Redacción y Correspondencia II REC-203

Lic. Pilar Aparicio Barrenechea

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TEMA 4

La Carta Comercial

4.1. Introducción

Desde que la carta se constituye en medio para la comunicación existió la

preocupación por darle una forma atractiva; primero la caligrafía del mejor
estilo luego el uso del perfume en la carta de amor y después el aspecto sobrio y
elegante de la carta comercial escrita a máquina.

La palabra carta se deriva del latín carta y significa, papel escrito que se manda a
una persona para darle cuenta de algo. Se llama también epístola, misiva o
comunicación escrita.

Existe una amplia variedad de cartas derivada de los diferentes tipos de

actividades comerciales, aunque, por lo general, su estructura responde a un
esquema rígido. Aún así siempre habrá caracteres que la definan: será más
protocolar cuando se trate de realizar una reclamación o un impago y
más afectuosa si realizamos una oferta.

Debe tenerse en cuenta que la carta comercial representa a la empresa que la

envía, por lo que se hace indispensable una excelente presentación, tanto en lo
que respecta a la redacción como la disposición de sus elementos, pues el
documento será un indicador más de profesionalidad de la empresa. Es
importante atender a cada una de las partes que la integran.

4.2. Definición
Las cartas comerciales son documentos empleados en las relaciones entre la
empresa y sus clientes o proveedores. Constituyen, en definitiva, el medio de
comunicación utilizado para la mayoría de transacciones comerciales que se
llevan a cabo y tienen una importancia evidente en el mundo de los negocios, ya
que a través de ellas no solo se presenta la imagen de la empresa, sino que de
ellas depende muchas veces el éxito de un negocio, de una venta o de una
operación

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4.3. Características de la redacción

4.3.1. Primarias
Son aquellos que ayudan de forma correcta en la redacción y van muy
concadenas entre sí, las mismas son: claridad, brevedad, integridad, cordialidad
y cohesión

Claridad Máxima compresión con mínimo

esfuerzo.
Brevedad Mínimo número de palabras para
garantizar un mensaje claro y
PRIMARIAS completo
Integridad Todas las ideas principales deben
aparecer en el mensaje
Cordialidad Tono agradable atento y cordial.
Cohesión Ideas integradas en un todo.

4.3.2. Secundarios
Son aquellos que acompañan al momento de redactar ya que ayudan y
simplifican el esfuerzo, las mismas son: corrección, motivación, modernidad y
positivismo.

Corrección Mensaje sin errores que afecten el

fondo o la forma.
Motivación Despertar el interés en la mente del
SECUNDARIAS destinatario.
Modernismo Expresiones actualizadas con
mensaje claro y comprensible.
Positivismo Actitud y lenguaje positivo.

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4.4. Terminología de la carta comercial

TÉRMINOS ANTIGUOS TÉRMINOS MODERNOS

1. Acuso Recibo 1. Recibimos su carta

2. El suscrito 2. No se usa en redacción comercial
3. Debidamente firmada 3. Firmada
4. De los corrientes 4. De julio, agosto, etc.
5. Agradezco por anticipado 5. Agradeceré
6. Pongo en su conocimiento 6. Le comunico, le informo
7. Deseo agradecerle 7. Agradecido, agradezco
8. El objeto de la presente 8. Es un placer informar
9. Llegó a mis manos 9. Llegó, recibí, recibimos
10. Esta es para informarle 10.Me es grato informarle
11. Pedido del rubro 11.Pedido Núm. 8543
12. Hemos recibido 12.Gracias por
13. Agradeciéndolo 13. Quedaré muy agradecido.
14. A la espera de 14. Espero
15. Esperando, agradeciendo 15. Esperamos, agradecemos
16. Quedamos de usted 16. Atentamente
17. En el día de hoy 17. Hoy
18.Agradezco de antemano 18. Me complace
19. A través de la presente 19.A través de esta carta
20. Muy señor nuestro 20. Estimado señor
21. Una vez leído el escrito 21. Después de leer el documento
22. Nos permitimos adjuntarle 22. Tenemos el gusto de adjuntar
23. Con sumo gusto atenderemos 23. Con mucho gusto le…
24. En espera de su respuesta 24. Esperamos su respuesta
25. No dudando que será de interés 25. Estamos seguros que será de su
para ustedes interés
26. Referente a su escrito de… 26. Respecto a su carta de….
27. Tenemos el deber de 27. Es nuestro deber
28. Nos permitimos adjuntarle 28. Adjuntamos
29. Atentemos a su petición de… 29. Daremos respuesta a su solicitud de
30. Su afectísimos y seguro servidor 30. Agradecido por su atención
31. El objetivo de nuestra carta 31. El propósito de nuestra carta

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32. Muy señores míos 32. Estimados señores

4.5. Estructura básica de la carta

Se redacta en papel bond tamaño carta, sólo anverso; cuenta con márgenes
superior, inferior, izquierdo y derecho, además de los elementos propios de la
carta, que se detallan a continuación.

Membrete
Fecha

Datos del
destinatario
Referencia
o asunto
Saludo

Texto o cuerpo

Despedida

Firma

Iniciales de identificación

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Adjuntos o anexos
Copias

4.6. Elementos de la carta comercial

4.6.1. Membrete
Consigna el nombre o la razón social de la empresa. Los elementos que presenta
son:

 Logotipo: Símbolo de la empresa, diseñado en forma artística y con fines

publicitarios.
 Razón Social: Nombre legal que identifica a la empresa.
 Dirección o domicilio: Lugar de ubicación de la empresa, constituida
por: Casilla, número de fax, número telefónico dirección de correo
electrónico cuidad y país.

Existen según sean los casos, las siguientes direcciones:

 Dirección domiciliar: destino lugar de ubicación, domicilio de la

empresa
Calle Sagarnaga N. 897
Avenida San Carlos Tercer Anillo N. 1233
Entre Villalobos y Pinilla N. 520
 Dirección telefónica fija y móvil: servicio que presenta las diferencia
empresa de teléfonos
Teléfonos 2834667 Telf. 2347659
Celular 76223391 Fono: 2470958

 Dirección fax: Servicio que presta ENTEL y que se registra según la clave
del fax que es un número telefónico.
Fax: 2834756

 Dirección internet: llamado también correo electrónico

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E-mail: [email protected]

 Ejemplos de membretes:

- -----------------------------------------------------

FÁBRICA LA ESTRELLA S.A

Of. Central Calle Inca N. 500
Planta Carretera a Oruro Km7, El Alto
Telf.: 285951- 2459961 Casilla 818
La Paz- Bolivia
------------------------------------------------------

CONSTRUCTORA “ORMACHEA” S.A.

Av. Cañoto. N. 3849
Telf. 34566572 - Fax: 3452617
Santa Cruz - Bolivia

------------------------------------------------------

Av. Mariscal Santa Cruz N° 1392, Edificio Cámara Nacional de Comercio,

Piso 15
Telf.: 591 2 2376164
Correo electrónico: [email protected]
Fax: 591 2 2391093
4.6.2. Lugar y fecha
La Real Academia de la Lengua Española recomienda ordenar los componentes
de la fecha en secuencia cronológica, es decir, empezando por el nombre de lugar
de donde se escribe, separado con la coma, luego se escribe la fecha, empieza por
el día y termina en el año. El nombre del mes siempre se escribirá con minúscula

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y el año no debe separarse el dígito de mil, ni con punto ni coma por no tratarse
de una cantidad.

El Alto, 15 de marzo de 2024

La Paz, 15 de marzo del 2024

La Paz, marzo 15 de 2024

El Alto, marzo 15 del 2024

 Cite o número correlativo: Numeración secuencial y cronológica de

la carta. Puede ser numérica o alfa numérico, sirve para facilitar la
identificación del documento. Se recomienda entre el membrete y la
fecha y debe contener los siguientes datos:

Número de carta CITE: 008

Repartición a la que
CITE. 008/RRHH
pertenece

Año de emisión CITE. 008/RRHH/24

4.6.3. Datos del destinatario

Se integra con el nombre o nombres, el apellido o apellidos en la mayoría de los
casos con el grado académico.

Señora
Lic. María Amalia Cortez Choque
Gerente de Ventas
“La Papelera” S.A
Avenida Saavedra Nº 345
Presente

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 Cargo: Se debe incluir el cargo del destinatario. Ambos pueden ir en el

mismo reglón con la preposición “de” o la coma, siempre y cuando sea
corto y se vea estético.

Señora
Lic. María Amalia Cortez Choque
Gerente General La Papelera S.A.
Avenida Saavedra N. 345
Presente

 Nombre de la empresa: NO va con Mayúsculas fijas a no ser que se

trate de una sigla.

Señora
Lic. María Amalia Cortez Choque
Gerente General.
“La Papelera” S.A.
Carretera a Viacha km. 11 N.245
La Paz

 Lugar de Destino: en la correspondencia internacional es costumbre

ciudad y país y en la correspondencia nacional se escribe los nombres del
departamento siempre para la correspondencia local se podrá escribir la el
departamento, localidad o presente.

Doctor Doctor
José Colque Marca José Colque Marca
Jefe de Ventas Jefe de Relaciones Públicas
QUICK & CÍA INBOLSA S.A
568 Fifth Avenue Calle
62 Chorolque No 345
Florida, Estados Unidos Sacaba, Cochabamba
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4.6.4. Referencia o asunto

En las comunicaciones su uso es indistinto (es decir se puede o no colocar) sin
embargo muchas entidades la conservan para facilitar el manejo de los archivos
y agilizar la labor administrativa de los ejecutivos.

Ref.: Cotización de Productos

Ref.: COTIZACIÓN DE PRODUCTOS

Asunto: Cotización de Productos

4.6.5. Saludo
Se recomienda conservar el saludo como expresión elemental de cortesía, en la
correspondencia comercial se dirige siempre al cargo que ocupa el jefe o
ejecutivo “Estimado Licenciado”, Cuando no hay cargo ni título académico:
el saludo se dirige simplemente al apellido o apellidos Señor Fernández:

También existen términos usuales según sea el grado de confianza y trato entre
corresponsales: estimado, apreciado acompañados del tratamiento y del
apellido.

Señor Señor Doctor

Juan Cardozo Flores Lic. Julio Marca P. Rogelio Cuevas Alí
Calle Uruguay 1575 Calle Uruguay 1575 Gerente General

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Coroico – La Paz Arica, Chile ELECTROPAZ S.A

Presente

Señor Cardozo: Licenciado Marca: Señor Gerente:

4.6.6. Cuerpo o texto de la carta

El número ideal de párrafos son tres: el primero para introducir el tema el
segundo para desarrollarlo y el tercero para concluirlo; sin embargo, también es
correcto realizar la redacción en dos párrafos, depende del contenido y cantidad
de información.

4.6.6.1. Dos párrafos

Hemos recibido su propuesta para facilitarnos una importante

cantidad de material de construcción, le agradezco que nos
remita información completa sobre disponibilidad, calidad,
precio y demás detalles de sus materiales y piezas de
fabricación; desearía conocer si es posible la cotización del
producto si subirá o bajará en un futuro, pues en este último
caso, compraríamos una cantidad precisa y esperaríamos más
adelante para comprar el resto hasta completar el total que
precisamos.

De ser favorable su informe de cotización, lo más pronto

posible recibirá una orden de compra. Reciba saludos.

4.6.6.2. Tres párrafos

A través de esta carta reciba saludos y buenos deseos de

bienestar para usted y todo su equipo de trabajo.

Anunciarle que el próximo evento relacionado con el seminario

“LIDERAZGO Y EMPRENDIMIENTO GLOBAL” se realizará el 30 de
abril, a hrs. 14:00 en nuestro recinto cultural habilitado para
este fin. Dicha actividad estará a cargo del famoso economista
Dr. Joaquín Sánchez Peredo, autor de varios libros de manejo e
inversión de capital.
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Agradeceré que designe a tres de sus empleados para que puedan

asistir al evento, estaré a la espera de los nombramientos.
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4.6.7. Despedida
Igual y consecuente con el saludo se recomiendo su uso, de acuerdo al tipo de
puntuación se puede colocar una coma al final de la despedida o no; los términos
más utilizados son:

 Atentamente
 Muy atentamente
 Cordialmente,
 Muy cordialmente,

4.6.8. Firma
Es la identificación del remitente de la carta emitida. La expresión firma incluye:
Nombres y apellidos cargos y rúbrica

Lic. Ángelo Ramírez Choquetarqui Ing. Augusto Pinto Loza

GERENTE GERERAL GERENTE GENERAL EMBOL S.A.

4.6.9. Iniciales de identificación

Actualmente en América latina se extiende el uso del nombre y la inicial del
apellido para las mujeres y la inicial del nombre y el apellido si es varón. Cuando

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se opta por la forma tradicional se escriben las iniciales del nombre de la
secretaria o quien transcribe la carta en minúscula y sin punto. Ni en medio nial
final

Carla A. Apaza C. Cal

4.6.10. Adjuntos o anexos

Las cartas en algunos casos por naturalezas de sus contenidos debido a la
necesidad de ilustrar o sustentar el mensaje transmitido, debe ir acompañado de
anexos que el remitente juzgue que son necesarios. Precedido del término anexo,
incluso, adjunto seguido de dos puntos debe mencionarse los documentos o
instrumento ilustrativos que se adjuntarán a la carta.

Anexo: Dos copias

Incluso: Lo indicado
2 fotocopias
Un recorte de “La Prensa”

Adjunto: Cheque BNB

Fotocopia de factura
Muestra de telas

Adj.: Catálogo de ofertas

4.6.11. Copias
Las cartas llegan a ser la constancia escrita de una comunicación en específico,
en este sentido es importante y necesario conservarla dentro del archivo.

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Cc/Archivo c.c. Arch. c.c. Archivo

Copia: Archivo con Copia: Copia: para Archivo

4.7. Estilos o modelos modernos de cartas

Los estilos o modelos comerciales de cartas más frecuentes encontrados en la
correspondencia comercial Son:

4.7.1. Bloque extremo

Todas las líneas de escritura, están alineado en el margen izquierdo incluidas:
fecha, saludo y despedida.

Membrete
Fecha

Datos del
destinatario

Referencia o asunto

Saludo

Texto o cuerpo

Despedida

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Firma

Iniciales de identificación
Adjuntos o anexos
Copias

4.7.2. Estilo bloque o modificado

Se caracteriza porque la fecha la referencia la despedida y la firma se escriben en
una misma línea vertical comienza escribiendo la fecha en centro horizontal de
página. La referencia de destinario se escribe a la margen izquierda: el resto de
los párrafos siguen sea misma alineación. Pero la despedida y firma a la derecha:
solo las señales de identificación quedan a la izquierda.

Membrete
Fecha

Datos del
destinatario
Referencia
o asunto
Saludo

Texto o cuerpo

Despedida

Firma

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Iniciales de identificación
Adjuntos o anexos
Copias

4.7.3. Estilo semibloque

La fecha, despedida y la firma se escriben en una misma línea vertical de la
página de los párrafos con sangría de tres a cinco a diez espacios.

Membrete Fecha

Datos del
destinatario
Referencia
o asunto
Saludo

Texto o cuerpo

Despedida

Firma

Iniciales de identificación
Adjuntos o anexos
Copias

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4.8. Márgenes y espacios de la carta

MS 2.5

4-5

3-4

2-3

2-3
MI 3 MD 3
2-3

3-4

4-5

2-3

MI 2.5

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4.9. Proceso de la redacción de cartas

4.9.1. Concepción
Es la etapa inicial en la que nace el mensaje, como necesidad de comunicación.
En esta parte las ideas no están siempre ordenadas ni definidas.

4.9.2. Recolección de datos

Consiste en reunir datos claves muy importante que sin duda son la esencia del
mensaje que deberán considerarse; entre estos datos están los nombres,
direcciones, fechas, cantidades y códigos entre otros.

4.9.3. Bosquejo de ideas

El bosquejo es aquel primer esbozo o elaboración inicial, se realiza a partir de los
datos obtenidos y el orden secuencial de elementos de la carta.

4.9.4. Preparación del borrador

Esta técnica nos permitirá elaborar un primer borrador que nos servirá como
base para crear un mensaje de calidad, con la disposición ordenada y sistemática
de cada uno de los elementos de la carta.

4.9.5. Control de calidad

Preparar un borrador sin errores en el primer intento no es tarea fácil. Por eso la
corrección del mismo a través de la autocrítica permitirá mejorar la calidad de la
carta.

Es importante pensar en la opinión del lector y analizar el mensaje de la carta en

cuanto a claridad, cordialidad, modernidad, brevedad, puntuación, ortografía
etc. Es decir, en todas aquellas características que debe cumplir una carta para
ser un mensaje eficaz con mucho profesionalismo.

4.9.6. Elaboración final

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Este es un punto al que todas las personas que redactan cartas comerciales
deben llegar con una apreciación objetiva y clara de su redacción en la
distribución de todos los elementos y seguridad de un mensaje claro, preciso y
cortés.

4.10. Práctica (Elabora 2 elementos de cada uno)

4.10.1. Membrete

4.10.2. Fecha

4.10.3. Datos del destinatario

4.10.4. Referencia o Asunto

4.10.5. Saludo

4.10.6. Texto o cuerpo

4.10.7. Despedida

4.10.8. Firma

4.10.9. Iniciales de identificación

4.10.10. Adjunto o anexos

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4.10.11. Copias

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