MANUAL SAP BUSINESS ONE COMERCIALES

El presente documento es una guía de uso básico de SAP BUSINESS ONE para el área
comercial, donde se explicarán los conceptos básicos que debe tener sobre el sistema para
ejercer sus actividades cotidianas.
Se asume que ya tiene conocimientos para acceder al sistema (credenciales, IP, conexión
estable de internet.).
Los temas que se explicara son:
Aspectos generales del proceso de ventas (Cotización, Pedido, remisión, Facturas,
Notas crédito y Notas débito).

Módulo de Ventas: Creación de pedidos, Desplazamiento entre documentos de

Marketing, Addon para creación de pedidos, Impresión de documentos.

Módulo de Inventarios: Consulta de Artículos (Descripciones, unidades y Stock.).

Consulta de Datos Maestros (Artículos, Socios de negocio.).

Query Manager (Informes de utilidad de acceso rápido.).

Procedimientos de autorización.

Informes: Informe practico SAP, Análisis de ventas.

 PROCESO DE VENTAS
El proceso de ventas en SAP contempla dos tipos de clientes, aquellos que poseen un
contrato y los que no, para ambos clientes, todo el proceso empieza desde la creación de
una cotización la cual lleva los artículos, precios y en dado caso, la descripción del articulo
según el contrato (Esta cotización es creada y modificada únicamente por el área de
mercadeo.). Todo el proceso empieza desde la cotización, si dicha cotización sufre un
cambio, este solo se verá reflejado desde los documentos que se empiecen a crear después
del cambio.
Los campos que deben tener presentes de la cotización, es el campo “Comentarios”, ya
que, desde acá, sabrán si la cotización está vigente o no, y en caso de no serlo, indicara
cual es la cotización que la reemplaza, además de información relevante a dicha cotización
respecto al cliente. (Este campo es visible desde el pedido cuando se empieza a crear.).

El proceso de ventas es una cadena secuencial de documentos en SAP, y cada documento

depende inmediatamente de un documento anterior, donde el primer documento siempre
es la cotización, la secuencia de documentos es:
 CREACIÓN DE PEDIDOS
Ruta: Ventas – Clientes > Pedido de cliente

El proceso de montaje de pedidos empieza con la selección del cliente, puede seleccionar
el cliente por su código o nombre (los nombres del cliente se encuentran en el sistema tal
cual aparece en el RUT del cliente, el código es proporcionado por servicio al cliente.).
cuando llene uno de estos dos campos, automáticamente el sistema llena todos los campos
relacionados al cliente.
Nota: si no conoce el nombre o el código completos del cliente, puede usar el comodín de
búsqueda asterisco (*) usándolo antes y después de alguna palabra clave dentro del
nombre, ejemplo: *SANTA*, de este modo llevaran todos los clientes que tengan dicha
palabra.

Después de esto, en el campo “Fecha de vencimiento” hay un pequeño icono con una lupa,
a la cual debe dar clic para que automáticamente ponga la fecha.
Nota: tanto las fechas de contabilización y fecha de documento siempre deben ser las
fechas del día en que se crea dicho pedido.
Otros campos que diligenciar:
Facturador: Seleccionar que persona del área de soporte al cliente tramitara su pedido. Está
ubicado en la parte inferior de la pestaña general del pedido
Fecha generación de pedido: Fecha en la cual el cliente envió el correo o llamo para hacer
la solicitud formal del pedido. Está ubicado en la pestaña logística, en la parte central.
Hora generación de pedido: Hora en la cual el cliente envió el correo o llamo para hacer la
solicitud formal del pedido. Está ubicado en la pestaña logística, en la parte central.

Después de diligenciar los anteriores campos, el paso a seguir es seleccionar los artículos
directamente desde la lista de artículos de la cotización configurada previamente por
mercadeo.
Para tomar dichos artículos de las cotizaciones, debe dirigirse al botón “copiar desde” en la
parte inferior.

Nota: Si no aparece dicho campo, debe salir e ingresar del sistema, si aún no aparece,
comuníquese con el área de sistemas.
Cuando de clic en el botón indicado, aparecerá el asistente de selección de artículos. Los
pasos para este asistente son los siguientes:
1- Seleccione la cotización correspondiente para el caso (tener en cuenta los
comentarios.):

Nota: Para seleccionar la cotización, de doble clic sobre el numero

correspondiente a dicha línea de cotización y luego aceptar. (área remarcada.).

2- Aparecerá el listado de artículos cargados en la cotización seleccionada, puede

realizar la búsqueda de cualquier articulo por su código o nombre, también puede
asignar la cantidad.
Para que el articulo quede seleccionado, debe marcar la opción “selección”.

Nota: La búsqueda de artículos, solo se puede hacer con las letras mayúsculas,
de lo contrario no aparecerán los artículos.
Cuando finalice la selección, debe dar clic en aceptar y el sistema llevara dichos artículos
a el formulario de pedidos de cliente.

En este punto ya puede darle a crear al documento.

Los documentos cuando son creados por el asistente explicado anteriormente quedan
guardados automáticamente como preliminares, si desea verlos, la ruta es:
Ventas – Clientes > Informes de ventas > Informe documento preliminar de
documento
En el asistente que aparecerá, seleccione su usuario, y el tipo de documento: Pedido de
cliente.

Tener en cuenta que existen procedimientos de autorización que pueden adicionar pasos
al proceso de creación de los pedidos del cliente.
Se explicarán más adelante.
 DESPLAZAMIENTO, BÚSQUEDA E IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS
Desplazamiento uno a uno:
Para moverse entre documentos, existen diferentes formas de hacerlo, la principal es
desplazarse con las flechas superiores, de esta forma puede ir por documento uno a uno,
oír al último creado o primero creado.

Búsqueda de documento por criterio:

Puede buscar también por cada campo de del documento, como por fechas, clientes,
estado de documento, y combinaciones entre estos. Primero debe ir a los documentos,
luego a los binoculares, y en todos los campos que aparecen en amarillo, puede realizar
búsqueda por dichos documentos:

Nota: si conoce el número de pedido, simplemente ponga el número de pedido y con el

botón “Enter” o el botón buscar, va directamente al pedido.
Mapa de Relaciones:
El mapa de relaciones permite ver gráficamente todos los documentos, tanto anteriores y
posteriores, creados a partir de un documento seleccionado, brinda visualmente la forma
más sencilla de ver todo el proceso de un documento y saber los pendientes o realizar una
auditoría.
De forma práctica, es la forma más sencilla de saber que documentos se han creado a partir
de un pedido, teniendo en cuenta que ya conoce el número de pedido.
Para ver el mapa de relaciones, vaya a el documento que conoce, y en un lugar en el
formulario, de clic derecho, y luego mapa de relaciones.

Nota: si desea tener más información de los documentos que aparecen en el mapa, de
doble clic sobre cualquiera de ellos, y se abrirá el documento para que lo revise.
Impresión de documentos:
Para realizar la impresión de un documento, se realiza de dos diferentes formas según el
documento:
- Para Pedidos y Remisiones:
Diríjase al documento que desea imprimir, y en la parte superior izquierda, de clic
en el icono con lupa para generar el Layout y de esta forma poder guárdalo y
posteriormente imprimirlo.
 - Para Facturas, Notas Crédito y Notas Debito:
Diríjase al documento, y en la parte inferior derecha de clic en el botón: Fact.
Electrónica, aparecerá una nueva ventana, desplácese hasta el máximo posible
al lado derecho, y de clic en la opción Descargar PDF

Nota 1: El PDF que se genera, es un archivo temporal, cuando el archivo se abra, debe
darle desde el visualizador a guardar nuevamente con el nombre y en la ubicación que
desea.
Nota 2: Si el botón de Fact. Electrónica no aparece, cierre SAP y ábralo nuevamente, si el
problema persiste, comuníquese con el área de Sistemas.
Nota 3: En ocasiones, cuando se le da clic al botón Fact. Electrónica, parece que queda
bloqueado el sistema y no lo dejara realizar ninguna operación, esto ocurre porque dicha
ventana queda minimizada, para maximizarla, en la barra de tareas busque el siguiente
icono:
 MODULO DE INVENTARIO
El módulo de inventarios está enfocado directamente para la gestión de los artículos,
ubicaciones, lotes e informes sobre movimientos de estos, para el caso comercial, es
importante que conozcan el dato maestro de los artículos y de esta forma poder saber y
tener presente las cantidades disponibles para su gestión comercial y saber que pueden
enviar o que debe esperar a ser comprado.
Desde el dato maestro del articulo tienen acceso a toda la información relevante de los
artículos.
Ruta: Modulo de Inventario > Dato maestro de articulo

El dato maestro del artículo se divide principalmente en 3 partes, Encabezado,

descripciones generales y datos de Inventario.

Encabezado:
Muestra la información general del artículo, su código en el sistema, descripción, Grupo y
subgrupo.

Nota: Aplican las mismas reglas de búsqueda, se puede usar el comodín asterisco (*)
para buscar un artículo especifico.
El encabezado esta fijo, siempre es visible y es alimentado por el encargado de la gestión
de artículos. Los códigos y descripciones son dados por esta persona.
Descripciones Generales:
Da información de primera mano del artículo, información como si el articulo maneja lotes
y fechas de vencimiento, unidades de medida, Registro sanitario, es la primera pestaña en
el dato maestro.

Datos de Inventario:
En esta pestaña encontrara la información de las cantidades disponibles principalmente por
bodegas, tenga en cuenta que los disponibles se encuentran principalmente en las bodegas
Principal y Costo cero.
 DATO MAESTRO DE SOCIO DE NEGOCIO
En el módulo de Socios de negocio encontrara toda la información relacionada tanto de
clientes como de proveedores. La información relevante para el proceso comercial se logra
ver desde el dato maestro del socio de negocio, datos como direcciones, teléfonos,
personas de contacto, entre otros.

Ruta: socios de negocio > datos maestros socio de negocio.

El dato maestro de socio de negocio tiene la misma estructura que el dato maestro de
artículos, en este caso los nombres de las pestañas son bastante explícitos en la
información que lleva cada uno.

Nota: Aplican las mismas reglas de búsqueda, se puede usar el comodín asterisco (*)
para buscar un Socio de Negocio especifico.
 QUERY MANAGER
El Query Manager es un repositorio de informes diseñados a solicitud de los usuarios, y
que se encuentran organizados en diferentes secciones a partir de la información que
contienen y de las personas que los solicitaron.
Para acceder al Query Manager se hace por medio del siguiente icono ubicado en la barra
de accesos rápido en la parte central.

Nota: Existen actualmente más de 50 diferentes consultas, si desean saber de un

informe en específico, comunicarse con el área de Sistemas.
 PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACIÓN
Los procedimientos de autorización son pasos adicionales que se agregan a la creación de
documentos cuando surge algún caso en específico. Constan de un procedimiento donde
una persona externa al proceso entra a revisar el documento a crear y debe dar la
aprobación.
Actualmente existen 3 tipos de autorización para los pedidos de clientes.
Cartera:
Un Pedido de ventas entra en proceso de autorización por cartera cuando registra el
sistema una factura de ventas sin pago por un periodo de tiempo superior a las condiciones
de pago que tiene configurado en el sistema.
La persona que debe autorizar este proceso, son las personas del área de cartera.

Baja rentabilidad:
Un Pedido de ventas entra en proceso de autorización por baja rentabilidad cuando dicho
pedido registra pérdidas relación precio vs costo.
La persona que debe autorizar este proceso es mercadeo.

Clientes de otro asesor:

El sistema se encuentra configurado para que cuando un usuario diferente al asesor que
tiene configurado el cliente en el dato maestro cree un pedido, dicho asesor configurado
sea quien apruebe la creación de dicho pedido.

Nota 1: El pedido no puede ser creado hasta que todos los procedimientos de autorización
a los que se somete un pedido sean aprobados.

Nota 2: Se adjunta a este documento los manuales de los procesos de autorización tanto
desde el escritorio remoto, como por la aplicación móvil.
 INFORMES DE VENTAS
Existen dos informes primordiales para realizar un análisis de ventas, uno directamente
desde SAP y otro por un desarrollo en Excel realizado por el área de Sistemas.
Desde SAP, la ruta es:
Ventas – Clientes > Informes de ventas > Análisis de Ventas

Con este informe puede realizar un análisis de ventas de diferentes formas, como lo es por
un cliente en específico, o todos los clientes asignados al empleado de ventas.
Como se ve en la imagen, el menú de generación del análisis de ventas es fácil de generar
con sus filtros, pero tenga en cuenta:
Filtre el informe por Fecha de contabilización, Seleccione la forma como desee que se
representen los datos (Anual, mensual, trimestral), y la información que el informe debe
tomar en cuenta (Facturas, Pedidos clientes, Notas entrega “remisiones”).
Tenga en cuenta que este informe tiene en cuenta las notas crédito y cálculos donde se
representa como tal la rentabilidad. Cualquier inquietud puntual del informe comuníquese
con el área de sistemas.
Este informe desde el sistema es estándar de SAP, lo que implica que no se le pueden
añadir o quitar campos, si desea ver esta información a un nivel mas detallado, se puede
realizar por el siguiente informe a explicar.
 INFORME PRACTICO DE SAP
Ruta desde escritorio remoto: Escritorio > INFORMES QUINBERLAB SAP > INFORME
PRACTICO ASESOR.xlsx
Este informe fue desarrollado desde el área de sistemas, y fue creado con el fin de ver la
información del sistema de forma fácil, detallada y moldeable desde una herramienta que
todos utilizan como lo es Microsoft Excel.
Antes de explicar a detalle el informe, verifique que tiene el informe en la ruta indicada.
Cuando encuentre el informe, al abrirlo, primero habilite el contenido.

Nota: Cuando le dé clic a “Habilitar contenido” el informe se empezará a actualizar, si es

la primera vez que abre el informe, saldrá un letrero, de clic a “Ejecutar”, saldrá varias
veces.

Nota: El informe puede tardar unos minutos en actualizar toda la información.

Cuando termine de cargar el informe, vera el menú principal del informe, desde el cual
podrá desplazarse a la información que desee solamente haciendo clic en los títulos.

Nota: recomendamos que cada ves que desee ver la información, actualice la
información, ya que a diario se realizan transacciones y puede haber variaciones de un
momento a otro.

Cada hoja de información es una tabla dinámica, la cual esta diseñada para ver la
información mas relevante, en caso de querer organizarla o ver dicha tabla de otra forma,
puede modificarla cambiando los campos.
Nota: Para modificar los campos, de clic derecho sobre la tabla, luego “mostrar lista de
campos”, seguido de esto vera los campos en la parte izquierda.

Todos los asesores comerciales ya han sido capacitados anteriormente con este informe,
si desean tener más información sobre esté. Comuníquense con el área de Sistemas.