integrada para las
Empresas (ERP). Editorial Universidad de Alcalá.
 SANABRIA TORRES, L. M. Investigación en Sistemas de Gestión: avances y retos de la gestión
integral. ed. Bogotá́: Ediciones USTA, 2020. 190 p.

 Puga, C. (2004). Los empresarios organizados y el Tratado de Libre Comercio de América del
Norte. Editorial Miguel Ángel Porrúa. https://recursos-
electronicos.udla.cl:2089/es/lc/udlacl/titulos/75080

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