— DEFINICIÓN Y CARACTERÍSTICAS —

SISTEMA DE INFORMACIÓN
Te explicamos qué es el un sistema de información, sus características y objetivos. Además,
cuáles son sus elementos principales y ventajas.

Toda empresa o actividad cuenta con su propio sistema de información.

¿Qué es un sistema de información?

Se llama sistema de información (SI) a un conjunto de datos y elementos que

interaccionan entre sí y que tienen un fin específico que, en general, tiene que
ver con satisfacer una necesidad. Por ejemplo: El manejo de la base de datos
de una biblioteca.

Los sistemas de información deben ser eficientes y de fácil ejecución porque

procesan y almacenan una gran cantidad de datos. Estos datos son cargados,
de forma automática o manual, en un soporte físico o digital y son usados para
producir información que es útil para la ejecución de determinada actividad
u objetivo. Toda empresa u organización, sea en el área de la medicina,
los negocios, la química o las ciencias sociales, utiliza un sistema de
información.

El término “sistema de información” suele usarse como sinónimo de “sistema

de información informático», sin embargo, un sistema de información es todo
aquello que tenga diferentes componentes que funcionen para la recolección y
almacenamiento de datos (utilice o no un programa informático).
 Importancia de los sistemas de información

Los sistemas de información juegan un papel muy importante en la sociedad, por

ser una herramienta poderosa y alterna para apoyar a los gerentes individuales a
tomar mejores decisiones cuando los problemas no sean los habituales y cambien
constantemente y a la gente que trabaja en grupo a tomar decisiones de manera
más eficiente, así como también, ayudan a la alta dirección a monitorear el
desempeño de la empresa o institución a identificar problemas estratégicos y
oportunidades.

Los beneficios que pueden aportar los sistemas de información como apoyo a la
toma de decisiones administrativas para la organización estarían reflejados en la
cadena de abastecimiento, relaciones con el cliente y/o usuarios y la planeación
de escenarios de negocios. Se debe utilizar procedimientos operativos para
maximizar la eficiencia, información precisa de toda la empresa o institución y
proporcionar las herramientas para facilitar los procesos de toma de decisiones
que ayudarán a la empresa o institución a alcanzar sus objetivos estratégicos.

Los sistemas de información modifican profundamente la manera en que una

empresa, una industria, un negocio deba ajustarse al impacto digitalizado y los
nuevos flujos de información. Los sistemas de información basados en
computadoras, son indispensables para realizar las actividades planificadas en
cualquier organización.

Características de un sistema de información

Los sistemas informales utilizan elementos como lápiz y papel.

Las principales características de un sistema de información son:

 Se utiliza para recolectar, almacenar e incorporar datos.

 Puede ser un sistema formal, cuando utiliza medios basados en ordenadores o
estructuras sólidas para alcanzar la meta o el objetivo, o un sistema informal,
 cuando utiliza estructuras más elementales o artesanales como, por ejemplo, un
lápiz y un papel.
 Almacena información cualitativa (información no numérica) e información
cuantitativa (variables numéricas).
 Está formado por datos que son introducidos manual o automáticamente para crear
una base de datos.
 Utiliza encuestas, cuestionarios, observaciones de campo, censos o
investigaciones para obtener datos.
 Debe ser evaluado y medido para ser actualizado o para corregir posibles errores.
 Debe ser seguro para evitar que la información recopilada sea extraviada o robada.
 Requiere de algún tipo de retroalimentación, esto quiere decir que la información
sale del sistema y vuelve a ingresar con mayor elaboración o con más información.

Procesos de un sistema de información

Un sistema de información recopila y almacena datos.

Todo sistema de información cuenta con ciertos procesos internos indispensables.
Estos son:

 Recopilación de datos. Proceso en el que se reúnen todos los datos disponibles y

necesarios. Esto puede hacerse de forma manual o a través de tecnologías como
scanner o códigos de barra.
 Almacenamiento de datos. Proceso en el que se clasifican los datos y se los
almacena, esto puede darse en soportes físicos o digitales.
 Procesamiento de datos. Proceso en el que se relacionan y transforman los datos
en información disponible para su uso.
 Distribución de la información. Proceso en el que se hace uso de la información
para un fin determinado, como puede ser la toma de decisiones o el planteo de
objetivos.
 Objetivo y usos de los sistemas de información

Los sistemas de información son de utilidad para la toma de decisiones.

Todo sistema de información tiene como objetivo principal la obtención de

determinada información que luego es usada para tomar decisiones o predecir
comportamientos o fenómenos.

Existen diferentes usos según el tipo de organismo que utilice los sistemas de
información. Sin embargo, los usos o utilidades principales de un sistema de
información son:

 Gestionar y organizar datos.

 Brindar información confiable y actualizada.
 Automatizar los diferentes procesos operativos.
 Ser de utilidad para tomar decisiones.
 Controlar todas las actividades dentro de la organización.
 Diferenciar la información importante de aquella que no lo es.
 Integrar toda la información disponible y relevante para la empresa.
 Lograr ventajas de tipo competitivas.

Elementos de un sistema de información

Existen algunos elementos indispensables para llevar adelante un sistema de

información. Estos suelen ser:

 Elementos financieros: Aquellos vinculados con el capital y con los activos

disponibles de la organización.
 Elementos Tecnológicos. Son las plataformas o softwares que se utilizan para
almacenar y procesar los datos.
 Elementos humanos: Son aquellas personas que se encargan de recopilar y
organizar la información. En muchos casos también se encargan de cargar los
datos tanto en soportes materiales como en softwares o plataformas virtuales.
 Elementos materiales. Se refiere al emplazamiento del sistema, a su soporte
físico y ubicación.
 Elementos administrativos. Aquellos relacionados con los procesos, la mecánica
de conducción, los permisos, informes, transacciones, etc.
 Datos. Son aquellas variables cualitativas o cuantitativas acerca de hechos o
fenómenos. Una vez procesados, los datos se convierten en información que la
empresa u organización utiliza.

En algunos casos, un sistema de información puede no ser digital y estar archivado

en carpetas u otros tipos de archivos físicos.

Ventajas de los sistemas de información

Las principales ventajas de los sistemas de información son:

 Disminuyen el costo de la mano de obra optimizando tiempos, tareas y rutinas.

 Administran activos tangibles e intangibles, y son una herramienta fundamental de
las organizaciones actuales.
 Son una de las principales fuentes de la ventaja competitiva en el ámbito de los
negocios y empresarial.
 Permiten recopilar en un solo lugar toda la información de relevancia para la
organización.
 Facilitan la innovación, la detección de problemas y su posterior resolución.

Desventajas de utilizar sistemas de información

 El tiempo que pueda tomar su implementación.

 La resistencia al cambio de los usuarios.
 Problemas técnicos, si no se hace un estudio adecuado, como fallas de hardware o
de software o funciones implementadas inadecuadamente para apoyar ciertas
actividades de la organización.

Ejemplos de sistemas de información

Existen diversos tipos de sistemas de información de acuerdo a su función

principal. Algunos de los sistemas más utilizados y que funcionan a través de
programas informáticos o softwares son:

 Sistema de procesamiento de transacciones. Es un sistema de información que

recolecta, procesa y almacena todos los datos obtenidos de las transacciones que
se realizan dentro de una empresa u organización.
 Sistema de apoyo a decisiones. Es un sistema de apoyo que brinda herramientas
y datos que facilitan o ayudan en el proceso de toma de decisiones dentro de una
empresa u organización.
 Sistema de información para ejecutivos. Es un sistema de información que
brinda información relevante y organizada a los altos cargos de una empresa para
que puedan tener una visión general del estado de cada una de las áreas y
aspectos de la organización.
 Sistema de organización de recursos. Es un sistema que integra y procesa la
información de todos los procedimientos que se dan dentro de una empresa.
 Los sistemas de control de calidad. En los que se pide una retroalimentación
al cliente y se evalúan los resultados estadísticamente para elaborar resultados
interpretables por la gerencia.
 Las bases de datos de una biblioteca. En donde está contenido el grueso
volumen de documentos (libros, revistas, tesis, etc.) de la biblioteca, en función de
ubicar y recuperar cada uno lo más rápida y precisamente posible.
 Las hojas de cálculo. En las que se ingresa información en bruto y se la organiza
de manera cuantificable para obtener directrices de conducción financiera.