Administración: Etapas del proceso administrativo
El proceso administrativo es el conjunto de actividades que la dirección de la empresa debe
acometer para cumplir sus funciones.
Se desarrolla en dos ciclos:
Un ciclo mecánico que incluye las etapas de planificación y organización.
Un ciclo dinámico que incluye las etapas de dirección y control.
1. Planificación
La planificación está compuesto por aquella parte que se encarga de ver cómo se va a hacer algo.
Es decir, responder a preguntas del tipo:
¿Qué queremos conseguir?
¿Qué tenemos que hacer para alcanzar nuestro objetivo?
¿Quién se va a encargar de cada parte del proceso para conseguir la meta?
¿Cuándo y en qué plazos se va a realizar cada acción?
¿Qué recursos necesitamos?
¿Dónde podemos conseguir los recursos?
¿Cuál es el coste de dichos recursos?
¿Qué tipo de contratiempos podemos tener y cómo vamos a solucionarlos si surgen?
¿Qué hacemos ante un contratiempo que no habíamos previsto?
En definitiva, se trata de todo aquello que debemos decidir antes de ponernos en marcha. Sin la
planificación, iremos corriendo sin rumbo fijo. Y cómo sabemos, de nada importa correr muy rápido si
no tenemos un plan.
2. Organización
Una vez hemos realizado una planificación, toca organizarse. Esto es, dicho de manera muy simple,
repartir las tareas. De algún modo darle sentido a todas las preguntas a las que hemos tratado de
responder en la etapa de planificación. Algunas preguntas a resolver en es esta etapa del proceso
administrativo son:
¿En qué orden vamos a encargarnos de las tareas?
¿Quién se va a encargar de cada tarea?
¿Vamos a realizar las tareas de forma conjunta o cada uno se va a encargar de una cosa?
A la hora de tomar decisiones, ¿Las tomaremos de forma democrática?
¿La jerarquía será horizontal o vertical?
Aunque pueda parecer que estas preguntas forman parte de la planificación, el enfoque aquí es el de
transmitir el concepto. Es decir, es una parte que establece cómo se organiza todo. Es decir, cuando
se está ejecutando que principios organizativos se siguen.
3. Dirección
La dirección, al contrario que muchas personas piensan, no tiene por qué estar a cargo de una sola
persona. También podría estar a cargo de un grupo directivo. No obstante, la dirección se encarga
de ayudar, intervenir, respaldar o motivar el trabajo que se está ejecutando.
Así, por ejemplo, los directores se encargan de influir en los integrantes del proyecto. Bien sea
ayudándolos, dándole alternativas o evitando conflictos entre distintas partes de la organización.
4. Control
El control, concretamente, se define como el seguimiento de resultados y su medición a través de
métricas confiables. De modo que, en función de las métricas establecidas, la organización tratará de
realizar un seguimiento en las actividades para comprobar si se sigue el plan previsto.
Por ejemplo, imaginemos que el objetivo de ventas anuales es de 10.000. En el plan, se establece
que en el mes de enero deben realizarse, para conseguir el objetivo, 1.000 ventas. Comprobar si se
están siguiendo esas metas intermedias, nos ayuda a controlar que la meta principal se está
cumpliendo.
La gestión de proyectos
La gestión de proyectos está conformada por todas aquellas acciones que debes realizar para
cumplir con una objetivo definido dentro de un período de tiempo determinado durante el cual se
utilizan recursos, herramientas y personas, que tienen un coste que se ha de tener en cuenta cuando
se realiza el presupuesto. Al final siempre obtienes unos productos finales que deben corresponder a
los objetivos iniciales.
En mayor o menor medida, cualquier empresa de hoy en día hace gestión de proyectos. Sin
importar su tamaño, la actividad que desarrolle o el sector donde opere, ya que un proyecto puede
ser desde un gran trabajo específico para un cliente o incluso optimizar un proceso interno dentro de
la propia organización.
El objetivo cuando se hace una gestión de proyectos, al fin y al cabo, es que hagas un producto
original y que este cumpla una necesidad específica del cliente. Suele ser más complicado que con
la manera de comercializar estándar, en la que un cliente compra un producto para cubrir su
necesidad. Sin embargo, en un proyecto, el producto tiene que cumplir una necesidad específica
que debe ser clara. Esta es una de las dificultades de la gestión de proyectos, ya que no suelen
haber precedentes en la organización.
La gestión de proyectos abarca una metodología que vamos a ver en este artículo y en siguientes,
siendo algunas de las más importantes:
Definir las fases de nuestros proyectos
Definir el presupuesto de los proyectos
Definir el alcance
Definir la duración
Definir el objetivo
Planeación financiera: etapas de la vida financiera: plan de metas.
Planeación Financiera En el ámbito de la administración y las finanzas, se conoce como planeación
financiera o planificación financiera al proceso de determinar cómo una organización, empresa o
persona administrará sus recursos capitales para alcanzar sus objetivos establecidos. En términos
más simples, se trata de la elaboración de un plan de finanzas, o sea, de un presupuesto y/o un
esquema de gastos que permita organizar el manejo del dinero de modo eficaz y conveniente.
Las etapas de la vida financiera
Existen al menos cinco etapas por las que todos pasamos desde el punto de vista financiero:
infancia, adolescencia, edad adulta, consolidación profesional y jubilación.
La infancia: época de aprendizaje
A pesar de que la infancia es una etapa en la que el dinero no debería ser una preocupación, lo
cierto es que es el momento en el que se sientan las bases de la educación financiera futura. Los
niños aprenden el significado de la palabra ahorro viendo como se llena su hucha y comprobando
que ese dinero sirve para conseguir sus objetivos.
La adolescencia: etapa de formación
Llega un momento en la vida de todas las personas en el que dejan de ser niños y se convierten en
adolescentes. Es momento de salir con los amigos, de socializar y de formarse en la universidad.
Los padres ya no van a pagarnos todo, de manera que tendremos que empezar a administrar
nuestros gastos.
En algunos países existe la cultura de que los jóvenes deben trabajar para financiar su educación
y su ocio. Sin embargo, en España, esto no está muy arraigado, de manera que se suele recurrir a
la famosa “paga” o asignación semanal. Un hábito educativo para su próxima independencia.
Edad adulta: llega la hora de dar el salto financiero
Acabada la universidad, es momento de descubrir el mundo laboral. En esta etapa, la vida financiera
cambia por completo, ya que, en la mayoría de los casos, dejamos de depender económicamente de
nuestros padres para obtener nuestros propios ingresos.
El objetivo es obtener cierta estabilidad laboral que permita pensar a más largo plazo: comprar una
vivienda, formar una familia o las próximas vacaciones son algunos de los objetivos más comunes.
La mayoría de los gastos de esta etapa van dirigidos a financiar la economía doméstica.
Consolidación profesional
La madurez profesional llega con una nueva etapa. En muchos casos, los hijos ya se han
independizado, dejamos de tener tantas deudas y el patrimonio obtenido es más que
suficiente. Los ingresos se han estabilizado y los gastos no responden tanto a una necesidad sino a
un capricho.
Eso sí, esta etapa no está exenta de gastos. Puede que sea el momento de ayudar a los hijos con la
universidad, con un gran viaje, con la vivienda, con el coche o con su boda. Para ello, es importante
tener un buen colchón que permita financiar todos estos gastos sin apuros.
Madurez: Estabilización, libertad y disfrute
En una situación ideal, todos deberíamos tener suficiente dinero ahorrado como para pasar la
jubilación sin apuros financieros. A ello también contribuirá la pensión pública, aunque no siempre es
suficiente como para permitir llevar una vida holgada. En esta etapa, es momento de recoger los
frutos de toda una vida trabajando y disfrutar, ya sea con ingresos pasivos o, simplemente,
tirando de todo el dinero ahorrado durante todas estas etapas.
¿Qué es el plan de metas?
La dificultad para constatar cuánto de las promesas de campañas electorales efectivamente se
concreta en acciones y para conocer de antemano el rumbo que se propone tomar un gobierno, las
áreas que priorizará y las acciones que llevará adelante, llevó a proponer el Plan de Metas como una
herramienta que posibilite tener un conocimiento más preciso sobre el plan que pretende seguir un
gobierno para sus cuatro años de gestión de la ciudad. El Plan de Metas es un instrumento de
planificación e información ciudadana, mediante el cual el Intendente antes de cumplirse ciento
veinte (120) días corridos de su asunción, presenta las metas que pretende alcanzar con su
programa de gestión, y establece cuáles serán las acciones estratégicas para cada área de la
Administración Pública Municipal y debe fijar los objetivos y los indicadores que hagan posible
monitorear la evolución de las mismas. Además, el Intendente debe informar antes del diez (10) de
marzo de cada año de su mandato sobre el estado de avance de las metas planteadas.
La economía de comunión como alternativa de una mejor sociedad:
"Economía de Comunión" Se trata de un movimiento económico y social de alcance internacional,
está conformado por empresarios, empleados, obreros, académicos, estudiantes, organizaciones y
consumidores que trabajan en distintos niveles y con diversas herramientas para transformar
diariamente, junto a muchas otras expresiones de la sociedad civil, la economía de mercado en un
ámbito que contribuya a la promoción integral y solidaria del hombre y la sociedad.
Se diferencia de las economías circular, la naranja, capitalista, comunista y de otras en que hace la
EdC hace “crecer la persona y al medio ambiente en forma digna”.
La EdC es una realidad única y mundial, coordinada por una Comisión Central y por Comisiones
Locales, vinculadas a la Comisión Central en base al principio de subsidiariedad.
Quienes se adhieran a la EdC, a cualquier nivel, se comprometen a vivir a la luz del carisma de la
unidad los valores y la cultura de la comunión, personalmente y dentro de las organizaciones en las
que operen, haciéndose sus animadores y promotores. En particular se comprometen, con las ideas
y con la acción, para que la cultura de la comunión, del dar y de la reciprocidad penetre cada vez
más en el mundo de la economía y lo impregne a todos los niveles. La columna vertebral de la EdC
está formada por empresas u organizaciones productivas con distintas formas jurídicas, incluso sin
fines de lucro (non-profit, empresas sociales y civiles, cooperativas, asociaciones..), que deciden
llevar a la práctica la cultura y los valores de la EdC.
Economía Solidaria.
La economía solidaria o economía social es un enfoque para el desarrollo de actividades productivas
basado en el bien común. Igualmente, busca la equidad y el equilibrio con el medio ambiente. La
economía solidaria sigue principios como la autonomía, igualdad, responsabilidad social corporativa,
transparencia y vida comunitaria. Este tipo en enfoque se observa, por ejemplo, en las cooperativas.
Dichas organizaciones ofrecen a cada uno de sus miembros las mismas atribuciones y obligaciones.
Empresas de economía solidaria
Las empresas de economía social administran su negocio en base a principios como la equidad y la
responsabilidad social y con el ecosistema. Es decir, no apuntan únicamente a un fin lucrativo.
Pueden constituirse en distintos tipos de entidades como los siguientes:
Cooperativas: Instituciones que administran un negocio de propiedad conjunta. La idea es
que todos los socios compartan los mismos derechos y obligaciones, por lo que el voto de
cada accionista tiene el mismo valor. Otra característica de las cooperativas es que su
gobierno es horizontal, es decir, todos los asociados se encuentran en igualdad de
condiciones. No hay un trato vertical entre la gerencia o dirigencia y el resto de la entidad.
Fondos de empleados: Asociaciones conformadas por trabajadores dependientes de la
misma empresa pública o privada. Se constituyen con el objetivo de ofrecer servicios a sus
miembros, recibiendo ahorros y otorgando créditos. Sus excedentes se destinan a actividades
sociales.
Mutuales: Organizaciones sin fines de lucro. Los asociados realizan una contribución
económica y como retribución acceden a programas preventivos y de capacitación.
Igualmente, las mutuales brindan prestaciones, subsidios o pensiones para aquellos
trabajadores que sufran, por ejemplo, un accidente laboral.
Organizaciones no gubernamentales: Instituciones que desarrollan proyectos para generar
cambios positivos en una sociedad o ecosistema. Así, se plantean metas como bajar la tasa
de desnutrición infantil. No tienen fines lucrativos.
Ahorro e Inversión: propósito u objetivo, rentabilidad, riesgo, liquidez.
Ahorrar se conoce como guardar dinero del presente para gastar en el futuro.
El Ahorro es básicamente separar una parte de nuestro ingreso mensual o lucas disponibles, a fin de
guardarlo para cubrir algún tipo de imprevisto (como un fondo de emergencia), ayudarte a comprar
una casa, empezar un negocio, pagar un viaje o prepararte para la jubilación. Para ello el producto
que existe por excelencia es la Cuenta de Ahorro.
Aquí la clave es generar el hábito y para ello empezar a aplicar algunas cosas para comenzar a
ahorrar.
Invertir es cuando se gasta dinero o se entrega un bien a cambio de algo que genere una
rentabilidad periódicamente.
La diferencia entre ahorrar o invertir es la rentabilidad que la inversión genera, pues el ahorro es un
método que sirve para estar preparado para emergencias, solventar gastos inesperados o cumplir
metas para sueños personales. La inversión también permite todo lo anterior; sin embargo, cuando
invertimos dinero estamos esperando algo a cambio.
Una vez que tengas cierta cantidad de lucas guardadas o estés dispuesta a correr un poco más de
riesgo puedes comenzar a invertirlas para que crezcan más rápido.
Por ejemplo, si el dinero que dispones lo tienes en una Cuenta de Ahorro, la cantidad de intereses
que ganará será menor, a la que podrás conseguir en una inversión (pero esta última opción es más
riesgosa).
Conoce más de las distintas alternativas que tienes a tu disposición para hacer crecer tu dinero.
Los objetivos son aquellos planes a futuro o destinos que se trazan para cumplir una meta. El
objetivo es un fin que se puede considerar como grande, pues llevan a conseguir una meta cuyo
valor es aún mayor. Los objetivos son específicos, concretos y medibles, es decir, se puede
confirmar cuando se han completado.
Los propósitos son la voluntad de hacer algo. Los propósitos consisten en deseos, sueños, objetivos
y metas. Es algo que nos proponemos cumplir en algún momento. Los propósitos pueden ser
considerados como objetivos, cuentan con todas las características de uno (específicos, concretos,
medibles, temporales y alcanzables) más cuatro componentes que los convierten en motivaciones
personales. Para un propósito consideramos nuestros conocimientos, habilidades u motivaciones
para realizarlos así como la ganancia que obtendremos.
Un objetivo en la planeación de los procesos o acciones destinados a llevarnos a cumplir una meta o
propósito.
Los objetivos suelen estar redactados en infinitivo.
Los propósitos son metas que se propone una persona con un fin en específico.
No se redactan en un tiempo específico, simplemente son metas a cumplir que pueden ser medibles
y alcanzables.
Pueden convertirse en objetivos al llevar el verbo en infinitivo.
Los propósitos pueden convertirse en un objetivo o varios objetivos. Un propósito puede carecer de
motivación.
La rentabilidad hace referencia a los beneficios que se han obtenido o se pueden obtener de una
inversión. La rentabilidad económica compara el resultado que hemos obtenido con el desarrollo de
la actividad de la empresa con las inversiones que hemos realizado para obtener dicho resultado.
Obtenemos un resultado al que todavía no hemos restado los intereses, gastos ni impuestos. Se
conoce comúnmente como EBITDA.
El riesgo es la probabilidad de que una amenaza se convierta en un desastre. La vulnerabilidad o las
amenazas, por separado, no representan un peligro. Pero si se juntan, se convierten en un riesgo, o
sea, en la probabilidad de que ocurra un desastre.
Sin embargo los riesgos pueden reducirse o manejarse. Si somos cuidadosos en nuestra relación
con el ambiente, y si estamos conscientes de nuestras debilidades y vulnerabilidades frente a las
amenazas existentes, podemos tomar medidas para asegurarnos de que las amenazas no se
conviertan en desastres.
La liquidez es la capacidad que tiene una persona o familia para cumplir con sus obligaciones
financieras a corto plazo. En muchas ocasiones, una familia que presenta un balance negativo en
sus finanzas, puede encontrarse en una situación de falta de liquidez que la obligue a incurrir en
moras, cubrir intereses por retraso en el pago de sus obligaciones o inclusive sufrir embargos por el
mismo concepto.
Es necesario observar periódicamente la capacidad de pago a corto plazo que gozamos. De esta
manera, también podremos conocer exactamente en qué momento estaremos en condiciones de
adquirir nuevos compromisos, evitando así gastos innecesarios.
Es común que en la administración financiera familiar no se analice este factor, ya que en la mayoría
de las ocasiones suponemos que tenemos la solvencia económica para cumplir con nuestros
compromisos ya que contamos con autos, casa u otro bien que nos dará la liquidez en casos no
previstos en el futuro, pero se descuida la necesaria liquidez para alguna contingencia a corto plazo,
como sería una enfermedad, accidente u oportunidad de negocios o inversiones.
Viabilidad y factibilidad de negocios.
e entiende por Factibilidad las posibilidades que tiene de lograrse un determinado proyecto”. El
estudio de factibilidad es el análisis que realiza una empresa para determinar si el negocio que se
propone será bueno o malo, y cuáles serán las estrategias que se deben desarrollar para que sea
exitoso.
Según el Diccionario de la Real Academia Española, la Factibilidad es la “cualidad o condición de
factible”. Factible: “que se puede hacer”.
La viabilidad de negocios es una mezcla de estudios que se realiza con el fin de determinar si existe
la posibilidad de que un negocio sea rentable. Se establecen para evaluar al menos tres factores
para dar un pronóstico asertivo. Regularmente esos factores suelen ser: gustos del consumidor,
tendencias, ubicación geográfica, benchmarking, entre otras.
Se puede decir que la mayor incertidumbre que afecta a las decisiones empresariales es la dificultad
de previsión total de ventas que pueda realizar. Cuando las ventas se modifican, se altera el
beneficio realizado por los activos de la empresa. Por lo general, es importante determinar el
volumen de ventas necesario para que los activos de la sociedad comiencen a generar beneficios. El
punto muerto es el volumen de ventas, en unidades físicas, que hace el beneficio de la empresa
nulo, es decir, que permite cubrir exactamente todos los costes tantos fijos como variables. Dicho de
otra manera, el número de unidades que la empresa tiene que vender para que su resultado sea
cero.
