Tema: Introducción a Microsoft Access
• Subtema 1: ¿Qué es Microsoft Access?
• Concepto de base de datos
El concepto de base de datos se refiere a una colección organizada de datos relacionados y
estructurados de manera que puedan ser fácilmente accedidos, gestionados y actualizados. En esencia,
una base de datos es un sistema que permite almacenar información de manera sistemática para su
posterior recuperación y manipulación.
Una base de datos consta de varios elementos clave:
1. Datos: Son hechos que describen eventos, entidades o cualquier cosa que se quiera registrar.
Los datos pueden ser numéricos, textuales, fechas, imágenes, entre otros.
2. Tablas: Las tablas son la estructura fundamental de una base de datos relacional. Cada tabla
organiza los datos en filas y columnas, donde cada fila representa una entidad única y cada
columna representa un atributo o característica de esa entidad.
3. Relaciones: En una base de datos relacional, las tablas pueden estar relacionadas entre sí a
través de claves primarias y claves foráneas. Estas relaciones permiten establecer vínculos entre
entidades relacionadas y garantizar la integridad de los datos.
4. Consultas: Las consultas son instrucciones o comandos que se utilizan para recuperar datos de
la base de datos de acuerdo con ciertos criterios especificados por el usuario. Permiten realizar
búsquedas, filtrar datos y generar informes basados en la información almacenada en la base de
datos.
5. Formularios e Informes: Los formularios son interfaces de usuario que facilitan la entrada y
modificación de datos en la base de datos, mientras que los informes son documentos
generados a partir de los datos de la base de datos que proporcionan una representación visual
y estructurada de la información para su análisis y presentación.
• Propósito y utilidad de Microsoft Access
El propósito principal de Microsoft Access es proporcionar una plataforma para la creación, gestión y
utilización de bases de datos relacionales. Al ser parte del conjunto de aplicaciones de Microsoft Office,
Access ofrece una interfaz intuitiva y familiar que permite a los usuarios crear y utilizar bases de datos
sin necesidad de tener conocimientos avanzados en programación o bases de datos.
La utilidad de Microsoft Access es amplia y diversa, y se extiende a una variedad de entornos y
aplicaciones. Algunos de los propósitos y utilidades clave de Microsoft Access incluyen:
1. Gestión de Datos Personales y Pequeños Negocios:
• Access es ideal para la gestión de datos personales, como listas de contactos, inventarios,
seguimiento de gastos y registros financieros. También es utilizado por pequeñas
empresas para gestionar clientes, inventarios, pedidos y otros aspectos de su operación.
2. Desarrollo de Aplicaciones de Negocios:
• Access permite a los usuarios crear aplicaciones de negocios personalizadas sin
necesidad de ser programadores expertos. A través de su capacidad para diseñar
formularios, consultas y informes, Access puede utilizarse para desarrollar soluciones
específicas para diversas necesidades empresariales, como sistemas de seguimiento de
proyectos, bases de datos de empleados y sistemas de gestión de clientes.
3. Análisis y Reportes:
• Access facilita la creación de consultas complejas y la generación de informes
personalizados que permiten a los usuarios analizar y presentar datos de manera efectiva.
Esto es especialmente útil para realizar análisis de negocios, seguimiento de tendencias,
generación de informes financieros y elaboración de presupuestos.
4. Integración con otras Aplicaciones de Office:
• Access se integra fácilmente con otras aplicaciones de Microsoft Office, como Excel,
Word y Outlook. Esto permite a los usuarios importar y exportar datos entre diferentes
aplicaciones, así como utilizar Access como backend para aplicaciones desarrolladas en
otras plataformas de Office.
5. Desarrollo de Aplicaciones Web:
• Con Access Web Apps, los usuarios pueden crear y publicar aplicaciones web basadas en
Access que permiten a los usuarios acceder y manipular datos a través de un navegador
web. Esto facilita la colaboración y el acceso a datos desde cualquier lugar con conexión
a internet.
• Subtema 2: Entorno de trabajo de Access
• Interfaz de usuario de Access
La interfaz de usuario de Microsoft Access es intuitiva y se compone de varios elementos que facilitan
la creación, gestión y utilización de bases de datos. A continuación, describo los principales
componentes de la interfaz de usuario de Access:
1. Barra de herramientas de acceso rápido:
• Se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana de Access y contiene accesos
directos a las funciones más utilizadas, como Guardar, Deshacer, Rehacer, Imprimir y
Exportar.
2. Cinta de opciones:
• Es la barra de herramientas principal de Access y se encuentra justo debajo de la barra de
herramientas de acceso rápido. La cinta de opciones se divide en varias pestañas, como
"Archivo", "Inicio", "Crear", "Diseño", "Datos externos" y "Base de datos". Cada pestaña
contiene grupos de comandos relacionados con la tarea seleccionada.
3. Barra de navegación:
• Se encuentra en el lado izquierdo de la ventana de Access y muestra una lista de los
objetos de la base de datos, como tablas, consultas, formularios e informes. Desde la
barra de navegación, los usuarios pueden navegar rápidamente entre los diferentes
objetos de la base de datos.
4. Vista Backstage (Archivo):
• Al hacer clic en la pestaña "Archivo" en la cinta de opciones, se abre la vista Backstage,
que proporciona acceso a funciones de archivo y configuración de la base de datos,
como Guardar, Abrir, Imprimir, Exportar, Configuración de cuenta y Opciones.
5. Vista de Hoja de Datos:
• Es la vista predeterminada para ver y editar datos en una tabla. Muestra los datos en
forma de hoja de cálculo, donde cada fila representa un registro y cada columna
representa un campo.
6. Vista de Diseño:
• Permite a los usuarios diseñar y personalizar la estructura de los objetos de la base de
datos, como tablas, consultas, formularios e informes. En esta vista, los usuarios pueden
agregar, eliminar y modificar campos, establecer propiedades y diseñar el diseño visual
de los objetos.
7. Vista de Formulario e Informe:
• Estas vistas permiten a los usuarios ver y trabajar con datos de manera más organizada y
presentable. Los formularios muestran datos de una tabla o consulta en un formato
diseñado para facilitar la entrada y visualización de datos, mientras que los informes
presentan datos de manera más estructurada y profesional para su impresión o
presentación.
Tema: Diseño y Creación de Tablas en Access
• Subtema 1: Estructura de una tabla
En Microsoft Access, la estructura de una tabla se define por los campos que contiene, así como por las
claves primarias y foráneas que se utilizan para establecer relaciones entre tablas. Aquí está la
descripción de cada uno de estos elementos:
• Campos:
• Los campos son los elementos individuales que componen una tabla. Cada campo
representa una característica específica de los datos que se están almacenando. Por
ejemplo, en una tabla de empleados, los campos comunes pueden incluir nombre,
apellido, dirección, teléfono y salario. Cada campo tiene un nombre único que lo
identifica y un tipo de datos que define el tipo de información que puede contener.
• Tipo de Datos:
• El tipo de datos de un campo define el tipo de información que puede contener. Access
ofrece una variedad de tipos de datos que se pueden asignar a los campos, incluyendo:
• Texto: Para almacenar datos de texto o caracteres alfanuméricos.
• Numérico: Para almacenar datos numéricos, ya sea enteros o con decimales.
• Fecha/Hora: Para almacenar datos de fecha y/o hora.
• Memo: Para almacenar datos de texto largos, como notas o descripciones
extensas.
• Autonumérico: Para generar automáticamente un valor numérico único para cada
registro.
• Sí/No: Para almacenar valores booleanos (verdadero/falso o sí/no).
• Y muchos más.
• Clave Primaria:
• La clave primaria de una tabla es un campo o combinación de campos que se utiliza para
identificar de manera única cada registro en la tabla. La clave primaria garantiza la
integridad de los datos y evita la duplicación de registros. En Access, la clave primaria se
indica mediante el símbolo de una llave primaria (una llave dorada) junto al campo
correspondiente en la vista de diseño de la tabla. Solo puede haber una clave primaria
por tabla.
• Clave Foránea:
• Una clave foránea es un campo en una tabla que establece una relación con la clave
primaria de otra tabla. Esta relación se utiliza para vincular dos tablas y establecer una
conexión entre ellas. En Access, las claves foráneas se definen mediante la creación de
relaciones entre las tablas utilizando el diseñador de relaciones. Una clave foránea en una
tabla suele coincidir con la clave primaria de otra tabla a la que hace referencia.
• Subtema 2: Creación de tablas en Access
• Utilización del diseñador de tablas
• Definición de campos y propiedades
Tema: Relaciones entre Tablas en Access
• Subtema 1: Concepto de relaciones entre tablas
Las relaciones entre tablas en una base de datos relacional, como en Microsoft Access, son conexiones
lógicas que se establecen entre los registros de diferentes tablas. Estas relaciones permiten que los
datos se relacionen entre sí de manera significativa y coherente, lo que facilita la gestión y la
manipulación de la información. Aquí está el concepto de relaciones entre tablas y los tipos de
relaciones comunes en Access:
• Concepto de Relaciones entre Tablas:
• Las relaciones entre tablas establecen vínculos lógicos entre los datos almacenados en
diferentes tablas de una base de datos. Estas relaciones se basan en campos que actúan
como claves primarias y foráneas. La clave primaria de una tabla se utiliza como clave de
referencia en otra tabla para establecer la relación.
• Tipos de Relaciones:
• Uno a Uno (1:1):
• En una relación uno a uno, un registro de una tabla está relacionado con
exactamente un registro de otra tabla, y viceversa. Esto significa que cada registro
en la tabla principal tiene una correspondencia única en la tabla secundaria y
viceversa. Por ejemplo, una tabla de empleados puede tener una relación uno a
uno con una tabla de detalles de contacto, donde cada empleado tiene un único
registro de detalles de contacto.
• Uno a Varios (1:N):
• En una relación uno a varios, un registro de una tabla está relacionado con uno o
más registros de otra tabla, pero un registro de la segunda tabla solo está
relacionado con un único registro de la primera tabla. Por ejemplo, una tabla de
clientes puede tener una relación uno a varios con una tabla de pedidos, donde un
cliente puede realizar varios pedidos, pero cada pedido está asociado a un único
cliente.
• Varios a Varios (N:N):
• En una relación varios a varios, varios registros de una tabla están relacionados
con varios registros de otra tabla. Para implementar este tipo de relación, se utiliza
una tabla intermedia, también conocida como tabla de unión o tabla puente. Esta
tabla intermedia contiene las claves primarias de ambas tablas y establece las
conexiones entre ellas. Por ejemplo, una tabla de estudiantes puede tener una
relación varios a varios con una tabla de cursos, donde un estudiante puede
inscribirse en varios cursos y un curso puede tener varios estudiantes inscritos.
