ACTIVIDAD #2
ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN
EDWIN ALONSO SOSSA CRUZ
DARWIN DANIEL RODRIGUEZ TORRES
2672784
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
TECNOLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
BOGOTA DC
2023
Introducción
Con el rápido aumento de la digitalización y la necesidad de mantener altos niveles de
productividad y competitividad, la gestión eficiente de documentos ha adquirido
mayor relevancia en el ámbito empresarial. Este análisis explorará los principales
aspectos del manejo de documentos y firmas digitales, ofreciendo objetivos generales
y específicos para una aproximación integral y exitosa en este campo.
Objetivo general
Establcer una metodología sólida para la producción, gestión y conservación de
documentos, promoviendo la confianza, la seguridad y la eficiencia en todas las etapas
del ciclo vital de los mismos.
Objetivos Específicos
1. Optimización de la Producción de Documentos
Garantizar la claridad, consistencia y accesibilidad de los documentos.
Emplear herramientas y procedimientos tecnológicos para reducir
costos y tiempos de creación.
2. Digitalización de Documentos Segura y Accesible
Implementar condiciones técnicas adecuadas para la conversión de
papel en archivos electrónicos.
Promover la autenticidad, confidencialidad y legalidad de las firmas
digitales.
3. Mejoramiento del Manejo de Firmas Digitales
Facilitar la verificación de la identificación del firmante y la integridad
del documento.
Asegurar la interoperabilidad de formatos y protocolos estándar para la
transferencia de firmas entre distintos sistemas.
Parámetros para una adecuada producción de documentos en la empresa
La optimización de la producción de documentos en una empresa puede abordarse
considerando diversos factores, como:
Claridad : Documentos fácilmente comprensibles y estructurados.
Consistencia : Estándares uniformes en el diseño, formato y contenido.
Eficiencia : Reducir costos y tiempo de creación mediante herramientas
tecnológicas o procesos automatizados.
Accesibilidad : Formatos compatibles con diferentes dispositivos y personas
con discapacidades.
Seguridad : Protección contra pérdida, alteraciones o divulgación no
autorizada.
Condiciones adecuadas para la digitalización de documentos.
Para garantizar una correcta digitalización de documentos, se recomiendan las
siguientes características técnicas:
Resolución óptima : Alta calidad visual sin pérdidas significativas de
información al convertirlos en archivos electrónicos.
Formato compatible : Seleccione formatos estándar (PDF, DOCX) que permitan
su uso en varias plataformas y sistemas operativos.
Software especializado : Utilizar software específico para digitalización de
documentos, como TWAIN o ISIS.
Equipos de alta calidad : Escaneadores de alto rendimiento y buena resolución
para obtener imágenes claras y detalladas.
Aspectos a tener presentes para un manejo adecuado de las firmas
digitales
Al utilizar firmas digitales, es importante considerar lo siguiente:
Autenticidad : Verificar la identificación del firmante y la integridad del
documento.
Confidencialidad : Proteger la privacidad y seguridad de datos personales y
comerciales.
Legalidad : Asegurarse de cumplir con las leyes locales e internacionales sobre
firmas electrónicas.
Interoperabilidad : Usar formatos y protocolos estándar para facilitar el
intercambio de firmas entre diferentes sistemas.
Alfombra Ciudadana
El concepto de "Carpeta Ciudadana" se refiere a la centralización de todos los
documentos relacionados con un individuo dentro de un gobierno o entidad
pública. No hay información directa proporcionada acerca de esta temática en los
resultados de búsqueda actuales, pero generalmente se asocia con mejoras en la
gestión de servicios públicos y transparencia administrativa.
Tiempos de respuesta a las PQRSD
No se encontró información específica sobre tiempos de respuesta a las Preguntas y
Reclamaciones de Servicio al Clientes (PQRSD). Sin embargo, en muchos países y
organismos, existen límites legales para responder a tales solicitudes, que pueden
variar dependiendo de la naturaleza de la pregunta o reclamo. Por ejemplo, en España,
las entidades financieras tienen un plazo máximo de 15 días para atender las PQRSD.
Implementación de políticas de cero en la organización
Una política de cero en la organización busca eliminar defectos, errores y accidentes,
reduciendo así el impacto negativo en el ambiente laboral y en la sociedad. Para
implementarla, se deberán seguir estos pasos generales:
1. Definición de objetivos claramente establecidos y compromisos concretos.
2. Identificación de causas raíz de problemáticas y deficiencias.
3. Creación de planes de mejora y desarrollo de medidas preventivas.
4. Capacitación y educación continua de empleados.
5. Monitoreo y evaluación constante de la eficacia de las medidas adoptadas.
6. Comunicación efectiva de los avances y logros obtenidos.
7. Involucrar a toda la organización en la cultura de seguridad y excelencia.
Glosario
Documento : Una pieza escrita, impresa o grabada que contiene información
útil y coherente, destinada a transmitir conocimientos, instrucciones o registro
de hechos.
Firma Digital : Un conjunto de bits que representa la intención de un firmante
de asociarse con un documento electrónico.
Gestión de Documentos : La planificación, control y ejecución de actividades
relacionadas con la creación, manipulación y conservación de documentos.
Política de Cero : Una iniciativa que busca eliminar defectos, errores y
accidentes, reduciendo el impacto negativo en el ambiente laboral y en la
sociedad.
Producción de Documentos : La elaboración de textos, gráficos y otros
elementos para satisfacer las necesidades de comunicación y registro de
información en una organización.
Tiempo de Respuesta : El período de tiempo desde que se recibe una petición
hasta que se brinda una respuesta o se realiza una acción correspondiente.
Carpa Ciudadana : La centralización de todos los documentos relacionados con
un individuo dentro de un gobierno o entidad pública.
Condiciones Técnicas Adecuadas : Las características técnicas requeridas para
llevar a cabo una determinada actividad de manera eficiente y segura.
Firma Electrónica : Un método de validación de identidad y consentimiento
utilizado para confirmar la autoridad de un documento.
Autenticidad : La capacidad de demostrar que un documento o firma proviene
de su fuente afirmada y no ha sido modificado sin permiso.
Confidencialidad : La protección de la privacidad y seguridad de datos
personales y comerciales.
Legalidad : Adherirse a las normativas y regulaciones locales e internacionales
respecto a las firmas electrónicas.
Interoperabilidad : La capacidad de que dos o más sistemas o componentes
puedan comunicarse y trabajar juntos sin restricciones ni limitaciones.
ENSAYO:
Política Cero Papel: Avanzando hacia la Transformación Digital
En la era actual de la tecnología y la información, la implementación de políticas cero
papeles se han convertido en una tendencia creciente en diversos ámbitos, incluida la
administración pública. Esta iniciativa busca eliminar el uso de documentos físicos en
favor de procesos digitales, con el objetivo de aumentar la eficiencia, reducir costos,
mejorar la accesibilidad y promover la sostenibilidad ambiental.
Transformación Digital y Eficiencia Administrativa
La adopción de una política cero papeles implican la digitalización de procesos,
documentos y comunicaciones dentro de una organización o gobierno. Al eliminar la
dependencia de documentos físicos, se agilizan los flujos de trabajo, se reducen los
tiempos de respuesta y se optimiza la gestión de información. Esto conlleva a una
mayor eficiencia administrativa, permitiendo a las entidades públicas o privadas operar
de manera más ágil y efectiva.
Reducción de Costos y Accesibilidad Mejorada
La transición hacia un entorno sin papel también conlleva beneficios económicos
significativos. La eliminación de gastos asociados con la impresión, almacenamiento y
distribución de documentos físicos puede resultar en ahorros sustanciales a largo
plazo. Además, al digitalizar los procesos, se facilita el acceso a la información desde
cualquier lugar y en cualquier momento, lo que mejora la accesibilidad para los
ciudadanos, empleados y otras partes interesadas.
Sostenibilidad Ambiental y Responsabilidad Corporativa
Otro aspecto clave de la política cero papeles es su impacto positivo en el medio
ambiente. Al reducir el consumo de papel, tinta y otros recursos asociados con la
impresión tradicional, se disminuye la huella ecológica de una organización. Esto
contribuye a la sostenibilidad ambiental y refleja un compromiso con la
responsabilidad corporativa y social.
Desafíos y Consideraciones
Si bien los beneficios de una política cero papeles son innegables, su implementación
puede plantear desafíos en términos de seguridad de datos, capacitación del personal,
interoperabilidad tecnológica y resistencia al cambio. Es fundamental abordar estos
desafíos mediante estrategias adecuadas de ciberseguridad, formación continua del
personal y una planificación cuidadosa para garantizar una transición exitosa hacia un
entorno digital sin papel.
En resumen, la política cero papeles representa un paso crucial hacia la transformación
digital en el ámbito gubernamental y empresarial. Al fomentar la eficiencia, reducir
costos, mejorar la accesibilidad y promover la sostenibilidad ambiental, esta iniciativa
no solo impulsa la innovación tecnológica, sino que también contribuye a construir
organizaciones más ágiles, responsables y orientadas al futuro.
