1.1.
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Nombre del Cargo: COORDINADOR(A) ADMINISTRATIVO(A)
Departamento: ADMINISTRACIÓN
Localidad / Ciudad: GUAYAQUIL
Nivel Jerárquico: ESTRATÉGICO
Tipo de Jornada: Completa (X) Parcial ( ) Teletrabajo ( )
Nivel Operativo: Auxiliares / Ayudantes
Nivel Táctico: Asistentes / Analistas
Nivel Estratégico: Supervisores / Coordinadores / Jefes / Gerentes
1.2. OBJETIVO DEL CARGO
Gestionar y coordinar oportunamente las actividades logísticas y administrativas de la
organización, en cuanto a la gestión de espacios físicos, infraestructura, bienes, servicios y
proveedores locales, asegurando la disponibilidad de los mismos y el desarrollo de las estrategias
comerciales de la empresa.
1.3. INFORMACIÓN DEL CARGO
SUPERVISA A: SUPERVISADO POR:
GUARDIAS, SERVICIOS GENERALES, GERENTE AMINISTRATIVO FINANCIERO
ASISTENTES Y AUXILIARES ADMINISTRATIVOS,
PASANTES.
REEMPLAZA A: REEMPLAZADO POR:
(cargo que lo puede reemplazar) (cargo que puede reemplazar
RELACIONES INTERNAS: RELACIONES EXTERNAS:
TODAS LAS ÁREAS DE TRABAJO PROVEEDORES Y CLIENTES INTERNO
1.4. FUNCIONES DEL CARGO
Periodicidad Tipo
1. Garantizar el proceso de dotación de espacios en el
desarrollo de la infraestructura de la Empresa en las S1 P/E/C
diferentes sucursales.
2. Garantizar que las políticas institucionales y los
D P/E/C
procesos administrativos se cumplan.
3. Liderar la logística y recursos en los eventos realizados
M P/E/C
por la Empresa.
4. Elaborar y ejecutar el plan de acción anual según las
A P/E/C
políticas institucionales.
5. Presentar y ejecutar programas para el área
administrativa, que le permitan a la Empresa
M P/E/C
evolucionar con las exigencias del entorno, asegurando
una administración moderna, ágil y efectiva.
6. Gestionar y velar por el cumplimiento de los contratos M P/E/C
administrativos relacionados con la vigilancia, servicios
de aseo, cafeterías, jardinería, parqueaderos, dotación
y los demás asignados.
7. Gestionar los convenios con aerolíneas y hoteles,
garantizando el cumplimiento de las tarifas corporativas S2 P/E/C
ofrecidas.
8. Conservar y velar por la adecuada protección y custodia
de las escrituras de los bienes que posea o llegase a M P/E/C
poseer la Empresa.
9. Realizar toda la tramitología relacionada con las
T P/E/C
escrituras y bienes, propiedad de la Empresa.
10. Gestionar, de manera oportuna, los requerimientos
relacionados con la dotación de espacios, generados
D P/E/C
por las diferentes áreas de la Empresa y sus centros de
servicio.
11. Realizar y planear todas las compras de muebles,
S P/E/C
enseres y otros insumos de los centros de servicio.
12. Elaborar anualmente el presupuesto de la Coordinación
A P/E/C
Administrativa de las sedes.
13. Realizar seguimiento a la ejecución presupuestal del
área, gestionando traslados y adiciones requeridas de M P/E/C
acuerdo con la normatividad interna.
14. Dar apoyo logístico y administrativo a las diferentes
áreas para el buen desarrollo de eventos sociales y/o
T E/C
exposiciones que se realicen en la Empresa o sus
Sucursales.
15. Administrar los muebles y enseres de la Empresa,
garantizando que estén en óptimas condiciones para su S P/E/C
uso.
16. Elaborar los informes solicitados por la Dirección
M P/E/C
Administrativa y financiera.
17. Mantener actualizadas las pólizas generales de la
T P/E/C
Empresa y sus sedes.
18. Garantizar el registro de los pedidos y facturas de las
D P/E/C
diferentes compras realizadas desde el área.
Periodicidad: Diaria=D / Semanal=S1 Mensual=M / Trimestral=T / Semestral=S2 / Anual=A
Tipo de función: Planeación=P / Ejecución=E / Análisis=A / Dirección=D / Control=C
1.5. RESPONSABILIDADES
1.
2.
3.
4.
5.
1.6. PERFIL DEL PUESTO
PREFERENCIA ACADÉMICA: TERCER NIVEL CULMINADO
EXPERIENCIA MÍNIMA: 3 AÑOS EN CARGOS ADMINISTRATIVOS O SIMILARES
COMPETENCIAS ESPECÍFICAS: Gerencia de proyectos de administración en general.
Control presupuestario.
Liderazgo y manejo directo de equipos de trabajo.
CONOCIMIENTOS TÉCNICOS: Manejo intermedio y/o avanzado de y Utilitarios de Office.
Planeación administrativa y financiera.
Negociación con Proveedores.
Normativa de contratación se Servicios Prestados.
Manejo de documentos y normativa contable.
Gestión de cadena de abastecimiento.
1.7. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
Competencia Descripción
ORIENTACIÓN AL CLIENTE DEMOSTRAR SENSIBILIDAD POR LAS NECESIDADES O
INTERNO Y EXTERNO EXIGENCIAS QUE UN CONJUNTO DE CLIENTES POTENCIALES
EXTERNOS O INTERNOS PUEDAN REQUERIR EN EL PRESENTE O
EN EL FUTURO. NO SE TRATA TANTO DE UNA CONDUCTA
CONCRETA FRENTE A UN CLIENTE REAL COMO DE UNA
ACTITUD PERMANENTE DE CONTAR CON LAS NECESIDADES
DEL CLIENTE PARA INCORPORAR ESTE CONOCIMIENTO A LA
FORMA ESPECÍFICA DE PLANTEAR LA ACTIVIDAD. SE LA
DIFERENCIA RESPECTO DE ¨ATENCIÓN AL CLIENTE¨ QUE TIENE
MÁS RELACIÓN CON ATENDER LAS NECESIDADES DE UN
CLIENTE REAL Y CONCRETO EN LA INTERACCIÓN.
TRABAJO EN EQUIPO Y ES LA INTENCIÓN GENUINA DE COLABORACIÓN Y
COOPERACIÓN COOPERACIÓN CON LA EMPRESA Y CON SUS COLABORADORES
PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE SU EQUIPO Y DE LA
ORGANIZACIÓN. ES UNA FILOSOFÍA Y UNA FORMA DE HACER
QUE PRIVILEGIA LO COLECTIVO SOBRE LO INDIVIDUAL.
ORDEN Y CALIDAD SE EXPRESA DIARIAMENTE EN FORMAS MUY CLARAS DE
REVISIÓN DE SU TRABAJO, SEGUIMIENTO A LAS POLÍTICAS Y A
LA INFORMACIÓN COMO Y A LA INSISTENCIA EN LA CLARIDAD
DE ROLES Y FUNCIONES ASIGNADAS COMO LAS TAREAS, EL
ASEGURARSE QUE NO SE DEN ERRORES EN EL TRABAJO Y SU
CUMPLIMIENTO COMA COMO EN EL MANEJO DE LA
INFORMACIÓN.
DESARROLLO DE IMPLICA UN ESFUERZO CONSTANTE POR MEJORAR LA
PERSONAS FORMACIÓN Y EL DESARROLLO, TANTO LOS PERSONALES
COMO LOS DE LOS DEMÁS COMA A PARTIR DE UN APROPIADO
ANÁLISIS PREVIO DE SUS NECESIDADES Y DE LA
ORGANIZACIÓN. NO SE TRATA SOLO DE ENVIAR A LAS
PERSONAS A CURSOS COMA SINO DE UN ESFUERZO POR
DESARROLLAR A LOS DEMÁS.
PENSAMIENTO YA ES LA CAPACIDAD DE ENTENDER Y RESOLVER UN PROBLEMA
ANALÍTICO A PARTIR DE DESAGREGAR SISTEMÁTICAMENTE SUS PARTES;
REALIZANDO COMPARACIONES, ESTABLECIENDO
PRIORIDADES, IDENTIFICANDO SECUENCIAS TEMPORALES Y
RELACIONES CAUSALES ENTRE LOS COMPONENTES.
ORIENTACIÓN A LOS ES LA TENDENCIA AL LOGRO DE RESULTADOS, FIJANDO METAS
RESULTADOS DESAFIANTES POR ENCIMA DE LOS ESTÁNDARES, MEJORANDO
Y MANTENIENDO ALTOS NIVELES DE RENDIMIENTO, EN EL
MARCO DE LAS ESTRATEGIAS DE LA ORGANIZACIÓN.
IMPACTO E INFLUENCIA IMPLICA LA INTENCIÓN DE PERSUADIR, CONVENCER, INFLUIR O
IMPRESIONAR A LOS DEMÁS PARA QUE CONTRIBUYAN A
ALCANZAR LOS OBJETIVOS PROPIOS. ESTÁ BASADO EN EL
DESEO DE CAUSAR UN EFECTO ESPECÍFICO EN LOS DEMÁS
COMA UNA IMPRESIÓN DETERMINADA O UNA ACTUACIÓN
CONCRETA CUANDO SE PERCIGUEE UN OBJETIVO.
LIDERAZGO ES LA INTENCIÓN DE ASUMIR EL PAPEL DE LÍDER DE SU EQUIPO
DE TRABAJO PUNTO IMPLICA EL DESEO DE GUIAR E INFLUIR EN
LOS DEMÁS. EL LIDERAZGO NO SE DEBE ASOCIAR CON UNA
POSICIÓN FORMAL EN LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN.
EL LÍDER DEBE TENER LA VOCACIÓN DE SERVIR, ENSEÑAR Y
GUIAR A SUS COLABORADORES.
INVONACIÓN ES LA CAPACIDAD DE IDEAR SOLUCIONES NUEVAS Y
DIFERENTES PARA RESOLVER PROBLEMAS O SITUACIONES
REQUERIDAS POR EL PROPIO PUESTO, LA ORGANIZACIÓN, LOS
CLIENTES O EL SEGMENTO DE LA ECONOMÍA DONDE ACTÚE.
DESARROLLO ES LA CAPACIDAD PARA ANALIZAR EVALUAR EL DESEMPEÑO
ESTRATÉGICO DE LOS ACTUAL Y POTENCIAL DE LOS COLABORADORES, Y DEFINIR E
RECURSOS HUMANOS IMPLEMENTAR ACCIONES DE DESARROLLO PARA LAS
PERSONAS Y EQUIPOS EN EL MARCO DE LAS ESTRATEGIAS DE
LA ORGANIZACIÓN, ADOPTANDO UN ROL DE FACILITADOR Y
GUÍA.
CONOCIMIENTO DE LA ES LA CAPACIDAD DE COMPRENDER LAS NECESIDADES DEL O
INDUSTRIA Y EL LOS CLIENTES, LAS DE LOS CLIENTES DE SUS CLIENTES, HOLA DE
MERCADO LOS USUARIOS FINALES SEGÚN CORRESPONDA. TAMBIÉN ES LA
CAPACIDAD DE PREVER LAS TENDENCIAS, LAS DIFERENTES
OPORTUNIDADES DEL MERCADO, LAS AMENAZAS DE LAS
EMPRESAS COMPETIDORAS, Y LOS PUNTOS FUERTES Y DÉBILES
DE LA PROPIA ORGANIZACIÓN.
