PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE CAMBIO
CÓDIGO: ARC-LI-SSO-PGC-PRO-007 VERSIÓN: 03
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1 OBJETIVOS
Este procedimiento establece las directrices para asegurar que todos los cambios se evalúen
con respecto a los riesgos potenciales para la seguridad, salud y medio ambiente, así como
garantizar que se tomen todas las medidas para garantizar que los cambios se implementen y/o
se evalúen con el debido análisis de riesgo y los controles necesarios para eliminar o minimizar
cualquier potencial de pérdida.
2 ALCANCE
Este procedimiento se aplica a todos los empleados de ARC y sus subcontratistas de servicios
conexos que desarrollen actividades en las unidades mineras donde ARC brinde servicios
involucrando a todos y cada uno de los cambios, temporales o permanentes.
3 DEFINICIONES
3.1 Cambio: Cualquier modificación de ambientes, procesos, tareas o actividades que
modifiquen el perfil de riesgos existentes y previamente mapeados, relacionados con la
seguridad, salud, medio ambiente y calidad. El cambio se puede clasificar como:
Temporal: Cuando la situación propuesta tiene fecha determinada para finalización.
Permanente: Cuando La situación propuesta permanecerá por un plazo indeterminado
después de que se realice el cambio.
3.2 Control de Riesgo: Acción con la que se espera administrar el riesgo.
3.3 Cambio de Naturaleza Física: Cambio cuya finalidad principal es modificar los equipos,
las construcciones, las edificaciones o las instalaciones para optimizar su funcionamiento
o disponibilidad.
3.4 Cambios de Naturaleza Operacional: Cambio cuya finalidad principal es mejorar o
modificar los procesos en su formulación, especificaciones, criterios y procedimientos de
operación y que están relacionados directamente con la producción.
3.5 Clasificación del Riesgo: Es una forma de ordenar los riesgos o acciones que se
desprenden de una evaluación de riesgo de acuerdo a la magnitud relativa del riesgo.
3.6 Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el Ambiente, sea adverso o benéfico, total o
parcial como resultado de las actividades, productos o servicios de una organización.
3.7 Equipo de gestión del cambio: Equipo multidisciplinario conformado por los
representantes de las principales áreas funcionales y de soporte que están directamente
e indirectamente involucradas al cambio.
3.8 Evaluación de Riesgos: Valorar el nivel de riesgo de actividades Rutinarias y No
Rutinaria basados en la probabilidad y consecuencia de la ocurrencia de un evento.
3.9 Evaluación de Riesgos basado en Equipos: Es el proceso de evaluar los riesgos
utilizando un grupo de personas que pueden ser diferentes disciplinas y que están en
capacidad de proporcionar información especializada del área o actividad.
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3.10 Gestión de Riesgos: es la aplicación sistemática de políticas, procesos y estándares de
gestión para identificar eventos, evaluar y controlar el riesgo, comunicar los riegos y
controles, y monitorear el cumplimiento de controles establecidos
3.11 Identificación de eventos: proceso en el cual deben determinarse los posibles eventos
de cada actividad generados por la presencia de peligros.
3.12 Proyecto: conjunto de actividades realizadas bajo un esquema establecido, que tienen un
inicio y un final.
3.13 Solicitante del Cambio: Colaborador o contratista de un área que se encuentra con la
necesidad de realizar un cambio.
3.14 Ejecutor: Colaborador que tiene la competencia, los recursos y la responsabilidad para
realizar el cambio.
3.15 Coordinador: Colaborador competente que tiene la función de garantizar el cumplimiento
de las etapas de gestión de cambios en su área de alcance.
3.16 Actividad: Conjunto de tareas cuyos riesgos serán evaluados.
3.17 Tarea: Conjunto de pasos de una actividad o trabajo.
4 RESPONSABILIDADES
4.1 Gerentes
• Asegurar que antes de todo inicio, ejecución y/o modificación de un proyecto que involucre un
cambio, que se haya realizado la evaluación de riesgos e implementar los controles establecidos.
• Asegurar que la Evaluación de Riesgos sea aplicada a todas las actividades bajo su control y
se genere el registro respectivo antes de su ejecución.
• Participar activamente en la revisión de los resultados de las Evaluaciones de Riesgos y
establecer planes de acción para implementar los controles establecidos en la evaluación,
poniendo especial énfasis en los riesgos altos y medios.
• Garantizar el desarrollo y cumplimiento del presente procedimiento, así como la implementación
de los controles de los riesgos evaluados.
• Liderar la planificación del cambio, estableciendo acciones, aprobando y proporcionando los
recursos necesarios.
• Firmar los formatos requeridos en el presente estándar.
4.2 Residentes / Jefes de Operaciones
• Participar en la planificación del cambio, estableciendo acciones, gestionando los recursos
necesarios.
• Hacer el seguimiento de los procesos de cambios.
• Dirigir la gestión de cambio con la participación del equipo de gestión de cambio
(multidisciplinario) para su implementación.
• Solicitar la participación del gerente de operaciones en la evaluación de los riesgos del cambio
cuando sea necesario.
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• Llenar el formulario de gestión del cambio, obteniendo las debidas firmas y firmando en el campo
de aprobación de la solicitud, y mantenerlo bajo su custodia hasta la implementación del cambio.
• Hacer la verificación de los resultados del cambio después de su ejecución.
• Divulgar el cambio a todos los involucrados.
• Hacer el seguimiento del cambio y su evaluación después de (03) meses de la implementación.
• Certificar que todos los cambios se hayan ejecutado de acuerdo con lo previsto y autorizado.
4.3 Jefe de guardia / Jefe de área.
• Realizar la evaluación de riesgo de la tarea que sufrirá cambio, junto con los colaboradores
directamente involucrados.
• Solicitar la participación de los colaboradores en el proceso de gestión del cambio.
• Capacitar y orientar a los colaboradores involucrados en los cambios.
• Presentar al ejecutante la evaluación de riesgo realizado referente al cambio.
• Cuando se le solicite, hacer seguimiento del ejecutante en la realización del cambio.
• Divulgar los cambios realizados en su área a los colaboradores involucrados.
• Archivar la evaluación de riesgo respecto del cambio.
• Involucrar al equipo de gestión de cambio para establecer las medidas de control y planificar el
cambio.
4.4 Colaborador
• Identificar la necesidad del cambio
• Evaluar los riesgos del cambio juntamente con el jefe/responsable directo.
• Realizar la tarea/actividad que sufrió cambio solo después de haber recibido capacitación o
entrenamiento relacionado al mismo.
• Participar en la elaboración de la gestión del cambio del riesgo, cuando se le convoque.
• Hacer el seguimiento de la ejecución del cambio, cuando se le solicite.
• Ayudar al jefe de guardia / jefe de área o sustituto en la divulgación del cambio realizado a los
demás.
5 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CAMBIO
5.1 Identificación de la necesidad del cambio
Todos los colaboradores de ARC y Sub Contratistas deben tener capacitación y estar aptos para
identificar en que consiste el cambio y como iniciar el proceso de gestión del cambio.
El proceso se inicia en el área cuando el colaborador se encuentra con la necesidad de realizar
un cambio relacionado con:
• Puestos de trabajo (perfiles).
• Apertura de nuevas UM o proyectos
• Equipos e instalaciones
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• Variables de proceso
• Variables de diseño (cambio de sección típica, replanteo del diseño integral, etc.).
• Ambiente de trabajo
Componentes ambientales.
• Materiales utilizados, sus composiciones, propiedades, envases, envolturas
• Estándares y/o Procedimientos de Operación / Mantenimiento, uso de automatización /
software, parada y puesta en marcha.
• Materias primas e insumos diversos
Tales necesidades de cambio también se pueden identificar durante los procesos de
actualización de requisitos legales, requisitos contractuales, análisis de accidentes e incidentes,
auditorias y monitoreo de resultados, otros. En caso un cambio este precedido por un periodo
de prueba, la duración y los procedimientos para la prueba se deben acordar y autorizar en el
nivel gerencial, y se debe identificar como cambio temporal. El plazo máximo para un cambio
temporal es 4 meses, en caso contrario se deberá de reiniciar el proceso del cambio.
Consideraciones Complementarias:
(1) En caso de situación de rutina:
• En referencia a las actividades de rutina, se deberá realizar una evaluación
detallada de los riesgos asociados al cambio, actualizar el IPERC Base y elaborar
o actualizar el Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro, verificando que estos
incluyan a las personas de las áreas involucradas en el cambio, al ejecutor del
cambio y al
Equipo SSOMAC.
(2) En caso de situación de Emergencia:
• Todos los cambios deberán ser planificados. En caso se deba realizar cambios
de emergencias se deberán implementar procedimientos para identificarlos y
tratarlos.
• El Gerente de Operaciones de la unidad, o similar, deberá ser informado cuando
el cambio propuesto presente riesgos altos y no se pueda tratar mediante el
presente Estándar o el Equipo de Gestión de Cambios no esté disponible
• Corresponde a la supervisión de turno evaluar los riesgos del cambio,
comunicando y solicitando la aprobación del responsable del área para la
implementación del cambio.
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(3) En caso de cambios de personas:
• En caso de producirse modificaciones relacionadas con los colaboradores en
general (contratación, transferencia, promoción, separación, extinción del cargo
o función), se deberá utilizar el “Formato de Cambio de Tarea Anexo 15”.
Verificar en el Flujograma Cambio de Cargo para ver cuál es el circuito de cambio de
tarea.
5.2 Análisis y Evaluación de Riesgos
Antes de iniciar todo cambio, se deberán evaluar todos sus riesgos. Para ello, el solicitante del
cambio deberá definir el equipo de gestión del cambio, identificando representantes de las áreas
que posiblemente estarán directa e indirectamente involucradas.
Este equipo deberá realizar un análisis preliminar de riesgos de acuerdo con el procedimiento
de identificación de peligros y evaluación de riesgos de ARC. Los resultados de esta evaluación
se deberán registrar en el formato de IPERC Línea Base internos de ARC.
5.3 Planificación del Cambio
Al término del análisis y evaluación de los riesgos, el equipo deberá realizar la planificación del
cambio, estableciendo las acciones y controles necesarios para eliminar o minimizar los riesgos
identificados.
En esta fase se debe de garantizar que:
• Se identificaron todos los riesgos asociados con el cambio propuesto.
• Se identificaron los mecanismos apropiados de control, y se pueden implementar para
eliminar o minimizar los riesgos.
• Se cumplirán todos los criterios de ingeniería adoptados
• Se contemplan todos los recursos necesarios para realizar el cambio.
• Se identificaron todas las exigencias legales, y estas se pueden cumplir.
• Exista la comunicación y la capacitación de todas las personas afectadas por el cambio.
5.4 Realización del cambio
Antes de iniciar el cambio, el solicitante del mismo deberá garantizar que se hayan cumplido las
acciones previstas en la planificación y que se hayan contemplado todos los controles.
Durante la ejecución del cambio se deben considerar todos los permisos de trabajos necesarios.
5.5 Evaluación de los Resultados
Inmediatamente después de que se haya realizado el cambio, o en caso se defina en el
formulario, después de 04 meses de la implementación, el equipo de gestión deberá evaluar si
los resultados del cambio cumplieron las expectativas, habiendo ocurrido de acuerdo con la
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planificación. También se deberá evaluar si el cambio se debe mantener y, en
caso de que haya abierto como temporal, si será permanente.
5.6 Sistematización de los controles
En esta Fase, el jefe del área afectada por el cambio deberá garantizar que se
actualice la revisión/evaluación de los documentos relacionados (Diseños,
estándares operacionales, estándares de proceso, requisitos de mantenimiento,
procedimientos de emergencia, etc.).
Asimismo, deberá garantizar también la actualización de la planilla de perfil de
riesgo, de acuerdo con el estándar de evaluación de riesgos de seguridad, salud
y medio ambiente siempre que se identifique un nuevo riesgo o factor de riesgo
de una tarea resultante de un cambio).
5.7 Lineamiento para la gestión del cambio
El supervisor / jefe responsable del proyecto debe presentar y revisar con el
departamento de SSMA, la evaluación inicial de riesgos y la evaluación del
cambio. La gestión del cambio constatará de la guía para la evaluación del
cambio incluyendo su descripción, se usará para facilitar la identificación de
cambios que pueden generar riesgos asociados al proyecto.
En caso de aperturas/cierres de UM, los formatos deberán ser firmados por los
máximos representantes de operaciones incluyendo las personas involucradas
del cliente, se deberá de archivar estos registros para casos de auditorías.
5.8 Guía de la Gestión del Cambio
Cuando se apertura nuevas UM/proyectos o se inicie nuevas líneas de negocio
para ARC, se tendrá como estructura inicial de gestión del cambio catorce
puntos que nos servirán para mapear los peligros existentes en la nueva
actividad y establecer medidas de control iniciales para garantizar la seguridad
en el nuevo proceso. En el cuadro adjunto, se describe los puntos a considerar
y los responsables de su seguimiento y ejecución durante la gestión del cambio.
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ESTRUCTURA DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO
ESTRUCTURA- GESTION DEL SI NO
N CAMBIO REQUIERE APLICA Responsable
CRONOGRAMA DE OBRA
JEFE DE
1 - Cronograma de obra Especifico X
OPERACIONES
- Contrato- Anexos y penalidades
PLAN DE TRABAJO DE OBRA -Plan de Ejecución
de Obra -Flujograma del Proceso -Manuales y
Certificados de operatividad de equipos
2 -Fichas técnicas de Equipos de Protección Personal RESIDENTE
-Certificado de calibración de equipo de monitoreo
-Certificado de equipos y Herramientas manuales y X
de Poder.
ORGANIGRAMA DE OBRA
3 -Organigrama de supervisión de primera línea X RESIDENTE
organigrama de supervisión técnica y obreros
CURRICULUM VITAE- PERSONAL CALIFICADO
PARA EL PUESTO. -Estándar de Perfil de Puesto
-PETS de selección de Personal GESTION
4 X
-CV Supervisión HUMANA
-CV Obreros
LOGISTICA
-Plan de Logística
-Procedimiento de gestión de transporte JEFE DE
5 X
-Procedimiento de Movilización y Desmovilización LOGISTICA
-Procedimientos Internos de control de almacén
PLAN ANUAL DE SSO
6 -Plan de SSO - ARC X JEFE DE SSMA
MAPEO DE RIESGOS -IPERC Línea Base- Nueva
7 actividad o proceso que sufrirá cambios. X RESIDENTE
PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO SEGURO
-PETS operativos, mantenimiento, seguridad, etc.
JEFE DE
8 -Modificación de PETS de actividades que tendrán X
OPERACIONES
cambios
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CRONOGRAMA DE CAPACITACIONES
Cronograma anual de capacitaciones de acuerdo a JEFE DE
9 X
los puestos y actividades a ejecutar. OPERACIONES
PLAN DE HIGIENE Y SALUD OCUPACIONAL
-Plan de higiene y SO MEDICO
10 -Matriz de riesgos Ocupacionales X
OCUPACIONAL
PLAN DE RESPUESTA A
11 EMERGENCIAS X JEFE DE SSMA
-Flujograma de comunicación de
emergencias
-Plan de Emergencias
INSUMOS QUIMICOS Y
MATERIALES PELIGROSOS JEFE DE
LOGISTICA/
12 -Relación de productos químicos a utilizar X
-Hojas de Seguridad de insumos químicos y JEFE DE
materiales peligrosos OPERACIONES
PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO -Inducción
NEO para personal supervisor- obreros JEFE DE
13 -Entrenamiento Externo para nuevo proceso. OPERACIONES/
-Taller de Riesgos para apertura de proceso. X JEFE SSMA
PLAN DE MANEJO AMBIENTAL
14 -Plan Ambiental y Anexos X JEFE SSMA
5.9 Documentos Entregables- Gestión del cambio
• Flujograma de nueva actividad
• IPER Línea Base de la nueva actividad y actividades conexas de las áreas de soporte.
• Certificados de operatividad de equipos pesados, equipos y/o herramientas Eléctricas
• Fichas técnicas de equipos de Protección Personal
• Certificados de calibración de equipos de monitoreo a utilizar.
• Organigrama estructural de supervisión de primera Línea.
• CVs de personal calificado.
• Plan general de logística y PETS de gestión de transportes, movilización, desmovilización y
control interno de almacén.
• Plan anual SSO
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• PETS operativos, mantenimiento, seguridad, etc. Los requeridos dentro del IPERC base.
• Cronograma de capacitaciones
• Plan de higiene y salud ocupacional
• Plan de respuesta a emergencias y flujograma de comunicaciones
• Capacitación de personal nuevo
• Capacitación cursos específicos por puesto de trabajo.
• Taller de riesgos de nueva actividad interno y con el cliente.
• Plan de manejo ambiental
5.10 Registro de Riesgos y Oportunidades
Cuando se tengan cambios específicos en los procesos actuales, se revisará el IPERC línea base y
se dejará constancia mediante un acta de la evaluación/revisión de los nuevos riesgos y se deberá
establecer controles asociados a los nuevos riesgos identificados con fechas de cumplimiento y
status de cierre para este cambio.
5.11 Workshop- Gestión del Cambio
Un proceso de gestión del cambio, deberá tener el soporte de las diferentes áreas involucradas en
la nueva actividad o cambio. Debiendo realizarse taller de riesgos previos a la implementación de
forma interna, incluyendo en caso aplique: representantes del cliente, proveedores, subcontratistas,
etc. Mediante estos talleres se revisarán los riesgos críticos asociados al cambio a ejecutar,
estableciendo acuerdos y compromisos para mejorar los controles propuestos en la gestión del
cambio.
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5.12 Formulario de la gestión del cambio
Es la validación de las etapas desarrolladas en la gestión del cambio. En este documento las
gerencias de las áreas involucradas, confirman el trabajo previo desarrollado para el cambio y firman
en conformidad de cumplimiento.
Modelo de Formato de Aprobación-Gestión del Cambio- Firmada
6 REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTACIÓN
FP-COR-04.02-01 Evaluación del Cambio FP-
COR-04.02-02 Gestión de Controles
Anexo 1. Clases de Cambio.
Anexo 2. Peligros Asociados a un Cambio.
Anexo 3. Calidad de los Controles
Anexo 4. Evaluación del Cambio.
Anexo 5. Gestión de Controles.
7 FORMATOS
FR-SSMA-11 Formato de Gestión del Cambio
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8 CONTROL DE DOCUMENTO
Versión Cambio Solicitado Fecha de Modificación
00 Documento inicial 18-08-2018
01 Actualización de fecha 01-01-2019
02 Actualización de fecha 01-02-2020
03 Actualización de fecha 01-01-2021
9 ANEXOS
• ANEXO 1 – ETAPAS DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO
• FR-SSMA-11: FORMATO DE GESTIÓN DEL CAMBIO
