MODULO

SERVICIOS
AUXILIARES DE
CONTABILIDAD

UNIDAD NO.1
CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO
 BASICO DE CONTABILIDAD

Objetivo General del Curso:

Ofrecer profesionales capacitados y competitivos de la ocupación para organizar,

controlar y gestionar eficazmente un sistema contable, según indicaciones y
procedimientos.
Modulo 4 Unidad No.1 Control Interno del Efectivo

CONTENIDOS

CONTROL DEL EFECTIVO .................................................................................5

RESPONSABILIDADES DE LA GERENCIA CON RELACIÓN AL
EFECTIVO…………………………………………………………………...……..6
FUENTES ATRAVES DE LAS CUALES SE PUEDE CAPTAR EFECTIVO...7

REQUISITOS BASICOS CONTROL INTERNO DE EFECTIVO…………….8

LA CAJA CHICA...................................................................................................11
TIPOS DE ASIENTOS DE CAJA CHICA………………………………………12
EL CONTROL INTERNO DE LA CAJA CHICA……………………………..14
ARQUEO DE CAJA CHICA. ...............................................................................16
ASIENTOS SOBRANTES Y FALTANTES DE CAJA .......................................18
LA CONCILIACIÓN BANCARIA ....................................................................20
PROCEDIMIENTO CONTABLE PREVIO PARA LA ELABORACIÓN DE
UNA CONCILIACIÓN BANCARIA ................................................................21
ELABORACIÓN DE LA CONCILIACIÓN ………………………………...…22
ASIENTOS CONTABLES DE UNA CONCILIACION BANCARIA……....29

INFOTEP 3
Modulo 4 Unidad No.1 Control Interno del Efectivo

OBEJTIVO DEL MODULO

Al finalizar el módulo las personas participantes estarán en la capacidad

de manejar el control interno del efectivo, según procedimientos
constables.

1. CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO

INFOTEP 4
Modulo 4 Unidad No.1 Control Interno del Efectivo

Los contadores definen el efectivo como dinero en depósito en bancos y

cualquier concepto que el banco acepte para su depósito inmediato. Estas
cantidades incluyen no solamente las monedas y los billetes, sino también
los cheques y los cheques de gerencia. Por otra parte, los documentos por
cobrar, pagares y cheques posfechados no se aceptan como deposito
inmediato y no hacen parte de la definición de efectivo.

El efectivo constituye un recurso

que puede ser utilizado en varios
fines , el efectivo se puede definer
como aquellas partidas que están
compustas de las monedas de
curso legal o forzoso.

INFOTEP 5
Modulo 4 Unidad No.1 Control Interno del Efectivo

RESPONSABILIDADES DE LA GERENCIA CON

RELACIÓN AL EFECTIVO

Un manejo eficiente del efectivo debe incluir

medidas que:

1. Garanticen la exactitud contable con respecto a ingresos de

dinero, pagos de dinero y saldos de dinero.
2. Eviten perdidas por concepto defraudes o robos.
3. Permitan mantener en todo momento el dinero suficiente para hacer
los pagos necesarios, más un saldo razonable para emergencias.
4. Eviten mantener cifras innecesariamente grandes de dinero ocioso
en cuentas bancarias que no producen renta alguna.

El control interno sobre el efectivo se convierte algunas veces como un

simple medio de evitar fraudes o robos. No obstante, un buen sistema de
control interno debe también ayudar a lograr los demás objetivos de la
gerencia, tales como la exactitud contable de las transacciones en
efectivo y el mantenimiento de saldos adecuados, sin que lleguen a ser
excesivos

INFOTEP 6
Modulo 4 Unidad No.1 Control Interno del Efectivo

FUENTES ATRAVES DE LAS CUALES SE PUEDE

CAPTAR EFECTIVO.

A. en cuentas por cobrar (abonosa cuetas por cobrar)

B. Ventas de mercacias en efectivo.
C. Reembolsos de prestamos, personal y liquidacion de gastos de viajes.
D. Ventas de actives.
E. Ventas de varios materials,
desperdicios, etc.
F. Ingresos por renntas.
G. Prestamos a cortos y largo plazo.
H. Aumento de capital.

Formas de recepcion de efectivo

a. En efecTivo
b. En cheque
c. Por ordenes de pago
d. Lestras de cambios , entre otras.

INFOTEP 7
Modulo 4 Unidad No.1 Control Interno del Efectivo

REQUISITOS BASICOS PARA EL CONTROL INTERNO DE EFECTIVO

Los metedos generals y las medidas adoptadas comunmente por los

administradores al establecer un sistema adecuado de control interno, en lo
referente al activo, puede asumirs como sigue:

1. Salvaguardar el activO
2. Lograr una contabilidad mas precisa.

En terminos generales ,un sistema básico de control interno para el area de

efectivo debe incluir las siguinetes medidas:

1. Las retinas comerciales internas sistematicas, debe ser definidas para la

contabilizacion de las operacion Del efectivo, estableciendo una Clara
descion Del trabajo en cuanto al manejo y registro de los ingresos de
cajas.
2. Las responsabiliades y last areas de los diversos empleados que maneja
el efectivo y registran transacciones de caja , se divide y se
interrelacionan en tal forma que:

INFOTEP 8
Modulo 4 Unidad No.1 Control Interno del Efectivo

a. Se minimize la aparicion de errors.

b. Los errors que se presentan se pueden detector .
c. Y el fraude no se puede ocultar facilment.
3. Separacion de las actividades con los desembolsos de la relacionada con
la recepcion de numerario.
4. Todos lo ingresos de caja deben ser depositados diariamente en el
banco.
5. Todos los egresos de caja deben hacerse mediante cheques , con
excepcion de los desembolos de caja chica.
6. La cuenta bancaria debe conciliarse mensualmente y de no hacerlo una
persona que no este directamente involucrada en el manejo o en registro
de los ingress o egresos de cajas.

INFOTEP 9
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COMPRAS DE
MATERIAS
COBROS
PRIMAS O
MERCANCIAS

SALDO DE
COBROS CUENTAS
POR PAGAR

VENTAS Y
CUENTAS FABRICACION
POR COBRAR

CICLO DE OPERACION ENTRADA Y SALIDAD DE EFECTIVO

INFOTEP 10
Modulo 4 Unidad No.1 Control Interno del Efectivo

LA CAJA CHICA

Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea de acuerdo a sus

requerimientos. Se define como la canidad de dinero destinada para efectuar
desembolsos menores.

ESTABLECIEMIENTO DEL FONDO DE CAJA CHICA

Para establecer dicho fondo se debe hacer una estimacion del total de los
pagos menores que tiene que hacer la
empresa durante un periodo dado,
generalmente, no se debe exceder de un
mes.

El establecimiento de dicho fondo se hace

mediante retiro en cheque de la cantidad
convenida y se asienta de la siguiente manera:

1. Asientos del fondo de caja chica.

3. Registros contable.

Tipos de Asientos

1- Creación. 2- Aumento. 3- Disminución. 4- Reposición. 5-Eliminación.

INFOTEP 11
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Creacion de fondo

Asiento creación fondo de caja

chica.

Disminución del fondo de caja chica.

Aumento del fondo de caja chica

INFOTEP 12
Modulo 4 Unidad No.1 Control Interno del Efectivo

Reposición de fondo de caja chica.

Eliminación de fondo de caja chica.

MEDIDAS DE CONTROL INTERNO QUE DEBE OBSEVARSE EN EL

MANEJO DE FONDO DE CAJA CHICA

1- Usar el sistema de Fondo Fijo. Con esta medida se logra limitar la

cantidad de dinero en custodia y permite verificar la cantidad cada vez
que efectué la reposición. Siendo fácil de revisar, puesto que la suma de
los comprobantes y del efectivo debe ser igual el monto de fondo.

INFOTEP 13
Modulo 4 Unidad No.1 Control Interno del Efectivo

2- Observar que sea un solo Custodia el Encargado. Esto se hace porque

si hay dos o más custodios se pueden culpar entre sí, con lo cual se
dificulta establece responsabilidad.

3- Observar que exista un comprobante por cada pago, debidamente

firmado por el beneficiario y aprobado por un funcionario competente,
al cual debe ponérsele un sello que diga ‘’Pagado’’ cuando se efectué el
pago, para evitar que pueda ser utilizado otra vez.

Otras medidas que se

recomiendan son: Efectuar
arqueos sorpresivos del
fondo y limitar los fondos a
una cantidad razonable.

4- Que los desembolsos no excedan la cantidad fijada, limitando el acceso

del custodio a los libros de registro; desde luego es conveniente verificar
los comprobantes al reembolso.

INFOTEP 14
Modulo 4 Unidad No.1 Control Interno del Efectivo

Se usa una cuenta de sobrantes y faltantes cuando no hay manera

de comprobar un movimiento debido a error (al dar un cambio o pagar
de más en algún gasto, al extraviar de

INFOTEP 15
Modulo 4 Unidad No.1 Control Interno del Efectivo

algún recibo, etc.). Sí hay faltante (es decir, si la suma de los comprobantes
más el efectivo del fondo es menor que el fondo fijo), el faltante se carga a la
cuenta Faltante de Caja Chica y en algunos casos a Cuentas por cobrar
trabajadores, de tal manera que el cajero pague la diferencia y eso no
construya un gasto para la compañía. Si sobra (es decir, si la suma de los
comprobantes más el efectivo del fondo es mayor que el fondo fijo), el
sobrante se acredita o abona a la cuenta de Sobrantes de Caja Chica.

ARQUEO DE CAJA CHICA.

Como una norma de control interno del

efectivo, es recomendable practicar arqueo
de caja por sorpresa, para verificar si el
manejo del fondo fijo sé está cumpliendo
según las normas establecidas. Consiste en
lo siguiente:

Hacer un conteo físico de lo que tiene la Caja chica, es decir, sumar los
comprobantes y el efectivo para determinar si es igual al fondo fijo; se dice
que hay un sobrante (considerado un ingreso) cuando el conteo físico
resulta mayor al fondo establecido y hay un faltante (considerado un
gasto), cuando ocurre lo contrario.

INFOTEP 16
Modulo 4 Unidad No.1 Control Interno del Efectivo

CUANDO SE VA A EMITIR EL CHEQUE PARA REEMBOLSAR EL FONDO

FIJO DE CAJA CHICA DESPUÉS DE UN ARQUEO, HAY QUE TOMAR EN
CONSIDERACIÓN:

1. Si no hubo faltantes ni sobrantes, el cheque se va a emitir por

el total de los comprobantes.

2. Si el arqueo arroja un sobrante, el cheque a emitir debe ser

igual al total de los comprobantes menos el sobrante.

3. Cuando el arqueo arroja un faltante, el cheque a emitir debe ser

al total de los comprobantes más el faltante.

Hay que tener presente, que el

custodio es responsable en todo
momento del importe del fondo,
ya sea del efectivo o de los
comprobantes firmados, ya que
estos últimos son la evidencia que
requiere el funcionario respectivo para expedir un cheque de
reembolso del fondo. Por lo tanto, todo comprobante usado para
reembolso, debe indicar que fue cancelado ya sea con un sello o mutilado,
de manera de prevenir que pueda ser usado para un segundo reembolso.

INFOTEP 17
Modulo 4 Unidad No.1 Control Interno del Efectivo

ASIENTOS SOBRANTES Y FALTANTES DE CAJA

En el manejo de dinero inevitablemente ocurren errores al efectúa la

devolución de dinero. Estos errores pueden causar un faltante o un
sobrante de caja al final del día, cuando se cuenta el dinero y se compara
con los recibos
.

La cuenta denominada Sobrantes y Faltantes de Caja se debita con los

faltantes y se acredita con los sobrantes.

Asiento de reposición y faltante de

caja chica:

INFOTEP 18
Modulo 4 Unidad No.1 Control Interno del Efectivo

Asiento de reposición y sobrante de caja chica:

INFOTEP 19
Modulo 4 Unidad No.1 Control Interno del Efectivo

La conciliación bancaria busca

encontrar las diferencias que existen
al comparar el estado de cuenta del
banco con los registros contables que
aparecen en los libros de la empresa.
El propósito de la conciliación
bancaria es asegurar que el banco y
la empresaestán de acuerdo en las
diferentes actividades y operaciones
que se realizan con relación a la
cuenta bancaria de la empresa.

ELEMENTOS EN UNA
CONCILIACIÓN BANCARIA.

Dentro de una conciliación bancaria podemos encontrar distintos elementos

que estaremos definiendo y desarrollados a continuación:

El cheque: lo podemos definir como una orden escrita y firmada por personas
autorizadas que autorizan al banco a pagar una cantidad especifica de dinero
a una empresa o persona. Este esta compuesto por el girador (quien firma el
cheque), el banco (sobre el cual esta avalado el cheque) y el portador (la
persona o empresa a quien se va a pagar el cheque).

Cheque en transito: son cheques emitidos por la empresa y registrados en sus

libros contables, pero que al corte del estado bancario no han sido presentados
al banco para su pago, es decir, no han sido cambiados en el banco.

Depósito: corresponden el dinero que la empresa deposita diariamente en la

cuenta, correspondiente de los pagos de sus clientes.

Depósitos en transito: son aquellos depósitos elaborados y registrados en la

empresa, pero que han llegado al banco después de la fecha de corte del estado
bancario.
INFOTEP 20
Modulo 4 Unidad No.1 Control Interno del Efectivo

Notas de Crédito: son depósitos de efectivo que el banco hace en la cuenta

corriente de la empresa por un préstamo que haya solicitado la empresa, por
intereses ganados, por el cobro de un documento o por corrección de errores.

Notas de débito: corresponden a los cargos que hace el banco por el manejo
de cuentas, impresión de chequera, por el manejo de documentos, por cheques
devueltos, por abono a préstamo, por intereses, comisiones y demás cargos.

PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE UNA

CONCILIACIÓN BANCARIA.

1. Sumar los depósitos emitidos por la empresa, compararlos con los

depósitos que aparecen en el estado del banco y marcar los que

coinciden ( ). Para determinar aquellos que se quedaron en tránsito y

verificar si se cometió algún
error al registrar uno de ellos.
2. Sumar los cheques emitidos
por la empresa, compararlos
con los que aparecen el estado
del banco y marcar los que

coinciden ( ). Para así poder

determinar los cheques en
tránsitos y también saber si se
cometió algún error al registrar
alguno de ellos.
3. Determinar el origen de las notas de créditos, las notas de débitos y de
los errores que comete el banco y/o la empresa al registrar algunos
depósitos o cheques.
4. Sumar al balance según banco al cierre de mes, los depósitos que
quedaron en transito y algún error que se haya cometido. A este
resultado (sub-total) se le restanlos cheques que quedaron en transito y
algún error que se haya cometido, lo cual dará como resultado
el balance conciliado según banco.
5. Sumar al balance según libro al inicio del mes (balance conciliado del mes
anterior), los depósitos emitidos por la empresa, las notas de créditos y
algún error que se haya cometido. Al resultado (Sub-total) se le restan los
INFOTEP 21
Modulo 4 Unidad No.1 Control Interno del Efectivo

cheques emitidos por la empresa, las notas de débitos y algún error que
se haya cometido, lo que da como resultado el balance conciliado según
libro.

NOTAS IMPORTANTES PARA LA CONCILIACION:

Acción a tomar con los errores en la conciliación.

 Los cheques y depósitos en transito del mes que se esta conciliando

regularmente aparecen en el estado del banco al mes siguiente, los cuales
no se deben tomar en cuenta en el mes que llegaron. En el caso de que
alguno de ellos no aparezca el mes siguiente se debe mantener en transito
junto a los del mes que se esta conciliando según libro.
 Los errores que comete el banco y que no los corrigen en el mes que esta
conciliado, se deben transferir a las conciliaciones siguientes hasta que el
banco los corrija. Cuando este sucede no se toman en cuenta para fines de
conciliación ni se registran en los libros de la empresa.
 Las notas de créditos aumentan el efectivo de la empresa y las notas de
débitos disminuyen el efectivo de la empresa y se registran en los libros
de la empresa junto con los errores que este haya cometido.

ERRORES COMETIDOS POR EL BANCO.

Un error Mayor en un depósito, se resta junto a los cheques en tránsito.

Un error menor en un depósito, se suma junto a los depósitos en
tránsito.
Un error mayor en un cheque, se suma junto a los depósitos en
tránsito.
Un error menor en un cheque, se resta junto a los cheques en tránsito.

ERRORES COMETIDOS POR LA EMPRESA.

Unerror mayor en un depósito, se resta junto con los cheques emitidos

y las notas de débitos.

INFOTEP 22
 Modulo 4 Unidad No.1 Control Interno del Efectivo

Un error menor en un depósito, se suma junto a los depósitos emitidos

y las notas de créditos.
Un error mayor en un cheque, se suma junto a los depósitos emitidos y
las notas de créditos.
Un error menor en un cheque, se resta junto a los cheques emitidos y
las notas de crédito.

Ejercicio de ejemplo

Presentamos en este ejercicio el caso más sencillo de conciliación; aquel en que

la cuenta bancaria acaba de abrirse. No existe, pues, ningún antecedente sobre
el particular y el movimiento de la cuenta deben coincidir con el que parece en
el Estado Recibo del Banco, salvo el caso de partidas en tránsito. Los datos que
aparecen a continuación, representan los movimientos.

El estado de cuenta de Banco Popular Dominicano, recibió por la empresa,

correspondiente al mes de enero, además contener los cheques pagados por
el Banco en ese mes, presenta las siguientes informaciones:

PIONEROS SRL
LIBRO BANCARIO

INFOTEP 23
Modulo 4 Unidad No.1 Control Interno del Efectivo

INFOTEP 24
Modulo 4 Unidad No.1 Control Interno del Efectivo

PIONEROS SRL
FORMATO DE CONCILIACION BANCARIA
(VALORES EN RD$)

Banco Popular Dominicano Fecha: 10/04/2018

Cuenta No. 01-9999-99-17

Balance según libros al 10/04/2018 -0-
Más Depósitos RD$ 135,000.00
Nota de Crédito -0-
Otros -0-
Sub- Total _______________________________________________ 135,000.00
Menos: Cheques Emitidos 110,000.00
Nota de Debito -0- 110,200.00
Otros __________

Balance según libro al 31/1/2018___________________________RD$24,800.00

Balance según Estado del banco al 31-01-2018_______________RD$67,800.00

Más Depósitos en tránsito 5,000.00

Otros -0-
5,000.00
Sub-Total___________________________________________________ 72,800.00
Menos: Cheques en tránsito (1) 48,000.00
Otros -0-
Balance según estado del Banco al
31/1/2018_______________________________________________RD$24,800.00

Hecho por: Revisado por

INFOTEP 25
Modulo 4 Unidad No.1 Control Interno del Efectivo

________________________ ____________________

PROCEDIMIENTO
1. Se observa claramente una diferencia entre el libro bancario de la
empresa y el Estado de Cuenta del Banco durante el mes de enero de
2018, lo que indica que existen partidas contenidas en el libro de la
empresa que no las contiene el Estado de Banco y viceversa, y debemos
identificarlas para conciliar ambas cuentas.
2. Al aconsejar los cheques pagados por el banco, los cuales encontramos
en el mismo sobre dónde vino el estado de cuenta, notamos que los
cheques de las licenciadas Niurky De La Rosa y Nelly Villa por valor de
RD$ 18,000.00 y RD$ 30,000.00, no fueron pagados por el Banco y serán
considerados para esta conciliación como cheques en tránsito
(RD$48,000.00)
3. Se nota claramente que el depósito de RD$5,000.00 realizado por la
empresa el 31 de enero no fue contemplado por el Banco (el mismo
aparecerá registrado el 1 de febrero del 2018), por lo que se considera
como un deposito en transito para el mes de enero y debe sumarse al
estado bancario.
4. Se observa que en el Estado de cuenta aparecen RD$200.00 por (CH)
que segun las siglas del modelo de estado de cuenta bancario , es por
concepto de comision por chequera.Este monto disminuira el balance
del libro y port al motive se considera una nota e debito para la empresa.
.

INFOTEP 26
Modulo 4 Unidad No.1 Control Interno del Efectivo

ASIENTO CONTABLES QUE SE DERIVAN DE LA CONCILIACION

BANCARIA

Tal como vimos en nuestro ejercicio, aparecen RD$200.00 por concepto de

comision por chequera , esto representa un gasto financier para la empresa
aun no resgistrado, y debe registrase, y debe registrarse para que la cuenta de
efectivo pueda presentar un balance real.

Fecha Cuentas y Detalles Auxiliar Debito Credito

2018 Gastos financieros 200.00
Enero @
31 Banco Popular 200.00
Para registrar
comisiones
bancarias

INFOTEP 27
Modulo 4 Unidad No.1 Control Interno del Efectivo

BIBLIOGRAFIA

 Curso de Contabilidad para el Primer Nivel

o Damaso A. Toribio L., Luis E. Madrigal, Víctor R. De La Rosa

 Contabilidad Financiera
o Gerardo Guajardo Cantú, Nora E. Andrede de Guajardo

INFOTEP 28