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IMPORTANCIA DE LA DIFUSIÓN ARCHIVÍSTICA
MSc. Ligia Madrigal Mendieta
Historiadora /Academia de Geografía e Historia de Nicaragua
[email protected]HE ESTRUCTURADO el presente trabajo en dos apartados: uno en el que se expresan los primeros
esfuerzos por legislar en pro de la publicación y divulgación de fondos documentales con interés oficial y
administrativo; y en el otro, partiendo de los avances teóricos de la archivística. Se plantea la importancia
de la difusión documental, señalando de forma sucinta algunas propuestas en función de valorarlas y
emprenderlas.
Bases históricas de la Difusión Documental petición del gobierno de la época. Aunque debe
en Nicaragua señalarse que muchos de ellos estaban en manos
particulares que los utilizaban y resguardaban muy
artesanalmente para sus propios fines. El control
La labor de divulgación de archivos, esos fondos
privado sobre algunos documentos públicos,
documentales que se disponen para todo
correspondió a un largo período que fue paralelo
investigador o algún aficionado por el conocimiento
con la institucionalización del Archivo General de
del pasado es reciente. La preservación y
la Nación.
divulgación de archivos llegó a ser una tarea
necesaria con los aires de la globalización. Los
Pueden identificarse, sin problemas, tres vertientes
archivos cobraron interés en un mundo que se
con las cuales se alimentó una pretendida
empezaba a reconocer al borde de una nueva
“investigación” en los últimos años del siglo XIX
etapa de mundialización e inmediatez, provocada
e inicios del XX que se calificaba, a sí misma, de
por la acción de la revolución en la tecnología de
objetiva. Esas tres vertientes eran: el testimonio
los medios de comunicación y la circulación de
oral que resultó conveniente y manipulado, la
información amenazaba las identidades colectivas.
consulta bibliográfica y, por supuesto, la consulta
documental, que se originaba en el monopolio
Es conocido el estado deplorable en que se
privado de documentos oficiales. Así, personajes
resguardaban los archivos desde la colonia, cuando
como José Dolores Gámez y sus descendientes,
estos no tenían un lugar seguro; pero de cualquier
Tomás Ayón, José María Castellón, Carlos Cuadra
manera, buena parte de los fondos documentales
Pasos y otros actuaron como funcionarios públicos
lograron sobrevivir. Estos eran generalmente,
o cercanos a la administración de algún gobierno,
producto de la actividad administrativa que
monopolizando fuentes documentales importantes
desempeñaron las autoridades coloniales y en los
que debían haber sido consideradas patrimonio del
años posteriores a la Independencia.
Estado.
En enero de 1841 se estableció mediante
Los fondos documentales dieron forma a la
decreto una comisión para que se formara el
Historia Patria que se confeccionó en 1882, a
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Código de la Legislación del Estado para lo cual se otro lado, es necesario observar que el carácter
comunicó a todas las oficinas para que suministraran monopólico del funcionamiento del archivo se
copias legalizadas de las leyes, documentos y reforzaría con un artículo del mismo decreto que
resoluciones. La primera vez en la historia moderna indicaba que el encargado de archivo No dará a
que se legisló a favor de la publicación y divulgación confianza, a ningún individuo, documento alguno de los
de acuerdos gubernamentales que darían forma al que están archivados. 4
archivo documental fue el decreto del 3 de abril de
1851 cuando se indicó que Los decretos i resoluciones Unos años después la comisión que se había
conformado mediante el decreto del 19 de enero de
lejislativas, i los acuerdos gubernativos que en adelante se
emitieren, se imprimirán bajo el sistema de colección i en1841 había terminado su trabajo y precisamente,
forma de tomo. 1 de esto es posible destacar la labor documental
de Jesús de la Rocha, quien a petición del gobierno
Con base a lo anterior los archivos nacionales elaboró el primer digesto de leyes en un documento
se habían establecido cuando se publicó el que tituló Código de la Lejislación de la República
Reglamento para el archivo jeneral del Gobierno, de Nicaragua en Centro-América. Según explica el
Decretado en 21 de febrero de 1863, Por el mismo autor:
Supremo Poder Ejecutivo.2 En este [reglamento]
se establecía la propiedad del gobierno sobre La lejislación del Estado comprende […] todas las
el acervo documental, organizando una oficina leyes dadas por la Asamblea Nacional Constituyente
dirigida por un “archivero general” que estaría bajo hasta la instalación de la primera magistratura del
la vigilancia directa del Ministerio de Hacienda Estado, las cuales rijen en el mismo, en toda su plenitud,
si no están alteradas o derogadas […] las dadas por
Este primer intento por la divulgación de la la Federación, i por las asambleas del Estado hasta que
información legislativa se presentaría en forma de aquella desapareció, conceptuándose que las Federales
sistemas de colección o tomos, la misma estaría rijen en la materia para que se dieron, si no están
garantizada por el Estado que la haría circular entre derogadas o alteradas por las leyes del Estado, después
sus instituciones en los primeros ocho días del que éste reasumió su soberanía; i […] las disposiciones
mes de enero de cada año. La ley citada establecía legales dictadas por el mismo Estado, en su calidad de
un archivo general de consulta cerrada y dirigida soberano, que derogan y prefieren a las de las dos épocas
a apoyar el funcionamiento de las instancias del anteriores, ya sean federales o del Estado.5
Estado, según se sugiere en uno de los artículos del
decreto Las especies de consumo que tenga depositadas, Este trabajo consiste en una recopilación de leyes
solamente las entregará a los ministros o a los jefes de emitidas en la labor histórica legislativa, desde
sección de órden de ellos tomando su firma él en la firma 1821, bajo títulos específicos como “Preliminares”,
datada. 3 donde se incluyen documentos relativos a la
Independencia y decretos coetáneos, leyes
El establecimiento del Archivo General desplazaba que varían o modifican la Carta Magna donde
en importancia la publicación en tomos de las leyes se incluyen las Constituciones de 1826, 1838 y
del país, cuya función se traspasaba a la oficina de leyes constitucionales; “Relaciones Exteriores”
archivo que se encargaría de la divulgación. Por que presenta tratados con naciones extranjeras;
1. Jesús de la Rocha, recop.: Código de la Lejislación de la República de Nicaragua en Centro-América/ A virtud de comisión de S. E. el señor senador presi
dente don Nicasio del Castillo/ Refrendada por el señor Ministro del Interior don Eduardo Castillo. Managua, Imprenta de “El Centro-Americano”, 1873, p. 83.
[Libro 1º. Título IV: Leyes que rijen en la República, &C].
2. En ibíd., pp. 64-65. [Libro 1º. Título III: Reglamento de los Supremos Poderes, &C.].
3. Ibíd., p. 65.
4. Ibíd.
5. Ibíd.
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“Del régimen político de la República y de sus observar el monopolio de documentos oficiales en
partes integrantes”, donde se pueden apreciar manos privadas con los cuales se forjó una sectaria
leyes electorales, división electoral, censo y historia política.
otros; “Gobierno económico y político de los
departamentos”, en el cual se presentan divisiones Importancia de la Difusión documental
departamentales, leyes municipales, beneficencia
y otros; el título “Libro Judicial”, incluye, La difusión es una de las actividades archivísticas
organización y tribunales de la República, causas menos desarrollada y practicada debido a la
penales y otros; el ramo de “Instrucción Pública” diversidad de factores externos: como déficit
ofrece decretos relativos a la educación primaria, de recursos, lo que ha generado un retraso de
secundaria y otros; en “Negocios Eclesiásticos”, la dignificación de la profesión archivística e
se presentan documentos relativos al patronato, indiferencia del colectivo y de la sociedad por los
presupuesto eclesiástico, decretos de bautismo archivos. O causas intrínsecas: como el apego a la
y entierros llanos, hermandades. En “Hacienda, tradición y hasta la tendencia a la autocompasión.
Navegación y Comercio” se incluyen documentos
relativos a rentas internas, aranceles de aduana, La aplicación de Planes de Difusión debe ser en
crédito público, puertos y más. Finalmente, la busca de oportunidades, retos y compromisos.
parte “Militar” ofrece documentos propios de La Difusión es una función primordial de los
conscripción militar, ejército, grados, pensiones y archivos en su relación con la sociedad, debe ser
otros. la finalidad del quehacer de los archivos reflejar sus
potencialidades, en cuanto a aspectos relevantes
Resulta la más completa compilación documental de la sociedad como la democracia, los derechos
que se dispuso para su circulación o divulgación humanos, la salud, la contribución a la memoria
en aquel año, aunque el autor revela que no histórica y a la preservación de la identidad, más el
se incluyen algunas leyes transitorias, como enfoque pedagógico y educativo.
acontece con los Planes de Arbitrios emitidos
por los pueblos y ciudades y que eran renovados La archivística es una ciencia de la información y
anualmente. Según palabras del autor para la de la administración que actúa equilibradamente,
compilación y elaboración de este primer digesto, tanto en el ámbito de la memoria histórica como de
se conformó una comisión que laboró en base la sociedad de la información. Una ciencia aliada a
a trabajos menores de este tipo que se habían la toma de decisiones, planificación, transparencia
hecho anteriormente al año de 1873, como se lee administrativa, rendición de cuentas, todo ello
“…Para esta empresa se tuvieron presentes la recopilación contribuye al sentido de pertenencia e identidad
cronolójica de las leyes i decretos gubernativos, formada en y a factores de eficiencia, eficacia y rentabilidad en
1861, i las disposiciones lejislativas i ejecutivas emitidas las organizaciones públicas y/o privadas.
después hasta fin de diciembre de 1863”. 6
¿Por qué es necesaria la Difusión?
Después de la publicación de aquel digesto del cual
aún existen algunos números en las bibliotecas del Es una función social dentro del concepto
país y se puede encontrar digitalizado en la Play moderno de la archivística, los archivos a partir
Store de Google (Play Libros), no se volvió a trabajar de su acervo documental constituyen una fuente
sistemáticamente en la divulgación de las leyes. continua de información, conocimiento y cultura.
Por esto mismo, a inicios del siglo XX se puede Por ello, deben estar al servicio administrativo y de
6. Ibíd., p. 6.
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la sociedad en general. Desde el archivo se debe lo que se conoce como tratamiento archivístico,
brindar espacios que permitan que estos sean los cuales son transcendentales ya que representa
considerados vistos como centros de información la base de la disciplina. Sin embargo, la finalidad
y de difusión cultural. última de un archivo son los usuarios y satisfacer
sus necesidades de información es la misión de los
Debe de tener proyección, es decir, posicionamiento archivos.
e imagen institucional y, asimismo, cumplir
su función social y cultural para la sociedad. ¿Para qué la Difusión de archivos?, persigue como
Pensarse que la función social de los archivos debe objetivo central atraer al ciudadano al contenido
ir encaminada a la satisfacción de las necesidades de de estos centros: sus fondos documentales,
información de los ciudadanos. La difusión debe de las instituciones productoras de documentos,
entenderse como la acción de promover y generalizar la evolución histórica-geográfica y la identidad
la utilización de los fondos documentales, y por otra parte que descansa en la información contenida en los
hacer partícipe a la sociedad. Las actividades propias documentos. A lo interno se requiere que el archivo
de esa función archivista son: conferencias, sea promocionado como una unidad de apoyo para
exposiciones, actos culturales y elaboración de satisfacer las necesidades de información de la
instrumentos de difusión documental. entidad, es decir, que se dé a conocer y demostrar
su valía.
Por consiguiente, la Difusión constituye una de las
funciones archivísticas que facilita el acercamientoAsimismo, es fundamental un cambio de actitud y
entre el archivo y sus usuarios. visualizar los archivos como verdaderas unidades
de apoyo logístico, decisorias en la planificación,
Beneficios de la Difusión en la transparencia de la gestión administrativa, en
la rendición de cuentas, en la toma de decisiones
La Difusión es un proceso archivístico que busca oportunas, en el servicio a los usuarios, en la
promover la utilización de los fondos documentales proyección de una buena imagen institucional y en
custodiados por una institución que, asimismo, el valor para la democracia y la justicia social.
permita el acercamiento entre el archivo y sus
usuarios. Además, se muestra como la proyección En cuanto al ámbito externo, es fundamental
en el entorno interno y externo, con lo cual se proyectarse adecuadamente a la sociedad.
obtiene reconocimiento, presencia, credibilidad Es necesario que los archivistas abandonen
y posicionamiento como centros de información el papel habitual de aislamiento. Urge cambio
para la gestión administrativa-cultural. de actitud, dejar de lado cierto conformismo
e inercia. Si se desea proyectar una adecuada
Posicionamiento del archivo, dar a conocer al difusión, es necesario transformar lo tradicional,
archivo como unidad institucional para la consulta dinamizando las labores archivísticas, asumiendo
de información permanente. nuevos retos y resolviendo obstáculos mediante
la creatividad y el esfuerzo. Es bueno contar con
Captar nuevos usuarios, por medio de la Difusión la interdisciplinariedad involucrando a otros
se propicia el acercamiento del archivo y la profesionales.
documentación a los usuarios potenciales para
que hagan uso de él. El surgimiento de archivos es Es necesario que los archivistas actúen sin
consustancial al hombre y, por ende, a la sociedad; complejos de inferioridad, respecto a otras
por tanto, su razón de ser es la disposición y unidades dentro de las organizaciones, ya que
servicio al colectivo social. Se invierte tiempo y como lo indica Ana Verdú (2003): “Como te ves
recursos en desarrollar los procesos que integran te verán”. Cambiar la visión del archivo como
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instancia que se asocia con la oscuridad y al olvido. de su actualización tecnológica, documental y
No obstante, poco a poco se revierte el proceso servicios a ofrecer. Además, se presenta como una
debido a mejores condiciones de los archivos y a herramienta idónea que permite mostrar eficiente
un tratamiento creciente de las potencialidades y organizadamente los productos y servicios
de la difusión. Superar esta visión estereotipada es que el archivo brinda. De este modo, es posible
uno de los desafíos. ayude a variar la imagen tergiversada y, a veces,
estereotipada.
Asumir riesgos y desarrollar innovación,
el identificar las necesidades es una excelente Visibilidad, con el cambio de imagen se logra que el
estrategia, echando a andar la imaginación y la archivo y, por ende, el archivista sean reconocidos
creatividad podemos detectar estas [necesidades] en la sociedad, adquiriendo mayor proyección de
en el público objetivo. A través de la difusión se lo que realiza; es decir, sus funciones, el acervo
pueden descubrir las diferentes necesidades documental y la importancia archivística, entre
que tienen los usuarios, facilitar el manejo de otros factores.
la información, incrementar la consulta de sus
fondos documentales, posicionar el archivo como Rentabilidad del archivo, la rentabilidad social
facilitador de procesos de manejo de la información y cultural es otra oportunidad que tienen los
en el interior de las instituciones. archivistas. Con una amplia carta de servicios y
productos a ofrecer al público, apoyado con una
La proyección interna y externa, logra un buena atención a los usuarios, se demuestra
mejor posicionamiento del archivo y, por ende, que los archivos son rentables y trascendentales
reconocimiento y presencia institucional. Sin para la sociedad. En este sentido, se menciona
duda alguna, se crea el vínculo sociedad-archivo, la importancia en relación con la democracia y
el colectivo conoce los servicios y productos a los derechos humanos. También, es innegable
ofrecer, lográndose de este modo que el archivo la contribución a la memoria histórica y a la
se proyecte a su objetivo final: la comunidad. preservación de la identidad. De igual forma,
Contribuir a la difusión del patrimonio documental se debe aprovechar el potencial pedagógico y
mediante la creación de productos y servicios educativo de los mismos [archivos].
adecuados para satisfacer las necesidades de sus
usuarios, o de actividades para dar a conocer estos Qué se debe de tener en cuenta para la difusión
fondos a todos los miembros de la comunidad
interesada. Es imprescindible contar con un archivo
debidamente organizado, junto con usuarios,
Acercamiento de nuevos usuarios, la proyección productos y servicios con el fin de dominar
interna y externa, atrae y capta nuevos usuarios, ampliamente la documentación y las características
no solo los funcionarios de las instituciones que se pretende señalar.
en particular, sino al público potencial. Esta
función permite asegurar la conservación de Debe contemplarse en los procesos de planeación:
los documentos para ser utilizados con fines tener objetivos y metas claras; saber qué es lo
investigativos y de consulta. Del mismo modo, que se busca al implementar un plan de difusión
facilita el acercamiento entre los integrantes de y los tipos de usuarios que utilizan el archivo. Es
una sociedad. necesario percatarse de sus características más
notorias y el motivo o necesidad que los lleva a
Cambio de imagen, para contribuir a que el archivo utilizar la información que custodia el archivo,
sea reconocido debe tener un sello de identidad y esto se realiza por medio de la elaboración de un
un eslogan como unidad de apoyo logístico, a través perfil de usuario, siendo trascendental para cubrir
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adecuadamente las necesidades y de esta forma Las temáticas que las exposiciones permiten
hacer visible las potencialidades del archivo. abarcar son casi inagotables, pues, este medio
difusivo se utiliza para presentar acontecimientos
Identificar productos y servicios ofertados, frente históricos, homenajes, festividades nacionales,
a su demanda por parte de los usuarios. Identificar presentaciones de catálogos, entre otros. Entre
cómo el archivo detecta las necesidades de sus estas actividades existen las físicas y las virtuales.
usuarios, es decir, analizar con qué criterios Las virtuales son diseñadas para instalar en internet,
se miden las necesidades informativas de los en el sitio web del archivo o bien en soportes
usuarios. Conocer el promedio de usuarios en la digitales (CD, USB). Sus ventajas son muchas: no
actualidad. De acuerdo con el trabajo de campo requieren local, seguridad o vitrinas; son de bajo
implementando un programa de difusión. costo: económico, interactivas, perduran en el
tiempo y en el espacio y llegan a un público más
Se debe conocer el personal con el que cuenta el amplio.
archivo. Esto se hace con el fin de asignar los roles
de cargos y facilitar la distribución de tareas de Las reales se dividen en: permanentes, temporales
difusión. Conocer conceptos básicos de mercadeo, e itinerantes. Las exposiciones permanentes, son
ente ellos la promoción, pues agrupa actividades y la carta de presentación de los archivos, presentan
estrategias necesarias como: las 7 P’S del marketing los documentos más importantes. Las temporales,
de servicios7, la gestión de experiencia del cliente como su nombre lo dice, son montajes por un
y el servicio de atención al cliente; herramientas tiempo determinado y están dedicadas a temas o
necesarias para dar a conocer a los usuarios de efemérides específicas de interés para la sociedad.
un archivo, un producto o servicio archivístico. Las itinerantes se caracterizan por su fácil
Observar si se está haciendo la difusión adecuada, desplazamiento y traslado, por ello, su impacto y
la competencia y competitividad con relación a difusión son más amplios.
otros archivos, así como el adecuado análisis de
los perfiles de los usuarios.
Visitas guiadas, su bajo costo económico, la
Programas de difusión relativa facilidad en desarrollarlas y el gran número
de personas que asisten, las convierten en una
En materia de difusión en los archivos existe actividad trascendental de difusión. La finalidad
una variedad casi infinita de posibilidades, todo de las visitas guiadas consiste en dar a conocer al
depende de la finalidad e imagen que se quiera archivo en el sitio propiamente dicho, para lo cual
proyectar, del público objetivo, de los recursos, de se toman en cuenta los intereses de los usuarios.
la creatividad del archivista, del tipo de archivo y En la actualidad y ante la pandemia, se desarrollan
de la naturaleza de la documentación, entre otros visitas guiadas virtuales.
factores.
Existen otros programas propios para la difusión
Las exposiciones, uno de los medios de difusión entre ellos: servicios educativos, vídeos, visitas
más utilizado, eficaz y ameno de proyección, concertadas, jornadas de puertas abiertas,
la repercusión social de una exposición entre folletos, boletines, publicaciones, concursos y
el público y los medios de comunicación es turismo histórico, entre otros. Existe una amplia
fundamental. En la actualidad las exposiciones variedad de opciones para desarrollar la difusión
documentales no solo involucran a especialistas. en los archivos, y dar a conocer productos y
7. Personas, Producto, Plaza, Precio, Promoción, Procesos y Posicionamiento
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servicios archivísticos, que buscan acercamiento Posibles resultados
de usuarios. Poseer una visión clara en el sentido
de que los archivos se deben organizar pensando El acercamiento entre el archivo y los usuarios,
no solo en el presente, sino también en el futuro. permitirá conocer las necesidades y los perfiles
de cada uno de estos. Se mejorará la calidad de la
¿Cómo lograr la Difusión de los Archivos? prestación de servicios. Permitirá la creación de
nuevos productos y servicios de acuerdo con las
Diseñando programas de gestión documental que necesidades de los usuarios. Se dará un estatus
permitan asegurar la organización, la clasificación de posicionamiento del archivo. Se creará una
y la conservación de los documentos de archivo segmentación y un nicho de usuarios para el
en cada una de las etapas del ciclo vital que se archivo.
produzcan. Se podría pensar en términos de
Mercadeo en el concepto de Productos y servicios Construcción de propuesta, una vez realizada una
archivísticos, inventando nuevos términos aplicados buena segmentación de usuarios, incluso nichos
al mercadeo de archivos, por ejemplo: Paper de estos [usuarios] y sentadas las bases del perfil
Marketing, que traducido al español significa: de sus necesidades, se puede pasar a construir
Mercadeo de Documentos. Es decir, tratar de crear y una propuesta de oferta y promoción del archivo.
asimilar nuevos conceptos. Igualmente, no se olvide realizar un análisis de la
competencia, por medio de la Matriz FODA.
Un portafolio de productos o servicios archivísticos
son el resultado de la conjunción del trabajo Diagnóstico inicial y situación actual del archivo
intelectual, al que se le adicionan recursos
técnicos y económicos. Constituyen un tipo de Analizando el comportamiento actual del archivo
información que es materializado para responder institucional, en cuanto a: difusión, perfiles de
a la satisfacción de un deseo o de una necesidad usuarios y estrategias para la consulta de su acervo
de un grupo específico de personas, es importante documental. Se debe realizar un diagnóstico
saber identificar los nichos de mercado. Se pueden que permita identificar los productos y servicios
integrar elementos tangibles como un catálogo, ofertados en los archivos.
una guía. O intangibles, como un servicio de
referencia o de capacitación archivística. Con esta actividad se puede recopilar la información
más importante en cuanto a historia, planta física,
Publicidad, en sus diversas modalidades mediante estructura organizacional, portafolio de productos
plegables, folletos, carteles, implementación de y servicios, estudios de usuarios, conservación
páginas web, spots publicitaros, entre otros. y custodia del acervo documental. Identificar el
entorno externo e interno, ya que permite visualizar
Relaciones públicas, comprende el mutuo los roles o funciones específicos de cada grupo de
entendimiento entre el archivo y sus usuarios. trabajo.
Este aspecto se focaliza mediante capacitaciones,
relaciones con otros departamentos, charlas Se deben traducir las necesidades en un producto
y gestión de experiencia del cliente (internos y específico, la idea es concentrar necesidades en
externos). grupos específicos y poderlas materializar en un
producto o servicio del archivo.
Promoción, se hace una vez que el usuario está
dentro del recinto. Forma de ofertar los servicios Planificación y desarrollo de nuevos productos
del archivo a sus usuarios. o servicios, el producto o servicio de archivo
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se puede considerar un tipo de información archivística (cursos, congresos, seminarios y
materializado y conformado para responder a la talleres), recursos y fuentes de información y
satisfacción de un deseo o necesidad de un grupo publicaciones, entre otras.
específico de personas. Este producto puede tener
características tangibles como un catálogo o una Invitaciones orales o escritas, oferta personalizada
guía, o intangibles como un servicio de referencia que hacen los funcionarios del archivo para lograr
o capacitación en temas archivísticos. su objetivo de promoción; pueden ser presencial o
mediante correos electrónicos, o propaganda de
Establecimiento de indicadores de gestión, foros en páginas web.
un indicador de gestión es un instrumento o
mecanismo para evaluar hasta qué punto o en qué Obsequios, campañas de motivación que
medida se están logrando los objetivos trazados comuniquen a los usuarios, por ejemplo: el uso
en el plan estratégico del archivo. En el momento de los servicios del programa pueden obtener
que se identifiquen plenamente las necesidades, una copia del documento o fotografía más
es necesario implementar los indicadores que representativa o apetecida que tenga el archivo.
contribuyan de manera significativa al personal del
archivo, a fin de monitorear la satisfacción de los Publicidad, en función de crear y difundir
usuarios. información acerca del archivo, productos,
servicios o sus actividades corporativas; es
Existencia de un manual de usuarios, el manual decir, consiste en cultivar buenas relaciones con
de usuarios es un documento que intenta dar públicos diversos como gerentes, trabajadores y
asistencia en cuanto a la utilización de productos proveedores de diferentes entidades.
y servicios a sus usuarios. Debe ser legible y claro
para cualquier usuario, bien sea principiante o Sitios web, una de las actividades más versátiles
avanzado. de difusión de archivos, gracias a las bondades
que presentan las tecnologías de la información y
Generar estrategias de promoción comunicación (TIC).
Es necesario tener en cuenta que el objetivo de Vídeo institucional, permite conocer el archivo en
una promoción consiste en ofrecer a los usuarios todas sus dimensiones, tales como infraestructura,
un incentivo para la utilización de un producto áreas, servicios y documentación, entre otros.
o servicio a corto plazo, lo que se traduce en un Debe ser animado, claro, conciso y didáctico, así
incremento puntual tanto de usuarios como de como, no exceder los 15 o 20 minutos.
consultas.
fiches o carteles, todos aquellos materiales
Promoción de ventas o servicios, incentivos a corto escritos, dibujados o impresos, mediante los cuales
plazo para fomentar la utilización del programa. La se destaca una idea importante, un mensaje o la
promoción debe ser desarrollada por funcionarios promoción de una actividad o producto, en la que
de la unidad del archivo, quienes se encarguen de predomine la imagen sobre el texto.
dar a conocer los nuevos productos o servicios
a los usuarios. Se pueden utilizar las siguientes Folletos o desplegables, publicación con
estrategias: información general o específica del archivo. Permite
Boletines informativos, publicación periódica publicitar todos sus aspectos o particularidades
que recoge noticias sobre actividades propias que se quieran destacar, tales como servicios,
del archivo, como ingresos de nuevos fondos, fondos documentales, reglamentos, normativas e
remisiones de documentos, actividades en materia instructivos, entre otros.
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Artículos
Se recomienda sean breves, de fácil lectura, libres
Esperando que este recorrido por elementos
de tecnicismos y jerga profesional, ilustrados y
históricos, teóricos, metodológicos y
dirigidos a todos los públicos, preferiblemente que
mercadotecnistas ayuden a elevar la necesidad
sean en formato de flujogramas. de asumir la difusión archivística como una
función importante en la labor documental que
Ejecución, control y evaluación del plan de actualmente se realiza en nuestra Nicaragua.
difusión
El propósito del seguimiento y control del plan de
difusión consiste en proveer una visión objetiva
del estado actual del proyecto y determinar las
posibles desviaciones a fin de tomar las respectivas
acciones correctivas.
Asignación de tareas, asignación de tareas,
funciones y responsabilidades para cada una
de las personas involucradas en el desarrollo e
implementación el plan de difusión en él.
Seguimiento y control, permite medir si se está
cumpliendo con los objetivos y metas propuestos.
Debe ser sistemático y periódico, bien sea semanal,
quincenal o mensual.
Capacitaciones, desempeñan un papel importante
en el plan de difusión de archivos: se puede
considerar el puente estratégico para hacer
conocer productos y servicios de archivo a usuarios
finales.
Con el objetivo de pensar y/o revisar que se
está haciendo en el cumplimiento de la función
archivística, revisar si se están visualizando las
estrategias para posicionar el archivo, si se están
creando nuevos productos y servicios, y si se está
satisfaciendo las necesidades de los usuarios. Si
se encuentran motivados a desarrollar propuestas
flexibles y dinámicas. Promover estratégicamente
la difusión de programas y servicios de archivos.
Crear y desarrollar manuales y perfiles de usuarios
como herramienta para la creación y la optimización
de nuevos productos y servicios.
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Artículos
Bibliografía
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