Universidad Santo Tomás

Sede de Villavicencio

Proceso de Selección de
Comodatarios concesionarios para el Servicio de Cafetería

Objeto:
Concesión de los espacios destinados al servicio de cafetería en el campus
Aguas Claras.

Villavicencio, octubre de 2021

1. Objeto de la invitación.

La Universidad Santo Tomas Sede de Villavicencio, está interesada en seleccionar a una persona
jurídica o natural para la operación, mediante la modalidad de concesión de los servicios de
cafetería, en los espacios y condiciones que destine para tal fin en el campus Aguas Claras, carrera
22 con calle 1Vía Puerto López, por un término de uno, dos o tres años según negociación.

El servicio de cafetería será ofrecido a principalmente a la comunidad universitaria de acuerdo a

los requerimientos del servicio, normas que le apliquen a éste tipo de servicio, condiciones y
prohibiciones definidas por la Universidad, productos, precios y horarios acordado con la
Universidad.

2. Régimen jurídico aplicable.

Ley 80 de 1993 artículo 7

Constitución política de Colombia artículo 38
Constitución política de Colombia artículo 333
Para su funcionalidad, organización y responsabilidad el Decreto 2649 de 1993 artículo 3
Para proceder a la liquidación de este se tiene como base el Decreto 2649 de 1993 artículo 112

3. Cronograma para el desarrollo del proceso de selección.

Actividad Fecha / Hora Lugar

02/11/2021 Convocatoria en prensa, página web:
Apertura y publicación de
https://www.ustavillavicencio.edu.co/ y
pliego.
por correo electrónico.
08/11/2021 Campus Aguas Claras lobby edificio Santo
Domingo de Guzmán, Responsable:
Visita
Vicerrectoría Administrativa y Financiera –
Coordinación de Planta Física.
Observaciones o inquietudes 10/11/2021 Al correo:
sobre el pliego [email protected]
Respuesta de observaciones 12/11/2021 Página web y enviados por correo
y publicación de adendas electrónico
Recepción: Radicar la propuesta en
22/11/2021 recepción o al correo
Presentación de propuestas
[email protected]
y registro como proveedor.
Registro: A través de Oracle, según proceso
de Adquisiciones y Suministros.
Apertura de propuestas y 23/11/2021 Responsable: Síndico y Profesional
selección de proponentes Adquisiciones y Suministros.
Adjudicación del contrato 30/11/2021 Comité Administrativo y Financiero
4. Infraestructura suministrada por la Universidad.

La Universidad Santo Tomás sede de Villavicencio entregará al concesionario elegido el espacio o

espacios destinados para el servicio de cafetería, bajo las siguientes condiciones:

Espacio Área e instalaciones Especificaciones

Cafetería primer piso,
Centro de
Convenciones.

Área total de 441.78 m2. La cocina se encuentra dotada con

 Área de cocina 60.07 m2. mesón en acero inoxidable con
 Área de comedor 381.71 poceta lavaplatos, mesón de trabajo
m2. en acero inoxidable, campana
Instalaciones: extractora, estufa, mostrador, área
 Iluminación tipo LED. de oficina con locker, unidad
 Puntos eléctricos a 110 y sanitaria con dos baños, etc.
220v.
 Respaldo de Planta Se tienen a disposición 81 mesas y
Eléctrica. 120 sillas no ancladas al piso.
 Suministro de agua potable
y tanques de reserva. El aseo del área de cafetería estará
 Conexión a la red de a cargo del comodatario, así como
alcantarillado interna. la reposición de los bombillos y/o,
 Conexión a red de gas lámparas.
natural.
Para realizar mejoras locativas,
Medidor interno de Energía, instalación de elementos
Aguas y Gas natural para decorativos o publicitarios y otras
establecer el pago por servicios de cualquier naturaleza es
públicos, que no se incluye en la necesario autorización previa y
oferta económica. escrita la Coordinación de Planta
Física y Servicios Generales. La
ejecución de las mejoras sin
 autorización obliga al comodatario
a hacerse cargo de todos los gastos
para adecuarlos o destruirlos y
volver los bienes al estado anterior
según el caso.
Cafetería quinto piso,
edificio Santo
Domingo de Guzmán.

Área total de 189.42 m2. La cocina se encuentra dotada con

 Área de cocina 23.98 m2. mesón en acero inoxidable con
 Área de comedor 165.44 poceta lavaplatos, mesón de trabajo
m2. en acero inoxidable, campana
Instalaciones: extractora, estufa, mostrador, etc.
 Iluminación tipo LED.
 Puntos eléctricos a 110 y Se tienen a disposición 20 mesas y
220v. 20 sillas no ancladas al piso.
 Respaldo de Planta
Eléctrica. El aseo del área de cafetería estará
 Suministro de agua potable a cargo del comodatario, así como
y tanques de reserva. la reposición de los bombillos y/o,
 Conexión a la red de lámparas.
alcantarillado interna.
 Medidor interno de Para realizar mejoras locativas,
Energía para establecer el instalación de elementos
pago por servicios decorativos o publicitarios y otras
públicos, que no se incluye de cualquier naturaleza es
en la oferta económica. necesario autorización previa y
escrita la Coordinación de Planta
Física y Servicios Generales. La
ejecución de las mejoras sin
autorización obliga al comodatario
a hacerse cargo de todos los gastos
para adecuarlos o destruirlos y
volver los bienes al estado anterior
según el caso.
 Cafetería Palestra piso
8, edificio Sol de
Aquino.

Área total de 207.24 m2 El espacio se encuentra sin

 Área de cocina 20.05 m2 infraestructura y mobiliario para
 Área de comedor 187.19 cafetería, por lo tanto, todo lo
m2 necesario para la dotación de la
Instalaciones: cafetería deberá ser suministrado
 Iluminación tipo LED. por el comodatario; en el caso de la
No cuenta con: puntos eléctricos, obra será acorde a los diseños
agua potable, conexión a la red de proporcionados por la Universidad.
alcantarillado, gas natural y no
tiene medidores de servicios
públicos.

5. Requerimientos para participar.

Podrán participar todas las personas naturales o jurídicas que se encuentren legalmente
constituidas que demuestren solidez financiera y experiencia en la administración y prestación de
servicios de cafeterías en instituciones educativas.

La propuesta debe incluir:

a) Carta de presentación de la propuesta.

b) Portafolio de productos, servicios y precios que va a ofrecer el concesionario, según la población

a atender, los cuales serán evaluados y se indicará por parte de Universidad Santo Tomas sede
de Villavicencio los que harán parte del contrato una vez se suscriba. No se debe incluir
cigarrillo, licores ni bebidas energizantes.

c) Valor de la propuesta económica. Se propone como base del valor de la contraprestación

mensual las siguientes sumas según espacio:

 NUEVE MILLONES CIENTO NOVENTA Y OCHO MIL PESOS MCTE ($9.198.000) para el
espacio del primer piso, sin incluir el valor de los servicios públicos y los demás costos
mencionados en estos pliegos.
  TRES MILLON CIENTO CINCUENTA Y SIETE MIL CUATRSOCIENTOS PESOS MCTE
($3.157.400) para el espacio del quinto piso, sin incluir el valor de los servicios públicos y
los demás costos mencionados en estos pliegos.
 Para el espacio del octavo piso del edificio Sol de Aquino, la contraprestación mensual está
sujeta a las condiciones de los presentes términos y la propuesta económica del proponente.

Los valores base corresponden a funcionamiento de la Institución con el 100% de presencialidad

de la comunidad universitaria en el campus, si por disposiciones normativas el aforo permitido a la
Universidad es inferior, el valor de la contraprestación será proporcional a éste.

d) El proponente deberá especificar la estructura administrativa que va a destinar para el manejo

de la concesión (Cargos y cantidad), así como entregar la descripción y cantidad de equipo y
maquinaria para servicio de cafetería.

Los proponentes deben presentar la siguiente documentación anexa a la propuesta:

a) Documentación Jurídica:
- Persona natural: Copia de la cédula, Hoja de vida, Copia del RUT actualizado, Referencias
comerciales (Mínimo 2)
- Persona jurídica: Certificado de registro Cámara de Comercio no superior a tres (3) meses,
Copia cédula del representante legal, Copia del RUT actualizado, Referencias comerciales
(Mínimo 2)

b) Documentación Financiera:
- Persona natural: Balance general y estado de resultados con corte a 31 de diciembre de
2019 y 2020, Declaraciones de renta de 2018, 2019 y 2020, con sus respectivos soportes si
aplica.
- Persona jurídica: Balance general y estado de resultados con corte a 31 de diciembre de
2019 y 2020, estados financieros de prueba a 31 de diciembre de 2016 con sus respectivas
revelaciones y notas a los estados financieros, firmados según corresponda por el
representante legal, el contador público y el revisor fiscal en los casos en que este último
sea necesario.
- Certificación bancaria.
- Paz y salvo por concepto de aportes parafiscales de sus empleados a la fecha de
presentación de propuestas

c) Experiencia:
Certificaciones de tres (3) contratos de prestación de servicio ejecutados o en ejecución en los
últimos tres (3) años, cuyo objeto y actividades estén relacionadas con atención en gran volumen
de usuarios, preferiblemente servicios de cafetería en instituciones de educación.

d) Otros documentos:
- Certificaciones de sistemas de gestión de la calidad y/o de gestión ambiental o de buenas
prácticas ambientales, si las poseen.
 - Certificación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo expedida por la ARL.

6. Inhabilidades para participación.

No podrán participar en la presente licitación los proponentes que se encuentren incursos en

cualquiera de las siguientes causales:
- Haber tratado de interferir, influenciar, o informarse de manera indebida sobre el análisis
de las propuestas.
- Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes, quienes se encuentren en segundo
grado de consanguinidad o de afinidad con cualquier otra persona que formalmente haya
participado en la elaboración de estos pliegos de condiciones.
- Proponentes que tengan evaluación baja como proveedores en la Universidad.

7. Causales de rechazo de la propuesta.

Son causales de rechazo de la propuesta las siguientes:

- Incumplimiento de los requisitos definidos en el numeral 5.
- Cualquier omisión o error respecto de lo exigido en este pliego.
- Que el oferente se halle incurso en alguna de las causales de inhabilidad señaladas en estos
pliegos de condiciones.
- Estar incluido en la lista SARLAFT.

8. Procedimiento y lineamientos generales del proceso de selección.

- Apertura del proceso y publicación del pliego.

Las condiciones y los requerimientos para la elaboración, presentación, evaluación y calificación de
propuestas son las establecidas en estos Pliegos de Condiciones y en las adendas que se produjeren
de acuerdo con el procedimiento aquí establecido, el cual se publicará en página web:
https://www.ustavillavicencio.edu.co/.

La elaboración y presentación de las propuestas será de responsabilidad exclusiva de cada

proponente, quienes deberán sufragar todos los costos, tanto directos como indirectos,
relacionados con la preparación y presentación de su propuesta, por lo cual la Universidad Santo
Tomas Sede de Villavicencio no será responsable en ningún caso de dichos costos, cualquiera que
sea el resultado del proceso de selección y contratación.

Igualmente, corresponderá al proponente la responsabilidad de determinar, evaluar y asumir los

impuestos, tasas y contribuciones, así como los demás costos tributarios y de cualquier otra
naturaleza que conlleve la celebración del contrato.

- Visita.
Es requisito indispensable que los proponentes visiten las instalaciones en donde va a funcionar la
concesión objeto del proceso de selección y adjudicación, estableciéndose visita el día 08 de
noviembre de 2021 a las 9am en el lobby del edificio Santo Domingo de Guzmán, campus Aguas
Claras carrera 22 con calle 1Vía Puerto López.

- Observaciones o inquietudes sobre el pliego.

Para las aclaraciones o modificaciones a los Pliegos de condiciones se podrá proceder así:

Unilateralmente por parte de Universidad Santo Tomás Sede de Villavicencio, cuando a su juicio
existan apartes del documento que requieran aclararse o modificarse.

A solicitud de los proponentes, quienes deberán formular por escrito sus inquietudes, hasta el día
10 de noviembre de 2021 a través de correo electrónico dirigido a
[email protected].

- Respuesta de observaciones y publicación de adendas.

Las respuestas de la Universidad Santo Tomás Sede de Villavicencio siempre serán por escrito, al
correo electrónico del proponente.

En todo caso, las modificaciones a los Pliegos de Condiciones solo podrán hacerse a través de
adendas que serán publicadas en 12 de noviembre de 2021, con una antelación no inferior a 24
horas a la fecha y hora establecida para el cierre.

- Recepción de propuestas y registro como proveedor.

El cierre de la etapa de presentación de propuestas será el día 22 del mes noviembre de 2021 a las
4pm en la Recepción del campus Aguas Claras, carrera 22 con calle 1Vía Puerto López o al correo
[email protected].

Si es una persona natural o jurídica que no ha sido proveedor de la Universidad Santo Tomas debe
registrarse como tal, para lo cual debe solicitar el inicio de trámite de registro en el Portal de
Proveedores con la oficina de Adquisiciones y Suministros al correo
[email protected], lo cual debe ser realizado antes de la fecha
de cierre de la recepción de propuestas.

- Apertura de propuestas y selección de proponentes.

La apertura de los sobres que contienen las propuestas se realizarán una vez finalizado el plazo para
presentarlas, el 23 de noviembre de 2021. Este proceso es desarrollado por el Síndico y el
profesional de Adquisiciones y Suministros quienes adelantarán la selección de proveedores según
el procedimiento definido para tal fin.

- Adjudicación del contrato.

Posteriormente se presentarán las propuestas de los proveedores ante el Comité Administrativo y
Financiero de la Sede, para la adjudicación del contrato al proveedor o proveedores aprobados, en
el acta de reunión se deja constancia del número de propuestas recibidas, el nombre de los
proponentes, número de folios, así como el proveedor o proveedores aprobados y el espacio(s)
asignado(s).

Una vez seleccionada la propuesta(s) ganadora(s), se informará por correo electrónico al oferente
favorecido, y se iniciarán los trámites correspondientes para la celebración del respectivo contrato.
El contrato se perfecciona con la firma de las partes y la aprobación de las pólizas de seguro
constituidas por el contratista.

9. Aspectos contractuales.

a. Aspectos laborales.
- El personal empleado por el concesionario no adquiere vínculo laboral de ninguna índole
con la Universidad Santo Tomás Sede de Villavicencio. Éste debe estar contratado bajo la
modalidad de contrato de trabajo y por lo tanto el contratista asumirá toda la
responsabilidad en el pago de salarios y prestaciones sociales, aportes al sistema general de
seguridad social, riesgos laborales, aportes parafiscales y demás obligaciones en relación con
el personal que emplee para la prestación del servicio.
- La selección, capacitación y dotación del personal será responsabilidad del concesionario,
sin perjuicio de que este personal empleado, deba atender los reglamentos y directrices que
dicte la Universidad para su buena marcha.
- En atención a los requisitos de seguridad y salud en el trabajo se debe cumplir con los
estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo –SGSST- de
acuerdo a los requerimientos de la Resolución 0312 de 2019 o la que la modifiquen.
- El concesionario se compromete a mantener y presentar actualizados los documentos:
listado del personal vinculado, planilla unificada de pagos a la seguridad social vigente y
todos aquellos que soporten el cumplimiento de los requisitos del SGSST.
- Garantizar el cumplimiento de las medidas de bioseguridad para el manejo y control del
riesgo del coronavirus COVID-19 en el inmueble objeto del contrato, según lo establecido en
las Resoluciones 666 de 2020 y 749 de 2020, y demás requisitos legales de orden nacional y
local.
- El personal empleado por el concesionario exhibirá en todo momento una buena
presentación personal, elementos de protección y uniformes requeridos para el adecuado
desarrollo del servicio.
- El personal ni el comodatario podrán consumir licores o sustancias psicoactivas en el
ejercicio de sus funciones, ni realizar actos que puedan menoscabar la confianza, la moral y
el buen nombre de la Universidad.

b. Aspectos sanitarios y comerciales

- Allegar los certificados de reconocimiento o aptitud médica para manipular alimentos del
personal a trabajar, el plan de capacitación, el plan de saneamiento, la inscripción como
objeto y sujeto de vigilancia y control sanitario y/o el concepto sanitario definido en las
Resoluciones 2674 y 1229 de 2013 o las que la modifiquen.
- Garantizar el cumplimiento de las medidas sanitarias establecidas en las normas nacionales
y locales, así como las buenas prácticas de manipulación de alimentos.
 - No comercializar, ni permitir el consumo de: tabaco, bebidas alcohólicas y/o energizantes,
ni sustancias psicoactivas en el área objeto del contrato.
- Cuidar y mantener en buenas condiciones el inmueble objeto de este contrato en adecuadas
condiciones de aseo, higiene y orden, siendo responsable de todos los daños ocasionados a
los bienes de la propiedad de la Universidad, y de los demás perjuicios causados como
consecuencia inmediata o mediata del uso anormal de aquellos por cualquier conducta
dolosa o culposa.
- Cumplir con los deberes de todo comerciante exigidos en el Código de Comercio y demás
normas complementarias.
- Cumplir con los lineamientos o directrices de la Universidad frente a temas sanitarios y
ambientales relacionados con el funcionamiento del servicio de cafetería.
- A aportar los implementos y elementos necesarios para prestar el servicio adecuadamente
y se compromete a mantener un estricto control de calidad de sus productos y excelente
cumplimiento, dentro de los horarios que se desprenden del calendario académico
institucional

c. Garantías
Si el proponente es favorecido con la adjudicación del contrato, se obliga con una compañía de
seguros legalmente constituida, certificada y autorizada por la Superintendencia Financiera de
Colombia, a constituir a favor de la Universidad Santo Tomás las siguientes pólizas:

- De responsabilidad civil extracontractual por el 10% del valor del contrato y por el término de
su duración y cuatro (4) meses más.
- De salarios y prestaciones sociales, por el 10% del valor total del contrato y por el término de
su duración y tres (3) años más.
- De cumplimiento por el 10% del valor del contrato y por el término de su duración y cuatro (4)
meses más.

d. Otras.
- El comodatario no podrá ceder o transferir parcial o totalmente su derecho al área
concesionada o permitir cualquier forma de uso por terceros.
- Para realizar mejoras locativas y otras de cualquier naturaleza es necesario autorización de la
Universidad.
- El comodatario no podrá usar el nombre de la Universidad para la formulación de sus pedidos,
compromisos con terceros, ni en su publicidad.
- El arrendatario deberá exhibir en lugar visible lista de los productos con los precios,
disponibles.
- El pago se hará en los cinco (5) primeros días de cada mes mediante consignación bancaria en
la cuenta que determine la Universidad y la mora en el mismo causará los intereses y/o multa
que se indiquen en el contrato.
- El valor de la concesión se reajustará año a año durante la vigencia del contrato en un porcentaje
igual al IPC.
- Teniendo en cuenta el período académico y las vacaciones colectivas del personal
administrativo y docente de la Universidad, no se cobrará canon en el período comprendido a
dichas vacaciones de cada anualidad.
- El pago de los servicios públicos necesarios para la prestación de los servicios (agua, luz y gas)
será asumido por el concesionario una vez la Universidad elabore la factura mensual a cargo
del mismo.
- El comodatario deberá presentar un inventario de los equipos que vaya a utilizar a la
Coordinación de Planta Física y Servicios Generales, previo al inicio del servicio e informar con
anticipación su retiro.

10. Criterios de evaluación para la calificación de la propuesta.

La Universidad en uso de su plena autonomía dentro de los límites señalados por las normas
vigentes, no adquiere obligación legal de realizar negociación con un determinado proponente,
únicamente está obligada a estudiar y evaluar las propuestas recibidas y si lo estima pertinente,
escoger las que más se ajusten a los intereses de la Institución.

Los criterios para la selección y adjudicación están guiados por de lo definido en el Procedimiento
para la Gestión de Adquisiciones y Suministros GS-N-PR-001 y los criterios del Formato para
Evaluación de Proveedores GS-N-F-002. Se podrá declarar desierto el proceso si las propuestas no
se ajusten a las especificaciones y requerimientos o no cumplan con sus expectativas, sin que sea
dable a los proponentes exigir explicaciones. La Universidad Santo Tomás Sede de Villavicencio no
estará obligada a dar a conocer las razones por las que se acepta, o no, una propuesta.

Además de los criterios definidos en los lineamientos institucionales, se tendrá en cuenta:

Puntaje Puntaje
Requisito
máximo mínimo
Portafolio de productos y servicios. 10 0
Precios. 10 0
Valor de la propuesta económica (Mensual) 10 0
Total 30 0

11. Privacidad y protección de datos personales.

La Universidad Santo Tomás ostentará la calidad de responsable del Tratamiento de Datos

Personales y, por ende, es quien decidirá sobre el tratamiento que se les dé a los datos personales,
en cumplimiento de la Ley General de Protección de Datos Personales (Ley 1581 de 2012) y sus
decretos reglamentarios, informamos que los datos personales facilitados de manera voluntaria
quedarán incorporados de forma confidencial en la base de datos de proveedores de la Universidad.

Asimismo, al registrarse, presta su consentimiento libre y expreso para que la Universidad Santo
Tomás utilice sus datos personales con los fines de: i) efectuar el análisis de las propuestas
presentadas; ii) evaluar la capacidad e idoneidad del proveedor potencial para atender los
requerimientos de compra; iii) valorar el cumplimiento de los parámetros de calidad y seguridad
por parte de los potenciales proveedores; iv) mantener comunicación en relación con los productos
y servicios ofertados; v) adelantar el proceso de compra con el proveedor que resulte seleccionado;
vi) consolidar un banco de proveedores potenciales para futuros requerimientos de productos y
servicios que surjan; vii) realizar el control y seguimiento sobre las obligaciones derivadas de la
aprobación de la compra viii) consultar el estado de sus obligaciones económicas con la Universidad
mediante revisión en centrales de información o registros internos, únicamente frente a
información financiera, crediticia, comercial y de servicios conforme a lo regulado en la ley 1266 de
2008. (Habeas Data financiero) ix) Compartir y recibir su información con entidades que
pertenezcan a su mismo grupo económico.

12. Modelo carta de presentación de la propuesta.

Para ser tenida en cuenta la propuesta, deberá utilizarse el modelo de carta de presentación de la
misma, como aparece a continuación, la cual deberá ser firmada por el representante legal o por la
persona legalmente autorizada para ello.

MODELO CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

Villavicencio, xx de noviembre de 2021

Fray
INAEL SÁNCHEZ HERNÁNDEZ, O.P
Vicerrector Administrativo y Financiero
Universidad Santo Tomás Sede de Villavicencio

REFERENCIA: Concesión servicio de cafetería ESPECIFICAR CUAL ESPACIO.

Yo ______________________, identificado como aparece al pie de mi firma obrando en calidad

de _________________________, presento propuesta para proceso de selección de
comodatarios para el servicio de cafetería del espacio _______________________, en
cumplimiento con lo exigido por la Universidad Santo Tomás Sede Villavicencio, manifiesto lo
siguiente:

1. Que he examinado el documento de términos de referencia incluyendo todas y cada una

de sus secciones, que estoy de acuerdo y en consecuencia cumplo y acepto todas y
cada una de las disposiciones en él contenidas para la invitación de la referencia.
 2. Que me comprometo a adelantar el objeto de éste proceso de selección de conformidad
con los términos de referencia con la propuesta presentada.

3. Que me comprometo, a ejecutar el contrato adjudicado cumpliendo las condiciones

estipuladas en el presente documento en cuanto a calidad y demás condiciones propias
del servicio.

4. Que acepto sin ningún cuestionamiento la forma de pago establecida por la Universidad
Santo Tomás en los términos de referencia.

5. Que si se nos adjudica el contrato nos comprometemos a otorgar las garantías

requeridas y a entregarlas a la Oficina Jurídica dentro de los términos señalados para
ello.

6. Que esta Propuesta y el contrato si llegare a celebrarse solo compromete a los firmantes
de esta carta y/o a quien representamos.

7. Que la presente propuesta consta de ______ folios debidamente numerados.

8. Que, para efectos legales, hago constar que la información suministrada y certificada es
totalmente cierta y puede ser verificada.

Atentamente,

Firma:
Nombre del signatario o representante legal:
C.C:
Dirección:
Teléfono:
Correo electrónico: