INTRODUCCIÓN
Dentro de una compañía es importante reconocer la importancia de establecer
diferentes procesos que nos permitan generar procedimientos eficientes y eficaces
para poder obtener siempre los mejores resultados.
Cuando conocemos los procesos a cabalidad es mucho más fácil el poder
identificar los aspectos de mejora, y así tomar acciones efectivas para evitar
ineficiencias en cualquier etapa del proceso.
En las siguientes páginas se logrará identificar algunas de las mejoras que podría
tener la empresa Suministros Eficientes S.A en sus procesos de compra de
recursos para fabricar sus productos, y de cómo se podría mejorar la gestión en
cuanto al abastecimiento producción y almacenamiento
Se pondrá énfasis en la función que cumple el proceso de aprovisionamiento para
revisar alternativas de mejora en la relación con los proveedores, abastecimiento y
tiempos de entrega de los materiales y o productos para generar la fabricación con
el menor margen de error posible y con los mejores tiempos de respuesta.
1. Argumenta, de manera clara y sustentada, la importancia crucial del
aprovisionamiento para garantizar el abastecimiento eficiente de los
recursos necesarios para el funcionamiento de la organización.
Dentro del caso planteado se indica que existen ineficiencias en su proceso de
aprovisionamiento y compras lo que impacta de forma negativa en la continuidad
operativa y costos de producción, esto significa que los tiempos de respuesta al
momento de solicitar materias primas para gestionar de forma asertiva en la
producción, no se está cumpliendo y de paso genera atrasos considerables en el
proceso productivo esto a su vez complica las demás etapas de fabricación por no
poder concluir el proceso en tiempo y forma.
En cada compañía la función de aprovisionamiento se ha vuelto una labor
esencial, ya que su principal misión es la de minimizar costes en inventarios lo que
permite manejar de forma concreta el almacenaje evitar pérdidas de productos,
generar un control de inventario efectivo, entregar feedback al área de compras
para poder realizar los pedidos con la anticipación necesaria para no frenar el
proceso productivo. Al mantener un sistema de gestión de inventarios
actualizados, el funcionamiento óptimo de la producción nos permite también
generar un sistema de transporte eficiente ya que si conocemos nuestro stock
disponible maximizamos el servicio y evitamos pérdidas tanto en este u otros
procesos de la cadena de abastecimiento y en el total de costos de producción.
Siempre la función de compras y abastecimiento van de la mano es por eso por lo
que se debe mantener comunicación constante y en línea para poder realizar
recepción y revisar los pedidos para que la calidad del proceso no disminuya.
De cara a los inversionistas el manejo de control de especias permite maximizar
las ganancias lo que evita pérdidas o desviaciones presupuestarias innecesarias Y
poder negociar con nuevos proveedores nuevos precios y mejores acuerdos.
2. Identifica y describe los indicadores clave de compras, centrándote en la
calidad de los pedidos, entregas recibidas y el nivel de cumplimiento de los
proveedores, analizando de manera crítica cómo estos indicadores pueden
proporcionar información efectiva sobre el desempeño de los proveedores
en la función de compras dentro de la organización.
Al evaluar los factores críticos de éxito podemos utilizar diferentes métricas que
nos ayudan a minimizar el margen de error para poder hacer compras de forma
asertiva y elegir bien a nuestros proveedores para otorgar un buen resultado al
cliente final. Si nos referimos directamente a los indicadores clave de compra
tenemos 3 que nos proporcionan información relevante para poder gestionar de
mejor forma la toma de decisiones. En primer lugar, tenemos la calidad de los
pedidos, luego tenemos las entregas recibidas y por último el nivel de
cumplimiento de los proveedores. Cuando hablamos de la calidad de los pedidos
este indicador nos acompaña para evaluar la calidad de los productos recibidos en
comparación a las especificaciones técnicas acordadas con el proveedor y es un
factor cuantificable respecto a la tasa de productos defectuosos Y/O devolución.
La calidad de las entregas recibidas nos permite evaluar si los proveedores
cumplen con los plazos acordados y las condiciones de entrega son las
adecuadas en cada servicio, aquí podemos medir la puntualidad y si la gestión fue
íntegra. Por último, el nivel de cumplimiento de los proveedores es un indicador de
suma relevancia ya que acá existen términos contractuales que deben cumplirse
tales son los plazos de entrega, tiempos de respuesta, calidad del producto y por
supuesto y dentro de los factores más importantes el servicio al cliente.
Cuando proporcionamos información crítica sobre los proveedores y su
desempeño, y tenemos conocimiento de los factores que podrían condicionar la
correcta gestión sabemos que esto impacta directamente la eficiencia operativa y
la satisfacción del cliente por lo cual debemos velar para que la función de la
cadena de suministros se realice con las más mínimas interrupciones y así brindar
un servicio al cliente ejemplar y garantizar la calidad y eficiencia de la gestión de
compras y abastecimiento.
3. Detalla cómo la empresa puede garantizar que los proveedores cumplan de
manera efectiva con los requisitos y estándares establecidos por la
organización.
Para garantizar que los proveedores cumplan de manera efectiva con los
requisitos y estándares establecidos por la organización, es importante definir
cuáles son nuestros objetivos. Por supuesto siempre la excelencia en el servicio al
cliente es primordial para cualquier empresa, pero podemos señalar algunos
factores que nos permiten maximizar la gestión de los procesos con el fin de
contribuir de forma positiva a nuestra cadena de distribución. En primer lugar,
debemos realizar una correcta evaluación en la contratación de nuestros
proveedores, hay que comparar de forma detallada los proveedores existentes y
verificar in situ la calidad de los productos ofrecidos antes de establecer cualquier
tipo de relación comercial de corto, mediano, o largo plazo.
Para el siguiente punto es importante definir cuáles son los acuerdos que
queremos que el proveedor cumpla y en los contratos incluir y especificar cada
uno de los requisitos a cumplir, ya sean multas y soluciones en caso de cualquier
diferencia contractual o problema en la gestión señalada, todo con el fin de cumplir
con los estándares esperados. Es importante generar acuerdos de colaboración a
través de posibles incentivos que permitan potenciar alianzas estratégicas Y con
esto fomentar el trabajo conjunto y el feedback por ambas partes con nuestros
proveedores. Algo en lo que jamás las compañías deberían dejar de invertir
recursos ese era el sistema de monitoreo de cada uno de los procesos por lo cual
se recomienda siempre generar auditorías continúa para identificar cualquier
posible incumplimiento por parte de nuestros proveedores y factores que no
puedan generar problemas o retrasos en nuestra producción. Es por esto que es
importante mantener una comunicación clara y transparente que nos permita e
incluir cualquier otro requisito específico para mejorar nuestro proceso de compras
y a su vez realizar la debida capacitación al personal involucrado para que toda
inversión realizada en esta área sea respaldada tanto por el cliente interno
quienes nos van a informar acerca de los cumplimientos como del proveedor para
poder mantener la relación comercial a futuro.
Conclusión
Cuando una empresa reconoce cuáles son las funciones clave para llevar a cabo
un proceso operativo eficaz y eficiente, es de suma importancia el poder generar
un plan de acción que permita la toma de medidas rápida y oportuna en cada una
de sus métricas. La función de aprovisionamiento tiene vital importancia tanto para
maximizar el servicio, implementar sistemas efectivos de control ya sea de
inventarios, almacenaje, pérdida, etc. Como para realizar el feedback
correspondiente al área de compras y entregar respuestas a medida que vayan
siendo solicitados los procesos productivos de acuerdo con los pedidos de los
clientes. Esta gestión va de la mano con la función de compras donde ambos en
conjunto cumplen un factor importante en la primera etapa del proceso productivo,
la necesidad de materias primas, el optimizar la inversión para mantener dichas
materias primas, mantener el inventario lo más detallado posible y actualizado,
realizar los pedidos y verificar que la calidad sea por la cual se está pagando.
Si bien al examinar el caso se indica que de 450 pedidos 400 se generaron sin
problema, es decir una eficacia de un 89% aun así este porcentaje se podría
incrementar con un mayor control y monitoreo el cual ha aplicado de manera
oportuna en este momento de expansión podría asegurar que todas las
actividades relacionadas con seleccionar, adquirir, y almacenar las materias
primas tengan un enfoque mucho más estratégico y en conjunto con el
desempeño del personal que regula, respalda, y revisa la fabricación de productos
electrónicos está alineada con los objetivos centrales de la compañía
