Gestión de Archivos-Prof. Lic.

Mariana Avramo
2.5-2.6 Tema: ““Documento electrónico, preservación digital y aspectos legales”

PRESERVACIÓN DIGITAL

El desafío de los archivistas es que toda la documentación digital refleje fielmente a los
documentos analógicos, es decir que sean auténticos, fiables, etc, etc y si son nativos
digitales deben seguir el tratamiento documental correspondiente: identificación,
clasificación, ordenación y descripción como los analógicos.
Milt Shefter y Andy Maltz, The Digital Dilemma, Academy's Science and Technology
Council, ¿cómo se protege el digital? Las ramificaciones del dilema no interesan
únicamente a las instituciones culturales; parece que también la industria ha sido la
primera en darse cuenta de que la promesa de eternidad de las imágenes numéricas
esconde un sinfín de incógnitas y que aún no se sabe bien cómo afrontarlas. Sabemos
todos que la solución ideal es copiar en masa todos nuestros documentos a intervalos
regulares y frecuentes, pero si la cosa es difícil para nosotros, imaginemos el caso de
una productora. La idea de que una migración sistemática de los datos sea inmune a
los inconvenientes es una piadosa ilusión: el director de una gran empresa americana,
al que se le encargó el copiar los datos necesarios para la producción de la copia de
una película (los llamados digital intermediates) se percató de que el cuarenta por
ciento de los materiales a su disposición ya estaban corruptos y de que los digital
intermediates no tenían más que nueve meses de vida. El procedimiento era además
más caro que el copiar la película correspondiente en formato analógico. El celuloide
puede depositarse en un estante y volver a recuperarlo en veinte años después, con
una gran posibilidad de que las imágenes y el sonidos estén allí: si las condiciones de
temperatura son adecuadas se puede suponer que la longevidad del soporte puede
medirse en siglos (en el fondo ya es así, pues hay película de los hermanos Lumière
que aún están en un estado óptimo). En cambio meter un archivo digital en un disco
duro y abandonarlo apenas cinco años está fuera de toda cuestión: el riesgo es no
encontrar nada o no poder acceder a los datos. La respuesta de los optimistas a esto
es que hoy ya existen métodos para la migración automática de las películas en
formato digital; una vez puestos a punto, estos dispositivos permiten reproducir las
imágenes y los sonidos de una generación a otra sin ninguna intervención humana.
Los pesimistas dicen que la solución amenaza con convertirse en un campo minado,
porque es difícil verificar así la calidad de la migración de los datos.

Preservación digital
La preservación está definida en la Norma ISO 13008 como: “Los procesos y operaciones
realizados para garantizar la permanencia intelectual y técnica de los documentos
auténticos a lo largo del tiempo” (p. 8). Ante esto, la preservación digital pretende
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asegurar el acceso a la información digital a largo plazo, manteniendo la capacidad de

consultar y revisar el documento, sin importar su formato.
Las Directrices para la Preservación Digital de la UNESCO (2003) definen la preservación
como: las acciones destinadas a mantener la accesibilidad de los objetos digitales a largo
plazo para hacer frente a peligros que pueden amenazar cualquiera de los elementos
del objeto digital: material, lógico, conceptual y esencial, mediante la utilización de los
principios: Patrimonio, Responsabilidad, Decidir qué conservar, Colaborar con los
productores, Derechos, Control, Autenticidad y protección de los datos, Gestión y
Trabajo en equipo (pp. 23-26). En este sentido, el tema de la preservación es complejo,
conlleva una serie de acciones y estrategias que se deben implementar a nivel
institucional.
Una política de preservación digital facilita la gestión eficaz de documentos de
archivo digitales. La gestión eficaz continuada y el acceso a los documentos de
archivo digitales asegura que éstos estén disponibles para dar soporte a las
operaciones y a la toma de decisiones.
Uno de los elementos que afecta considerablemente la obsolescencia tecnológica
son los formatos.
Como riesgo, se puede mencionar que los formatos, al depender de la tecnología,
se desactualizan con el peligro potencial de pérdida de información; razón por la
que los documentos se deben migrar a versiones actualizadas o a formatos
vigentes, con el propósito de garantizar su disponibilidad.
De acuerdo con Brown (2008) los criterios para elegir los formatos de conservación
a largo plazo son los siguientes: • Estándares abiertos. • Con presencia amplia en el
mercado. • Estables y con compatibilidad retroactiva. • Con apoyo a la meta
descripción. • Con alta funcionalidad y baja complejidad. • Interoperables. •
Robustos y con detección de errores.
Proceso de migración; la Norma UNE ISO 18492 la define como el “Proceso de
transferir información electrónica basada en documentos de un entorno de
software/hardware o soporte de almacenamiento a otro entorno o soporte de
almacenamiento con poca o ninguna alteración de su estructura, y sin alteración
del contenido y contexto”
Las propiedades significativas son las características de un objeto que deben
mantenerse a través de las acciones de preservación
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Contenido: expresión de la información, no necesariamente en una forma

humanamente legible (texto, imágenes, etc.). • Contexto: información que
permite la comprensión del entorno tecnológico y administrativo con el que
se relaciona, así como su procedencia. • Apariencia: la forma en que el
contenido del objeto se visualiza ante un agente o usuario (fuentes de letra,
colores, etc.). • Estructura: la organización de las partes que componen el
objeto y cómo se relacionan unas con otras (cabeceras, paginación, etc.). •
Comportamiento: funcionalidades intrínsecas al objeto (enlaces
hipertextuales, fechas actualizables, etc.)
La Norma ISO 14721 estandariza la manera de gestionar los objetos digitales a
través del tiempo, al tener en cuenta los cambios tecnológicos y previniendo su
utilización fuera de su ambiente original; además, plantea el modelo conceptual
para la creación de un Archivo OAIS, proporciona las características que debe tener
un sistema de preservación de documentos digitales y ofrece el panorama de lo que
se necesita para resguardar los documentos y asegurar el acceso de la información
digital.
Modelo OAIS
Ingreso: se preparan los documentos para la ingesta en el repositorio,
aplicando controles que permitan el ingreso, control de procedencia,
antivirus y formatos. • Almacenamiento: se encarga del almacenaje físico de
los documentos e incluye las estrategias de preservación fijadas, para
garantizar el acceso de la información través del tiempo.
• Dirección de datos: en esta fase se conservan los metadatos que poseen los
documentos, los que se generan en el proceso de la ingesta y los que se van
incorporando durante la vida del documento.
• Preservación: se establecen las políticas y los responsables de vigilar los
cambios constantes de la tecnología (revisión de formatos, hardware,
software). • Acceso: permite la accesibilidad al repositorio digital y a la
consulta de los documentos por parte de los usuarios.
• Administración: es la integración de las funciones, los sujetos y la tecnología
que interviene en el modelo OAIS.
NDSA Levels es una metodología creada por la National Digital Stewardship
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Alliance (NDSA), en los Estados Unidos para evaluar el nivel de

preservación digital de una determinada institución. Se presentan los
resultados de su aplicación en 8 organizaciones públicas y privadas en
España, México, Brasil y Suiza. De esta experiencia se concluye que la
metodología NDSA Levels es de fácil aplicación y que, además de alertar
sobre los aspectos aún no implementados, ofrece una guía sobre las
acciones técnicas que en el futuro se deberían incluir en un plan de
preservación.
ISO 16363: 2012
Sistemas de transferencia de información y datos espaciales - Auditoría y
certificación de repositorios digitales fiables
ISO 16363: 2012 define una práctica recomendada para evaluar la
confiabilidad de los repositorios digitales.
La tarea de preservación de los activos digitales es demasiado grande como para
que se emprenda con esfuerzos aislados o poco sistemáticos. Incluir los estándares
globales; acceso garantizado y a largo plazo (100 años como mínimo) sin pérdida de
calidad; capacidad de crear copias de las copias maestras para satisfacer
oportunidades y requisitos futuros (y desconocidos) de distribución; calidad de
sonido e imagen que alcance o supere la calidad del negativo original y la grabación
de sonido de producción; autonomía con respecto a plataformas tecnológicas
cambiantes; interoperabilidad; e inmunidad ante la creciente inversión económica.
Las decisiones de gestión de riesgos que afecten a qué materiales digitales guardar,
migrar o gestionar de otra forma, deben tomar en consideración la amplia gama de
especificidades inherentes a las tecnologías de almacenaje digital.

Metadatos
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El metadato se define como: “la información que caracteriza o describe a otro recurso de
información, especialmente con propósito de documentar, describir, preservar o administrar
ese recurso” (Voutssas & Barnard 2014, p. 91); existen metadatos técnicos, tecnológicos,
administrativos y de preservación. Los metadatos se incluyen desde el momento en el que se
crea un documento, pueden ser insertados manual o automáticamente y se van acumulando
durante los eventos en la vida del documento, son parte integral de la información en custodia
y deben ser protegidos de la

Según la Norma UNE-ISO 15489, los metadatos deberían consistir en información acerca de lo
siguiente: a) una descripción del contenido del documento; b) la estructura del documento (por
ejemplo su forma, formato y las relaciones entre los componentes que conforman el
documento); c) el contexto de la organización, en el cuál el documento ha sido creado o recibido
y usado; d) las relaciones con otros documentos y con otros metadatos; e) identificadores y otra
información necesaria para recuperar y presentar el documento, como el formato o la
información de almacenamiento; f) las acciones y operaciones de la organización sobre el
documento a lo largo de su existencia (incluyendo la fecha y la hora de las acciones, cambios en
los metadatos y los agentes que realizan estas acciones). Y afirma que ´los documentos que no
poseen esos metadatos carecen de las características de un documento fidedigno. (AENOR,
2016, p. 12). En la norma ISO 23081 sobre metadatos para la gestión de documentos, se incluyen
principios, aspectos conceptuales y de implementación, y en la tercera parte se propone un
método de autoevaluación del marco de gestión de metadatos.

Los metadatos son datos estructurados sobre los datos. Se utilizan para describir y localizar los
recursos de información. Por lo tanto, se puede decir que es necesario de antemano toda
práctica de catalogación/descripción. Los metadatos sostienen todas aquellas funciones
orientadas a la gestión, conservación y acceso a los documentos.

Metadatos descriptivos o técnicos: Describen las características físicas de los documentos.

Metadatos administrativos: Son necesarios para garantizar la autenticidad e integridad de los

documentos. Otorgan datos de creación, procedencia o derechos que afectan a los documentos.

Metadatos descriptivos o de investigación: son todos aquellos que permiten localizar los
documentos y recuperar la información que contienen. Son los que describen los contenidos de
los documentos, así como los instrumentos necesarios para su identificación, clasificación y
organización dentro del archivo.

Inicialmente, los metadatos definen el documento en el mismo momento de su incorporación,

fijándole en su contexto y estableciendo el control de su gestión. Durante la existencia de los
documentos o sus agrupaciones, se irán añadiendo nuevas capas de metadatos debido a la
existencia de nuevos usos en otros contextos. Esto significa que a lo largo del tiempo los
metadatos continúan acumulando información relacionada con el contexto de gestión de los
documentos, los procesos de negocio en los que se utilizan, así como sobre los cambios
estructurales que les afectan o su apariencia. Los metadatos aplicados a los documentos durante
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su vida activa pueden también seguir utilizándose cuando no sean necesarios para la gestión
pero sean conservados para facilitar la investigación o debido a otros valores.

Los metadatos aseguran la autenticidad, la fiabilidad, la disponibilidad y la integridad de los

objetos de información a lo largo del tiempo, ya sean éstos físicos, analógicos o digitales, y
posibilitan su gestión y comprensión. Sin embargo, también es necesario gestionar los
metadatos.

En el momento de la incorporación de los documentos al sistema, los metadatos incluyen

información sobre el contexto de creación de los mismos, el contexto de la organización y los
agentes implicados, así como los metadatos relativos al contenido, apariencia, estructura y
atributos técnicos. Los metadatos permiten que los documentos puedan ser utilizados por una
aplicación o sistema de información haciéndolos legibles, utilizables y comprensibles.

Tal como se indica en la Norma ISO 23081-1:2006 (capítulo 6), las estrategias de metadatos
deben ser tratadas como una parte integral o explícitamente relacionada con la estrategia de
gestión de información y de documentos. En consecuencia, debe establecerse una política clara
de metadatos, bien como una política independiente relacionada con el marco de políticas de
gestión de documentos bien como una parte integral, aunque claramente definida, de las
políticas de gestión de documentos existentes.

En cualquiera de los casos, se debería:

a) identificar y asignar roles y responsabilidades incluyendo la responsabilidad de garantizar la

calidad de los metadatos;

b) identificar requisitos de fiabilidad, accesibilidad, recuperación, mantenimiento y seguridad de

los metadatos;

c) seleccionar las normas o el esquema de metadatos aplicable;

d) identificar y establecer reglas para los esquemas de codificación de metadatos aplicables

(sintaxis y vocabularios controlados);

e) determinar las normas técnicas que deben ser utilizadas en la implementación;

f) identificar las relaciones entre la política de metadatos para la gestión de documentos

g) identificar criterios y metodología de evaluación para determinar el grado de cumplimiento

(y efectividad) de la política;

h) desarrollar estrategias de evaluación y seguimiento que acompañen la política; y

i) determinar cómo actualizar la política a medida que evolucionen las actividades de la

organización.
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Realizar tareas de mantenimiento, actualización y supervisión de los datos, medidas de control

de acceso, sistemas de seguridad, como puede ser la generación de copias, o mecanismos de
recuperación en caso de desastres. También implica planes de preservación que incluyan
migraciones y transferencias de los metadatos cuando sea necesario.

MDQC significa Metadata Quality Control (control de calidad de metadatos) y permite a los
usuarios hacer precisamente eso: controlar la calidad de los metadatos en forma eficaz y
automática. MDQC es una aplicación gratuita y de código abierto que permite crear reglas en
los metadatos incrustados, escanear un grupo de archivos e informar si cada archivo cumple con
las reglas definidas por el usuario. Minimiza considerablemente el tiempo necesario para hacer
control de calidad de grandes lotes de archivos.

Premis

El Diccionario de Datos PREMIS define los metadatos de preservación como la información que
un repositorio utiliza para llevar a cabo el proceso de preservación digital. En concreto, el grupo
se centró en los metadatos destinados al mantenimiento de la viabilidad, la disponibilidad, la
claridad, la autenticidad y la identidad en el contexto de la preservación. Por lo tanto, los
metadatos de preservación engloban una serie de categorías de metadatos que normalmente
se usan para diferenciarlos: administrativos (incluidos derechos y permisos), técnicos y
estructurales. Se prestó especial atención a la documentación sobre la procedencia digital (la
historia de los objetos) y a la documentación de las relaciones, especialmente aquellas entre
distintos objetos dentro del repositorio de preservación.

Sintesis preservación digital

Pensar en construir un programa de preservación digital efectivo va mucho más allá de la

preservación de bits, es decir de lo que podamos hacer desde el punto de vista técnico, tiene
que ver con políticas y como documentamos esas políticas. De esta manera nos aseguraremos
a largo plazo sigan cumpliendo con lo que nos planteamos.

Tenemos que tener presente que los elementos importantes de la preservación digital son:

Ser transparentes en el proceso de revisión y actualización de nuestra documentación, es decir

cuales son los protocolos que establecimos. Generar esos protocolos. Tener una buena
administración del acceso, almacenamiento y un plan de riesgo.
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Derecho de autor

El derecho de autor desempeña un papel crucial en el papel de los archiveros de lograr un

equilibrio adecuado entre los requisitos de preservación documental, el derecho de acceder a
la información, el respeto de la Ley y los imperativos éticos y morales.

Segun la OMPI (Organizacion Mundial de Propiedad Intelectual) La legislación de derecho de

autor forma parte del cuerpo más amplio del Derecho conocido con el nombre de Derecho de
la propiedad intelectual (P.I.). Por “P.I.” se entiende, en términos generales, toda creación del
intelecto humano. Los derechos de P.I. protegen los intereses de los innovadores y creadores al
ofrecerles prerrogativas en relación con sus creaciones.

El derecho de autor se aplica a las creaciones literarias y artísticas como los libros, las obras
musicales, las pinturas, las esculturas, las películas y las obras realizadas por medios tecnológicos
como los programas informáticos y las bases de datos electrónicas. En algunos idiomas, el
derecho de autor se denomina copyright.

El derecho de autor se aplica a las creaciones literarias y artísticas como los libros, las obras
musicales, las pinturas, las esculturas, las películas y las obras realizadas por medios tecnológicos
como los programas informáticos y las bases de datos electrónicas. En algunos idiomas, el
derecho de autor se denomina copyright

El término copyright se refiere al acto de copiar una obra original que, en lo que respecta a las
creaciones literarias y artísticas, sólo puede ser efectuado por el autor o con su autorización. La
expresión derecho de autor nos remite a la persona creadora de una obra artística, su autor,
subrayando así que, como se reconoce en la mayor parte de las legislaciones, el autor goza de
derechos específicos sobre sus creaciones que solo él puede ejercer, los cuales se denominan,
con frecuencia, derechos morales, como el derecho a impedir la reproducción deformada de la
misma, mientras que existen otros derechos, como el derecho a efectuar copias, que pueden
ser ejercidos por terceros, por ejemplo, por todo editor que obtenga una licencia del autor con
ese fin.

El derecho de autor y del concepto que lleva aparejado de derechos conexos1 o afines se
protege exclusivamente la forma de expresión de las ideas, y no las ideas propiamente dichas.
Las obras protegidas por derecho de autor son creativas en lo que respecta a la elección y la
disposición del medio de expresión, ya sean palabras, notas musicales, colores y formas. Por
consiguiente, el derecho de autor protege al titular de derechos exclusivos de propiedad contra
todo tercero que copie o se procure y utilice la forma particular en la que haya sido expresada
la obra original. Los autores y los creadores pueden crear, tener derechos y explotar una obra
que sea muy similar a la creación de otro autor o creador sin infringir el derecho de autor,
siempre que no se copie la obra de otro autor o creador.

(Derechos conexos La finalidad de los derechos conexos, también conocidos como derechos
afines, es proteger los intereses legales de determinadas personas y entidades jurídicas que
contribuyen a la puesta a disposición del público de obras o que hayan producido objetos que,
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aunque no se consideren obras en virtud de los sistemas de derecho de autor de todos los países,
contengan suficiente creatividad y capacidad técnica y organizativa para merecer la concesión
de un derecho de propiedad que se asimile al derecho de autor. En la normativa de derechos
conexos se parte de que las obras resultantes de las actividades de esas personas y entidades
merecen ser objeto de protección por sí mismas por cuanto guardan relación con la protección
de obras protegidas por derecho de autor. Ahora bien, en algunas legislaciones se deja claro que
el ejercicio de los derechos conexos no debe afectar en modo alguno a la protección del derecho
de autor. Hasta la fecha se han venido otorgando derechos conexos a tres categorías de be
neficiarios: • artistas intérpretes y ejecutantes; • productores de grabaciones sonoras (también
denominados fonogramas); y • organismos de radiodifusión. El reconocimiento de los derechos
de los artistas intérpretes y ejecutantes se justifica en la medida en que se considera necesaria
su intervención creativa, por ejemplo, a los fines de la realización de obras cinematográficas y
obras musicales, dramáticas y coreográficas; también son justificables los intereses que tienen
en la protección legal de sus interpretaciones individuales)

Desde el punto de vista de la protección del derecho de autor, el término “obras literarias y
artísticas” comprende toda obra original, independientemente de lo que valga desde el punto
de vista literario o artístico. Las ideas plasmadas en la obra no necesariamente deben ser
originales, lo que debe ser creación original del autor es la forma de expresión de las mismas.
En el artículo 2 del Convenio de Berna se estipula lo siguiente: “Los términos ‘obras literarias y
artísticas: comprenden todas las producciones en el campo literario, científico y artístico,
cualquiera que sea el modo o forma de expresión”. A continuación de esa definición, en el
Convenio se enumeran los siguientes ejemplos de obras de esa índole: • libros, folletos y otros
escritos; • conferencias, alocuciones, sermones; • obras dramáticas o dramáticomusicales; •
obras coreográficas y pantomimas; • composiciones musicales con o sin letra; • obras
cinematográficas, a las cuales se asimilan las obras expresadas por proce dimiento análogo a la
cinematografía; • obras de dibujo, pintura, arquitectura, escultura, grabado, litografía; • obras
fotográficas, a las cuales se asimilan las expresadas por procedimiento análogo a la fotografía; •
obras de artes aplicadas; ilustraciones, mapas, planos, croquis y obras tridimensio nales relativas
a la geografía, la topografía, la arquitectura o las ciencias; • “[e]starán protegidas como obras
origi nales, sin perjuicio de los derechos del autor de la obra original, las traducciones,
adaptaciones, arreglos musicales y demás transformaciones de una obra literaria o artística”; y
• “[l]as colecciones de obras literarias o artísticas tales como las enciclopedias y antologías que,
por la selección y la disposición de las materias, constituyan creaciones intelectuales, estarán
protegidas como tales, sin perjuicio de los derechos de los autores sobre cada una de las obras
que forman parte de esas colecciones”, según se dispone en el Convenio.

El derecho de autor protege dos tipos de derechos. Los derechos patrimoniales permiten a los
titulares de derechos percibir una retribución económica por que terceros utilicen sus obras. Los
derechos morales permiten que el autor o el creador tomen determinadas medidas para
preservar y proteger los vínculos que los unen a sus obras. El autor o el creador pueden ser los
titulares de los derechos patrimoniales o bien tales derechos pueden ser cedidos a uno o más
titulares de derecho de autor.
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Derechos patrimoniales En todo tipo de propiedad, su titular puede decidir qué uso se le va a
dar, y un tercero podrá utilizarla lícitamente si tienen su debida autorización, concedida, con
frecuencia, mediante una licencia. El uso que el titular haga de su propiedad debe, no obstante,
respetar los derechos reconocidos en la ley y los intereses de los demás miembros de la
sociedad. Es decir que el titular de una obra protegida por derecho de autor puede decidir cómo
utilizar la obra, y puede oponerse a que terceros la utilicen sin su consentimento.

El titular de los derechos sobre una obra tiene la facultad de autorizar o prohibir: • la
reproducción de la obra de varias formas, como las publicaciones impresas y las grabaciones
sonoras; • la distribución de ejemplares de la obra; • la interpretación o ejecución públicas de
la obra; • la radiodifusión o comunicación de la obra por otros medios al público; • la traducción
de la obra a otros idiomas; • la adaptación de la obra, como en el caso de una novela adaptada
para un guion.

Derechos morales En el artículo 6bis del Convenio de Berna se estipula la obligación que tienen
los Estados contratantes de conceder a los autores los siguientes derechos: (i) el derecho a
reivindicar la paternidad de una obra (llamado a veces derecho de paternidad o derecho de
atribución); y (ii) el derecho a oponerse a cualquier deformación u otra modificación de una obra
o cualquier atentado a la misma que cause perjuicio a su honor o a su reputación (derecho de
integridad).

Los derechos morales se conceden exclusivamente a los autores, y en muchas leyes nacionales
serán conservados por el autor incluso en los casos en los que el autor haya cedido sus derechos
patrimoniales. De ahí que, incluso en los casos en los que, por ejemplo, un productor
cinematográfico o un editor sea el titular de los derechos patrimoniales sobre una obra, en
muchas jurisdicciones el autor sigue teniendo derechos morales a título individual.

Limitaciones y excepciones respecto de los derechos

En relación con las excepciones y limitaciones a los derechos exclusivos a nivel internacional, el
art. 9. 2 de la Convención de Berna se refiere al derecho de reproducción, en general (ap.1.) y a
las posibles excepciones (ap.2.) “Art. 9. “1) Los autores de obras literarias y artísticas protegidas
por el presente convenio gozarán del derecho exclusivo de autorizar la reproducción de sus
obras por cualquier procedimiento y bajo cualquier forma. 2) se reserva a las legislaciones de
los países de la Unión la facultad de permitir la reproducción de dichas obras en determinados
casos especiales, con tal que esa reproducción no atente a la explotación normal de la obra ni
cause un perjuicio injustificado a los intereses legítimos del autor. ”

De esta manera, deja a criterio de cada país el establecimiento de excepciones al derecho de

reproducción, aunque en caso de establecerse deben cumplir con tres condiciones establecidas
(denominado test de los tres pasos): 1. Que la reproducción sea permitida en determinados
casos especiales (es decir que sean limitadas las situaciones de excepción); 2. Que la
reproducción no atente contra la explotación normal de la obra; 3. Que la reproducción no cause
un perjuicio injustificado a los intereses legítimos del autor. Esta excepción prevista en la
Convención de Berna sólo para los derechos de reproducción, ha sido extendida a otros
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derechos en el Acuerdo de los Derechos de Propiedad Intelectual relacionados con el Comercio

(ADPIC) Artículo 13. Limitaciones y excepciones. “los miembros circunscribirán las limitaciones
o excepciones impuestas a los derechos exclusivos a determinados casos especiales que no
atenten contra la explotación normal de la obra ni causen un perjuicio injustificado a los
intereses legítimos del titular de los derechos.”

(1) Las Partes Contratantes podrán prever, en sus legislaciones nacionales, limitaciones o
excepciones impuestas a los derechos concedidos a los autores de obras literarias y artísticas en
virtud del presente Tratado en ciertos casos especiales que no atenten a la explotación normal
de la obra ni causen un perjuicio injustificado a los intereses legítimos del autor.

(2) Al aplicar el Convenio de Berna, las Partes Contratantes restringirán cualquier limitación o
excepción impuesta a los derechos previstos en dicho Convenio a ciertos casos especiales que
no atenten a la explotación normal de la obra ni causen un perjuicio injustificado a los intereses
legítimos del autor.”

Los derechos de autor, por veces, se presentan como un impedimento para los archivos, para
manejarse con mayor libertad de difusión en relación con el patrimonio cultural que gestionan
por no contar con la documentación que respalde la donación de esa documentación. Pero esa
la imposibilidad de poner a disposición del público bienes culturales contradeciría las normas
nacionales y los acuerdos internacionales a los que la Argentina ha adherido, en particular los
que incorporan los derechos de libre acceso a la información y a la cultura (incorporados en
nuestra carta magna con jerarquía superior a las leyes nacionales:

Declaración americana de los derechos y deberes del hombre, Declaración Universal de

Derechos Humanos, Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales, Pacto
Internacional de Derechos Civiles y Políticos, Convención Americana sobre Derechos Humanos).
Claramente y en relación con la comunidad en general, esto genera una tensión entre 2 derechos
constitucionales: Derechos de Autor y Derecho de Acceso a la Cultura.

En caso de conflicto particular la solución es la aplicación de las normas siguiendo el orden de

prelación previsto en la pirámide jurídica:

1) Constitución Nacional y tratados con jerarquía constitucional ;

2) Los tratados y concordatos que tienen jerarquía superior a las leyes ;

3) la Ley de Propiedad Intelectual 11.723 y las convenciones internacionales sobre la materia de

las que el país sea parte,

4)Los principios generales del derecho de autor y el espíritu de las leyes autorales y
convenciones internacionales;

5) Las disposiciones expresas de las leyes reglamentarias y complementarias en materia autoral:

6)Las normas análogas sobre propiedad intelectual y

7) Las normas del derecho común, civil o comercial, según corresponda a la materia.
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La legislación argentina que regula la protección de los derechos de autor es la Ley 11.723
sancionada en 1933, además de un conjunto de modificaciones y reglamentaciones que han ido
produciéndose con el correr de los años. La ley 11.723 se inserta armónicamente dentro de la
pirámide jurídica argentina con sustento en el art. 17 de la CN: “La propiedad es inviolable, y
ningún habitante de la Nación puede ser privado de ella, sino en virtud de sentencia fundada en
ley...

Todo autor o inventor es propietario exclusivo de su obra, invento o descubrimiento por el

término que le acuerde la ley.”, reglamentando específicamente aspectos insinuados, pero no
legislados expresamente en el Código Civil, cuyo art. 23 incluye entre los bienes que forman
parte del patrimonio, junto con las cosas, a los "objetos inmateriales susceptibles de valor”.

La ley 11.723, en su art. 1° enumera las obras amparadas. Artículo 1°. — A los efectos de la
presente Ley, las obras científicas, literarias y artísticas comprenden los escritos de toda
naturaleza y extensión, entre ellos los programas de computación fuente y objeto; las
compilaciones de datos o de otros materiales; las obras dramáticas, composiciones musicales,
dramático-musicales; las cinematográficas, coreográficas y pantomímicas; las obras de dibujo,
pintura, escultura, arquitectura; modelos y obras de arte o ciencia aplicadas al comercio o a la
industria; los impresos, planos y mapas; los plásticos, fotografías, grabados y fonogramas, en fin,
toda producción científica, literaria, artística o didáctica sea cual fuere el procedimiento de
reproducción.

Art. 8°. — La propiedad intelectual de las obras anónimas pertenecientes a instituciones,

corporaciones o personas jurídicas, durará cincuenta años contados desde su publicación.

Art. 27. — Los discursos políticos o literarios y en general las conferencias sobre temas
intelectuales, no podrán ser publicados si el autor no lo hubiere expresamente autorizado. Los
discursos parlamentarios no podrán ser publicados con fines de lucro, sin la autorización del
autor.

Vigencia

La protección por derecho de autor no tiene una vigencia indefinida. En las leyes de derecho de
autor se establece un plazo durante el cual los derechos del titular están vigentes y pueden
explotarse. Dicho plazo se inicia con la creación de la obra o, como se contempla en algunas
legislaciones nacionales, en cuanto quede plasmada, o "fijada", en formato tangible. Por lo
general, la protección sigue surtiendo efecto durante cierto tiempo una vez fallecido el autor.
La finalidad de esa disposición es velar por que los herederos del autor puedan beneficiarse
económicamente de la explotación de la obra, incluso después de la muerte de este último

Ley 25006/98 ARTICULO 1°- Sustitúyese el artículo 34 de la Ley 11.723 modificada por la Ley
24.249, por el siguiente texto: "Artículo 34: Para las obras fotográficas la duración del derecho
de propiedad es de 20 años a partir de la fecha de la primera publicación. Para las obras
cinematográficas el derecho de propiedad es de cincuenta años a partir del fallecimiento del
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último de los colaboradores enumerados en el artículo 20 de la presente. Debe inscribirse sobre

la obra fotográfica o cinematográfica la fecha, el lugar de publicación, el nombre o la marca del
autor o editor.

El incumplimiento de este requisito no dará lugar a la acción penal prevista en esta ley para el
caso de reproducción de dichas obras. Las cesiones totales o parciales de derechos temporales
o espaciales de explotación de películas cinematográficas sólo serán oponibles a terceros a partir
del momento de su inscripción en el Registro Nacional de Propiedad Intelectual".

ARTICULO 2º- Incorpórase como artículo 34 bis de la Ley 11.723 el siguiente texto: "Artículo 34
bis: Disposición Transitoria: Lo dispuesto en el artículo 34 será de aplicación a las obras
cinematográficas que se hayan incorporado al dominio público sin que haya transcurrido el plazo
establecido en el mismo y sin perjuicio de la utilización lícita realizada de las copias durante el
período en que aquellas estuvieron incorporadas al dominio público".

En cuanto a los fonogramas, Art. 5º bis. — La propiedad intelectual sobre sus interpretaciones
o ejecuciones fijadas en fonogramas corresponde a los artistas intérpretes por el plazo de
SETENTA (70) años contados a partir del 1º de enero del año siguiente al de su publicación.
Asimismo, la propiedad intelectual sobre los fonogramas corresponde a los productores de los
fonogramas o sus derechohabientes por el plazo de SETENTA (70) años contados a partir del 1º
de enero del año siguiente al de su publicación. Los fonogramas e interpretaciones que se
encontraren en el dominio público sin que hubieran transcurrido los plazos de protección
previstos en esta ley, volverán automáticamente al dominio privado por el plazo que reste, y los
terceros deberán cesar cualquier forma de utilización que hubieran realizado durante el lapso
en que estuvieron en el dominio público.

Las obras que dejan de estar sujetas a la protección por derecho de autor pasan a formar parte
del dominio público.

Se entiende que para difundir el patrimonio audiovisual es imprescindible contar con un mapa
de derechos que ofrezca información sistematizada respecto de la situación de cada documento.
Si se efectuase una donación, el donante deberá declarar al Archivo que derechos le transfiere
a este, el derecho de uso, derecho de difusión, el derecho de visualización exclusivamente.

Obras huérfanas

Entendiendo por tales a: (...) una obra o [a] un fonograma (...) [en las que] ninguno de los
titulares de los derechos sobre dicha obra o fonograma está identificado o si, de estarlo uno o
más de ellos, ninguno está localizado a pesar de haber efectuado una búsqueda diligente de los
mismos debidamente registrada con arreglo al artículo 3 (...)31 (Unión Europea 2012: artículo 2,
apartado 1).

Esta categoría surge a partir del complejo proceso llevado a cabo por los archivos y bibliotecas
europeos frente a la demanda de los Estados que conforman la Unión Europea, para digitalizar
y ofrecer los fondos documentales de las instituciones culturales públicas por medio de internet,
en especial en Europeana Collections32. Este proceso dio lugar a varios estudios que generaron
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2.5-2.6 Tema: ““Documento electrónico, preservación digital y aspectos legales”

informes, recomendaciones y finalmente la Directiva 2012/28/UE del Parlamento y el Consejo

de la Unión Europea acerca de ciertos usos autorizados para las obras huérfanas. La normativa
señala en su artículo 1, apartado 2, letras b y c, el ámbito de aplicación: b) las obras
cinematográficas o audiovisuales y los fonogramas que figuren en las colecciones de bibliotecas,
centros de enseñanza o museos, accesibles al público, así como en las colecciones de archivos o
de organismos de conservación del patrimonio cinematográfico o sonoro, y c) las obras
cinematográficas o audiovisuales y los fonogramas producidos por organismos públicos de
radiodifusión hasta el 31 de diciembre de 2002 inclusive, y que figuren en sus archivos, que estén
protegidas por derechos de autor o derechos afines a los derechos de autor y que hayan sido
publicadas por primera vez en un Estado miembro o, a falta de publicación, cuya primera
radiodifusión haya tenido lugar en un Estado miembro (Unión Europea 2012).

Se establece además que las entidades públicas, (...) podrán hacer uso de una obra huérfana (...)
únicamente a fines del ejercicio de su misión de interés público, en particular la conservación y
restauración de las obras y los fonogramas que figuren en su colección, y la facilitación del
acceso a los mismos con fines culturales y educativos. Las entidades podrán obtener ingresos en
el transcurso de dichos usos, a los efectos exclusivos de cubrir los costes derivados de la
digitalización de las obras huérfanas y de su puesta a disposición del público (Unión Europea
2012: artículo 6, apartado 2).

Los autores pueden ceder los derechos patrimoniales sobre sus obras a individuos o empresas
que tengan mayores posibilidades de comercializar las obras y ello, a cambio de la debida
retribución.

En particular, las tecnologías digitales facilitan la transmisión y la posibilidad de copiar

perfectamente toda información que exista en formato digital, incluidas las obras protegidas
por derecho de autor.

Transparencia

El archivo, al promocionar una gestión documental óptima, es una pieza fundamental para la
transparencia. La correcta rendición de cuentas depende de que el acceso a la información
pueda brindar documentos debidamente contextualizados. Es importante anotar que, si los
archivos tienen la responsabilidad de custodiar los documentos para el acceso de la sociedad,
cabe a los archiveros llevar adelante buenas prácticas para una gestión documental integral. La
definición de archivo no tiene que ver sólo con la gestión del documento en sí mismo, sino
también con el rol que desempeñan para la transparencia.

En el ámbito de la OEA, en el año de 2015, había 22 países que contaban con una ley que se
ocupa del acceso a la información pública.

En marzo de 2017, el Departamento de Derecho Internacional de la Secretaría de Asuntos

Jurídicos de la OEA presentó, ante el Consejo Permanente de la OEA, el Programa
Interamericano de Acceso a la Información Pública (cf. OEA, 2017). El programa da cuenta de la
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2.5-2.6 Tema: ““Documento electrónico, preservación digital y aspectos legales”

importancia de los instrumentos internacionales en la promoción y protección del acceso a la

información pública.

La Declaración Universal de Derechos Humanos de la Organización de la Naciones Unidas (UN,

1948); el Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos (UN, 1966) y la Convención
Americana sobre Derechos Humanos - Pacto de San José (OEA, 1969). La Carta Democrática
Interamericana en 2001 (OEA, 2003) y la Declaración de Nuevo León (OEA, 2004), también
constituyen pilares del acceso a la información a nivel internacional.

En el año 2016, fue aprobada la Ley nº 27.275 de Acceso a la Información Pública (LAIP) (2016).
Su art. 1º señala que tiene por objetivo “garantizar el efectivo ejercicio del derecho 21 de acceso
a la información pública, promover la participación ciudadana y la transparencia de la gestión
pública”. El mismo artículo define 15 principios en los cuales se apoya la norma15 y establece
que la información debe ser accesible y estar disponible en formatos electrónicos abiertos para
facilitar su circulación y redistribución, aclarando que la información debe publicarse de forma
completa, con el mayor nivel de desagregación posible y por la mayor cantidad de medios. En el
art. 2º, expresa que el derecho de acceso a la información pública comprende “buscar, acceder,
solicitar, recibir, copiar, analizar, reprocesar, reutilizar y redistribuir libremente”, señalando
quienes son sujetos a obligados a brindar información pública (explícitamente identificados en
al art. 7º).

Restricciones de Orden práctico y legal

Los obstáculos que pueden no asegurar el acceso:

Orden práctico

Necesidad de tomar medidas para la conservación de los doc para evitar su excesiva
manipulación.

Limitación de los medios económicos y de personal para multiplicar copias con el fin de proteger
el original

Dificultad de conocimiento de los documentos por falta de instrumentos descriptivos adecuados

o por no estar difundidos o publicados

Dificultad de servicios y equipamientos de los archivos

Dificultades especificas como la inexistencia de máquinas lectoras

Insuficiencia de depósitos

Desorganización de los fondos

La existencia de estas excepciones y obstáculos determinan la regulación de los plazos de

comunicabilidad en razón de los mismos.
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2.5-2.6 Tema: ““Documento electrónico, preservación digital y aspectos legales”

Orden legal

(restricciones de acceso a la documentación por razones de seguridad del Estado, por el derecho
a la propiedad privada, por el derecho a la intimidad, derecho a la propiedad intelectual, el
secreto de industria y comercial.)