PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO
FECHA VERSIÓN: 25.abr.2024 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: SST-PC-009
1. OBJETIVO
Identificar los riesgos y valorar el impacto sobre la seguridad y salud en el trabajo que puedan generar los
cambios internos (introducción de nuevos procesos, cambio en los métodos de trabajo, cambios en
instalaciones, entre otros) o los cambios externos (cambios en la legislación, evolución del conocimiento
en seguridad y salud en el trabajo, entre otros) y determinar los controles para llevar los riesgos hasta un
nivel tolerable.
2. ALCANCE
Este procedimiento involucra a todo el personal de SRT SOLUCIONES INTEGRALES SAS.,
incluyendo al personal que realice actividades de forma indirecta (contratistas, subcontratistas y/o
visitantes) y aplica a todos los cambios dentro de las operaciones de la empresa, que afecten directa o
indirectamente el desarrollo habitual de las actividades administrativas y operativas de la misma. Implica
cambios temporales, permanentes o de emergencia en la organización, el personal, los sistemas, los
procedimientos, el equipo, los materiales, las normas y reglamentos entre otros elementos.
3. DEFINICIONES
Análisis del cambio: Proceso que permite identificar la existencia, y características de los peligros para
evaluar la magnitud de los riesgos asociados en los cambios y decidir dichos riesgos son o no aceptables. El
análisis debe incluir las consecuencias que el cambio genere para la seguridad y salud de las personas.
Autorización de cambios: es el proceso por el cual se autoriza a implementar el cambio, luego de una
evaluación de los riesgos y de la adopción de medidas de control.
Cambio: Cualquier modificación, sea esta de emergencia, por mantenimiento, temporal o permanente en las
operaciones, equipo, procedimientos operativos, rutinas de trabajo o condiciones del proceso.
Cambio permanente: cualquier cambio de personal, y/o reasignación de tareas, sistemas, procedimientos,
instalaciones, equipos, materiales, etc., que modifican las especificaciones del diseño original o las prácticas
establecidas.
Cambio significativo: modificación o alteración sobre la organización, las operaciones o los aspectos que
determinen la variación de procedimientos, instructivos operacionales o formas de proceder y que tengan un
impacto significativo en SST.
Cambio temporal: cualquier cambio o modificación hecha con la intención de restituir posteriormente a la
configuración original u otra configuración permanente. Un cambio temporal deberá tener un tiempo de
vigencia o remoción que se establece y aprueba antes de su implementación.
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO
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Gestión del cambio: Aplicación sistemática de procesos y procedimientos para identificar peligros, evaluar,
controlar y monitorear los riesgos en los cambios, nuevos contratos y proyectos.
Impacto significativo: consecuencias reales o potenciales que pueden afectar notoriamente el desempeño en
SST de la organización. Se tipifican aquellas situaciones que puedan favorecer la ocurrencia de accidentes
graves, fatalidades y enfermedades laborales.
Manejo del cambio: Es el sistema que gestiona los cambios, para que los mismos se lleven a cabo a través
de un proceso de evaluación y que todo cambio sea debidamente comunicado y registrado de acuerdo al
alcance del mismo.
4. MARCO NORMATIVO
Decreto 1072 de 2015: Decreto único reglamentario del sector trabajo “Ministerio del Trabajo”.
Artículo 2.2.2.4.6.26 Gestión del Cambio.
Resolución 0312 de 2019: Por la cual se establecen los estándares mínimos del sistema de gestión de
la seguridad y salud en el trabajo.
5. RESPONSABILIDADES
5.1. Gerente General
Autorizar y asignar los recursos para el cumplimiento de las acciones que se generen a raíz de un
cambio.
5.2. Líderes de Área
Identificar y reportar al área SST, los cambios que se van a realizar y que afecten las condiciones
en su centro de trabajo.
Determinar cómo operar en caso de presentarse cambios en el desarrollo de las actividades de su
área, respetando lo estipulado en el presente documento.
5.3. Responsable SST
Establecer la metodología para la gestión del cambio, difundir, revisar y actualizar el presente
procedimiento.
Autorizar la implementación del cambio.
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Gestionar los cambios que se presenten en cada centro de trabajo.
Difundir este procedimiento y verificar su cumplimiento en cada centro de trabajo.
Registrar los cambios según es estipulado en el procedimiento.
5.4. Trabajadores, Contratistas y Visitantes
Reportar los cambios que se presenten o se van a presentar en sus áreas de trabajo.
Aplicar las acciones que indica este procedimiento para cada actividad en particular.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
La Gestión del cambio debe considerar la identificación de los peligros, evaluación de los riesgos e
implementación de las medidas de control en:
Todo cambio o propuesta de cambio en la organización, actividades o materiales, incluyendo
nuevos proyectos.
Modificaciones al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
(organización/actividades).
Cambios temporales y sus impactos sobre las operaciones, procesos y actividades.
De igual manera, la gestión del cambio debe ser aplicada como un proceso continuo previo a la
introducción del cambio. Esta gestión está basada en el procedimiento de identificación de peligros y
debe cumplir con lo indicado en dicho procedimiento. Así mismo se debe garantizar que:
Todos los cambios que se presenten en la empresa en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo
queden registrados en el formato destinado para tal fin.
Se analicen todos los riesgos y peligros que se generen como consecuencia del nuevo cambio.
Los cambios que se realicen al interior de la empresa, sean comunicados y dados a conocer a todo
el personal de la empresa.
6.1. IDENTIFICACIÓN DEL CAMBIO
Se identifican todos los cambios internos y externos que puedan afectar la Seguridad y Salud en el
Trabajo, derivados de la implementación de nuevos procesos y ejecución de nuevos proyectos,
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identificación de nueva legislación, cambios de tecnología, de infraestructura, instalaciones, equipos y
adecuaciones de centros de trabajo. En caso de que amerite aplicar la gestión de cambio, el área
involucrada inicia el requerimiento, en donde se describe el propósito y justificación de adelantar el
proceso.
6.2. EVALUACIÓN DEL CAMBIO
Se evalúa la factibilidad técnica y administrativa y se identifican los aspectos del SG-SST para el cambio,
identificando los peligros y evaluación de riesgos que se puedan generar. Adicionalmente se realiza un
análisis del cambio e impacto en el SG-SST, identificando si se requiere:
Cambiar el mapa de procesos de la empresa.
Adquirir o renovar equipos, maquinaria, adecuar o modernizar la infraestructura (física o
tecnológica).
Actualizar la matriz de peligros.
Gestionar recursos financieros, adicionales para el SG-SST.
Modificar o eliminar algún manual, procedimiento instructivo del SG-SST.
Otro tipo de cambios.
6.3. ANÁLISIS DE RIESGOS Y REQUISITOS DE LEY
Para la Gestión del cambio, el Responsable SST de la empresa, llevará a cabo un análisis de riesgos y de
requisitos legales relacionados con el cambio, el registro de dicho análisis así como de la descripción de
los cambios a realizar, quedara evidenciado en el Formato establecido para la Gestión del Cambio.
6.4. DOCUMENTACIÓN DEL CAMBIO
El cambio debe ser documentado con base en los riesgos identificados y las recomendaciones en
Seguridad y Salud en el Trabajo establecidas en el Formato establecido para la Gestión del Cambio.
6.5. APROBACIÓN DEL CAMBIO
El formato para la Gestión del Cambio, deberá ser firmado por la Gerencia de la empresa, quien asegurará
la revisión y aprobación del mismo y sus respectivos controles.
6.6. COMUNICACIÓN DEL CAMBIO
Todos los cambios que sean aprobados y que se generen, deben ser comunicados a los trabajadores antes
de iniciar dicho cambio.
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6.7. EJECUCIÓN DEL CAMBIO
El responsable de la implementación del cambio, debe ejecutar las actividades definidas en un
cronograma, teniendo en cuenta los responsables, los recursos aprobados y el tiempo estimado de
duración.
7. ANEXOS
SST-FR-020 - Formato para la Gestión del Cambio.
8. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA CAMBIO VERSIÓN
Creación del Procedimiento de acuerdo a los requisitos de la normativa
25.04.2024 1
vigente.
9. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
REVISADO APROBADO
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha:
