Cuando tienes que tener razón

Perspectivas

Una guía práctica para

las auditorías remotas

Por: Toby DeRoche

MBA, CIA, CCSA, CRMA, CICA, CFE
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La pandemia de COVID-19 está cambiando la forma en que

trabajamos, posiblemente para siempre. Antes de que el
virus se propagara por el mundo, muchas organizaciones
nunca consideraron la posibilidad de tener que permitir el
trabajo remoto para todo su personal durante un período
prolongado. Como auditores, también nos afecta esta
situación. Nuestro trabajo es a menudo muy diferente al de
los típicos departamentos. Pasamos nuestro tiempo dividido
entre hacer entrevistas, realizar pruebas y documentar. Hacer
entrevistas requiere reuniones cara a cara, realizar pruebas
a menudo implica la revisión de información confidencial y
la documentación podría requerir que accedamos a la red de
la organización. Con estos desafíos, y muchos más, ¿cómo
podemos realizar nuestras auditorías remotas de forma eficaz?
Para responder a esta pregunta, exploraremos tres aspectos de
la auditoría remota: logística, comunicación y desafíos externos.

Logística para auditorías remotas

Para que un equipo de auditoría trabaje de forma remota, cada auditor necesitará todo el
equipo necesario: hardware, software, y procedimientos para realizar el trabajo. Para comenzar,
cada auditor necesitará lo siguiente:

Equipo/Hardware Software Política y manuales de procedimientos

Espacio de oficina Solución de administración de auditoría Manual de auditoria

Laptop Herramientas de análisis de datos Política de trabajo remoto

Impresora Acceso a los datos de la organización Política de uso aceptable

Escáner Software de reuniones virtuales

Auriculares Sitio de intercambio seguro de archivos

Teléfono/modem/Internet Software de mensajería instantánea

Al planificar el trabajo remoto, es importante que cada una laptop. Dado que muchos departamentos de
auditor encuentre un espacio designado para trabajar. auditoría viajan a ubicaciones fuera del sitio, las laptops
En una emergencia, todos deben hacer lo mejor que pueden ser un problema estándar. Para otros, puede
puedan con el espacio que tienen en sus hogares. Como elegir entre suministrar laptops o permitir que su equipo
solución a largo plazo, se puede incluir un espacio use sus laptops personales. Consulte orientación de su
dedicado a la oficina en el hogar como requisito en la departamento de seguridad de TI.
descripción del trabajo. Cada auditor también necesitará
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La mayoría de sus requisitos logísticos están conectados Además, a menudo necesitamos una impresora y un
con el trabajo de campo de la auditoría. Como mencionamos escáner, especialmente si su trabajo incluye hacer tics y
antes, participamos en entrevistas, pruebas, y en la unir elementos. Alternativamente, proporcionar al equipo
documentación. Para hacer entrevistas de calidad, debemos mejores opciones de software como Adobe Pro u otras
pensar más allá de los correos electrónicos y las llamadas soluciones de PDF también podría satisfacer la necesidad.
telefónicas. El software de reuniones en línea ha mejorado
drásticamente en los últimos años, y facilita las entrevistas Finalmente, para que el equipo trabaje de forma
con observación de la comunicación no verbal mejor remota con éxito necesitará orientación. Como estándar,
que otros medios de entrevistas. Para que las entrevistas debe tener un manual de auditoría y una política de
funcionen bien, los miembros de su equipo necesitan una trabajo remoto. Consulte con su departamento de
buena conexión a Internet y un auricular USB. Los auriculares TI o Recursos Humanos para obtener una política
inalámbricos son convenientes para caminar, pero estos de trabajo remoto para empezar, pero ndebe estar
pierden la conexión más frecuentemente. preparado para agregar detalles que se apliquen a la
auditoría y comunicación. Por ejemplo, la política debe
Probablemente no necesite el mismo nivel de formalidad incluir las horas de trabajo previstas y expectativas de
para comunicaciones internas, por lo que tener acceso a comunicación para urgencias, como correo electrónico
un teléfono, correo electrónico y software de mensajería para baja prioridad, mensajería instantánea para
instantánea debería ser suficiente. prioridad moderada y teléfono cuando necesite ayuda
inmediata. También debe revisar la Política de uso
A continuación, el equipo trabajará a través de pruebas y aceptable de su equipo de seguridad de TI. Esta política
documentación. Para empezar, todo su equipo debería tener le dará orientación sobre las plataformas de software
acceso a una solución de gestión de auditoría y herramienta permitidas, así como las políticas relacionadas con el
de análisis de datos como TeamMate + y TeamMate Analytics. uso de dispositivos electrónicos personales y dispositivos
Su solución de auditoría debe incluir una función de solicitud móviles.
de documentos, herramientas de documentación de papel de
trabajo, opciones de revisión para gerentes y notificaciones
de apoyo para mantener el trabajo en movimiento.
Idealmente, la solución se aloja externamente para se pueda
acceder al trabajo de auditoría desde cualquier lugar. Si este
no es el caso, probablemente necesitará obtener acceso de
VPN a través de su Departamento de TI.
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Comunicación consciente para la auditoría remota

Las habilidades de comunicación siempre se clasifican Una de las áreas más difíciles para la comunicación remota
entre las habilidades más importantes para los auditores1, es proporcionar comentarios y evaluaciones de desempeño.
y el trabajo remoto realmente pone a prueba nuestras Siempre recuerde que las evaluaciones nunca deben ser una
habilidades de comunicación. Ya que “comunicarse de sorpresa. Cuando brinde comentarios de forma remota,
manera eficaz garantiza la confianza2,” es importante ser estos deben proporcionarse por escrito antes de la
consciente de todos los aspectos de nuestras técnicas de reunión para que el destinatario tenga tiempo de digerir la
comunicación, herramientas y entrega. Podemos organizar información para que la reunión sea productiva.
nuestro principales requisitos de comunicación en tres
grupos: comunicación con el departamento de auditoría, Otra herramienta útil para fomentar la comunicación abierta
con nuestros equipos de trabajo más pequeños y con los son las reuniones sociales virtuales. Estos eventos sociales
auditados. pueden ser breves, como una pausa para café virtual, más
largos, como un happy hour virtual, o incluso una sesión de
Comunicación departamental almuerzo virtual para aprender.
Tenga en cuenta que si su equipo se distribuye en varias
Dentro del departamento de auditoría, estamos perdiendo zonas horarias, puede ser más difícil programar almuerzos
la interacción diaria que se da en un entorno en la oficina. grupales y happy hours. Y, si su equipo puede reunirse para
Dado que la conversación informal típica que generalmente un almuerzo en equipo, puede haber otros familiares en la
tenemos con los compañeros es limitada en un entorno oficina del hogar con su colega. Si ese es el caso, que sea
remoto, programe sesiones de chequeo regulares con el muy informal.
grupo. Dependiendo en el tamaño de su departamento, esto
puede incluir a todos, o podría dividirse en equipos más Comunicación del equipo de participación
pequeños. Recuerde que asistir a esas sesiones requiere
planificación para los asistentes también, por lo que es mejor Nuestro trabajo de auditoría seguirá teniendo el mismo
programarlas de forma anticipada. ciclo de vida de auditoría independientemente de donde
trabajemos. Para mantener una buena comunicación,
considere aumentar la frecuencia de los puntos de contacto
Consejos de comunicación con el departamento: formales e informales. Informalmente, haga seguimiento con
su equipo todos los días para asegurarse de que se sientan
apoyados.
Enviar una nota rápida a través de mensajes instantáneos le
• Aproveche el software de reuniones en línea recuerda al equipo que le informe sobre el trabajo que están
aprobado completando o los problemas que están manejando.

• Cuando sea posible, solicite al equipo que comparta Generalmente, la comunicación formal seguirá al
video para que podamos mantener comunicación proceso de auditoria. Considere programar reuniones
cara a cara en línea para lo siguiente:

• Programe eventos en el equipo si, y cuándo, tenga • Reuniones de planificación de participación

sentido para su departamento • Punto de contacto para estado del equipo durante la semana
• Conclusión al final de la semana
• Considiere el entorio hogareño de sus compañeros • Debates sobre problemas
al plantificar eventos, especialmente si es fuera del • Revisiones de informes provisorios de auditorías
horario de oficina típico

1 Rose, James. Mapping Your Career: Competencies Necessary for Internal Audit Excellence.
The IIA Research Foundation. Altamonte Springs, FL. 2015
2 Global Knowledge Brief – Internal Audit Competencies. The IIA. Lake Mary, FL. 2018
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Consejos para la comunicación con los equipos de Consejos para comunicaciones con el auditado:
participación:

• Use las oportunidades de chequeos informales • Trate la comunicación con el auditado con la mayor
frecuentes que alienten la comunicación formalidad
abierta
• Practique siempre la buena etiqueta en las
• Fomente una discusión abierta durante las reuniones y sea respetuoso con el tiempo
reuniones en línea
• Realice las entrevistas con las cámaras encendidas
• Adapte el estilo de comunicación para satisfacer para todos los participantes
la preferencia de los miembros del equipo cuando
corresponda • Aproveche al máximo su herramienta de reuniones
en línea preparada para las reuniones iniciales, las
actualizaciones y las reuniones de cierre
Todos los equipos son distintos y tienen su propia
dinámica, por lo que rara vez hay una solución que se • Practique el uso de software para reuniones en
adapte a todos los grupos. Por ejemplo, a algunos equipos línea internamente antes de usarlo
les parece bien realizar todas las revisiones de
administración a través de su software de administración
de auditoría. Otros necesitan tener una conversación para Asegúrese de que las entrevistas remotas tengan una
comprender la intención del gerente y cómo actualizar su duración razonable, generalmente de 30 a 60 minutos.
trabajo. Si su equipo no está acostumbrado a trabajar de En la invitación a la reunión para la entrevista, incluya el
forma remota, es posible que necesite llevar a cada enlace a su software de reuniones en línea, la agenda de la
persona a la reunión en vivo para derribar sus miedos de reunión y establezca las expectativas, como tener cámaras
hablar en un entorno remoto. encendidas en la reunión. Respete el tiempo de la persona
y finalice la reunión de dos a tres minutos antes del final de
Comunicación con el auditado la sesión para dar tiempo a llegar a la próxima reunión o
tarea. Terminar justo en o después de la hora de finalización
Al igual que la comunicación con nuestro equipo de interfiere con los próximos eventos y agrega más estrés a
auditoría, nuestro nivel de comunicación con nuestros sus días. Mostrar respeto por su tiempo es especialmente
auditados se alineará con el proceso de auditoría. A importante cuando necesite tener varias conversaciones con
diferencia de la comunicación interna, deben tener un nivel más el entrevistado.
alto de formalidad. Considere todos los aspectos de
estas comunicaciones detenidamente, ya sea por correo Las reuniones de inicio, actualización y cierre deben ser
electrónico, teléfono, o reuniones virtuales. La mensajería realizadas utilizando herramientas de reunión en línea. Para
instantánea rara vez es un medio apropiado para la estas reuniones, el uso de las herramientas de
comunicación con auditados, ya que los métodos verbales videoconferencia puede entrar en juego y debe presentarse
garantizan menos malentendidos3. con el más alto nivel de formalidad. En la reunión, debe
iniciar sesión en la aplicación antes que los demás asistentes
Normalmente, las reuniones con auditados deben llevarse a y comenzar con una diapositiva de portada en un software
cabo como reuniones virtuales con video. La comunicación de presentación como PowerPoint. La diapositiva del título
con el auditado incluirá: debe incluir el título de la auditoría y el nombre de la reunión.
La siguiente diapositiva debe incluir los nombres de los
• Reunión inicial participantes, seguida de una diapositiva de la agenda. En
• Entrevistas remotas adelante, puede optar por continuar presentando en formato
• Actualizaciones semanales de diapositiva, o puede cambiar al diseño de su informe,
• Reunión de cierre como en Word. Comience con la cámara encendida para
la parte de introducción de la presentación. Le conviene
Para los auditores, las habilidades de entrevistas remotas establecer un contacto cara a cara al principio. Apague la
son clave para una auditoría exitosa. La importancia de cámara durante la presentación para no distraer la atención
utilizar las soluciones de reuniones en vivo con capacidad de del mensaje y luego vuelva a encender la cámara para
video es enorme. La comunicación no verbal, especialmente debatir después de la presentación. Esto restablece la
la expresión facial, es fundamental para comprender la conexión personal con los auditados y mantiene la
emoción4. Tratar de realizar una auditoría completa a comprensión más profunda que se produce con la
través de correos electrónicos y llamadas telefónicas pierde comunicación no verbal. Hasta que se sienta más cómodo
demasiado de la experiencia de la entrevista. con sus herramientas, practique estas transiciones
internamente antes de reunirse con los auditados.

3 Global Knowledge Brief – Internal Audit Competencies. The IIA. Lake Mary, FL. 2018
4 Frith C. Role of facial expressions in social interactions. Philos Trans R Soc Lond, B, Biol Sci. 2009; 364(1535):3453-8. doi:10.1098/rstb.2009.0142
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Gestionar desafíos inesperados

en el trabajo remoto

Incluso con la mejor planificación, trabajar de forma remota, La transición de un entorno de oficina a un trabajo remoto
especialmente desde casa, presenta muchos desafíos puede afectar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
inesperados. Y lo que causa un problema para una persona Cuando su día tiene un ritmo fijo de preparación, el viaje
podría ser beneficioso para otras. Por ejemplo, algunas diario al trabajo, el trabajo, el almuerzo y el viaje diario a
personas prosperan en un entorno social como una oficina casa, establece una cadencia predecible para su día y su
de espacio abierto. Encuentran alegría en las interacciones vida. Por lo general, puede desconectarse del trabajo y
y conversaciones diarias con sus colegas. Otros son más participar en su vida personal con relativa facilidad. Cuando
productivos en relativa soledad y disfrutan trabajando en se elimina esta rutina, puede resultar difícil establecer
la privacidad de su propio hogar lejos del bullicio de una nuevas rutinas y encontrar un nuevo equilibrio. La mayoría
oficina. Para algunos, trabajar desde casa crea un sinfín de de los artículos que ofrecen consejos le dicen que desarrolle
distracciones como la televisión, los vecinos, la familia, las nuevas rutinas6, que aún se vista para el trabajo7, que
redes sociales y las tareas domésticas5, mientras que otros comience y termine en horarios establecidos y que se tome
son drásticamente más productivos con las interrupciones y un descanso para almorzar. Todo esto es más fácil de
el ruido de la oficina. decir que de hacer. Incluso los trabajadores remotos
experimentados han descubierto que las rutinas son casi
Otro desafío inesperado proviene del uso de tecnología imposibles de mantener. Podría ser que la nueva flexibilidad
basada en el hogar en la oficina. Muchos hogares tienen para hacer el trabajo en su propia línea de tiempo sea
Internet básico y líneas telefónicas VOIP. Si bien esto está ideal para usted. Permítase un margen de flexibilidad para
bien para transmitir películas en casa, puede fallar cuando determinar cómo trabaja mejor en su nuevo entorno.
se combina con las demandas de recursos del software de
reuniones en línea. El problema se agrava si trabaja desde
casa mientras otros también están en la casa. Intente realizar
una videoconferencia en una habitación mientras un familiar
mira una película en tiempo real en otra habitación. Tratar
con fallas de video y llamadas entrecortadas puede ser algo
común. Incluso puede requerir que su organización cubra el
costo de servicios de Internet más avanzados para
los empleados.

5 Larson, Barbara, Susan Vroman, Erin Makarius. A Guide to Managing Your (Newly) Remote Workers. HBR.org. Harvard Business Publishing. 18 March 2020.
6 Neely, Tsedel. 15 Questions About Remote Work, Answered. HRB.org. Harvard Business Publishing. 16 March 2020.
7 Albert-Deitch, Cameron. Working Remotely for the First Time? These Seasoned Experts Have Advice for You to Follow. INC.com. 19 March 2020.
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Ventajas inesperadas

Por último, también hay algunas ventajas inesperadas de la

auditoría remota. Los auditores trabajan más que la mayoría
de los profesionales. Por lo general, somos viajeros frecuentes
y miembros de programas de fidelización de hoteles de alto
nivel. Esto tiene un costo enorme para nuestros empleadores.
Los gastos de viaje se reducen en gran medida al usar
métodos remotos. El medio ambiente sufre este costo
también. Al viajar menos, estamos reduciendo nuestra huella
de carbono y haciendo nuestra parte para reducir el impacto
de nuestro trabajo en el medio ambiente.
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Conclusión

La auditoría remota puede ser tan eficaz como los métodos

en persona más tradicionales y, para algunos, el resultado
es incluso mejor. Si bien la pandemia de COVID-19 obligó a
muchos auditores a explorar opciones remotas, el impacto
a largo plazo de la auditoría remota puede ser sustancial,
particularmente si consideramos reducir los costos de viaje
y nuestra huella de carbono de los transportes y los viajes.
Si nos tomamos el tiempo para planificar nuestro enfoque
de auditoría remota y somos conscientes de nuestras
habilidades de comunicación, todos podemos seguir
agregando valor a nuestras organizaciones como socios
relevantes para la administración.
 Información de contacto: Visite www.TeamMateSolutions.com
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