23 fórmulas, trucos y atajos en Excel indispensables
1. SUMAR.SI
2. ESPACIOS
3. CONCATENAR
4. IZQUIERDA, MED y DERECHA
5. BUSCARV
6. SI
7. ALEATORIO
8. REDONDEAR
9. PROMEDIO
10.MODA.UNO
11.OBTENER IVA
12.Seleccionar rápidamente filas, columnas o toda la hoja de cálculo.
13.Abrir, cerrar o crear un libro rápidamente.
14.Aplicar el formato de moneda a números.
15.Insertar la fecha y hora actuales en una celda.
16.Combinar celdas en Excel.
17.Fijar una celda en Excel.
18.Rellenar columnas o filas con datos de manera automática.
19.Personalizar el color de las pestañas.
20.Agregar un comentario a una celda.
21.Copiar y duplicar formato.
22.Identificar valores duplicados.
23.Función LARGO
24.CONTAR.SI
25.Ir a Especial
26.Insertar o eliminar filas y columnas
27.Crear tablas
28.Exportar a Excel
29.Tabla dinámica
30.Ordenar datos
31.Crear gráfico
32.Atajos con teclas
Fórmulas básicas de Excel
1. SUMAR.SI
Imaginemos que quieres determinar las ganancias que
generó una lista de leads asociada a códigos de área
diversos o calcular la suma de los salarios de ciertos
empleados, pero solo si superan un monto determinado.
Hacer esto manualmente podría llevarte muchísimo
tiempo.
Con la función SUMAR.SI, esto no tiene que ser tan
complicado. Puedes sumar celdas que cumplan un criterio
específico, como en el ejemplo de los salarios.
La fórmula es: SUMAR.SI(rango, criterio, [rango_suma])
Rango: el rango de celdas a las cuales se aplicará el criterio.
Criterio: que se utilizará sobre ese rango.
[rango_suma]: en caso de que las celdas a sumar no sean las mismas que
a las que se aplica el criterio, hay que añadir estos valores.
En el ejemplo que sigue, se necesitaba calcular la suma de
los salarios que superaban los 70.000 USD. La función
SUMAR.SI agregó las cantidades que sobrepasaban esa
cifra en las celdas B2 a B7, con la fórmula = sumar.Si (B2: B7,
">70000"). Esta es la versión simple de la fórmula, es decir,
sin [rango_suma].
En cambio, si tengo una lista de clientes y sus códigos de
área, pero quiero sumar la inversión únicamente de los que
pertenecen al área «1», la fórmula
es: =SUMAR.SI(B2:B11,"1",C2:C11)
2. ESPACIOS
El correo electrónico y los archivos compartidos son
herramientas maravillosas... o eso parece hasta que un
colega te envía una hoja de cálculo con un espaciado
irregular. Estos espacios pueden dificultar la tarea de
buscar información, pero también pueden afectar los
resultados cuando tratas de sumar columnas de números.
En lugar de eliminar y agregar espacios manualmente,
puedes eliminar el espaciado irregular usando la función
ESPACIOS, que permite quitar todos los espacios
adicionales (excepto los que son individuales entre
palabras).
La fórmula es: =SUPRESP("Texto"). Algunas versiones de
Excel requieren la
fórmula =ESPACIOS("Texto") o =RECORTAR("Texto").
Texto: el texto del que deseas eliminar espacios.
Aquí tienes un ejemplo de cómo se utiliza esta función para
quitar espacios adicionales después de un nombre:
3. CONCATENAR
Si quieres enviar correos electrónicos a tus contactos e
incluir su nombre completo, ¡redactarlos puede ser una
pesadilla! No obstante, la función de concatenar te hará la
vida más fácil.
La fórmula es: =CONCATENAR(ELEMENTO, ELEMENTO).
Cada elemento equivale a la celda de la cual se obtendrá el texto.
Usualmente se separan con un espacio entre comillas.
En este caso, utilizamos = CONCATENAR(B2,"", C2) o =
CONCAT(B2,"", C2) (ten en cuenta que Microsoft dará
preferencia a la segunda fórmula en sus próximas versiones).
En el ejemplo, tenía que unir los nombres y apellidos de las
columnas A y B, respectivamente. Copié la misma fórmula
en cada fila, y así obtuve los datos concatenados de una
manera más rápida.
4. IZQUIERDA, MED y DERECHA
Supongamos que tienes una línea de texto dentro de una
celda que deseas separar en distintos segmentos. En lugar
de reescribir manualmente cada parte del código en su
respectiva columna, puedes aprovechar una serie de
funciones en cadena para descomponer la secuencia según
corresponda: IZQUIERDA, MED o DERECHA.
IZQUIERDA:
Objetivo: se utiliza para extraer los primeros números o caracteres en una
celda.
La fórmula es: =IZQUIERDA(texto, cantidad_de_caracteres)
Texto: la cadena de la que deseas extraer caracteres.
Cantidad_de_caracteres: la cantidad de caracteres que deseas extraer,
comenzando desde el primer carácter a la izquierda.
En el siguiente ejemplo se utilizó la
fórmula =IZQUIERDA(A2,5) en la celda B2 para copiarse en
B3:B6. Esto ayudó a extraer los primeros 5 caracteres del
código.
MED:
Objetivo: se utiliza para extraer caracteres o números del medio en
función de la posición.
La fórmula es: =MED(texto, posición_inicial, cantidad_de_caracteres)
Texto: la cadena de la que deseas extraer caracteres.
Posición_inicial: la posición en la cadena desde donde deseas comenzar a
extraer caracteres (la primera posición en la cadena es «1»).
Cantidad_de_caracteres: la cantidad de caracteres que deseas extraer.
En este ejemplo, se añadió =MED(A2,5,2) en la celda C2, y
se copió en C3:C6. Así se extrajeron los dos números a
partir de la quinta posición del código.
DERECHA:
Objetivo: se utiliza para extraer los últimos números o caracteres en una
celda.
La fórmula es: =DERECHA(texto, cantidad_de_caracteres)
Texto: la cadena de la que deseas extraer caracteres.
Cantidad_de_caracteres: la cantidad de caracteres que deseas extraer
comenzando desde el primer carácter a la derecha.
En este ejemplo, se usó =DERECHA(A2,2) en la celda D2,
para copiar en D3:D6. Así se obtuvieron los últimos dos
números del código.
5. BUSCARV (o VLOOKUP)
Esta función es un clásico increíblemente útil de Excel, y
es un poco más detallada que las demás fórmulas que has
visto. Resulta práctica, en especial cuando tienes dos
conjuntos de datos en dos hojas de cálculo diferentes y
deseas combinarlos en una única hoja de cálculo.
Si tienes una lista de nombres de personas junto a sus
direcciones de correo electrónico en una hoja de cálculo y
una lista de direcciones de correo de las mismas personas
junto a los nombres de sus empresas en otra hoja, pero
quieres que los nombres, las direcciones y las empresas
aparezcan juntas en un solo lugar, la función BUSCARV te
resultará útil.
Nota: Cuando uses esta fórmula, tienes que asegurarte de
que al menos una de las columnas se repita en forma
idéntica en ambas hojas de cálculo. Revisa los conjuntos
de datos para asegurarte de que la columna de datos que
usarás para combinar la información luzca exactamente
igual, incluso en el espaciado.
La fórmula es: = BUSCARV (el valor de búsqueda, la hoja y sus
columnas donde realizar la búsqueda, el número de columna de los valores a
extraer y el parámetro de coincidencia).
Valor de búsqueda: el valor idéntico que tienes en ambas hojas de
cálculo. Elige el primer valor en la primera hoja de cálculo.
Rango de búsqueda: es el intervalo de columnas en la hoja de cálculo 2
de la que extraerás los datos, incluida la columna de datos idéntica a tu
valor de búsqueda.
Número de columna: el rango de búsqueda le indica a Excel dónde (en
cuál columna) se encuentran los datos nuevos que deseas copiar en la hoja
1.
Parámetro de coincidencia: usa FALSO para asegurarte de extraer solo
las coincidencias de valores exactas. Si no añades esto o agregas
VERDADERO, obtendrás coincidencias aproximadas (¡y eso podría
volverse un lío!).
En este ejemplo, las hojas 1 y 2 contienen listas con
información diferente sobre las mismas personas, y el
denominador común entre las dos son las direcciones de
correo electrónico.
Supongamos que deseas combinar ambos conjuntos de
datos de modo que toda la información de las Casas de la
hoja 2 se traslade a la hoja 1.
Añade una columna para la información que quieres
extraer e inserta la fórmula de BUSCARV. En este caso
es =BUSCARV(C2,Hoja2!A:B, 2, FALSO) o =CONSULTAV(C2,Hoja2!
A:B, 2, FALSO), de acuerdo con la versión de Excel que
utilices.
Ahora, copia la misma fórmula en el resto de las casillas.
¡Y listo!
6. SI
En ocasiones queremos saber cuántas veces aparece un
valor en nuestras hojas de cálculo, otras veces también
queremos encontrar las celdas que contienen esos valores
y agregar datos específicos junto a ellas (por ejemplo
en un inventario).
Volvamos al ejemplo anterior para ver esto. Si queremos
otorgar 10 puntos a cada persona que pertenezca a la casa
Gryffindor, en lugar de escribir 10 junto al nombre de cada
estudiante de Gryffindor, usaremos la fórmula SI-
ENTONCES para decir lo siguiente: Si el estudiante
pertenece a Gryffindor, entonces obtendrá 10 puntos.
La fórmula es: SI(prueba_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)
Prueba_lógica: la prueba lógica es la parte «SI» de la instrucción. En este
caso, la lógica es D2="Gryffindor". Asegúrate de que el valor
prueba_lógica se encuentre entre comillas.
Valor_si_verdadero: si el valor es verdadero (es decir, si el estudiante
está en Gryffindor), este valor será aquel que queremos que se visualice.
En este caso, queremos que sea el número 10, para indicar que al
estudiante se le otorgaron 10 puntos.
Valor_si_falso: si el valor es falso (y el estudiante no está en Gryffindor),
queremos que la celda diga «0», lo que indica 0 puntos.
La fórmula en el ejemplo es: =SI(D2="Gryffindor","10","0")
7. ALEATORIO
En marketing, puedes usar esta característica para asignar
un número aleatorio a una lista de contactos. Por ejemplo,
si quieres experimentar con una nueva campaña de correo
electrónico y tienes que usar criterios a ciegas para
seleccionar quién la recibirá. Al asignar números a dichos
contactos, podrías aplicar la regla: «cualquier contacto
con el número 6 o un número superior se agregará a la
nueva campaña».
La fórmula es: ALEATORIO()
Comienza con una única columna de contactos. A continuación, en la
columna adyacente a esa, escribe ALEATORIO() comenzando por la fila
superior de contactos.
En el ejemplo a continuación, la fórmula
es: ALEATORIO.ENTRE(inferior,superior)
ALEATORIO.ENTRE te permite establecer el intervalo numérico que
deseas que se asigne. En el caso de este ejemplo, quise usar del 1 al 10.
Inferior: el número más bajo en el intervalo.
Superior: el número más alto en el intervalo.
Por tanto, la fórmula que añadí es: =ALEATORIO.ENTRE(1,10)
Fórmulas de aritmética en Excel
8. REDONDEAR
Cuando tienes cifras con varios decimales, puedes
redondearlos con la fórmula =REDONDEAR(celda,
número_de_decimales):
La celda es donde está el valor.
Mientras que 2 es el número de decimales que quieres obtener.
En este caso, utilizamos la fórmula en los valores de la
columna B, y pasaron de ser de 2 decimales a uno solo. El
criterio de este procedimiento es que, del 1 al 4, el
redondeo es hacia el decimal menor más próximo; mientras
que del 5 al 9, es al superior.
9. PROMEDIO
Calcular el promedio es muy sencillo, basta con que
selecciones manualmente los valores que quieres
promediar o introduzcas en una celda esta
fórmula: =PROMEDIO(A1:A10). Cambia los valores por las
celdas que quieras promediar, tal como en este ejemplo
donde necesitamos calcular la media aritmética de las
celdas B2 a B11:
10. MODA.UNO
En las versiones anteriores de Excel, la fórmula de la
cantidad que se repetía más veces en un conjunto era
MODA(A1:A20). Sin embargo, esa opción se modificó en las
versiones actuales con la fórmula =MODA.UNO(A2:A13).
Sustituimos los valores por B2:B16, ya que es donde podía
obtener la moda en las interacciones.
11. Cómo calcular el IVA en Excel
Si quieres sacar el IVA en Excel, solo necesitarás aplicar
dos fórmulas: la multiplicación y la suma, que tienen por
fórmula =A1*B1 y =A1+B1, respectivamente.
Como puedes ver en este ejemplo, introdujimos =A2*B2
para multiplicar el precio neto de un producto por un IVA al
19%, y copiamos la fórmula en todas las celdas
correspondientes:
Después, obtuvimos el total al hacer la suma del precio
neto más el valor del impuesto (y también copiamos la
fórmula en las filas necesarias):
El cálculo de tus costes de área y de tus tablas de precios
será más rápido con esos pasos.
Atajos en el teclado para Excel
12. Seleccionar rápidamente filas, columnas o toda la hoja de cálculo
Quizás estás algo corto de tiempo. Quién no lo está,
¿cierto? Para evitar tantos embrollos, selecciona la hoja de
cálculo entera con un solo clic. Todo lo que tienes que
hacer es tocar la pestaña de la esquina superior izquierda
de la hoja (señalada en el recuadro rojo).
¿Solo quieres seleccionar lo que aparece en una columna o
fila en particular? Es fácil con estos atajos:
Mac
Seleccionar Columna = comando + shift + abajo/arriba
Seleccionar Fila = comando + shift + derecha/izquierda
PC
Seleccionar Columna = control + shift + abajo/arriba
Seleccionar Fila = control + shift + derecha/izquierda
Este atajo es especialmente útil cuando trabajas con
grandes conjuntos de datos, pero solo necesitas
seleccionar una sección específica.
13. Abrir, cerrar o crear un libro rápidamente
¿Necesitas abrir, cerrar o crear un libro al instante? Los
siguientes atajos en el teclado te permitirán realizar
cualquiera de esas acciones en menos de un minuto.
Para Mac:
Abrir = comando + O
Cerrar = comando + W
Crear nuevo = comando + N
Para PC:
Abrir = control + A
Cerrar = control + F4
Crear nuevo = control + U
14. Aplicar el formato de moneda a números
¿Quieres asignar el formato de moneda a datos sin
procesar? Ya sea que se trate de cifras de salarios,
presupuestos de marketing o venta de boletos para un
evento, la solución es simple. Tan solo selecciona las
celdas que deseas volver a formatear y toca control + shift +
$.
Los números se convertirán automáticamente en cifras en
dólares (con los signos de dólar, los puntos y las comas
decimales).
Nota: Este atajo también funciona con porcentajes. Si
quieres etiquetar una columna de valores numéricos como
cifras porcentuales, reemplaza el signo «$» con «%».
15. Insertar la fecha y hora actuales en una celda
Ya sea que estés registrando publicaciones en redes
sociales o llevando un control de las tareas que estás
tachando de tu lista de tareas, es posible que quieras
agregar una marca de fecha y hora a tu hoja de cálculo.
Comienza seleccionando la celda a la que deseas agregar
esta información.
A continuación, según lo que quieras insertar, realiza una
de las siguientes acciones:
Insertar fecha actual = control + ; (punto y coma)
Insertar hora actual = control + shift + ; (punto y coma)
Insertar fecha y hora actuales = control + ; (punto y coma),
BARRA ESPACIADORA y luego control + shift + . (punto).
Otros trucos en Excel
16. Cómo combinar celdas en Excel
Combina dos o más celdas de Excel fácilmente en el menú
«Inicio», con la función «Combinar y centrar»:
Así, debes seleccionar las celdas y el resultado será como
el siguiente:
En caso de que quieras separar las celdas que combinaste
con anterioridad, en las mismas opciones desplegables
escoge «Separar celdas».
17. Cómo fijar una celda en Excel
Para fijar una o más celdas en Excel, acude a la sección
«Vista» y después selecciona el menú «Inmovilizar». Así,
podrás fijar paneles desde la selección de celdas que
prefieras, o inmovilizar la primera columna o la fila
superior.
Aquí utilizamos «Inmovilizar primera columna» para tener
visibilidad permanente acerca de la columna de usuarios.
18. Rellenar columnas o filas con datos de manera automática
¿Estás cansado de agregar manualmente varios datos que
siguen un patrón? La característica de autorrelleno de
Excel está diseñada para reducir tu trabajo, ya que te
facilita la tarea de repetir valores que ya has ingresado.
Para esto, haz clic y mantén presionado el botón de la
esquina inferior derecha de una celda, y luego arrástrala a
las celdas adyacentes, hacia abajo o hacia los costados.
Cuando sueltes el botón, Excel rellenará las celdas
adyacentes con los datos de la celda que seleccionaste.
19. Personalizar el color de las pestañas
Si tienes una tonelada de hojas diferentes en un solo libro
(esto suele suceder muy a menudo), este atajo te permitirá
identificar con más facilidad dónde tienes que asignar un
código de color a las pestañas. Por ejemplo, podrías
etiquetar los informes de marketing del mes pasado de
color rojo y los de este mes, de color naranja.
Tan solo haz clic en una pestaña con el botón derecho del
ratón y selecciona «color de pestaña». Aparecerá una
ventana emergente que te dará la opción de elegir un color
a partir de un tema existente, o personalizar uno en función
de lo que necesites.
20. Agregar un comentario a una celda
Si quieres hacer una observación o agregar un comentario
a una celda específica dentro de una hoja de cálculo,
simplemente haz clic con el botón derecho en la celda
donde deseas poner el comentario, y luego clic en
«Insertar comentario». Escribe el comentario en el cuadro
de texto y haz clic fuera del cuadro para guardarlo.
Las celdas que contienen comentarios tendrán un pequeño
rectángulo de color rojo en una de las esquinas. Para ver el
comentario, coloca el ratón sobre este rectángulo.
21. Copiar y duplicar formato
Si alguna vez has pasado tiempo aplicando un formato
personalizado a una hoja, probablemente estés de acuerdo
conmigo en que no es exactamente lo mejor que te puede
ocurrir en la vida.
Por ese motivo, es probable que no desees repetir el
proceso la próxima vez. Y no tendrás que hacerlo. Gracias
a la función «copiar formato» de Excel, puedes copiar
fácilmente el formato de un área de la hoja de cálculo a
otra.
En este ejemplo, puedes ver que la primera columna tiene
un diseño distinto:
Para copiar ese diseño, selecciona lo que quieres repetir y
luego selecciona la opción «Copiar formato» (el símbolo de
la brocha) del panel.
El puntero lucirá como una brocha, y deberás seleccionar
la celda, el texto o toda la hoja de cálculo a la que deseas
aplicar ese formato, tal como se indica a continuación:
El
resultado será como el siguiente:
22. Identificar valores duplicados
En muchos casos, los valores duplicados (por ejemplo, el
contenido duplicado cuando gestionas el SEO) pueden
ocasionar problemas si no se corrigen. Sin embargo, en
otros casos simplemente debes tener cuidado.
Independientemente de la situación, es fácil detectar los
valores duplicados en la hoja de cálculo en unos pocos
pasos. Para ello, selecciona los valores a examinar, haz
clic en la opción «Formato condicional» y selecciona
«Resaltar reglas de celdas» > «Valores duplicados».
En el menú emergente, crea la regla de formato que desees
para especificar el tipo de contenido duplicado que deseas
resaltar.
En el ejemplo anterior, quisimos identificar los salarios
duplicados y marcamos en rojo las celdas duplicadas.
Fórmulas de Excel avanzado
Finalmente, te dejamos algunas fórmulas más avanzadas
que seguramente te servirán en tus labores.
23. Función LARGO
La función LARGO se clasifica dentro de Excel en el grupo
de las funciones de tipo texto. En combinación con las
funciones DERECHA e IZQUIERDA, con las que se pueden
realizar tratamientos de texto interesantes y
automáticamente, de manera muy sencilla.
Esta función cuenta la longitud de una cadena de texto que
está dentro de una celda. Básicamente lo que hace es
contar el número de caracteres que hay dentro de una
celda de Excel.
Fórmula =LARGO(texto)
Suele utilizarse para controlar el tamaño de determinados
valores alfanuméricos como pueden ser un login o nombre
de usuario, un número de cuenta bancaria, u otro valor
similar dentro de una base de datos, para detectar posibles
errores o número de caracteres incorrectos o mayores o
menores a los permitidos.
24. CONTAR.SI
Nos da la oportunidad de contar el número de celdas de un
rango que cumplan con un criterio establecido. Solamente
cuando el valor de dichas celdas cumple la condición es
considerada dentro de la cuenta.
Por ejemplo si en una base de datos quisiéramos averiguar
el número de clientes importantes para una empresa de
acuerdo con su monto de inversión anual.
Fórmula =CONTAR.SI(B1:B6:B7:B11;"200000")
Es diferente a la función SUMAR.SI porque no maneja los
valores de la celda en sí, sino que determina qué celdas
tienen valores numéricos, por lo tanto el resultado de la
fórmula indica cuántas celdas dentro de tu rango elegido
tienen valores, pero no la suma de los mismos. Por eso más
aconsejable usar CONTAR.SI para grandes hojas de cálculo
que tienen una variedad de tipos de datos.
25. Ir a Especial
Excel proporciona una herramienta que nos ayuda a
localizar ciertos tipos de celdas dentro de una hoja de
cálculo. El cuadro «Ir a Especial» nos ofrece varias
opciones que nos dan la posibilidad de encontrar cierta
información de manera más rápida.
Podemos acceder al cuadro «Ir a Especial» desde el
extremo derecho de la ficha Inicio. Solo tenemos que
pulsar en Buscar y seleccionar y luego en «Ir a Especial».
Una vez se abre el cuadro, podemos elegir entre varias
opciones: comentarios, constantes, fórmulas, espacios en
blanco, por mencionar algunos. También podemos acceder
pulsando F5 y seleccionando el botón Especial.
Aquí algunos ejemplos de su aplicación:
Comentarios
Permite seleccionar todas las celdas con comentarios. Es
muy útil si deseamos todos los comentarios de la hoja.
Constantes
Permite seleccionar todas las celdas que contienen
constantes. Podemos elegir entre las opciones siguientes.
Números: selecciona las celdas con constantes numéricas.
Texto: selecciona las celdas que contienen texto.
Lógicas: selecciona todas las celdas que contienen constantes lógicas
(VERDADERO o FALSO).
Fórmulas
Permite seleccionar todas las celdas que contienen
fórmulas. Podemos escoger entre las mismas opciones que
el apartado anterior. Es útil para comprobar la estructura y
consistencia de la hoja de cálculo.
Celdas en blanco
Selecciona todas las celdas en blanco. Es especialmente
útil para dar formato a las celdas o para identificar las que
tienen contenido oculto.
Región actual
Permite seleccionar la región actual. Tiene igual efecto
pulsar Ctrl + Mayús + *.
Matriz actual
Permite seleccionar toda la matriz actual si la celda activa
se encuentra dentro de ella.
Objetos
Permite seleccionar todos los objetos de la hoja de cálculo
(formas, imágenes, gráficos). Es muy útil cuando se quiere
limpiar la hoja de cálculo de objetos y formas que se
utilizan durante su desarrollo.
26. Insertar o eliminar filas y columnas
Cuando trabajamos en hojas de cálculo, frecuentemente
necesitamos realizar cambios como eliminar información
antigua o añadir nueva información. Para facilitar esta
tarea Excel nos ofrece una herramienta que nos permite
agregar nuevas filas y columnas, así como eliminar filas y
columnas existentes. A continuación te explicamos cómo:
Insertar Filas
Selecciona una celda debajo de donde deseas agregar una
nueva fila. En el menú de opciones, selecciona Inicio >
Celdas > Insertar > Insertar Filas de Hoja > Insertar filas
Excel. Alternativamente puedes dar clic derecho sobre la
celda: aparecerá un menú desplegable, la pantalla de
insertar se desplegará y deberás elegir «Insertar toda una
Fila».
Insertar Columnas
Selecciona una celda a la derecha de donde deseas
agregar una nueva columna. En el menú de opciones
selecciona: Inicio > Celdas > Insertar > Insertar Columnas
de Hoja > Insertar columnas Excel. También puedes dar
clic derecho sobre la celda, aparecerá un menú
desplegable, la pantalla de insertar se desplegará y
deberás elegir «Insertar toda una Columna».
Eliminar Filas
Para borrar una sola fila, selecciona cualquier celda que
contenga la fila que deseas borrar. Para eliminar varias
filas no contiguas pulsa la tecla [Ctrl] y selecciona el
encabezado de cada fila que deseas borrar. En el menú de
opciones, selecciona: Inicio > Celdas > Eliminar > Eliminar
Filas de Hoja > Eliminar filas Excel.
Eliminar Columnas
Selecciona cualquier celda que contenga la columna que
deseas borrar. Para eliminar varias columnas no
consecutivas pulsa la tecla [Ctrl] y selecciona el
encabezado de cada columna que desees borrar.
27. Crear tablas
Las tablas y tablas dinámicas en Excel son un objeto especial
en las hojas de cálculo, ya que nos ayudarán a organizar y
visualizar nuestros datos de manera amigable. Además,
una vez creada la tabla de Excel, podremos ordenar y filtrar
los datos fácilmente.
Una tabla de Excel no es solamente un rango de celdas con
datos bien organizados, sino que es un objeto especial que
ha sido creado con alguno de los comandos disponibles,
como el comando «Tabla» que está ubicado en la ficha
«Insertar», dentro del grupo «Tablas».
Este comando da un formato especial a un rango de celdas
y además inserta automáticamente los filtros sobre cada
una de las columnas. Este comando es el que convierte un
rango normal de celdas en una tabla.
Puedes crear tantas tablas como desees en una hoja de
cálculo. Aquí los pasos a seguir: selecciona la celda o el
rango en los datos. Después haz clic en: Inicio > Dar
formato como tabla > Elige un estilo de tabla.
En el cuadro de diálogo «Dar formato como tabla», activa
las casillas que requieras, de acuerdo con tus necesidades,
como encabezados si deseas que la primera fila del rango
sea la fila de encabezado y, a continuación, haz clic en
«Aceptar».
28. Exportar a Excel
Si tienes acceso de creación a un sitio de SharePoint,
puedes usarlo para exportar una tabla de Excel a una lista
de SharePoint. De esta manera, otras personas pueden ver,
editar y actualizar los datos de la tabla en la lista.
Los pasos son los siguientes:
En la barra de comandos de la lista de SharePoint, selecciona «Exportar a
Excel».
La experiencia de SharePoint clásica muestra una cinta sobre la lista, no
una barra de comandos; selecciona la pestaña lista en la cinta de opciones.
Elige «Exportar a Excel»; dependiendo del explorador, puedes guardar y
abrir o abrir el archivo directamente.
Si te solicita confiar en el sitio de SharePoint, en la página seguridad de
Excel selecciona «Habilitar».
En el cuadro de diálogo Importar datos de Excel, selecciona cómo deseas
ver estos datos y dónde quieres colocar las opciones de datos.
Cuando hayas terminado, selecciona «Aceptar». La lista debería aparecer
en Excel.
Con ello, Excel crea una tabla con una conexión de datos
unidireccional basada en un archivo de consulta web. Para
poner una copia nueva de la lista de SharePoint en Excel,
selecciona «Actualizar» todo en la pestaña datos.
29. Tabla dinámica
Una tabla dinámica es una herramienta avanzada para
calcular, resumir y analizar datos que te permite ver
comparaciones, patrones y tendencias en ellos. Estas
funcionan de manera diferente en función de la plataforma
que use para ejecutar Excel
Para crear una tabla dinámica, selecciona las celdas a
partir de tus necesidades, siempre tomando en cuenta que
los datos no deben tener filas o columnas vacías. Deben
tener un encabezado de solo una fila.
Para ello, selecciona: Insertar > Tabla dinámica. En
«Seleccione los datos que desea analizar», haz clic en
«Seleccionar una tabla o rango». En Tabla o rango,
comprueba el rango de celdas.
En «Elija dónde desea colocar el informe de tabla
dinámica», selecciona «Nueva hoja de cálculo» para
colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo u
hoja de cálculo existente y después elige la ubicación en la
que quieras que aparezca la tabla dinámica. Selecciona
«Aceptar».
Si deseas agregar un campo a la tabla dinámica, activa la
casilla del nombre del campo en el panel «Campos de tabla
dinámica». Para mover un campo de un área a otra,
arrastra el campo al área de destino.
30. Ordenar Datos
Esta herramienta nos ofrece la posibilidad de ordenar
rápidamente una columna de datos utilizando los
comandos «Ordenar de A a Z y de Z a A». No obstante
debemos tener cuidado en verificar que se aplique en todo
el documento y como lo necesitamos.
Ordenar Columnas
Utiliza esta técnica si no existen filas vacías dentro de los
datos. Selecciona una celda de la columna que deseas
ordenar. En la ficha Inicio haz clic en: Ordenar > Filtrar >
Seleccionar el comando Ordenar de A a Z para ordenar
alfabéticamente; en caso de que sean datos numéricos
ordenará del más pequeño al más grande. Si necesitas un
ordenamiento del más grande al más pequeño deberás
utilizar el comando «Ordenar de Z a A».
Ambos comandos los puedes encontrar también en la ficha
Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.
Consejo: si existe alguna fila o
columna vacía en los datos, entonces solamente se
ordenará parte de ellos y la información quedará
desordenada. Para ayudar a prevenir estos problemas
puedes elegir una celda de la columna que deseas ordenar
y presiona la combinación de teclas CTRL+E, lo cual
seleccionará la región completa que se ordenará. Es
importante que verifiques que toda la información está
incluida en el área seleccionada.
31. Crear Gráfico
La creación de gráficos en Excel puede ser una herramienta muy
útil cuando se trata de realizar una representación más
amigable y fácil de entender de los datos con los que
contamos en una hoja de cálculo. Sobre todo si se trata de
reportes mensuales, ventas, alcances de campañas o
alguna otra información que debamos presentar a un
cliente o líder.
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Lo primero que tienes que hacer es preparar los datos a
partir de los que se va a desprender la gráfica. Una vez que
los tengas, pulsa en la opción «Insertar» que tienes en la
barra de herramientas para acceder a las opciones en las
que puedes elegir diferentes elementos para introducir en
tu tabla.
En la sección «Insertar» verás una categoría llamada
«Gráficos». Ahí encontrarás diferentes tipos que puedes
añadir a tu tabla; pulsa sobre su icono y elige uno entre las
opciones que encontrarás en cada tipo.
Cuando pulses en un tipo de gráfico, te aparecerá un
cuadro blanco en grande dentro de tu Excel. Pulsa sobre el
botón «Seleccionar datos» que te aparecerá en la
categoría de Diseño de la barra de herramientas, la cual se
abre automáticamente al insertar el cuadro para el gráfico.
A continuación, haz clic en «Seleccionar origen de los
datos» para introducir los que quieres mostrar en el
cuadro. Pulsa sobre «Rango de datos del gráfico».
Cuando elijas la opción «Rango de gráficos», el menú se
minimizará y volverás a tu hoja de Excel. En ella, ahora
debes seleccionar los datos que quieres utilizar en el
gráfico y pulsar «Enter» para confirmar la selección.
Una vez seleccionados los datos, tu gráfica se generará
automáticamente. Seguirás teniendo el cuadro Seleccionar
origen de datos que te permitirá configurar la leyenda con
lo que aparezca en el eje horizontal de categorías, donde
podrás pulsar «Editar» para seleccionar de nuevo en tu
Excel las palabras que quieras que aparezcan. También
podrás cambiar la leyenda de las series o líneas del
gráfico.
32. Atajos con teclas
Excel también cuenta con atajos para ingresar fórmulas y
datos una vez que tengas seleccionadas las celdas en las
que quieras actuar. Aquí algunos ejemplos:
ALT + = Inserta autosuma
ALT + ABAJO Abre una lista de validación de datos
ALT + ENTRAR Inserta un salto de línea dentro de una celda
CONTROL + , Inserta la fecha actual
CONTROL + : Inserta la hora actual
CONTROL + " Copia el valor de la celda de arriba
CONTROL + ’ Copia la fórmula de la celda de arriba
CONTROL + ENTRAR Rellena el rango de celdas seleccionado con la
entrada actual
CONTROL + SUPRIMIR Borra el texto hasta el final de la línea
CONTROL + ALT + K Inserta un hipervínculo
MAYÚSCULA + ENTRAR Completa la entrada de la celda y ve a la
celda superior
MAYÚSCULA + TABULADOR Completa la entrada de la celda y ve a
la celda de la izquierda
TABULADOR Completa la entrada de la celda y ve a la celda de la
derecha
En marketing el uso de Excel es casi inevitable, con estos
trucos no tiene que ser una tarea tan intimidante. Ya lo
dice el dicho: la práctica hace al maestro. Cuanto más
uses estas fórmulas, atajos y trucos, lograrás llevarlos a
cabo instintivamente. También puedes consultar este otro
contenido sobre los errores más comunes en Excel y volverte
en todo un experto de esta plataforma.
